PENERAPAN MANAJEMEN DI PERPUSTAKAAN MAHASISWA
TEKNOLOGI PANGAN (PMTP) UNIVERSITAS PASUNDAN
Eliza Viandrayani Aziz Program Studi Administrasi Bisnis.
Institut Digital Ekonomi (IDE) LPKIA Jl.
Soekarno Hatta no.
Bandung Ae Jawa Barat eliza@lpkia.
Abstrak Pengelola perpustakaan sebuah perguruan tinggi memerlukan dukungan manajemen yang memadai untuk dapat memenuhi kebutuhan warga kampus.
Perpustakaan Mahasiswa Teknologi Pangan (PMTP) merupakan perpustakaan jurusan Teknologi Pangan.
Fakultas Teknik Universitas Pasundan, yang terdiri atas tiga divisi, yaitu RTP (Rumah Tangga Perpustakaa.
KESMA (Kesejahteraan Mahasisw.
, dan INFOKOM (Informasi dan Komunukas.
Dengan adanya perencanaan kegiatan yang matang, pengorganisasian SDM yang sesuai, pelaksanaan kegiatan yang memenuhi target yang telah ditetapkan, dan pengendalian yang menjamin tercapainya visi, misi, dan tujuan, maka penerapan manajemen di PMTP akan terlaksana dengan baik.
Kata kunci : Perpustakaan.
Manajemen.
Perencanaan.
Organisasi.
Pelaksanaan.
Pengendalian Pendahuluan pengelola dapat memberikan berkualitas dan inovatif.
Perpustakaan merupakan salah satu fasilitas penting yang harus ada dalam kegiatan akademik.
Institusi pendidikan tinggi dituntut untuk menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing di era Dalam mencapai tujuan tersebut, ketersediaan sumber daya informasi yang relevan dan terkini menjadi sangat krusial.
Hal tersebut harus didukung dengan adanya manajemen yang baik dalam operasional perpustakaan, sehingga berbagai kendala dapat ditangani dengan baik.
Perpustakaan Mahasiswa Teknologi Pangan (PMTP) merupakan perpustakaan jurusan Teknologi Pangan.
Fakultas Teknik Universitas Pasundan.
PMTP ditangani oleh para mahasiswa Teknologi Pangan (TP) yang dipilih melalui proses rekrutmen.
Manajemen yang efektif pada perpustakaan merupakan kunci untuk mencapai efisiensi dan efektivitas dalam pelayanan.
Dengan manajemen yang baik, seluruh sumber daya yang ada .
umber daya manusia, koleksi bahan pustaka, dan lain-lai.
, dapat dioptimalkan untuk memenuhi kebutuhan Hal ini akan berdampak positif pada kualitas layanan yang diberikan, sehingga dapat meningkatkan produktivitas civitas akademika dan mendukung pencapaian tujuan pembelajaran.
RTP merupakan divisi yang menyediakan kebutuhan dan pengadaan pembukuan PMTP, juga perpustakaan secara keseluruhan.
Pengelola perpustakaan memerlukan dukungan manajemen yang baik untuk dapat mengembangkan kompetensi dan profesionalismenya.
Manajemen yang efektif dapat menyediakan pelatihan dan pengembangan yang berkelanjutan, sehingga PMTP terdiri atas tiga divisi, yaitu RTP (Rumah Tangga Perpustakaa.
KESMA (Kesejahteraan Mahasisw.
, dan INFOKOM (Informasi dan Komunukas.
KESMA adalah divisi penunjang kebutuhan bagi mahasiswa Teknologi Pangan, seperti kebutuhan praktikum dan kelengkapan kuliah.
INFOKOM merupakan divisi penyalur informasi yang bersifat keilmuan teknologi pangan bagi mahasiswa TP.
