Indonesian Journal of Economic and Business (IJEB) Vol.
No.
July 2024, 43-55 DOI: 10.
58818/ijeb.
E-ISSN: 2988 - 2001
P-ISSN: 3024 - 9937
Perkumpulan Dosen Peneliti Indonesia (PDPI) Analisis Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Barang di PT.
Dymatic Chemicals Indonesia Anita Tri Aningsih1*.
Sri Mulyeni2 Universitas Nasional Pasim, 3Universitas Mandiri *Corresponding Author: Anitatrianingsih74@gmail.
Received: 08 April 2024 Revised: 06 Juni 2024 Accepted: 27 Juni 2024 Abstrak PT.
Dynmatic Chemicals Indonesia merupakan Perusahaan dagang yang bergerak di bidang penyedia bahan pembantu tekstil dan bahan kimia halus lainnya.
Metode penelitian yang digunakan oleh penulis adalah metode deskriptif.
Pendekatan kualitatif deskriptif menggambarkan bentuk penelitian yang memuat data yang berupa perilaku, kata-kata tertulis, dan lisan dari subjek penelitian.
Teknologi sistem informasi manajemen sangat membantu dalam keberlangsungan kegiatan perusahaan.
Dymatic System Management ini sangat memudahkan dalam proses pencatatan Purchase Order, dan memonitoring proses pengadaan barang.
Sehingga membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien.
Dalam pelaksanaanya Divisi purchasing pasti memiliki kendala lainnya seperti kesalahan dalam pencatatan Purchase Order (PO).
Keterlambatan Approval dari General Manager.
Perubahan harga yang fluktuatif, serta supplier mengantarkan barang tidak sesuai dengan PO dari Purchasing atau kondisi barang yang tidak sesuai standard sehingga harus melakukan retur.
Sehingga bagian Purchasing juga harus memiliki komunikasi yang baik dengan para supplier.
Agar proses pengadaan barang/jasa dapat berjalan dengan baik.
Kata Kunci: Sistem Informasi Manajemen.
Pengadaan Abstract PT.
Dynmatic Chemicals Indonesia is a trading company engaged in providing textile auxiliary materials and other fine chemicals.
The research method used by the author is a descriptive method.
The descriptive qualitative approach describes a form of research that contains data in the form of behavior, written and spoken words from research subjects.
Management information system technology is very helpful in the continuity of company This Dymatic Management System makes it very easy to record Purchase Orders and monitor the goods procurement process.
Thus making work more effective and efficient.
In its implementation, the purchasing division will certainly have other obstacles such as errors in recording Purchase Orders (PO).
Delays in Approval from the General Manager, fluctuating price changes, and suppliers delivering goods that do not match the PO from Purchasing or the condition of goods that do not meet standards so they have to make returns.
So tha Purchasing department must also have good communication with suppliers.
So that the process of procuring goods/services can run well.
Keyword: Management Information Systems.
Procurement.
Indonesian Journal of Economic and Business (IJEB) 2.
Juni, 43-55
PENDAHULUAN
Saat ini Sistem Informasi mengalami pekembangan yang sangat pesat, menjangkau setiap bagian kehidupan, bisnis dan social.
Teknologi juga berkembang sangat pesat seiring dengan berjalannya waktu.
Oleh karenanya(Firmansyah, 2.
penggunaan Sistem Informasi berbasis teknologi telah menjadi suatu keharusan dikarenakan tingginya kebutuhan akan informasi sehingga dibutuhkan sistem berbasis teknologi yang mampu menyediakan kebutuhan tersebut.
Sehingga dapat mempermudah dan mempercepat proses pekerjaan serta dapat meningkatkan daya saing bagi Perusahaan atau organisasi.
Setiap Perusahaan memiliki kebutuhan informasi yang berbeda-beda untuk meningkatkan produktivitas Perusahaan tersebut.
Dahulu Perusahaan menggunakan program Microsoft excel untuk menyimpan data-data seperti data barang masuk dan keluar, pengadaan barang, serta data ketersediaan stock yang ada di Gudang.
Hal yang menjadi kendala adalah ketika semua informasi tersebut dibutuhkan, maka harus membuka semua tabel yang ada .
heet by shee.
Maka dari permasalahan tersebut perlu dibuatkan Sistem Informasi yang akurat dan cepat.
System Inventory merupakan sistem Informasi yang mengelola dan mengatur transaksi keluar masuknya barang dalam suatu Gudang Perusahaan.
