Rancang Bangun Sistem Manajemen Perjanjian Kerjasama Menggunakan Metode Contract Lifecycle Management (CLM) Pada PT.
Pelindo Multi Terminal Branch Jamrud Nilam Mirah Ahmad Donny Damanik1.
Andi Iwan Nurhidayat 2 Program Studi D4 Manajemen Informatika.
Universitas Negeri Surabaya Kampus Ketintang.
Jalan Ketintang.
Surabaya 60231 21008@mhs.
2andyl34k5@unesa.
AbstrakAi PT.
Pelindo Multi Terminal Branch Jamrud Nilam Mirah menghadapi inefisiensi pengelolaan perjanjian kerjasama, khususnya pemantauan kewajiban.
Ketergantungan pada sistem manual menimbulkan kerentanan seperti risiko kehilangan data, terlewatnya tenggat waktu, dan inefisiensi operasional.
Penelitian ini merancang dan membangun Sistem Manajemen Perjanjian Kerjasama (CMS) berbasis web untuk mengelola siklus hidup kontrak.
Menggunakan metodologi Personal Extreme Programming (PXP) dengan teknologi Python.
Django, dan MySQL, sistem ini menghadirkan fungsionalitas Fitur tersebut mencakup manajemen dokumen terpusat, alur kerja digital terstruktur, notifikasi otomatis untuk tenggat waktu, dan Kontrol Akses Berbasis Peran (RBAC).
Hasil pengujian fungsional membuktikan sistem beroperasi sesuai meminimalkan kesalahan administrasi, dan mendukung keputusan strategis melalui dasbor analitik.
Luaran ini menjadi acuan pengelolaan kontrak modern di industri Kata kunciAi Sistem Manajemen Perjanjian.
Django.
Personal Extreme Programming.
Kontrol Akses Berbasis Peran.
Efisiensi Operasional.
AbstrakAi PT.
Pelindo Multi Terminal Branch Jamrud Nilam Mirah faces inefficiencies in managing cooperation agreements, particularly in document storage and monitoring Reliance on manual systems leads to vulnerabilities such as data loss risks and missed deadlines.
This research aims to design and build a web-based Contract Management System (CMS) to manage the entire contract Using the Personal Extreme Programming (PXP) methodology with Python.
Django, and MySQL, the system delivers core functionalities.
These include centralized document management, a structured digital workflow, automated deadline notifications, and Role-Based Access Control (RBAC).
Functional testing confirmed the system operates according to specifications.
The implementation administrative risks, and supports strategic decision-making via an analytical dashboard.
This CMS serves as an innovative solution and benchmark for modern contract management in the logistics and port industry.
Kata kunciAi Contract Management System.
Django.
Personal Extreme Programming.
Role-Based Access Control.
Operational Efficiency.
PENDAHULUAN
Dalam era digitalisasi, manajemen perjanjian kerja sama menjadi aspek fundamental dalam menjaga operasional perusahaan, terutama bagi entitas logistik strategis seperti pelabuhan khususnya bagi organisasi yang memiliki banyak mitra bisnis.
PT.
Pelindo Multi Terminal Branch Jamrud Nilam Mirah, merupakan salah satu anak perusahaan dari PT.
Pelabuhan Indonesia, memegang peranan strategis dalam mendukung aktivitas logistik dan pelabuhan nasional .
Perusahaan ini terlibat dalam berbagai kerja sama strategis yang mencakup layanan bongkar muat, penyewaan fasilitas, hingga kerja sama operasional dengan mitra domestik dan internasional.
Namun, pada praktiknya, pengelolaan perjanjian kerja sama di PT.
Pelindo Multi Terminal Branch Jamrud Nilam Mirah masih menghadapi berbagai tantangan.
Salah satu kendala utama adalah ketergantungan pada metode manual dalam pencatatan dan pengarsipan Pencatatan menggunakan spreadsheet atau dokumen fisik sering kali memakan waktu dan meningkatkan risiko kesalahan seperti salah input data, kehilangan dokumen, atau duplikasi informasi .
