Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Agustus 2025
ISSN 2684-8260
OTOMATISASI PENJADWALAN DAN PENGINGAT TUGAS BERBASIS GOOGLE
FORM.
APPS SCRIPT.
DAN GOOGLE CALENDAR UNTUK EFISIENSI MANAJEMEN
PROYEK
Akas Bagus Setiawan.
Mas'ud Hermansyah.
Jurusan Teknologi Informasi.
Politeknik Negeri Jember Jl.
Mastrip PO BOX 164.
Jember - Jawa Timur- Indonesia Email: akasbagus_s@polije.
, mas_udhermansyah@polije.
ABSTRAK
Manajemen tugas yang efektif menjadi tantangan utama dalam organisasi modern, terutama dalam mengelola tenggat waktu dan kolaborasi antar anggota tim.
Penelitian ini mengembangkan sistem otomatisasi penjadwalan dan pengingat tugas berbasis Google Form.
Google Apps Script, dan Google Calendar.
Sistem ini memungkinkan data tugas yang diinput melalui Google Form secara otomatis dijadwalkan ke Google Calendar, lengkap dengan pengingat sebelum deadline.
Metode penelitian meliputi perancangan form digital, pemrograman Apps Script untuk integrasi data, serta pengujian sistem pada lingkungan kerja nyata.
Hasil implementasi menunjukkan peningkatan kepatuhan terhadap deadline dan efisiensi monitoring tugas.
Integrasi ini juga mengurangi beban administratif dan potensi human error dalam penjadwalan manual.
Sistem yang diusulkan dapat diadopsi oleh berbagai organisasi untuk meningkatkan efektivitas manajemen tugas dan kolaborasi tim.
Kata Kunci : Apps Script.
Google Calendar.
Google Form, manajemen proyek
PENDAHULUAN
Dalam era digital yang serba cepat, efektivitas manajemen waktu dan pengorganisasian tugas menjadi faktor kunci dalam kesuksesan pelaksanaan proyek, baik dalam skala kecil maupun besar.
Banyak organisasi, termasuk tim-tim kerja di bidang pendidikan, teknologi, hingga kewirausahaan, menghadapi tantangan dalam menyusun jadwal dan memastikan setiap anggota tim menyelesaikan tugas tepat waktu .
Manajemen tugas dan proyek merupakan aspek krusial dalam organisasi modern, baik di sektor pendidikan, pemerintahan, maupun industri.
Permasalahan klasik yang sering dihadapi adalah kurangnya sistem monitoring dan pengingat yang terintegrasi, sehingga menyebabkan keterlambatan penyelesaian tugas, penurunan produktivitas, dan potensi konflik antar anggota tim .
Berbagai solusi digital telah dikembangkan, mulai dari aplikasi manajemen proyek komersial hingga sistem berbasis open source .
Namun, adopsi aplikasi pihak ketiga seringkali terkendala biaya lisensi, kebutuhan pelatihan, serta keterbatasan integrasi dengan ekosistem yang sudah digunakan organisasi .
Penelitian terdahulu menunjukkan bahwa otomatisasi proses bisnis dapat meningkatkan efisiensi operasional hingga 40% dan mengurangi kesalahan manual hingga 60% .
Beberapa studi telah membahas pemanfaatan Google Apps Script untuk otomatisasi proses bisnis.
Khadka .
mengembangkan sistem penjadwalan janji temu berbasis Google Sheets dan Google Calendar, namun fokus pada appointment client, bukan manajemen tugas internal organisasi .
Juzerzarif .
mengimplementasikan pembuatan event calender dari Google Form, tetapi belum mengintegrasikan fitur reminder otomatis dan pelaporan progres .
Studi lain oleh Al Fatih .
menyoroti kekuatan Apps Script dalam membangun aplikasi reservasi berbasis web.
Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Agustus 2025
ISSN 2684-8260
menegaskan fleksibilitas platform ini untuk berbagai kebutuhan otomasi .
Penelitian Lintang .
menunjukkan bahwa integrasi sistem otomatisasi dengan platform cloud dapat meningkatkan produktivitas tim, walaupun belum sampai ke nilai pengukurannya .
Dari sisi teori manajemen proyek, pengingat deadline dan monitoring progres merupakan faktor penting dalam meningkatkan produktivitas dan akuntabilitas tim .
Integrasi sistem pengingat otomatis terbukti dapat menurunkan tingkat keterlambatan tugas hingga 30% pada beberapa studi kasus .
Namun, solusi yang benar-benar terintegrasi dengan ekosistem kerja sehari-hari masih jarang diadopsi, terutama di lingkungan pendidikan dan pemerintahan.
Penelitian Ushud .
mengidentifikasi bahwa 70% organisasi masih menggunakan metode manual dalam penjadwalan tugas, yang menyebabkan inefisiensi dan potensi kesalahan .
Gap penelitian yang teridentifikasi adalah belum adanya sistem otomatisasi penjadwalan tugas yang terintegrasi dengan fitur pengingat otomatis, pelaporan progres, dan pengiriman undangan kalender secara real-time dalam satu platform yang familiar dengan pengguna.
Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem otomatisasi penjadwalan dan pengingat tugas berbasis Google Form.
Google Apps Script, dan Google Calendar yang dapat mengatasi keterbatasan sistem manual dalam manajemen proyek.
Sistem yang dikembangkan dirancang untuk mengotomatisasi pembuatan event deadline, mengirim undangan ke Email Person In Charge (PIC), menambahkan reminder otomatis, serta mendukung pelacakan progres tugas secara real-time.
