Vol.
1 No.
2 Juni 2019 http://jurnal.
Ensiklopedia Social Review
ANALISA PENYEBAB ADANYA BERKAS REKAM MEDIS
SEMENTARA DI RSI SITI RAHMAH
DEWI MARDIAWATI
STIKES Dharma Landbouw Padang dewimardiawati@gmail.
Abstract: Temporary medical records occur because medical record files that are not found on the storage rack are caused by misplaced medical records and borrowed by the room clerk to complete the resume.
The repatriation of the medical record file was more than the time determined so that it had an impact on the patients who were treated again at the Siti Rahmah Hospital in Padang.
So, to speed up the service of medical records officers make temporary medical record files.
The results of this study found that the availability of human resources is good enough and know the meaning and function of the temporary medical record, but the responsibilities and attitudes of officers are not good, because there are still medical record files that have not been found or the doctor has not returned the medical record file to the room storage.
This research was conducted at the Islamic Hospital of Siti Rahmah Padang on 20 to 28 August 2018.
The informants in this study were 6 medical records officers namely the head of medical records, registration medical records officers, and 4 storage medical records officers.
Data collection techniques in this study are in-depth interviews with informants and observations of officers.
Analysis of the data used in this study is Colaizzi's theory.
Data validation used is the extension of observation, this type of research is qualitative with a phenomenological approach.
The conclusion of the study was that the medical records officer at the Siti Rahmah Islamic Hospital was sufficient, but the responsibilities of the officers were still lacking.
Suggestions in this study are the addition of expedition books for temporary files so that the temporary files do not disappear because only one sheet.
Keywords: Knowledge.
Responsibility.
Attitude.
Application of Temporary Medical Records.
Abstrak:Rekam medis sementara terjadi karena berkas rekam medis yang tidak ditemukan di rak penyimpanan disebabkan karena rekam medis salah letak dan di pinjam oleh petugas ruangan untuk melengkapi kelengkapan resume.
Pemulangan berkas rekam medis lebih dari waktu yang ditentukan sehingga berdampak kepada pasien yang berobat ulang di RSI Siti Rahmah Padang.
Maka, untuk mempercepat pelayanan petugas rekam medis membuatkan berkas rekam medis sementara.
Hasil dari penelitian ini ditemukannya dalam ketersediaan sumber daya manusia sudah cukup baik dan mengetahui arti dan fungsi rekam medis sementara, tetapi tanggung jawab dan sikap petugas kurang baik, karena masih ada berkas rekam medis yang tidak di temukan ataupun dokter belum mengembalikan berkas rekam medis ke ruang Penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Islam Siti Rahmah Padang pada tanggal 20 s/d 28 Agustus 2018.
Informan dalam penelitian ini adalah 6 orang petugas rekam medis yaitu kepala rekam medis, petugas rekam medis pendaftaran, dan 4 orang petugas rekam medis penyimpanan.
Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu wawancara mendalam kepada Informan dan observasi terhadap petugas.
Analisis data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu teori Colaizzi.
Validasi data yang digunakan adalah perpanjang pengamatan, jenis penelitian ini kualitatif dengan pendekatan fenomenologi.
Kesimpulan pada penelitian adalah petugas rekam medis di E-ISSN: 2657-0300 Lembaga Penelitian dan Penerbitan Hasil Penelitian Ensiklopedia
P-ISSN: 2657-0319
Vol.
1 No.
2 Juni 2019 http://jurnal.
Ensiklopedia Social Review Rumah Sakit Islam Siti Rahmah Sudah cukup, namun tanggung jawab petugas masih Saran dalam penelitian ini adalah Penambahan buku ekspedisi untuk berkas sementara agar berkas sementara tidak hilang karna hanya selembar.
Kata Kunci: Pengetahuan.
Tanggung jawab.
Sikap.
Penerapan Rekam medis Latar Belakang Masalah Pembangunan kesehatan merupakan bagian integral dari pembangunan nasional yang bertujuan untuk meningkatkan kesadaran, kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat kesehatan yang optimal perwujudan derajat yang optimal perlu adanya peningkatan mutu pelayanan kesehatan, itu harus disertai adanya sarana penunjang yang memadai antara lain melalui penyelenggaraan rekam medis pada setiap pelayanan kesehatan.
Pelayana kesehatan tidak hanya terhadap pemeriksaan dan pengobatan bagi setiap pasien, tetapi dalam bidang rekam medis yang sangat diperlukan dalam pencatatan semua kegiatan yang dilakukan di rumah sakit (Depkes RI, 2.
