Vol 3.
No.
Mei 2023, pp.
10 - 19
Jurnal Akuntansi dan Bisnis (Akuntans.
p-ISSN : 2808-9022 .
e-ISSN : 2798-1789 .
http://journal.
politeknik-pratama.
id/index.
php/JIAB n page 10
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGELOLAAN KAS KECIL
DENGAN METODE FLUKTUATIF
Tantik Sumarlin1.
Nur Rokhman2 Universitas Sains Dan Teknologi Komputer Semarang Jl.
Majapahit No.
605 Semarang, e-mail: tantik@stekom.
Universitas Sains Dan Teknologi Komputer Semarang Jl.
Majapahit No.
605 Semarang, e-mail: nurrohman@stekom.
ARTICLE INFO
Article history:
Received 5 May 2023
Received in revised form 5 May 2023
Accepted 8 May 2023
Available online 8 May 2023
ABSTRACT
This petty cash management is also conducted in the Economic and Cooperation Division located in the Yogyakarta City Hall.
The Economic and Cooperation Division is a work unit under the Yogyakarta City Government's Regional Secretariat.
This work unit plays a role in organizing the economy, developing local revenue and regional cooperation to realize a quality Yogyakarta City Secretariat.
The average management of petty cash in the Economic and Cooperation Division is between 6,000,000 to 8,500,000 with a monthly budget target of 10,000,000.
The use of Microsoft Excel does not have any backup data, so if the file is damaged due to a virus or system error, it cannot be restored.
This fluctuating method petty cash management information system is highly needed to assist in recording and managing petty cash.
The implementation of this system is expected to provide convenience for the Economic and Cooperation Division, especially for the treasurer in managing petty cash.
The use of fluctuating method in this petty cash management system is intended to make it easier to manage petty cash.
In addition, the balance of the petty cash can be adjusted according to the company's needs and the balance can also be known at any time.
Overall, the management of petty cash is also conducted in the Economic and Cooperation Division located in the Yogyakarta City Hall, which is a work unit under the Yogyakarta City Government's Regional Secretariat, playing a role in organizing the economy, developing local revenue and regional cooperation to realize a quality Yogyakarta City Secretariat.
Keywords: petty cash, information system.
Abstrak Pengelolaan kas kecil ini juga dilakukan pada Bagian Perekonomian dan Kerjasama yang terdapat pada Balai Walikota Yogyakarta.
Bagian Perekonomian dan Kerjasama ini merupakan unit kerja di lingkup Pemerintah Kota Yogyakarta yang berada dibawah Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta.
Unit kerja ini berperan sebagai penyelenggara perekonomian, pengembangan pendapatan asli daerah dan kerjasama daerah untuk mewujudkan Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta yang berkualitas.
Received May 5, 2023.
Revised May 5, 2023.
Accepted May 8, 2023 p-ISSN : 2808-9022 e-ISSN : 2798-1789 Pengelolaan kas kecil pada Bagian Perekonomian dan Kerjasama ini rata-rata adalah 6.
000 Ae 8.
dengan target anggaran 10.
000 setiap bulannya.
Penggunaan Microsoft Excel ini tidak ada back up datanya, sehingga apabila file rusak karena virus atau sistem error maka file ini tidak dapat dipulihkan.
Sistem informasi pengelolaan kas kecil dengan metode fluktuatif ini sangat dibutuhkan dalam membantu pencatatan serta pengelolaan kas kecil.
Sistem informasi pengelolaan kas kecil dengan metode fluktuatif ini diharapkan dapat memberi kemudahan bagi pihak Bagian Perekonomian dan Kerjasama terutama bagi bendahara dalam melakukan pengelolaan kas kecil.
Penggunaan metode fluktuatif pada sistem pengelolaan kas kecil ini dimaksudkan supaya pengelolaan kas kecil lebih mudah.
Selain itu, saldo pengisian dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan saldo juga dapat diketahui sewaktu-waktu.
Pengelolaan kas kecil ini juga dilakukan pada Bagian Perekonomian dan Kerjasama yang terdapat pada Balai Walikota Yogyakarta.
Bagian Perekonomian dan Kerjasama ini merupakan unit kerja di lingkup Pemerintah Kota Yogyakarta yang berada dibawah Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta.