Di bawah ini terdapat struktur organisasi
Perpustakaan Mahasiswa Teknologi Pangan (PMTP) Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis P-ISSN 2303 - 1069
E-ISSN 2808 - 7410
https://jurnal.
id/index.
php/jdab/index Tinjauan Pustaka Perpustakaan adalah kumpulan sumber daya dalam berbagai format yang diatur oleh para profesional informasi atau ahli lainnya, yang menyediakan akses fisik, digital, bibliografi, dan lain-lain.
Perpustakaan menawarkan layanan dan program yang ditargetkan dengan misi mendidik, menginformasikan, atau menghibur berbagai audiens.
Layanan-layanan tersebut bertujuan untuk merangsang pembelajaran individu dan memajukan masyarakat secara keseluruhan (Eberhart, 2.
Menurut Online Dictionary of Library and Information Science (ODLIS), perpustakaan merupakan kumpulan atau kelompok kumpulan buku dan/atau bahan cetak atau non-cetak lainnya yang diorganisir dan dipelihara untuk digunakan .
alam kegiatan membaca, berkonsultasi, belajar, meneliti, dan lain-lai.
Perpustakaan dikelola oleh pustakawan dan personel lainnya yang terlatih untuk menyediakan layanan guna memenuhi kebutuhan pengguna (Reitz.
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unit pelaksana teknis yang memiliki fungsi strategis dalam mendukung pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi.
Melalui penyediaan akses terhadap informasi yang relevan dan berkualitas, perpustakaan berkontribusi pada pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta peningkatan kualitas sumber daya manusia (Rahmat Fadhli, 2.
Manajemen pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan terlebih dahulu.
Dalam makna yang lebih luas, manajemen adalah suatu proses pengaturan dan pemanfaatan sumber daya yang dimiliki organisasi melalui kerjasama para anggota untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
(Ali Sadikin, 2.
Dari definisi manajemen di atas, dapat dirinci sebagai A Perencanaan adalah langkah awal untuk menentukan arah dan strategi yang akan diambil dalam mencapai tujuan yang telah A Organisasi adalah kumpulan individu yang bersatu untuk mencapai tujuan bersama.
Struktur bagaimana tugas dan tanggung jawab dibagi dan dikoordinasikan dalam mencapai tujuan A Actuating adalah proses memotivasi dan mengarahkan anggota organisasi untuk bekerja sama mencapai tujuan yang telah A Controlling adalah proses pemantauan dan evaluasi untuk memastikan bahwa kegiatan organisasi berjalan sesuai rencana.
Merodologi Penelitian Metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif, dengan langkah-langkah sebagai berikut :
Wawancara Ketua Umum.
Bendahara Umum.
Sekretaris Umum, dan para Koordinator Divisi.
Pengumpulan data dengan mempelajari dokumen-dokumen PMTP Pengumpulan pendukung, dengan mempelajari berbagai referensi seperti buku, jurnal, dan sumber Analisis dilakukan berdasarkan sejumlah referensi berupa buku-buku dan jurnaljurnal.
Visi dan Misi PMTP Visi:
Menjadikan PMTP sebagai wadah mahasiswa untuk mempermudah segala kebutuhan penunjang perkuliahan dan praktikum serta memajukan dan memberikan situasi kondusif dan bersahabat dilingkungan PMTP.
Misi:
Memberikan sarana dan wadah bagi mahasiswa teknologi pangan untuk perkuliahan, praktikum, dan akses informasi buku perkuliahan.
Memberi kenyamanan bagi mahasiswa teknologi pangan dengan mempermudah akses seluruh fasilitas yang ada di PMTP.
Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis P-ISSN 2303 - 1069
E-ISSN 2808 - 7410
https://jurnal.
id/index.
php/jdab/index Kegiatan Divisi 1 Divisi RTP (Rumah Tangga Perpustakaa.
Kegiatan Divisi RTP adalah sebagai berikut :
Pembaruan :
A Pembaruan SOP (Standard Operating Procedur.
peminjaman dan pengembalian A Pembaruan laporan Kerja Praktek / Tugas Akhir A Pembaruan buku umum .
uku referens.