Selain itu, proses pencarian informasi kontrak menjadi tidak efisien karena dokumen tidak terorganisasi dalam satu sistem yang terintegrasi.
Masalah krusial lainnya adalah ketiadaan sistem pengingat otomatis, yang memperbesar risiko kelalaian dalam memperbarui kontrak saat mendekati masa jatuh Hal ini dapat berdampak negatif pada kelancaran operasional perusahaan .
Di sisi lain, aksesibilitas dokumen kontrak yang terbatas pada departemen tertentu menyulitkan kolaborasi antar-departemen, seperti tim hukum, operasional, dan keuangan .
Untuk mengatasi berbagai permasalahan tersebut, diperlukan solusi teknologi yang inovatif berupa sistem Contract Management berbasis website.
Sistem ini dirancang untuk menyediakan fitur pencatatan, penyimpanan, dan pelacakan kontrak secara terpusat.
Teknologi yang digunakan dalam pengembangan sistem ini adalah Python Django.
MySQL, dan HTML, yang dipilih karena fleksibilitasnya dalam pengembangan aplikasi web yang hemat biaya namun andal .
Selain itu, pengembangan sistem akan mengadopsi metodologi Personal Extreme Programming (PXP) untuk memastikan pengembangan yang cepat dan adaptif .
Tujuan dari penelitian ini adalah merancang dan membangun sistem yang mampu meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko administratif, serta mendukung perusahaan dalam menjaga kepatuhan hukum dan memperkuat hubungan dengan mitra bisnis .
II.
TINJAUAN PUSTAKA
Manajemen Perjanjian Kerjasama dan Contract Lifecycle Management (CLM) Manajemen perjanjian kerjasama merupakan proses sistematis untuk mengelola pembuatan, pelaksanaan, dan penyelesaian kontrak antara dua pihak atau lebih.
Sistem ini dirancang untuk mengoptimalkan efisiensi operasional dan memastikan pemenuhan kewajiban hukum dari semua pihak yang terlibat .
Dalam konteks ekonomi digital, manajemen kontrak telah berkembang menjadi Contract Lifecycle Management (CLM) yang mengintegrasikan seluruh siklus hidup kontrak.
Voronova .
menekankan bahwa sistem manajemen kontrak harus mencakup tahap negosiasi, pelaksanaan, hingga ekstensi .
Siklus hidup CLM yang diterapkan dalam penelitian ini meliputi fase inisiasi, pembuatan draf, peninjauan .
, persetujuan, hingga pemantauan tenggat waktu .
Penerapan teknologi berbasis web menjadi solusi utama untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi dalam pengelolaan siklus ini .
Metodologi Personal Extreme Programming Personal Extreme Programming (PXP) adalah metodologi pengembangan sistem yang diadaptasi dari Extreme Programming (XP) khusus untuk pengembang PXP menekankan kolaborasi intensif dengan pengguna, iterasi cepat, dan umpan balik berkelanjutan, namun disesuaikan dengan disiplin kerja individu .
Berbeda dengan XP yang fokus pada dinamika tim.
PXP bertujuan meningkatkan kualitas dan produktivitas proyek yang dikelola oleh satu orang melalui praktik seperti TestDriven Development (TDD) dan refleksi pribadi .
Teknologi Pengembangan Sistem .
Python dan Django Framework: Python adalah bahasa pemrograman tingkat tinggi yang efisien dan mudah dipelajari, sering digunakan dalam pengembangan aplikasi web dan data science .
Untuk pengembangan sistem ini, digunakan Django, sebuah framework full-stack berbasis Python yang menggunakan arsitektur MVT (Model-ViewTemplat.
Django dipilih karena fitur pengembangan aplikasi yang kompleks dan aman .
MySQL Database: MySQL adalah sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) yang dikenal karena kecepatan dan Sistem ini menggunakan SQL (Structured Query Languag.
pengelolaan data dan sangat cocok untuk aplikasi web yang membutuhkan penanganan data terstruktur dalam jumlah besar .
