SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS DI DESA SILIMABANUA Siska Dwi Anggraini1, Ika Yusnita Sari2 Universitas Imelda Medan, 2Universitas Imelda Medan Email: 1siskadwianggraini94@gmail.com, 2ikayusnita2@gmail.com 1 ABSTRACT Computers are very well known and have been widely used by society. Even with a computer system, this can Complete all work that has been completed so far manuals. With the development of information technology, then create an information system cash receipts and disbursements with creation of Microsoft Visual Studio 2010 (VB.Net) to get information that has so far been done manually. System This financial statement information can be done using several programming languages including personal home page Microsoft Visual Studio 2010 (VB.Net). The ability to process data is very important important for the cash receipts and disbursement accounting system Silimabanua Village, North Nias Regency which is engaged in Government. cash receipts and disbursements accounting system Silimabanua Village is currently still using a manual system such as preparation of financial reports cash receipts, cash disbursements and general ledger so needed a helpful change financial administration so that it can complete the work effective and efficient. That's why the author makes a program Microsoft Visual Studio 2010 (VB.Net) which works to provide information to the cash receipts and disbursement accounting system on Silimabanua village Keywords: Receipt and Expenditure Accounting System Cash, VB.Net 2010. ABSTRAK Komputer sudah sangat terkenal dan sudah banyak dimanfaatkan oleh masyarakat. Bahkan dengan sistem komputer, ini dapat menyelesaikan segala pekerjaan yang selama ini diselesaikan secara manual. Dengan perkembangan teknologi informasi tersebut, maka dibuatlah sistem informasi penerimaan dan pengeluaran kas dengan pembuatan Microsoft Visual Studio 2010 (VB. Net) untuk mendapatkan informasi yang selama ini masih dikerjakan secara manual. Sistem informasi laporan keuangan ini dapat dilakukan dengan menggunakan beberapa bahasa pemrograman diantaranya personal home page Microsoft Visual Studio 2010 (VB. Net). Kemampuan untuk mengolah data merupakan hal yang sangat penting bagi sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas pada Desa Silimabanua, Kabupten Nias Utara yang bergerak dibidang Pemerintahan. sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas pada Desa Silimabanua saat ini masih menggunakan sistem manual seperti pembuatan laporan keuangan penerimaan kas , pengeluaran kas dan buku kas umum sehingga memerlukan perubahan yang membantu adminstrasi keuangan sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan yang efektif dan efesien. Oleh karena itulah penulis membuat sebuah program Microsoft Visual Studio 2010 (VB. Net) yang berfungsi untuk memberikan informasi kepada sistem akuntasi penerimaan dan pengeluaran kas pada Desa Silimabanua Kata kunci: Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas,VB.Net 2010. 1. PENDAHULUAN Akuntansi yang dikenal saat ini pada mulanya hanya berguna untuk mencatat harta benda seseorang, kemudian menjadi alat pertangungjawaban seseorang yang mengurus harta benda orang lain dan sebagai alat pengawasan serta perlindungan kreditur. Akuntansi sebagai sistem informasi ekonomi dan 47 keuangan mampu memberikan informasi yang bermanfaat bagi para pemakainya. Agar informasi akuntansi dapat diolah secara baik diperlukan suatu mekanisme atau kegiatan yang baik pula. Sistem pengolahan yang baik terdiri atas prosedur, metode atau cara, dan teknik yang memungkinkan data diolah secara efektif dan efisien. Sistem pengolahan data ini