JURNAL ABDIMAS TGD
Vol.
No.
Januari 2026.
Page 40-48 P-ISSN : 2809-7289.
E-ISSN : 2809-6126
Pengembangan Fitur Sistem Monitoring Akademik (SIBAIK) Pada STMIK Triguna Dharma Mhd.
Gilang Suryanata1 .
Khairi Ibnutama2 .
Deski Helsa Pane 3 .
Astri Syahputri4 .
Fery Setiawan5 1,2,3,4,5 Sistem Informasi.
STMIK Triguna Dharma Email : 1 suryanatagilang@gmail.
com, 2 mr.
ibnutama@gmail.
co m, 3 deskihelsa@gmail.
4 astri.
syahputribakpaw@gmail.
com, ferysetiawan13@gmail.
co m5 Abstrak Kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat ini bertujuan untuk mengembangkan fitur pada Sistem Informasi Monitoring Akademik (SIBAIK) di STMIK Triguna Dharma guna meningkatkan efektivitas pengelolaan akademik.
Permasalahan yang dihadapi mitra meliputi belum terintegrasinya pengelolaan roster pelajaran serta belum tersedianya sistem konseling dosen yang terdokumentasi secara digital.
Metode pelaksanaan meliputi analisis kebutuhan pengguna, perancangan sistem, implementasi fitur, serta uji coba dan pendampingan penggunaan sistem.
Fitur yang dikembangkan terdiri atas fitur upload roster pelajaran dan fitur konseling dosen yang terintegrasi dalam SIBAIK.
Hasil kegiatan menunjukkan bahwa sistem mampu mempermudah dosen dan pihak akademik dalam mengelola jadwal perkuliahan serta mendokumentasikan kegiatan konseling mahasiswa secara sistematis.
Dengan adanya pengembangan fitur ini, monitoring akademik di STMIK Triguna Dharma menjadi lebih efektif, terstruktur, dan transparan.
Kata kunci: Akademik.
Monitoring.
SIBAIK.
Sistem.
Website.
Abstract This Community Service activity aims to develop features in the Academic Monitoring Information System (SIBAIK) at STMIK Triguna Dharma to improve the effectiveness of academic management.
The problems faced by the institution include the absence of an integrated course roster management system and the lack of a digital platform for documenting lecturer counseling activities.
The implementation method consisted of user needs analysis, system design, feature development, system implementation, as well as testing and user assistance.
The developed features include a course roster upload feature and a lecturer counseling feature that are fully integrated into SIBAIK.
The results show that the system facilitates lecturers and academic administrators in managing course schedules and systematically documenting student counseling activities.
With the development of these features, academic monitoring at STMIK Triguna Dharma becomes more effective, structured, and transparent.
Keywords: Academic.
Monitoring.
SIBAIK.
System.
Website.
PENDAHULUAN
1 Analisis Situasi Perguruan tinggi sebagai institusi pendidikan tinggi memiliki tanggung jawab dalam menjamin terselenggaranya kegiatan akademik yang tertib, efisien, dan berkualitas.
Salah satu indikator mutu akademik adalah tersedianya sistem monitoring yang mampu mengelola dan menyajikan informasi perkuliahan secara akurat dan terintegrasi.
Monitoring akademik yang belum optimal dapat menimbulkan berbagai permasalahan, seperti ketidaksesuaian jadwal perkuliahan, keterlambatan informasi akademik, serta lemahnya dokumentasi aktivitas dosen dan mahasiswa (Yuliana et al.
, 2019.
Yunita et al.
, 2.
Pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan akademik telah terbukti mampu meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akurasi data di lingkungan perguruan tinggi.
Sistem informasi akademik yang terintegrasi memungkinkan proses monitoring dilakukan secara real-time serta mendukung pengambilan keputusan berbasis data oleh pihak manajemen akademik (Putra & Widodo, 2020.
Sugiarti & Rusmana.
Oleh karena itu, pengembangan sistem monitoring akademik menjadi kebutuhan strategis dalam mendukung peningkatan mutu layanan pendidikan tinggi.
