Syntax Admiration: p-ISSN 2722-7782 | e-ISSN 27225356 Vol.
No.
Februari 2025 Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Paspor Dan Visa Berbasis Web Di Kbri Helsinki.
Finlandia Nelly Rosa1.
Agus Sulistyanto2.
Anton Zulkarnain Sianipar3 Program Studi Teknik Informatika.
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer.
Jakarta.
Indonesia 1,2,3 Email: 21578005@stmik.
id1, agus_sulistyanto@stmik.
anton@stmik.
Abstrak Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Paspor dan Visa berbasis web di Kedutaan Besar Republik Indonesia di Helsinki.
Finlandia, dilatarbelakangi oleh proses pengolahan data yang masih dilakukan secara manual, yang menyebabkan redudansi data dan keterlambatan informasi.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi yang memudahkan pendaftaran dan pengolahan data paspor dan visa, serta meningkatkan efisiensi pelayanan bagi Warga Negara Indonesia (WNI).
Metode yang digunakan meliputi analisis sistem berjalan, perancangan sistem menggunakan pendekatan Unified Modeling Language (UML), dan implementasi aplikasi berbasis web dengan PHP dan MySQL.
Hasil dari perancangan ini menunjukkan bahwa sistem yang diusulkan dapat mengurangi waktu tunggu, mempermudah proses pendaftaran, dan memberikan informasi yang akurat tentang layanan yang tersedia.
Kesimpulannya, dengan adanya sistem informasi yang terkomputerisasi, pelayanan pembuatan paspor dan visa di KBRI Helsinki dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien, sehingga meningkatkan kepuasan Kata kunci : Perancangan Sistem Informasi.
Pendaftaran Pembuatan Paspor dan Visa, berbasis Web.
Paspor Abstract The design of a web-based Passport and Visa Service Information System at the Embassy of the Republic of Indonesia in Helsinki.
Finland, is motivated by the data processing process that is still carried out manually, which causes data redundancy and information delays.
The purpose of this research is to design an information system that facilitates registration and processing of passport and visa data, and improves service efficiency for Indonesian citizens.
The methods used include analyzing the current system, designing the system using the Unified Modeling Language (UML) approach, and implementing web-based applications with PHP and MySQL.
The results of this design show that the proposed system can reduce waiting time, simplify the registration process, and provide accurate information about available services.
In conclusion, with the existence of a computerized information system, passport and visa processing services at the Indonesian Embassy in Helsinki can be carried out more effectively and efficiently, thereby increasing user satisfaction.
Keywords: Information System Design.
Passport and Visa Registration.
Web-based.
Passport Syntax Admiration.
Vol.
No.
Februari 2025 Nelly Rosa.
Agus Sulistyanto.
Anton Zulkarnain Sianipar Pendahuluan Sehubungan dengan perkembangan teknologi di dunia dewasa ini yang berkembang sangat pesat, termasuk dalam hal pemanfaatan teknologi informasi yang berhubungan dengan berbasis web atau online (Mustikarani & Irwansyah, 2019.
Runtu, 2.
Setiap organisasi memerlukan informasi yang cepat, akurat serta tepat sasaran (Frisdayanti, 2.
Perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat, mempengaruhi laju pertumbuhan kebutuhan manusia atas informasi baik untuk kepentingan individu maupun organisasi (Mustari, 2023.
Sawitri et al.
, 2.
Demikian juga yang terjadi dalam Kedutaan Besar Republik Indonesia di Helsinki.
Finlandia (Mahmud & Jaufillaili, 2.
Warga Negara Indonesia yang ingin mengurus pembuatan Paspor atau Visa jumlahnya semakin lama semakin meningkat dengan jumlah permintaan pembuatan paspor dan Visa (Permatadani & Irawan, 2.
Jumlahnya semakin banyak sehingga diperlukan suatu perancangan sistem informasi untuk pembuatan paspor dan visa.
Di dalam kegiatan operasional Kedutaan Besar Republik Indonesia di Helsinki.
Finlandia membutuhkan sistem informasi untuk mengumpulkan, mengolah dan menyimpan data serta menyalurkan data menjadi informasi.
Berkembangnya sistem informasi menghasilkan banyak perubahan teknologi informasi yang semakin beraneka ragam (Ahadiyah, 2024.
Elisabeth, 2019.
Fauziah et al.
, 2.
Permasalahan yang sering terjadi adalah pada proses pelayanan dan penyimpanan data antara lain terjadinya keterlambatan pelayanan WNI khususnya dari segi administrasi yang mengakibatkan banyaknya antrian WNI dalam pembuatan paspor maupun visa (Amos et al.
, 2.
