Jurnal Penelitian Sains dan Kesehatan Avicenna
ISSN 2829-5536
Vol.
3 No.
2 Mei 2024 Analisis Sistem Penyimpanan Rekam Medis Rawat Inap di Rsud Cut Nyak Dhien Kota Meulaboh Siti Rahmah1*.
Basri Aramico Ib2.
Hanifah Hasnur3 1,2,3Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Muhammadiyah Aceh.
Indonesia *Email Korespondensi: 72sitirahmah@gmail.
Info Artikel Submitted: 3 mei 2025 Accepted: 30 Mei 2025 Publish Online: Mei Kata Kunci:
Sistem Penyimpanan.
Rekam Medis.
Rawat Inap Keywords:
Storage System.
Medical Records.
Inpatient Care Abstrak Latar Belakang: Sistem penyimpanan rekam medis rawat inap di rumah sakit merupakan komponen krusial dalam pengelolaan informasi kesehatan yang efektif dan Sistem penyimpanan rekam medis dapat melindungi data pasien dan memudahkan akses bagi tenaga kesehatan.
Tujuan: untuk menganalisis unsur input (Man.
Method.
Material.
Machine.
Mone.
, unsur proses berupa filling (Konvesional dan elektroni.
dan unsur output berupa sistem penyimpanan rekam medis yang efisien dan efektif.
Metode: Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskrptif kualitatif dengan metode case study, di mana subjek penelitian dipilih melalui teknik purposive sampling.
Data dikumpulkan dari enam informan, termasuk kepala ruangan rekam medis, dua staf di bagian koding dan pelaporan, serta tiga staf di bagian cek assembling untuk rawat inap dan rawat jalan.
Hasil: menunjukkan bahwa meskipun sebagian besar rumah sakit telah beralih ke sistem elektronik, masih terdapat ketergantungan pada penyimpanan manual yang menyebabkan penumpukan dokumen dan kesulitan dalam pencarian berkas.
Keterbatasan ruang penyimpanan, kurangnya sistem pelacakan yang efektif, dan pelatihan staf yang tidak memadai menjadi kendala utama dalam pengelolaan rekam medis.
Kesimpulan: penelitian ini dapat memberikan kontribusi yang signifikan terhadap pengembangan sistem penyimpanan rekam medis yang lebih baik di rumah sakit.
Rekomendasi: bagi manajemen rumah sakit dalam merancang strategi pengelolaan rekam medis yang lebih efektif dan responsif terhadap kebutuhan pasien dan regulasi yang berlaku.
Abstract Background: The inpatient medical record storage system in hospitals is a crucial component in effective and efficient health information management.
Objective: this study aims to analyze the input elements (Man.
Method.
Material.
Machine.
Mone.
, process elements in the form of filling (Conventional and electroni.
and output elements in the form of an efficient and effective medical record storage system.
Method: The type of research used is qualitative descriptive research with a case study method, where research subjects were selected through purposive sampling technique.
Data was collected from six informants, including the head of the medical record room, two staff in the coding and reporting section, and three staff in the check assembling section for inpatients and outpatients.
The results:
showed that although most hospitals have switched to electronic systems, there is still a reliance on manual storage which causes a buildup of documents and difficulty in searching for files.
Limited storage space, lack of an effective tracking system, and inadequate staff training are the main obstacles in medical records management.
The conclusions: this study can make a significant contribution to the development of a better medical record storage system in hospitals.
Recommended: can be a reference for hospital management in designing medical record management strategies that are more effective and responsive to patient needs and applicable regulations.
PENDAHULUAN
Sistem penyimpanan rekam medis adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyimpan, mengelola, dan mengakses data medis pasien secara terstruktur dan efisien.
Sistem ini dapat berupa penyimpanan rekam medis manual .
, sistem rekam medis elektronik (RME), atau sistem berbasis cloud, yang memungkinkan data medis pasien disimpan dalam format yang dapat diakses dengan mudah oleh tenaga medis yang Tujuan rekam medis adalah untuk melindungi pasien dan dokter sesuai dengan peraturan yang berlaku, serta mendukung pengelolaan yang tertib untuk meningkatkan pelayanan kesehatan di rumah sakit (Tiorentap, 2.