Melalui integrasi ketiga platform tersebut, penelitian ini bertujuan untuk meningkatkan kepatuhan terhadap deadline, mengurangi beban administratif, meminimalisir human error, dan meningkatkan efisiensi monitoring tugas dalam konteks manajemen proyek di lingkungan pendidikan dan organisasi modern.
Sistem manajemen proyek modern memerlukan pendekatan yang holistik, menggabungkan aspek teknologi, proses, dan manusia .
Pendekatan Research and Development (R&D) telah terbukti efektif dalam pengembangan sistem informasi yang aplikatif dan sesuai kebutuhan pengguna .
Dengan demikian, diharapkan sistem yang diusulkan dapat memberikan solusi yang efisien dan efektif dalam mengotomatisasi penjadwalan tugas serta pengingat tenggat waktu dalam konteks manajemen proyek.
II.
LANDASAN TEORI
1 Google Form Google Form adalah salah satu layanan berbasis web yang disediakan oleh Google yang memungkinkan pengguna untuk membuat formulir digital secara mudah dan cepat.
Aplikasi ini sering digunakan untuk keperluan survei, pengumpulan data, pendaftaran acara, kuisioner penelitian, hingga ujian online.
Dengan antarmuka yang sederhana dan integrasi langsung ke Google Sheets, pengguna dapat melihat hasil tanggapan secara real-time dalam bentuk spreadsheet.
Google Form sangat efektif dalam membantu proses pengumpulan informasi secara daring karena mudah diakses, efisien, dan hemat biaya .
Penelitian terbaru oleh Chen et al.
menunjukkan bahwa Google Form memiliki tingkat adopsi yang tinggi dalam lingkungan pendidikan dengan tingkat kepuasan pengguna mencapai 85% dalam hal kemudahan penggunaan dan efisiensi pengumpulan data .
Studi lain oleh Rodriguez dan Martinez .
mengidentifikasi bahwa integrasi Google Form dengan sistem otomatisasi dapat meningkatkan akurasi data hingga 40% dibandingkan metode manual tradisional .
2 Google Apps Script Google Apps Script adalah platform pemrograman berbasis JavaScript yang dikembangkan oleh Google untuk mengotomatisasi dan memperluas fungsi berbagai aplikasi dalam ekosistem Google Workspace seperti Google Sheets.
Docs.
Forms, dan Gmail.
Melalui Google Apps Script, pengguna dapat membuat fungsifungsi kustom, menghubungkan berbagai layanan Google, serta membangun aplikasi berbasis web ringan yang terintegrasi langsung dengan data mereka di cloud.
Menurut Google Developers .
, platform ini sangat cocok digunakan dalam pengembangan solusi otomatisasi dan integrasi data untuk keperluan pendidikan, bisnis, dan administrasi .
Penelitian kontemporer oleh Thompson dan Lee .
mengungkapkan bahwa Google Apps Script telah menjadi platform pilihan utama untuk otomatisasi proses Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Agustus 2025
ISSN 2684-8260
bisnis dengan tingkat keberhasilan implementasi mencapai 92% dalam proyek-proyek skala menengah .
Studi oleh Kumar et al.
menunjukkan bahwa penggunaan Google Apps Script dalam integrasi sistem dapat mengurangi waktu pengembangan hingga 60% dibandingkan dengan pengembangan aplikasi custom .
3 Google Calendar Google Calendar adalah aplikasi penjadwalan waktu yang dikembangkan oleh Google dan digunakan untuk mencatat, mengatur, serta membagikan agenda atau kegiatan secara daring.
Aplikasi ini memungkinkan pengguna membuat pengingat, menjadwalkan pertemuan, menyinkronkan agenda dengan perangkat lain, serta berbagi kalender dengan orang lain untuk kolaborasi.
Google Calendar sangat bermanfaat bagi individu maupun organisasi dalam mengelola aktivitas harian, mingguan, bahkan tahunan secara efisien.
Google Calendar memudahkan pengguna dalam mengatur waktu dan kegiatan secara fleksibel dengan dukungan notifikasi otomatis .
Penelitian terbaru oleh Williams dan Brown .
mengidentifikasi bahwa integrasi Google Calendar dengan sistem otomatisasi dapat meningkatkan kepatuhan terhadap jadwal hingga 35% dalam lingkungan kerja kolaboratif .
Studi oleh Anderson et al.
menunjukkan bahwa penggunaan notifikasi otomatis dalam Google Calendar dapat mengurangi tingkat keterlambatan meeting hingga 45% .
4 Manajemen Proyek Manajemen proyek adalah suatu proses sistematis dalam merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengendalikan, dan menyelesaikan suatu proyek untuk mencapai tujuan tertentu dalam batas waktu, biaya, dan sumber daya yang tersedia.
Proses ini melibatkan pengelolaan berbagai aspek seperti cakupan proyek, kualitas, risiko, serta komunikasi di antara tim proyek .
Menurut Project Management Institute (PMI), 2.
, manajemen proyek merupakan penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik dalam kegiatan proyek untuk memenuhi kebutuhan dan ekspektasi pemangku kepentingan.
Dengan manajemen proyek yang baik, organisasi dapat menyelesaikan pekerjaan secara lebih terstruktur, efisien, dan sesuai target .
Penelitian kontemporer oleh Garcia dan Silva .
mengungkapkan bahwa implementasi sistem otomatisasi dalam manajemen proyek dapat meningkatkan efisiensi tim hingga 50% dan mengurangi risiko keterlambatan hingga 30% .