akan melibatkan manusia sebagai penggerak dan alat sebagai penunjang pencapaian tujuan. Sistem akuntansi adalah suatu sistem akuntansi dalam sebuah organisasi yang bertanggungjawab untuk penyiapan informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi yang berguna bagi semua pemakai, baik didalam maupun diluar perusahaan. pada dasarnya sebuah sistem akuntansi dirancang untuk menghasilkan informasi yang membantu para pemakai laporan melakukan aktivitasnya. Sistem ini menyiapkan informasi bagi manajemen dengan melaksanakan operasi-operasi tertentu atas semua data sumber yang diterimanya dan juga mempengaruhi hubungan organisasi perusahaan atau instansi dengan lingkungan sekitarnya. juga bertugas mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi serta menyediakan informasi bagi pemakai didalam maupun diluar perusahaan/ organisasi. Kas merupakan hal yang paling penting dalam setiap transaksi perusahaan/organisasi. untuk itu diperlukan suatu sistem akuntansi kas yang mengatur mengenai penerimaan dan pengeluaran kas yang dirancang sedemikian rupa sehingga setiap transaksi yang berhubungan dengan kas dapat dicatat dengan baik. kas sebagai alat pembayaran yang likuid harus dikelola dengan baik untuk menghindari penyelewengan dan penyimpangan. Dengan adanya informasi yang baik maka hal-hal yang merugikan perusahaan/organisasi dapat dihindari dan diminimalisasikan. Dalam merancang prosedur-prosedur sistem akuntansi tersebut hendaknya memperhatikan tiga prinsip pokok pengendalian intern. Pertama, harus ada pemisahan tugas secara tepat, sehingga petugas yang bertanggungjawab menangani transaksi kas dan menyimpan kas tidak merangkap sebagai petugas penacatat transaksi kas. kedua, semua penerimaan hendaknya disetor ke Bank. Ketiga, semua pengeluaran kas hendaknya menggunakan cek. Desa Silimabanua merupakan desa di Kecamatan Tuhemberua Kabupaten Nias Utara yang juga memerlukan sistem akuntansi untuk mempermudah akses informasi keuangannya. Karena sistem akuntansi merupakan komponen penting dalam pembukuan atau pembuatan laporan keuangan. Pada desa ini, lamanya proses pencatatan keuanganannya sangatlah lambat karena masih menggunakan cara manual. Sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang diterapkan di kantor desa Silimabanua belum sepenuhnya terkomputerisasi . Permasalahan yang sering ditemukan ditemukan di desa silimabanua dalam penerimaan dan pengeluaran kas yaitu kurang telitinya cara kerja pegawai dalam menginput pengolahan data penerimaan dan pengeluaran kas sehingga terjadi kesalahan di output sehingga hasil penerimaan dan pengeluaran kas nya tidak sama atau sesuai. 2. METODE PENELITIAN Pengumpulan data dilakukan dengan cara melakukan penelitian lapangan (field research), peneltian kepustakaan (library research) dan wawancara (interview) a. Penelitian lapangan (field research) Penelitian ini dilakukan secara langsung ke lapangan untuk memperoleh data-data yang diperlukan. Dalam hal ini penulis melakukan pengamatan langsung tentang pembuatan akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang dilaksanakan di Desa Silimabanua. b. Penelitian Kepustakaan (library Research) Penelitian yang dilakukan berdasarkan kepustakaan atau bersifat teoritis, yang dilakukan dengan cara 48 membaca buku-buku dan bahan kuliah yang berhubungan dengan penelitian ini. c. Wawancara (interview) Penulis melakukan wawancara langsung dengan pegawai, tenaga kepegawaian dan Staf yang ada pada kantor Desa Silimabanua. