Jurnal Abdi Masyarakat Indonesia (JAMSI) https://jamsi.
jurnal-id.
Vol.
No.
2 Maret 2022.
Hal.
DOI: https://doi.
org/10.
54082/jamsi.
Transformasi Digital pada Manajemen Kearsipan Data dan Surat di Kelompok Bermain Tunas Mulia Annida Rizki Luthfi Astuti*1.
Chilya Chumaira2.
Andhika Giri Persada3 1,2,3Informatika.
Fakultas Teknik.
Universitas Islam Indonesia.
Indonesia *e-mail: 18523112@students.
id1, 18523096@students.
id2, andhika.
giri@uii.
Abstrak Masyarakat melakukan transformasi digital agar dapat membantu pekerjaan di era perkembangan Berdasarkan kajian situasi yang dilakukan.
Kelompok Bermain (KB) Tunas Mulia merupakan sekolah yang gurunya masih kurang pengetahuan dan pengaturan manajemen kearsipan data dan surat secara Maka dari itu, solusi yang diberikan adalah melakukan transformasi digital pada manajemen kearsipan data dan surat.
Tim melakukan beberapa tahapan dalam pengabdian masyarakat (Abdima.
Diawali dengan kajian situasi, kemudian pengukuran dampak sebelum, perancangan aktivitas, sosialisasi program, pelatihan, pendampingan, dan pengukuran dampak setelah pengabdian masyarakat.
Hasil pengukuran dampak sebelum pengabdian masyarakat, guru di KB Tunas Mulia masih banyak yang belum paham mengenai manajemen kearsipan data dan surat secara digital.
Setelah pengabdian masyarakat, hasil yang diperoleh adalah bertambahnya pengetahuan guru mengenai manajemen kearsipan data dan surat secara digital.
Pengetahuan yang didapat, digunakan untuk membantu mengelola kearsipan administrasi data dan surat secara digital di KB Tunas Mulia.
Pekerjaan yang berkaitan dengan manajemen kearsipan dapat dilakukan lebih efektif dan efisien.
Kata kunci: Manajemen Kearsipan.
Surat.
Transformasi Digital Abstract People carry out digital transformation in order to help work in this era of development.
Based on a situational study conducted, the Tunas Mulia Playgroup (KB) is a school whose teachers still lack the knowledge and management of digital data and mail archives.
Therefore, the solution provided is to carry out digital transformation in data and mail archive management.
The team carried out several stages in this community service (Abdima.
Starting with a situation study, then measuring the impact before, designing activities, socializing the program, training, mentoring, and measuring the impact after community service.
The results of measuring the impact before community service, there are still many teachers at KB Tunas Mulia who do not understand digitally about management of data archives and letters.
Meanwhile, after community service, the results obtained were an increase in teacher knowledge about digital mail and data archive management.
The knowledge gained is used to help manage data and letter administration archives digitally at KB Tunas Mulia.
Work related to records management can be done more effectively and Keywords: Digital Transformation.
Mail.
Records Management PENDAHULUAN Manajemen menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran.
Kearsipan memegang peranan berarti selaku pusat ingatan, sumber data, serta perlengkapan pengawasan.
Buat bisa menyajikan data lengkap, kilat, serta benar haruslah terdapat prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan (Masfufah, 2.
Manajemen kearsipan adalah pengorganisasian kegiatan seperti menerima, mencatat, menyimpan, menggunakan, menghapus, dan memelihara data-data arsip.
Manajemen kearsipan ini dilakukan agar setiap organisasi atau lembaga seperti lembaga pendidikan dapat mengelola dengan baik data-data arsip yang ada sehingga dapat tersusun secara teratur dan ketika diperlukan dapat menemukannya dengan cepat (Wiyono.
Wijaya, & Bafada, 2.
Berdasarkan kajian situasi.
Kelompok Bermain (KB) Tunas Mulia merupakan sekolah yang dalam manajemen kearsipan masih menggunakan cara manual.