Unit kerja ini berperan sebagai penyelenggara perekonomian, pengembangan pendapatan asli daerah dan kerjasama daerah untuk mewujudkan Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta yang berkualitas.
Kata Kunci: kas kecil, sistem informasi, fluktuatif.
PENDAHULUAN
Dalam akuntansi, kas menjadi hal yang sangat pokok untuk menunjang operasional perusahaan tetap Kas merupakan aset lancar perusahaan yang sangat menarik dan mudah diselewengkan (Marshall Romney and Steinbart 2.
Kas ini perlu diolah dengan baik supaya dapat menghindari terjadinya penyelewengan dana, sehingga nantinya laporan dana kas dapat dilaporkan dan dapat Salah satu cara untuk melakukan pengelolaan kas adalah dengan melakukan pemisahan antara kebutuhan kas dengan jumlah kecil dan kas dalam jumlah besar.
Menurut (Pratama.
Rahaningsih, and Nurhadiansyah et al 2.
kas kecil merupakan sebuah dana yang disiapkan khusus untuk pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin dan kecil nominalnya.
Sedangkan kas besar merupakan sejumlah uang yang digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran dengan nominal yang besar atau lebih dari kas kecil.
Di Indonesia, pengelolaan kas kecil sudah banyak diterapkan oleh beberapa Sebagian perusahaan di Indonesia beralih menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi dikarenakan penggunaan sistem ini lebih efektif dan efisien serta sangat mempermudah setiap pekerjaan para karyawan.
Sistem yang sudah terkomputerisasi ini dapat digunakan dalam pengerjaan beberapa transaksi akuntasi perusahaan termasuk pengelolaan dana kas kecil.
Pengelolaan kas kecil ini juga dilakukan pada Bagian Perekonomian dan Kerjasama yang terdapat pada Balai Walikota Yogyakarta.
Bagian Perekonomian dan Kerjasama ini merupakan unit kerja di lingkup Pemerintah Kota Yogyakarta yang berada dibawah Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta.
Unit kerja ini berperan sebagai penyelenggara perekonomian, pengembangan pendapatan asli daerah dan kerjasama daerah untuk mewujudkan Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta yang berkualitas.
Pengelolaan kas kecil pada Bagian Perekonomian dan Kerjasama ini rata-rata adalah 6.
000 Ae 000 dengan target anggaran 10.
000 setiap bulannya.
Penggunaan Microsoft Excel ini tidak ada back up datanya, sehingga apabila file rusak karena virus atau sistem error maka file ini tidak dapat dipulihkan.
File excel yang digunakan oleh Bagian Perekonomian dan Kerjasama ini tidak dilengkapi dengan sistem Jadi, siapapun bisa mengakses file pencatatan kas kecil tersebut.
Dalam pencatatan kas kecilpun tidak menerapkan metode pencatatan kas kecil secara umum.
Selain itu, kelemahan sistem pengelolaan kas kecil pada Bagian Perekonomian dan Kerjasama ini adalah tidak bisa membuat laporan kas kecil secara otomatis, sehingga bendahara memerlukan waktu yang cukup lama untuk membuat laporan secara manual.
Melihat hal tersebut, penulis melakukan pengembangan pengelolaan dana kas kecil dengan menggunakan suatu sistem.
Sistem informasi pengelolaan kas kecil ini dapat menyimpan data-data transaksi kas kecil serta melakukan penjurnalan transaksi dan pelaporan bulanan sehingga apabila dipertanyakan, maka laporan kas kecil tersebut dapat dipertanggungjawabkan.
Sistem ini juga tentunya dilengkapi dengan keamanan yang baik, sehingga tidak sembarang orang bisa mengakses sistem tersebut.
Pembuatan sistem informasi akuntansi pengelolaan kas kecil ini menggunakan aplikasi berbasis desktop yaitu VB.
Net.
Penulis menggunakan aplikasi VB.
Net karena aplikasi ini user friendly dan memiliki fitur menu editor yang sangat lengkap.
VB.
Net dapat menghasilkan suatu sistem berbasis desktop yang cocok dengan karyawan disini karena setiap karyawan disini selalu menggunakan komputer dalam mengerjakan setiap tugas mereka.