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN a. Rancangan Sistem yang Diusulkan Sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas merupakan suatu sistem yang sangat penting dalam suatu laporan keuangan atau kegiatan karena sangat berpengaruh pada kinerja sistem itu sendiri. Sitem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas perlu ditingkatkan karena masih terdapat masalah-masalah yang sering dihadapi mulai dari proses laporan keuangan secara manual dan penerimaan kas dan pengeluaran kas serta input data laporan keuangan dalam pekerjaannya masih kurang efektif dan kurang efesien dalam mendukung kelancaran proses pembuatan laporan keuangan yang terdiri dari laporan penerimaan kas dan laporan pengeluaran kas dan buku kas umum pada Desa Silimabanua. Dalam merancang suatu sistem perlu diketahui apa yang akan menunjang sistem, agar dapat mempermudah pengolahan data nantinya. Berdasarkan hal tersebut di atas, penulis akan menguraikan lebih detail rancangan sistem yang diusulkan. i. Diagram Alir Data 1. Diagram Konteks Context Diagram merupakan level tertinggi dalam data flow diagram (DFD), digunakan untuk menggambarkan secara global mengenai sistem yang dirancang dari sistem informasi. Sistem yang akan dirancang secara menyeluruh yaitu adanya gambaran secara jelas ruang lingkup pembahasan dimana sebagai medianya adalah berupa context diagram. Diagram konteks yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 3.1. berikut ini: Gambar 3.1 Konteks Diagram Sistem yang Diusulkan 3.1.1.2. Data Flow Diagram Level 0 yang Diusulkan Data flow diagram adalah gambaran sistem secara logika, gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi file. Proses pada data flow 49 diagram merupakan sekumpulan program, satu program, satu modul atau sub program dapat juga merupakan transformasi data secara manual dari ekternal ke internal penyimpanan data merupakan file, elemen dari suatu database atau bagian satu record. Penyimpanan data dapat berupa diseket atau harddisk. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini: Gambar 3.2. Data Flow Diagram Level 0 yang diusulkan ii. Bagan Alur (Flowchart) Sistem yang diusulkan 50 Tabel 3.3 Bagan Alur yang diusulkan iii. Perancangan Basis Data Basis data sebagai tempat penyimpanan data-data yang telah diinputkan dan memanipulasi data. Pada sistem Informasi Penerimaan dan Pengeluaran Kas di Desa Silimabanua Kabupaten Nias Utara mempunyai data Sistem Informasi Pengolahan data penerimaan kas dan pengeluaran kas dengan nama database (dbkeuangan). 3.1 Hasil Tampilan Program 3.3.1 Sub Menu Master Pada tampilan menu utama, terdapat 5 (lima) menu utama yangberfungsi untuk mengolah dan menginput data, diantaranya menu master, menu transaksi, menu tool, menu laporan dan menu login. Gambar 3.4 Menu Utama 3.3.2 Tampilan Menu Sub-1 51 Pada tampilan sub menu pertama terdapat beberap icon menu, seperti: 1. Sub Menu Jenis Akun Pada rancangan sub menu jenis akun terdapat beberapa tampilan menu seperti kode jenis, jenis akun yang berfungsi untuk menginput jenis- jenis akun untuk pengelompokannya sesuai jenis akun yang di inginkan. Berikut adalah tampilan menu Jenis Akun Gambar 3.5 Sub Menu Jenis Akun 2. Sub menu kelompok akun Sub menu kelompok akun berfungsi untuk mengelompokan kelompokakun misalnya aset lancar, aset tetap, dan lain-lain. Dan juga pada sub menu tersebut terdapat icon kode kelompok, simpan, hapus, bersih, dan tutup. Berikut adalah tampilan sub menu kelompok akun Gambar 3.6 Sub Menu Kelompok Akun 3. Sub menu kode rekening 52 Pada sub menu kode rekening terdapat tampian icon-icon penting misalnya, kode rekening, jenis akun, kelompok akun dan nama rekening. selain itu terdapat menu hapus dan menuvsimpan untuk menyimpannya. Berikut adalah tampilan sub menu Kode rekening Gambar 3.7 Sub Menu Kode Rekening 4. Sub menu keluar Pada sub menu