JPMTT (Jurnal Pengabdian Masyarakat Teknologi Terbaruka.
Volume: 03.
Nomor:02.
Tahun: 2023.
halaman: 44-49
E-ISSN : 2776-2858 | P-ISSN : 2797-3158
SOSIALISASI PENGGUNAAN APLIKASI PENGARSIPAN SURAT DI SEKOLAH
MENENGAH ATS NEGERI 4 PALANGKA RAYA BERBASIS WEB
Hotmian Sitohang1.
Akmal Winandi2.
Apriyana3.
Rizal Firmansyah4.
Yuliarti5
1,2,3,4,5
Stmik Palangkaraya.
Palangkaraya.
Indonesia hotmiansitohang@gmail.
Abstrak: Saat ini perkembangan teknologi begitu cepat maju.
Bahkan sekarang semua dapat dilakukan secara digital menggunakan teknologi.
Saat ini aplikasi berbasis web begitu banyak digunakan di berbagai bidang, misalnya seperti aplikasi pengelolaan keuangan, aplikasi pendataan pegawai, dan berbagai aplikasi lainnya, salah satunya adalah aplikasi pengarsipan Arsip berasal dari bahasa Yunani, "Archivum" atau "Archeon," yang berarti tempat penyimpanan dokumen terkait pemerintahan.
Pengarsipan surat adalah bagian penting dalam pengelolaan informasi di berbagai lembaga, termasuk Sekolah Menengah Atas Negeri 4 Palangkaraya.
Selama ini SMAN 4 belum memiliki aplikasi pengarsipan surat dan masih melakukan pengarsipan dengan cara manual yang memiliki sejumlah masalah, seperti kebutuhan akan ruang fisik besar, kerentanan terhadap kerusakan, kesulitan dalam pencarian, biaya pemeliharaan, dan risiko kehilangan data.
Untuk mengatasi masalah tersebut, tim pengabdian masyarakat membangun aplikasi pengarsipan surat berbasis web dengan menggunakan PHP dan Framework CodeIgniter 3.
Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk mengarsipkan dan mengelola surat secara digital.
Setelah aplikasi dibangun tim pengabdian masyarakat juga melaksanakan sosialisasi terkait penggunaan aplikasi pengarsipan surat yang di adakan di kantor bidang tata usaha SMAN 4 Palangkaraya.
SMAN
4 Palangkaraya, yang memiliki banyak siswa dan guru, dapat memanfaatkan teknologi ini untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam proses pengarsipan surat mereka.
Kata Kunci: Pengarsipan.
Surat.
Sosialisasi.
SMAN 4 Abstract: Currently, technological advancements are progressing rapidly.
Nowadays, almost everything can be done digitally using technology.
Web-based applications are widely used in various fields, such as financial management applications, employee data management applications, and various others.
One of these applications is document archiving, which is essential for managing information in various institutions, including Palangkaraya Public High School 4 (SMAN .
The term "archive" originates from the Greek language, "Archivum" or "Archeon," which means a place for storing government-related documents.
Letter archiving is a crucial component of information management, and SMAN 4 Palangkaraya has not had a letter archiving application in place.
They have been relying on manual archiving methods, which come with several issues, including the need for significant physical space, susceptibility to damage, difficulties in retrieval, maintenance costs, and the risk of data loss.
To address these issues, a community service team has developed a web-based letter archiving application using PHP and the CodeIgniter 3 framework.
This application enables users to archive and manage letters digitally.
After building the application, the community service team also conducted a campaign to promote the use of the letter archiving application, held at the administrative office of SMAN 4 Palangkaraya.
With a large number of students and teachers.
SMAN 4 Palangkaraya can utilize this technology to enhance efficiency and transparency in their letter archiving processes.
Keywords: Archiving.
Letters.
Socialization.
SMAN 4 Pendahuluan Bahasa "arsip" berasal dari bahasa Yunani, yang disebut "Archivum" atau "Archeon" yang berarti tempat penyimpanan dokumen, terutama yang berkaitan dengan pemerintahan (Farell.
Saputra, & Novid, 2.
Pengarsipan surat adalah aspek penting dalam pengelolaan informasi di berbagai lembaga, termasuk Sekolah Menengah Atas Negeri 4 Palangkaraya.
Penggunaan teknologi informasi dan aplikasi berbasis web telah menjadi solusi efektif dalam mengatasi tantangan dalam pengarsipan surat.
P a g e 44 | 6 JPMTT (Jurnal Pengabdian Masyarakat Teknologi Terbaruka.
Volume: 03.
Nomor:02.
Tahun: 2023.
halaman: 44-49
E-ISSN : 2776-2858 | P-ISSN : 2797-3158
SMAN 4 Palangkaraya masih melakukan pengarsipan surat secara manual, yang memiliki beberapa keterbatasan, seperti memerlukan ruang fisik yang besar, rentan terhadap kerusakan, sulit dalam pencarian, mahal dalam pemeliharaan, dan risiko kehilangan data.
Oleh karena itu, tim pengabdian masyarakat memutuskan untuk membuat aplikasi pengarsipan surat berbasis web serta melaksanakan sosialisasi terkait penggunaannya sebagai solusi untuk meningkatkan efisiensi dalam pengarsipan surat di sekolah ini.
Aplikasi dibangun berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan Framework CI3 (Code igniter .
Menurut Sawindri & Triayudi .
Codeigniter merupakan sebuah framework atau kerangka kerja yang sifatnya open source dan biasanya digunakan untuk mengembangkan sebuah sistem informasi .
berbasis web.
