Jurnal Publikasi Sistem Informasi dan Manajemen Bisnis Volume.
Nomor.
3 September 2025 e-ISSN: 2808-8980.
p-ISSN: 2808-9383.
Hal 116-130 DOI: https://doi.
org/10.
55606/jupsim.
Tersedia : https://journalcenter.
org/index.
php/jupsim Sistem Informasi Administrasi Perkantoran pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Banggai Kepulauan Sukmawati1*.
Marwan M.
Londol2.
I Gusti Putu Rika Permana3.
Agustince A.
Lesak4.
Trisno Wibowo.
1,2,4,5
Manajemen Informatika AMIK Luwuk Banggai Program Studi Keamanan Sistem Informasi Politeknik Banggai Industri Alamat: Jl.
Dr.
Sutardjo No.
Luwuk.
Kabupaten Banggai.
Sulawesi Tengah.
Inodnesia 94711 Penulis korespondensi: londolwarwan@gmail.
Abstract.
Correspondence administration is one of the vital aspects in supporting the effectiveness of communication, coordination, and documentation in the government environment.
In the context of the Banggai Islands Police Department, the letter administration function has a strategic role because this institution is tasked with coordinating political affairs and fostering national insight which requires a fast, precise, and welldocumented flow of information.
However, facts in the field show that the mail administration process is still carried out manually, so it is prone to causing various problems.
Some of the main obstacles that arise include the risk of losing documents, delays in distributing information, and difficulties in finding and searching for urgently needed mail archives.
This condition has the potential to hinder the smooth running of services and reduce the quality of public administration governance.
This research aims to design and build an integrated digital-based mail administration information system, in order to answer these challenges.
The methodology used includes analyzing user needs, system design, application implementation, and testing stages to ensure system performance runs according to expectations.
With the digitization of the mail administration process, it is hoped that it can increase efficiency in recording and distributing documents, speed up archive searches through structured databases, and present accurate and transparent reports.
The results of this research are expected to be able to make a real contribution to bureaucratic modernization efforts, especially in the Banggai Islands Police Department.
The information system developed not only simplifies document governance, but also supports the principles of accountability, transparency, and public services that are more responsive to the needs of the Thus, the implementation of this system is expected to be a strategic step in realizing a more professional and information technology-based government administration.
Keywords: Mail administration.
information system, digitization, document governance.
Kesbangpol Abstrak.
Administrasi surat menyurat merupakan salah satu aspek vital dalam mendukung efektivitas komunikasi, koordinasi, dan dokumentasi di lingkungan pemerintahan.
Pada konteks Kesbangpol Banggai Kepulauan, fungsi administrasi surat memiliki peran strategis karena lembaga ini bertugas mengoordinasikan urusan politik dan pembinaan wawasan kebangsaan yang menuntut adanya arus informasi yang cepat, tepat, dan terdokumentasi dengan baik.
Namun, fakta di lapangan menunjukkan bahwa proses administrasi surat masih dilakukan secara manual, sehingga rentan menimbulkan berbagai permasalahan.
Beberapa kendala utama yang muncul antara lain risiko kehilangan dokumen, keterlambatan dalam distribusi informasi, serta kesulitan dalam pencarian dan penelusuran arsip surat yang dibutuhkan secara mendesak.
Kondisi ini berpotensi menghambat kelancaran pelayanan dan menurunkan kualitas tata kelola administrasi publik.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun sistem informasi administrasi surat menyurat berbasis digital yang terintegrasi, guna menjawab tantangan tersebut.
Metodologi yang digunakan meliputi analisis kebutuhan pengguna, perancangan sistem, penerapan aplikasi, hingga tahap uji coba untuk memastikan kinerja sistem berjalan sesuai dengan Dengan adanya digitalisasi proses administrasi surat, diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dalam pencatatan dan distribusi dokumen, mempercepat pencarian arsip melalui basis data yang terstruktur, serta menyajikan laporan yang akurat dan transparan.