keluar terdapat menu perintah konfirmasi menutup aplikasi atau kembali menjalankannya kembali. Berikut adalah tampilan sub menu Tutup Aplikasi. Gambar 3.8 Sub Menu Tutup Aplikasi 3.3.3 Tampilan Menu Sub-2 Pada tampilan sub menu transaksi terdapat beberapa icon menu misalnya: 1. Sub menu penerimaan kas Pada sub menu penerimaan kas terdapat banyak icon menu seperti nomor masuk, tanggal, kode rekening, keterangan, dan jumlah yang berfungsi untuk menginput laporan penerimaan kas. Berikut adalah tampilan sub menu Penerimaan Kas 53 Gambar 3.9 Sub Menu Penerimaan Kas 2. Sub menu pengeluaran kas Pada sub menu pengeluaran kas terdapat icon menu seperti no masuk, tanggal, kode rekening, keterangan jumlah yang berfungsi untuk pembuatan laporan pengeluaran kas. Berikut adalah tampilan sub menuPengeluaran Kas. Gambar 3.10 Sub Menu Pengeluaran Kas 3. Sub menu buku kas umum Pada sub menu buku kas umum terdapat tampilan icon seperti bulan, tampil, semua, dan tutup. dimana icon tersebut berfungsi untuk menampilkan daftar pengeluaran dan penerimaan kas. Berikut adalah tampilan sub menu buku kas umum. 54 Gambar 3.11 Sub Menu Buku Kas Umum 4. Sub menu laporan operasional Pada sub menu laporan operasional terdapat tampilan icon seperti tahun, view, simpan dan tutup, dimana icon tersebut berfungsi untuk menampilkan laporan operasional misalnya total pendapatan dan belanja. Berikut adalah tampilan sub menu Laporan Operasional. Gambar 3.12 Sub Menu Operasional 4.4.4. Tampilan Sub Tools pada tampilan sub menu tools terdapat dua sub menu menu seperti: 1. Sub menu user Pada sub menu user terdapat tampilan icon menu misalnya kode pengguna, nama pengguna, dan pasword yang berfungsi untuk keamanan program. Berikut adalah tampilan sub menu User 55 Gambar 3.12 Sub Menu User 2. Sub menu ganti user Pada sub menu ganti user terdapat tampilan icon kode pengguna, pasword lama, pasword baru yang berfungsi untuk menganti pasword sesuai dengan keinginan pengguna. Berikut adalah tampilan sub menu ganti user. Gambar 3.13 Sub Menu Ganti User 4.4.5 Tampilan Sub Menu Laporan Pada tampilan sub menu laporan terdapat empat sub menu seperti: 1. Sub menu penerimaan kas Pada sub menu laporan penerimaan kas terdapat tanggal, nomor SP2D, nomor bukti, kode, uraian, keterangan dan jumlah. Berikut adalahtampilan sub menu laporan Penerimaan kas. 56 Gambar 3.14 Sub Menu Penerimaan Kas 2. Sub menu laporan pengeluaran kas Pada sub menu laporan pengeluaran kas terdapat struktur data seperti tanggal, nomor SP2D,nomor bukti, kode, uraian, keterangan, dan jumlah. Berikut adalah tampilan sub menu Pengeluaran Kas Gambar 3.15 Sub Menu Pengeluaran Kas 3. Sub menu buku kas umum Pada sub menu laporan pengeluaran kas terdapat struktur data seperti tanggal, nomor SP2D, nomor bukti, Kode, uraian, keterangan, penerimaan, pengeluaran, dan akumulasi. Berikut adalah tampilan sub menu buku kas umum. 57 Gambar 3.16 Sub Menu Buku Kas Umum 4. Sub menu laporan kinerja Pada sub menu laporan kinerja terdapat hasil laporan kinerja peneriamaan dan pengeluaran kas seperti jumlah pendapatan, belanja dan jumlah total keseluruhannya. Berikut adalah tampilan sub menu Laporan Kinerja. Gambar 3.17 Sub Menu Laporan Kinerja 4.4.6. Tampilan sub Menu Exit Sub menu Exit berfungsi untuk keluar dari aplikasi. Berikutadalah tampilan sub menu Exit. Gambar 3.18 Sub Menu Exit 58 4.4.7 Tampilan sub menu file Pada tampilan sub menu file terdapat sub menu data kepaladesa.Berikut tampilan sub menu data kepala desa yang diusulkan. Gambar 3.19 Sub Menu File 4.4.8 Tampilan sub menu laporan Pada tampilan sub menu laporan terdapat empat sub menu seperti: 1. Sub menu penerimaan kas pada sub menu laporan penerimaan