ABDITEKNIKA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat
Volume 2 Nomor 1 April 2022 Halaman 43-49
ISSN 2775-1694
Pelatihan Penggunaan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Desa Palasari Girang Desi Susilawati1.
Gunawan2.
Gunawan3.
Denny Pribadi4
1,2,3,4
Universitas Bina Sarana Informatika Jl.
Cemerlang No.
8 Sukakarya Sukabumi e-mail: 1desi.
dlu@bsi.
id, 2a.
agn@bsi.
id, 3gunawan.
gnz@bsi.
dpi@bsi.
Abstrak Perkembangan teknologi informasi telah membawa dampak dalam berbagai bidang.
Salah satu penggunaan teknologi informasi yang banyak digunakan yaitu dengan menggunakan jaringan intranet yang merupakan jaringan internal sebuah perusahaan.
Desa Palasari Girang Kabupaten Sukabumi menganjurkan agar seluruh bagian memanfaatkan penggunaan teknologi informasi dalam membantu proses pekerjaan khususnya dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
Akan tetapi saat ini Desa Palasari Girang Kabupaten Sukabumi belum dapat memanfaatkan teknologi informasi dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar sehingga belum dapat menerapkan pengarsipan yang baik dan terstruktur.
Pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar yang relatif lama sehingga sering tejadi ketidaksesuaian laporan surat masuk dan surat keluar.
Tujuan dari penelitian ini adalah membantu Ibu-Ibu PKK beserta staff Desa Palasari Girang dalam menunjang pekerjaannya.
Salah satunya pada saat pendataan dan pencarian surat masuk dan keluar.
Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar yang dibuat oleh dosen Universitas BSI Kampus Sukabumi merupakan solusi untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada pada Desa Palasari Girang Kabupaten Sukabumi.
Metode yang digunakan adalah metode prototyping.
Hasil dari penelitian ini adalah aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar dapat mempermudah dalam membuat laporan surat masuk dan keluar dan mempercepat dalam pencarian data surat masuk dan surat keluar.
Kata Kunci: Pelatihan.
Surat Masuk.
Surat Keluar Abstract The development of information technology has had an impact in various fields.
One of the uses of information technology that is widely used is by using an intranet network which is an internal network of a company.
Palasari Girang Village.
Sukabumi Regency, recommends that all sections utilize the use of information technology in assisting the work process, especially in archiving incoming and outgoing letters.
However, currently Palasari Girang Village.
Sukabumi Regency has not been able to utilize information technology in archiving incoming and outgoing letters so that it has not been able to implement good and structured Making reports of incoming and outgoing letters that are relatively long so that there are often inconsistencies in reports of incoming and outgoing letters.
The purpose of this research is to help PKK women and Palasari Girang Village staff in supporting their One of them at the time of data collection and search for incoming and outgoing mail.
The Application for Archiving Incoming and Outgoing Letters made by BSI University This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.
0 International License.
Published by LPPM Universitas Bina Sarana Informatika
ABDITEKNIKA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat
Volume 2 Nomor 1 April 2022
ISSN 2775-1694
Sukabumi Campus is a solution to solve the problems that exist in Palasari Girang Village.
Sukabumi Regency.
The method used is the prototyping method.
The results of this study are the application of archiving incoming and outgoing mail can make it easier to make reports of incoming and outgoing mail and speed up the search for incoming and outgoing mail data.
Keywords: Training.
Incoming.
Outgoing.
Pendahuluan Sistem merupakan jaringan prosedur yang saling berhubungan yang terorganisir untuk melakukan aktivitas dan mencapai tujuan tertentu (Sihotang, 2.
Informasi adalah data yang diolah dalam format yang lebih bermanfaat bagi penerimanya (Sihotang, 2.
Pengarsipan merupakan hal penting dalam menyimpanan dokumen sehingga memudahkan dalam proses pencarian dan menelusuran kembali data yang telah disimpan (Amrullah, dkk.
, 2.
Surat masuk dan surat keluar adalah salah satu hal yang penting dan perlu untuk di arsipkan dalam suatu lembaga.
Arsip surat dalam suatu lembaga berfungsi sebagai penanda keberadaan lembaga tersebut dan bukti komunikasi dengan lembaga lainnya (Nurrahmah.
Surat masuk merupakan semua jenis surat yang diterima dari perusahaan atau organisasi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir (Prawono & Pamungkas, 2.
Sedangkan Surat keluar merupakan surat yang dibuat oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk ditujukan atau dikirim kepada perusahaan atau organisasi pemerintahan maupun perorangan (Prawono & Pamungkas, 2.
Desa Palasari Girang merupakan instansi pemerintah yang berperan sebagai pembentukan dan penyusunan perangkat desa Kabupaten Sukabumi.
Dalam prosesnya.
Desa Palasari Girang mengelola surat masuk dan surat keluar setiap bulannya.
Akan tetapi.
Desa Palasari Girang masih menggunakan cara konvensional dalam pencatatan data surat masuk dan surat keluar sehingga data surat masuk dan surat keluar tidak terorganisir.
Berdasarkan permasalahan diatas, dosen dan mahasiswa Universitas Bina Sarana Informatika Kampus Sukabumi melaksanakan kegiatan pengabdian masyarakat kepada IbuIbu PKK beserta staff Desa Palasari Girang berupa AuPelatihan Pengguanan Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Desa Palasari GirangAy.
Metode Metode pelaksanaan yang digunakan dalam kegiatan pengabdian masyarakat ini sebagai Tahap pra kegiatan Pada tahap ini dilakukan dilakukan dalam bentuk kelompok sasaran langsung untuk mengidentifikasi atau memetakan masalah yang saat ini dimiliki atau dibutuhkan oleh mitra sasaran.