Juga terkait dengan transaksi yang menyangkut Inventory lainnya.
(Oka Sudana et al.
, 2.
PT.
Dymatic Chemicals Indonesia merupakan Perusahaan dagang yang bergerak di bidang penyedia bahan pembantu tekstil dan bahan kimia halus lainnya.
Dalam mendukung aktivitasnya.
Perusahaan ini sudah memiliki aplikasi Sistem Informasi berbasis teknologi yang dapat mempermudah karyawan dalam mengolah data dan mendapatkan informasi yang cepat, tepat, dan akurat.
Sistem ini dapat mendukung serta menyediakan informasi bagi setiap bagian mulai dari data ketersediaan stock bagi Gudang dan logistic, proses pengadaan barang bagi purchasing, proses pembayaran dan keuangan bagi finance dan accounting serta penjualan barang bagi customer service.
KAJIAN TEORI
Sistem Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari kegiatan, komponen, unsur, elemen atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi dan saling berhubungan satu sama lain melakukan kerjasama dengan cara-cara tertentu secara harmonis sehingga membentuk kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut Hutahaean .
, sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk melakukan sasaran yang tertentu.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia .
disebutkan bahwa sistem mempunyai dua pengertian.
Seperangkat unsur yang secara Analisis sistem informasi manajemen pengadaan barang di PT.
Dymatic Chemicals Indonesia (Aningsih, dk.
Indonesian Journal of Economic and Business (IJEB) 2.
Juni, 43-55 teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas.
Susunan yang teratur dari pandangan, teori, asas, dan sebagainya.
Sistem haruslah terdiri atas berbagai komponen/ elemen yang saling berhubungan sehingga membentuk satu kesatuan yang utuh (Oktaviyana et al.
, n.
Informasi Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi bentuk yang bernilai atau bermakna.
Informasi memiliki fungsi penting dalam kehidupan manusia, seperti sumber berita, sumber pengetahuan, memberikan kepastian, hiburan, alat untuk mensosialisasikan, alat untuk memengaruhi, dan dasar dalam menyampaikan opini.
Informasi juga memiliki manfaat untuk memperbaharui pengetahuan serta membuat keputusan.
Menurut Davis .
pengertian informasi adalah: AuData yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi yang menerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini dan saat mendatangAy.
Sedangkan pengertian informasi menurut Mc Leod .
adalah: AuSalah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer, yang pengelolaannya menggunakan peralatan komputer yang digunakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi dengan Ay Manajemen Manajemen adalah sebuah proses yang dilakukan untuk memenuhi target yang akan dicapai oleh individu atau kelompok tersebut dalam sebuah Kerjasama.
Manajemen juga dapat diartikan sebagai ilmu yang berkaitan dengan kegiatan mengatur, mengarahkan, dan mengawasi segala sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut Prajudi Atmosudirdjo mengatakan manajemen merupakan menyelenggarakan sesuatu dengan menggerakkan orang-orang, uang, mesin-mesin, dan alat-alat sesuai Menurut Terry, manajemen adalah kemampuan mengarahkan dan mencapai hasil yang diinginkan dengan menggunakan usaha-usaha manusia dan sumber daya lainnya.
Manajemen juga melibatkan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan (Agusvianto, n.
Perusahaan Perusahaan adalah suatu unit badan usaha yang melakukan kegiatan produksi guna menghasilkan barang atau jasa dengan tujuan untuk mendapatkan keuntungan.
Unsur-unsur yang terdapat dalam suatu perusahaan antara lain meliputi adanya badan usaha, bersifat tetap, dan berorientasi mengejar keuntungan.
Perusahaan dapat dibedakan jenisnya berdasarkan status kepemilikan, lapangan kerja, dan bentuk hukumnya.
Purchasing Analisis sistem informasi manajemen pengadaan barang di PT.
Dymatic Chemicals Indonesia (Aningsih, dk.
Indonesian Journal of Economic and Business (IJEB) 2.
Juni, 43-55 Purchasing sendiri merupakan bahasa inggris yang berarti pembelian.
Secara umum dapat diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk membeli atau menyewa barang/jasa untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.
Menurut Mulyadi .
aktivitas dalam proses pembelian barang adalah Permintaan Pembelian.
Pemilihan pemasok.
Penempatan order pembelian.
Penerimaan barang, serta Pencatatan transaksi Pembelian.