STMIK Triguna Dharma sebagai institusi pendidikan tinggi yang berorientasi pada peningkatan kualitas layanan akademik telah mengimplementasikan Sistem Informasi Monitoring Akademik (SIBAIK).
Page | 40
JURNAL ABDIMAS TGD
Vol.
No.
Januari 2026.
Page 40-48 P-ISSN : 2809-7289.
E-ISSN : 2809-6126
Berdasarkan hasil kajian dan pengembangan sistem yang telah dilakukan sebelumnya, penerapan sistem monitoring akademik berbasis teknologi informasi di lingkungan STMIK Triguna Dharma terbukti mampu membantu proses pengawasan dan pengelolaan kegiatan akademik secara lebih sistematis.
Namun demikian, evaluasi lanjutan menunjukkan bahwa sistem yang ada masih memerlukan pengembangan pada beberapa fitur penting untuk mendukung monitoring akademik secara menyeluruh.
Permasalahan yang dihadapi mitra antara lain belum tersedianya fitur pengelolaan roster perkuliahan yang terintegrasi serta belum adanya sistem digital untuk mendokumentasikan kegiatan konseling Pengelolaan roster yang belum terpusat berpotensi menimbulkan ketidaksesuaian jadwal dan keterlambatan informasi, sementara kegiatan konseling dosen yang tidak terdokumentasi dengan baik dapat menyulitkan proses evaluasi dan pembinaan akademik mahasiswa (Siregar & Nurhidayati, 2021.
Pratama et al.
, 2.
Berdasarkan permasalahan tersebut, kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat ini difokuskan pada pengembangan fitur Sistem Monitoring Akademik (SIBAIK) di STMIK Triguna Dharma, yaitu fitur upload roster pelajaran dan fitur konseling dosen.
Pengembangan fitur upload roster bertujuan untuk mempermudah dosen dan pengelola akademik dalam mengelola jadwal perkuliahan secara terpusat dan terpantau, sedangkan fitur konseling dosen dirancang untuk mendokumentasikan aktivitas pembimbingan mahasiswa secara sistematis dan berkelanjutan.
Diharapkan, pengembangan fitur ini dapat meningkatkan efektivitas monitoring akademik, memperkuat transparansi pengelolaan akademik, serta mendukung pencapaian standar mutu akademik di STMIK Triguna Dharma (Rahmawati et al.
Hidayat et al.
, 2.
2 Tujuan Pengabdian Kegiatan pengabdian ini bertujuan untuk:
Mengembangkan fitur upload roster pelajaran pada Sistem Monitoring Akademik (SIBAIK) di STMIK Triguna Dharma untuk mendukung pengelolaan jadwal perkuliahan secara terintegrasi.
Mengembangkan fitur konseling dosen pada Sistem Monitoring Akademik (SIBAIK) sebagai sarana pencatatan dan dokumentasi kegiatan konseling mahasiswa secara digital dan terstruktur.
Meningkatkan efektivitas monitoring akademik melalui pemanfaatan sistem informasi yang terintegrasi antara dosen dan pengelola akademik.
Meningkatkan kualitas layanan akademik di STMIK Triguna Dharma melalui sistem monitoring yang akurat, transparan, dan mudah diakses oleh pihak terkait.
METODE PELAKSANAAN
1 Tahapan Kegiatan Persiapan Kegiatan Tahap persiapan dilakukan untuk memastikan kegiatan pengabdian kepada masyarakat berjalan secara sistematis dan sesuai dengan kebutuhan mitra.
Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini meliputi:
Melakukan koordinasi awal dengan pihak manajemen dan unit akademik STMIK Triguna Dharma untuk menyampaikan maksud, tujuan, serta ruang lingkup kegiatan pengabdian yang berfokus pada pengembangan fitur Sistem Monitoring Akademik (SIBAIK).
Mengidentifikasi kebutuhan sistem yang berkaitan dengan pengembangan fitur upload roster pelajaran dan fitur konseling dosen melalui wawancara dan diskusi dengan pengguna kunci, seperti bagian akademik, dosen, dan pengelola sistem.
