VOLUME 2 NUMBER 3.
NOVEMBER 2024
UNIVERSITAS AMIKOM YOGYAKARTA.
INDONESIA
SWAGATI: Journal of Community Service Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/swagati P-ISSN 2986-7940 | E-ISSN 2986-7339 Implementasi Sistem ERP Modul Pos Dan Manajemen Karyawan di KB/TK Alfath Malang Meyti Eka Apriyani1.
Elok Nur Hamdana2.
Unggul Pamenang3.
Agung Nugroho Pramudhita4.
Deddy Kusbianto Purwoko Aji5.
Vit Zuraida6 1,2,3,4,5,6Politeknik Negeri Malang.
Soekarno Hatta.
Malang.
Indonesia Keywords:
Management Employee Modul Point of Sales Article history:
Received 23 September 2024 Revised 07 October 2024 Accepted 23 October 2024 Published 11 November 2024 Kata Kunci:
Manajemen Modul Employee Point of Sales ABSTRACT This community service was conducted to address various issues faced by TK Alfath, particularly regarding the need for a Point of Sale (POS) system and an employee module for better administrative management.
Through this program, assistance was provided to the teachers of KB/TK Alfath, who are the key process holders, while also developing and effectively implementing the POS system and the employee module.
The integration between the POS system and the employee module has been successfully implemented, facilitating inventory management, order processing, and human resource The result of this integration is the creation of an integrated system that allows for more accurate monitoring of product orders and more efficient employee management.
This program successfully enhanced the quality of management and operational efficiency of the school.
The positive impact of this program is evident in the improved quality of education at TK Alfath and the resolution of various administrative issues that were previously ABSTRAK Pengabdian masyarakat ini dilaksanakan untuk mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi oleh TK Alfath, khususnya dalam hal kebutuhan akan sistem Point of Sale (POS) dan modul employee untuk manajemen administrasi yang lebih baik.
Melalui program ini, dilakukan pendampingan kepada guru KB/TK Alfath selaku pemegang proses kegiatan.
Selain itu, program ini juga mengembangkan dan implementasi sistem POS serta modul employee.
Integrasi antara POS dan Employee memiliki potensi besar untuk memudahkan pengelolaan persediaan, pemesanan barang, dan manajemen sumber daya manusia.
Integrasi antara POS dan Employee akan menciptakan sistem yang terpadu, memungkinkan pemantauan yang lebih akurat terhadap pemesanan produk yang dibutuhkan dan manajemen karyawan yang lebih efisien.
Tujuan dari program ini adalah untuk meningkatkan kualitas manajemen serta meningkatkan efisiensi operasional sekolah.
Hasil dari program ini diharapkan dapat memberikan kontribusi positif terhadap peningkatan kualitas pendidikan di TK Alfath serta membantu dalam mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi.
*Corresponding author: meytieka@polinema.
Peer review under responsibility of Lembaga Penelitian & Pengabdian Masyarakat Univ.
Amikom Yogyakarta.
A 2024 Hosting by Universitas Amikom Yogyakarta.
All rights reserved.
http://dx.
org/10.
24076/swagati.
VOL.
NO.
NOVEMBER 2024 | PAGE 56
SWAGATI: JOURNAL OF COMMUNITY SERVICE Ae VOL.
NO.
NOVEMBER 2024
Pendahuluan Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD) berperan penting dalam membentuk dasar perkembangan anak-anak sejak dini.
Lembaga PAUD, seperti Taman Kanak-Kanak (TK), memiliki tanggung jawab tidak hanya untuk memberikan pendidikan yang bermutu tetapi juga untuk mengelola operasional harian dengan efisien.
Salah satu aspek penting untuk menjaga efisiensi operasional adalah pengelolaan persediaan .
dan data karyawan.
TK Alfath, sebagai salah satu lembaga pendidikan anak usia dini, memiliki peran penting dalam pengembangan potensi anak-anak di lingkungan Namun, seperti banyak lembaga pendidikan lainnya.
TK Alfath juga menghadapi berbagai tantangan dalam Beberapa permasalahan yang ditemui di lapangan meliputi keterbatasan sumber daya, baik dari segi tenaga pengajar yang kompeten maupun fasilitas pendukung pembelajaran yang memadai.
Selain itu, masih terdapat beberapa kekurangan dalam pengelolaan management karyawan serta manajemen kegiatan point of sales.
Salah satu aspek penting dalam menjaga efisiensi operasional adalah manajemen keuangan.
POS dan data TK Alfath adalah salah satu TK yang bertujuan untuk memberikan pendidikan berkualitas bagi anak-anak usia dini.