Rekam Medis (RM) adalah berkas yang berisi catatan mengenai identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, prosedur, dan Jurnal Penelitian Sains dan Kesehatan Avicenna
ISSN 2829-5536
Vol.
3 No.
2 Mei 2025 pelayanan medis yang diberikan oleh penyedia layanan kesehatan (Silalahi and Sinaga, 2.
Rekam medis disimpan dengan dua cara, yaitu sentralisasi dan desentralisasi.
Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pasien dalam satu map, meliputi dokumen rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat.
Desentralisasi adalah penyimpanan dokumen rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat secara terpisah, masing-masing disimpan dalam map dan rak yang berbeda (Manajemen et al.
, 2.
Sistem penyimpanan berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam institusi pelayanan kesehatan, karena sistem penyimpanan dapat mempermudah berkas rekam medis yang akan disimpan dalam rak penyimpanan, mempercepat ditemukan kembali atau pengambilan berkas rekam medis yang disimpan di rak penyimpanan, mudah pengembaliannya, dan melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi (Hatta, 2.
Mengingat kompleksitasnya, rumah sakit modern sebaiknya beralih dari pengelolaan rekam medis manual ke sistem elektronik (RME), bahkan menuju sistem rekam kesehatan elektronik (RKE) yang Penggunaan RME diharapkan dapat meningkatkan profesionalisme dan kinerja manajemen rumah sakit melalui manfaat umum, operasional, dan organisasi.
Meskipun (Kesdam Banjarmasin, 2.
RME memiliki potensi besar untuk diterapkan di Indonesia karena memberikan manfaat lebih dibandingkan sistem manual.
Namun, jika penerapannya belum optimal di seluruh rumah sakit, ini dapat memengaruhi akurasi data kesehatan (Neng Sari Rubiyanti.
Tantangan utama dalam penerapan RME adalah kemampuan menyimpan dan menjaga keamanan data medis yang sangat Perlindungan data di Indonesia masih rendah, sehingga perhatian dan tanggung jawab besar diperlukan dari semua pihak, termasuk pemerintah, untuk memastikan keberhasilan dan keamanan sistem RME.
(Lakhmudien.
Indradi.
Nugraha, 2.
Di Indonesia, peralihan ke rekam medis elektronik dimulai dengan Peraturan Menteri Kesehatan (PMK) No.
24 Tahun 2022, yang mewajibkan fasilitas kesehatan untuk menginstal dan mengoperasikan sistem elektronik untuk mencatat riwayat kesehatan Proses migrasi harus selesai sebelum 31 Desember 2023.
Sebuah survei pada Maret 2022 oleh PERSI mengungkapkan bahwa hanya 50% dari 3.
000 rumah sakit yang telah menggunakan sistem ini, dan hanya 16% yang mengelola data kesehatan elektronik dengan Hal ini menunjukkan masih banyak rumah sakit yang perlu beradaptasi dan mengngoptimalkan sistem meningkatkan kapasitas dan integritas pelayanan kesehatan demi kesejahteraan (Putri and Mulyanti, 2.
Beberapa rumah sakit di Aceh, baik pemerintah maupun swasta, telah mengadopsi Rekam Medis Elektronik (RME) untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas layanan RSU Zainal Abidin.
RSUD dr.
Fauziah.
RSUD Langsa, dan RSUD Aceh Timur adalah rumah sakit pemerintah yang telah mengimplementasikan RME, sementara rumah sakit swasta seperti Harapan Bunda di Banda Aceh juga telah menggunakan sistem RME membantu meminimalkan kesalahan medis, mempercepat akses data pasien, dan meningkatkan kualitas pelayanan.
Meskipun ada tantangan infrastruktur dan pelatihan SDM, dukungan pemerintah Jurnal Penelitian Sains dan Kesehatan Avicenna
ISSN 2829-5536
Vol.
