JURNAL PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
FORDICATE (INFORMATICS ENGINEERING DEDICATION)
E-ISSN: 2809-2546
VOL 4.
NO.
1 TAHUN 2024
PEMBAHARUAN HRIS DENGAN APLIKASI FIGMA DI PT.
BANK RIAU KEPRI SYARIAH
Noveri Lysbetti Marpaung1*).
Karin Dwi Purnomo2.
Sakti Hutabarat3.
Edy Ervianto4.
Nurhalim5.
Rahyul Amri6 1,2,3,4,5,6Universitas Riau Email: 1noveri.
marpaung@gmail.
com, 2karin.
dwi2741@student.
id, 3sakti.
hutabarat@lecturer.
ervianto@eng.
id, 5nurhalim@lecturer.
id, 6rahyulamri@lecturer.
Key Words:
Black Box Testing.
HRIS.
Figma.
Usability Testing.
Prototyping.
Abstract: This service activity was carried out in accordance with the needs of PT Bank Riau Kepri Syariah to help manage employee data through updating the existing Human Resource Information system (HRIS).
The method used is prototyping with the Figma application to design the user interface and PHP and Laravel for system implementation.
System testing was carried out using black box testing and usability testing methods.
The results of the activity show that this HRIS system update was successfully implemented to assist in data visualization and reporting.
This service activity develops the HRIS system to be user-friendly and easy to understand.
Abstrak: Kegiatan pengabdian ini dilakukan sesuai dengan kebutuhan PT.
Bank Riau Kepri Syariah untuk membantu pengelolaan data karyawan melalui pembaharuan Human Resource Information system (HRIS) yang ada.
Metode yang digunakan adalah prototyping dengan aplikasi Figma untuk merancang antarmuka pengguna serta PHP dan Laravel untuk implementasi sistem.
Pengujian sistem dilakukan menggunakan metode black box testing dan usability testing.
Hasil kegiatan menunjukan bahwa pembaharuan sistem HRIS ini berhasil diimplementasikan untuk membantu dalam visualisasi data dan Kegiatan pengabdian ini mengembangkan sistem HRIS menjadi user-friendly dan mudah dipahami.
Marpaung, dkk.
Pembaharuan HRIS dengan Aplikasi Figma di PT.
Bank Riau Kepri Syariah.
Jurnal
Pengabdian Kepada Masyarakat Fordicate This is an open-access article under the CC-BY-CA license Universitas Multi Data Palembang | 9
JURNAL PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
FORDICATE (INFORMATICS ENGINEERING DEDICATION)
E-ISSN: 2809-2546
VOL 4.
NO.
1 TAHUN 2024
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi saat ini telah diterapkan pada hampir seluruh kegiatan operasional Penerapan teknologi informasi ini membawa banyak manfaat, seperti mempermudah dan mempercepat pekerjaan dalam menghasilkan sebuah informasi yang akurat serta efisien .
Dengan adanya pengembangan sistem informasi yang terstruktur dengan baik, maka akan lebih memudahkan bagi pengguna untuk mengoperasikan sistem informasi tersebut.
selain itu, waktu yang diperlukan untuk memperoleh data akan lebih cepat .
Bank Riau Kepri Syariah, beroperasi dengan prinsip-prinsip yang sesuai dengan hukum Prinsip-prinsip ini menekankan pada keadilan, kebersamaan, transparansi, ketaatan terhadap hukum dan etika Islam .
Prinsip-prinsip ini mempengaruhi penggunaan suatu sistem informasi.
Perusahaan ini menggunakan Human Resource Information System (HRIS) untuk mengelola data setiap pegawainya.
Berbagai jenis informasi penting dikelola dalam HRIS, seperti identitas pribadi, detail pekerjaan, riwayat pekerjaan, gaji, pendidikan, pelatihan, serta kesehatan .
Namun, meskipun HRIS telah membantu dalam pengelolaan data pegawai, masih terdapat beberapa aspek yang memerlukan pengembangan lebih lanjut dalam sistem ini.
HRIS di Bank Riau Kepri Syariah belum memiliki fitur yang memungkinkan sistem untuk menampilkan data pegawai dalam bentuk grafik yang mudah dipahami, sehingga analisis data menjadi lebih visual dan intuitif.
Pengguna juga membutuhkan laporan yang mendetail, memberikan informasi yang lengkap dan akurat untuk pengambilan keputusan strategis.
Pengurutan data berdasarkan kriteria tertentu juga sangat diperlukan, agar memudahkan dalam pencarian dan pengelolaan data pegawai.
Pembaharuan dapat dilakukan untuk menambah fitur-fitur tersebut sehingga meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan data pegawai di Bank Riau Kepri Syariah.
Adanya grafik visual, laporan mendetail, dan kemampuan pengurutan data, memungkinkan operasional bank dapat berjalan lebih lancar dan responsif terhadap kebutuhan Dengan sistem HRIS yang dikembangkan.
Bank Riau Kepri Syariah dapat mengoptimalkan sistem dan meningkatkan kepuasan pegawai .
Dalam upaya melakukan pembaharuan HRIS di Bank Riau Kepri Syariah, menggunakan aplikasi desain seperti Figma dalam merancang tampilan sistem.
Figma adalah platform desain berbasis web yang memungkinkan penulis untuk bekerja secara kolaboratif dalam merancang User Interface (UI) .
Figma dapat membantu membuat desain interaktif sehingga memudahkan dalam visualisasi tampilan UI sebelum implementasi ke sistem .
Dalam implementasi tampilan UI ke sistem, penulis menggunakan bahasa pemrograman PHP, framework Laravel, dan database MySQL.
PHP merupakan bahasa pemrograman yang populer dan banyak digunakan untuk pengembangan web, dikenal akan fleksibilitas dan kompatibilitasnya dengan sistem dan server .