Sistem informasi pengelolaan kas kecil ini menggunakan metode fluktuatif karena untuk jumlah pengisian dana dapat disesuaikan dengan kebutuhan, akan tetapi tetap tidak melebihi target yang dianggarkan.
Metode Sistem Informasi Akuntansi Pengelolaan Kas Kecil Dengan Metode Fluktuatif.
(Tantik Sumarli.
Tantik Sumarlin, dkk.
JURNAL AKUNTANSI DAN BISNIS.
Vol.
No.
Mei 2023, pp.
10 Ae19 fluktuatif juga fleksibel karena jika ada transaksi, akan langsung dibuat jurnalnya, sehingga dapat menjamin ketelitian datanya.
TINJAUAN PUSTAKA
Sistem Informasi Menurut (Jepershon 2015:.
mengatakan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung informasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang yang dibutuhkan.
Menurut (Kuswara.
Sistem Informasi adalah serangkaian sistem yang terdiri komponen perangkat keras, perangkat lunak dan juga brainware yang dapat menjadi output untuk mencapai tujuan bersama Maka, berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dalam suatu organisasi yang mana mengumpulkan suatu data atau laporan-laporan yang dibutuhkan yang kemudian diolah menjadi informasi yang dapat disalurkan kepada penerima dan pihakpihak yang membutuhkan informasi tersebut.
Sistem Informasi Akuntansi Menurut (Bodnar & Hopwood et al, 2.
Sistem informasi akuntansi merupakan sistem berbasis komputer yang dirancang sedemikian rupa untuk mengubah data-data akuntansi menjadi informasi, yang mana mencangkup siklus pemrosesan transaksi dan pengembangan sistem informasi tersebut.
Sedangkan menurut (Marshall B.
Romney and Steinbart 2.
mereka juga menyatakan bahwa sistem informasi akuntansi adalah rangkaian atau susunan dari berbagai formulir pencatatan, peralatan dan pelengkap lainnya supaya menghasilkan suatu laporan yang terkondisikan.
Dari beberapa pernyatan diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan sistem berbasis komputer yang digunakan untuk mengolah data-data akuntansi seperti formulir transaksi yang nantinnya akan di kelola untuk menghasilkan suatu laporan yang dapat dipertanggungjawabkan.
Metode Fluktuatif Untuk pencatatan kas kecil, kali ini penulis menggunakan metode fluktuatif.
Menurut (Suranti 2.
metode fluktuatif merupakan salah satu metode perlakuan terhadap kas kecil yang mana dana kas kecil tidak selalu sama dari waktu ke waktu.
Pengukuran kas kecil tidak tetap setiap waktunya, jadi hanya ditetapkan sejumlah tertentu saja.
Hal ini hampir sama dengan yang dikemukakan (Rudiyanto 2012:.
yaitu fluktuatif adalah metode pencatatan sekaligus pengendalian dana kas kecil yang mana jumlah kas kecil akan selalu berbeda karena pengisian kas kecil selalu berbeda dari waktu ke waktu.
Pencatatan kas kecil selalu dilakukan setiap terjadinya transaksi.
METODOLOGI PENELITIAN
Model pengembangan adalah suatu metode yang digunakan untuk mendapatkan suatu hasil produk Dengan model pengembangan ini, kita dapat menguji keefektifan dari sebuah produk tersebut (Sugiyono 2.
Sedangkan menurut (Hanafi 2.
mengemukakan bahwa metode pengembangan adalah serangkaian cara atau kegiatan pelaksanaan penelitian yang didasari oleh asumsi dasar, pandangan- pandangan dan juga filosofis dan juga pertanyaan dan isu-isu yang dihadapi dalam penelitian ini.
Dalam hal ini, metode yang digunakan dalam penelitian dan pengembangan ini adalah metode Research and Development (R&D).
Berikut adalah skema atau siklus penelitian dengan metode Research and Development (R&D):
`Gambar 1 Siklus Metode Penelitian R&D Sumber: (Sugiyono 2.
JURNAL AKUNTANSI DAN BISNIS (AKUNTANSI) Vol.
No.
Mei 2023, pp.
