Zona Komputer ISSN 2087-7269 Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN KELUAR PADA YAYASAN BAHTERA MISI BERBASIS WEB Ade Noverlin Zendrato1.
Gandhi Sutjahjo2.
Muhamad Sigid3 adenoverlin@gmail.
com1, gandhi.
sutjahjo@univbatam.
id2, muhammadsigidsafarudin@univbatam.
Sistem Informasi.
Fakultas Teknik.
Universitas Batam.
Jl.
Uniba No.
5, 29432.
Indonesia Abstract Mail archiving plays a vital role in ensuring the smooth operation of an institutionAos administrative processes.
Yayasan Bahtera Misi Kota Batam, the archiving activities are still carried out manually using an agenda book, which leads to challenges such as time-consuming data searches and the risk of document loss.
This study aims to design a web-based mail archiving information system utilizing the PHP programming language and a MySQL database.
The system is intended to simplify the recording, storage, retrieval, and reporting of both incoming and outgoing mail archives in a digital format.
The development process follows the Waterfall methodology.
Test results demonstrate that the implementation of this system enhances the efficiency of administrative staff and reduces errors in document It is expected that this system will serve as an effective and secure solution for institutional archive Keywords: Information System.
Mail Archiving.
Incoming Mail.
Outgoing Mail.
PHP.
Abstrak Pengarsipan surat adalah bagian penting dalam menunjang kelancaran administrasi suatu lembaga.
Di Yayasan Bahtera Misi Kota Batam, kegiatan pengarsipan masih dijalankan secara konvensional dengan memakai buku agenda, yang menimbulkan kendala seperti pencarian data yang memakan waktu serta risiko kehilangan dokumen.
Riset ini bertujuan untuk mengembangkan sistem informasi pengarsipan surat dalam platform web menggunakan bahasa pemrograman PHP serta basis data MySQL.
Sistem dirancang untuk memudahkan pencatatan, penyimpanan, pencarian, serta pelaporan arsip surat masuk serta surat keluar secara digital.
Metode pengembangan yang digunakan adalah Waterfall.
Hasil pengujian tersebut membuktikan bahwa penerapan sistem ini dapat memperbaiki efisiensi kinerja staf administrasi dan meminimalkan kekeliruan dalam pengelolaan dokumen.
Sistem ini diharapkan mampu menjadi solusi yang efektif serta aman dalam pengelolaan arsip lembaga.
Kata Kunci : Sistem Informasi.
Pengarsipan Surat.
Surat Masuk.
Surat Keluar.
PHP.
Pendahuluan Kemajuan tekonologi informasi telah mendorong banyak organisasi untuk beralih dari sistem manual ke digital dalam mengelola dokumen administrasi.
Riset ini berlangsung pada Yayasan Bahtera Misi Kota Batam adalah lembaga yang bergerak dibidang keagamaan, pendidikan, dan sosial.
Penelitian ini berlokasi di komplek green town.
Bengkong Laut.
Kec.
Bengkong.
Kota Batam.
Kepulauan Riau.
Dimana yayasan bahtera misi ini sudah sangat lama mendirikan dibidang keagamaan, pendidikan dan sosial sejak tahun 2004, yang memiliki peranan dalam melayani masyarakat khususnya dalam bidang pelayanan rohani, pendidikan dan sosial.
Sebagai lembaga yang aktif dalam berbagai kegiatan administratif, pengelolaan surat menyurat menjadi hal yang sangat vital dalam mendukung Dalam pengelolaan surat menjadi komponen penting, namun hingga saat ini, pencatatan surat masih dilakukan secara manual yang rawan kesalahan dan tidak efisien.
Oleh karena itu, perlu dikembangkan sistem informasi pengarsipan berbasis web untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan dalam pengelolaan surat.
Dengan adanya aplikasi ini yang bertujuan untuk mengembangkan kearsipan surat masuk dan keluar yang dulu nya masih mencatat ke dalam buku agenda membuat memakan waktu dan kehilang data.
Maka permasalahan diatas penulis akan membuat Aplikasi pengarsipan surat masuk dan keluar berbasis web di Yayasan Bahtera Misi Kota Batam.
Zona Komputer ISSN 2087-7269 2 Rumusan Masalah Bagaimana menganalisis pengelolaan arsip surat masuk dan keluar pada Yayasan Bahtera Misi Kota Batam? Bagaimana merancang sistem informasi pengarsipan surat masuk dan keluar pada Yayasan Bahtera Misi Kota Batam? Bagaimana proses pengembangan aplikasi sistem informasi untuk pengarsipan surat masuk dan keluar berbasis web di Yayasan Bahtera Misi Kota Batam? Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
Sistem dikembangkan menggunakan teknologi dalam platform web memanfaatkan PHP serta MySQL.