kas terdapat tanggal, nomor SP2D, nomor bukti, kode, uraian, keterangan dan jumlah. Berikut adalahtampilan sub menu laporan Penerimaan kas. Gambar 3.20 Sub Menu Penerimaan Kas 2. Sub menu laporan pengeluaran kas 59 Pada sub menu laporan pengeluaran kas terdapat struktur data seperti tanggal, nomor SP2D,nomor bukti, kode, uraian, keterangan, dan jumlah. Berikut adalah tampilan sub menu Pengeluaran Kas yang diusulkan. Gambar 3.21 Sub Menu Pengeluaran Kas 3. Sub menu laporan pengeluaran kas Pada sub menu laporan pengeluaran kas terdapat struktur data seperti tanggal, nomor SP2D, nomor bukti, Kode, uraian, keterangan, penerimaan, pengeluaran, dan akumulasi. Berikut adalah tampilan sub menu buku kas umum. Gambar 3.22 Sub Menu Buku Kas Umum 4. Sub menu laporan kinerja Pada sub menu laporan kinerja terdapat hasil laporan kinerja peneriamaan dan pengeluaran kas seperti jumlah pendapatan, belanja dan jumlah total keseluruhannya. Berikut adalah tampilan sub menu Laporan Kinerja. 60 Gambar 3.23 Sub Menu Laporan Kinerja 4.KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan pada sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas pada Desa Silimabanua, Kabupaten Nias Utara, Dan mencoba memberikan solusi dengan membuat sistem baru, penulis mencoba menarik kesimpulan untuk perbaikan kinerjasistem. 1. Dengan di terapkannya aplikasi sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas ini membuat laporan penerimaan kas, laporan pengeluaran kas dan kas umum dapat di proses dengan cepat dan baik dari segi pencarian data laporan keuangan maupun dalam proses pelaporan penerimaan kas, pengeluaran kas dan buku kas umum. 2. Dengan penerapan sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas ini dapat membantu kinerja di Skretariat dan Bendahara pada Kantor Kepala Desa Silimabanua Kabupaten Nias Utara. Saran Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis akan memberikan saran kepada Kantor Kepala Desa Silimabanua, mudah-mudahan bersifat membangun dalam proses pembangunan sistem akuntansi yang baruyaitu sebagai berikut: 1. Dalam pembuatan program penerimaan dan pengeluaran kas ini. Agar lebih efektif dimasa yang akan datang diharapkan program aplikasi ini, bisa lebih di kembangkan dengan menambahkan program tentang pembayaran gaji pegawai honor pada Kantor Kepala Desa Silimabanua Kabupaten Nias Utara. 2. Dengan adanya program sistem peneriman dan pegeluaran kas ini mampu meminimalisir kesalahankesalahan dalam mengelola data dan penginputan berbagai laporan penerimaan dan pengeluaran kas di masa yang akan datang. 3. Lembaga pengelola zakat hendaknya lebih selektif dalam memberikan bantuan kepada golongan penerima zakat produktif. Proses monitoring dan pembinaan kepada mustahik harus dilakukan agar bantuan yang diberikan tepat sasaran dan tidak disalahgunakan. DAFTAR PUSTAKA 61 Bambang Pamungkas. 2013. Dasar-dasar Manajemen Keuangan Pemerintah Daerah. Kesatuan Press. Dr.I Gusti Putu Darya,MM. 2019. Akuntansi Manajemen. Uwais Inspirasi indonesia. Elisabet Yunaiti Anggraini, Rita Iriviani. 2017. Pengantar Sistem Informasi.CV Andi Offse: Yogyakarta. Syaiful Bahri, S.E., MSA.2016. Pengantar Akuntansi. CV Andi Offse: Yogyakarta. Siregar Balric. 2015. Akuntansi Sektor Publik. Yogyakarta : UPP STIM YKPN. Tata Sutabri, 2012.Konsep Sistem Informasi. CV Andi Offest: Yogyakarta Yuliansyah, Rusmianto. 2015. Akuntansi Desa. Salemba Empat. https://id.wikipedia.org/wiki/Diagram_alir/. Diagram. Wikipedia. Januari.2016. 12 April 2019. http://id.wikipedia.org/wiki/URL. Visual Basic Net. Wikipedia. Oktober 2016. 3 Mei 2019 https://id.wikipedia.org/wiki.MYSQL. pengertian MYSQL. Wikipedia.September. 2016. 6 Mey 2019 62