Tim pengabdian melakukan pengumpulan data di sekolah dengan pengisian kuesioner pengukuran dampak dan P-ISSN 2807-6605 | E-ISSN 2807-6567 Jurnal Abdi Masyarakat Indonesia (JAMSI) https://jamsi.
jurnal-id.
Vol.
No.
2 Maret 2022.
Hal.
DOI: https://doi.
org/10.
54082/jamsi.
Hasil yang didapat masih kurangnya pengetahuan mengenai manajemen kearsipan digital oleh guru.
Fasilitas di KB Tunas Mulia sudah mendukung seperti adanya internet dan Peserta pengabdian masyarakat ini adalah guru-guru KB Tunas Mulia.
Tim menggunakan metodologi yang diawali kajian situasi, pengukuran dampak sebelum, perancangan aktivitas, sosialisasi program, pelatihan, pendampingan, dan pengukuran dampak setelah pengabdian masyarakat.
Permasalahan di KB Tunas Mulia hampir sama dengan yang terjadi di Dinas Perpustakaan Kabupaten Ciamis.
Terdapat hasil observasi yang dilihat dari beberapa indikator.
Indikator nya yaitu kurangnya jumlah operator pada bidang kearsipan, kurang pengarahan dan pelatihan bagi pegawai mengenai IT, dan kenyamanan dalam kearsipan manual (Nugraha.
Pengiriman data masih menggunakan Flashdisk di KB Tunas Mulia.
Flashdisk penggunaannya kurang efektif dan rentan adanya virus.
Selain itu, dalam membagikan surat undangan dibagikan melalui kertas atau grup Whatsapp.
Dengan pengiriman melalui grup, surat undangan masih terkesan non formal.
Arsip berupa gambar, suara, video maupun dokumen lainnya diolah dan disimpan di dalam penyimpanan data digital.
Media tersebut memang tidak bisa dibaca secara langsung tanpa menggunakan pembaca media digital seperti komputer dan lainnya (Nugroho, 2.
Media pembaca data digital yang popular adalah Hardisk.
Flashdisk, atau bentuk lainnya.
Kelebihan pembaca data tersebut relatif murah namun tidak efektif karena harus membawa alat media pembaca tersebut.
Selain itu, bisa terjadi kehilangan data jika tidak di backup.
Berdasarkan pengumpulan data, tim akan melakukan pelatihan transformasi digital pada manajemen kearsipan.
Perubahan cara dalam menangani sebuah pekerjaan menggunakan teknologi informasi untuk mendapatkan efisiensi dan efektifitas bisa disebut sebagai transformasi digital (Danuri, 2.
Transformasi digital akan berdampak baik sehingga memberikan kenyamanan dalam penggunaan digital.
Tim Abdimas menyarankan agar manajemen kearsipan digital menggunakan Google Workspace.
Google Workspace tersebut berupa Google Drive yaitu media penyimpanan yang dikeluarkan oleh Google dan berbasis Web (Dasmen & Putra, 2.
Google Drive juga mencakup layanan Google Document dan Google Spreadsheet.
Google Document merupakan salah satu aplikasi office yang dikembangkan Google untuk digunakan sebagai pengolah kata dan lembar kerja (Syarifullah.
Purwanto.
Puspitasari.
Nurrohman, & Fahrizal.
Fitur Google lainnya yang dapat digunakan dalam penghitungan data berupa angka adalah Google Spreadsheet.
Google Spreadsheets memudahkan pengguna untuk bekerja kolaborasi secara realtime (Andayani, 2.
Selain itu dalam kearsipan surat, pengiriman dilakukan menggunakan Autocrat.
Penggunaan Autocrat dipilih karena memiliki keunggulan Kecepatan dalam pengiriman surat atau dokumen secara otomatis menggunakan nama masing-masing sesuai data yang terhubung di Google Spreadsheet (Rohimat et al.
(Masfufah, 2.
