PENANGANAN PENYIMPANAN ARSIP NOTA DINAS
BERDASARKAN SISTEM KRONOLOGIS PADA BAGIAN
SEKRETARIAT DI TELEVISI REPUBLIK INDONESIA
Tuti Sulastri1.
Erlin Septia Fridasari2 Administrasi Bisnis.
Institut Digital Ekonomi LPKIA Jl.
Soekarno Hatta No.
456 Bandung tutis@lpkia.
id, 2septiaerlin13@gmail.
Abstrak Televisi Republik Indonesia (TVRI) merupakan stasiun televisi yang didirikan untuk menyebarkan informasi dan budaya lokal.
Pada instansi ini terdapat Bagian Sekretariat, yang memiliki lingkup kerja penyimpanan arsip, salah satunya Arsip nota dinas.
Hasil dalam penelitian ditemukan kegiatan penyimpanan arsip di Bagian Sekretariat.
Dimulai dari cara penyimpanan arsip sampai penemuan arsip kembali belum sepenuhnya terlaksana dengan baik.
Namun, permasalahan saat peneliti melihat penyimpanan dan penemuan arsip karena arsip disimpan dalam kotak dus, yang menyebabkan arsip tidak tertata dengan baik dan membutuhkan waktu lama untuk penemuan arsip kembali dan terkadang hilangnya fisik arsip serta kurangnya media penyimpanan arsip.
Hal baru dari analisis untuk mengatasi permasalahan tersebut diatas, maka penulis mengusulkan mengenai penyimpanan arsip menggunakan klasifikasi sistem kronologis.
Hal ini dilakukan untuk memudahkan penemuan arsip kembali supaya menjadi lebih cepat dan lebih baik dalam penemuan arsip kembali.
Kata kunci : Penyimpanan.
Penemuan kembali arsip, klasifikasi Pendahuluan Televisi Republik Indonesia (TVRI) mendirikan stasiun televisi daerah bernama TVRI untuk wilayah Provinsi Jawa Barat.
TVRI Jawa Barat didirikan pada tanggal 11 Maret 1987 dan diberi nama TVRI Bandung oleh Suardi Memet, yang saat itu adalah Gubenur Jawa Barat.
TVRI Bandung juga mengudara program berita derah khas TVRI selama 60 menit.
Setelah itu.
TVRI Stasiun Bandung berganti nama menjadi TVRI Stasiun Jawa Barat dan Banten.
Tujuan awal TVRI adalah untuk mengubah media yang terus menyebarkan seni dan budaya Jawa Barat kepada Untuk kelancaran operasional bisnis, struktur organisasi yang efektif dan efisien sangat penting.
Sekretariat adalah bagian dari struktur organisasi TVRI Stasiun Jawa Barat.
Untuk menjamin penyimpanan dan administrasi arsip yang lancar, bagian ini bertugas memainkan peran penting.
Bagian Sekretariat melakukan beberapa tugas dan fungsi utama, termasuk penginputan data kwitansi yang akurat dan sistematis untuk mencatat transaksi keuangan, mengelola disposisi, scan disposisi surat dan mengunggahnya ke sistem elektronik untuk memudahkan akses dan komunikasi antar bagian, dan mengelola arsip termasuk nota dinas.
Karena arsip adalah aset penting bagi organisasi, penting bagi mereka untuk disimpan dengan baik.
Arsip yang disimpan dengan baik tidak akan rusak, hilang, atau disalahgunakan.
sebagai bukti akuntabilitas, informasi, atau bahan penelitian.
Selain itu, penyimpanan yang efisien akan meningkatkan produktivitas dan menjadikan akses dan pencarian data lebih mudah.
Tata kelola yang baik dan terorganisir sangat penting untuk menjalankan roda organisasi.
termasuk dalam menjaga dokumen seperti nota dinas.
Menyimpan nota dinas dengan cara sistematis dan rapi membantu proses kerja dan menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi penting.
Seperti yang disebutkan sebelumnya, nota dinas, yang dibuat oleh pejabat di unit kerja, adalah dokumen dinas intern.
yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas, fungsi, dan tanggung jawab yang dipegang oleh posisi kedinasan, nota tugas dikirim ke anggotanya yang berbeda di unit organisasi yang relevan untuk mengirim pemberitahuan, laporan, pernyataan, permintaan, atau pendapat kepada pejabat lain (Srilaksmi,2.
