Prosiding SINTESA Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840 Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi atas Prosedur Pembayaran Utang kepada Supplier Pada Pandawa All Suite Hotel Ni Kadek Tiwik Pratiwi1.
Rai Gina Artaningrum1 Program Studi Akuntansi.
Fakultas Bisnis.
Pariwisata.
Pendidikan dan Humaniora.
Universitas Dhyana Pura.
Jl.
Raya Padang Luwih Tegal Jaya.
Dalung Kuta Utara.
Bali.
Indonesia *Corresponding Author: 121111501038@undhirabali.
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis penerapan sistem informasi akuntansi khususnya prosedur pembayaran utang kepada supplier pada Pandawa All Suite Hotel.
Penelitian ini dilakukan dengan mengambil objek sistem informasi akuntansi atas prosedur pembayaran utang kepada supplier pada Pandawa All Suite Hotel.
Teknik pengumpulan data, yaitu dengan melakukan obervasi dan wawancara pada objek penelitian.
Department accounting menerapkan prosedur pembayaran utang dan aturan yang harus dipatuhi setiap pihak, yaitu pihak hotel dan pihak supplier.
Adapun prosedur pembayaran utang kepada supplier, yaitu dari proses penerimaan invoice dari supplier, penukaran tanda terima oleh supplier, pengajuan pembayaran utang oleh account payable, hingga pelunasan utang baik secara tunai ataupun kredit.
Hal tersebut dilakukan agar proses pembayaran utang dapat dilaksanakan dengan efektif.
Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa penerapan sistem informasi akuntansi atas prosedur pembayaran utang kepada supplier pada Pandawa All Suite Hotel telah berjalan dengan baik, namun masih terdapat beberapa kendala yakni supplier terlambat melakukan penukaran tanda terima, supplier lupa menyerahkan dokumen pendukung pembayaran utang .
akur paja.
, dan adanya perbedaan harga yang terdapat pada sistem dengan invoce yang diterima.
Hal tersebut berakibat pada tertundanya pembayaran utang kepada supplier oleh pihak hotel.
Kata Kunci : SIA.
Prosedur.
Pembayaran Utang Pendahuluan Perkembangan industri saat ini yang semakin pesat, mengharuskan setiap perusahaan untuk mampu menghadapi persaingan yang sangat ketat dalam mempertahankan keberlangsungan usahanya.
Sesuai dengan tujuan didirikannya perusahaan tersebut, yaitu untuk dapat tumbuh dan berkembang secara berkelanjutan demi kelangsungan bisnis di masa mendatang dengan tujuan untuk memperoleh laba atau keuntungan semaksimal mungkin (Satria, 2.
Pada masa kini salah satu industri yang berkembang pesat di Bali adalah Hotel.
Hotel adalah sebuah perusahaan yang menyediakan jasa penginapan, makanan dan minuman, serta berbagai fasilitas lainnya untuk umum.
Pembelian barang atau jasa dari supplier membutuhkan pengeluaran kas yang Dengan sistem kredit, hotel dapat mengatur aliran kas keluar agar tidak membebani keuangan hotel secara sekaligus.
Utang merupakan semua kewajiban keuangan perusahaan atau debitur kepada pihak lain yang belum terpenuhi, dimana utang tersebut merupakan sumber dana atau modal perusahaan yang berasal dari kreditur (Dini, 2.
Dalam melakukan transaksi, perusahaan seringkali membeli sesuatu secara kredit dari pemasok (Supplie.
kemudian dijual kembali kepada pelanggan.
Biasanya akan segera dilunasi dalam jangka waktu yang sudah ditentukan sesuai dengan persyaratan kredit (Credit Ter.
yang tertera dalam faktur tagihan (Invoic.
Pembayaran utang seperti ini nantinya akan masuk dalam pengeluaran kas perusahaan, dimana bagian keuangan yang bertugas mengelolanya.