Rumah sakit adalah suatu institusi pelayanan yang kompleks, padat pakar, padat modal.
Kompleksitas ini muncul karena pelayanan pendidikan, penelitian dan mesncakup berbagai tingkatan maupun jenis disiplin agar rumah sakit mampu melakukan fungsi profesional baik dibidang teknis medis maupun administrasi Untuk menjaga dan meningkatkan mutu rumah sakit harus mempunyai suatu ukuran yang menjamin peningkatan mutu disemua tingkatan (Rustiyanto, 2.
Rumah sakit wajib membuat rekam medis sesuai dengan petunjuk teknis dari Direktur Jendral pelayanan medis.
Rekam medis harus berisi cukup informasi untuk mengidentifikasi pasien secara jelas, mengetahui diagnosa serta pengobatannya, dan segala sesuatu yang terjadi sesudahnya, sebagai bukti proses pelayanan medis yang telah diberikan kepada pasien (Amri Amir, 2.
MenurutPERMENKES No.
269/Menkes/Per/i/2008 tentang rekam medis.
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien periksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan dalam pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Aspek hukum rekam medis tertuang juga dalam Undang Ae Undang Republik Indonesia No.
29 tahun 2004 tentang Praktek Kedokteran, separti dalam pasal 51 bahwa Dokter atau Dokter Gigi dalam melaksanakan praktek kedokteran mempunyai kewajiban dalam memberikan pelayanan sesuai dengan standar profesi dan standar prosedur operasional serta kebutuhan medis pasien, menjaga kerahasiaan kedokteran dan memberikan pelayanan selalu mengacu pada etika kedoteran yang berlaku (Depkes RI, 2.
Penyelenggaraan rekam medis merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit.
Diteruskan kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan di rumah sakit serta penyimpanan rekam medis.
Salah satu kegiatan yang pentingadalah terkait dengan pengelolaan rekam medis yakni menyelenggarakan penyimpanan untuk memberikan pelayanan kepada pasien atau peminjaman jika dibutuhkan (Depkes RI, 2.
Rekam medis padasuatu rumah sakit akan bertambah setiap harinya seiringnya dengan bertambahnya jumlah pasien yang berkunjung pada suatu rumah sakit.
Hal ini akan menyebabkan ruang penympanan cepat penuh berkas rekam medis.
Disamping itu akan menyulitkan petugas untuk melakukan penyimpanan dan pengambilan berkas Lembaga Penelitian dan Penerbitan Hasil Penelitian Ensiklopedia
E-ISSN: 2657-0300
P-ISSN: 2657-0319
Vol.
1 No.
2 Juni 2019 http://jurnal.
Ensiklopedia Social Review rekam medis (Depkes RI, 2.
Filling atau penyimpanan adalah kegiatan menyimpan, penataan atau penyimpanan.
berkas rekam medis untuk mempermudah pengambilan kembali .
Proses kegiatan filling dalam prosedur penyimpanan dokumen rekam medis, petugas rekam medis harus memperhatikan berkas rekam medis yang foldernya sudah rusak atau robek dan harus diganti atau diperbaiki dan harus melakukan audit secara berkala untuk mencari dokumen rekam medis yang salah letak dan memeriksa di dalam buku peminjaman dokumen rekam medis sudah dikembalikan atau belum dan untuk mengetahui tingkat kehilangan dokumen rekam medis untuk menghindari tidak terjadinya salah letak berkas rekam Petugas harus bertanggung jawab dalam memelihara kerapian dan keteraturan rakAerak files (Rustiyanto,2.
Kegiatan penyimpanan rekam medis ke rak penyimpanan secara berurutan sesuai dengan urutan nomornya disebut Filling.
Sistem Filling yang baik akan memberikan pelayanan yang cepat dan optimal kepada pasien.
Kendala yang dihadapi petugas adalah harus memperhatikan seluruh angka dalam menyimpan berkas supaya tidak terjadi kekeliruan penyimpanan yang mengakibatkan kesulitan dalam pengambilan kembali .
rekam medis yang sudah ada.
Makin besar angka yang diperhatikan, semakin besar pula kemungkinan terjadi kesalahan penyimpanan rekam (Depkes.
RI.
Rekam medis sementara dibuat sebagai pengganti berkas rekam medis sebenarnya yang tidak ditemukan supaya petugas tetap dapat mendokumentasikan penyakit atau keadaan pasien yang berobat.
Jika tidak dbuatkan berkas rekam medis sementara maka tidak ada dokumentasi bahwa pasien berobat pada hari tersebut.
