Serambi Engineering.
Volume V.
No.
Juli 2020 hal 1201 - 1208 p-ISSN : 2528-3561 e-ISSN : 2541-1934 Perancangan Aplikasi Pengelolaan Surat pada Dinas Kependudukan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Besar Munawir1*.
Susmanto2.
Zulfan3.
Taufik Hidayat4
1,2,3,4
Prodi Teknik Komputer.
Fakultas Teknik.
Universitas Serambi Mekkah.
Banda Aceh *Koresponden email : munawir@serambimekkah.
Diterima: 8 Juli 2020 Disetujui : 20 Juli 2020 Abstract Currently, technological development is very much needed as information systems are increasingly stringent and require the readiness of an organization.
Government agencies very much manage and serve the community so that the role of government is very influential to serve the community for example for the management of correspondence.
The use of the existing mail information system does not meet the standards of technological development, because the existing data processing system is still done manually using Microsoft Word.
The problem that is often faced when making a letter by hand is that people who make a letter have to wait a long time, because officers must input data manually.
The purpose of this research is to create a system to serve the public in making letters, so that officers can provide services quickly and accurately.
The results of this study are the information system that was designed to be able to provide convenience and update the administration of the letter agenda that previously was still using the manual method.
Keywords: civil registration, government service.
MySQl, mail application, design application Abstrak Saat ini perkembangan teknologi sangat dibutuhkan seperti dalam sistem informasi semakin ketat dan memerlukan kesiapan suatu organisasi.
Instansi Pemerintah sangat banyak mengelola dan melayani masyarakat sehingga peran pemerintahan sangat berpengaruh untuk melayani masyarakat misalkan untuk pengurusan surat menyurat.
Penggunaan sistem informasi surat yang ada sekarang ini belum memenuhi standar perkembangan teknologi, dikarenakan sistem pengolahan data masih dilakukan manual menggunakan aplikasi Microsoft Word.
Permasalahan yang sering dihadapi ketika membuat surat manual adalah masyarakat yang membuat surat harus menunggu lama, karena petugas harus menginput data dengan cara manual.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membuat suatu sistem untuk melayani masyarakat dalam membuat surat Ae surat, sehingga petugas bisa memberikan pelayanan secara cepat dan Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi yang dirancang telah dapat memberikan kemudahan serta melakukan pembaruan pengurusan agenda surat yang sebelumnya masih menggunakan metode manual.
Kata Kunci: aplikasi surat, catatan sipil, desain aplikasi, layanan pemerintah.
MySQl Pendahuluan Saat sekarang ini peran teknologi yang semakin pesat khususnya dibidang komputerisasi membuat banyak instansi dan perusahaan-perusahaan milik negara maupun swasta dapat memanfaatkan teknologi agar mampu bersaing dalam era globalisasi.
Seiring dengan perkembangan dunia teknologi modern, banyak mengakibatkan perubahan kehidupan manusia dalam menangani permasalahan yang terjadi juga keterkaitannya dengan pembangunan secara menyeluruh .
Kemajuan saat ini sangat berpengaruh dan mewajibkan instansi dan swasta untuk menggunakan teknologi, maka sangat erat hubungannya dengan data dan informasi.
Permasalahannya terletak pada cara penggunaan data dan informasi dengan akurat .
Zaman teknologi seperti saat ini, aplikasi sistem informasi telah banyak yang bersifat dinamis, interaktif, dan task oriented untuk digunakan dalam sistem informasi, telekomunikasi, perdagangan, perbankan dan lain-lain, yang sangat membantu manusia dalam menyelesaikan proses penanganan dalam dunia sistem informasi .
Keterkaitan manusia sangatlah dibutuhkan dalam membangun sebuah sistem informasi.
Selama ini pengelolaan data surat pada Dinas Kependudukan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Besar dicatat secara manual menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excell .
Proses seperti ini tidak akan memberikan hasil yang efisien karena memerlukan waktu yang lama dan tingkat kesalahan yang tinggi Serambi Engineering.
Volume V.
No.
Juli 2020 p-ISSN : 2528-3561 e-ISSN : 2541-1934 hal 1201 - 1208 serta hasil yang tidak akurat.