Hasil penelitian ini diharapkan mampu memberikan kontribusi nyata dalam upaya modernisasi birokrasi, khususnya di Kesbangpol Banggai Kepulauan.
Sistem informasi yang dikembangkan tidak hanya mempermudah tata kelola dokumen, tetapi juga mendukung prinsip akuntabilitas, transparansi, dan pelayanan publik yang lebih responsif terhadap kebutuhan masyarakat.
Dengan demikian, implementasi sistem ini diharapkan menjadi langkah strategis dalam mewujudkan administrasi pemerintahan yang lebih profesional dan berbasis teknologi informasi.
Kata kunci: Administrasi surat.
sistem informasi, digitalisasi, tata kelola dokumen.
Kesbangpol Naskah Masuk: 12 Juli 2025.
Revisi: 26 Juli 2025.
Diterima: 23 Agustus 2025.
Tersedia: 23 Agustus 2025.
Tersedia: 28 Agustus 2025.
Sistem Informasi Administrasi Perkantoran pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Banggai Kepulauan LATAR BELAKANG Administrasi surat menyurat adalah bagian yang sangat penting untuk mengelolah administrasi sebuah instansi, yang berfungsi sebagai sarana komunikasi resmi, dokumentasi, dan pengambilan keputusan strategis (Kadir, 2.
Surat menyurat menjadi media formal yang menghubungkan antar instansi, organisasi, maupun antara pemerintah dengan Proses pengelolaan surat yang tertib, efektif, dan efisien akan mendukung kelancaran pelayanan publik, sedangkan sistem administrasi yang lambat dan tidak terstruktur dapat menghambat kinerja organisasi (Hutahaean, 2.
Kesatuan Bangsa dan Politik (Kesbangpo.
Kabupaten Banggai Kepulauan merupakan perangkat daerah yang memiliki peran strategis dalam pembinaan wawasan kebangsaan, pemeliharaan stabilitas politik, serta koordinasi dengan organisasi kemasyarakatan dan politik.
Dalam menjalankan tugasnya.
Kesbangpol mengelola berbagai kategori surat, baik surat seperti surat masuk dan keluar, yang jumlahnya cukup besar setiap harinya.
Berdasarkan observasi awal, proses administrasi surat menyurat di Kesbangpol Banggai Kepulauan masih menggunakan metode manual, dengan pencatatan manual pada buku agenda dan pengarsipan Proses ini sering menimbulkan kendala, seperti keterlambatan penyampaian informasi, kesulitan pencarian arsip, risiko kehilangan dokumen, serta duplikasi data.
Pemanfaatan teknologi komputer telah memberikan pengaruh yang signifikan dalam bidang pemerintahan.
Keberadaan komputer menjadi sangat penting dalam pengelolaan administrasi, termasuk di sektor jasa pendidikan.
Sebagai contoh, sebuah instansi memerlukan sistem informasi yang mampu menyajikan data secara real time.
Saat ini, penggunaan sistem informasi dengan fitur web semakin banyak diminati di berbagai sektor, dengan tujuan mempermudah kinerja dan aktivitas harian, terutama proses pengolahan administrasi surat menyurat, penjelasan Ramadhani, dkk dalam jurnal .
Ikhsan.
, & Ramadhani.
Penyimpanan dan pengolahan data secara terkomputerisasi memiliki peran yang sangat penting, terutama dalam mendukung peningkatan pelayanan dan kinerja suatu instansi, terutama pemerintahan.
Dibandingkan dengan metode pengolahan data manual berbasis pembukuan, sistem terkomputerisasi menawarkan berbagai keunggulan, seperti efisiensi waktu, ketelitian, kemudahan akses, serta minimnya risiko kesalahan.
Faisal.
, & Khairina, .
Berdasarkan permasalahan tersebut, diperlukan suatu sistem informasi administrasi surat menyurat berbasis web yang dapat membantu Kesbangpol Banggai Kepulauan dalam mengelola surat masuk dan keluar secara terstruktur, cepat, dan aman.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun sistem informasi administrasi surat menyurat yang JUPSIM - VOLUME.