3 No.
2 Mei 2024 perkembangan RME di Aceh (Eddi.
Fitriani dan Nadapdap, 2.
Pemerintah Provinsi Aceh merencanakan pembangunan Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) regional di empat kabupaten/kota, termasuk RSUD Regional Cut Nyak Dhien Meulaboh, untuk Sebagai rumah sakit kelas B.
RS Cut Nyak Dhien memiliki peran penting dalam sektor kesehatan Kabupaten Aceh Barat, dengan berbagai fasilitas medis untuk meningkatkan kualitas layanan.
Dalam proses akreditasi, pengelolaan rekam medis yang baik sangat penting untuk keselamatan pasien, efektivitas pelayanan, dan kepatuhan terhadap standar kesehatan, memastikan rekam medis lengkap, akurat, dan terjaga privasinya (Nurpida.
Supriyanti and Nova Fahlevi, 2.
Berdasarkan observasi data awal di RSUD Cut Nyak Dhien Meulaboh.
Peneliti menemukan bahwa sistem penyimpanan rekam medis di Rumah Sakit Cut Nyak Dien menggunakan kombinasi sistem manual dan Namun, terdapat beberapa masalah pada rekam medis rawat inap, seperti penggunaan kertas tipis, tidak adanya map atau pelindung, serta berkas yang mudah Kerusakan ini disebabkan oleh pencahayaan yang buruk, kelembaban rendah, loker yang tidak memadai, dan ruang penyimpanan yang kurang optimal.
Petugas hanya bertugas menjaga kerapihan tempat penyimpanan, namun tidak cukup untuk mencegah kerusakan berkas.
Oleh karena itu, sistem penyimpanan yang lebih efektif dan sesuai dengan persyaratan sangat diperlukan.
Berdasarkan latar belakang peneliti tertarik untuk melakukan penelitian menggunakan metode kualitatif, karena memungkinkan peneliti untuk memahami fenomena yang kompleks dan mendalam, terutama yang berkaitan dengan pengalaman, persepsi, dan makna yang diberikan oleh individu tentang "Analisis Sistem Penyimpanan Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit Cut Nyak Dien Kota Meulaboh.
METODE
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskrptif kualitatif dengan metode case study, di mana subjek penelitian dipilih melalui teknik purposive sampling.
Data dikumpulkan dari enam informan, termasuk kepala ruangan rekam medis, dua staf di bagian koding dan pelaporan, serta tiga staf di bagian cek assembling untuk rawat inap dan rawat jalan.
Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara mendalam, dan Data dianalisis menggunakan analisis tematik yang terdiri dari beberapa tahapan, yaitu: Transkripsi data hasil wawancara.
Koding data berdasarkan tema atau kategori yang muncul.
Penyusunan narasi berdasarkan tema, dan penarikan kesimpulan dan verifikasi .
embandingkan data wawancara, observasi, dan dokumentas.
untuk meningkatkan validitas hasil.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem Penyimpanan Rekam Medis Berdasarkan Unsur Man Man (Manusi.
unsur ini mencakup semua individu yang terlibat dalam organisasi, baik sebagai pemimpin, karyawan, maupun pemangku kepentingan lainnya.
Manusia adalah faktor kunci dalam mencapai tujuan organisasi, karena mereka yang melakukan pekerjaan, mengambil keputusan, dan berinteraksi satu sama lain (Suharto and Fauzan, 2.
Setiap anggota memiliki peran yang jelas dan saling mendukung untuk memastikan pelayanan pasien yang optimal.
Tanggung jawab utama mereka adalah menjaga rekam medis pasien tetap akurat dan Jurnal Penelitian Sains dan Kesehatan Avicenna
ISSN 2829-5536
Vol.
3 No.
2 Mei 2025 terbarui, serta mengamankan dokumen fisik dan data elektronik.
Staf administrasi mengatur jadwal pengumpulan rekam medis dan menangani permintaan dokumen dari dokter atau unit lain.
Koordinator TPPRI dan TPPRJ mengawasi catatan medis rawat inap dan rawat jalan, dan proses perakitan cek memastikan catatan medis lengkap dan terorganisasi dengan baik.