Studi oleh Patel et al.
menunjukkan bahwa integrasi teknologi cloud dalam manajemen proyek dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas tim secara signifikan .
5 Arsitektur Integrasi Sistem Integrasi antara Google Form.
Google Apps Script, dan Google Calendar membentuk arsitektur sistem yang saling terhubung untuk mencapai otomatisasi penjadwalan dan pengingat tugas.
Arsitektur ini mengikuti prinsip event-driven architecture yang memungkinkan respons real-time terhadap perubahan data.
Gambar 1.
Alur Integrasi Antar Komponen Teknologi dalam Sistem Otomatisasi Arsitektur sistem terdiri dari empat komponen utama yang saling terintegrasi:
Google Form: Berfungsi sebagai antarmuka pengguna untuk input data tugas dengan validasi Google Sheets: Bertindak sebagai database sementara yang menyimpan dan mengorganisir data dari Google Apps Script: Mengolah data dan mengotomatisasi proses penjadwalan dengan trigger eventdriven.
Google Calendar: Menampilkan jadwal dan mengirim notifikasi pengingat kepada pengguna.
Integrasi ini memungkinkan aliran data yang seamless dari input hingga output, dengan Apps Script sebagai middleware yang menghubungkan ketiga komponen lainnya.
Penelitian oleh Zhang et al.
Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Agustus 2025
ISSN 2684-8260
mengidentifikasi bahwa arsitektur integrasi semacam ini dapat meningkatkan efisiensi proses bisnis hingga 65% dibandingkan dengan sistem yang terpisah .
6 Technology Acceptance Model (TAM) Pengujian metode kuantitatif Technology Acceptance Model (TAM) adalah proses untuk menganalisis sejauh mana suatu teknologi dapat diterima dan digunakan oleh pengguna melalui pendekatan berbasis data numerik .
Dalam model TAM, pengujian biasanya mengukur beberapa dimensi utama, yaitu:
Perceived Usefulness (PU): persepsi pengguna mengenai sejauh mana teknologi tersebut bermanfaat dalam meningkatkan kinerja atau produktivitas mereka .
Perceived Ease of Use (PEOU): persepsi pengguna mengenai kemudahan dalam mempelajari dan mengoperasikan teknologi tersebut .
Attitude Toward Using (ATU): sikap atau pandangan positif maupun negatif pengguna terhadap penggunaan teknologi.
Variabel ini menggambarkan penerimaan emosional dan penilaian subjektif pengguna, yang dipengaruhi oleh PU dan PEOU .
Behavioral Intention to Use (BIU): niat atau keinginan pengguna untuk menggunakan teknologi di masa mendatang.
BIU dipengaruhi oleh sikap terhadap penggunaan (ATU) dan persepsi manfaat (PU) .
Proses pengujian ini biasanya dilakukan dengan menyusun instrumen penelitian .
isalnya kuesioner skala Liker.
, mengumpulkan data dari responden, dan menganalisis hubungan antar variabel menggunakan metode statistik.
Teknik analisis TAM menggunakan teknik analisis deskriptif, yaitu .
Menentukan Skor Kriterium (SK) Skor Kriterium (SK) adalah skor ideal yang diharapkan atau menjadi acuan dalam penelitian.
Perhitungan SK dilakukan menggunakan Rumus 1.
Oc ycIya = ycIycoycuyc ycAycaycoyc 1 y ycuyco y ycuycI Keterangan:
Oc ycIya : Jumlah Skor Kriterium ycIycoycuyc ycAycaycoyc 1 : Skor tertinggi setiap indikator pertanyaan ycuyco : Jumlah indikator pertanyaan ycuycI : Jumlah responden Menentukan skor total (SH) Skor total adalah jumlah keseluruhan data yang telah dikumpulkan, yang dilambangkan dengan simbol Oc ycIya.
Menentukan persentase (P) Dilakukan dengan membandingkan skor kriterium (Oc ycIy.
dengan skor total hasil pengumpulan data (Oc ycIy.
Perhitungan persentase ini menggunakan Rumus 2.
Oc ycIyay100% ycE = Oc ycIya Keterangan:
ycE : Persentase jawaban responden Oc ycIya : Skor kriterium Oc ycIya : Skor total pengumpulan data Menetapkan rentang hasil dilakukan dengan menggunakan skor kriterium dan persentase yang telah diperoleh pada tahap sebelumnya, kemudian membandingkannya dengan skor dari hasil pengumpulan data.
Kategori jawaban responden dibagi menjadi empat tingkat persentase.
Persentase jawaban antara 0Ae25% dikategorikan sebagai Sangat Tidak Setuju, 26Ae50% sebagai Tidak Setuju, 51Ae75% sebagai Setuju, dan 76Ae100% sebagai Sangat Setuju.
Kategori ini digunakan untuk menginterpretasikan tingkat penerimaan atau kesetujuan responden terhadap sistem yang diuji.
Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Agustus 2025
ISSN 2684-8260
METODE PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan pendekatan Research and Development (R&D), yang bertujuan untuk mengembangkan produk berupa sistem otomatisasi penjadwalan dan pengingat tugas berbasis Google Form.
Apps Script, dan Google Calendar.
Pendekatan ini dipilih karena sesuai dengan kebutuhan untuk merancang, mengimplementasikan, dan menguji solusi teknologi yang aplikatif dalam konteks manajemen proyek .
Tahapan-tahapan dengan pendekatan R&D terlihat pada Gambar 2.