NOMOR.
3 SEPTEMBER 2025
e-ISSN: 2808-8980.
p-ISSN: 2808-9383.
Hal 116-130 mendukung digitalisasi arsip, pencarian cepat, dan pembuatan laporan secara otomatis, sehingga mampu meningkatkan kualitas pelayanan administrasi di lingkungan Kesbangpol Banggai Kepulauan.
KAJIAN TEORITIS
Defenisi Sistem Informasi Menurut penjelasan Tata Sutabri dalam Wibowo et all.
, sistem bisa dipahami sebagai kelompok komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai visi Konsep ini menjadi dasar bagi lahirnya berbagai gagasan baru dan inovatif, serta menegaskan adanya hubungan timbal balik dan ketergantungan antar bagian yang membentuk sistem tersebut.
Sihotang.
Mengatakan informasi merupakan output dari proses pengolahan data mentah menjadi suatu bentuk yang memiliki makna, nilai guna, dan relevansi bagi penerimanya.
Menurut Maydianto dan Ridho dalam jurnal Gani.
, dkk .
, sistem informasi adalah integrasi bermacam - macam komponen teknologi yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk menghasilkan informasi.
Informasi tersebut berperan sebagai sarana komunikasi yang menghubungkan berbagai pihak dalam suatu organisasi atau kelompok, sehingga mendukung tercapainya tujuan bersama.
Administrasi Secara etimologi, sebutan administrasi bersumber dari bahasa asing yakni Inggris AuadministrationAy, yang berakar dari bentuk infinitif to administer yang berarti mengelola .
o manag.
Istilah ini juga diserap dari istilah bahasa Belanda AuadministratieAy, yang merujuk pada kegiatan tata usaha, pengaturan aktivitas keorganisasian, serta pengelolaan SDM yang dimiliki (Marliani, 2.
Berdasarkan pengertian tersebut, administrasi dapat dimaknai dalam dua perspektif, yaitu lingkup sempit dan lingkup luas.
Dalam lingkup sempit, administrasi kerap dihubungkan dengan kegiatan tatausaha, yang pada akhirnya merupakan aktivitas pengelolaan informasi.
Kegiatan tata usaha ini mencakup berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan penulisan atau pencatatan, penggandaan, serta penyimpanan dokumen, yang dalam istilah lain dikenal sebagai clerical work (Silalahi, 2.
Sistem Informasi Administrasi Perkantoran pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Banggai Kepulauan Surat Menyurat Surat merupakan sarana interaksi dan komunikasi tertulis yang dipakai untuk mengirimkan pesan atau informasi dari satu orang ke orang lain.
Isi surat dapat bervariasi, mulai dari pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, sanggahan, gagasan, pertanyaan, hingga bentuk komunikasi tertulis lainnya.
Dalam penggunaannya, surat kerap dimanfaatkan oleh perusahaan maupun organisasi karena berperan penting sebagai pengingat serta sebagai arsip yang berfungsi sebagai bukti tertulis dalam berbagai proses, baik secara internal maupun eksternal (Rachmatsyah & Merlini, 2.
Tengku Darmansah, dkk.
Surat ialah sebuah media komunikasi yang bertujuan memberikan informasi kepada pihak penerima.
Fungsinya tidak hanya sebatas sebagai sarana penyampaian informasi, tetapi juga mencakup dua jenis utama, yaitu surat masuk dan surat keluar.
METODE PENELITIAN
Riset ini memanfaatkan metode Research and Development (R&D) yang bertujuan untuk mengembangkan sistem informasi administrasi surat menyurat berbasis web pada Kesbangpol Banggai Kepulauan.
Menurut Sugiyono yang dikutip dalam buku Okpatrioka .
, metode penelitian Research and Development (R&D) merupakan pendekatan yang digunakan untuk menciptakan suatu produk sekaligus menguji tingkat efektivitasnya.
Dalam proses pengembangan produk, dilakukan penelitian yang mencakup analisis kebutuhan.