Dilihat dari asal katanya, sebutan atau istilah Aupurchasing departmentAy dapat diartikan sebagai Ausalah satu departemen atau sub bagian dari Departemen Akunting, yang mendapat otoritas dari manajemen , untuk melakukan pembelian semua jenis barang keperluan operasional Perusahaan (Kholifatun et al.
, 2.
Pengadaan Barang Pengadaan barang adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh suatu kementrian/Lembaga/Perusahaan yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya untuk memperoleh barang atau jasa.
Pengadaan barang mencakup penjelasan dari dari seluruh proses sejak awal perencanaan, persiapan, perijinan, penentuan pemenang lelang hingga tahap pelaksanaan dan proses administrasi pengadaan barang, pekerjaan atau jasa (Raya Depok Sugiyahsgy, 2.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sistem informasi manajemen adalah sistem perencanaan yang merupakan bagian dari pengendalian internal sebuah bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, teknologi, dokumen, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk mengatasi masalah bisnis seperti biaya produk, merancang strategi bisnis atau permasalahan layanan organisasi (Rahman & Saudin, 2.
Mc.
Leod .
mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan serupa.
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi pada masa lalu, yang sedang terjadi sekarang, dan yang mungkin terjadi di masa depan.
Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan output dari simulasi matematika.
Informasi digunakan oleh pengelola ataupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan Sistem Informasi Manajemen identik dengan program aplikasi berupa Sistem Informasi untuk mengelola berbagai kebutuhan perencanaan, operasi, dan laporan kegiatan, produksi, atau layanan dari suatu organisasi.
(Rahman Yunita & Safitri, 2.
Manfaat Sistem Informasi Manajemen Ada banyak manfaat dan fungsi dari sistem informasi manajemen.
Fungsi dari sistem ini tidak terbatas pada pihak manajemen saja, melainkan juga bagi organisasi secara keseluruhan.
manfaat dari sistem informasi manajemen adalah sebagai berikut.
Analisis sistem informasi manajemen pengadaan barang di PT.
Dymatic Chemicals Indonesia (Aningsih, dk.
Indonesian Journal of Economic and Business (IJEB) 2.
Juni, 43-55 .
Meningkatkan produktivitas serta penghematan dalam hal biaya di dalam .
Meningkatkan kualitas dari SDM dikarenakan unit sistem kerja akan lebih terkoordinasi serta sistematis.
Mempermudah pihak manajemen dalam melakukan pengawasan, perencanaan, pengarahan serta pendelegasian kinerja pada semua departemen yang mempunyai koordinasi dan hubungan.
Meningkatkan efisiensi serta efektivitas data yang lebih realtime dan akurat.
Fungsi Sistem Informasi Manajemen Fungsi utama penerapan sistem informasi manajemen dalam suatu organisasi adalah sebagai .
Memudahkan manajemen untuk merencanakan, memantau, mengarahkan dan mendelegasikan pekerjaan ke semua departemen yang memiliki hubungan komando atau koordinasi.
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas data yang disajikan secara akurat dan tepat waktu.
Peningkatan produktivitas dan penghematan biaya dalam suatu perusahaan.
Meningkatkan kualitas sumber daya manusia melalui satuan kerja yang terkoordinasi dan sistematis.
Kelebihan Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen memiliki kelebihan diantaranya:
Menyediakan suatu komunikasi dalam organisasi antar organisasi yang murah, akurat, dan cepat.
Dapat menyimpan sebuah informasi dalam jumlah yang besar di ruang yang cukup kecil, namun mudah untuk diakses.
Dapat memungkinkan suatu pengaksesan informasi yang banyak yang ada si seluruh dunia dengan cara yang cepat dan mudah.
Meningkatkan efektivitas dan juga efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok di suatu tempat atau di beberapa lokasi.
Kekurangan Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen memiliki kekurangan diantaranya: (Wahana & Riswaya, n.
Memiliki keterbatasan jumlah dan juga tingkat kemampuan SDM yang menguasai suatu Sistem Informasi .
Perubahan dalam Sistem Informasi secara cepat, sehingga kita belum tentu dapat melakukan adopsi dengan perubahan tersebut.
Analisis sistem informasi manajemen pengadaan barang di PT.
Dymatic Chemicals Indonesia (Aningsih, dk.
Indonesian Journal of Economic and Business (IJEB) 2.
Juni, 43-55 .
Adanya kekurangan tenaga ahli pada bidang Sistem Informasi .
Adanya indikasi penyalahgunaan system informasi yang canggih .
Memiliki kekurangan sosialisasi dengan system informasi Sistem informasi manajemen dapat memberikan dampak bagi lingkungan sosial, seperti pengurangan tenaga kerja, sehingga dapat menambah angka pengangguran.