Ini hanyalah beberapa pekerjaan yang terlibat dalam administrasi catatan medis.
Selain menyimpan dan mendistribusikan catatan medis dengan aman, pengodean dan pelaporan bertanggung jawab untuk melaporkan data medis dan mengodekan diagnosis dan prosedur.
Pembawa berkas memastikan bahwa dokumen dikirim ke departemen yang membutuhkannya.
Efisiensi dalam menjalankan tugas di lapangan, terutama dalam hal penanganan rekam medis, sangat dipengaruhi oleh pengalaman kerja dan latar belakang Pengalaman dan pelatihan sebelumnya berdampak pada pemahaman seseorang terhadap proses kerja di rumah Dasar pengetahuan diperoleh dari pendidikan, tetapi petugas menjadi lebih cakap dan siap menangani masalah melalui pengalaman di dunia nyata.
Untuk melaporkan dan mengelola data rekam medis dengan sukses, mereka harus mengikuti pelatihan dan memiliki kesadaran menyeluruh terhadap tanggung jawab mereka.
Tanpa pemahaman yang jelas, tujuan rumah sakit akan sulit dicapai dan pekerjaan akan Prosedur perekrutan di rumah sakit dimulai dengan memasang lowongan pekerjaan di situs web dan media lainnya, kemudian mengirimkan berkas lamaran yang sudah lengkap yang dapat dikirimkan ke departemen personalia atau diserahkan Untuk membantu petugas rekam medis menjadi lebih ahli, rumah sakit sering kali menyediakan sesi pelatihan.
Sesi ini berfokus pada pengkodean, penggunaan sistem rekam medis elektronik (SIMRS), dan pemutakhiran laporan medis.
Perspektif anggota staf dapat diperluas dan kemampuan teknis mereka dapat ditingkatkan melalui pelatihan ini, yang dapat dilakukan di dalam dan luar wilayah dan sering kali diselenggarakan oleh kementerian atau lembaga terkait.
Untuk membantu karyawan baru agar lebih terbiasa dengan proses dan prosedur rumah sakit, sertifikasi dan pendampingan profesional juga diterapkan.
Hal ini dapat dilihat dalam kutipan jawaban dari informan sebagai berikut:
Audengan mengadakan pelatihan-pelatihan, kalau direkam medis itu kan eum paling diutamakan ilmu coding eum penyakit jadi rumah sakit mengikut sertakan perekam medis untuk ikut ikut pelatihan diluar daerah yang dilaksanakan oleh kementrian serta update update laporan terbaru, rumah sakit online (SIMRS)A.
Ay.
Pada bagian lembar checklist, terlihat bahwa Rumah Sakit Cut Nyak Dhien memiliki berbagai sumber tenaga kesehatan dalam pengelolaan rekam medis, termasuk perekam medis pelaksana, pelaksana lanjutan, penyelia, serta tenaga muda dan madya.
Keberagaman peran ini menciptakan struktur yang jelas, di mana perekam medis pelaksana bertanggung jawab untuk mencatat data, sementara pelaksana lanjutan dan penyelia mengawasi kualitas data.
Tenaga muda dan madya juga berperan penting dalam pengembangan keterampilan, mendukung efektivitas dan efisiensi pelayanan kesehatan.
Pengembangan petugas sangat dibutuhkan salah satunya dengan memberikan pelatihan, karena pelatihan memiliki pengaruh yang positif terhadap peningkatan kinerja petugas (Kartika et al.
, 2.
Pengolahan data rekam medis menghasilkan informasi kesehatan melalui Jurnal Penelitian Sains dan Kesehatan Avicenna
ISSN 2829-5536
Vol.
3 No.
2 Mei 2024 beberapa tahapan yang berguna untuk perencanaan dan pengambilan keputusan.
Oleh karena itu pelayanan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan perlu dikelola oleh seseorang yang kompeten dan memiliki kewenangan sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku (Kemenkes, 2.
Profesi perekam medis harus menguasai kompetensinya sebagai seorang perekam medis.