Gambar 2.
Pendekatan Research and Development (R&D) 1 Analisis Kebutuhan Tahap awal penelitian difokuskan pada proses analisis kebutuhan, yang dilakukan melalui survei internal terhadap pengguna potensial sistem, khususnya anggota tim proyek di lingkungan Jurusan Teknologi Informasi.
Politeknik Negeri Jember.
Survei ini bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan utama dalam pengelolaan tugas dan penjadwalan proyek.
Hasil analisis ini menjadi dasar untuk merancang struktur sistem yang relevan dan fungsional .
Pendekatan ini sesuai dengan metodologi yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi, di mana pemahaman kebutuhan pengguna menjadi fondasi utama dalam perancangan sistem .
2 Perancangan Sistem Berdasarkan hasil analisis kebutuhan, sistem dirancang dengan mengutamakan kemudahan input dan efisiensi pengolahan data.
Google Form digunakan sebagai antarmuka utama untuk pengumpulan data tugas, dengan struktur kolom.
Setiap kolom dirancang secara sistematis untuk menangkap informasi esensial yang diperlukan dalam proses penjadwalan dan monitoring.
Desain form disesuaikan dengan alur kerja tim proyek agar dapat mendukung koordinasi secara real-time dan mengurangi potensi kesalahan input.
Pendekatan ini mengikuti prinsip user-centered design yang menempatkan pengalaman pengguna sebagai prioritas utama .
3 Pengembangan Google Apps Script Tahapan selanjutnya adalah pengembangan fungsi otomatisasi menggunakan Google Apps Script.
Skrip dirancang untuk mengambil data dari Google Sheets yang terhubung secara otomatis dengan Google Form.
Setelah data diterima, skrip akan memproses setiap entri untuk membuat jadwal kegiatan pada Google Calendar sesuai dengan deadline yang ditentukan.
Selain itu, sistem akan secara otomatis mengirim undangan kalender ke Email masing-masing PIC dan menetapkan pengingat .
opup reminde.
satu hari sebelum tenggat waktu sebagai upaya meningkatkan kepatuhan terhadap jadwal.
Pengembangan ini mengikuti prinsip agile development yang memungkinkan iterasi dan perbaikan berkelanjutan .
4 Implementasi dan Uji Coba Sistem yang telah dikembangkan kemudian diimplementasikan dan diuji dalam lingkungan kerja nyata, yaitu pada Jurusan Teknologi Informasi.
Politeknik Negeri Jember.
Uji coba melibatkan sebanyak 30 partisipan yang terdiri atas dosen dan tenaga kependidikan, yang terlibat dalam tiga proyek berbeda selama periode dua Selama masa implementasi, sistem digunakan secara aktif untuk pencatatan tugas, penjadwalan otomatis, dan pengingat, guna mengamati performa sistem dalam konteks kerja yang sebenarnya.
Pendekatan ini sesuai dengan metodologi action research yang menggabungkan penelitian dengan praktik nyata .
5 Evaluasi Sistem Evaluasi efektivitas sistem dilakukan dengan pendekatan kuantitatif untuk mengukur keberhasilan implementasi sistem otomatisasi penjadwalan dan pengingat tugas.
Pendekatan evaluasi ini mengikuti framework Technology Acceptance Model (TAM) yang mengukur penerimaan teknologi berdasarkan perceived usefulness dan perceived ease of use .
, serta mengadopsi best practices dalam evaluasi sistem Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Agustus 2025
ISSN 2684-8260
Kuesioner disebarkan secara daring melalui layanan Google Form.
Penilaian responden menggunakan skala Likert, dengan ketentuan: nilai .
menunjukkan sangat tidak setuju, nilai .
berarti tidak setuju, nilai .
menunjukkan netral, nilai .
berarti setuju, dan nilai .
menunjukkan sangat setuju.
IV.
ANALISIS DAN HASIL PERANCANGAN
Hasil yang ditampilkan mencakup kinerja sistem dalam menjalankan fungsi utamanya, respons pengguna terhadap kemudahan penggunaan, serta efektivitas sistem dalam meningkatkan ketepatan waktu penyelesaian tugas dalam proyek.
1 Analisis Kebutuhan Mengidentifikasi kebutuhan pengguna menjadi langkah awal yang penting dalam proses pengembangan sistem otomatisasi penjadwalan dan pengingat tugas.
Melalui survei internal yang dilakukan terhadap 30 partisipan di lingkungan Jurusan Teknologi Informasi.
Politeknik Negeri Jember, ditemukan bahwa mayoritas anggota tim mengalami kendala dalam mengelola jadwal tugas secara efisien.
Sebanyak 60% responden menyatakan bahwa mereka sering lupa tenggat waktu tugas karena kurangnya sistem pengingat yang terintegrasi.
Hasil ini konsisten dengan penelitian terdahulu yang menunjukkan bahwa 65% profesional mengalami kesulitan dalam mengelola deadline tanpa sistem otomatisasi .
Menentukan jenis data yang perlu dikumpulkan dari pengguna menjadi fokus utama dalam analisis ini.
Hasil survei menunjukkan bahwa data esensial yang diperlukan terlihat pada Tabel 1.
Pendekatan ini mengikuti best practice dalam pengembangan sistem informasi, di mana identifikasi kebutuhan data menjadi langkah kritis dalam perancangan sistem .
No.
Tabel 1.