Selanjutnya, untuk memastikan produk tersebut dapat digunakan secara optimal di masyarakat, dilakukan pengujian Pada akhirnya, penelitian ini menghasilkan produk berupa alat ukur kecepatan lari berbasis mikrokontroler yang terhubung dengan personal computer.
Pengembangan sistem dilakukan menggunakan model , yang terdiri dari tahapan:
Analisis Kebutuhan Ae Menginfentarisir keperluan pengguna dan permasalahan pada sistem manual.
Perancangan Sistem Ae Membuat rancangan sistem menggunakan diagram alir data (DFD).
ERD, dan rancangan antarmuka.
Implementasi Ae Mengembangkan sistem berbasis web sesuai rancangan.
Pengujian Ae Menguji sistem untuk memastikan fungsi berjalan sesuai spesifikasi.
Pemeliharaan Ae Melakukan perbaikan dan pembaruan berdasarkan masukan pengguna.
JUPSIM - VOLUME.
NOMOR.
3 SEPTEMBER 2025
e-ISSN: 2808-8980.
p-ISSN: 2808-9383.
Hal 116-130
HASIL DAN PEMBAHASAN
Penelitian Terdahulu Penelitian Putri.
Priandika.
, & Rahmanto.
, menyimpulkan proses pembuatan surat di Kantor Balai Desa Jatimulyo telah memanfaatkan metode yang lebih Namun, pada beberapa tahapan, masih diterapkan cara konvensional, seperti keharusan bagi warga untuk datang langsung ke kantor guna mengajukan permohonan surat, serta admin yang masih mengetik dokumen dengan menginput data warga secara manual menggunakan Microsoft Word dan Excel.
Proses ini berpotensi menimbulkan kesalahan pengetikan .
uman erro.
pada saat pengolahan data.
Dewi.
Basar, dan Hermawati .
menjelaskan bahwa pemenuhan kebutuhan teknologi serta sistem informasi administrasi surat dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi.
Hal ini berdampak positif pada perbaikan kinerja dalam perencanaan maupun pengelolaan administrasi di Direktorat Samapta Polda Kepri.
Rancangan Sistem yang Diusulkan Rancangan sistem adalah proses penyusunan dan perencanaan komponen-komponen sistem, baik dari segi alur kerja, struktur data, maupun tampilan antarmuka, yang bertujuan untuk membangun atau memperbaiki suatu sistem agar mampu memenuhi kebutuhan pengguna.
Jogiyanto.
RANCANGAN SURAT MASUK
BAGIAN UMUM (ADMIN)
SISTEM INFORMASI
Input Data Bidang Menerima surat Membuka dan Memindai (Sca.
surat masuk KEPALA BADAN
BIDANG - BIDANG
Informasi Surat Masuk Informasi Disposisi Surat Masuk Input Disposisi Surat Masuk Konfirmasi Disposisi Surat Masuk Database Input Soft File Surat Masuk Informasi Disposisi dan Konfirmasi Bidang Menyediakan informasi objek Laporan Surat Masuk Gambar 1.
Rancangan Sistem yang Diusulkan untuk Surat Masuk.
Sistem Informasi Administrasi Perkantoran pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Banggai Kepulauan RANCANGAN SURAT KELUAR BAGIAN UMUM (ADMIN) SISTEM INFORMASI
KEPALA BADAN
Draf Surat Keluar Draf Surat Keluar Draf Surat Keluar TTD Surat Keluar Memindai (Sca.
surat Input Soft File Surat Keluar Database Informasi Disposisi dan Konfirmasi Bidang Laporan Surat Keluar Gambar 2.
Rancangan Sistem yang Diusulkan untuk Surat Keluar.
Rancangan Tabel Database Rancangan tabel database merupakan proses terstruktur dalam perancangan basis data yang melibatkan penentuan komponen utama tabel, seperti nama tabel, kolom atau atribut, tipe data, kapasitas, serta penetapan kunci primer .
rimary ke.
dan kunci asing .
oreign ke.