Pelayanan Terpadu Kedutaan Besar Republik Indonesia di Helsinki.
Finlandia merupakan unit pelaksana teknis pelayanan yang berada dibawah naungan Negara Finlandia dilatar belakangi oleh minimnya kapasitas fasilitas pelayanan pada WNI yang membuat atau memperpanjang paspor dan visa.
kapasitas tersebut hanya mencakup 2% dari total kebutuhan masyarakat Indonesia yang berjumlah kurang lebih 260 juta jiwa (Amalina, 2.
Komitmen Kedutaan Besar Republik Indonesia di Helsinki.
Finlandia adalah memberikan tatalaksana terbaik bagi WNI (Al Huda, 2.
Sebagai jasa pelayanan pembuatan paspor dan visa yang selalu bekerja secara tim (Ilhamdani.
Purwastuti et al.
, 2.
Maka dengan ini penulis melakukan analisa untuk merancang suatu sistem yang bisa diakses oleh WNI untuk melakukan pendaftaran secara online tanpa harus menunggu dan antri dengan mengirimkan data data melalui email, dimana WNI dimudahkan dengan adanya perancangan sistem tersebut yang bisa diakses mudah dan nyaman dengan bisa membuat appointment atau perjanjian dengan petugas.
Berdasarkan latar belakang yang telah disampaikan, dapat diidentifikasi beberapa masalah, yaitu kurangnya informasi yang terkini mengenai jadwal pembuatan paspor atau visa di Kedutaan Besar Republik Indonesia di Helsinki.
Finlandia.
Warga Negara Indonesia (WNI) yang ingin membuat paspor atau visa harus datang langsung ke lokasi untuk mengambil nomor antrian pendaftaran.
ketidakmampuan untuk memperkirakan waktu tunggu saat berkonsultasi dengan Syntax Admiration.
Vol.
No.
Februari 2025 Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Paspor dan Visa Berbasis Web di Kbri Helsinki.
Finlandia Berdasarkan latar belakang masalah di Kedutaan Besar Republik Indonesia di Helsinki.
Finlandia, di mana sistem yang digunakan saat ini masih berbasis Microsoft Excel, rumusan masalah yang diidentifikasi adalah: pertama, bagaimana cara melakukan pengecekan data pembuat paspor atau visa dan mempermudah pencarian data tersebut berdasarkan kategori tertentu.
kedua, bagaimana melakukan pengecekan laporan data pembuat paspor atau visa yang dilakukan pada komputer.
dan ketiga, apakah perancangan sistem informasi pendaftaran bagi WNI yang ingin membuat paspor atau visa dengan menggunakan program komputer dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat dari data yang ada (Wibowo et al.
Penulis membatasi perancangan sistem informasi pelayanan pembuatan paspor atau visa mengingat luas dan kompleksnya permasalahan yang ada, dengan fokus pada beberapa aspek, yaitu: pertama, aplikasi berbasis web ini akan menampilkan informasi mengenai pendaftaran, jam kerja, dan nama petugas.
perancangan sistem ini menggunakan software PHP dengan database MySQL.
ketiga, sistem yang dirancang hanya akan menangani Sistem Informasi Pendaftaran pembuatan paspor atau visa.
Tujuan dari perancangan sistem informasi pendaftaran pembuatan paspor atau visa di Kedutaan Besar Republik Indonesia di Helsinki.
Finlandia, adalah untuk menciptakan sebuah sistem yang menggunakan program komputer.
Tujuan khususnya meliputi pembuatan form identitas bagi pembuat paspor atau visa, laporan identitas tersebut, form kunjungan, dan laporan kunjungan.
Manfaat dari sistem ini adalah memberikan kemudahan kepada staf pendaftaran dalam registrasi kunjungan dan pembuatan laporan, serta membantu pihak Kedutaan Besar Republik Indonesia di Helsinki dalam meningkatkan kualitas pelayanan dan mempermudah pengambilan keputusan manajerial.
Metode Penelitian Analisa Sistem Berjalan Analisa pembuatan paspor yang dilakukan oleh KBRI di Finlandia Helsinky masih dilakukan secara manual, hal ini akan mempersulit dalam pencarian atau pengecekan paspor.
Serta lemahnya pengawasan terhadap proses transaksi pembuatan paspor yang dilakukan kedutaan dan juga penggunaan media kertas secara berlebihan.
Selain itu sistem yang masih menggunakan media kertas memerlukan tempat penyimpanan yang besar dan akan terjadi penumpukan.
nalisa Sistem Usulan Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai landasan Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah sasaran sistem yang sedang berjalan, merancang atau mengganti output yang sedang digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa.
Tahapan Syntax Admiration.