Tinjauan Pustaka 1 Sistem Menurut (Ilham, 2.
perencanaan strategis sistem informasi (SI) dan teknologi informasi (TI) berperan penting untuk mengarahkan pengembangan sistem yang sesuai dengan tujuan organisasi, termasuk instansi pemerintahan.
3 Tujuan Penelitian Ada beberapa tujuan penelitian menjadi Menganalisis pengelolaan kearsipan surat masuk serta keluar pada Yayasan Bahtera Misi Kota Batam.
Merancang sistem informasi pengelolaan arsip surat masuk serta keluar pada Yayasan Bahtera Misi Kota Batam.
Mengimplementasikan platform web untuk pengarsipan surat masuk serta keluar di Yayasan Bahtera Misi Kota Batam.
4 Manfaat Penelitian Adapun beberapa penulis buat manfaat penelitian sebagai berikut:
Memudahkan staf dan admin dalam pencatatan, penyimpanan, pencarian, serta pengelolaan arsip surat masuk dan keluar secara cepat tanpa bergantung pada metode Meningkatkan efisiensi kerja staf administrasi dan kualitas pelayanan administrasi.
Dapat menjadi referensi dalam pengembangan aplikasi pengarsipan berbasis web untuk organisasi serupa.
5 Batasan Masalah Adapun beberapa batasan masalah yang penulis buat dalam penelitian ini sebagai berikut:
Sistem hanya digunakan secara internal oleh Yayasan Bahtera Misi Kota Batam.
Arsip yang dikelola terbatas pada surat masuk dan keluar yang diterima atau dikirim oleh 2 Informasi Informasi adalah data yang telah diproses dan disajikan dalam bentuk yang dapat dipahami serta berguna untuk kebutuhan analisis dan evaluasi.
Definisi ini menekankan pada transformasi data menjadi sesuatu yang bermakna dan berguna (Budiman et al.
, 2.
3 Sistem Informasi Sistem informasi adalah kombinasi komponen yang saling terhubung yang berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, serta menyalurkan informasi demi mendukung pengendalian dan penentuan keputusan di organisasi.
(Romindo.
Novia Amelyia Ganesha Medan, 2.
4 Arsip Arsip merupakan salah satu proses terstruktur dalam mencatat, mengelola, menyimpan, serta memelihara dokumen atau surat surat resmi agar mudah diakses serta dapat berfungsi sebagai bukti hukum yang sah dan tuh (Romindo.
Novia Amelyia Ganesha Medan, 2.
5 Surat Masuk Surat masuk adalah dokumen yang diterima dari pihak eksternal, baik instansi maupun perorangan.
Proses penerimaan surat biasanya diikuti dengan pencatatan pada buku agenda atau buku ekspedisi sebagai bukti penerimaan (Nirsal & Syukur, 2.
6 Surat Keluar Surat keluar adalah dokumen resmi yang telah memenuhi persyaratan administratif seperti tanggal.
Zona Komputer ISSN 2087-7269 nomor surat, stempel, dan tanda tangan pejabat Surat ini menjadi sarana komunikasi resmi dari suatu lembaga kepada pihak luar (Romindo.
Novia Amelyia Ganesha Medan, 7 Bahasa Pemrograman Hypertext Prepocessor (PHP) PHP (Hypertext Prepocesso.
pemrograman open source berbasis server yang umum digunakan dalam pengembangan aplikasi web.
PHP digunakan oleh lebih dari 80% situs web di dunia, menunjukkan tingkat popularitas serta fleksibilitas (Pius Sega & Muhamad Sigid Safarudin, 2.
MySQL MySQL (My Structured Query Languag.
adalah sistem manejemen basis data yang terkenal karena kinerjanya yang handal serta fleksibel dalam menangani berbagai jenis data.
MySQL juga sangat kompatibel untuk digunakan pada sistem pengarsipan surat masuk serta keluar (Nabila et al.
, 2.
Aplikasi web Aplikasi berbasis web memungkinkan pengguna mengakses sistem dari berbagai lokasi melalui peramban .
tanpa memerlukan instalasi tambahan.
Keunggulan ini membuat aplikasi web cocok digunakan dilingkungan yayasan karean fleksibilitas dan skalabilitasnya (Listiani & Sutjahjo, 2.
Xampp Xampp adalah perangkat lunak yang menggabungkan Apache.
MySQL, dan PhpMyAdmin untuk membangun dan menguji aplikasi web secara lokal tanpa memerlukan server online (Saifuddin & Hermawan, 2.
Visual Studio Code Visual Studio Code adalah teks editor perangkat dikembangkan oleh Microsoft.