Dalam upaya untuk meningkatkan kualitas layanan dan efisiensi operasional.
TK Alfath ingin mengatasi dua permasalahan utama yaitu :
Permasalahan Manajemen Data Karyawan: TK Kusuma Indah memiliki sejumlah karyawan dengan berbagai peran, seperti guru, staf administrasi dan tenaga Manajemen data karyawan, termasuk data pribadi jadwal kerja, absensi, dan pelatihan, perlu dikelola dengan baik untuk memastikan pengelolaan sumber daya manusia yang efisien.
Selain itu, data ini penting dalam pemenuhan kebutuhan terkait dengan manajemen karyawan, seperti perencanaan pelatihan dan penggajian.
Permasalahan Restock Barang: KB/TK Al Fath menghadapi tantangan dalam manajemen persediaan berbagai produk kebutuhan yang berhubungan dengan operasional sekolah, seperti peralatan pengajaran, perlengkapan kantor, serta kebutuhan lainnya.
Kelangkaan persediaan atau kesulitan dalam mengidentifikasi kapan dan berapa banyak barang yang perlu diisi ulang dapat mengganggu kelancaran proses belajar mengajar dan administrasi.
Oleh karena itu, permasalahan restock barang perlu diatasi untuk memastikan keberlanjutan operasional yang Dalam upaya untuk mengatasi permasalahan di atas.
KB/TK Al Fath telah dapat menggunakan POS untuk mengelola persediaan dan restock barang yang lebih efisien (Chindy Cantika Setiani, 2.
serta Employee untuk manajemen data karyawan (I Putu Bayu Aditya Putra, 2.
Integrasi antara kedua platform ini akan membantu menciptakan sistem yang terpadu, memungkinkan pemantauan yang lebih akurat terhadap persediaan produk yang dibutuhkan dan manajemen yang lebih efisien terkait dengan data karyawan.
Dengan memecahkan permasalahan ini.
KB/TK Al Fath berharap dapat meningkatkan efisiensi operasional mereka, memberikan pelayanan yang lebih baik kepada siswa dan staf, serta menciptakan lingkungan pendidikan yang lebih produktif.
P-ISSN 9286-7940 | E-ISSN 2986-7339
lebih baik dan berbasis fakta.
Adanya kegiatan ini diharapkan memberikan kemudahan dalam manajemen karyawan, termasuk pengelolaan absensi, evaluasi kinerja, dan pengembangan sumber daya manusia.
Hal ini dapat membantu meningkatkan produktivitas dan motivasi staf.
Program pengabdian ini menawarkan beberapa solusi untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh TK Alfath:
Pelatihan Modul POS dan Employee yaitu memberikan pelatihan kepada tenaga pengajar.
Implementasi Sistem POS dan Modul Employee:
mengimplementasikan sistem POS untuk mengelola transaksi keuangan dan modul employee untuk manajemen sumber daya manusia di TK Alfath.
Kegiatan pelaksanaan PKM dilaksanakan pada tanggal 1 April Kegiatan dilakukan yaitu pelatihan kepada guru dan staf serta implementasi modul POS dan Employee pada KB/TK Alfath.
Metode Pelaksanaan pengabdian masyarakat yang dilakukan oleh Dosen dan mahasiswa diikuti oleh pegawai/guru KB/TK Alfath Malang.
Metode pelaksanaan yang digunakan dalam pengabdian masyarakat menggunakan Metode pembuatan Pembuatan proses bisnis Konfigurasi POS dan Modul UJicoba Gambar 1.
Metode Pelaksanaan Identifikasi kebutuhan dan tujuan adalah langkah awal yang krusial dalam merencanakan implementasi sistem ERP di KB/TK Alfath Malang.
Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diambil dalam melakukan analisis mendalam untuk memahami kebutuhan dan tujuan secara lebih spesifik:
Wawancara dengan Stakeholder: melakukan wawancara dengan pihak-pihak terkait di lembaga, termasuk staf pengajar, staf administrasi, orang tua siswa, dan manajemen lembaga.
Dengan berkomunikasi langsung, dapat diperoleh wawasan tentang kebutuhan dan harapan dari berbagai perspektif.
Analisis Kebutuhan Pengguna: Tentukan kebutuhan spesifik dari setiap pengguna potensial, seperti staf pengajar, staf administrasi, dan orang tua siswa.
Pastikan bahwa sistem dapat memenuhi tuntutan tugas dan tanggung jawab masing-masing pengguna.
Hasil dan Pembahasan Pelaksanaan pengabdian Masyarakat ini berlangsung dari Bulan April sampai Juni 2024.