Aplikasi berfungsi sebagai media pengarsipan surat dimana pengguna dapat mengrasipkan surat serta mengelola surat di dalamnya, dan akan membantu pengguna dalam mengarsipkan dan mengelola surat dengan lebih efektif.
Metode Metode pelaksanaan kegiatan yang menjelaskan tahapan tahapan dalam menyelesaikan masalah dengan solusi yang telah ditawarkan untuk mengatasi permasalahan yang ada pada SMAN 4 Palangka Raya.
Adapun metode pelaksanaan dalam pengabdian ini akan dijelaskan pada gambar 1.
Gambar.
1 Metode Pelaksanaan Pengabdian kepada Masyarakat Hasil dan Pembahasan Pada kegiatan PKM ini menghasilkan aplikasi pengarsipan surat yang akan diserahkan dan disoisalisasikan ke karyawan tata usaha di SMAN 4.
Tampilan dari aplikasi yang akan disosialisasikan adalah sebagai berikut.
P a g e 45 | 6 JPMTT (Jurnal Pengabdian Masyarakat Teknologi Terbaruka.
Volume: 03.
Nomor:02.
Tahun: 2023.
halaman: 44-49
E-ISSN : 2776-2858 | P-ISSN : 2797-3158
Gambar.
2 Halaman login Halaman login merupakan tampilan awal dari aplikasi ini dimana penguna diwajibkan untuk mengisi username dan password untuk masuk ke dalam aplikasi.
Gambar.
3 Halaman Beranda Halaman beranda merupakan menu utama dari aplikasi ini dimana terdapat sidebar dibagian kiri yang menunjukan menu-menu yang ada di aplikasi ini, dibagian layar utama terdapat fitur pemberitahuan yang menampilkan jumlah surat yang diarsip.
P a g e 46 | 6 JPMTT (Jurnal Pengabdian Masyarakat Teknologi Terbaruka.
Volume: 03.
Nomor:02.
Tahun: 2023.
halaman: 44-49
E-ISSN : 2776-2858 | P-ISSN : 2797-3158
Gambar.
4 Halaman Surat Umum Pada menu ini pengguna dapat melakukan pengarsipan surat umum, pengguna juga dapat mengelola data tentang surat seperti menambahkan surat, menghapus, dan mengedit keterangan surat seperti nomor surat, kode surat dan lain-lain, terdapat juga fitur pencarian yang memudahkan pengguna mencari surat.
Pada tahap persiapan, tim PKM melakukan survey ke SMAN 4 untuk mengetahui berapa banyak peserta yang ikut dalam kegiatan dan cek kesiapan tempat.
Setelah itu menyiapkan alat dan bahan yang dibutuhkan dalam kegiatan.
Pelaksanaan PKM dimulai hari selasa Ae rabu pada tanggal 10-11 Oktober 2023.
Pukul 09.
00 Ae 13.
00 WIB di SMAN 4 Palangka Raya Jl.
Sisingamangaraja i.
Menteng.
Kec.
Jekan Raya.
Palangka Raya.
Pada hari Selasa dilakukan survey tempat dan ramah tamah dengan pengurus SMAN 4.
Pelaksaan sosialisasi di SMAN 4 yang di laksanakan pada tanggal 11oktober 2023.
Berjalan lancar dan peserta mampu lebih fokus dan lebih mudah memahami penyampaian materi oleh petugas yang menyampaikan materi sosialisasi.
Hasil dari sosialisasi penggunaan aplikasi pengarsipan surat berbasis web ini adalah sebuah aplikasi pengarsipan surat serta peserta mampu untuk mengoperasikan aplikasi tersebut sehingga dapat meningkatkan efesiensi dalam hal pengarsipan dan pengelolaan surat di SMAN P a g e 47 | 6 JPMTT (Jurnal Pengabdian Masyarakat Teknologi Terbaruka.
Volume: 03.
Nomor:02.
Tahun: 2023.
halaman: 44-49
E-ISSN : 2776-2858 | P-ISSN : 2797-3158
Gambar.
5 Kegiatan Sosialisai Kesimpulan Kesimpulan dari kegiatan pengabdian masyarakat ini adalah, aplikasi pengarsipan surat berbasis web sangat berguna dan dapat berfungsi dengan baik dalam mengarsip surat.
Dalam penerapannya di SMAN 4 aplikasi ini dapat mengatasi berbagai masalah mengenai pengarsipan surat sehingga dengan adanya aplikasi ini dapat meningkatkan kinerja dan efisiensi dalam urusan pengarsipan surat.
Ucapan Terima Kasih Kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada seluruh staf dan karyawan SMAN 4 yang telah memberikan kesempatan bagi kami untuk melakukan Pengabdian Masyarakatdi tempat ini.
Kami sangat berterima kasih atas keramahan, dukungan dan bimbingan yang telah diberikan kepada kami selama Pengabdian Masyarakat ini.
Melalui pengalaman Pengabdian Masyarakat ini, saya telah memperoleh pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman kerja yang sangat berharga.
Saya merasa sangat beruntung dapat belajar langsung dari staf dan karyawan SMAN Palangkaraya yang sangat berpengalaman dan kompeten dalam Sekali lagi, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan yang telah diberikan kepada kami untuk belajar dan berkembang di SMAN 4.
Pengalaman ini akan selalu kami kenang dan menjadi bekal berharga dalam menghadapi tantangan di masa depan.
P a g e 48 | 6 JPMTT (Jurnal Pengabdian Masyarakat Teknologi Terbaruka.
Volume: 03.
Nomor:02.
Tahun: 2023.
halaman: 44-49
E-ISSN : 2776-2858 | P-ISSN : 2797-3158
Referensi