Menyusun perancangan pengembangan fitur pada SIBAIK yang meliputi desain alur proses upload dan pengelolaan roster perkuliahan serta alur pencatatan dan dokumentasi kegiatan konseling dosen.
Menyiapkan perangkat keras dan perangkat lunak pendukung yang dibutuhkan dalam proses pengembangan dan pengujian fitur, seperti komputer pengembang, server aplikasi, basis data, serta perangkat lunak pendukung pengembangan sistem.
Menyusun jadwal pelaksanaan kegiatan dan pembagian peran dalam tim pengabdian guna memastikan setiap tahapan pengembangan fitur dapat terlaksana secara efektif dan tepat waktu.
Page | 41
JURNAL ABDIMAS TGD
Vol.
No.
Januari 2026.
Page 40-48 P-ISSN : 2809-7289.
E-ISSN : 2809-6126
Pelaksanaan Kegiatan Berdasarkan identifikasi masalah dan tujuan yang hendak dicapai maka program pengabdian masyarakat ini dilakukan dalam 2 macam kegiatan yaitu :
Pengembangan Sistem SIBAIK Langkah langkah pembuatan sistem tersebut adalah sebagai berikut :
Perancangan Konsep Pengumpulan Data Persiapan Hardware dan Software Pembuatan Aplikasi Pengecekkan Perbaikan Penyelesaian Gambar 2.
1 Langkah Pengembangan Sistem SIBAIK Pendampingan Penggunaan Sistem informasi Pendampingan dilakukan sebagai tindak lanjut pembuatan Sistem SIBAIK di STMIK Triguna Dharma sehingga Administrator dapat mengelola sistem informasi sebagai sarana informasi yang efektif dan efisien.
Evaluasi Kegiatan dan Pelaporan Setiap tahapan kegiatan pengabdian kepada masyarakat dilengkapi dengan proses evaluasi untuk memastikan bahwa pengembangan fitur upload roster pelajaran dan fitur konseling dosen pada Sistem Monitoring Akademik (SIBAIK) berjalan sesuai dengan kebutuhan mitra dan tujuan yang telah Evaluasi dilakukan secara bertahap pada setiap proses pengembangan, mulai dari perancangan, implementasi, hingga uji coba fitur.
Hasil evaluasi digunakan sebagai dasar untuk melakukan penyempurnaan dan penyesuaian terhadap fitur yang dikembangkan, baik dari aspek fungsionalitas sistem, kemudahan penggunaan, maupun kesesuaian dengan alur kerja akademik di STMIK Triguna Dharma.
Proses ini bertujuan untuk memastikan bahwa fitur yang dihasilkan dapat diimplementasikan secara optimal dan memberikan manfaat nyata bagi dosen dan pengelola akademik.
Pada akhir kegiatan, dilakukan analisis terhadap tingkat pencapaian tujuan kegiatan serta dampak pengembangan fitur SIBAIK terhadap efektivitas monitoring akademik.
Evaluasi akhir juga mencakup seluruh rangkaian pelaksanaan kegiatan pengabdian, termasuk tingkat penerimaan pengguna dan kesiapan sistem untuk digunakan secara berkelanjutan.
Selanjutnya, disusun laporan kegiatan sebagai bentuk pertanggungjawaban pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat serta sebagai dokumentasi hasil kegiatan yang telah dilakukan.
Page | 42
JURNAL ABDIMAS TGD
Vol.
No.
Januari 2026.
Page 40-48 P-ISSN : 2809-7289.
E-ISSN : 2809-6126
2 Metode Pelaksanaan Metode pelaksanaan kegiatan ini adalah perancangan, pembuatan, dan pendampingan.
Adapun tahapan kegiatan yang dilakukan adalah dari bulan Oktober hingga bulan Desember 2025.
Persiapan Persiapan dilakukan pada bulan Oktober 2025 dan perizinan diajukan bulan September 2025.
Pelaksanaan Kegiatan Pengarahan dan proses pengambilan materi dan pembuatan sistem informasi dilakukan selama 2 Adapun uraian kegiatan dapat dilihat pada tabel berikut ini.