Untuk mengatasi masalah tersebut dilakukan penelitian terkait perihal surat atau agenda surat guna mendapat data yang efektif dan efisien sehingga dapat membantu kinerja pegawai pada kantor tersebut .
Perancangan sistem informasi surat ini akan dirancang menggunakan bahasa pemograman PHP dan basis data MYSQL dalam mendukung perancangan sistem .
Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi berupa aplikasi surat atau agenda surat yang mampu mengolah informasi yang cepat, akurat dan efisien sehingga lebih memberikan manfaat .
Metode Penelitian Proses Flowmap Berjalan Proses agenda surat pada Dinas Kependudukan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Besar selama ini antara lain, yaitu .
penduduk memberikan berkas ke bagian administrasi kependudukan, kemudian admin kependudukan memeriksa data dan memasukkannya ke dalam buku besar untuk dijadikan arsip Selanjutnya admin membuat rekap laporan dan menyerahkannya kepada Kepala Dinas untuk Flowmap berjalan dapat dilihat pada Gambar 1.
Surat Memberikan Berkas Administrasi Pimpinan Memeriksa Berkas Menyetujui Melakukan Pendataan Surat Buku Besar Rekap Laporan Arsip Membuat Laporan Gambar 1.
Flowmap berjalan Sumber: Data penelitian, 2020 Flowmap Usulan Proses usulan dalam perancangan sistem informasi .
agenda surat pada Dinas Kependudukan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Besar, yaitu .
bagian umum memberikan berkas kepada administrasi .
administrasi akan menginput data tersebut kedalam sistem dan database.
administrasi Surat akan membuat laporan dan merekapnya untuk diserahkan kepada Kepala Dinas .
Flowmap usulan dapat dilihat pada Gambar 2.
Serambi Engineering.
Volume V.
No.
Juli 2020 Agenda Surat Memberikan Berkas p-ISSN : 2528-3561 e-ISSN : 2541-1934 hal 1201 - 1208 Admin & Sistem Informasi Memeriksa Berkas Pimpinan Rekap Laporan Menginput Data Database Arsip Laporan Gambar 2.
Flowmap usulan Sumber: Data penelitian, 2020 Diagram Konteks Diagram konteks mencakup satu simbol proses yang mewakili seluruh perancangan aplikasi laporan kinerja dengan tiga entitas .
, yaitu .
Admin .
enginput data surat, data agenda surat, dan data diposisikan ke dalam siste.
Agenda Surat .
emberikan data-data sesuai prosedur yang telah ditentukan kepada admin sura.
Pimpinan .
enerima hasil rekap laporan dari siste.
Diagram konteks dapat dilihat pada Gambar 3.
Agenda Surat Admin Memberikan Berkas Data Agenda Data Asal Surat Data Tanggal Surat Aplikasi Data Surat Laporan Rekap Laporan Pimpinan Gambar 3.
Diagram konteks Sumber: Data penelitian, 2020 Diagram Berjenjang Diagram berjenjang mendefinisikan alur atau prosedur sistem dalam prosesnya .
Diagram berjenjang juga menjelaskan bahwa aplikasi data agenda surat mampu merekam data laporan agenda surat mulai dari merekam data surat masuk, data asal surat, dan data disposisi surat, sehingga mampu menghasilkan keluaran berupa laporan data surat secara akurat.
Alur proses diagram berjenjang dapat dilihat pada Gambar 4.
Serambi Engineering.
Volume V.
No.
Juli 2020 p-ISSN : 2528-3561 e-ISSN : 2541-1934 hal 1201 - 1208 Aplikasi Data Agenda Surat Top Level Level Rekam Data Surat Proses Data Surat Proses Data Surat Pilih Surat Rekam Surat Pilih Surat Laporan Rekam Agenda Surat Level Gambar 4.
Diagram berjenjang Sumber: Data penelitian, 2020 Relasi database Relasi database merupakan hubungan antar tabel atau entitas untuk melakukan proses record ke dalam sistem .
Entitas atau tabel yang saling terhubung adalah tabel id_Surat, tabel surat, dan tabel agenda surat.
Id surat menghubungkan tabel surat dan tabel agenda surat, sedangkan nomor surat menghubungkan tabel surat dan tabel agenda surat.