Salah satu dari lima kompetensi pokok yaitu manajemen rekam medis dan informasi kesehatan, menjaga dan meningkatkan mutu rekam medis & informasi Kompetensi ini sangat dibutuhkan untuk meningkatkan mutu manajeman rekam medis sehingga tercipta tertib administrasi dalam mendukung pelayanan kesehatan (Valentina and Winda Andryani Sinaga, 2.
Individu yang telah menyelesaikan pendidikan di bidang rekam medis dan informasi kesehatan sesuai dengan ketentuan hukum dan peraturan disebut sebagai petugas rekam medis atau perekam medis.
Pejabat yang berwenang memberikan penugasan kepada perekam medis, yang merupakan pegawai negeri sipil, untuk melaksanakan semua tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak dalam menjalankan layanan rekam medis terkait informasi kesehatan di fasilitas kesehatan (Meiliani and Trisna, 2.
Sistem Penyimpanan Rekam Medis Berdasarkan Unsur Material Material (Baha.
mencakup semua bahan dan sumber daya fisik yang diperlukan untuk memproduksi barang atau jasa.
Pengelolaan material yang efisien dapat (Agustin.
Wijayanti and Permana, 2.
Hasil wawancara menunjukkan bahwa Kondisi rak penyimpanan dokumen rekam medis saat ini masih belum memuaskan.
menurut sejumlah informan, rak atau tempat penyimpanannya kurang memadai karena jumlah kertas bertambah seiring dengan bertambahnya jumlah pasien.
Masalah ini diperparah dengan penggunaan sistem penyimpanan manual, tetapi pada tahun 2025, direncanakan untuk beralih ke sistem rekam medis elektronik, yang akan mengurangi kebutuhan akan rak fisik.
Hal ini dapat dilihat dalam kutipan jawaban dari informan sebagai Aukalo mencukupi tidak inikan sudah kita ke era digitalisasi untuk rak kita ga ada lagi kita sekarang lagi dalam tahap melakukan pemusnahan pemusnahan karna di 2025 itu sudah harus 100% elektronikA.
Ay.
Aubelum mecukupi dek raknya cuma ada dua yang didalam ruangan satu yang satu lagi didepan ruanganA.
Ay.
Keterbatasan anggaran dan kurangnya sumber daya membuat pengelolaan formulir dan map di ruang rekam medis menjadi sulit.
Meskipun upaya digitalisasi terus dilakukan, perawatan pasien rawat inap masih mendapatkan formulir dan map merupakan tantangan tersendiri.
Meskipun demikian, rumah sakit secara teratur mengawasi inventaris dan memastikan bahwa formulir yang rusak diganti dan formulir yang tidak diperlukan dibuang dengan aman.
Menurut sebagian besar informan, fasilitas kesehatan ini masih mengelola rekam medis dengan pendekatan campuran, yakni 50% komputerisasi dan 50% manual.
Dokumen rekam medis masih disimpan dan disusun menggunakan formulir dan map, yang membantu melindungi privasi pasien dan memudahkan akses dokumen.
Namun, dengan penerapan sistem SIMRS secara menyeluruh, bagian rawat inap tidak lagi menggunakan formulir dan map.
Jurnal Penelitian Sains dan Kesehatan Avicenna
ISSN 2829-5536
Vol.
3 No.
2 Mei 2025 Sistem pengelolaan rekam medis di fasilitas kesehatan ini menggunakan sistem terpusat dengan nomor rekam medis sebagai identifikasi, yang memudahkan penataan dokumen dan mempercepat pencarian data Meski demikian, sejumlah narasumber mengungkapkan bahwa keterbatasan rak penyimpanan masih menjadi kendala, sehingga penyimpanan dokumen tertentu masih dilakukan secara manual.
Penerapan kesalahan pengambilan dokumen.
Pada lembar check list terlihat bahwa rumah sakit Cut Nyak Dhien memiliki sarana dan prasarana yang cukup memadai, seperti yang terlihat di ruang kepala instalasi rekam medis, di mana fasilitas yang ada sudah memenuhi kebutuhan.
