Prosiding SINTESA Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840 Analisis Proses Akuntansi pada Pengelolaan Account Payable pada Harris Hotel Seminyak Kristina Yasintha Dhone1*.
Rai Gina Artaningrum2 Program Studi Akuntansi.
Fakultas Ekonomi Bisnis dan Humaniora.
Universitas Dhyana Pura.
Jl.
Raya Padang Luwih Tegaljaya Dalung Kuta Utara.
Bali.
Indonesia Email: 22111501043@undhirabali.
ABSTRAK
Industri perhotelan merupakan salah satu industri yang mendukung sektor pariwisata terkhususnya pada daerah Bali.
Perkembangan industri masa kini yang semakin pesat menyebabkan semakin banyak industri perhotelan yang bermunculan.
Penelitian ini berfokus pada prosedur pencatatan dan pembayaran utang kepada pemasok.
Proses dimulai dengan permintaan pembelian, melibatkan Purchase Orders.
Receiving Reports, dan Invoices.
Penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan yang efektif sangat penting untuk stabilitas keuangan Hotel.
Meskipun sistem informasi terintegrasi telah diterapkan, tantangan seperti keterlambatan pengiriman dokumen dan kesalahan entri data masih Rekomendasi termasuk peningkatan teknologi informasi dan pelatihan staf untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi pencatatan utang Hotel.
Pentingnya prosedur yang terstruktur dalam account payable membantu menjaga hubungan baik dengan pemasok dan memastikan arus kas hotel tetap lancar, serta meminimalkan risiko kesalahan dalam transaksi keuangan.
Kata Kunci: Purchase Orders.
Receiving Reports, dan Invoices Pendahuluan Sektor pariwisata di Indonesia memiliki potensi yang besar dalam mendukung pertumbuhan ekonomi negara.
Negara Indonesia dengan segala kekayaan alam, keanekaragaman budaya, dan keindahan alamnya menarik wisatawan baik dalam negeri maupun luar negeri.
Namun, sektor pariwisata juga rentan terhadap berbagai tantangan, termasuk perubahan kondisi global seperti wabah penyakit, bencana alam, dan perubahan Hotel adalah tempat utama bagi para wisatawan untuk beristirahat, menginap, dan menikmati layanan perjalanan mereka.
Perkembangan pariwisata yang pesat memicu pertumbuhan industri hotel yang signifikan.
Hotel-hotel baru terus bermunculan menawarkan berbagai macam fasilitas untuk memenuhi kebutuhan wisatawan.
Hotel juga berperan penting dalam mendukung ekonomi lokal dengan menciptakan lapangan Prosiding SINTESA Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840 pekerjaan, mempromosikan kebudayaan lokal, dan memajukan sektor pariwisata di daerah tersebut.
Account payable merupakan posisi krusial dalam accounting department di Harris Hotel Seminyak karena memiliki tanggung jawab terhadap seluruh aktivitas pembiayaan untuk operasional hotel dan resto melalui sistem pencatatan akuntansi yang baik dan Aktivitas pembiayaan tersebut meliputi pembelian keperluan hotel dan resto, jasa spa, jasa laundry, jasa perbaikan peralatan hotel, pajak hotel dan parkir, biaya utilitas seperti listrik.
LPG.
BBM, gaji dan upah pegawai, serta asuransi.
Utang tersebut harus dibayarkan berdasarkan tenggat waktu yang telah disepakati Tenggat waktu pembayaran utang di Harris Hotel Seminyak ialah 30 hari setelah penerimaan barang oleh storekeeper.
Mekanisme pembayaran utang oleh account payable Harris Hotel Seminyak terdiri atas beberapa tahapan yakni memilah dokumen pembelian antara hotel dan resto, memilah dokumen pembelian berdasarkan tanggal jatuh tempo, menghimpun dokumen pembelian berdasarkan nama vendor, menjumlah total tagihan masing-masing vendor, mengisi formulir supplier payment checklist, merekap total tagihan dari masingmasing vendor ke dalam excel, dan mengajukan pembayaran kepada general cashier melalui persetujuan chief accountant, general manager, dan owning company.
Dokumen yang digunakan account payable sebagai bukti adanya pembelian yang harus dibayarkan adalah purchase request, purchase order, invoice pembelian, surat jalan, faktur pajak, kontrak, tanda tangan user, dan kwitansi bermaterai.