Tabel 1.
Uraian Pelaksanaan Kegiatan Tanggal Uraian Kegiatan 9 Oktober 2025 Pengambilan Materi 12 Oktober 2025 Wawancara dengan pihak terkait 18 Oktober 2025 Perancangan aplikasi dan database 29 Oktober 2025 Presenstasi sistem tahap 1 dan pencatatan permintaan 17 November 2025 Perbaikan dan penambahan fitur pada sistem sesuai revisi dan permintaan 1 Desember 2025 Presentasi sistem tahap 2 dan finalisasi Pendampingan Kegiatan ini dilakukan setelah proses diskusi hasil Sistem Informasi Inventori selesai.
Kegiatan ini bertujuan untuk membantu pihak akademik yang mengalami kesulitan dalam mengimplementasi ilmu yang didapat untuk menunjang pekerjaan sehari- hari.
Pendampingan kepada petugas atau admin dilakukan pada 8 Desember 2025.
Adapun uraian kegiatan pendampingan seperti Tabel berikut ini.
Tabel 2.
Uraian Kegiatan Pendampingan Hari dan Tanggal Uraian Kegiatan Senin, 8 Desember 2025 Penjelasan pengembangan dan sosialisasi sistem SIBAIK kepada Staff Lab.
Baak dan Staff Prodi
Selasa, 9 Desember 2025
Menjelaskan dan mendampingi cara penggunaan sistem
SIBAIK
Pelaporan Pelaporan dilakukan setelah semua kegiatan sudah selesai dilakukan.
Pelaporan dilakukan pada tanggal 13 Desember 2025.
HASIL DAN PEMBAHASAN
1 Identifikasi Masalah Dalam pelaksanaan kegiatan akademik di STMIK Triguna Dharma, masih terdapat beberapa permasalahan yang berkaitan dengan monitoring dan pengelolaan informasi akademik, khususnya pada aspek pengelolaan jadwal perkuliahan dan dokumentasi kegiatan konseling dosen.
Permasalahan Page | 43
JURNAL ABDIMAS TGD
Vol.
No.
Januari 2026.
Page 40-48 P-ISSN : 2809-7289.
E-ISSN : 2809-6126
tersebut menjadi dasar perlunya pengembangan fitur pada Sistem Monitoring Akademik (SIBAIK), yang dapat diidentifikasi sebagai berikut:
Pengelolaan Roster Perkuliahan Belum Terintegrasi Pengelolaan roster perkuliahan masih dilakukan secara terpisah dalam bentuk dokumen manual atau file individual, sehingga menyulitkan pihak akademik dan dosen dalam melakukan pemantauan dan pembaruan jadwal perkuliahan secara terpusat.
Kesulitan dalam Monitoring Perubahan Jadwal Perkuliahan Perubahan jadwal perkuliahan tidak selalu terdokumentasi dengan baik dalam satu sistem terintegrasi, sehingga berpotensi menimbulkan ketidaksesuaian informasi antara dosen, mahasiswa, dan bagian akademik.
Kegiatan Konseling Dosen Belum Terdokumentasi Secara Sistematis Proses konseling dosen terhadap mahasiswa masih dilakukan tanpa dukungan sistem pencatatan digital yang terstruktur, sehingga data hasil konseling sulit ditelusuri dan dimanfaatkan sebagai bahan evaluasi akademik.
Minimnya Data Konseling untuk Evaluasi Akademik Tidak tersedianya dokumentasi konseling yang terintegrasi menyebabkan pihak akademik kesulitan dalam melakukan pemantauan perkembangan mahasiswa serta evaluasi peran dosen dalam kegiatan pembimbingan dan konseling akademik.
Keterbatasan Sistem Monitoring Akademik yang Mendukung Kebutuhan Dosen dan Akademik Sistem monitoring akademik yang ada belum sepenuhnya mendukung kebutuhan dosen dan pengelola akademik dalam mengelola roster perkuliahan dan kegiatan konseling secara digital, terintegrasi, dan mudah diakses.