Ruang pendaftaran pasien juga dilengkapi dengan sarana dan prasarana yang memadai.
Namun, pada ruangan penyimpanan rekam medis aktif dan inaktif, meskipun beberapa fasilitas sudah mencukupi, masih terdapat kekurangan.
Hasil wawancara menunjukkan bahwa terkait dengan kesesuaian penyimpanan rekam medis sesuai dengan SOP dan akreditasi, beberapa informan memiliki pendapat yang berbeda-beda.
Sebagian berpendapat bahwa fasilitas penyimpanan belum memadai dan akses data seharusnya dipermudah dengan aplikasi daripada manual, meskipun salah satu informan menyatakan bahwa penyimpanan telah sesuai dengan SOP dan akreditasi.
Secara keseluruhan, masih terdapat kendala pada fasilitas dan penerapan SOP, meskipun sebagian telah sesuai dengan Hal ini dapat dilihat dalam kutipan jawaban dari informan sebagai Aueum kalo sesuai sop emang harus sesuai karna akteditasi menuntut itu penyimpanan rekam medis sudah dicantumkan dalam kemenkesAAy.
AuA.
kayaknya belum yaa, kalo sesuaikan ini bisa kita liat langsung kan ga harus cari manual bisa dari aplikasi kanA.
Ay.
Pada lembar checklist terlihat bahwa Rumah Sakit Cut Nyak Dhien memiliki SOP yang dirancang untuk mengikuti kebijakan nasional, termasuk undang- undang, peraturan presiden, keputusan menteri, dan peraturan menteri, serta kebijakan lokal seperti pedoman.
SOP, surat keputusan direktur, dan program kerja.
Meskipun demikian, hasil wawancara menunjukkan bahwa masih terdapat perbedaan pendapat mengenai kesesuaian penyimpanan rekam medis dengan SOP dan akreditasi.
Beberapa informan menilai fasilitas penyimpanan belum memadai dan menyarankan penggunaan aplikasi untuk mempermudah akses data, sementara satu informan berpendapat bahwa penyimpanan sudah sesuai dengan ketentuan yang ada.
Hal ini menunjukkan bahwa meskipun SOP telah ditetapkan berdasarkan kebijakan yang berlaku, tantangan dalam penerapan dan fasilitas masih perlu diatasi untuk mencapai standar yang diharapkan.
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia No.
36 tahun 2014 menyatakan bahwa tenaga kesehatan dalam menjalankan praktik wajib memberikan pelayanan kesehatan sesuai dengan standar profesi, standar pelayanan profesi, standar operasional prosedur dan etika profesi serta kebutuhan penerima layanan kesehatan.
Setiap perusahaan memiliki metode yang berbeda dalam mengelola organisasi Penerapan metode yang tepat didapatkan dengan memiliki kemampuan dalam memahami permasalahan dan kebutuhan (Umrana et al.
, 2.
Menurut Jurnal Penelitian Sains dan Kesehatan Avicenna
ISSN 2829-5536
Vol.
3 No.
2 Mei 2024 swari .
dan verawati .
faktor yang mempengaruhi unsur ini adalah SOP yang belum optimal, tidak ada pemberian reward dan punishment, pelaksanaan monitoring dan berkesinambungan dan rutin yang dijadikan sebagai umpan balik dalam pertimbangan pengambilan keputusan bagi organisasi (Swari and Verawati, 2.
Sistem Penyimpanan Rekam Medis Berdasarkan Unsur Machine Machine (Mesi.
merujuk kepada alat dan teknologi yang digunakan dalam proses Penggunaan mesin yang tepat dan pemeliharaan yang baik dapat meningkatkan efisiensi operasional.
Hasil wawancara menunjukkan bahwa tracer untuk melacak status dokumen rekam medis belum dimasukkan dalam sistem yang digunakan di lokasi mereka.
Tidak semua lokasi atau karyawan menggunakan pelacak, meskipun beberapa informan menyatakan bahwa pelacak sangat penting untuk memudahkan pencarian dan mencegah hilangnya dokumen.