Dengan adanya sistem informasi manajemen manusia menjadi ketergantungan sehingga mengesampingkan rasionalitasnya (Wahyudi et al.
, 2.
Adapun kerugian dari sistem informasi manajemen, yaitu kekurangan sistem informasi sehingga mudah melakukan plagiat, kurangnya berinteraksi dengan lingkungan, ketergantungan, dan hal-hal yang tradisional ditinggalkan karena kemajuan sistem informasi dan kemajuan zaman.
(Oktaviyana et al.
, n.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan oleh penulis adalah metode deskriptif.
Pendekatan kualitatif deskriptif menggambarkan bentuk penelitian yang memuat data yang berupa perilaku, kata-kata tertulis, dan lisan dari subjek penelitian.
Penelitian kualitatif pada dasarnya mengamati subjek secara langsung dalam aktivitas mereka, berinteraksi dengan mereka, dan mencoba menyelidiki kehidupan mereka dalam interaksi dengan lingkungan Penelitian kualitatif pada hakikatnya adalah upaya sistematis untuk mempelajari teori dari situasi dunia nyata (Sugiyono, 2.
Pengumpulan informasi pada penelitian ini denga cara pengamatan.
Tanya jawab, dan pengumpulan riset.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Bagian Pembelian (Purchasin.
bertugas untuk melakukan pemesanan atau order barang ke Supplier berdasarkan permintaan pembelian barang dari gudang atau Purchase Request (PR).
Purchase Request (PR) tersebut akan diolah oleh user dibagian pembelian dengan mengelompokkan transaksi berdasarkan Supplier dan menginputkan harga, diskon, pajak dan informasi lain.
Informasi tentang kondisi barang yang akan dibeli didapatkan oleh Bagian Pembelian dengan melakukan konfirmasi kepada pihak supplier mengenai harga, diskon dan informasi lainnya sehingga didapatkan kesepakatan mengenai harga, jumlah barang dan lain-lain.
Setelah itu proses selanjutnya adalah membuat formulir pemesanan barang ke Supplier atau yang disebut dengan Purchase Order (PO) yang ditujukan ke Accounting dan Supplier, sedangkan datanya digunakan oleh Bagian Receiving untuk melakukan transaksi penerimaan barang dari Supplier.
Di dalam proses pengadaan barang tentu ada alur/proses yang dilalui.
Berikur alur/proses pengadaan barang di PT.
Dymatic Chemicals Indonesia:
Analisis sistem informasi manajemen pengadaan barang di PT.
Dymatic Chemicals Indonesia (Aningsih, dk.
Indonesian Journal of Economic and Business (IJEB) 2.
Juni, 43-55 Gambar 1.
Alur Pengadaan Barang 1 Berdasarkan bagan diatas, prosedur pengadaan barang di PT.
Dymatic Chemicals Indonesia dapat dijelaskan sebagai berikut:
Permintaan pengadaan barang dari setiap divisi/department disampaikan ke bagian purchasing.
Bagian Purchasing kemudian menghubungi supplier/vendor untuk mengecek ketersediaan barang dan juga negosiasi harga .
Setelah purchasing mendapatkan informasi mengenai supplier, barang dan juga Bagian purchasing meminta approval kepada management.
Apabila management approve terhadap permintaan barang maka bagian purchasing melakukan proses selanjutnya yaitu membuat Purchase Order (PO) ke Dan sebaliknya jika permintaan tidak di approve oleh management maka proses pengadaan barang pending atau tidak diproses.
Setelah bagian purchasing melakukan rilis Purchase Order (PO) ke supplier, bagian purchasing konfirmasi ke bagian Finance dan Accounting mengenai masalah administrasi dan pembayaran.
Ketika barang sudah dikirim oleh supplier dan diterima oleh bagian purchasing.
Maka bagian purchasing melakukan pendataan terkait penerimaan barang.
Analisis sistem informasi manajemen pengadaan barang di PT.
Dymatic Chemicals Indonesia (Aningsih, dk.
Indonesian Journal of Economic and Business (IJEB) 2.
Juni, 43-55 .
Pembayaran dilakukan oleh bagian Finance.
Pengadaan barang merupakan hal yg penting didalam suatu Perusahaan (Rekardho et al.
) karena sangat berpengaruh terhadap jalannya suatu Perusahaan.
Dalam proses pengadaan barang dan pembuatan Purchase Order (PO) ke supplier PT.