Proses penanganan penyimpanan nota dinas di Televisi Republik Indonesia (TVRI ) Stasiun Jawa Barat pada Bagian Sekretariat : 1.
Nota dinas didistribusikan kepada Bagian Sekretariat melalui Bagian Tata Usaha.
mencatat nota dinas pada Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis P-ISSN 2303 - 1069
E-ISSN 2808 - 7410
http://jurnal.
id/index.
php/jdab/index lembar disposisi.
Nota dinas yang telah di disposisi diserahkan kepada Kepala Stasiun untuk diberikan Setelah diberikan instruksi dan ditandatangani oleh Kepala Stasiun, dokumen surat dan lembar disposisi dikembalikan kepada pegawai dan disimpan ke tempat penyimpanan arsip di dalam kotak dus.
Sistem penyimpanan kronologis merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali warkat yang didasarkan pada urutan waktu surat diterima atau dikirim, yang mencakup tahun, bulan, dan Keuntungan menggunakan sistem kronologis adalah mudah digunakan, instruksinya sederhana, dan cocok untuk klasifikasi menyeluruh.
Untuk penyimpanan, sistem ini cukup mudah digunakan.
Salah satu masalah yang sering terjadi pada bagian Sekretariat adalah penataan kearsipan di lingkungan TVRI Stasiun Jawa Barat yang masih menumpuk tanpa ada penyimpanan yang memadai, yang menyebabkan waktu pencarian yang lama atau hilangnya arsip secara fisik serta kurangnya media Berdasarkan latar belakang penulis diatas, permasalahan yang dirumuskan oleh penulis adalah sebagai berikut :
Apa saja sarana dan prasarana penunjang dalam penataan penyimpanan arsip nota dinas agar nota dinas tertata dengan baik pada Bagian Sekretariat di TVRI Stasiun Jawa Barat? Bagaimana penyimpanan dan penemuan kembali nota dinas yang baik berdasarkan sistem kronologis agar memudahkan petugas menemukan arsip nota dinas pada Bagian Sekretariat di TVRI Stasiun Jawa Barat? Bagaimana manfaat yang diperoleh dalam proses penanganan penyimpanan arsip nota dinas berdasarkan sistem kronologis pada Bagian Sekretariat di TVRI Stasiun Jawa Barat? Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka tujuan dari penelitian ini yaitu :
Untuk mengetahui sarana dan prasarana penunjang dalam penataan penyimpanan arsip nota dinas agar nota dinas tertata dengan baik pada Bagian Sekretariat di TVRI Stasiun Jawa Barat.
Memahami penyimpanan dan penemuan kembali arsip nota dinas akan berdasarkan sistem kronologis agar memudahkan petugas menemukan nota dinas pada Bagian Sekretariat di TVRI Stasiun Jawa Barat.
Untuk mengetahui manfaat yang diperoleh dalam proses penanganan penyimpanan arsip nota dinas berdasarkan sistem kronologis pada Bagian Sekretariat di TVRI Stasiun Jawa Barat.
Metode Penelitian Metode yang digunakan adalah berbentuk deskriptif analisis karena data yang dikumpulkan berbentuk uraian .
mengenai kegiatan subyek yang diteliti.
Penelitian ini dilakukan di Televisi Republik Indonesia (TVRI) khususnya pada Bagian Sekretariat dengan sebaran objek penelitian berupa penyimpanan arsip nota dinas dengan teknik sebagai berikut :
Pengamatan Penanganan Penyimpanan Arsip Nota Dinas Berdasarkan Sistem Kronologis pada Bagian Sekretariat di Televisi Republik Indonesia (TVRI) Stasiun Jawa Barat.
Melakukan wawancara dengan pegawai di tempat penelitian, yaitu dengan Ibu Farsya Qaris Gasshani S.
Pd sebagai Staff Bagian Sekretariat di Televisi Republik Indonesia (TVRI) Stasiun Jawa Barat.
Mempelajari dokumen Ae dokumen yang ada di tempat penelitian yang berhubungan dengan penyimpanan arsip nota dinas adalah dokumen nota dinas.
Mempelajaro buku Ae buku sebagai referensi, berjudul Au Kearsipan Program Keahlian Manajemen PerkantoranAy dengan nama pengarangnya Pramono D.
Kajian Pustaka 1 Pengertian Sarana dan Prasarana Kearsipan Menurut Moenir .