Visual Studio digunakan untuk mengembangkan aplikasi mengintegrasikan dengan database, dan mengujicoba aplikasi sehingga dapat mudah Teks editor ini secara langsung mendukung Bahasa pemrograman Javascript.
Typescript, dan Node.
Artikel ini bertujuan Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
pemrograman php menggunakan visual studio code yang dimulai dari instalasi php, instalasi visual studio code pada laptop atau komputer, serta pemrograman php pada visual studio code berdasarkan algoritma pemrograman (Kurniawan & Romzi, 2.
8 UML (Unified Modelling Languag.
UML (Unified Modelling Languag.
merupakan suatu metode dalam pemodelan secara visual yang digunakan sebagai sarana perancangan sistem berorientasi objek.
Berfungsi untuk membantu pengembang dalam memahami alur sistem melalui berbagau jenis diagram, seperti diagram use case, class, activity, dan sequence dan UML menjadi salah satu alat bantu yang esensial dalam rekayasa perangkat lunak modern (Romindo.
Novia Amelyia Ganesha Medan, 2.
9 Activity Diagram Tabel 1.
Simbol Activity Diagram Start Point Menggambarkan awal aktifitas.
End Point Menggambarkan akhir dari Actifity Menggambarkan proses bisnis.
Dicision Menggambarkan keputusan/pilihan State Transition Menggambarkan control antara Menggambarkan Swimlane (Stevenwong et al.
, 2.
Zona Komputer ISSN 2087-7269 Metodologi Penelitian 1 Kerangka Berpikir Kerangka berpikir pada penelitian ini menggambarkan alur logis yang menjadi dasar perancangan sistem.
Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
pertanyaan untuk menggali informasi terkait permasalahan yang dihadapi.
Studi Dokumen Mengumpulkan data dari dokumen yang ada untuk memahami pola pengarsipan dan format dokumen yang digunakan selama ini.
3 Analisis Kebutuhan Tahapan ini bertujuan mengidentifikasi kebutuhan sistem yang akan dikembangkan, berdasarkan hasil observasi dan wawancara.
Analisis dilakukan untuk memastikan sistem dapat memenuhi kebutuhan pengguna dan memecahkan masalah yang Tabel 2.
Kebutuhan Fungsional Kode Kf-1 Nama Fitur Login/ Logout Kf-2 Mengelola Data Kf-3 Mengelola Klasifikasi Surat Kf-4 Mengelola Transaksi Surat Gambar 1.
Kerangka Berpikir 2 Metode Pengumpulan Data Dalam rangka memperoleh data yang akurat sebagai referensi dan dasar pengembangan sistem informasi, peneliti menggunakan beberapa metode pengumpulan data, yaitu :
Observasi Peniliti melakukan pengamatan langsung terhadap objek penelitian untuk memahami alur kerja, aktivitas, dan prosedur pengarsipan surat yang sedang berjalan.
Wawancara Dilakukan wawancara kepada tiga aktor narasumber .
yang terlibat langsung dalam proses pengarsipan surat.
Setiap narasumber diberikan minimal sembilan Kf-5 Mengelola Laporan Surat Deskripsi Pengguna sistem harus diverfikasi oleh sistem melalui form login dengan memasukkan username dan Sistem harus mengelola data sebagai Data User Sistem berdasarkan kategori :
Surat Undangan Surat Permohonan Surat Keterangan Sistem mengelola sebagai berikut :
Surat Masuk Surat Disposisi Surat Keluar Sistem dapat menampilkan laporan surat ialah Laporan Bulanan danTahunan Export PDF 4 Use Case Diagram Use case diagram adalah salah satu jenis diagram dalam UML yang digunakan untuk menggambarkan interaksi aktor dengan sistem sendiri.
Berfungsi untuk menggambarkan fitur fitur utama dari sistem dan bagaimana pengguna berinteraksi dengan Zona Komputer ISSN 2087-7269 fitur fitur tersebut.
Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
menggunkan Primary key (PK) dan Foreign key (FK).
Gambar 2.
Use Case Diagram Pada gambar 2 terdapat 3 aktor yaitu admin, staf dan ketua yayasan yang akan menggunakan sistem pengarsipan surat masuk dan keluar.
5 Class Diagram Gambar 4.
Relasi Tabel Hasil Dan Pembahasan 1 Tampilan Menu Login Gambar 3.
Class Diagram 6 Relasi Tabel Relasi tabel adalah koneksi atau keterkaitan antara dua atau lebih tabel di dalam sebuah basis Tujuannya supaya data tetap terstruktur, tidak duplikat, dan bisa saling berhubung untuk Hubungan ini biasanya dibuat Gambar 5.
Halaman Login Pada gambar 5 menampilkan menu login yang dapat diakses oleh admin, staf, dan ketua yayasan yang telah memiliki akun terdaftar.