Demi menunjang proses pembayaran tersebut, maka dibutuhkan sebuah prosedur pembayaran yang tepat, efisien, dan efektif dalam penerapan dan penggunaannya.
Prosedur pencatatan utang Prosiding SINTESA Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840 adalah prosedur sejak utang perusahaan timbul sampai dengan pencatatannya dalam perkiraan atau rekening utang (Dwi Safira, 2.
Supplier atau pemasok merupakan suatu perusahaan atau individu yang menyediakan sumber daya yang dibutuhkan oleh perusahaan (Hal et al.
, 2.
Salah satu konflik yang sering terjadi seperti ketidaksesuaian barang yang dipesan dengan surat orderan, hal ini terjadi kemungkinan karena barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi barang yang tercantum dalam surat orderan dan juga barang mengalami kerusakan dalam perjalanan.
Akibatnya dapat menghambat aktivitas suatu perusahaan termasuk Staf Account Payable sebagai pembayar tagihan kepada supplier (Yasin Muhammad, 2.
Beberapa kendala yang dialami staf account payable dan receiving pada Pandawa All Suite Hotel yang membuat pembayaran tagihan menjadi terhambat yakni, supplier terlambat menyerahkan bukti tagihan seperti, faktur pajak, rekapan penjualan atau invoce, dan kesalahan pencatatan nominal tagihan, sehingga pihak receiving tidak dapat mengeluarkan form tanda terima.
Form tanda terima ini akan diserahkan oleh pihak receiving kepada supplier yang menandakan bahwa bukti tagihan sudah diterima dan sudah sesuai, sehingga pihak account payable dapat menyerahkan rekapan invoice, faktur pajak, dan bukti pendukung lainnya kepada Staf Account Payable agar dapat mengajukan Berdasarkan latar belakang dan permasalahan tersebut maka penulis memilih judul penelitian AuAnalisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi atas Prosedur Pembayaran Utang kepada Supplier pada Pandawa All Suite HotelAy.
Metode Penelitian ini berlokasi di Pandawa All Suite Hotel yang berlokasi di Jl.
Umalas Klecung No.
Umalas 2.
Kuta Utara, yang dilaksanakan dari bulan Juni 2024 Ae Desember Penelitian ini menggunakan deskriptif kualitatif.
Teknik pengumpulan data, yaitu berupa kepustakaan dengan mengkaji buku, literatur, jurnal terdahulu, dan berbagai laporan yang berkaitan dengan penelitian ini, serta mengambil data lapangan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi.
Jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder.
Peneliti melakukan wawancara secara langsung kepada general manajer, staf accounting, supplier, dan human resource department, serta melakukan observasi secara langsung dengan menganalisis dokumen Ae dokumen yang terkait dengan penelitian ini yang bersumber dari Pandawa All Suite Hotel.
Hasil Dan Pembahasan Prosedur pengolahan invoice dibagi menjadi dua, yaitu pengolahan invoice yang dibayarkan secara tunai dan invoice yang dibayarkan secara kredit.
Terdapat beberapa tahapan prosedur pembayaran utang di Pandawa All Suite Hotel, mulai dari penerimaan invoice, transaksi pelunasan utang, hingga proses filling transaksi telah berjalan dengan jelas dan teratur.
Tahapan dan pembagian tugas telah dibagi dengan rata sehingga memudahkan proses pembayaran utang.
Adapun beberapa tahapan yang dilakukan oleh pihak hotel seperti proses permintaan barang untuk dibeli tidak hanya datang dari pihak general store, namun juga dari F&B Product.
Houskeeping.
Front Office.
HRD.
Engenering, dan departemen lainnya dapat membuat permintaan atau supplies.
Prosiding SINTESA
Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840
Tabel 1
SOP Account Payable Pandawa All Suite Hotel
SOP ACCOUNT PAYABLE
PANDAWA ALL SUITE HOTEL
Prosedur Pembayaran Hutang Supplier harus diintruksikan untuk meneruskan atau memberikan faktur asli mereka, dengan mencantumkan nomor pemesanan pembelian dan nota, serta total tagihan jika tersedia di account Staff di bagian account payable akan memberikan tanda terima .
engan mencatatkan nama supplier, jumlah tagihan, nomor faktur, dan tangga.
kepada supplier yang di tanda tangani oleh account payable.