3 ), dalam jurnal yang dikutip oleh Yuliaty.
Maryadi.
, & Said.
Sarana didefinisikan sebagai Ausegala jenis peralatan, perlengkapan kerja, dan fasilitas yang berfungsi sebagai alat utama/pembantu dalam pelaksanaan pekerjaan, dan juga dalam rangka kepentingan yang sedang berhubungan dengan organisasi kerjaAy.
Prasarana adalah seperangkat alat yang digunakan dalam suatu proses kegiatan baik sebagai peralatan utama maupun peralatan pembantu, yang keduanya berfungsi untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai.
dalam (Yuliaty et al.
, 2.
2 Pengertian penataan Penataan mengacu pada istilah proses, cara, pengaturan, dan penyusunan, penataan dimaksudkan untuk mengatur atau menyusun arsip inaktif dengan (Pakaenoni, 2.
3 Pengertian Arsip
Arsip dapat didefinisikan sebagai setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang memiliki makna dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas,kertas film
Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis P-ISSN 2303 - 1069
E-ISSN 2808 - 7410
http://jurnal.
id/index.
php/jdab/index .
eperti slide, mikrofilm stri.
, media komputer, fotocopy, dan kertas lainnya.
(Fathurrochman et al.
4 Fungsi Arsip Menurut Suhendi et al.
, pengelolaan arsip adalah bagian penting dari organisasi maupun perusahaan karena arsip membantu perencanaan, kontrol, bukti dan pengingat, serta untuk kepentingan umum dan ekonomi.
dalam (Mulyapradana et al.
5 Pengertian Penyimpanan Arsip Menurut Amsyah,.
, menyimpan data arsip adalah metode untuk mempermudah penyimpanan warkat serta mudah menemukannya saat diperlukan.
(Mery Sulianty H.
Sitanggang, 2.
6 Pengertian Nota Dinas Nota dinas adalah korespondensi dinas internal permintaan, komunikasi, pendapat, atau penyampaian barang atau dokumen dinas diberikan kepada pejabat setingkat, atasan, atau bawahan.
(Sri Wahyuni S.
7 Pengertian Penemuan kembali Arsip Menurut Muhidin et al.
, .
, dalam jurnal yang dikutip oleh (Jamilah & Pahlevi, 2.
, penemuan kembali arsip adalah proses menemukan kembali dokumen yang diperlukan untuk melakukan tugas organisasi.
8 Pengertian Sistem Kronologis Sistem kronologis adalah penyimpanan arsip kronologis didasarkan pada tanggal surat atau tanggal penerimaan surat.
(Rusdiana, 2.
Direktur perusahaan untuk mengambil kembali surat .
Surat dan lembar disposisi diupload ke Google drive dan didistribusikan ke bagian atau bidang yang dimaksud.
Bidang atau bagian yang menerima surat atau tugas dari Direktur Perusahaan segera melaksanakannya sesuai dengan perintah atau instruksi yang diberikan.
Sementara itu, dokumen surat dan lembar disposisi dikembalikan kepada Sekretaris dan disimpan menurut berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun saat surat diterima.
Hasil Penelitian 1 Gambaran Sarana Dan Prasarana Penunjang Penyimpanan Arsip Nota Dinas Berdasarkan penelitian dapat di analisis mengenai sarana dan prasarana penunjang penyimpanan arsip menurut teori (Yuliaty et al.
, sarana didefinisikan sebagai Ausegala jenis peralatan, perlengkapan kerja, dan fasilitas yang berfungsi sebagai alat utama/pembantu dalam pelaksanaan pekerjaan, dan juga dalam rangka kepentingan yang sedang berhubungan dengan organisasi kerjaAy.
Prasarana adalah seperangkat alat yang digunakan dalam suatu proses kegiatan baik sebagai peralatan utama maupun peralatan pembantu, yang keduanya berfungsi untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai.
Sehingga dapat dilihat dari Fakta yang terjadi saat penelitian sarana prasarana penunjang penyimpanan arsip pada Bagian Sekretariat menggunakan kotak dus, map folder, paper clip, binder clip.
hal ini dapat dikatakan bahwa sarana dan prasarana penunjang penyimpanan Arsip di Bagian Sekretariat di TVRI Stasiun Jawa Barat berjalan cukup baik.