Role-Based Access Control (RBAC) RBAC adalah metode keamanan sistem yang membatasi akses jaringan berdasarkan peran pengguna dalam organisasi.
Dalam model ini, hak akses tidak diberikan kepada pengguna secara individu, melainkan melekat pada peran tertentu .
isalnya: Admin.
Legal.
Manaje.
Penerapan RBAC memastikan bahwa pengguna hanya dapat mengakses informasi yang relevan dengan tugas mereka, menjaga integritas dan kerahasiaan data perjanjian .
Black Box testing.
Pengujian Kotak Hitam (Black Box Testin.
adalah metode pengujian perangkat lunak yang berfokus pada fungsionalitas sistem dari perspektif pengguna akhir tanpa melihat struktur kode internal.
Tujuannya adalah untuk menemukan kesalahan fungsi, antarmuka, atau akses basis data dengan memvalidasi output berdasarkan input yang Metode ini efektif untuk memastikan sistem berjalan sesuai kebutuhan fungsional yang ditetapkan .
METODE PENELITIAN
Metode Pengembangan Sistem Seluruh Penelitian ini menerapkan metodologi Personal Extreme Programming (PXP), sebuah adaptasi dari Extreme Programming (XP) yang dirancang khusus untuk pengembangan perangkat lunak oleh individu.
PXP
dipilih karena sesuai dengan karakteristik penelitian yang dilakukan secara mandiri, memungkinkan iterasi pendek, pengujian berkelanjutan, dan adaptasi cepat terhadap kebutuhan pengguna .
Tahapan PXP meliputi:
Requirements.
Planning.
Iteration Initialization.
Design.
Implementation.
System Testing, dan Retrospective Keamanan dan Kontrol Akses Sistem memiliki autentikasi dan otorisasi berbasis peran (Role-Based Access Contro.
TABEL i KEBUTUHAN NON-FUNGSIONAL SISTEM Gambar.
1 Alur pengembangan sistem Pengumpulan Data Data kebutuhan sistem dikumpulkan melalui dua teknik .
Wawancara: Dilakukan dengan staf legal dan tim operasional untuk memetakan alur kerja manual dan mengidentifikasi kendala utama seperti kesulitan pelacakan status kontrak .
Observasi: Pengamatan langsung terhadap proses pengarsipan fisik untuk memahami inefisiensi waktu pencarian dokumen.
Deskripsi Kebutuhan NonFungsional Kinerja Keandalan Ketersediaan layanan tinggi dengan dukungan pemulihan Usabilitas Antarmuka intuitif yang mudah digunakan oleh berbagai jenis Waktu respon cepat dan kapasitas penyimpanan Perancangan Sistem Perancangan sistem manajemen perjanjian kerjasama ini dilakukan menggunakan Unified Modeling Language (UML) untuk memvisualisasikan arsitektur sistem:
Use Case Diagram: Memodelkan interaksi aktor (Admin.
Komersial.
Legal.
Manaje.
dengan fitur Analisis Kebutuhan Sistem Berdasarkan hasil pengumpulan data, diidentifikasi kebutuhan fungsional dan non-fungsional yang wajib disediakan oleh sistem ini agar dapat mengatasi permasalahan mitra.
Rincian kebutuhan tersebut disajikan pada Tabel I dan Tabel II.
TABEL I
KEBUTUHAN FUNGSIONAL SISTEM
Kebutuhan Fungsional Manajemen Dokumen Perjanjian Deskripsi Pengelolaan Alur Kerja Sistem mendukung siklus hidup kontrak mulai dari pembuatan draf, peninjauan .
, hingga Pengingat dan Notifikasi Sistem mengirim notifikasi otomatis untuk tanggal penting seperti kadaluwarsa kontrak.
Sistem menyediakan fitur penyimpanan terstruktur, pencarian efisien, dan pengelolaan dokumen terpusat.