Pelatihan dan pendampingan Manajemen Kearsipan digital memiliki tujuan.
Tujuannya untuk mengubah pengelolaan kearsipan data dan surat secara digital di KB Tunas Mulia.
Selain itu, agar kearsipannya dapat lebih tertata, efektif, dan efisien.
Jika mencari arsip data dan surat yang lama, bisa lebih menghemat waktu.
Terdapat juga pengurangan arsip-arsip kertas dari data dan surat yang dicetak.
Pengiriman surat yang banyak juga lebih menghemat waktu karena dapat dikirim bersamaan.
METODE
Pelaksanaan pengabdian masyarakat terbagi beberapa tahapan metode dalam pelaksanaan Abdimas yang akan dibahas sebagai berikut:
Kajian Situasi Kajian situasi membuat proposal yang akan ditawarkan kepada mitra pengabdian KB Tunas Mulia.
Kajian situasi dibuat pada tanggal 4-9 November 2021 yang bertujuan untuk P-ISSN 2807-6605 | E-ISSN 2807-6567 Jurnal Abdi Masyarakat Indonesia (JAMSI) https://jamsi.
jurnal-id.
Vol.
No.
2 Maret 2022.
Hal.
DOI: https://doi.
org/10.
54082/jamsi.
membandingkan permasalahan diluar dengan permasalahan mitra.
Permasalahan diluar diambil dari jurnal-jurnal yang sama dengan permasalahan mitra.
Pengukuran Dampak Sebelum Tim mendapatkan tempat untuk Abdimas di KB Tunas Mulia.
Yogyakarta.
Pada tanggal 21 Oktober 2021 di sekolah tersebut dilakukan pengukuran dampak sebelum.
Pengukuran dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan melalui pengisian kuesioner dan wawancara.
Wawancara tersebut terkait dengan pengisian kuesioner oleh guru KB Tunas Mulia.
Perancangan Program Perancangan program berisi jadwal pelaksanaan kegiatan berupa nama kegiatan, waktu pelaksanaan, dan peserta.
Perancangan program dibuat untuk mengatur jadwal yang akan dilakukan Abdimas di KB Tunas Mulia.
Perancangan program ini dilakukan pada tanggal 10-20 November 2021 dan Pengaturan jadwal ini disesuaikan dengan jadwal dari pihak sekolah.
Sosialisasi Program Sosialisasi program dilakukan di KB Tunas Mulia pada tanggal 7 Desember 2021 kepada guru yang akan mengikuti pelaksanaan pengabdian.
Program tersebut sudah dibuat di tahap perancangan program yang berisi jadwal pelaksanaan.
Sosialisasi program bertujuan dengan memberikan informasi kepada peserta mengenai program yang akan dilakukan.
Pelatihan Pelatihan dilakukan pada tanggal 9 Desember 2021 Ae 18 Januari 2022.
Berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan di KB Tunas Mulia, pelatihan ini yang berisi pengisian materi dan praktik yang dilakukan di KB Tunas mulia satu minggu 2 kali.
Peserta terdiri dari guru sekolah tersebut.
Materi diawali pengenalan Gmail, pengelolaan penyimpanan menggunakan Google Drive, pembuatan data dan surat menggunakan Google Workspace (Google Docs dan Google Shee.
, dan Autocrat.
Pendampingan Pendampingan dilaksanakan setelah semua materi pelatihan selesai.
Pendampingan bertujuan untuk pengawasan dalam pengimplementasian materi pada saat pelatihan sesuai dengan permasalahan mitra Abdimas.
Materi pendampingan ditentukan oleh pihak peserta .
dari KB Tunas Mulia yang dimulai pada tanggal 8 Februari Ae 17 Maret 2022.
Pengukuran Dampak Setelah Pengukuran dampak setelah dilaksanakan pada saat semua pelatihan dan pendampingan selesai.
Pengukuran dampak setelah dilakukan dengan pengisian kuesioner dan Wawancara tersebut terkait pengisian kuesioner oleh guru KB Tunas Mulia.