Oleh karena itu, penulis memberi usulan kepada pihak instansi mengenai sarana dan prasarana yang digunakan untuk penyimpanan arsip nota dinas pada Bagian Sekretariat menggunakan guide, map gantung dan filling tray.
9 Manfaat Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan arsip membantu petugas kearsipan dalam proses penemuan kembali arsip, arsip disimpan secara aman, terjaga, terpelihara, terlindungi dan mudah diakses sebagai data apabila (Chaerunnisa, 2.
10 Proses/Penanganan Arsip nota dinas berdasarkan sistem kronologis .
Semua surat yang masuk ke Bagian Sekretaris dicatat di buku agenda dan dilampirkan pada lembar disposisi, lembar disposisi memuat perintah atau petunjuk tentang apa yang harus dilakukan setelah menerima surat.
Surat dan lembar disposisi diserahkan kepada Direktur Perusahaan oleh Sekretaris.
Setelah membaca surat dan lembar disposisi.
Direktur Perusahaan memberikan perintah kepada bagian atau bidang yang terkait, yang dicatat pada lembar disposisi.
Sekretaris dihubungi oleh map gantung filling tray Gambar 1: Sarana dan Prasarana untuk penyimpanan 2 Gambaran penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip/Nota Dinas system kronologis Berdasarkan penelitian dapat di analisis menurut (Kearsipan Program Keahlian Manajemen Perkantoran.
Pengertian Arsip Oleh Drs Joko Pramono .
Pdf, n.
) tentang penyimpanan Arsip ( Nota dina.
bahwa sistem penyimpanan arsip juga dikenal sebagai sistem penyusunan, adalah proses menyimpan dokumen, warkat, dan arsip di Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis http://jurnal.
id/index.
php/jdab/index lokasi tertentu sehingga dapat ditemukan dengan cepat jika diperlukan.
Sedangkan melihat dari hasil penelitian yang telah diteliti oleh penulis bahwa penyimpanan arsip/ nota dinas pada Bagian Sekretariat TVRI, belum memenuhi persyaratan penyimpanan arsip yang baik, karena dokumen yang diterima disimpan di dalam kotak dus, hal ini dapat dikatakan belum baik.
Oleh karena itu, penulis menyarankan kepada pihak instansi untuk menyimpan arsip/nota dinas yaitu dokumen arsip yang disusun berdasarkan sistem kronologis berdasarkan tahun, bulan dan tanggal Berdasarkan penelitian dapat di analisis menurut (Nuha, 2.
, penemuan kembali arsip adalah proses menemukan arsip yang disimpan sesuai dengan sistem dan kelompok yang telah di Hal Ae hal berikut harus diperhatikan agar penemuan kembali arsip dapat dilakukan secara cepat dan tepat adalah sebagai berikut .
Penyimpanan arsip yang sesuai dengan kebutuhan pegawai .
Peralatan yang mendukung sistem penemuan kembali arsip.
Petugas kearsipan harus memiliki sumber daya manusia yang baik, yang berarti mereka harus cepat, tekun , dan dapat menangkap data dengan cepat.
Sedangkan melihat dari temuan penelitian yang dilakukan oleh penulis bahwa penemuan kembali arsip mengalami kendala yaitu saat pegawai membutuhkan dokumen arsip nota dinas ternyata tidak ditemukan dengan cepat dan tepat.
penumpukan dokumen di dalam kotak dus sehingga menyebabkan dokumen tidak tertata.
Dari hasil penelitian yang telah diteliti oleh penulis penemuan kembali Arsip Nota Dinas berdasarkan sistem kronologis pada Bagian Sekretariat di TVRI Jawa Barat belum berjalan dengan baik.
Oleh karena itu, penulis memberi usulan kepada pihak instansi terkait penemuan kembali arsip bahwa pegawai yang bertanggung jawab harus lebih berhati Ae hati menyimpan arsip/ nota dinas karena tidak jarang dokumen yang dicari tidak sesuai atau lama ditemukan.
Berikut ini cara penemuan kembali Temukan folder tahun yang sesuai .
isalnya tahun 2.
, .
Di dalam folder tahun, temukan folder bulan yang sesuai .
isalnya bulan Januar.
, .
Di dalam folder bulan, cari arsip dengan tanggal .
isalnya tanggal 5 Januari 2.