Kebutuhan Data Google Form Data Keterangan Nama Anggota PIC Teks Singkat Email Anggota PIC Validasi E-mail Tugas Anggota PIC Teks Singkat Deskripsi Tugas Teks Paragraf Prioritas Pilihan Ganda (Tinggi.
Sedang.
Renda.
Deadline Tanggal Menganalisis pola kolaborasi tim juga mengungkap bahwa sebagian besar koordinasi masih dilakukan melalui pesan instan atau lisan, yang rentan menyebabkan miskomunikasi dan kehilangan informasi penting.
Mendeteksi kebutuhan akan sistem yang terintegrasi dengan platform familiar seperti Google Workspace menjadi salah satu kesimpulan penting dari tahap ini, karena mayoritas responden telah terbiasa menggunakan Gmail dan Google Calendar dalam aktivitas harian mereka .
Gambar 3.
Desain Kerangka Google Form Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Agustus 2025
ISSN 2684-8260
2 Perancangan Sistem Sistem terdiri dari tiga komponen utama: Google Form sebagai media input.
Google Sheet sebagai basis data sementara, dan Google Calendar sebagai platform penjadwalan tugas.
Proses utama yang dirancang meliputi pengambilan data, pemrosesan, dan pengiriman event ke kalender.
Langkah-langkah proses tersebut dijelaskan melalui pseudocode pada Tabel 2.
Arsitektur sistem ini mengikuti prinsip modular design yang memungkinkan pengembangan dan maintenance yang lebih mudah .
Tabel 2.
Pseudocode .
andleFormSubmit.
) No.
Pseudocode 1 Ambil lembar kerja aktif dari spreadsheet yang memicu event 2 Tentukan baris tempat data baru disubmit 3 Ambil data dari kolom berikut di baris tersebut:
- Nama Ia Kolom ke-2 - Email Ia Kolom ke-3 - Tugas Ia Kolom ke-4 - Deskripsi Ia Kolom ke-5 - Prioritas Ia Kolom ke-6 - Deadline Ia Kolom ke-7 4 Akses kalender default milik pengguna 5 Ubah deadline .
menjadi objek tanggal 6 Buat event baru di kalender:
- Judul: "eU Deadline: [Tuga.
- [Nam.
" - Waktu mulai: jam 08.
00 di tanggal deadline - Waktu selesai: jam 09.
00 di tanggal deadline - Keterangan .
: isi dengan Tugas.
Deskripsi, dan Prioritas - Tambahkan tamu .
: Email - Kirim undangan secara otomatis 7 Tambahkan notifikasi popup 1 hari .
0 meni.
sebelum event Pseudocode pada Tabel 2 menjelaskan bahwa data yang diambil mencakup nama penanggung jawab.
Email, tugas, deskripsi, prioritas, dan tenggat waktu .
, masing-masing berasal dari kolom ke-2 hingga ke7.
Data ini kemudian diproses untuk membuat acara baru di Google Calendar milik pengguna, dengan format judul yang mencantumkan ikon, nama tugas, dan nama PIC.
Acara dijadwalkan mulai pukul 08.
00 hingga 00 pada hari tenggat, disertai deskripsi yang memuat rincian tugas, deskripsi, dan prioritas.
Email PIC ditambahkan sebagai tamu, sehingga undangan otomatis dikirimkan ke alamat Email yang bersangkutan.
Selain itu, sistem juga menyisipkan notifikasi popup satu hari sebelumnya .
0 meni.
sebagai pengingat tugas yang telah dijadwalkan.
Pendekatan ini mengikuti prinsip event-driven architecture yang memungkinkan respons real-time terhadap perubahan data .
Selanjutnya, dibuatkan proses untuk mengatur pemicu otomatis .
pada spreadsheet yang terhubung dengan Google Form.
Langkah-langkah proses tersebut dijelaskan melalui pseudocode pada Tabel 3.
Tabel 3.
Pseudocode.
reateTrigger()) No.
Pseudocode 1 Ambil spreadsheet aktif 2 Buat trigger baru:
- Nama fungsi yang dipanggil: "handleFormSubmit" - Tipe pemicu: saat form disubmit - Target: spreadsheet aktif Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Agustus 2025
ISSN 2684-8260
Simpan trigger tersebut agar aktif secara otomatis Pseudocode pada Tabel 3 menjelaskan bahwa langkah pertama adalah mengambil spreadsheet aktif yang menjadi sumber data.
Selanjutnya, sistem membuat trigger baru dengan menentukan bahwa fungsi yang akan dijalankan adalah "handleFormSubmit", yaitu fungsi yang menangani logika saat formulir disubmit.
Tipe pemicu yang digunakan adalah "on form submit", yang artinya fungsi akan berjalan setiap kali pengguna mengirimkan data melalui Google Form.
Target dari pemicu ini adalah spreadsheet aktif itu sendiri, sehingga setiap perubahan akibat pengisian form akan langsung diproses.
Trigger kemudian disimpan secara otomatis agar tetap aktif tanpa perlu intervensi manual, memungkinkan sistem bekerja secara kontinu dan real-time dalam mendeteksi dan memproses data baru.
Implementasi ini mengikuti prinsip automation-first yang meminimalkan intervensi manual .
3 Pengembangan Google Apps Script Mengembangkan Google Apps Script menjadi tahap inti dalam mewujudkan otomatisasi penjadwalan dan pengingat tugas.
Script dirancang untuk merespons setiap kali data baru dikirimkan melalui Google Form, dengan memanfaatkan fungsi pemicu otomatis .
