Journal of Manufacturing and Enterprise Information System Volume 1 .
Issue 2.
Page 60-67 DOI: 10.
52330/jmeis.
ISSN 2988-3954
Rancang Bangun Sistem Informasi Arsip Elektronik Menggunakan Waterfall dengan Framework Codeigniter 4 Lucky Heriyanto .
Muhamad Fahrul Rozi .
Sistem Informasi Industri Otomotif.
Politeknik STMI Jakarta.
Jakarta.
Indonesia Email: heriyanto.
lucky@gmail.
com *, fahrul@stmi.
Submitted: 22/09/2022.
Accepted: 23/10/2023.
Published: 24/10/2023 PT.
Pertamina Hulu Indonesia merupakan anak perusahaan dari PT.
Pertamina (Perser.
yang memiliki tugas menghasilkan minyak bumi dan gas alam melalui kegiatan pengelolaan wilayah kerja migas dan kegiatan eksplorasi.
PT.
Pertamina Hulu Indonesia terutama Divisi Information Technology mengalami kendala dari pengarsipan.
Surat yang dikeluarkan oleh Divisi IT berupa berita acara, notulen rapat, surat perintah kerja, surat proses permintaan pembayaran, project charter, perjanjian kerja sama, serta form permintaan sarana teknologi informasi.
Kendala yang terjadi yaitu pada penomoran surat dan penyerahan surat mengalami keterlambatan apabila sekretaris sedang sibuk karena memiliki tugas selain mengurus dokumen.
Selain itu.
File dokumen berupa berita acara, notulen rapat, surat perintah kerja, surat proses pembayaran, perjanjian kerja sama, project charter, dan form permintaan sarana IT sulit ditemukan apabila terjadi audit.
Berdasarkan permasalahan diatas, maka dibutuhkan sistem informasi arsip elektronik yang berbasis web.
Sistem ini akan dirancang menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan framework CodeIgniter 4 dan database MySQL.
Kata kunciAi Arsip Elektronik.
PHP.
Framework CodeIgniter 4.
Database.
MySQL
PENDAHULUAN
Kegiatan administratif merupakan salah satu bagian dari proses bisnis.
Kegiatan ini tidak akan lepas dari kehadiran surat dan dokumen .
Surat dan dokumen yang telah ada pada kegiatan administrasi tidak ditinggal begitu saja.
Surat dan dokumen yang ada memerlukan proses penyimpanan dan pencatatan.
Proses ini disebut dengan pengarsipan .
Surat dicatat saat keluar dan masuk agar dapat dilihat maupun ditinjau kembali saat dibutuhkan oleh organisasi.
Suatu cara yang dipergunakan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip/dokumen disebut dengan sistem kearsipan .
, sistem kearsipan memiliki dua jenis yaitu sistem arsip tradisional dan sistem arsip elektronik .
Sistem arsip tradisional merupakan sistem arsip yang masih menggunakan media kertas sebagai pencatatannya.
Selain itu pada sistem arsip tradisional bentuk fisiknya dapat dilihat langsung oleh semua pengguna.
Sedangkan sistem arsip elektronik tidak dapat dilihat langsung, tetapi membutuhkan bantuan seperangkat komputer .
Berdasarkan pengertiannya, sistem arsip elektronik yaitu arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktivitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer .
Anak perusahaan PT Pertamina (Perser.
yang memiliki tugas dan wewenang menjadi subholding upstream yaitu PT Pertamina Hulu Indonesia.
Sebagai subholding upstream, tugas yang dimiliki perusahaan yaitu memproduksi minyak bumi dan gas alam dengan kegiatan eksplorasi wilayah yang berpotensi sebagai cadangan migas serta kegiatan operasional di zona kerja PT Pertamina Hulu Indonesia memiliki Departemen Business Support.
Departemen Business Support dipecah kembali menjadi tiga divisi, yaitu Divisi Human Resource.
Divisi Information Technology (IT), dan Divisi Finance.
Ketiga divisi saling membutuhkan satu sama lain untuk membantu semua kegiatan operasional perusahaan.
Setiap zona wilayah migas akan memiliki Cost Control IT yang bertugas mengatur semua keperluan pembayaran yang berhubungan dengan fasilitas dan kebutuhan IT.