Tujuannya, agar materi yang disampaikan dapat bermanfaat dan diimplementasikan oleh mitra.
Selain itu, dilakukan diskusi mengenai waktu ketersediaan mitra dalam mengikuti kegiatan pengabdian masyarakat agar tutor dan pelaksana dapat mempersiapkan materi termasuk hal-hal lain.
Tahap pelaksanaan kegiatan Pada tahap ini, pelaksanaan kegiatan pengabdian masyarakat sesuai dengan hasil diskusi dengan mitra pada tahap pra kegiatan.
Kegiatan ini dipilih dengan tujuan untuk http://jurnal.
id/index.
php/abditeknika ABDITEKNIKA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat
Volume 2 Nomor 1 April 2022
ISSN 2775-1694
mempermudah mitra dalam menunjang pekerjaannya.
Materi disampaikan dalam bentuk presentasi .
, modul serta dokumen-dokumen lainnya.
Tahap pasca kegiatan Pada tahap akhir ini dilakukan penyebaran kuesioner untuk menilai/menilai apakah kegiatan Abdima memenuhi tujuan dan kebutuhan mitra Sasaran Desa Palasari Girang.
Kegiatan pengabdian masyarakat ini dilaksanakan secara offline yang dilaksanakan pada tanggal 20 dan 21 November 2021 yang ditujukan kepada perangkat desa dan ibu-ibu PKK Desa Palasari Girang.
Kegiatan pengabdian masyarakat ini dilakukan oleh dosen dan mahasiswa dari Universitas BSI PSDKU Kota Sukabumi yang berasal dari 3 program studi yaitu Sistem Informasi Kampus Sukabumi.
Sistem Informasi Akuntansi Kampus Sukabumi dan Ilmu Komputer Kampus Sukabumi Hasil dan Pembahasan Pelatihan ini bekerja sama dengan Desa Palasari Girang Kabupaten Sukabumi.
Sebagai Target sasaran dengan jumlah peserta sebanyak 30 orang.
Peserta ini merupakan perangkat desa dan ibu-ibu PKK Desa Palasari Girang Kabupaten Sukabumi.
Adapun materi kegiatan pelatihan ini meliputi mengenai penggunaan aplikasi surat masuk dan surat keluar dan laporan dari surat masuk dan surat keluar.
Sebelum kegiatan pelatihan berlangsung, pelaksana kegiatan membagikan kuesioner yang bertujuan untuk mengukur tingkat kepuasan dari peserta dalam mengikuti pengabdian Berikut merupakan grafik pengisian kuesioner dari peserta yang mengikuti Pelatihan Pengguanan Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Desa Palasari Girang.
Gambar 1.
Grafik Kepuasaan Staf Desa Palasari Girang Pada Gambar 1 dapat dilihat bahwa presentase kepuasan kegiatan peserta pada Pengabdian Masyarakat memiliki rata-rata 98%, 2% peserta kurang puas terhadap materi yang http://jurnal.
id/index.
php/abditeknika ABDITEKNIKA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat
Volume 2 Nomor 1 April 2022
ISSN 2775-1694
Gambar 2.
Grafik Peningkatan Pengetahuan dan Pemahaman Penggunaan Aplikasi Pada gambar 2 dapat dilihat bahwa presentase kepuasan kegiatan peserta pada Pengabdian Masyarakat memiliki rata-rata 97%, 3% peserta kurang puas terhadap materi yang Pada saat kegiatan berlangsung, materi disampaikan oleh tutor dengan mendemonstrasikan aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
Gambar 3.
Dokumentasi pada saat sambutan ketua pelaksana di Gedung Serba Guna Desa Palasari Girang Adapun gambaran Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar yang disampaikan sebagai berikut :
Gambar 4.
Aplikasi halaman utama http://jurnal.
id/index.
php/abditeknika ABDITEKNIKA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat
Volume 2 Nomor 1 April 2022
ISSN 2775-1694
Pada halaman ini, pengguna dapat memilih beberapa menu yang tersedia, diataranya surat masuk, disposisi, surat keluar dan laporan.
Gambar 5.
Aplikasi halaman utama data surat masuk Pada halaman ini, pengguna dapat menambah data surat masuk dengan mengklik link Tambah Surat Masuk dengan menambahkan informasi dari surat masuk nya dan mengupload scan surat masuk.
Setelah ditambahkan, data dan file surat masuk akan tersimpan pada Pengguna juga dapat mengubah serta menghapus data surat masuk yang sudah Selain itu, pengguna juga dapat mencari data surat masuk berdasarkan no surat, tanggal surat, isi, asal surat atau tujuan surat.
Gambar 6.
Dokumentasi panitia dalam mengikuti pelatihan Penggunaan Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Gedung Serba Guna Desa Palasari Girang.
http://jurnal.
id/index.
php/abditeknika ABDITEKNIKA
Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat
Volume 2 Nomor 1 April 2022
ISSN 2775-1694
Kesimpulan Berdasarkan hasil pengabdian masyarakat yang telah dilakukan pada Desa Palasari Girang dapat diambil kesimpulan bahwa pelatihan penggunaan aplikasi surat masuk dan surat keluar dapat menunjang pekerjaan peserta serta dapat memperbaiki cara yang dipakai saat ini dalam pekerjaan khususnya dalam menginput data surat masuk dan surat keluar.
Selain itu, dengan aplikasi surat masuk dan surat keluar dapat mempercepat penginputan, pencarian serta pembuatan surat masuk dan keluar pada Desa Palasari Girang.
Dengan adanya pelatihan penggunaan aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar ini, dapat meningkatkan kemampuan dan pemahaman ibu-ibu PKK maupun staff Desa Palasari Girang dalam penggunaan aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
Daftar Pustaka