Pengisian kuesioner di lakukan secara daring pada tanggal 17 Maret 2022.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Realisasi Hasil Sebelum pengabdian masyarakat, dilakukan pengukuran dampak dengan pemberian kuesioner dan melakukan wawancara.
Setelah pengukuran dampak, pembuatan program akan mendapatkan realisasi hasil dari proses tahapan pengabdian masyarakat.
Berikut realisasi hasil dari tahapan metode pada bab II:
Pembuatan Materi untuk Pembekalan dan Praktik Perancangan materi dibuat dari pembelajaran terpercaya.
Pembuatannya diusahakan P-ISSN 2807-6605 | E-ISSN 2807-6567 Jurnal Abdi Masyarakat Indonesia (JAMSI) https://jamsi.
jurnal-id.
Vol.
No.
2 Maret 2022.
Hal.
DOI: https://doi.
org/10.
54082/jamsi.
dengan bahasa yang mudah dipahami sehingga, peserta mengerti apa yang ajarkan.
Proses pembuatan materi dilakukan secara bertahap kurang lebih dikerjakan selama dua Minggu.
Gambar 1.
Pembuatan Materi Pelatihan Gmail Tim pengabdian memberikan materi mengenai Gmail pada tanggal 9 Desember 2021.
Gmail merupakan tahapan penting dalam manajemen kearsipan data dan surat berupa konsep Gmail.
Pelatihan disini memberikan praktik dengan mengirim file kepada teman-teman gurunya yang lain.
Pada pelaksanaan Abdimas pertama, peserta .
masih kurang memahami dalam menggunakan computer.
Gambar 2.
Pelatihan Gmail Pelatihan Kearsipan Data dan Surat pada Layanan Google Drive Pelatihan kearsipan data dan surat pada layanan Google Drive dilaksanakan pada tanggal 14 Desember 2021.
Google Drive digunakan untuk manajemen kearsipan pada administrasi data dan surat.
Layanan ini diajarkan di beberapa fitur pembuatan folder dan file, hapus file, membagikan file, dan memindahkan file ke dalam folder.
Beberapa peserta sudah paham tentang Google Drive namun sebagian peserta masih tidak memahami dalam penggunaan Gambar 3.
Pelatihan Manajemen Kearsipan dan Google Drive
P-ISSN 2807-6605 | E-ISSN 2807-6567
Jurnal Abdi Masyarakat Indonesia (JAMSI) https://jamsi.
jurnal-id.
Vol.
No.
2 Maret 2022.
Hal.
DOI: https://doi.
org/10.
54082/jamsi.
Kuis Gmail dan Google Drive Setelah pelatihan mengenai Gmail dan Google Drive dilakukan, kemudian tim pengabdian melakukan kuis 10 soal untuk mengukur pemahaman peserta yang diadakan pada tanggal 16 Desember 2021 dengan hasil 3 peserta memperoleh hasil sempurna dan 3 lagi salah dalam 1-2 soal.
Gambar 4.
Kuis Gmail dan Google Drive Pelatihan Google Documents Pada tahapan ini, tim pengabdian memberikan materi mengenai Google Documents pada tanggal 21 Desember 2021.
Pembahasan yang diberikan berupa konsep mengenai Google Documents, kegunaan dari fitur-fitur yang ada di Google Documents seperti pemberian komentar, fitur berbagi, kolaborasi file dan lain sebagainya.
Pada pelatihan ini peserta kami berikan materi praktik untuk pembuatan surat izin sekolah offline.
Peserta sebagian sudah mengerti karena peserta pernah menggunakan Microsoft Word.
Beberapa ada fitur yang masih asing sehingga, peserta masih menyesuaikan untuk mencari fitur yang akan digunakan.
Gambar 5.
Pelatihan Google Document Pelatihan Google Spreadsheet Gambar 4.