Fungsi ini dijalankan secara real-time, memungkinkan sistem segera memproses input tanpa intervensi manual.
Detail code untuk pengembangan Google Apps Script tersaji pada pada Gambar 3.
Pengembangan ini mengikuti prinsip rapid prototyping yang memungkinkan pengujian fitur secara cepat .
Gambar 4.
Code Pengembangan Google Apps Script Pengembangan Google Apps Script berdasarkan Gambar 4 dimulai dengan mengakses spreadsheet aktif sebagai basis penyimpanan data dari form yang dikirimkan.
Kemudian, sistem memanfaatkan fungsi createTrigger() untuk membuat trigger otomatis yang memanggil fungsi handleFormSubmit ketika terjadi penyimpanan data baru dari form.
Fungsi ini dikaitkan dengan pemicu bertipe onFormSubmit, yang berarti akan aktif setiap kali pengguna mengirimkan formulir.
Trigger tersebut diarahkan ke spreadsheet aktif yang sedang digunakan.
Setelah trigger dibuat, sistem secara otomatis menyimpannya agar tetap aktif dan berjalan di latar belakang tanpa perlu intervensi manual.
Implementasi ini memungkinkan integrasi form dan spreadsheet berlangsung secara otomatis dan efisien, sehingga mempercepat proses pengolahan data Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Agustus 2025
ISSN 2684-8260
masukan pengguna.
Tampilan file spesifikasi dari proses penyimpnan Google Apps Script terlihat pada Gambar 5.
Pendekatan ini mengikuti best practice dalam pengembangan sistem otomatisasi yang menekankan pada reliability dan scalability .
Gambar 5.
File Google Apps Script 4 Implementasi dan Uji Coba Survei kepuasan pengguna menunjukkan 87% responden merasa sistem ini memudahkan mereka dalam mengelola tugas dan mengingat deadline.
Fitur reminder popup dinilai sangat membantu, terutama bagi anggota tim yang menangani banyak tugas secara paralel.
Selain itu, integrasi dengan Google Calendar memudahkan monitoring progres oleh manajer proyek.
Rincian data hasil inputan penjadwalan oleh anggota PIC dapat dilihat pada Gamabar 6.
Hasil ini menunjukkan tingkat penerimaan teknologi yang tinggi, melebihi rata-rata industry standard sebesar 75% .
Data penjadwalan yang ditampilkan pada Gambar 6 dihasilkan dari input pengguna melalui Google Form, yang kemudian diproses secara otomatis menggunakan Google Apps Script.
Data ini mencakup informasi penting seperti nama tugas, penanggung jawab, serta tanggal dan waktu tenggat penyelesaian.
Setelah diproses, sistem akan mengintegrasikan data tersebut ke dalam Google Calendar masing-masing anggota tim secara real-time, sehingga setiap individu menerima notifikasi pengingat secara otomatis sebelum batas waktu yang ditentukan.
Hal ini membantu meningkatkan kesadaran terhadap tanggung jawab masing-masing anggota dan meminimalkan risiko keterlambatan.
Implementasi ini mengikuti prinsip real-time data processing yang memungkinkan respons cepat terhadap perubahan .
Gambar 6.
Data Penjadwalan pada Google Spreadsheet Selain itu, sistem juga mengirimkan salinan penjadwalan ke Google Calendar milik PIC proyek, sebagaimana ditunjukkan pada Gambar 7.
Dengan demikian.
PIC dapat memantau seluruh jadwal tugas anggota tim secara terpusat dan memperoleh gambaran menyeluruh mengenai alur dan beban kerja proyek yang sedang berlangsung.
Integrasi ini memperkuat efisiensi manajemen proyek dan mendukung tercapainya koordinasi kerja yang lebih baik.
Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Agustus 2025
ISSN 2684-8260
Gambar 7.
Dashboard Google Calender PIC Proyek Berdasarkan Gambar 8, kalender di smartphone pengguna, sistem secara otomatis akan menampilkan pengingat berupa notifikasi yang terintegrasi langsung dengan Google Calendar.
Notifikasi ini tidak hanya muncul sebagai penanda visual, tetapi juga dapat disertai dengan suara atau getaran tergantung pengaturan perangkat, sehingga memberikan peringatan tambahan yang efektif bagi pengguna.
Fitur ini sangat membantu dalam memastikan setiap anggota tim tetap waspada terhadap tenggat waktu tugas yang telah dijadwalkan, terutama dalam situasi mobilitas tinggi atau saat pengguna tidak sedang mengakses laptop atau Dengan demikian, keberadaan pengingat di smartphone berfungsi sebagai dukungan penting dalam meningkatkan kepatuhan terhadap jadwal dan menyelesaikan tugas secara tepat waktu.
Implementasi ini mengikuti prinsip multi-channel notification yang memastikan pengingat dapat diakses melalui berbagai perangkat .
Gambar 8.
Pengingat pada Kalender di Smartphone Berdasarkan Gambar 8, kalender di smartphone pengguna, sistem secara otomatis akan menampilkan pengingat berupa notifikasi yang terintegrasi langsung dengan Google Calendar.
Notifikasi ini tidak hanya muncul sebagai penanda visual, tetapi juga dapat disertai dengan suara atau getaran tergantung pengaturan perangkat, sehingga memberikan peringatan tambahan yang efektif bagi pengguna.