Kegiatan pendampingan ini berfokus pada pembuatan dan pengenalan Modul ERP POS dan modul karyawan.
Analisis proses bisnis utama yang ada di lembaga, seperti penerimaan siswa, manajemen keuangan, pengelolaan SDM, dan pelaporan.
Tujuan dari program pengabdian ini diharapkan dapat mengoptimalisasi proses bisnis dengan menggunakan sistem ERP diharapkan dapat mengoptimalkan proses bisnis kritis seperti penerimaan siswa, manajemen keuangan, dan pengelolaan SDM.
Hal ini akan meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi potensi kesalahan manusiawi.
Serta dengan adanya kegiatan ini dapat menyajikan data memungkinkan manajemen untuk mengambil keputusan yang VOL.
NO.
NOVEMBER 2024 | PAGE 57
SWAGATI: JOURNAL OF COMMUNITY SERVICE Ae VOL.
NO.
NOVEMBER 2024
Gambar 2.
Proses Bisnis Employee Pada Gambar 2 terlihat proses bisnis pada KB/TK Alfath Bunulrejo yang diterapkan pada Odoo menggunakan 2 modul, yaitu modul karyawan dan Point of Sales.
Kedua modul tersebut saling berhubungan saat penggunaannya, dimana karyawan berfungsi untuk manajemen karyawan dan modul Point of Sales yang digunakan untuk transaksi penjualan Sehingga akan mempermudah proses bisnis yang Selain kedua modul tersebut, digunakan juga modul Employees untuk mengetahui dan mendata seluruh guru yang mengajar di KB/TK Alfath Bunulrejo agar mempermudah dalam pendataan dari guru sendiri.
Dalam modul Employees juga terhubung dengan modul kontrak, pada modul kontrak tersebut dapat berfungsi untuk menghitung masa kerja dari guru yang ada di KB/TK Alfath Bunulrejo.
Sehingga akan terlihat seluruh masa kerja guru dari KB/TK Alfath Bunulrejo.
Kemudian kegiatan PKM selanjutnya adalah pembuatan Modul Point of Sales.
P-ISSN 9286-7940 | E-ISSN 2986-7339
Gambar 3.
Modul Point Of sales Pada Gambar 3 terlihat Modul Point of Sales, dapat membantu pihak sekolah untuk mencatat penjualan barang kepada wali murid.
Ketika wali murid memesan barang yang dibutuhkan, maka transaksi akan dicatat melalui modul POS dan sistem akan secara otomatis mengurangi stok barang yang masih tersedia.
Hal ini dapat membantu pihak sekolah untuk melihat laporan penjualan tahunan yang berguna pada bagian Pada modul Point of Sales ini, pihak sekolah menyediakan beberapa barang untuk dijual-beli antara lain:
Seragam dan Alat Tulis seperti terlihat pada Gambar 2 dibawah Pada proses bisnis ini dimulai dengan membuat modul Inventory terlebih dahulu.
Pembuatan modul Inventory dimulai dengan memilih menu product lalu lakukan input semua produk yang nantinya akan dijual belikan.
Isikan detail produk mulai dari nama, harga, dan gambar produk.
Jika produk telah terinput pada modul Inventory (Yasa Ewa, 2.
, selanjutnya beralih pada modul Point of Sales untuk melakukan transaksi.
Modul ini dapat dimulai transaksi dengan mengklik tombol create seasion lalu klik open seasion.
Ketika seasion telah dimulai, pada langkah selanjutnya adalah memilih produk yang akan dipesan dengan jumlah yang Jika pemilihan produk telah selesai, selanjutnya memilih nama pelanggan yang memesan produk tersebut.
Jika nama pemesan belum tersedia pada data pelanggan, lakukan pembuatan nama pelanggan dengan memasukkan data pelanggan, yaitu nama, alamat, nomor telepon, dan email dari Setelah memilih nama pelanggan yang memesan, selanjutnya adalah proses pembayaran.
Pembayaran dilakukan dengan memencet tombol payment dan memilih akan melakukan pembayaran dengan cash atau menggunakan Pilih validate untuk memvalidasi pembayaran, setelah pembayaran dilakukan akan tercetak nota pembelian yang berisa data dari pesanan yang telah dibayar.
Setelah nota tercetak, maka seasion akan selesai dengan mengakhiri close VOL.
NO.
NOVEMBER 2024 | PAGE 58
SWAGATI: JOURNAL OF COMMUNITY SERVICE Ae VOL.
NO.