10 - 19
p-ISSN : 2808-9022 e-ISSN : 2798-1789 Berikut langkah-langkah dalam melakukan pengembangan metode Research and Development (R&D) pada Sistem Informasi Pengelolaan Kas Kecil dengan metode fluktuatif:
Potensi dan Masalah Potensi ini adalah segala sesuatu yang apabila didayagunakan, akan memiliki nilai tambah.
Masalah bisa diubah menjadi potensi apabila penulis atau peneliti bisa mendayagunakan masalah tersebut dengan Pengumpulan Data Pengumpulan data yaitu pengumpulan berbagai informasi dan studi literatur yang digunakan sebagai bahan dalam merancang produk yang digunakan untuk mengatasi masalah pada pengelolaan kas kecil di Balai Perekonomian dan Kerjasama.
Pengumpulan data yang penulis lakukan adalah dengan 2 cara berikut:
Studi Literatur .
Studi Lapangan .
Observasi .
Wawancara .
Dokumentasi Desain Produk Di tahap ini, kita diharapkan dapat membuat rancangan diagram UML dan juga desain form yang akan Untuk kasus ini, sistem yang akan saya kembangkan adalah Sistem Informasi Akuntansi Pengelolaan Kas Kecil dengan Metode Fluktuatif pada Balai Perekonomian dan Kerjasama di Balai Walikota Kota Yogyakarta.
Validasi Desain Validasi desain merupakan proses penilaian terhadap produk yang kita pakai.
Mengecek dan juga menilai apakah produk yang kita pakai ini efektif dan efisien dari sistem sebelumnya.
Dan juga menilai apakah desain sistem yang kita buat benar-benar dapat mengatasi masalah tersebut.
penghadiran tenaga ahli yang berpengalaman, merupakan salah satu cara dalam validasi desain.
Revisi Desain Revisi desain merupakan tahap dimana hasil koreksi dari para pakar dan tenaga ahli terkait desain sistem yang kita buat.
Sistem ini divalidasi melalui diskusi bersama agar dapat diketahui kekurangankekurangan pada desain tersebut.
Uji Coba Produk Setelah mendapat revisi desain, kita bisa langsung dapat membuat produk yang sudah kita desain dan rancang sedemikian rupa.
Dan setelah produk jadi, produk bisa langsung di uji coba untuk mengetahui efktifitas dan efesiensi sistem kerja yang lama dengan sistem yang baru.
Revisi Produk Revisi produk dilakukan apabila produk kita tidak sesuai dengan sistem yang diharapkan.
Revisi produk bisa dilakukan pada diagram UML, maupun desain form dan juga source code ataupun hal yang berkaitan dengan produk yang kita kembangkan.
Uji Coba Pemakaian Pada tahap ini, produk yang sudah jadi diteliti dan diuji coba dengan pakar ahli dan juga dosen Perlu meninjau ulang apa saja kekurangan yang masih ada pada produk kita.
Apabila produk sudah sukses, maka produk ini bisa diaplikasikan dikondisi nyata dengan ruang lingkup yang lebih luas.
Revisi Produk Revisi produk dapat dilakukan apabila adanya perbaikan maupun hal yang harus direvisi dari produk atau sistem kita.
Sebagai pembuat produk atau sistem tersebut, kita hendaknya selalu mengevaluasi kinerja produk tersebut.
Produksi Massal Apabila produk yang sudah menempuh tahap uji coba sudah selesai dan dinyatakan efektif dan pantas layak digunakan.
Maka tahap selanjutnya adalah tahap produksi massal, dimana produk yang kita kembangkan bisa diperbanyak, didistribusikan ke pihak yang membutuhkan ataupun jika berkenan, bisa kita perjual belikan.
Sistem Informasi Akuntansi Pengelolaan Kas Kecil Dengan Metode Fluktuatif.
(Tantik Sumarli.
Tantik Sumarlin, dkk.
JURNAL AKUNTANSI DAN BISNIS.
Vol.
No.
Mei 2023, pp.
10 Ae19
HASIL DAN PEMBAHASAN
Use Case Diagram Gambar 2 Use Case Diagram Pada Use Case Diagram diatas, dapat diketahui bahwa:
Actor :Terdapat 3 actor yang terdapat pada diagram diatas yaitu admin, bendahara, dan pimpinan.