Berkas rekam medis sementara disebabkan karena adanya peminjaman berkas dan tidak ditemukannya berkas rekam medis di rak penyimpanan.
Tujuan pembuatan rekam medis sementara untuk mempercepat pelayanan terhadap Berdasarkan survey awal pada tanggal 02Juli 2018 peneliti melakukan observasi perbandingan antara 3 rumah sakit yaitu RSUP Dr.
Djamil Padang.
RSI Siti Rahmah Padang.
RS Reksodiwiryo Padang, penelitimewawancarai salah satu petugas rekam medis di ketiga rumah sakit tersebut, di RSUP Dr.
Djamil Padang salah satu petugas mengungkapkan bahwa tidak ada lagi berkas rekam medis sementara ini dikarenakan akreditasi di RSUP Dr.
Djamil sudah paripurna.
Pada RS Reksodiwiryo Padang petugas mengungkapkan bahwa tidak ada lagi menggunakan berkas sementara ini dikarenakan pemulangan berkas rekam medis sudah sesuai waktu pengembalian rekam medis.
Berdasarkan wawancara di RSI Siti Rahmah Padang yang didapatkan bahw aadanya berkas rekam medis sementara dikarenakan berkas rekam medissering di pinjam oleh petugas ruangan, dimana pemulangan berkas rekam medis yang dipinjam lebih dari waktu yang ditentukan, ini akan berdampak pada pasien yang akan berobat ulang di RSI Siti Rahmah Padang.
Dari survey yang peneliti lakukan di 3rumah sakit tersebut peneliti tertarik mengambil penelitian di RSI Siti Rahmah Padang.
Ini dikarenakan berkas rekam medis yang tidak ditemukan karena di pinjam oleh petugas ruangan.
Pemulangan berkas rekam medis yang dipinjam lebih dari waktu yang ditentukan, berdampak kepada pasien yang berobat ulang di RSI Siti Rahmah Padang.
Maka untuk mempercepat pelayanan petugas rekam medis membuatkan berkas sementara.
Penelitiani ini bertujuan Untuk mengetahui Analisa Penyebab Adanya Berkas Rekam Medis Sementara di RSI Siti RahmahPadang Tahun 2018.
E-ISSN: 2657-0300
P-ISSN: 2657-0319
Lembaga Penelitian dan Penerbitan Hasil Penelitian Ensiklopedia Vol.
1 No.
2 Juni 2019 http://jurnal.
Ensiklopedia Social Review Metodologi Penelitian Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian kualitatif dengan pendekatan Lokasi penelitian di RSI Siti Rahmah Padang di unit rekam medis.
Penelitian ini di laksanakan pada tanggal 20-28 Agustus.
Informan dalam penelitian ini adalah 6 orang petugas rekam medis yaitu diantaranya kepala rekam medis, petugas rekam medis dibagian pendaftaran dan 4 petugas rekam medis dibagian penyimpanan.
Data dikumpul dengan wawancara mendalam .
n depth intervie.
Dalam penelitian ini peneliti menggunakan bahan yaitu pedoman wawancara, rekaman suara/tape rekorder, dan kamera untuk mengumpulkan data.
Analisis data pada penelitian menggunakan model Colaizzi untuk analisis data.
Hasil dan Pembahasan Hasil Penelitian ini menjelaskan tentang hasil analisa yang dilihat dari komponen inputdan proses yang diambil, berdasarkan wawancara mendalam mengenai pengetahuan,sikap serta tanggung jawab.
omponen Inpu.
dan Penerapan .
omponen prose.
kepada 6 orang petugas rekam medis yang terlibat langsung dengan Penyebab Berkas Rekam Medis Sementara di RSI Siti Rahmah Padang tahun 2018.
Dapat dijabarkan sebagai berikut:
Tabel 1.
Matriks Kesimpulan Wawancara Mendalam Dengan Partisipan MengenaiKomponen Input Wawancara Mendalam Hasil Observasi Kesimpulan Petugas yang bekerja langsung dengan berkas rekam medis sementara sudah mengetahui apa itu sementara dan juga fungsi di buatnya berkas rekam medis sementara.
Tanggung jawab petugas terhadap berkas rekam medis sementara kurang kesadaran dari petugas kalau berkas atau map pasien itu penting, seperti salah letak berkas di dokter yang meminjam berkas, di pinjam dokter, bila ada pasien datang berobat berkas nya belum di temukan maka petugas sementara untuk pasien yang berobat.
Hasil penelitian bahwa 1.