Faktur yang diberikan oleh supplier harus diperiksa kebenarannya atas otoritas pembelian, harga, kuantitas, dan kesesuaiannya dengan ringkasan penerimaan.
Setelah invoice asli di cross check dengan invoice pendukungnya, account payable akan memproses AP Voucher melalui komputer.
AP Voucher akan dilampirkan dengan faktur asli pembelian dilengkapi segel, faktur pendukung, dan salinan PO.
Bagian account payable membuat daftar pengajuan pembayaran utang usaha.
Daftar pengajuan diserahkan kepada general manajer untuk di cross check, jika sudah sesuai maka akan ditantadangani, jika ada kesalahan maka akan dilakukan revisi.
Setelah daftar pengajuan sudah disetujui oleh general manajer, maka daftar pengajuan akan dikirimkan oleh bagian account payable ke kantor pusat yang berada di Surabaya.
Daftar pengajuan dikirim melalui email untuk mendapatkan persetujuan.
Setelah daftar pengajuan disetujui maka seluruh pembayaran utang kepada supplier bisa dibayarkan.
Sumber: Human Resouce Departement Pandawa All Suite Hotel Adapun jenis pembayaran yang terdapat pada Pandawa All Suite Hotel, yaitu secara tunai dan kredit, dengan sistem pembayaran secara tunai dilakukan setiap ada permintaan dari setiap departemen dengan nominal dibawah satu juta dan secara kredit dengan melakukan pengajuan setiap tanggal 6 dan 23.
Pembayaran secara kredit disesuaikan dengan periode pembayaran yang telah ditentukan sebelumnya.
Pembayaran secara kredit dapat membantu pihak hotel membayar kebutuhan dengan keringanan pada jumlah uang yang akan dibayarkan.
Pihak hotel tidak selalu dapat membayarkan kebutuhannya secara tunai, karena pemasukan yang dimiliki hotel harus dialokasikan untuk kewajiban yang lainnya.
Maka dari itu, jenis pembayaran kredit sangat membantu kegiatan operasional agar tetap berjalan dengan lancar tanpa menganggu alokasi keuangan.
Tabel 2 Out Standing List Pembayaran Utang
Pandawa All Suite Hotel
1 - 30 DAYS
31 - 60
DAYS
61 - 90
DAYS
OVER
DAYS
18,913,600
18,913,600
1,812,000
1,812,000
BAPAK BAKERY
842,600
842,600
BEST
1,683,000
1,683,000
SUPPLIER NAME
ASTER & AIRON
PT.
BALI LOHAS
OUTSTANDING
Prosiding SINTESA
Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840
CAKRAWALA
DEWATA
PT.
CALMIC
INDONESIA
CV.
DELTA
BINTANG DEWATA
CV.
PRIMA
INDONESIA
DASH LAUNDRY
PT DELTA PUSAKA
INDAH
DEWATA LISTRIK
JAYA BOGA
MANDIRI
KONE ELEVATOR
1,995,526
1,371,312
1,920,072
1,126,673
180,290
357,200
1,573,000
940,000
1,995,526
1,371,312
1,920,072
1,126,673
180,290
357,200
1,573,000
940,000
4,956,335
4,956,335
LAKSITA JAYA
5,317,900
5,317,900
PANCASONA
PT.
AROMA DUTA
RASA PRIMA
PT.
PROST
PT.