Aktivitas yang terdapat di Divisi IT tidak luput dari penggunaan dokumen surat.
Surat yang dikeluarkan oleh Divisi IT berupa berita acara, notulen rapat, surat proses permintaan pembayaran, surat perintah kerja, perjanjian kerja sama, project charter, dan form permintaan sarana teknologi informasi.
Surat yang dikeluarkan sebagian besar akan dibuat oleh sekretaris.
Selain membuat, sekretaris wajib untuk menyimpan semua surat yang telah dikeluarkan oleh Divisi IT.
Beberapa surat yang tidak dibuat langsung yaitu surat perintah kerja, surat proses permintaan pembayaran, dan project charter.
Dokumen project charter akan dibuat oleh Tim IT Business Solution, sedangkan dokumen surat perintah kerja dan surat proses permintaan pembayaran akan dibuat oleh cost control.
Setelah dibuat maka dokumen akan diserahkan kepada sekretaris untuk diberikan nomor surat, disimpan, dicatat, dan diserahkan kepada manajer terkait.
Sekretaris melakukan pencatatan menggunakan excel serta menyimpan dokumen di Proses penomoran surat dan penyimpanan menemukan masalah apabila sekretaris memiliki banyak pekerjaan lain sehingga dalam memproses pemberian nomor surat dan penyimpanan terhambat.
Kendala ini menyebabkan proses menjadi tidak efektif dan efisien.
Kendala lainnya yang dapat terjadi yaitu apabila membutuhkan dokumen surat yang lampau.
User harus menghubungi sekretaris untuk meminta dokumen tersebut.
Apabila dokumen hanya dimiliki oleh sekretaris sebelumnya yang telah resign akan menimbulkan masalah kembali yang lebih rumit.
Berdasarkan hal tersebut maka solusi yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk menyelesaikan masalahnya yaitu dengan merancang suatu sistem arsip elektronik serta penomoran surat pada Divisi IT .
Dengan adanya sistem penomoran dan arsip This is an open access article under the CCAeBY-NC license Heriyanto / Journal of Manufacturing and Enterprise Information System Ae Vol.
Issue 2 .
60-67 elektronik akan memudahkan cost control.
Tim IT Business Solution, dan pengguna lainnya yang membutuhkan.
Pengguna tidak perlu mengirimkan dokumennya ke sekretaris untuk diberikan nomor surat.
Pengguna dapat langsung secara mandiri mengambil nomor surat serta mengirimkannya kepada manajer.
Setelah menerima tanda tangan dari pihak manajer terkait pengguna dapat secara mandiri menyimpan dokumen surat pada sistem ini.
Hal ini menghilangkan waktu tunggu dan sekretaris dapat melakukan tugas lainnya.
Dokumen yang disimpan akan rapi tanpa perlu dirapikan sekretaris di file komputernya.
Apabila pengguna membutuhkan dokumen surat keluar yang lampau maka dapat dicari secara mandiri melalui sistem informasi dengan fitur Dalam penelitian ini akan dibangun sebuah website dari sistem arsip elektronik yang menggunakan Framework CodeIgniter 4.
Framework CodeIgniter 4 berguna untuk mempercepat Systems Development Life Cycle (SDLC) pada tahap II.
METODE
Requirement Analysis Pada point yang keempat sudah memasuki tahap-tahap perancangan sistem dengan model waterfall.
Setelah mendapatkan tujuan dan batasan dari penelitian.
Hasil wawancara akan menentukan kebutuhan yang diperlukan dari sistem .
Kebutuhan ini dapat berupa hal- hal yang wajib terpenuhi dan mutlak ada pada sistem.
System dan Software Design Setelah mendapatkan requirement analysis, maka tahap selanjutnya melakukan pemodelan.
Pemodelan ini berupa pembuatan diagram-diagram UML berupa use case diagram, activity diagram, sequence diagram, deployment diagram, dan class diagram, perancangan database menggunakan ERD, membuat model Windows Navigation Diagram, serta membuat rancangan interface .
Implementasi dan Unit Testing Setelah membuat pemodelan.
Tahap selanjutnya yaitu implementasi atau pembangunan sistem.
Pembangunan sistem akan diiringi uni-unit testing.
Implementasi akan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan framework CodeIgniter 4 dan database MySQL .