Pengetahuannya tanggung jawab dan sikap petugas kurang karena masih adanya berkas rekam medis bagaimana berkas sementara yang belum digabungkan ke dalam berkas rekam medis 2.
Kurangnya tanggung jawab atas Berdasarkan observasi berkas yang tidak terhadap sumber daya ditemukan, baik di manusia di RSI Siti pinjam oleh dokter Rahmah sudah cukup maupun salah rak Sikap petugas dalam petugas bertanggung pekerjaannya dan .
medis sementara.
Lembaga Penelitian dan Penerbitan Hasil Penelitian Ensiklopedia
E-ISSN: 2657-0300
P-ISSN: 2657-0319
Vol.
1 No.
2 Juni 2019 http://jurnal.
Ensiklopedia Social Review Sikap petugas kurang baikdikarenakan kurang tegas dalam melakuakan hal yaitu berkas rekam medis sementara.
Tabel 2.
Matriks Kesimpulan Wawancara Mendalam Dengan Partisipan Mengenai Penerapan (Komponen Prose.
Wawancara Mendalam Hasil Observasi Kesimpulan Penerapan berkas rekam Berdasarkan hasil Penerapan berkas sementara medis sementara sudah di observasi penerapan di rumah sakit islam siti lakukan di rumah sakit islam berkas rekam medis rahmah sudah di lakukan siti rahmah padang untuk sementara bertujuan dua kali dalam sebulan.
terjadinya untuk mempercepat Penerapan berkas rekam lama dalam penanganan pelayanan agar pasien medis sementara untuk berobat pasien di karenakan cepat di obati karena mengantisipasi berkas yang tidak di temukan berkas tidak pelayananlama untuk pasien baik dalam penyimpanan ditemukan disebabkan yang berobat karena berkas yang salah letak maupun berkas rekam medis yang meminjam yang salah letak dan maupun berkas untuk mengisi resume dipinjam oleh petugas mengembalikan berkas ke yang pulang rawatan maka ruangan untuk bagian penyimpanan dan dari itu berkas yang tidak di melengkapi juga di karenakan belum temukan atau berkas yang kelengkapan resume mengisi resume.
dipinjam oleh dokter di medis.
buatkan berkas sementara untuk pengobatan pasien.
Tabel 1.
Menjelaskan bahwa dari pengetahuan petugas rekam medis tentang berkas sementara cukup baik, sedangkan untuk sikap dan tanggung jawab petugas rekam medis masih kurang baik.
Penelitian didukung oleh Penelitian Virgo Ria Anggraini Tahun 2013 di Rumah sakit DKT Dr.
Soetatrto Yogyakarta, didapatkan bahwa sumber daya manusia khususnya pemahaman perawat bangsal mengenai jangka waktu pengembalian yang kurang, kurangnya sosialisasi prosedur tetap, ketidaklengkapan pendokumentasian yang menyebebkan rekam medis yang harus sudah dikembalikan ke unit rekam medis belum di kembalikan karena harus melengkapi pengisiannya terlebih dahulu dan tidak adanya kegiatan assembling sehingga tidak ada petugas khusus yang bertugas mencek kelengkapan berkas rekam medis pasien, dan harus membuat berkas sementara pasien agar bisa di tanggani lebih cepat dalam pelayanan.
Pengetahuan/ kognitif merupakan domain yang sangat penting untuk terbentukny tindakan seseorang.
Karena dari pengalaman dan penelitian terbukti tindakan Karena dari pengalaman dan penelitian terbukti tindakan seseorang bahwa prilaku yang disadari oleh pengetahuan (Notoadmodjo, 2.
Tanggung jawab merupakan kesanggupan seorang tenaga kerja dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaan yang diserahkan kepadanya sebaik-baiknya dan tepat waktu berani memikul resiko atas keputusan yang telah diambilnya atau tindakan yang dilakukannya (Siswanto Sastro Hadiwiryo, 2.
Sikap merupakan reaksi atau respon yang masih E-ISSN: 2657-0300
P-ISSN: 2657-0319
Lembaga Penelitian dan Penerbitan Hasil Penelitian Ensiklopedia Vol.
1 No.
2 Juni 2019 http://jurnal.
Ensiklopedia Social Review tertutup dari seseorang terhadap suatu stimulus atau objek, yang melibatkan faktor pendapat atau emosi yang bersangkutan .
enang-tidak senang, setuju-tidak setuju, baik-tidak baik dan sebagainy.
(Notoadmodjo, 2.