Id Surat dan nomor agenda tersebut merupakan kunci kedua sehingga menjadi relasi antar tabel .
Relasi database dapat dilihat pada Gambar 5.
Id_Surat Id_Surat Nama_Surat Surat Agenda Surat No_Agenda Nm_Asal Surat No_Surat Isi_ringkasan Kode_klasifikasi Indeks_berkas Tanggal_Surat Keterangan No_Agenda Isi_ringkasan Asal_surat No_surat Tanggal_surat Tanggal_diterima Gambar 5.
Relasi database Sumber: Data penelitian, 2020 Hasil dan Pembahasan Implementasi sistem merupakan proses sistem yang siap dioperasikan pada tahap sebenarnya, sehingga dapat diketahui bahwa sistem yang telah dirancang sudah sesuai dengan yang direncanakan.
Pada implementasi perangkat lunak ini akan dijelaskan mengenai aplikasi data agenda surat berbasis website ini bekerja, dengan memberikan tampilan form-form yang telah dibuat dan sesuai dengan analisa kebutuhan proses serta perancangan yang telah dijelaskan sebelumnya .
Implementasi penggunaan aplikasi dapat dilihat mulai Gambar 6.
Serambi Engineering.
Volume V.
No.
Juli 2020 hal 1201 - 1208 p-ISSN : 2528-3561 e-ISSN : 2541-1934 Gambar 6.
Menu login Sumber: Data penelitian, 2020 Halaman utama Halaman ini berfungsi sebagai halaman utama yang didalamnya terdapat menu dan sub menu yang dapat dipilih sesuai dengan yang diinginkan.
Halaman utama terdiri dari empat menu utama, yaitu menu beranda, menu transaksi surat, menu buku agenda, menu galeri file, dan menu refensi dan pengaturan .
Gambar 7.
Menu utama Sumber: Data penelitian, 2020 Data Petugas Form ini bertugas untuk memasukkan data user atau pengguna kedalam sistem.
Admin dapat menentukan proses dalam tahap pemasukan data maupun yang lainnya .
Form input data petugas dapat dilihat pada Gambar 8.
Serambi Engineering.
Volume V.
No.
Juli 2020 hal 1201 - 1208 p-ISSN : 2528-3561 e-ISSN : 2541-1934 Gambar 8.
Data Petugas Sumber: Data penelitian, 2020 Data Surat Masuk Form ini berfungsi sebagai informasi dari data surat masuk yang ada pada Disdukcapil tersebut.
Dalam form ini admin dapat menyimpan, mengubah, dan menghapus data bidang yang pernah dimasukkan kedalam sistem .
Form informasi data surat masuk dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 9.
Data surat masuk Sumber: Data penelitian, 2020 Data Surat Keluar Form ini berfungsi sebagai informasi dari data surat keluar yang ada pada Disdukcapil tersebut .
Dalam form ini admin dapat menyimpan, mengubah, dan menghapus data bidang yang pernah dimasukkan kedalam sistem .
Form informasi data surat keluar dapat dilihat pada Gambar 10.
Gambar 10.
Data surat keluar Sumber: Data penelitian, 2020 Serambi Engineering.
Volume V.
No.
Juli 2020 hal 1201 - 1208 p-ISSN : 2528-3561 e-ISSN : 2541-1934 Halaman Data Cetak Agenda Surat Gambar 11.
Form input data agenda surat Sumber: Data penelitian, 2020 Laporan Data Agenda Surat Berikut adalah .
sistem agenda surat data laporan yang dihasilkan adalah data agenda surat, kode, asal surat, nomor surat, tanggal surat, tanggal diterima, paraf, dan keterangan.
Gambar 12.
Laporan data agenda surat Sumber: Data penelitian, 2020 Kesimpulan dan Saran Aplikasi yang diusulkan dapat membuat laporan secara cepat dan efisien sesuai dengan data yang ada, sehingga dapat memperoleh laporan dari setiap data tepat pada waktunya.
Dengan adanya aplikasi agenda surat pada Dinas Kependudukan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Besar maka akan mempermudah mengakses data laporan agenda surat dengan cepat, akurat dan efisien.
Aplikasi ini akan memudahkan pencarian data serta mengurangi hal yang selama ini memerlukan tenaga dan biaya yang besar.
Referensi