Untuk masuk ke sistem, pengguna harus memasukkan username dan password yang benar.
Jika data yang dimasukkan salah, maka sistem akan menampikan pesan peringatan AuLogin GagalAy yang menunjukkan bahwa informasi login Zona Komputer ISSN 2087-7269 Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
tidak valid.
2 Tampilan Halaman Dashboard Gambar 6.
Dashboard Admin Pada gambar 6 dashboard merupakan tampilan awal yang muncuk setelah pengguna berhasil login.
Pada dashboard admin terdapat beberapa menu utama seperti beranda, transaksi surat, file surat, drive surat, referensi dan pengaturan serta menu profil administrator.
Menu ini menjadi pusat navigasi bagi pengguna untuk mengakses seluruh fitur sistem.
Gambar 8.
Transaksi Surat Pada gambar 7 menampilkan form input surat, terdapat nomor agenda, kode klasifikasi, asal surat, nomor surat, indeks berkas, isi ringkas, tanggal surat.
JRA, keterangan, dan File.
Jika form input nya diisi dengan benar maka sistem akan mengarahkan pada transaksi surat dan menampilkan pesan Ausukses, data berhasil ditambahkan.
Bisa dilihat pada gambar 8.
4 Tampilan Menu File Surat 3 Tampilan Menu Transaksi Surat Gambar 9.
Menu File Surat Gambar 7.
Tampilan Form Input Surat Pada gambar 9 menu file surat memperlihatkan kumpulan arsip surat yang telah direkam di dalam pengguna dapat memfilter data berdasarkan rentang tanggal tertentu.
Informasi yang ditampilkan meliputi nomor agenda, tanggal surat, dan detail arsip Zona Komputer ISSN 2087-7269 5 Tampilan Drive Surat Gambar 10.
Tampilan Halamn Drive Surat Pada gambar 10 drive surat berfungsi sebagai penyimpanan file digital dari dokumen yang telah diunggah, pada form transaksi surat.
Fitur ini memudahkan pencarian dan pengelolaan dokumen dengan menyediakan filter berdasarkan tanggal surat.
Tampilan terdiri dari kolom filter dari tanggal dan sampai tanggal surat.
Volume 16.
Nomor 1 (April 2.
7 Tampilan Menu User Gambar 12.
Manajemen User Pada gambar 12 menampilkan menu user yang menunjukkan pengelolaan user / pengguna dalam sistem, dimana saat ini hanya ada satu pengguna dengan hak ases tertinggi, yang mengelola semua data user diaplikasi.
8 Tampilan Laporan 6 Tampilan Menu Referensi Menu referensi menyediakan fitur Pengguna memgelompokkan surat sesuai kategori yang telah ditentukan, seperti surat undangan, permohonan, atau keterangan.
Bisa dilihat pada gambar 11 dibawah.
Gambar 13.
Laporan Surat Pada gambar 13 menu laporan menampilkan rekapitulasi dokumen yang telah diarsipkan, baik surat masuk maupun surat keluar.
Laporan dapat dilihat dalam format bulanan atau tahunan dan dapat diekspor menjadi file PDF.
Kesimpulan dan Saran Gambar 11.
Tampilan Halaman Klasifikasi Surat 1 Kesimpulan Berdasarkan hasil perancangan dan pengujian yang telah dilakukan, sistem informasi pengarsipan surat berbasis web yang dikembangkan dengan PHP dan MySQL terbukti mampu meningkatkan efektivitas pengelolaan administrasi di Yayasan Bahtera Misi Kota Batam.
Sistem ini berhasil mengatasi keterbatasan metode manual yang sebelumnya digunakan, seperti lambatnya pencarian data dan tingginya risiko kehilangan dokumen.
Dengan adanya Zona Komputer ISSN 2087-7269 fitur pencatatan, penyimpanan, pencarian, dan pelaporan arsip secara digital, proses kerja staf administrasi menjadi lebih cepat, akurat, dan efisien, serta mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengelolaan dokumen.
2 Saran Pelatihan Pengguna Ae Disarankan agar yayasan secara rutin memberikan pelatihan kepada staf administrasi untuk memastikan penggunaan sistem dapat berjalan secara Peningkatan Keamanan Data Ae Perlu ditambahkan fitur keamanan lanjutan seperti enkripsi data dan sistem backup otomatis guna meminimalkan risiko kehilangan atau kebocoran informasi.
Integrasi dengan Email Ae Sistem dapat dikembangkan lebih lanjut dengan integrasi ke layanan surat elektronik .
agar proses pengarsipan menjadi lebih cepat dan terpusat.
Evaluasi Berkala Ae Penting untuk melakukan evaluasi sistem secara berkala guna memastikan kinerjanya tetap sesuai dengan perkembangan teknologi.
Daftar Pustaka .