Fitur ini sangat membantu dalam memastikan setiap anggota tim tetap waspada terhadap tenggat waktu tugas yang telah dijadwalkan, terutama dalam situasi mobilitas tinggi atau saat pengguna tidak sedang mengakses laptop atau Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Agustus 2025
ISSN 2684-8260
Dengan demikian, keberadaan pengingat di smartphone berfungsi sebagai dukungan penting dalam meningkatkan kepatuhan terhadap jadwal dan menyelesaikan tugas secara tepat waktu.
5 Evaluasi Sistem Instrumen evaluasi disusun berdasarkan indikator-indikator pada model TAM.
Kuesioner yang digunakan memuat 13 indikator yang mencakup variabel kemudahan, kebermanfaatan, dan penerimaan teknologi Rincian instrumen penelitian tersebut ditampilkan pada Tabel 4.
Tabel 4.
Instrumen Evaluasi Sistem Dimensi Kode Pernyataan Perceived Usefulness (PU) PU1 Sistem ini membantu mempercepat proses penjadwalan acara dibandingkan metode manual sebelumnya.
Perceived Usefulness (PU) PU2 Fitur validasi dan konversi format tanggal otomatis mengurangi kesalahan penjadwalan.
Perceived Usefulness (PU) PU3 Sistem ini meningkatkan produktivitas tim dalam mengelola undangan dan jadwal acara.
Perceived Usefulness (PU) PU4 Sistem ini memudahkan koordinasi jadwal antar anggota tim.
Perceived Ease of Use (PEOU) PEOU1 Alur kerja dari pengisian Google Form hingga penjadwalan di Google Calendar mudah dipahami.
Perceived Ease of Use (PEOU) PEOU2 Pelatihan singkat pengaturan izin Google Calendar memudahkan saya beradaptasi.
Perceived Ease of Use (PEOU) PEOU3 Sistem ini mudah digunakan meskipun belum terbiasa dengan integrasi antarplatform Google.
Perceived Ease of Use (PEOU) PEOU4 Penanganan otomatis format tanggal mengurangi beban saya saat menginput data.
Attitude Toward Using (ATU) ATU1 Saya memiliki sikap positif terhadap penggunaan sistem ini.
Attitude Toward Using (ATU) ATU2 Setelah tantangan teknis diatasi, saya merasa sistem ini andal untuk digunakan.
Attitude Toward Using (ATU) ATU3 Pelatihan dan sosialisasi membuat saya lebih percaya diri dalam menggunakan sistem ini.
Behavioral Intention to Use (BIU) BIU1 Saya berniat untuk terus menggunakan sistem ini di masa depan.
Behavioral Intention to Use (BIU) BIU2 Saya bersedia merekomendasikan penggunaan sistem ini kepada tim atau organisasi lain.
Selanjutnya, dilakukan uji validitas untuk mengukur sejauh mana suatu instrumen penelitian benar-benar mampu mengukur apa yang seharusnya diukur .
Pengujian validitas instrumen pada penelitian ini dilakukan menggunakan bahasa pemrograman Python dengan tools Google Colab, dengan cara menghitung korelasi antara skor setiap instrumen penelitian dan total skor instrumen pada masing-masing variabel.
Hasil uji validitas tersaji pada Tabel 5.
Kode
PU1
PU2
PU3
PU4
PEOU1
Tabel 5.
Hasil Uji Validitas r-hitung Keterangan Valid Valid Valid Valid Valid Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Agustus 2025
ISSN 2684-8260
PEOU2
PEOU3
PEOU4
ATU1
ATU2
ATU3
BIU1
BIU2
Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Setelah uji validitas dilakukan, langkah berikutnya adalah uji reliabilitas.
Hasil analisis reliabilitas dilakukan dengan menggunakan bahasa pemrograma Python dan tools Google Colab.
Suatu variabel dianggap reliabel apabila nilai CronbachAos Alpha lebih besar dari 0,70 .
, yang berarti butir pertanyaan pada variabel tersebut Tabel 6 menyajikan hasil uji reliabilitas untuk variabel-variabel dalam penelitian ini.
Kode
PEOU
ATU
BIU
Tabel 6.
Hasil Uji Reliabilitas Cronbach Alpha Keterangan Reliabel Reliabel Reliabel Reliabel Analisis statistik deskriptif dilakukan untuk mengetahui hasil kuesioner pada empat variabel, sedangkan Tabel 7 menampilkan hasil statistik deskriptif dalam penelitian ini.
Kode
PEOU
ATU
BIU
Mean Tabel 7.
Hasil Statistika Deskriptif Oc ycyc Oc ycyc Std.
Deviasi Berdasarkan Tabel 7, dapat diketahui distribusi persentase jawaban responden.
Jumlah pertanyaan pada masing-masing variabel dihitung sesuai dengan indikator yang mewakili setiap variabel.
Berdasarkan hasil uji TAM terhadap otomatisasi penjadwalan dan pengingat tugas berbasis Google Form.
Apps Script, dan Google Calendar untuk efisiensi manajemen proyek, diperoleh nilai persentase pada masing-masing Variabel PU memperoleh skor 73,83%, menunjukkan bahwa pengguna menilai sistem ini bermanfaat dalam mendukung pekerjaan.
Variabel PEOU mendapatkan skor 72,00%, yang mengindikasikan bahwa sistem dinilai cukup mudah digunakan.
Sementara itu, variabel ATU memperoleh skor 75,33%, mencerminkan sikap positif pengguna terhadap penggunaan sistem.
Terakhir, variabel BIU meraih skor 76,00%, yang menunjukkan niat kuat dari pengguna untuk memanfaatkan sistem secara berkelanjutan.
Pada proses pengembangan dan implementasi sistem integrasi Google Form.