Integrasi dan Pengujian Sistem Setelah melakukan implementasi, maka lakukanlah integrasi aplikasi yang dibangun dengan server yang disediakan.
Server dalam penelitian ini yang digunakan yaitu shared hosting.
Setelah berhasil lakukan pengujian sistem sebelum sistem digunakan secara real-time .
Operasi dan Maintenance Setelah dilakukan pengujian maka sistem akan digunakan atau dioperasikan.
Lakukan maintenance apabila ada penambahan fitur serta perubahan dari proses bisnis .
Dokumentasi Setelah penelitian selesai maka lakukan pendokumentasian serta memperoleh kesimpulan dari hasil penelitian ini dengan segala proses yang telah dijalankan dari awal hingga akhir.
Penambahan saran dapat dimasukkan sebagai pertimbangan untuk penelitian-penelitian selanjutnya .
Gambar 1.
Flowchart Kerangka PenelitianSumber: Pengolahan Data .
Heriyanto / Journal of Manufacturing and Enterprise Information System Ae Vol.
Issue 2 .
60-67 i.
HASIL PEMBAHASAN
System Request System request bertujuan untuk menjabarkan kebutuhan perusahaan dan nilai bisnis yang akan diperoleh perusahaan.
Berikut merupakan system request yang dijabarkan pada Tabel 1.
Tabel 1.
System Request Project Elemen Description Sistem Informasi Arsip Elektronik pada Divisi IT di PT Pertamina Project Name Hulu Indonesia Proyek dimaksudkan untuk membangun sebuah sistem informasi yang Business Need dapat digunakan untuk meringankan proses persuratan, penomoran surat, dan pengarsipan dokumen surat.
Business Sistem informasi dapat menginput form surat (BA.
NR.
SPK.
SP3.
Requirement PKS.
PC, dan FPSTI), menyimpan surat, dan mencari surat.
Data tersimpan dengan baik Mudah melakukan pencarian surat jika diperlukan sewaktu-waktu Business Value Memudahkan pemberian nomor surat Membantu meringankan beban kerja sekretaris Cost control dapat langsung meminta persetujuan dengan manajer terkait tanpa melewati sekretaris Sistem dapat mendukung dan membantu proses permintaan surat.
Constraints penomoran surat serta penyimpanan surat Requirement Analysis Requirement analysis atau analisis kebutuhan dari pembangunan sistem informasi arsip elektronik dijelaskan pada Tabel 2 dan Tabel 3 berikut:
Tabel 2.
Analisis Kebutuhan Sistem Functional Requirement .
Permasalahan Kebutuhan User Solusi Cost control dan Tim Mampu melakukan permintaan nomorsurat secara man diri dan Membangun penomoran surat Penyimpanan Sistem informasi Perancangan logika dokumensurat hanya untuk menyimpan sistem untuk dilakukan di komputer informasi suratdan menyimpan dan sekretaris sehingga dokumen surat yang mencari dokumen IT Business Solutions tidak dapat langsung Kebutuhan Sistem mengirimkan dokumen Sistem dapat memberikan nomor surat dengan membaca data yang dimasukkan di form surat kepada manajer terkait dokumen tersebut karena belum memiliki nomor surat.
Sistem dapat Menyimpan dan mencari surat yang berupa berita acara.
Heriyanto / Journal of Manufacturing and Enterprise Information System Ae Vol.
Issue 2 .
60-67 apabilasekretaris sibuk dapat dicari secara ataupunresign akan surat berbasis web notulen rapat, surat proses permintaan pembayaran, surat mendapatkan dokumen perintah kerja, project surat tersebut charter, perjanjian kerjasama, dan form permintaan sarana IT.
Masih menggunakan Sistem yang dibuat Membangun basis Basis data yang file excel yang dengan basis data databerdasarkan hasil pengumpulan data menggunakan model berjalansecara offline sehinggapengguna lain ERD serta penjabaran tidak dapat melihat kamu data.
Sistem urutannomor surat dapat mengolahbasis secara real time data secara CRUD (Create.
Read.
Update.
Delet.
Proses yang berjalan Sistem yang mampu Membangun sistem Membangun sistem saat ini pada penomoran surat penomoran surat penomoran surat serta penomoran secara mandiriyang memiliki mandiri dengan hak penyerahan kepada mandiri, sehingga hak akses akses user bagi manajer beberapa kali sekretaris dapat penomoran surat keterlambatan apabila pekerjaan lainnya sekretaris sedang sibuk karena memilikitugas selain mengurus Tabel 3.