Dymatic menggunakan suatu Sistem berbasis Teknologi yaitu Dymatic Management System.
Gambar 2.
Logo Dymatic System Management 1 Gambar 3.
Tampilan Login System 1 Analisis sistem informasi manajemen pengadaan barang di PT.
Dymatic Chemicals Indonesia (Aningsih, dk.
Indonesian Journal of Economic and Business (IJEB) 2.
Juni, 43-55 Sebelum masuk kedalam Dymatic System Management pengguna harus memasukkan Username serta password yang sudah terdaftar di System seperti yang terlihat di Gambar 3.
Setiap pengguna/user memiliki username dan password yang berbeda-beda.
Gambar 4.
Tampilan Awal System 1 Seperti yang terlihat pada Gambar 4.
Ada beberapa menu dalam tampilan System.
Menu Transaction biasa dipakai untuk Purchasing dalam membuat Purchase Order (PO) dan juga biasa dipakai oleh Customer Service Desk untuk pencatatan penjualan.
Menu Stock Mutation biasa dipakai oleh divisi Logistik dan Warehouse.
Menu Finance & Accounting biasa dipakai untuk divisi Finance dan Accounting.
Analisis sistem informasi manajemen pengadaan barang di PT.
Dymatic Chemicals Indonesia (Aningsih, dk.
Indonesian Journal of Economic and Business (IJEB) 2.
Juni, 43-55 Gambar 5.
Pencatatan Purchase Order 1 Gambar 5.
Merupakan tampilan Pencatatan Purchase Order (PO) disini bagian purchasing memasukkan data-data seperti Nama Supplier.
No Purchase Order.
Tanggal Order.
Tanggal Kirim.
Mata Uang.
Kurs.
Turn Of Payment.
Nama Product.
Harga Product.
Qty Product.
Alamat Pengiriman.
Pajak Pertambahan Nilai (PPN), serta Total Nominal.
Gambar 6.
Daftar Order Pembelian 1 Analisis sistem informasi manajemen pengadaan barang di PT.
Dymatic Chemicals Indonesia (Aningsih, dk.
Indonesian Journal of Economic and Business (IJEB) 2.
Juni, 43-55 Setelah melakukan proses pencatatan, maka Purchase order akan muncul dalam daftar order pembelian seperti yang terlihat pada gambar 6.
Di dalam daftar order pembelian ini semua order pembelian yang pernah dicatat di System akan muncul di halaman Daftar Pembelian Order.
Gambar 7.
Purchase Order 1 Gambar 7.
Merupakan tampilan Purchase Order (PO) untuk dikirimkan kepada Bisa disimpan dalam bentuk dokumen pdf ataupun di print dalam bentuk fisik.
Dengan adanya Dymatic System Management ini sangat memudahkan dalam proses pencatatan Purchase Order, dan memonitoring proses pengadaan barang.
Sehingga membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien.
Namun dalam pelaksanaanya Divisi purchasing pasti memiliki kendala lainnya seperti kesalahan dalam pencatatan Purchase Order (PO).
Keterlambatan Approval dari General Manager.
Perubahan harga yang fluktuatif, serta supplier mengantarkan barang tidak sesuai dengan PO dari Purchasing atau kondisi barang yang tidak sesuai standard sehingga harus Analisis sistem informasi manajemen pengadaan barang di PT.
Dymatic Chemicals Indonesia (Aningsih, dk.
Indonesian Journal of Economic and Business (IJEB) 2.
Juni, 43-55 melakukan retur.
Sehingga bagian Purchasing juga harus memiliki komunikasi yang baik dengan para supplier.
Agar proses pengadaan barang/jasa dapat berjalan dengan baik.
KESIMPULAN
Adanya Dymatic System Management ini mempermudah setiap divisi dalam melaksanakan pekerjaan di kantor.
Dengan adanya Dymatic System Management ini membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien.
Data yang ada di dalam system dapat dijangkau oleh semua user/pengguna system, sehingga memudahkan dalam proses monitoring oleh General Manager.
Namun dalam pelaksanaan pekerjaanya Divisi Purchasing mengalami berbagai kendala sehingga harus bisa menciptakan komunikasi yg lebih baik lagi agar tidak terjadi kesalahan .
iss communicatio.
antara divisi Purchasing dan para Supplier.
Kerjasama yang baik antara Supplier dan Purchasing Department menciptakan hasil kerja yang memuaskan bagi Perusahaan demi kelancaran operasional Perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA