Zona Komputer ISSN 2087-7269 Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOKUMEN KAPAL
BERBASIS WEB
Ade Kurniawan1.
John Friadi2.
Gandhi Sutjahjo3 adewawan28@gmail.
com1, johnfriadi@univbatam.
id2, gandhisutjahjo@univbatam.
Sistem Informasi.
Fakultas Teknik.
Universitas Batam.
Jl.
Uniba No.
5, 29432.
Indonesia Abstract PT.
Surya Abadi Line is a maritime transportation company that operates tugboats and barges.
Currently, the processing of ship documents still relies on third-party services, which leads to high costs, risk of delays, and lack of transparency.
This research aims to build a Web-Based Ship Document Management Information System to facilitate independent document management and provide notifications of expiration dates.
The methodes applied in this research consist of observation, interviews, and literature studies, with design using UML and development based on PHP-MySQL.
Black box testing shows that the system can manage data for ships, documents, and crew, display warnings for expired documents, and generate reports that facilitate decision-making.
With this system, it is expected that efficiency will increase, dependence on third parties can be reduced, and support for faster, safer, and more integrated document management can be achieved.
Keywords : Information System.
Management.
Ship Documents.
Web.
Abstrak PT.
Surya Abadi Line adalah perusahaan transportasi laut yang mengoperasikan tugboat dan tongkang.
Saat ini, pengurusan dokumen kapal masih menggunakan jasa pihak ketiga, sehingga menimbulkan biaya tinggi, risiko keterlambatan, dan kurangnya transparansi.
Penelitian ini bertujuan guna membangun Sistem Informasi Manajemen Dokumen Kapal Berbasis Web untuk mempermudah pengelolaan dokumen secara mandiri dan memberikan notifikasi masa berlaku.
Metode penelitian meliputi observasi, wawancara, dan studi literatur, dengan perancangan mempergunakan UML dan pengembangan berbasis PHP-MySQL.
Pengujian black box menunjukkan sistem mampu mengelola data kapal, dokumen, dan kru, menampilkan peringatan dokumen kadaluarsa, serta menghasilkan laporan yang memudahkan pengambilan keputusan.
Eberadaan sistem ini diharapakan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi ketergantungan pada pihak ketiga, dan mendukung pengelolaan dokumen yang lebih cepat, aman, dan terintegrasi.
Kata Kunci : Information System.
Management.
Ship Documents.
Web.
Pendahuluan 1 Latar Belakang PT.
Surya Abadi Line merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang jasa transportasi angkutan laut, namun untuk pengelolaan dokumen masih menggunakan pihak ketiga sehingga menimbulkan biaya operasional yang lebih besar, maka, dibutuhkan sistem informasi berbasis web guna memudahkan pengelolaan dokumen kapal.
Harapan sistem ini mampu meningkatkan efektivitas dan efisiensi untuk pengurusan dokumen agar tidak bergantung pada pihak ketiga dalam pengurusan dokumen kapal yang dimiliki atau dikelola untuk 2 Rumusan Masalah Adapun umusan masalah yang melandasi laporan tugas akhir ini adalah Bagaimana menganalisis sistem informasi manajemen dokumen kapal berbasis web? Bagaimana merancang sistem dapat memantau masa berlaku dokumen kapal dan memberikan Bagaimana membangun aplikasi sistem yang dapat menyimpan dan mengelola dokumen kapal secara digital agar memudahkan pencarian, pemantauan status, dan proses perpanjangan? 3 Batasan Masalah Adapun batasan masalah penelitian ini:
Zona Komputer ISSN 2087-7269 Aplikasi ini hanya mencakup pengelolaan dokumen kapal tugboat dan tongkang untuk Aplikasi ini tidak mencakup proses pengurusan langsung ke instansi pemerintah, namun hanya sebagai alat bantu monitoring dan manajemen Aplikasi ini dibangun berbasis web dan ditujukan untuk digunakan oleh internal perusahaan .
dmin dan divisi operasional.
4 Tujuan Berlandaskan rumusan masalah yang telah diuraikan sebelumnya, tujuan laporan tugas akhir ini antara lain:
Menganalisis sistem informasi sistem informasi manajemen dokumen kapal berbasis web.
Merancang sistem informasi sistem informasi manajemen dokumen kapal berbasis web.
Membangun sistem informasi sistem informasi manajemen dokumen kapal berbasis web.
5 Manfaat Adapun manfaat penelitian ini, yaitu :
Memudahkan Perusahaan untuk mengetahui dokumen yang akan habis masa berlakunya.