NOVEMBER 2024
P-ISSN 9286-7940 | E-ISSN 2986-7339
Gambar 4.
Modul Employee Gambar 4 terlihat implementasi modul Employees dilakukan dengan membuat departement baru, yaitu departement pendidikan.
Selanjutnya membuat data karyawan dimana karyawan di sini adalah Guru dari KB/TK Alfath Bunulrejo.
Sesuaikan juga jabatan yang diemban oleh masing-masing guru pada data guru di KB/TK Alfath Bunulrejo.
Setelah semua data guru telah dibuat dan sudah sesuai, selanjutnya masuk pada modul kontrak.
Modul kontrak digunakan untuk memanajemen masa kerja guru di KB/TK Alfath Bunulrejo.
Dimulai dengan membuat atau menyambungkan data guru yang telah dibuat sebelumnya pada modul Employees dengan modul Kontrak agar datanya Jika seluruh data sudah sesuai dengan modul Employees, selanjutnya membuat kontrak guru berapa lama masa kerja yang akan dilakukan ke depannya.
Jika sudah sesuai, maka selanjutnya memilih menu contracts untuk melihat proses kerja dari guru sesuai dengan kontrak yang telah dibuat.
Jika masa kerja telah lewat, nantinya masa kerja akan expired.
Identifikasi area di mana sistem ERP dapat memberikan peningkatan efisiensi.
Langkah selanjutnya adalah Konfigurasi modul POS sesuai dengan kebutuhan lembaga.
Sesuaikan pengaturan harga, stok, dan kategori produk sesuai dengan kebijakan Lembaga dan pengaturan Modul Manajemen Karyawan yaitu Konfigurasi modul manajemen karyawan untuk mendukung proses pengelolaan SDM, termasuk absensi, evaluasi kinerja, dan pengembangan karyawan.
Langkah terakhir yaitu melakukan uji coba sistem secara menyeluruh untuk memastikan bahwa semua fitur berfungsi dengan baik.
Identifikasi dan perbaiki potensi masalah yang muncul selama uji coba.
Metode yang digunakan pada kepada masyarakat (PKM) ini adalah dengan menggunakan metode ceramah dan tanya jawab, latihan dan praktik.
Adapun tahapan-tahapan yang dilakukan adalah tahap persiapan, tahap pelaksanaan pelatihan dan tahap evaluasi(Nabila et al.
, 2.
Target dari pengabdian ini adalah guru TK Alfath Bunulrejo Malang.
Pada modul employee, dapat membantu pihak sekolah untuk mencatat karyawan yang masih aktif bekerja di sekolah.
Hal ini dapat membantu pihak sekolah untuk mengintegrasikan sistem manajemen administrasi karyawan.
Ini dapat menghasilkan data yang lebih terpadu dan akurat untuk memahami pola penjualan dan produktivitas staf di paud.
Kegiatan PKM ini juga mencakup pelatihan intensif bagi karyawan KB/TK Alfath Malang untuk mengoperasikan sistem ERP.
Pelatihan ini berhasil meningkatkan kemampuan karyawan dalam menggunakan teknologi digital, yang pada awalnya menjadi tantangan karena kurangnya pengetahuan Gambar 5 Sosialisasi dan Pelatihan Aplikasi Dengan integrasi ini.
KB/TK Alfath dapat mengoptimalkan waktu dan sumber daya, meningkatkan produktivitas, serta mengurangi potensi kesalahan manusia dalam pengelolaan transaksi dan data karyawan.
Tabel 1.
Analisis Penggunaan Odoo Sebelum menggunakan Sesudah Odoo Proses jual-beli A Pemantauan produk masih dicatat secara manual.
dengan lebih aktif serta data transaksi tersimpan otomatis di dalam sistem.
Proses pendataan A Informasi karyawan karyawan .
masi dicatat secara manual.
menciptakan sistem terpadu yang selalu terkini, meminimalkan Dengan adanya implementasi Odoo POS dan Odoo Employee.
KB/TK Alfath kini memiliki fondasi teknologi yang kokoh untuk mendukung kegiatan sehari-hari.
Langkah ini sejalan dengan komitmen KB/TK Alfath untuk terus meningkatkan kualitas pelayanan pendidikan, sambil memanfaatkan teknologi modern untuk mendukung operasional yang lebih efisien dan VOL.
NO.
NOVEMBER 2024 | PAGE 59
SWAGATI: JOURNAL OF COMMUNITY SERVICE Ae VOL.
NO.
NOVEMBER 2024
P-ISSN 9286-7940 | E-ISSN 2986-7339
Kesimpulan Referensi