Berdasarkan permasalahan tersebut, diperlukan pengembangan fitur upload roster pelajaran dan fitur konseling dosen pada Sistem Monitoring Akademik (SIBAIK) sebagai solusi untuk meningkatkan efektivitas monitoring akademik, memperkuat dokumentasi kegiatan dosen, serta mendukung pengelolaan akademik yang lebih terstruktur, transparan, dan akuntabel di STMIK Triguna Dharma.
2 Kebutuhan Sistem Pada tahap ini, akan dilakukan evaluasi terkait kebutuhan sistem dan perangkat keras untuk sistem SIBAIK di STMIK Triguna Dharma.
Analisis akan difokuskan pada sistem yang berisi informasi tentang proses pembuatan sistem di Sekolah tersebut.
Hal ini merupakan tahap penting dalam pembuatan sistem informasi.
Oleh karena itu, diperlukan metode untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi masalah, kesempatan, hambatan, dan kebutuhan sehingga sistem yang dikembangkan dapat sesuai dengan harapan dalam pembuatan website.
Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Berikut perangkat lunak yang dibutuhkan dalam implementasi sistem web ini :
Web browser Mozilla Google Chrome atau Firefox Sistem operasi, seperti : Windows 10 atau di atasnya.
Xampp MySQL Framework Laravel Analisis Kebutuhan Perangkat Keras Berikut ini adalah spesifikasi minimal perangkat keras yang digunakan guna mendukung pembuatan maupun pengoperasian sistem ini antara lain sebagai berikut:
Processor Core i3 Harddisk sisa memori 512 GB.
RAM 8 GB.
VGA 512 MB
Mouse.
Keyboard dan monitor Analisis Pengguna Sistem (Use.
Analisis pengguna sistem dimaksudkan untuk mengetahui siapa saja aktor yang terlibat dalam menjalankan sistem.
Pengguna sistem ini antara lain :
Page | 44
JURNAL ABDIMAS TGD
Vol.
No.
Januari 2026.
Page 40-48 P-ISSN : 2809-7289.
E-ISSN : 2809-6126
Pengguna aplikasi atau biasa disebut end user yaitu para pengguna platform.
Dalam menggunakan sistem ini, pengguna harus memiliki koneksi internet karena sistem ini bersifat online.
Administrator merupakan aktor yang berperan dalam mengelola data sistem informasi.
Analisis Kebutuhan Data Analisis kebutuhan data ini bertujuan untuk memudahkan dalam perancangan suatu sistem Adapun analisis kebutuhan data yang diperlukan antara lain :
Informasi tentang Aktifitas perkuliahan, termasuk daftar kehadiran dosen, jadwal perkuliahan dan informasi ketersediaan ruangan.
Informasi tentang jumlah kelas aktif Informasi tentang penggunaan ruangan Informasi tentang jadwal ganti Informasi tentang user/pengguna sistem informasi SIBAIK, termasuk identitas, hak akses, dan tugas masing-masing.
3 WEB SIBAIK
Pada tahap pengguna akhir dijelaskan bagaimana penggunaan SIBAIK pada masing-masing petugas/pegawai .
Hasil implementasi dilakukan bertujuan agar pengguna aplikasi memahami fungsifungsi penggunaan aplikasi yang telah dibuat.
Adapun penjelasannya sebagai berikut :
Halaman Utama Halaman Monitoring Page | 45
JURNAL ABDIMAS TGD
Vol.
No.
Januari 2026.
Page 40-48 P-ISSN : 2809-7289.
E-ISSN : 2809-6126
Halaman Konseling Dosen
Upload Roster
Page | 46
JURNAL ABDIMAS TGD
Vol.
No.
Januari 2026.
Page 40-48 P-ISSN : 2809-7289.
E-ISSN : 2809-6126
KESIMPULAN
Kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat ini telah berhasil dilaksanakan dengan fokus pada pengembangan fitur upload roster pelajaran dan fitur konseling dosen pada Sistem Monitoring Akademik (SIBAIK) di STMIK Triguna Dharma.