Pendataan :
Melakukan berbagai pendataan buku / laporan sehingga memudahkan dalam pencarian :
A Pendataan laporan Kerja Praktek (KP) dan Tugas Akhir (TA) ke dalam software A Pendataan buku umum .
aik yang baru atau lam.
dan buku masuk ke dalam software A Pembuatan dan pemberian label untuk laporan KP / TA dan buku umum A Pendataan pengembalian buku A Pendataan jumlah dana denda dan keuangan RTP A Pembuatan kartu anggota dan jasa print.
Pembukuan :
Pembukuan dilakukan menggunakan komputer .
, untuk mempermudah penyusunan buku / laporan / artikel / jurnal secara rinci.
Pengadaan Barang :
Dilakukan untuk menunjang fasilitas PMTP serta memberikan kenyamanan bagi pengunjung.
A Pembelian alat kebersihan A Pembersihan alat-alat dan fasilitas RTP A Pencetakan kartu anggota dan lembar buku A Pembelian rak buku A Pembelian kebutuhan PMTP lainnya Layanan Umum :
Perawatan fasilitas PMTP secara keseluruhan guna menunjang kesejahteraan bagi pengurus dan A Perawatan komputer dan printer A Laundry alat shalat 2 Divisi KESMA (Kesejahteraan Mahasisw.
Pengadaan seragam pengurus PMTP A Mendata nama.
NRP, dan ukuran pengurus yang membutuhkan seragam A Menghubungi pihak yang membuat seragam untuk pemesanan A Mengurus pengambilan seragam Penyediaan sampul praktikum :
Pembelian sampul dilakukan menjelang responsi Menghubungi kontak laboratorium untuk informasi sebelum pembelian Pembelian dilakukan Pencatatan biaya dan jumlah barang per Penyediaan buku praktikum :
Melakukan pre order (PO) sesuai dengan kebutuhan Penyediaan makanan kecil / snack untuk jajanan dalam PMTP :
Pembelian dan pencatatan Bendahara KESMA A Pencatatan dana keluar masuk KESMA A Pelaporan catatan keuangan per 3 bulan sekali kepada Bendahara Umum PMTP Divisi Komunukas.
INFOKOM (Informasi Kegiatan Divisi INFOKOM adalah sebagai berikut :
Pembuatan konten untuk media sosial.
List materi konten :
A Istilah Pangan A Mitos dan Fakta A Review buku A Kuis / funfact .
ada Insta-stor.
SG (Snapgra.
& DM (Direct Messag.
Instagram A Dokumentasi acara A Repost feed A Standby DM Majalah Dinding (Madin.
: Materi Mading diganti sebulan sekali Dokumentasi kegiatan : Dokumentasi kegiatan / acara seperti rapat dll, dan di-upload ke Insta-Story Kegiatan Divisi KESMA adalah sebagai berikut :
Penerapan Manajemen di PMTP Penyediaan alat-alat praktikum :
Pembelian alat-alat praktikum dilakukan apabila praktikum akan dimulai / ketika stok dalam PMTP sudah habis.
1 Perencanaan (Plannin.
Pada umumnya suatu perencanaan berisikan enam unsur pokok, yaitu what .
, why .
, where .
i man.
, when .
, who .
, dan how .
(Ali Sadikin, 2.
Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis P-ISSN 2303 - 1069
E-ISSN 2808 - 7410
https://jurnal.
id/index.
php/jdab/index What .
: berhubungan dengan tujuan kegiatan yang direncanakan.
Secara umum tujuan sebuah perpustakaan di perguruan tinggi adalah untuk mendukung Tri Dharma Perguruan Tinggi .
endidikan, penelitian, dan pengabdian masyaraka.
dengan menyediakan akses yang mudah dan cepat terhadap informasi yang relevan.