Tahapan ini berfungsi sebagai dasar untuk menyimpan dan mengatur data secara efektif, menjamin integritas data, meminimalkan terjadinya redundansi, serta memudahkan proses pengelolaan melalui keterkaitan antar tabel.
Wibowo.
La Wungo.
, & Rosdiana.
JUPSIM - VOLUME.
NOMOR.
3 SEPTEMBER 2025
e-ISSN: 2808-8980.
p-ISSN: 2808-9383.
Hal 116-130 Tabel Users Tabel ini digunakan untung menampung data pengguna yang registrasi.
Tabel 1.
Tabel Users.
Nama Item Username Password Level Jabatan Data Type Int Varchar Varchar Varchar Varchar Size Field Kunci Primary Key Tabel Data Surat masuk Tabel ini digunakan untuk menginput surat masuk yang akan di disposisi ke masing Ae masing bidang yang bersangkutan.
Tabel 2.
Tabel Data Surat Masuk.
Nama Item No_surat Tanggal_surat Pengirim Perihal File_surat Tujuan_id Data Type Int Varchar Date Varchar Text Varchar Int Size Field Kunci Primary Key Tabel Data Surat Keluar Tabel ini digunakan untuk mengnput surat keluar yang akan dikirimkan ke mitra atau instansi lain.
Tabel 3.
Tabel Data Surat Keluar.
Nama Item No_surat Tanggal_surat Perihal Tujuan File_surat Created_ad Data Type Int Varchar Date Varchar Varchar Varchar Size Field Kunci Primary Key Sistem Informasi Administrasi Perkantoran pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Banggai Kepulauan Tabel Disposisi Tabel ini digunakan untuk mendisposisi surat yang masuk kepada bidang Ae bidang yang Tabel 4.
Tabel Disposisi.
Nama Item Surat_id Dari_id Kepada_id Catatan Status Dibaca_pada Catatan_tindak_lanjut Tanggal_disposisi Data Type Int Int Int Int Text Text Size Field Kunci Primary Key Rancangan Sistem Diagram Konteks Context Diagram (CD) menggambarkan rancangan sistem secara menyeluruh dengan menampilkan seluruh entitas eksternal beserta aliran data yang masuk .
, proses, dan keluaran .
Dalam CD digunakan tiga simbol utama, yaitu simbol untuk menggambarkan bagian eksternal, gambar aliran data .
ata flo.
, dan gambar proses.
Diagram ini hanya memuat satu proses utama tanpa adanya data store, serta proses yang ditampilkan biasanya tidak diberi penomoran.
Soufitri.
- Informasi user .
- Informasi surat masuk - Informasi surat keluar - Informasi disposisi - informasi surat masuk - informasi surat keluar SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI
PERKANTORAN PADA BADAN
KESATUAN BANGSA DAN POLITIK
BANGGAI KEPULAUAN
BAGIAN UMU
(ADMIN)
- Input disposisi surat masuk - Setujui surat keluar - input user .
- input surat masuk - input surat keluar - cek disposisi - informasi Disposisi
- Balas Disposisi
BIDANG BIDANG
Gambar 3.
Diagram Konteks.
KEPALA
BADAN
JUPSIM - VOLUME.
NOMOR.
3 SEPTEMBER 2025
e-ISSN: 2808-8980.
p-ISSN: 2808-9383.
Hal 116-130 Data Flow Diagram Penggambaran Data Flow Diagram (DFD) adalah bagian dari perancangan yang digunakan untuk menjelaskan bagian Ae bagian suatu proses beserta alur prosesnya yang terjadi di dalamnya, termasuk sumber asal data, tujuan pengiriman data, dan lokasi penyimpanannya.
Safwandi.
Tbl_ user
ADMIN
Input data
Input Data
Surat masuk Tbl_Surat_Masuk Surat keluar Tbl_Surat_Keluar Input disposisi Tbl_Disposisi KEPALA
BADAN
Disposisi
Proses Laporan Proses Disposisi
BAGIAN BANGIAN
Laporan Balas disposisi LAPORAN Laporan Output Gambar 4.