Pelatihan Google Spreadsheet Tim pengabdian memberikan materi dan praktik mengenai Google Spreadsheet pada tanggal 4 Januari 2021.
Pembahasan yang diberikan berupa konsep Google Spreadsheet.
P-ISSN 2807-6605 | E-ISSN 2807-6567
Jurnal Abdi Masyarakat Indonesia (JAMSI) https://jamsi.
jurnal-id.
Vol.
No.
2 Maret 2022.
Hal.
DOI: https://doi.
org/10.
54082/jamsi.
Kegunaan dari fitur yang ada di Google Spreadsheet hampir sama dengan Google Documents.
Praktik dilakukan dengan membuat data inventaris per kelas dengan berkolaborasi dalam pembuatan data tersebut.
Kolaborasi ini sesuai dengan tanggung jawab per kelas masingmasing.
Dalam satu kelas terdiri dari 2 guru yang akan mengisi apa saja barang yang ada di kelas Peserta diajarkan dengan pembuatan tabel dan perhitungan (MIN dan SUM).
Peserta memberikan respon positif dengan semangat saat praktikum.
Kuis Google Documents dan Google Spreadsheet Setelah pembekalan mengenai Google Documents dan Google Spreadsheet dilakukan, tim pengabdian melakukan kuis 15 soal untuk mengukur pemahaman menggunakan aplikasi Quiziz yang diadakan pada tanggal 6 Januari 2021 dengan hasil 3 peserta memperoleh hasil sempurna dan 3 lagi salah dalam 3-4 soal.
Gambar 7.
Kuis Google Document dan Google Spreadsheet Pelatihan Autocrat Pada tahapan ini, pemberian materi dan praktik diberikan oleh salah satu pemateri dari dosen pada tanggal 18 Januari 2022.
Sedangkan tim pengabdian membantu memantau jika guru-guru KB Tunas Mulia ada yang mengalami kesulitan.
Materi yang diberikan mengenai konsep Autocrat dan langkah-langkah menggunakan Autocrat.
Praktik materi Google Spreadsheet membuat bukti pendaftaran undangan rapat dengan pembuatan template di Google Documents yang nantinya dihubungkan dengan Autocrat.
Respon para peserta sangat senang kedatangan pemateri sehingga, mereka sangat semangat pada pembekalan kali ini.
Beberapa peserta masih belum memahami karena langkah-langkah Autocrat sangat banyak.
Gambar 5.
Pelatihan Autocrat Kuis Autocrat Setelah pelatihan mengenai Autocrat dilakukan, kemudian tim pengabdian melakukan kuis dengan membuat bukti pendaftaran sekolah.
Pembuatan template di Google Document dan Google Spreadsheet yang akan dihubungkan dengan Autocrat.
Autocrat disini digunakan untuk pengiriman bukti melalui email dengan template.
P-ISSN 2807-6605 | E-ISSN 2807-6567
Jurnal Abdi Masyarakat Indonesia (JAMSI) https://jamsi.
jurnal-id.
Vol.
No.
2 Maret 2022.
Hal.
DOI: https://doi.
org/10.
54082/jamsi.
Gambar 9.
Kuis Autocrat Pembuatan RPPM (Rencana Pelaksanaan Pembelajara Mingunga.
Tim pengabdian melakukan pemantauan kepada guru-guru KB Tunas Mulia mengenai pengimplementasian dari program pengabdian masyarakat yang sudah diberikan.
Pengimplementasian ini dilakukan pada kearsipan data mengenai pembuatan RPPM yang dibuat satu minggu sekali oleh guru KB Tunas Mulia.
Gambar 10.
Pendampigan Pembuatan RPPM Pengiriman Surat Undangan rapat Pembuatan surat pada rapat komite, rapat parenting yang kemudian akan dikirimkan dengan Autocrat yang dihubungkan melalui Email.