TRANSGLOBAL
ENTERPRISEE
PUTRA
MAHKOTEWATA
PUTRA MANDIRI
1,200,000
1,200,000
55,575
149,167
1,273,000
10,500,092
11,690,421
11,690,421
1,202,499
1,202,499
2,220,000
RENTOKIL
TERMINATOR 4
PEST
TRUST LAUNDRY
581,400
581,400
UMALAS CLEAN
1,600,000
1,600,000
UMALAS TIRTA
1,070,000
260,000
345,000
350,000
115,000
WIJAYA ABADI
--------------------
1,279,000
1,279,000
-------------
---------
---------
------------
T O T A L A/P:
75,774,662
72,494,106
345,000
350,000
2,585,556
55,575
149,167
1,273,000
10,500,092
2,220,000
---------------
Sumber: Account Payable Pandawa All Suite Hotel Dari tabel outstanding list di atas dapat dilihat bahwa dari keseluruhan supplier yang sudah dilunasi pembayaran tagihan atau utangnya, masih ada 6 supplier, yaitu Dash Laundry.
PT.
Delta Pusaka Indah.
PT.
Prost.
Rentokil.
Trust Laundry, dan Umalas Tirta yang belum terlunaskan dan sudah lewat dari termin pembayaran yang disepakati bersama.
Kesepakatan tersebut adalah supplier dengan termin of payment satu bulan .
dan harus melakukan penukaran tanda terima dari awal bulan, dengan pembayaran yang telah disepakati oleh masing Ae masing pihak di awal yakni tunai atau kredit.
Dilihat dari table outstanding ada lima .
supplier (Dash Laundry.
PT.
Delta Pusaka Indah.
PT.
Prost.
Rentokil, dan Trust Laundr.
yang belum terbayarkan lebih dari 90 hari.
Hal tersebut dikarenakan pihak Pandawa All Suite Hotel sudah memutuskan kerja sama dengan ke-5 supplier tersebut, karena pihak hotel sudah mendapatkan supplier yang memiliki kualitas yang lebih baik daripada supplier yang sebelumnya.
Walaupun pihak hotel sudah melakukan pemutusan kerjasama, tagihan sebelumnya harus tetap dilunasi agar tidak ada utang usaha yang meganggantung pada sistem.
Namun pihak supplier hingga saat ini tidak melakukan penukaran tanda terima, sehingga tagihan atau utang kepada pihak supplier masi tercatat dalam sistem.
Sedangkan utang kepada Umalas Tirta belum terlunaskan karena supplier belum menukarkan tanda terima kepada pihak hotel.
Keterlambatan pembayaran utang dapat mengakibatkan pemblokiran supplies hingga pemutusan kerja sama antara pihak hotel dengan supplier maupun vendor non- supplier.
Prosiding SINTESA Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840 Terkait masalah yang terjadi, pihak Pandawa All Suite Hotel rutin mengingatkan supplier untuk melakukan penukaran tanda terima yang dimulai dari awal bulan sampai satu minggu sebelum jatuh tempo pembayaran, revisi atau melakukan pembaharuan terhadap harga pada sistem agar sesuai dengan invoice yang diberikan oleh supplier, membuat ketentuan dokumen pendukung yang perlu dipersiapkan supplier pada saat melakukan penukarn tanda terima.
Dengan demikian, hambatan dalam proses pembayaran utang dapat diatasi.
Kesimpulan Berdasarkan pada uraian mengenai analisis penerapan sistem informasi akuntansi atas prosedur pembayaran utang kepada supplier pada Pandawa All Suite Hotel, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
Dokumen yang digunakan dalam pembayaran utang adalah Purcase Order (PO), nota pembelian, tanda terima, receiving report, invoice receipt, voucher payable, dan voucher payable list.
Adapun prosedur pembayaran utang kepada supplier pada Pandawa All Suite Hotel, yaitu:
Supplier harus diintruksikan untuk meneruskan atau memberikan faktur asli mereka, dengan mencantumkan nomor pemesanan pembelian dan nota, serta total tagihan jika tersedia di account payable.
Staff di bagian account payable akan memberikan tanda terima .
engan mencatatkan nama supplier, jumlah tagihan, nomor faktur, dan tangga.
kepada supplier yang di tanda tangani oleh account payable.