Mengurangi beban biaya operasional untuk pengurusan dokumen yang bisa dilakukan secara mandiri Memastikan dokumen untuk setiap kapal yang dimiliki atau dikelola telah memiliki dokumen Landasan Teori 1 Sistem Sistem merupakan suatu pengorganisasian yang saling berinteraksi, saling bergantung, dan terintegrasi dalam kesatuan variabel atau Sebuah sistem, pada dasarnya, merupakan sekumpulan elemen yang mempunyai hubungan erat satudengan yang lainnya, berfungsi secara kolektif guna tercapainya tujuan tertentu (Muhammad Fikri et al.
, 2.
2 Informasi Informasi berperan penting dalam organisasi karena sebagai landasan ketika pengambilan Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
McFadden, dan kawan-kawan .
menyebutkan bahwasanya informasi merupakan pemrosesan data yang mempunyai arti dan meningkatkan pengetahuan bagi penggunanya (Kadir, 2.
Informasi yang baik diharuskan mempunyai karakteristik akurat, relevan, tepat waktu, dan mudah dipahami (Laudon & Laudon, 3 Sistem Informasi Sistem informasi adalah gabungan antara teknologi informasi, prosedur, dan aktivitas manusia yang berfungsisebagai pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan, serta pendistribusian informasi.
Sistem informasi merupakan sekumpulan elemen yang berhubungan dan berinteraksi untuk menunjang aktivitas operasional, fungsi, manajerial, serta proses pengambilan keputusan dalam suatu organisasi (Laudon & Laudon, 2.
4 Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen dirancang sebagai penyedia informasi yang dibutuhkan manajemen ketika mengambil keputusan.
OAoBrien dan Marakas mendefinisikan sebagai sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi akurat, relevan, dan tepat waktu kepada manajer sehingga mereka dapat merencanakan, mengendalikan, dan mengevaluasi aktivitas organisasi (OAoBrien & Marakas, 2.
5 Sistem Informasi Berbasis Web Akses sistem informasi berbasis web dapat dilaksanakan melalui jaringan internet atau intranet Menurut Mulachela, sistem informasi berbasis web memiliki keunggulan berupa kemudahan akses, fleksibilitas, dan kemampuan multiuser yang dapat digunakan secara bersamaan(Mulachela, 2.
6 Manajemen Dokumen Manajemen pengelolaan dokumen agar dapat diakses, dipelihara, dan digunakan secara efektif untuk mendukung kegiatan organisasi.
Smallwood menyebutnya sebagai Document Management System (DMS), yaitu sistem yang memungkinkan organisasi mengelola Zona Komputer ISSN 2087-7269 dokumen elektronik maupun fisik secara terstruktur (Smallwood, 2.
7 PHP (Hypertext Preprocessco.
PHP (Hypertext Preprocesso.
merupakan bahasa pemrograman server side scripting yang sifatnya open source.
maka selanjutnya script dari PHP akan diproses di server.
Jenis server yang dipergunakan bersamaan dengan PHP yaitu Apache.
Nginx, dan LiteSpeed.
8 Database MySQL MySQL adalah sistem manajemen basis data relasional (Relational Database Management System/RDBMS) memiliki sifat open-source.
MySQL banyak dipergunakan dalam aplikasi web karena kecepatan, skalabilitas, dan kestabilannya (Zuhdi & Safarudin, 2.
Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
pemodelan visual yang dipergunakan sebagai alat bantu dalam merancang sistem berbasis objek.
UML
Object Management Group dengan versi perdana 1.
0 pada 11 Use Case Diagram Use case diagram adalah jenis diagram yang menampilkan keterkaitan antara aktor dengan sistem.
Diagram ini bertujuan mendeskripsikan hubungan interaktif antara satu ataupun lebih aktor dengan sistem yang akan dikembangkan.
Use Case adalah suatu tidakan atau unit fungsional dari suatu sistem.
Sebuah Use Case dapat menginclude fungsionalitas Use Case lain(Zuhdi & Safarudin, 2.
9 Flowchart Flowchart dapat dipahami sebagai bentuk ilustrasi yang menyajikan alur aktivitas maupun solusi atas studi mengenai permasalahan.
Istilah lain dari flowchart adalah diagram alir atau bagan alir,yaitu suatu bentuk penyajian visual yang menggambarkan langkah-langkah pemecahan masalah secara sederhana delalui penggunaan simbol-simbol tertentu.
Gambar 2.
Use Case Diagram Gambar 1.
Simbol Flowchart 10 UML (Unified Modelling Language ) Metode UML merupakan pendekatan 12 Class Diagram Diagram Kelas (Class Diagra.
merupakan satu dari beberapa jenis diagram berbentuk struktur pada model UML.
Melalui diagram ini dapat digambarkan secara jelas struktur, atribut, kelas, keterhubungan, dan metode yang dimiliki setiap Class diagram dalam suatu proyek biasanya mempergunakan konsep object- oriented, sehingga dapat dengan mudah dipergunakan.