Analisis Kebutuhan Sistem Non-Functional Requirement Kebutuhan Sistem Aplikasi dapat diakses melalui internet dengan bantuan media browser Sistem yang dirancang dapat diakses oleh sekretaris sebagai admin serta cost control dan pengguna lainnya sebagai user Aplikasi dijalankan dengan bantuan perangkat keras seperti mouse, printer, dan keyboard Aplikasi dapat diakses untuk seluruh Divisi IT Prosedur Sistem Informasi Arsip Elektronik Prosedur yang dilakukan saat sistem informasi arsip elektronik ini sudah dibangun yaitu sebagai berikut:
Mendapatkan Nomor Surat dan Menyimpan Dokumen Sekretaris sebagai admin yang dapat mengelola hak akses sistem membuatkan akun untuk karyawan yang membutuhkan penggunaan sistem informasi arsip elektronik.
Apabila sudah ada maka akan ke proses Heriyanto / Journal of Manufacturing and Enterprise Information System Ae Vol.
Issue 2 .
60-67 selanjutnyaUser akan memilih manajer yang akan dituju.
User memilih surat apa yang akan dimasukkan form User mengisi form dengan ketentuan yang ada User menyimpan form maka akan didapatkan nomor surat User melakukan pembuatan dokumen dan memberikan nomorsurat User akan mengirim dokumen kepada manajer terkait Manajer akan memvalidasi dengan tanda tangan dan diberikankembali ke user User mengedit data dan memberikan dokumen yang sudah dibuatke dalam sistem informasi Arsip Elektronik Mencari Dokumen Surat Sekretaris sebagai admin yang dapat mengelola hak akses sistem membuatkan akun untuk karyawan yang membutuhkan penggunaan sistem informasi arsip elektronik.
Apabila sudah ada maka akan ke proses selanjutnya User memilih manajer yang akan dituju User memilih surat yang akan dicari User melakukan pencarian menggunakan search box User melihat detail info surat User melakukan download, print, atau melihat dokumen surat pada sistem Use Case Diagram Gambar 4.
Use Case Diagram Sistem Informasi Arsip Elektronik Heriyanto / Journal of Manufacturing and Enterprise Information System Ae Vol.
Issue 2 .
60-67 Class Diagram Class diagram membantu dalam perancangan dan pembangunan sistem dikarenakan class diagram berfungsi sebagai gambaran urutan sistem dari kelas- kelas, hubungan antar kelas, serta method yang ada pada kelas .
Berikut merupakan class diagram yang digunakan sebagai acuan pembangunan sistem informasi arsip elektronik:
Gambar 5.
Class Diagram Sistem Informasi Arsip Elektronik Heriyanto / Journal of Manufacturing and Enterprise Information System Ae Vol.
Issue 2 .
60-67 Deployment Diagram Diagram yang menggambarkan setiap komponen software dan hardware yang dipergunakan menjalankan sistem informasi arsip elektronik dan penomoran disebut dengan deployment diagram .
Berikut merupakan deployment diagramnya yang dapat dilihat pada Gambar V.
Gambar 6.
Deployment Diagram Sistem Informasi Arsip ElektronikSumber IV.
KESIMPULAN
Berdasarkan semua data yang sudah diolah dan dianalisis pada Penelitian Rancang Bangun Sistem Informasi Arsip Elektronik pada Divisi IT di PT Pertamina Hulu Indonesia, maka didapatkan kesimpulan yang berkaitan dengan tujuan penelitian sebagai pengguna dapat melakukan pembuatan surat dan memberikan nomor surat secara mandiri tanpa perlu melakukan permintaan ke sekretaris, sehingga sekretaris dapat melakukan aktivitas lainnya, aplikasi Web Sistem Informasi Arsip Elektronik telah memudahkan untuk mengakses dan mencari surat yang telah dibuat dan dapat dilihat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Memotong alur dari sekretaris sehingga pengguna dapat langsung menuju manajer terkait.
Heriyanto / Journal of Manufacturing and Enterprise Information System Ae Vol.
Issue 2 .
REFERENSI