Beberapa informan menggunakan buku ekspedisi, melainkan sistem "status" yang mencatat status dokumen berdasarkan tanggal penerbitan, dengan setiap status dicatat dalam daftar dan ditulis di atas kertas sebagai bagian dari pencatatan pergerakan dokumen.
Hal ini dapat dilihat dalam kutipan jawaban dari informan sebagai AuA.
kalo kami disini belum kayaknya masih satu map disini gada map map warna lainA.
Ay.
AuATidak ada sebenernya kan tracer itu padahal sangat penting untuk untuk memantau pergerakan dan status dokumen rekam medis, sehingga memudahkan staf dalam menemukan dokumen yang diperlukanA.
Ay.
Kebutuhan machine yang baik dan terdapatnya aplikasi yang mendukung pada pelayanan kesehatan di rumah sakit sangat penting guna mempercepat pelayanan yang akan diberikan, unsur machine ini juga sudah diatur dalam PERMENKES No.
32 Tahun 2018 tentang Aplikasi Sarana Prasarana dan Alat Kesehatan bahwa untuk mendukung pelayanan kesehatan yang berkualitas dan mengurangi angka rujukan, dibutuhkan sarana, prasarana dan alat kesehatan yang aman dan siap pakai di fasilitas pelyanan kesehatan sesuai dengan jenis dan Sistem Penyimpanan Rekam Medis (Fillin.
Dalam konteks rekam medis, "filling" merujuk pada proses pengisian atau pencatatan informasi dalam dokumen rekam medis pasien.
Proses ini mencakup pengisian data pribadi pasien, riwayat kesehatan, hasil pemeriksaan, diagnosis, dan rencana perawatan ke dalam rekam medis.
Selain itu, filling juga melibatkan dokumentasi prosedur medis yang dilakukan, termasuk tanggal, jenis prosedur, dan hasilnya.
Pengorganisasian dan penyimpanan dokumen rekam medis secara sistematis sangat penting agar informasi dapat diakses dan dikelola dengan mudah.
Pembaruan informasi dalam rekam medis juga menjadi bagian penting dari proses ini, untuk mencerminkan kondisi kesehatan pasien yang terkini (Nurmariza.
Kholili and Hanafi, 2.
Hasil wawancara menunjukkan bahwa Berbagai teknik penyimpanan digunakan beberapa masih mengandalkan sistem manual, sementara yang lain menggunakan sistem
Meskipun ada sistem terpusat, sistem
manual dan elektronik masih digunakan secara bersamaan, dengan tujuan untuk beralih sepenuhnya ke sistem elektronik pada tahun Hanya orang yang berwenang yang Jurnal Penelitian Sains dan Kesehatan Avicenna
ISSN 2829-5536
Vol.
3 No.
2 Mei 2025 diizinkan mengakses catatan medis pasien hanya diizinkan untuk melihat resume mereka.
Hal ini dapat dilihat dalam kutipan jawaban dari informan sebagai berikut:
AuAsistem sentralisasi menggunakan nomor tengahA.
Ay.
AuAmanual menggunakan gudang penyimpanan karena sistemnya belum jalan karena sistem kita nih masih kayak masih kayak gitu manual gitu masih sesuai dengan prosedurAAy.
Ruang penyimpanan dan kapasitas penyimpanan yang terbatas merupakan dua penyimpanan catatan medis secara manual dan terkomputerisasi.
Gudang dan rak yang keterbatasan manual, hard disk yang tidak memadai untuk menyimpan data merupakan contoh keterbatasan elektronik karena tantangan ini, kertas menumpuk dan berisiko rusak atau sulit ditemukan.
Menurut (Ayuningrun, 2.
, unit pengisian memiliki tanggung jawab untuk menyimpan dan menghancurkan data medis setelah penggunaannya selesai dan masa penyimpanannya telah berakhir.
Selain itu, unit ini juga bertugas untuk memastikan bahwa informasi dalam dokumen tersebut lengkap, sehingga memudahkan proses pencarian informasi di masa mendatang.