Class diagram atau diagram kelas pun sebagai bagian terpenting dari UML (Unified Modeling Languag.
Zona Komputer ISSN 2087-7269 Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
memodelkan rangkaian proses dalam suatu sistem, di mana urutan proses tersebut divisualisasikan secara Activity diagram merupakan pengembangan dari Use Care yang menampilkan alur aktivitas.
Tabel 1.
Simbol Activity Diagram Gambar 3.
Simbol Class Diagram 13 Diagram Sequence Sequence Diagram merupakan diagram interaksi terperinci mengenai bagaimana suatu Sequence menggambarkan interaksi antar kelas melalui alur pertukaran pesan berdasarkan urutan waktu.
Sequence diagram atau seringkali disebut diagram Diagram sequence memperlihatkan interaksi antar objek dalam dua dimensi.
Dimensi vertikal menggambarkan alur waktu yang bergerak ke arah Sementara merepresentasikan objek individual.
15 Perancangan Basis Data Perancangan basis data, atau database design, adalah tahapan merumuskan struktur dan penyimpanan serta metode pengambilan data dalam suatu basis data.
Dalam praktik perancangan,basis data tidak sekedar diarahkan pada penyimpanan serta akses data,melainkan juga pada faktor keamanan, skalabilitas, dan efesiensi performa.
Tujuan perancangan basis data untuk mendesain basis data secara efektif dan efisien hal ini memungkinkan data tersimpan secara sistematis.
Jadi, pengguna dapat dengan mudah melaksanakan Melalui perancangan basis data, maka ada pengurangan redundansi data tetapi akan berakibat pada peningkatan integritas data (BINUS Malang.
Metodologi dan Perancangan Gambar 4.
Sequence Diagram 14 Activity Diagram Activity diagram diartikan sebagai diagram aktivitas, yakni suatu diagram yang berfungsi 1 Kerangka Berfikir Setelah perancangan sistem diselesaikan, berikutnya adalah pengembangan program yang disusun berlandaskan hasil analisis.
Kemudian Zona Komputer ISSN 2087-7269 dilakukan testing dan implementasi pada program yang tujuannya sebagai deteksi guna pemeriksaan agar diketahui adanya kesalahan pada program, yang mana nantinya dapat dilakukan perbaikan guna tercapainya hasil yang selaras dengan perancangan sistem yang telah ditetapkan.
Melalui kesimpulan diatas penulis menggambarkan kerangka berfikir secara keseluruhan.
Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
peneliti dan responden melalui tanya jawab, yang mana tujuanya untuk menggali informasi mendalam serta mendengarkan perspektif Studi Literatur Studi literatur merupakan metode pengumpulan data melalui penelaahan dari beragam sumber tertulis yang selaras dengan penelitian.
Nazir .
mengungkapkan, studi literatur adalah teknik pengumpulan data dengan menghimpun informasi dari buku, jurnal, artikel ilmiah, laporan penelitian, maupun sumber daring yang dapat mendukung teori dan konsep dalam penelitian.
3 Analisis Kebutuhan Fungsional Kebutuhan Fungsional harus dipenuhi secara fungsional oleh sistem yang akan dikembangkan, berikut Kebutuhan Fungsional dari sistem informasi manajemen dokumen kapal.
Tabel 2.
Kebutuhan Fungsional Gambar 5.
Kerangka Berfikir 2 Metode Pengumpulan Data Dalam penyusunan skripsi ini digunakan berbagai metode pengumpulan data sebagai landasan dalam pengembangan system informasi yang dirancang, berikut merupakan jenis dan metode pengumpulan data yang dilaksanakan :
Metode Observasi Teknik pengumpulan data yang dilaksanakan melalui pengamatan, disertai catatan terhadap observasi itu sendiri.
Wawancara Wawancara merupakan metode pengumpulan data melalui pelibatan interaksi langsung antara 4 Perancangan Sistem Baru 1 Use Case Diagram Use case diagram dipergunakan untuk menjelaskan kinerja yang diharapkan dari suatu sistem serta menguraikan fungsi sistem tersebut dari persprktif pengguna.
ElemenAeelemennya idalah aktor, usecase dan hubungan antar objek.
Aktor Zona Komputer ISSN 2087-7269 merupakan suatu entitas manusia atau mesin yang berinteraksi dengan sistem untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.
Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
3 Class Diagram Gambar 7.
Class Diagram Gambar 6.
Class Diagram 2 Skenario Use Case Setiap use case diatas harus dijabarkan berbentuk dokumen flow of event.
Dokumen ini adalah definisi apa yang harus dilaksanakan sistem ketika use case diaktifkan.
Berikut merupakan Scenario Use case sistem informasi dokumen kapal berbasis web.