Pengembangan fitur tersebut dilakukan sebagai upaya untuk meningkatkan efektivitas monitoring akademik serta memperkuat dokumentasi kegiatan akademik secara terintegrasi.
Hasil kegiatan menunjukkan bahwa fitur upload roster pelajaran mampu mempermudah dosen dan pengelola akademik dalam mengelola serta memantau jadwal perkuliahan secara terpusat dan Sementara itu, fitur konseling dosen memberikan kemudahan dalam pencatatan dan pendokumentasian kegiatan konseling mahasiswa secara digital, sehingga data konseling dapat dimanfaatkan sebagai bahan evaluasi akademik secara berkelanjutan.
Secara keseluruhan, pengembangan fitur pada SIBAIK memberikan dampak positif terhadap peningkatan kualitas layanan akademik di STMIK Triguna Dharma, khususnya dalam hal efisiensi pengelolaan informasi, transparansi proses akademik, serta kemudahan akses data bagi pihak terkait.
Dengan demikian, sistem monitoring akademik yang dikembangkan diharapkan dapat digunakan secara berkelanjutan dan menjadi pendukung dalam upaya peningkatan mutu akademik di lingkungan STMIK Triguna Dharma.
SARAN
Berdasarkan hasil pelaksanaan kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat ini, terdapat beberapa saran yang dapat dijadikan bahan pengembangan dan pemanfaatan lebih lanjut.
Pertama, fitur upload roster pelajaran dan fitur konseling dosen pada Sistem Monitoring Akademik (SIBAIK) diharapkan dapat terus dikembangkan dengan penambahan fitur pendukung lainnya, seperti notifikasi otomatis perubahan jadwal dan integrasi dengan sistem akademik lain yang telah ada.
Kedua, diperlukan pelatihan dan pendampingan lanjutan bagi dosen dan pengelola akademik agar pemanfaatan sistem dapat berjalan secara optimal dan berkelanjutan.
Peningkatan pemahaman pengguna terhadap fitur yang tersedia akan berkontribusi pada kualitas data dan efektivitas monitoring Ketiga, evaluasi sistem secara berkala perlu dilakukan untuk memastikan kesesuaian sistem dengan kebutuhan pengguna serta perkembangan kebijakan akademik institusi.
Selain itu, hasil pengembangan Page | 47
JURNAL ABDIMAS TGD
Vol.
No.
Januari 2026.
Page 40-48 P-ISSN : 2809-7289.
E-ISSN : 2809-6126
sistem ini dapat dijadikan dasar untuk penelitian atau kegiatan pengabdian selanjutnya yang berfokus pada peningkatan mutu layanan akademik berbasis teknologi informasi.
UCAPAN TERIMA KASIH (OPTIONAL)
Segala puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan karuniaNya, sehingga laporan kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat yang berjudul Pembuatan Sistem Monitoring Akademik pada STMIK Triguna Dharma ini dapat diselesaikan dengan baik.
Kami menyampaikan apresiasi dan terima kasih kepada:
Bapak Puji Sari Ramadhan.
Kom.
Kom.
, selaku Ketua STMIK Triguna Dharma Medan, atas dukungan dan arahannya dalam pelaksanaan kegiatan ini.
Ibu Zaimah Panjaitan.
Kom.
Kom.
, selaku Ketua LPPM STMIK Triguna Dharma Medan, yang telah memberikan kesempatan dan fasilitas demi kelancaran kegiatan pengabdian Seluruh anggota tim PKM yang telah bekerja keras dan penuh dedikasi dalam menyelesaikan sistem inventori sebagai bentuk kontribusi nyata terhadap pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Kami berharap kegiatan ini dapat memberikan manfaat yang luas serta menjadi jembatan dalam mempererat kolaborasi antara STMIK Triguna Dharma dengan berbagai pihak, baik dari instansi pemerintah maupun swasta.
Semoga menjadi amal jariyah dan membawa keberkahan bagi semua pihak yang terlibat.
Aamiin
DAFTAR PUSTAKA