Mekanisme pembayaran utang di Harris Hotel Seminyak akan terselesaikan ketika account payable mentransfer uang kepada vendor dan general cashier mengotorisasi proses transfer Pelepasan uang untuk pembayaran utang kepada vendor akan disetujui oleh general cashier sebagai filter terakhir setelah account payable menginput data informasi Prosiding SINTESA Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840 Tabel 1 Jumlah utang yang harus di bayar pada bulan Agustus-Oktober.
Bulan Agustus September Oktober Total 4,421,255,324.
4,910,250,524.
4,010,906,768.
Sumber Accounting Harris Hotel Tabel 2.
Jumlah utang yang belum di bayar pada bulan Agustus-Oktober Bulan Agustus September Oktober Total 169,484,933.
235,504,469.
108,716,025.
Metode Penelitian analisis proses akuntansi pada pengelolaan akun payable di Harris Hotel Seminyak menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif.
Metode ini bertujuan untuk menggambarkan dan menjelaskan praktik akuntansi yang diterapkan, termasuk teknik pengumpulan data seperti observasi,wawancara dengan pihak terkait yaitu bagian Account Payable, lokasi penelitian kali ini bertempat di Harris Hotel.
Seminyak.
Bali dengan waktu penelitian bulan Oktober-November 2024,dilakukan untuk mendapatkan data mengenai topik yang dibahas pada penelitian ini.
Hasil dan Pembahasan Pembayaran utang di Harris Hotel Seminyak akan berjalan ketika vendor telah mengirimkan barang dan jasa yang dipesan oleh purchasing, kemudian diterima dan dicek kebenarannya oleh storekeeper, dan dicatat peenerimaan stoknya oleh receiving.
Dengan demikian untuk mengakui adanya utang yang harus dibayarkan.
maka berikut alur mekanisme yang harus dilaksanakan:
Permintaan pembelian oleh storekeeper atau departemen tertentu Formulir permintaan pembelian adalah dokumen yang digunakan oleh berbagai departemen untuk mengajukan permintaan pengadaan suatu barang atau jasa bagi kebutuhan Prosiding SINTESA Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840 hotel dan resto.
Umumnya, formulir ini diisi oleh storekeeper sebagai pengendali pertama terhadap stok persediaan hotel dan resto Pemesanan pembelian yang disertai penawaran harga kepada vendor oleh subdepartemen purchasing.
Formulir pesanan pembelian adalah dokumen yang digunakan oleh subdepartemen purchasing untuk menunjukkan jenis barang dan kuantitas barang yang ingin di beli dari vendor.
Formulir ini dibuat berdasarkan formulir permintaan pembelian dan disertai dengan dokumen penawaran harga dari vendor yang memuat ketentuan garansi, pajak pertambahan nilai, metode pembayaran, serta rincian spesifikasi barang yang akan dipesan.
Penerimaan dan pengecekan pesanan pembelian dari vendor dengan receipt slip oleh subdepartemen receiving Receiving adalah subdepartemen dalam akuntansi yang bertugas untuk menerima dan mengecek kondisi barang yang baru datang dari vendor.
Barang-barang yang datang harus dicek kesesuaian spesifikasi, kuantitas, dan kualitasnya dengan formulir permintaan pembelian, formulir pesanan pembelian, dan invoice pembelian Pencatatan stok persediaan ke dalam Visual Hotel Program oleh subdepartmen receiving Formulir persediaan masuk adalah dokumen yang digunakan oleh subdepartemen receiving untuk mencatat jenis, kuantitas, dan harga persediaan yang telah dibeli, diterima, dan disimpan ke dalam Visual Hotel Program.
Penyusunan dokumen pengajuan pembayaran utang oleh subdepartemen account payable Pengajuan pembayaran adalah proses pelunasan utang kepada vendor menggunakan excel.
Pembayaran utang kepada vendor melalui klik BCA bisnis oleh subdepartemen account payable Transaksi pembayaran utang dilakukan melalui transfer dana via BCA Bisnis dan tunai untuk beberapa tagihan tertentu.
Account payable hanya berwenang untuk menginput data informasi transfer untuk masing-masing tagihan vendor dengan memilih jenis transfer diproses saat diotorisasi.
Jenis transaksi Prosiding SINTESA Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840 transfer ini dapat berlaku atau berhasil terkirim kepada vendor ketika general cashier mengotorisasi atau menyetujui informasi transfer yang telah di-input.