Sistem Penyimpanan Rekam Medis yang Efektif dan Efesien Penyimpanan rekam medis yang efektif dan efisien adalah suatu sistem yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, dan mengakses dokumen rekam medis dengan cara yang memaksimalkan keamanan, kecepatan, dan kemudahan akses (Wasiyah.
Tri Purnama Sari and Indra Bayu Kusuma.
Hasil wawancara menunjukkan bahwa masalah yang terjadi antara lain ruang penyimpanan yang tidak memadai, catatan yang ditempatkan dan ditumpuk secara manual, dan kurangnya sistem pelacakan yang sesuai membuat sistem manajemen dan penyimpanan dokumen rumah sakit saat ini tidak efektif dan efisien.
Kebijakan perlindungan data medis Kementerian Kesehatan merupakan salah satu SOP dan prosedur yang ditetapkan yang dipatuhi rumah sakit, namun sistem yang kurang optimal tersebut masih menyebabkan proses pencarian berkas memakan waktu lama.
Rumah sakit beralih ke sistem digital untuk meningkatkan efisiensi, dan pada tahun 2025, rumah sakit berencana untuk sepenuhnya menerapkan SIRS (Sistem Informasi Rekam Medi.
dan SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Saki.
, memodernisasi penyimpanan catatan medis.
Masukan mengevaluasi ulang sistem dan menentukan area yang perlu diperbaiki.
Hal ini dapat dilihat dalam kutipan jawaban dari informan sebagai AuA.
kalo efisien kayaknya efektif dan efisien kalo dirumah sakit manapun juga belum efektif karena tempat nantilah kita liat kedepannya setelh 100% simrs bisa efektif kalo manual kita di semua rumah sakit kan masih bermasalah sihAAy.
Pengunaan rekam medis elektronik dalam menunjang efektivitas kerja pun memberikan dampak positif, rekam medis elektronik membantu dalam meningkatkan kualitas kerja mereka, sehingga pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien (Aulia and Sari, 2.
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil penelitian tentang analisis sistem penyimpanan rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Umum Daerah Cut
Jurnal Penelitian Sains dan Kesehatan Avicenna
ISSN 2829-5536
Vol.
3 No.
2 Mei 2024 Nyak Dhien Kota Meulaboh dapat Sistem Penyimpanan Rekam Medis Berdasarkan Unsur Material.
Sistem penyimpanan rekam medis saat ini kurang memadai, dengan rencana beralih ke sistem elektronik pada 2025.
Keterbatasan formulir, dan proses manual masih digunakan untuk pasien rawat inap.
Pengelolaan rekam medis bersifat campuran, dengan 50% komputerisasi dan 50% manual.
Sistem Penyimpanan Rekam Medis Berdasarkan Unsur Method.
Kesesuaian penyimpanan rekam medis dengan SOP dan akreditasi masih diperdebatkan.
Beberapa informan menilai fasilitas belum memadai dan akses data perlu ditingkatkan, sementara satu informan berpendapat sudah sesuai.
Terdapat kendala dalam fasilitas dan penerapan SOP.
Sistem Penyimpanan Rekam Medis Berdasarkan Unsur Machine, tracer untuk melacak status dokumen rekam medis belum sepenuhnya diimplementasikan.
Sistem Penyimpanan Rekam Medis yang Efektif dan Efesien.
Ruang penyimpanan yang tidak memadai dan penumpukan catatan manual membuat manajemen dokumen rumah sakit tidak efisien.
Harapannya dapat dievaluasi dan memperbaiki kondisi rak penyimpanan dokumen yang ada.
Alokasikan anggaran yang penyimpanan dan percepat transisi ke sistem rekam medis elektronik.
Pelatihan dan pengembangan keterampilan secara berkala untuk semua anggota tim di unit rekam medis.
Hal ini akan memastikan mereka siap menghadapi tantangan dalam pengelolaan rekam medis dan memahami peran serta tanggung jawab masing-masing untuk meningkatkan kolaborasi pelayanan pasien.
DAFTAR PUSTAKA