Sistem ini akan dimulai dari admin yang melakukan penginputan data user, sehingga bendahara dan pimpinan yang adalah actor sekaligus user dapat masuk ke dalam sistem tersebut.
Selanjutya bendahara akan melakukan 2 use case yaitu input pengisian dan pengeluaran kas kecil.
Output dari penginputan transaksi yang dilakukan bendahara akan menghasilkan laporan pengisian dan pengeluaran kas kecil beserta mutasinya.
Laporan selanjutnya akan dicek oleh pihak pimpinan.
Activity Diagram Gambar 3.
Activity Diagram Menu Admin Gambar 4.
Activity Diagram Menu Pengisian Kas Kecil JURNAL AKUNTANSI DAN BISNIS (AKUNTANSI) Vol.
No.
Mei 2023, pp.
10 - 19
p-ISSN : 2808-9022 e-ISSN : 2798-1789 Gambar 5 Activity Diagram Menu Pengeluaran Kas Kecil Gambar 6.
Activity Diagram Menu Pengecekan Laporan Sequence Diagram Gambar 7.
Sequence Diagram Menu Admin Sistem Informasi Akuntansi Pengelolaan Kas Kecil Dengan Metode Fluktuatif.
(Tantik Sumarli.
Tantik Sumarlin, dkk.
JURNAL AKUNTANSI DAN BISNIS.
Vol.
No.
Mei 2023, pp.
10 Ae19 Gambar 8.
Sequence Diagram Menu Pengisian Kas Kecil Gambar 9.
Sequence Diagram Menu Pengeluaran Kas Kecil Class Diagram Gambar 10.
Class Diagram
JURNAL AKUNTANSI DAN BISNIS (AKUNTANSI)
Vol.
No.
Mei 2023, pp.
10 - 19
p-ISSN : 2808-9022 e-ISSN : 2798-1789 Desain Form Beberapa form yang penulis buat untuk membuat Sistem Infromasi Akuntansi Pengelolaan Kas Kecil dengan Metode Fluktuatif adalah sebagai berikut:
Form Login Gambar 11.
Form Login Form Tampilan Awal atau Menu Utama Gambar 12.
Form Tampilan Awal atau Menu Utama Form User Gambar 13.
Form User Form Ganti Password Gambar 14.
Form Ganti Password Sistem Informasi Akuntansi Pengelolaan Kas Kecil Dengan Metode Fluktuatif.
(Tantik Sumarli.
Tantik Sumarlin, dkk.
JURNAL AKUNTANSI DAN BISNIS.
Vol.
No.
Mei 2023, pp.
10 Ae19 Form Setting Profile Gambar 15.
Form Setting Profile Form Pengisian Kas kecil Gambar16.
Form Pengisian Kas Kecil Form Cetak Data Pengisian Kas Kecil Gambar 17.
Form Cetak Data Pengisian Form Pengeluaran Kas Kecil Gambar 18.
Form Pengeluaran Kas Kecil Form Cetak Data Pengeluaran JURNAL AKUNTANSI DAN BISNIS (AKUNTANSI) Vol.
No.
Mei 2023, pp.
10 - 19
p-ISSN : 2808-9022 e-ISSN : 2798-1789 Gambar 19.
Form Cetak Data Pengeluaran Kas Kecil Form Cetak Data Mutasi
Gambar 20 Form Cerak Data Mutasi
KESIMPULAN DAN SARAN
Sistem informasi pengelolaan kas kecil dengan metode fluktuatif ini sangat dibutuhkan dalam membantu pencatatan serta pengelolaan kas kecil.
Sistem informasi pengelolaan kas kecil dengan metode fluktuatif ini diharapkan dapat memberi kemudahan bagi pihak Bagian Perekonomian dan Kerjasama terutama bagi bendahara dalam melakukan pengelolaan kas kecil.
Penggunaan metode fluktuatif pada sistem pengelolaan kas kecil ini dimaksudkan supaya pengelolaan kas kecil lebih mudah.
Selain itu, saldo pengisian dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan saldo juga dapat diketahui sewaktu-waktu.
DAFTAR PUSTAKA