Data Flow Diagram (DFD).
Entity Relationship Diagram
Fungsi
Entity Relationship
Diagram
(ERD)
mendokumentasikan data yang ada dengan mengidentifikasi setiap entitas beserta hubungan antar entitas tersebut, sehingga struktur data dan relasinya dapat tergambar secara jelas.
Wibowo.
, dkk .
Sistem Informasi Administrasi Perkantoran pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Banggai Kepulauan Tgl_surat No_surat Nama_barang No_surat SURAT KELUAR USER
MEMILIKI
File_surat MEMILIKI Created_at SURAT MASUK File_surat Cretaed_at Dari_id Nama_barang Surat_id Kepada_id DISPOSISI Tgl_disposisi MEMILIKI Dibaca_pada Catatan_tindak _lanjut Gambar 5.
Entity Relationship Diagram (ERD).
Implementasi Sistem Implementasi sistem adalah tahap penting dalam siklus pengembangan sistem yang dilakukan setelah proses analisis dan perancangan.
Implementasi Halaman Login Pada halaman ini pengguna harus login terlebih dalu dengan menggunakan user dan password yang sebelumnya telah disetting kedalam sistem informasi.
Gambar 6.
Halaman Login.
Halaman Dashboard Setelah berhasil login alumni akan diberikan informasi halaman dashboard yang berisi informasi umum kaitan administrasi surat.
JUPSIM - VOLUME.
NOMOR.
3 SEPTEMBER 2025
e-ISSN: 2808-8980.
p-ISSN: 2808-9383.
Hal 116-130 Gambar 7.
Halaman Dashboard.
Halaman Input Data Bidang Pada tampilan ini admin diminta untuk menginput semua bidang yang ada pada Badan Kesbangpol Kabupaten Banggai Kepulauan untuk dapat dilakukan disposisi surat Gambar 8.
Halaman Input Data Bidang.
Halaman Input Surat Masuk Pada tampilan ini admin diminta untuk menginputkan surat masuk yang ada dengan mengisikan identitas pengirim.
Sistem Informasi Administrasi Perkantoran pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Banggai Kepulauan Gambar 9.
Halaman Input Surat Masuk.
Halaman Input Surat Keluar Pada tampilan ini admini diminta mengnputkan surat keluar yang terdiri dari no surat, tujuan surat dan lainnya Gambar 10.
Halaman Input Surat Keluar.
Halaman Disposisi Halaman ini dapat diakses dengan login sebagai pimpinan, pimpinan dapat mendisposisi surat masuk kepada bidang terkait untuk dapat di tindak lanjuti.
JUPSIM - VOLUME.
NOMOR.
3 SEPTEMBER 2025
e-ISSN: 2808-8980.
p-ISSN: 2808-9383.
Hal 116-130 Gambar 11.
Halaman Disposisi.
Halaman Laporan Pada halaman laporan ini admin dapat mencetak rekap surat masuk ataupun keluar yang Gambar 12.
Laporan Surat.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan Dari keseluruhan pembahasan dapat disimpulkan bahwa proses administrasi surat menyurat yang masih dilakukan secara manual di Kesbangpol Banggai Kepulauan berpotensi menimbulkan berbagai permasalahan, seperti hilangnya dokumen, keterlambatan distribusi informasi, dan kesulitan dalam pencarian arsip.
Kondisi ini menghambat efektivitas dan efisiensi tata kelola administrasi.
Penerapan sistem informasi administrasi surat menyurat yang Sistem Informasi Administrasi Perkantoran pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Banggai Kepulauan terintegrasi dan berbasis teknologi informasi merupakan solusi strategis untuk mendukung percepatan layanan, meningkatkan akurasi data, serta memperkuat transparansi dan akuntabilitas administrasi pemerintahan.
Implementasi sistem ini juga meningkatkan kualitas komunikasi antara pihak kampus dan alumni, serta mempermudah proses pengumpulan data untuk keperluan akreditasi program studi maupun institusi.
Saran