Vol.
No.
Februari 2025 Nelly Rosa.
Agus Sulistyanto.
Anton Zulkarnain Sianipar dalam menganalisa sistem adalah sebagai berikut :
Definisikan masalah .
encangkup mendefinisikan input, proses, dan output dari sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan dibangun.
Pahami sistem yang sedang berjalan tersebut dan buat definisinya .
endefinisikan input, proses, dan outpu.
Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan memperhatikan modifikasi sistem tersebut.
Alternatif yang ditawarkan haruslah terdiri dari beberapa bentuk dengan menunjukan kelebihan dan kekurangan masing-masing Alternatif tersebut.
Pilih salah satu Alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya.
Implementasikan Alternatif terpilih dari sekian Alternatif yang telah ditawarkan tersebut.
Mengevaluasi dampak yang ditimbulkan akibat perubahan yang telah dilakukan terhadap sistem.
Perancangan Sistem Unified Modeling Language (UML) Use Case Diagram Sistem Usulan uc Primary Use Cases SISTEM PEMBUATAN PASPOR / VISA SISTEM USULAN Login
Mendaftar Mengirim Data
Untuk Pembuatan Paspor/Visa Pembayaran Melalui Bank
PEMBUAT
PASPOR/ VISA
Menerima Paspor/Visa Yang Sudah Jadi AincludeA Paspor/Visa Sudah Jadi ADMIN Logout Gambar 2 UseCase Diagram Sistem Usulan Activity Diagram Login Syntax Admiration.
Vol.
No.
Februari 2025 Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Paspor dan Visa Berbasis Web di Kbri Helsinki.
Finlandia act Activ ity Uername & Password Validasi User Name & Password [Y.
Salah ? [Tida.
Simpan Identitas Tampil Halaman Utama Gambar 3 Activity Diagram Login Activity Diagram kelola data pelanggan act Activ ity Akses Form Pendaftaran Form Pendaftaran Member Isi Form Pendaftaran Data Member Error [Data OK] Simpan Data Member Gambar 4.
Activity kelola data pelanggan Activity kelola data Passpor Syntax Admiration.
Vol.
No.
Februari 2025 Nelly Rosa.
Agus Sulistyanto.
Anton Zulkarnain Sianipar
act Activ ity Akses Form Paspor
Isi Form Paspor
Validasi
[YA]
Simpan Detail Paspor
Gambar 5 Activity kelola data passpor
Activity Diagram kelola pembuat Passpor
act Activ ity Pelanggan Mendaftar Pilih Jenis Paspor
Isi Form Jenis Paspor
[SALAH]
Produk
[YA]
Simpan Data Pelanggan Gambar 6 Activity kelola pembuat Passpor Syntax Admiration.
Vol.
No.
Februari 2025 Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Paspor dan Visa Berbasis Web di Kbri Helsinki.
Finlandia Hasil dan Pembahasan Perancangan Sistem dan Implementasi Perancangan Sistem Usulan Tampilan Form Input Login Gambar 8 Tampilan Form Input Login Tampilan Halaman Utama administrator Gambar 9 Halaman Utama administrator Tampilan Hak Akses Gambar 10 Tampilan Hak Akses Syntax Admiration.
Vol.
No.
Februari 2025 Nelly Rosa.
Agus Sulistyanto.
Anton Zulkarnain Sianipar Tampilan Data Tambah Data Tamu Gambar 11 Tambah Data Tamu Tampilan Data Pembuat Passpor Gambar 12 Data Pembuat Passpor Tampilan Tambah Data Paspor Gambar 13 Tambah Data Paspor Kesimpulan Setelah diuraikan proses penelitian pada bab-bab sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa sering terjadi keterlambatan dalam proses pembuatan paspor, yang disebabkan oleh sistem yang masih manual.
Proses ini cenderung memiliki jangkauan yang pendek, sehingga mengakibatkan kurangnya pembuat paspor yang datang ke KBRI Helsinki.
Finlandia.
Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi, transaksi dalam pembuatan paspor menjadi lebih mudah dan efisien.
Sistem pembuatan paspor berbasis web ini diharapkan dapat memaksimalkan proses pelayanan bagi pengguna.
Sebagai rekomendasi, disarankan agar KBRI Helsinki terus mengembangkan dan memperbarui sistem informasi ini untuk meningkatkan Syntax Admiration.
Vol.
No.
Februari 2025 Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Paspor dan Visa Berbasis Web di Kbri Helsinki.
Finlandia kualitas layanan, serta memberikan pelatihan kepada staf agar mereka dapat memanfaatkan teknologi dengan lebih baik dalam melayani WNI.
REFERENCE