Menurut analisa peneliti, salah satu upaya yang dilakukan oleh petugas terhadap penerapan berkas rekam medis sementara tidak ada peminjaman berkas pasien oleh dokter dan petugas dalam menyimpanan harus lebih teliti lagi dalam penyimpanan berkas di ruang filling agar tidak ada terjadinya salah letak berkas rekam medis dan tidak adanya pembuatan berkas sementara, dikarenakan pembuatan berkas sementara Tabel.
Menjelaskan komponen proses dimana komponen yang akan dianalisa adalah Penerapan pengunaan berkas sementara.
Berkas sementara belum bisa di hapuskan dari rumah sakit islam siti rahmah untuk mengantisipasi terjadinya lama dalam pelayanan pasien yang berobat karna berkas yang tidak ditemukan maupun dokter belum mengembalikan berkas ke bagian penyimpanan di karenakan belum mengisi resume dan begitu juga dengan petugas penyimpanan dalam menyimpan berkas rekam medis ke dalam rak penyimpanan agar tidak salah letak.
Penelitian didukung oleh Penelitian yang dilakukan Feni Fitranika tahun 2016 di rmah sakit ibnu sina bukit tinggi.
Berdasarkan urayan yang dapat di simpulkan bahwa analisa rekam medis sudah diterapkan, tetapi dalam penerapannya analisa rekam medis hanya dilakukan dari tanggal 01-10 saja setiap bulannya untuk diambil sampel dan untuk rekam medis pada tanggal 11-30/31 hanya diassembling dan di indeks.
Hal ini dilihat dari hasil wawancara mendalam kepada informan dan tidak ada perbedaan persepsi mengenai mengenai penerapan analisa rekam medis, informan menjelaskan mengenai proses pelaksanaan analisa rekam medis, terlaksana baik/belum dan penerapan yang digunakan.
Tindakan lanjut dalam mengatasi permasalahan yang ada informan menjelaskan dengan persepsi yang sama, pedoman yang digunakan dalam proses penerapan analisa rekam medis belum belu direfisi ulang oleh pihak rumah sakit karena analisa rekam medis baru di terapkan terhitung dari Januari 2016.
Proses adalah semua kegiatan atau aktifitas dari seluruh karyawan dan tenaga profesi dalam interaksinya dengan pelanggan, baim pelanggan internal .
esama petugas atau karyawa.
maupun pelanggan eksternal .
asien, pemasuk barang, masyaraka.
yang datang kepuskesmas atau rumah sakit untuk maksud tertentu ( Bustami, 2.
Menurut analisa peneliti, sebaiknya penerapan berkas rekam medis sementara dilakukan agar tidak terjadinya berkas sementara yang permasalahannya dokter yang meminjam berkas rekam medis untuk mengisi resume yang belum lengkap dan tidak adanya petugas penyimpanan salah meletakkan berkas rekam medis di rak Seharusnya berkas sementara mempunyai buku seperti buku ekspedisi, agar berkas rekam medis sementara agar tidak hilang karena berkas sementara hanya satu lembar, dan ada bukti untuk yang membuat berkas sementara apabila terjadi keselip, ataupun hilang.
Penutup Rekam medis sementara disebabkan karena adanya berkas rekam medis yang dipinjam petugas ruangan untuk melengkapi resume medis dan berkas yang terselip di dalam rak penyimpanan serta pemulangan berkas yang dipinjam lebih dari waktu yang Ketersediaan sumber daya manusia di Rumah Sakit Islam Siti Rahmah sudah cukup.
Dalam penerapan berkas rekam medis sementara petugas sudah Lembaga Penelitian dan Penerbitan Hasil Penelitian Ensiklopedia
E-ISSN: 2657-0300
P-ISSN: 2657-0319
Vol.
1 No.
2 Juni 2019 http://jurnal.
Ensiklopedia Social Review mengetahui tentang berkas sementara dan fungsinya berkas rekam medis sementara tetapi tanggung jawab dan sikap kurang baik dalam berkas yang tidak ditemukan maupun berkas yang di pinjam oleh dokter dikarenakan untuk melengkapi pengisian resume pasien yang pulang rawatan.
Penerapan berkas rekam medis sementara sudah di lakukan dua kali dalam sebulan tetapi berkas sementara belum bisa di hapuskan dari rumah sakit islam siti rahmah untuk mengantisipasi terjadinya lama dalam pelayanan pasien yang berobat karna berkas yang tidak ditemukan maupun dokter belum mengembalikan berkas ke bagian penyimpanan di karenakan belum mengisi resume dan begitu juga dengan petugas penyimpanan dalam menyimpan berkas rekam medis ke dalam rak penyimpanan agar tidak salah letak.
Daftar Pustaka