Sedangkan tujuan khusus, disesuaikan dengan kepentingan para pengguna perpustakaan tersebut.
Dalam hal AuWhatAy ini, tujuan khusus PMTP dapat dibagi berdasarkan divisi-divisi yang ada :
A Divisi RTP (Rumah Tangga Perpustakaa.
yang bertujuan agar kinerja perpustakaan selalu berjalan dengan baik.
Salah satu tugas RTP adalah pembaruan koleksi buku dan laporan Kerja Praktek (KP) / Tugas Akhir (TA).
Untuk buku-buku baru, sebagian datang dari pihak jurusan Teknologi Pangan, dan sebagian lagi datang dari sumbangan mahasiswa-mahasiswi yang baru saja lulus Sedangkan untuk laporan KP dan TA, koleksi yang ada akan disingkirkan kalau tahun keluar laporan sudah lebih dari lima tahun.
Pembaruan koleksi juga termasuk penanganan website yang tergolong masih dalam proses pengunggahan .
Sampai sejauh ini, alamat website PMTP https://pmtp.
online/ masih belum bisa digunakan mahasiswa TP.
A Divisi KESMA (Kesejahteraan Mahasisw.
yang bertujuan agar semua mahasiswa Teknologi Pangan mendapatkan kebutuhan praktikum dan kelengkapan kuliah.
Dalam hal ini divisi KESMA berhubungan dengan beberapa pihak luar PMTP seperti para asisten laboratorium untuk kesepakatan peralatan dan buku prakrikum.
Juga memiliki kontak dengan pihak luar kampus, yaitu tempat-tempat pembelian segala peralatan yang dibutuhkan A Divisi
INFOKOM
(Informasi Komunukas.
mahasiswa TP selalu mendapatkan informasi yang memadai.
Divisi ini berkaitan dengan media sosial Instagram @pmtpunpas yang selalu diperbarui.
Why .
: adalah perencanaan yang berkaitan dengan alasan dan manfaat keberadaan PMTP.
Alasan: perpustakaan berperan sebagai jantung akademik yang menyediakan berbagai macam literasi, dan juga menyediakan berbagai kebutuhan bagi para mahasiswa.
Where .
i man.
: merupakan perencanaan lokasi dan ruang lingkup kegiatan.
Dalam hal ini PMTP memiliki lokasi fisik .
erpustakaan dengan segala macam fasilitasnya, tempat kegiatan sehari-hari berlangsun.
dan juga lokasi maya .
ertemuan atau rapat terkadang dilakukan melalui Zoom Meeting dan Whatsap.
When .
: perencanaan waktu pelaksanaan kegiatan, berhubungan dengan kalender kegiatan dan jangka waktu masing-masing kegiatan.
Who .
: adalah perencanaan para anggota yang akan melaksanakan kegiatan berdasarkan jabatan dan deskripsi pekerjaannya masing-masing.
Masa jabatan kepemimpinan PMTP berlaku selama satu tahun.
Penggantian jabatan dilakukan setiap bulan November.
AuWhoAy juga berkaitan dengan siapa saja yang terkait dengan kegiatan-kegiatan tersebut, seperti para dosen, mahasiswa, asisten laboratorium, staf kampus, dan pihak-pihak eksternal yang terkait.
How .
: berhubungan dengan cara pelaksanaan kegiatan yang direncanakan.
Seperti cara komunikasi antar anggota yang ada di divisi yang sama, cara penyusunan katalog buku atau laporan Kerja Praktek / Tugas Akhir, langkah demi langkah dalam kegiatan, dan lain-lain.
Tugas yang harus dilakukan secara bersama adalah piket harian di PMTP.
Setiap hari kerja.
Senin sampai dengan Jumat harus ada anggota yang berjaga di PMTP, sekitar 5 Ae 6 orang untuk melayani kebutuhan pengguna.