Gambar.
2 Use Case Diagram Setiap Role Flowchart Diagram: Menggambarkan alur kerja CLM mulai dari inisiasi kontrak hingga Iterasi 2: Alur Kerja dan Notifikasi Otomatis:
Iterasi ini berfokus pada logika bisnis utama, yaitu alur persetujuan kontrak.
Sistem memfasilitasi transisi status perjanjian secara A Inisiasi (Draftin.
: Divisi Komersial mengunggah Berita Acara dan data Status perjanjian diatur menjadi "Menunggu Draft".
Gambar.
5 Halaman Buat perjanjian Baru Gambar.
3 Flowchart Sistem Manajemen Perjanjian Kerjasama Class Diagram: Merancang struktur basis data MySQL yang memetakan relasi antar entitas seperti User.
Perjanjian, dan Dokumen.
Penyusunan (Authorin.
: Divisi Legal menerima notifikasi, menyusun draf hukum, dan mengunggahnya ke sistem.
Status berubah menjadi "Review".
Gambar.
6 Halaman Unggah Draft untuk peran Legal A Gambar.
4 Class Diagram Peninjauan (Revie.
Manajer melakukan reviu.
Jika disetujui, status menjadi "Aktif".
Jika ditolak, status kembali ke "Revisi" dengan catatan perbaikan untuk Legal.
IV.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Implementasi Sistem dan Siklus Hidup Kontrak (CLM) Sistem Manajemen Perjanjian Kerjasama ini dikembangkan melalui tiga iterasi utama menggunakan metodologi Personal Extreme Programming (PXP).
Gambar.
7 Halaman Detail Perjanjian jika status "Revisi" Fokus pengembangan adalah mendigitalisasi seluruh tahapan siklus hidup kontrak (Contract Lifecycle Iterasi 3: Finalisasi Antarmuka dan Dasbor Managemen.
menjadi alur kerja yang terintegrasi.
Analitik: Pengembangan antarmuka pengguna Iterasi 1: Manajemen Pengguna dan Dokumen:
(User Interfac.
difinalisasi untuk memastikan Pada tahap ini, fondasi sistem dibangun dengan kemudahan penggunaan .
Fitur Dasbor menerapkan Role-Based Access Control (RBAC).
Analitik ditambahkan untuk Sistem membedakan hak akses antara Admin, visualisasi data secara real-time bagi manajemen.
Komersial.
Legal.
Manajer (Branch/Termina.
Fitur manajemen dokumen B.
Hasil Implementasi Antarmuka dasar (CRUD) diimplementasikan untuk Antarmuka sistem dirancang responsif dan intuitif.
memungkinkan penyimpanan dokumen digital Berikut adalah komponen utama antarmuka yang secara terpusat.
Halaman Login: Gerbang keamanan utama yang memvalidasi peran pengguna.
Gambar.
8 Halaman Login Dashboard Komersial & Legal: Menampilkan ringkasan kontrak yang diinisiasi dan daftar tugas (To-Do Lis.
untuk kontrak yang memerlukan pembuatan draf atau revisi .
Halaman Review: Menyediakan antarmuka bagi manajer untuk memberikan persetujuan atau catatan revisi secara langsung pada sistem.
Gambar.
10 Halaman Review Perjanjian Pengujian Sistem Pengujian fungsional dilakukan menggunakan metode Black Box Testing untuk memvalidasi kesesuaian input dan output sistem tanpa memeriksa kode internal.
Pengujian mencakup empat aspek utama: Autentikasi.
Alur Kerja.
Manajemen Data, dan Notifikasi.
TABEL i H ASIL PENGUJIAN BLACK BOX Skenario Autentikasi:
Login dengan Hasil yang Sistem menolak akses dan pesan kesalahan.
Dokumen tersimpan dan status otomatis berubah menjadi "Review".
Berhasil Status berubah menjadi "Revisi" dan notifikasi terkirim ke Legal.
Berhasil Notifikasi muncul di dashboard pengguna terkait.