Apps Script, dan Google Calendar, beberapa tantangan teknis dan non-teknis dihadapi.
Salah satu tantangan utama adalah penyesuaian format tanggal.
Perbedaan format tanggal antara input yang diterima melalui Google Form dan format yang dikenali oleh Google Calendar kerap menyebabkan kesalahan dalam penjadwalan.
Untuk mengatasi hal ini, dilakukan penambahan fitur validasi dan konversi format tanggal secara otomatis melalui pemrograman di Apps Script.
Tantangan lainnya berkaitan dengan hak akses Google Calendar.
Ditemukan bahwa beberapa anggota tim belum memberikan izin akses kalender, yang mengakibatkan undangan acara tidak dapat dikirim atau tidak muncul di kalender pengguna.
Solusi yang diterapkan adalah melakukan sosialisasi dan pelatihan singkat kepada seluruh anggota tim mengenai pengaturan izin berbagi di Google Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Agustus 2025
ISSN 2684-8260
Calendar agar sistem dapat berjalan optimal.
Pendekatan ini mengikuti prinsip user training yang menjadi komponen kritis dalam implementasi sistem .
KESIMPULAN DAN SARAN
1 Kesimpulan Integrasi antara Google Form.
Google Apps Script, dan Google Calendar dalam penelitian ini terbukti memberikan solusi yang efisien dan efektif dalam mengotomatisasi penjadwalan tugas serta pengingat tenggat waktu dalam konteks manajemen proyek.
Melalui otomatisasi ini, sistem mampu meningkatkan kedisiplinan pengguna terhadap deadline yang telah ditentukan, mengurangi kemungkinan keterlambatan tugas, serta memudahkan proses monitoring oleh pihak manajerial.
Selain itu, beban administratif seperti pencatatan manual, pengingat individu, dan rekapitulasi jadwal dapat diminimalisir secara signifikan.
Hasil ini menunjukkan bahwa pendekatan berbasis platform cloud gratis seperti Google Workspace sangat potensial untuk diadopsi dalam skala pendidikan maupun profesional tanpa perlu investasi perangkat lunak 2 Keterbatasan Penelitian Penelitian ini memiliki beberapa keterbatasan yang perlu diakui untuk transparansi ilmiah.
Pertama, uji coba sistem hanya dilakukan pada lingkungan akademik dengan 30 partisipan, sehingga generalisasi hasil ke organisasi yang lebih besar atau sektor industri yang berbeda memerlukan validasi lebih lanjut.
Kedua, sistem ini bergantung pada ketersediaan internet dan akses Google Workspace, yang dapat menjadi kendala di lingkungan dengan infrastruktur digital yang terbatas.
Ketiga, evaluasi jangka panjang .
ebih dari 2 bula.
belum dilakukan untuk mengukur keberlanjutan efektivitas sistem dalam jangka waktu yang lebih lama.
3 Implikasi Praktis Sistem otomatisasi penjadwalan dan pengingat tugas yang dikembangkan memiliki implikasi praktis yang signifikan bagi organisasi yang ingin mengadopsi teknologi serupa.
Bagi institusi pendidikan, sistem ini dapat menjadi solusi cost-effective untuk meningkatkan efisiensi manajemen proyek penelitian dan tugas akademik tanpa memerlukan investasi infrastruktur IT yang besar.
Organisasi pemerintahan dapat memanfaatkan sistem ini untuk meningkatkan akuntabilitas dan transparansi dalam pengelolaan proyekproyek publik, sementara perusahaan startup dan UMKM dapat mengoptimalkan alokasi sumber daya manusia dengan mengurangi beban administratif manual.
Implementasi sistem ini juga memberikan manfaat strategis berupa peningkatan kepatuhan terhadap jadwa, pengurangan waktu administrasi hingga, dan peningkatan kepuasan pengguna rata-rata diatas 70,00%.
Selain itu, sistem ini mendukung transformasi digital yang sedang berlangsung di berbagai sektor, memberikan solusi yang scalable dan mudah diintegrasikan dengan ekosistem teknologi yang sudah ada.
4 Saran Ke depan, sistem ini memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut guna meningkatkan fungsionalitas dan jangkauannya.
Beberapa pengembangan yang diusulkan antara lain adalah integrasi sistem notifikasi melalui multi-channel seperti Email.
WhatsApp, atau Telegram, untuk memastikan pengingat lebih efektif menjangkau pengguna.
Selain itu, dapat ditambahkan dashboard monitoring progres tugas berbasis Google Data Studio, yang memungkinkan pemantauan progres secara visual dan real-time.
Di sisi manajerial, analisis data tugas juga dapat dimanfaatkan untuk mendukung pengambilan keputusan, seperti mengidentifikasi titik kemacetan .
, memprediksi potensi keterlambatan, serta merancang intervensi yang tepat sasaran berdasarkan data yang tersedia.
Pengembangan lanjutan juga dapat mencakup integrasi dengan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang sudah ada, implementasi fitur machine learning untuk prediksi keterlambatan, serta pengembangan aplikasi mobile native untuk akses yang lebih fleksibel.
Untuk meningkatkan adopsi, disarankan pula pengembangan modul pelatihan dan dokumentasi yang komprehensif, serta pembentukan komunitas pengguna untuk berbagi best practices dan troubleshooting.
Jurnal Sistem Informasi dan Sains Teknologi Vol.
7 No.
Agustus 2025
ISSN 2684-8260
DAFTAR PUSTAKA