Faktur yang diberikan oleh supplier harus diperiksa kebenarannya atas otoritas pembelian, harga, kuantitas, dan kesesuaiannya dengan ringkasan penerimaan.
Setelah invoice asli di cross check dengan invoice pendukungnya, account payable akan memproses AP Voucher melalui komputer.
AP Voucher akan dilampirkan dengan faktur asli pembelian dilengkapi segel, faktur pendukung, dan salinan PO.
Bagian account payable membuat daftar pengajuan pembayaran utang usaha.
Daftar pengajuan diserahkan kepada general manajer untuk di cross check, jika sudah sesuai maka akan ditantadangani, jika ada kesalahan maka akan dilakukan Setelah daftar pengajuan sudah disetujui oleh general manajer, maka daftar pengajuan akan dikirimkan oleh bagian account payable ke kantor pusat yang berada di Surabaya.
Daftar pengajuan dikirim melalui email untuk mendapatkan Setelah daftar pengajuan disetujui maka seluruh pembayaran utang kepada supplier bisa dibayarkan.
Dalam prosedur pembayaran utang kepada supplier ada beberapa hambatan yang di alami, seperti pihak supplier terlambat menukarkan tanda terima disebabkan oleh tidak adanya jadwal terstruktur oleh pihak penagih dari supplier.
Serta terjadinya perbedaan harga pada invoice dengan yang ada di sistem, hal tersebut bisa terjadi karena supplier mencantumkan harga tidak sesuai dengan harga kontrak yang sudah disepakati sejak awal dari kedua belah pihak.
Daftar Rujukan Bongmini.
Study Program.
, & Tinggi Ilmu Ekonomi Prakarti Mulya.
Nexus Synergy: A Business Perspective Analysis of the Accounting Information System for Purchases of Merchandise in an Effort to Improve Internal Control at PT.
Riau Abdi Sentosa.
Nexus Synergy:
A Business Perspective, 2023.
, 138Ae167.
http://firstcierapublisher.
Prosiding SINTESA Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840 Dini.
Sistem Informasi Akuntansi Atas Pelunasan Utang Kepada Supplier Pada Novotel Bogor Golf Resort & Convention Center.
Dwi Safira.
Prosedur Pembayaran Utang Usaha Terhadap Vendor Pada Departemen Finance Pt M3 Ketapang Sejahtera Jakarta.
Hal.
Komang.
Widiantari.
Damayanti.
Luh.
, & Yusmarisa.
Bridging : Journal of Islamic Digital Economic and Management ISSN : 3025-9177 Analisis Sistem Akuntansi Pembayaran Utang.
, 64Ae77.
Redyvastyo Ari Nurogo, & Lia Nirawati.
Analisis Sistem Informasi Akuntansi Account Payable dalam Pembayaran Hutang Vendor di Hotel Swiss-Belinn Airport Surabaya.
Reslaj: Religion Education Social Laa Roiba Journal, 6.
, 2794Ae2812.
https://doi.
org/10.
47467/reslaj.
Rodiah Khoirunnisa.
Analisis Prosedur Pembayaran Hutang Di Hotel Ibis Bandung Trans Studio Laporan Kerja Praktik Untuk memenuhi salah satu syarat ujian guna memperoleh gelar Diploma i.
Satria.
Akuntansi Keuangan 1 2016.
Akuntansi Keuangan 1, 1, 2Ae3.
Tangi.
, & Puspitha.
Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Prosedur Pembayaran Utang Kepada Supplier Pada Hotel the 1O1 Bali Fontana A.
Seminar Ilmiah Nasional Teknologi A, 571Ae578.
https://jurnal.
id/index.
php/sintesa/article/view/2852https://jurn id/index.
php/sintesa/article/download/2852/3535 Yasin Muhammad, dkk.
Buku Ajar Pengantar Penelitan.
https://pandawa-suites.