Berhasil Akses ditolak .
Forbidde.
Berhasil Hasil pengujian menunjukkan bahwa seluruh fitur utama berjalan sesuai spesifikasi kebutuhan fungsional.
Tidak ditemukan kesalahan fatal .
yang mengganggu alur kerja utama CLM.
Gambar.
9 Halaman Dashboard username yang tidak terdaftar atau password Alur Kerja:
Legal dokumen pada "Menunggu Draft".
Revisi: Manajer tombol "Tolak" dan mengisi catatan revisi.
Notifikasi:
Sistem perjanjian yang akan berakhir dalam 30 hari.
RBAC: Akun Komersial menu khusus Admin.
Kesimpulan Berhasil Pembahasan dan Analisis Efisiensi Implementasi sistem ini memberikan dampak signifikan terhadap efisiensi operasional PT.
Pelindo Multi Terminal Branch Jamrud Nilam Mirah:
Efisiensi Waktu: Proses pencarian dokumen kontrak yang sebelumnya memakan waktu 15-30 menit pada arsip fisik kini dapat dilakukan dalam hitungan detik melalui fitur pencarian digital.
Akurasi Data: Sentralisasi data menghilangkan risiko duplikasi pencatatan .
dan inkonsistensi data yang sering terjadi pada penggunaan spreadsheet terpisah.
Mitigasi Risiko: Notifikasi otomatis berhasil memitigasi risiko kelalaian perpanjangan kontrak, sehingga perusahaan terhindar dari potensi masalah hukum atau denda akibat kontrak yang kadaluwarsa tanpa penanganan.
Transparansi Proses: Fitur Log Aktivitas merekam setiap tindakan pengguna .
iapa, kapan, dan apa yang dilakuka.
, menciptakan jejak audit .
udit trai.
yang transparan dan akuntabel.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan Penelitian ini berhasil merancang dan membangun Sistem Manajemen Perjanjian Kerjasama berbasis web yang mengimplementasikan metode Contract Lifecycle Management (CLM) secara utuh.
Berdasarkan hasil pengujian dan implementasi, dapat disimpulkan bahwa:
Sistem mampu mendigitalisasi seluruh siklus hidup kontrak, mulai dari inisiasi, penyusunan draf, peninjauan berjenjang, hingga pemantauan masa berlaku, menggantikan proses manual yang tidak efisien serta meminimalkan kesalahan Penerapan metodologi Personal Extreme Programming (PXP) terbukti efektif dalam menghasilkan aplikasi yang adaptif dan minim error melalui pengujian berulang.
Fitur notifikasi otomatis dan dasbor analitik memberikan nilai tambah strategis bagi manajemen dalam pengambilan keputusan yang proaktif dan berbasis data.
Saran Untuk pengembangan sistem yang lebih komprehensif di masa depan, disarankan hal-hal berikut:
Pengembangan Aplikasi Mobile: Membuat versi (Android/iOS) mempermudah notifikasi dan persetujuan .
oleh manajer yang memiliki mobilitas Tanda Tangan Digital: Mengintegrasikan fitur Tanda Tangan Elektronik (Digital Signatur.
yang tersertifikasi agar proses legalisasi dokumen dapat dilakukan sepenuhnya secara nirkertas .
dalam satu platform.
Integrasi ERP: Menghubungkan sistem ini dengan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) perusahaan, khususnya modul keuangan, untuk mengotomatisasi proses penagihan .
berdasarkan status aktif kontrak.
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis mengucapkan terima kasih kepada Allah SWT atas karunia-Nya sehingga penelitian ini dapat Penulis juga menyampaikan penghargaan kepada PT.
Pelindo Multi Terminal Branch Jamrud Nilam Mirah atas izin dan fasilitas yang diberikan, serta kepada Bapak Andi Iwan Nurhidayat.
Kom.
selaku dosen pembimbing Tugas Akhir untuk arahan dan bimbingannya selama penyusunan penelitian ini .
REFERENSI