Tabel 3 Jumlah utang yang harus di bayar dari bulan Agustus-Oktober Bulan Agustus
Tanggal Tempo
27/08/2024
September 26/09/2024 Oktober
25/10/2024
Total Terealisasi Short Shortage 4,421,255,324.
4,910,250,524.
4,010,906,768.
4,460,989,024.
4,876,984,818.
3,995,633,298.
3,582,794.
33,265,705.
15,273,469.
Pada data diatas terdapat Over/Shortage yang merupakan kondisi dimana permintaan melebihi jumlah yang tersedia di harga tertentu.
Ini terjadi ketika ada peningkatan permintaan,penurunan pemasokan.
Dalam konteks bisnis,over shortage juga dapat merujuk pada ketidaksesuaian antara jumlah kas fisik dengan jumlah yang tercatat.
Tabel 1.
4 Data Utang Yang Belum di Bayar Pada Bulan Agustus-Oktober Bulan Agustus
Tanggal Jatuh
Tempo
27/08/2024
September 26/09/2024 Oktober
25/10/2024
Total Terealisasi 4,421,255,324.
4,910,250,524.
4,010,906,768.
4,460,989,024.
4,876,984,818.
3,995,633,298.
Payment Outstanding 169,484,933.
235,504,469.
108,716,025.
Payment outstanding ini merujuk pada pada jumlah pembayaran yang masih terutang dan belum di lunasi oleh pihak Hotel kepada supplier.
Biasanya bagian account payable menggunakan system voucher yang menyertakan beberapa set invoice dalam satu voucher pencairan untuk memfasilitasi proses pembayaran.
Pembayaran di lakukan secara non-tunai dan harus di pastikan bahwa semua dokumen pendukung seperti invoice asli,PO,dan tanda tangan lengkap sebelum melakukan pembayaran.
Prosiding SINTESA Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840 Simpulan Penelitian Harris Hotel Seminyak menunjukkan bahwa hotel ini telah menerapkan sistem pengendalian internal yang efektif.
Berdasarkan analisis kualitatif, proses pembayran utang kepada supplier mencapai lebih dari 90% Harris Hotel Seminyak telah mematuhi mekanisme pembayaran utang usaha yang wewenangnya diberikan kepada subdepartemen account payable.
Account payable juga telah menerapkan strategi pembayaran utang secara bertahap dalam periode 3 bulan untuk menghindari keterlambatan meskipun masih terdapat beberapa kendala sehingga masih ada pembayaran yang masih terutang yang mengaharuskan bagian account payable menggunakan system voucher yang menyertakan beberapa set invoice dalam satu voucher pencairan untuk memfasilitasi proses pembayaran.
Selain itu.
Harris Hotel Seminyak perlu mengintegrasikan seluruh informasi vendor mulai dari nama, alamat, telepon, nomor rekening, dan atas nama rekening agar account payable tidak menginput data krusial setiap penyusunan dokumen pengajuan pembayaran secara manual yang mengakibatkan rentannya risiko human error.
Dengan demikian, perusahaan harus lebih memfokuskan pengendalian terhadap proses transfer dana kepada vendor untuk menjaga kelancaran arus kas perusahaan, mengalokasikan utang pada kepentingan yang sebenarnya, menyusun anggaran belanja berdasarkan total penerimaan perusahaan, dan mempertahankan kepercayaan kreditur yang telah bekerja sama dengan Harris Hotel Seminyak.
Daftar Rujukan Assyakurrohim.
Ikhram.
Sirodj.
, & Afgani.
Metode Studi Kasus dalam Penelitian Kualitatif.
Jurnal Pendidikan Sains Dan Komputer, 3.
Aziz.
Analisis Proses Pembayaran Utang Kepada Supplier Berbasis Prosedur Accpunt Payable Pada Hilton Bali Resort.
Politeknik Negeri Bali.
Prosiding SINTESA Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840 Nurfajrianti & Widharto .
dan Kinanthi et al.
pengelolaan persediaan Hermawan.
Brahmanto.
, & Hamzah.
Pengantar Manajemen Hospitality.
In PT.
Nasya Expanding Manajemen (Vol.
Issue .
Prosiding SINTESA
Volume 7 tahun 2024 | E-ISSN 2810-0840