Gambar 2 Contoh penemuan kembali arsip
P-ISSN 2303 - 1069
E-ISSN 2808 - 7410
3 Gambaran Manfaat Proses Penanganan Penyimpanan arsip nota dinas berdasarkan sistem kronologis Berdasarkan penelitian dapat di analisis mengenai Manfaat proses penanganan penyimpanan arsip nota dinas berdasarkan sistem kronologis menurut (Chaerunnisa, 2.
, sistem penyimpanan arsip membantu petugas kearsipan dalam proses penemuan kembali arsip, arsip disimpan secara aman, terjaga, terpelihara, terlindungi dan mudah diakses sebagai data apabila dibutuhkan.
Sedangkan melihat dari temuan penelitian yang dilakukan oleh penulis belum dilakukan penyimpanan secara kronologis, oleh karena itu pegawai belum merasakan manfaat dari proses arsip/nota berdasarkan sistem kronologis pada Bagian Sekretariat, sehingga dalam hal manfaat dari proses penanganan penyimpanan arsip nota dinas berdasarkan sistem kronologis masih kurang baik.
Oleh karena itu, penulis memberi usulan kepada pihak instansi sebaiknya dalam menggunakan penyimpanan arsip lakukan dengan sistem kronologis agar dapat mempermudah pegawai dalam menemukan dokumen secara cepat dan tepat.
Selain itu manfaat yang lainnya diantaranya : .
Menghemat tempat penyimpanan dan menjaga kerahasiaan.
Mempermudah pencarian arsip, di temukan dengan cepat dan tepat.
Menghemat waktu dan tenaga.
Dapat dilakukan penyusutan.
Menjaga arsip-arsip penting dan terselamatkannya arsip sebagai memori dan bukti sejarah.
Sebagai contoh sebuah rak atau filing cabinet yang dibagi menjadi beberapa kompartemen atau laci.
Setiap kompartemen atau laci diberi label dengan tahun, bulan, atau tanggal Arsip-arsip kemudian ditempatkan di dalam kompartemen atau laci yang sesuai dengan tanggal yang tertera pada arsip tersebut.
Gambar 3: Penyimpanan sistem Kronologis Simpulan dan Saran 1 Simpulan Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan dengan menggunakan teknik observasi, wawancara, dan studi dokumenter, diantaranya sebagai berikut :
Pada Bagian Sekretariat belum memiliki sarana dan prasarana yang memadai untuk membantu menyimpan arsip nota dinas.
Penggunaan kotak
dus, map folder, paper clip, binder clip tidak memenuhi standar mengelola dokumen dengan Hal ini dapat dikatakan berjalan cukup Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis P-ISSN 2303 - 1069
E-ISSN 2808 - 7410
http://jurnal.
id/index.
php/jdab/index Penyimpanan dan penemuan kembali arsip nota dinas berdasarkan sistem kronologis .
Penyimpanan arsip nota dinas berdasarkan sistem kronologis Dengan menerapkan sistem penyimpanan arsip yang tepat untuk suatu Instansi, akan lebih mudah untuk menemukan dokumen dengan cepat dan mudah dari hasil pengamatan bahwa penyimpanan arsip pada persyaratan penyimpanan arsip yang baik, karena dokumen yang diterima disimpan di dalam kotak dus, hal ini dapat dikatakan belum berjalan dengan baik.
Penemuan kembali arsip nota dinas berdasarkan sistem kronologis Penemuan kembali arsip membutuhkan waktu yang lebih cepat, rata - rata 2 hingga 3 menit.
Sehubungan dengan penyimpanan yang tidak teratur yaitu menumpuk dalam kotak dus, maka yang terjadi penemuan kembali arsip membutuhkan waktu yang lebih lama, hal ini dapat dikatakan belum berjalan dengan baik.
Manfaat penanganan penyimpanan arsip nota dinas berdasarkan sistem kronologis Penanganan penyimpanan arsip menggunakan sistem kronologis belum sepenuhnya dirasakan 2 Saran Sesuai dengan kesimpulan yang disampaikan, penulis memiliki saran Ae saran sebagai berikut :
Sarana dan prasarana Gambaran sarana dan prasarana pada Bagian Sekretariat belum berjalan dengan baik.
Namun, memperhatikan sarana dan prasarana yang baik, seperti menggunakan filling tray untuk menyimpan arsip nota dinas yang sedang digunakan agar lebih mudah diakses dan mencegah arsip menumpuk.
Penyimpanan dan penemuan kembali arsip
menggunakan sistem kronologis DAFTAR PUSTAKA