2 Organisasi (Organizin.
Organisasi berhubungan dengan struktur organisasi, pembagian tugas bagi masing-masing anggota, dan gambaran keterkaitan antar tugas-tugas yang dilakukan pada bagian atau divisi yang berbeda.
Penjelasan mengenai semua ini sudah ada di bagan Struktur Organisasi (Bagian 1.
Pendahulua.
dan kegiatan masing-masing divisi (Bagian 5.
Kegiatan Divis.
3 Pelaksanaan (Actuatin.
Tahapan ini merupakan pelaksanaan atau tindakan nyata dari rencana yang telah disusun sebelumnya.
Beberapa aspek penting dalam pelaksanaa kegiatan PMTP antara lain:
A Pemberian perintah atau instruksi yang jelas kepada staf .
omunikasi dari atas ke bawah, sesuai Struktur Organisas.
tentang apa yang harus dilakukan, kapan, dan bagaimana A Koordinasi yang baik, agar semua kegiatan berjalan selaras dan saling mendukung.
A Pemberian motivasi untuk menumbuhkan semangat kerja dan dedikasi pada seluruh staf PMTP A Komunikasi yang efektif antara pimpinan, staf, dan pengguna PMTP.
Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis P-ISSN 2303 - 1069
E-ISSN 2808 - 7410
https://jurnal.
id/index.
php/jdab/index A Melakukan pengawasan / supervisi terhadap pelaksanaan kegiatan untuk memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai rencana.
4 Pengendalian (Controllin.
Tahapan yang dapat ditempuh dalam pengendalian adalah sebagai berikut (Siregar, 2.
A Menetapkan standar: target yang harus dicapai oleh anggota dan digunakan sebagai kriteria untuk mengukur dan mengevaluasi Standar dan target tentu saja harus ditentukan di bagian Perencanaan.
A Pengukuran kinerja: dilakukan dengan menetapkan kriteria atau tolak ukur A Membandingkan kinerja dengan standar:
dilakukan untuk mendeteksi terjadinya penyimpangan dalam melakukan pekerjaan.
Kalau pun terjadi penyimpangan, maka harus dicari penyebabnya A Tindakan koreksi atau perbaikan: dilakukan setelah penyimpangan beserta alasan terjadinya penyimpangan diketahui.
PMTP melakukan pengendalian dengan pertemuan / rapat yang dilakukan sekali dalam satu bulan, dengan bahasan evaluasi kegiatan, permasalahan selama satu bulan ke belakang, solusi dan perbaikan yang akan dilakukan ke depannya.
Kesimpulan PMTP telah memiliki kerangka kerja yang cukup baik dalam menjalankan organisasi sesuai dengan pengendalian pada setiap aspek aktivitasnya.
Unsur-unsur kunci pada penerapan manajemen di PMTP adalah :
Fokus pada Tri Dharma Perguruan Tinggi:
PMTP secara jelas mengacu pada Tri Dharma Perguruan Tinggi sebagai landasan utama dalam menjalankan kegiatannya Struktur Organisasi yang jelas: Pembagian tugas dan tanggung jawab yang terstruktur dalam divisi-divisi (RTP.
KESMA, dan INFOKOM) menunjukkan adanya upaya untuk mengoptimalkan kinerja setiap Penekanan Baik komunikasi internal .
ntar anggota PMTP) .
engan mahasiswa, dan pihak lua.
dianggap penting untuk kelancaran kegiatan.
Evaluasi berkala: Adanya mekanisme evaluasi yang dilakukan secara berkala menunjukkan komitmen PMTP untuk terus meningkatkan kualitas layanan.
Pemanfaatan teknologi: Memanfaatkan teknologi informasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas layanan, serta memperluas jangkauan layanan.
Dengan melakukan langkah-langkah di atas.
PMTP dapat semakin berperan aktif dalam mendukung kegiatan akademik dan menjadi pusat informasi yang dinamis dan relevan bagi mahasiswa Teknologi Pangan.
DAFTAR PUSTAKA