5 Perancangan Basis Data Perancangan basis data merupakan prosedur penyusunan struktur data secara sistematis guna memastikan pengelolaan dan akses data yang efisien.
Tabel 3.
Skenario Use Case Login Gambar 8.
Perancangan Basis Data Implementasi dan Pengujian 1 Menu Login Login adalah proses dimana pengguna mengakses sistem dengan memasukkan nama pengguna dan kata sandi.
Zona Komputer ISSN 2087-7269 Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
4 Menu Input Manajemen Dokumen Menu input data Manajemen Dokumen dipergunakan admin atau user untuk memasukan data dokumen baru.
Gambar 9.
Halaman Login 2 Halaman Home Admin Halaman dashboard Admin dibangun mempergunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL memiliki menu yang digunakan untuk mengelola data dan laporan.
Gambar 12.
Menu Input Manajemen Dokumen 5 Menu Input Manajemen Crew Menu input data Manajemen Crew digunakan oleh admin atau user untuk memasukan data crew.
Gambar 10.
Halaman Home Admin 3 Menu Input Manajemen Kapal Menu input data Manajemen Kapal digunakan oleh admin atau user untuk memasukan data kapal baru.
Gambar 11.
Halaman Input Data Kapal Gambar 13.
Menu Input Manajemen Crew Kesimpulan dan Saran 1 Kesimpulan Berlandaskan perancangan, implementasi, serta pengujian terhadap Sistem Informasi Manajemen Dokumen Kapal Berbasis Web pada PT.
Surya Abadi Line, didapati beberapa simpulan, antara lain :
Meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen.
Sistem yang dibangun mampu membantu staf perusahaan untuk mengetahui dengan mudah masa berlaku setiap dokumen kapal.
Peringatan otomatis .
yang diberikan sistem membuat proses monitoring dokumen menjadi Zona Komputer ISSN 2087-7269 lebih cepat, tepat, dan tidak lagi bergantung pada pencatatan manual.
Mengurangi ketergantungan pada pihak ketiga.
Dengan adanya sistem ini, perusahaan tidak perlu lagi sepenuhnya bergantung pada biro jasa eksternal dalam mengurus dokumen kapal.
Hal ini berdampak langsung pada penghematan biaya operasional serta memberikan transparansi lebih baik dalam proses administrasi.
Keamanan dan ketersediaan data yang lebih Seluruh data kapal, kru, serta dokumen yang sebelumnya disimpan secara manual kini tersimpan secara digital di dalam sistem.
Hal ini meningkatkan aspek keamanan, mengurangi risiko kehilangan dokumen fisik, serta mempermudah pencarian data saat dibutuhkan.
Dukungan terhadap kepatuhan regulasi Maritim.
Sistem ini memastikan bahwa kapal-kapal perusahaan selalu dalam kondisi legal untuk Dengan pengingat masa berlaku dokumen, perusahaan dapat meminimalisir risiko keterlambatan perpanjangan dokumen yang dapat berdampak pada kelancaran operasional maupun sanksi hukum.
Peningkatan pengambilan keputusan.
Laporan yang dihasilkan sistem menyediakan informasi yang relevan dan terstruktur sehingga mengatur kru, serta memonitor kondisi legalitas kapal secara menyeluruh.
2 Saran Berlandaskan penelitian yang dilaksanakan guna meningkatkan kinerja dari judul Sistem Informasi Manajemen Dokumen Kapal Berbasis Web serta bertujuan untuk memberikan masukan yang membangun demi kemajuan perusahaan, izinkan penulis memberikan saran sebagai berikut:
Pengembangan ke Platform Mobile.
Disarankan agar sistem ini dikembangkan menjadi aplikasi mobile berbasis Android dan iOS, sehingga dapat diakses lebih mudah oleh staf maupun manajemen kapan saja dan dimana saja.
Penambahan Fitur Keuangan dan Biaya Operasional.
Fitur tambahan terkait pencatatan Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
biaya mobilisasi, biaya perpanjangan dokumen, serta integrasi dengan sistem keuangan perusahaan akan memberikan nilai tambah dalam pengendalian anggaran.
Integrasi dengan Sistem Pemerintah atau Otoritas Terkait.
Apabila memungkinkan, sistem dapat diintegrasikan dengan layanan digital yang disediakan oleh Direktorat Jenderal Perhubungan Laut atau KSOP, sehingga proses verifikasi dan pengajuan dokumen dapat dilakukan secara lebih cepat dan transparan.
Peningkatan Keamanan Sistem.
Mengingat data yang dikelola bersifat penting dan rahasia, disarankan agar perusahaan secara berkala melakukan audit keamanan, penggunaan enkripsi, serta penerapan otentikasi berlapis untuk menghindari kebocoran data.
Daftar Pustaka