Kegiatan pendampingan ini dilakukan kurang lebih selama sebulan dan kemudian dilanjutkan dengan evaluasi yang dilakukan dengan pengukuran dampak setelah diadakannya pengabdian masyarakat ini.
Dampak Pengukuran Dampak Tim pengabdian melakukan pengukuran dampak sebelum dan sesudah diadakannya pelatihan dan pendampingan.
Pengukuran dampak sebelum dimulainya pelatihan dilakukan melalui pengisian kuesioner pada tanggal 2 Desember 2021.
Hasil pengukuran dampak sebelum dilaksanakannya pengabdian masyarakat adalah 43% pemahaman mengenai pengelolaan manajemen kearsipan digital menggunakan Google Drive.
Selain itu, pemahaman dalam penggunaan email untuk akses Google Workspace sudah mencapai 70%.
Hanya 10% pemahaman pengelolaan surat atau dokumen menggunakan Google Documents dan Spreadsheet.
Dalam pengiriman surat atau dokumen ke penerima yang banyak sekaligus menggunakan Autocrat, ketidak pahaman guru-guru KB Tunas Mulia mencapai 85%.
Evaluasi Pengukuran Dampak Setelah selesai pelatihan dan pendampingan, tim melakukan evaluasi pengukuran dampak pada tanggal 15 Maret 2022.
Hasil yang diperoleh adalah peningkatan pemahaman mengenai pelatihan yang diberikan.
Peningkatan mencapai 90% dalam pemahaman dan P-ISSN 2807-6605 | E-ISSN 2807-6567 Jurnal Abdi Masyarakat Indonesia (JAMSI) https://jamsi.
jurnal-id.
Vol.
No.
2 Maret 2022.
Hal.
DOI: https://doi.
org/10.
54082/jamsi.
penggunaan kearsipan digital.
Google Documents, dan Spreadsheet.
Peningkatan ini dilihat juga dari pendampingan dalam pembuatan RPPM.
Pemahaman Autocrat juga meningkat 50% tapi terkadang masih terkendala dalam penggunaan pengirimannya.
Autocrat sedikit terkendala karena susah dipahami.
KESIMPULAN
Berdasarkan pengukuran dampak yang telah dilakukan, didapatkan hasil pelaksanaan Abdimas.
Sebelum Abdimas, guru KB Tunas Mulia masih minim pemahaman manajemen kearsipan digital, dan pengiriman surat melalui Autocrat.
Setelah Abdimas, terdapat peningkatan dalam pemahaman manajemen kearsipan digital.
Diliha (Rohimat.
Susilo, & Iswarni, 2.
t dari pengimplementasian pembuatan RPPM secara digital.
RPPM yang sebelumnya hanya ditulis tangan dan penyalinan ke Microsoft Word oleh salah satu guru.
Pembuatan sekarang dilakukan masing-masing guru melalui kolaborasi di Google Document.
Sedangkan pemahaman pengiriman surat dengan Autocrat, mengalami peningkatan sedikit.
Hal itu karena penggunaan Autocrat yang lumayan susah dipahami guru KB Tunas Mulia.
Jika dipraktekkan 50% guru sudah bisa mengirimkannya.
Kelebihan dari pelatihan ini adalah, manajemen kearsipan di KB Tunas Mulia perlahan diubah secara digital.
Jika mencari arsip data dan surat yang lama, bisa lebih menghemat waktu.
Terdapat juga pengurangan arsip-arsip kertas dari data dan surat yang dicetak.
Pengiriman surat yang banyak juga lebih menghemat waktu karena dapat dikirim bersamaan.
Kendala di lokasi Abdimas yaitu kurangnya perangkat keras untuk mendukung pelatihan dan Selain itu guru mudah lupa dengan materi yang diberikan, jadi harus berulang mempelajari modul.
Pelatihan dan pendampingan yang diberikan mungkin dapat diimplementasikan dalam pembuatan Rencana Pelaksanaan Pembelajaran Harian (RPPH), surat undangan parenting, dll.
DAFTAR PUSTAKA