Framework Laravel memiliki struktur dan fitur yang memudahkan pembaharuan sistem, seperti routing, autentikasi, dan pengelolaan database.
Serta database MySQL digunakan untuk mengelola data-data dalam sistem .
Selama pembaharuan sistem dilakukan, penulis menggunakan metode prototyping.
Prototyping adalah salah satu metode pengembangan sistem yang melibatkan tahap planning, analysis, design, evaluation, implementation, dan testing .
Dengan metode ini pembaharuan HRIS dapat lebih responsif terhadap kebutuhan pengguna sehingga dapat meningkatkan efisiensi sistem HRIS dan kepuasan karyawan.
Untuk mengukur efisiensi dan kepuasan pegawai, dapat menggunakan black box testing dan usability testing.
Black box testing adalah metode pengujian sistem berfokus 10 | Pembaharuan HRIS dengan Aplikasi Figma di PT.
Bank Riau Kepri Syariah
JURNAL PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
FORDICATE (INFORMATICS ENGINEERING DEDICATION)
E-ISSN: 2809-2546
VOL 4.
NO.
1 TAHUN 2024
pada fungsionalitas sistem .
Sedangkan, usability testing mengevaluasi kepuasan pengguna saat berinteraksi dengan sistem .
IDENTIFIKASI MASALAH
Berdasarkan pendahuluan yang telah dijelaskan, maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu bagaimana pembaharuan HRIS menggunakan metode prototyping dengan Aplikasi Figma di PT.
Bank Riau Kepri Syariah.
METODELOGI PELAKSANAAN
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam pengembangan sistem HRIS ini adalah metode Analisis Data Sekunder, yaitu dengan menggunakan data yang sudah ada dari PT.
Bank Riau Kepri Syariah .
Dalam Pengembangan Sistem ini metode yang digunakan adalah Metode Prototyping.
Prototyping adalah metode pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap sehingga segera dapat dievaluasi oleh pemakai .
Prototype mewakili model produk yang akan dibangun atau mensimulasikan struktur, fungsionalitas dan operasi sistem.
Alur pengembangan sistem dapat dilihat dari Gambar 1.
Gambar 1.
Model Metode Prototyping .
Penjelasan mengenai tahap-tahap pada metode prototype sebagai berikut.
Communication, merupakan tahap awal pembuatan sistem yaitu dengan melakukan komunikasi dengan pengguna untuk memahami kebutuhan pengguna terhadap sistem .
Tahap ini dilakukan dengan mengumpulkan informasi mengenai kebutuhan pengguna terhadap fitur tambahan dalam Sistem HRIS.
Quick Plan, melibatkan pembuatan rancangan cepat atau gambaran sistem yang dibuat, bagaimana flowchart dan wireframe dari sistem sesuai dengan kebutuhan pengguna .
Pada tahap ini, flowchart digunakan untuk menggambarkan alur kerja dari berbagai proses dalam sistem.
Wireframe membantu dalam menggambarkan tata letak untuk berbagai fitur yang diinginkan pengguna.
Modeling Quick Design, merupakan tahapan melakukan desain sistem .
Pada tahap ini dilakukan pembuatan desain tampilan fitur-fitur HRIS yang diperbaharui untuk memberikan gambaran kepada Penulis membuat desain tampilan menggunakan Figma.
Tampilan mencakup untuk halamanhalaman seperti dashboard, laporan MPP dan MPP Core, data keluarga, informasi mutasi dan promosi, serta inquiry pelatihan.
Pembaharuan HRIS dengan Aplikasi Figma di PT.
Bank Riau Kepri Syariah | 11
JURNAL PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
FORDICATE (INFORMATICS ENGINEERING DEDICATION)
E-ISSN: 2809-2546
VOL 4.
NO.
1 TAHUN 2024
Construction of Prototype, merupakan tahap implementasi pada perancangan yang telah dibangun .
Pada tahap ini menggunakan bantuan seperti use case diagram dan activity diagram untuk memastikan implementasi sistem sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Use case diagram menggambarkan interaksi antara pengguna dan sistem, sedangkan Activity diagram menggambarkan aktivitas antara pengguna dan Dalam Sistem HRIS, pengguna sistem terbagi menjadi 4 yaitu.
Administrator.
HRD.
Pemimpin Keuangan dan Pemimpin Divisi.
Deployment.
Delivery, and Feedback.
Tahapan yang dilakukan dengan cara menguji fungsionalitas sistem yang telah diperbaharui, apabila masih didapati kesalahan dan belum memenuhi kebutuhan dari pengguna maka akan dilanjutkan ke tahap communication kembali .
Pada tahap ini menggunakan metode pengujian black box testing dan usability testing.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Dari penelitian dan rancangan yang telah dilakukan, maka dibuat pembaharuan lebih lanjut pada Sistem HRIS yang dapat digunakan oleh pengguna untuk meningkatkan pengelolaan data karyawan.
Sistem ini dirancang menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman.
MySql sebagai database, dan penulis juga menggunakan framework Laravel.
Berikut merupakan hasil dan pembahasan dari tampilan sistem.
Gambar 2.
Tampilan Home Pada Gambar 2 menampilkan halaman home untuk melihat detail jumlah pengurus, pegawai tetap, calon pegawai, dan pegawai tidak tetap.
Selain itu, halaman ini juga menampilkan grafik pegawai berdasarkan jenis kelamin, jenjang pendidikan, umur, jabatan, jenis kantor, dan rata-rata gaji pegawai.
12 | Pembaharuan HRIS dengan Aplikasi Figma di PT.
Bank Riau Kepri Syariah
JURNAL PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
FORDICATE (INFORMATICS ENGINEERING DEDICATION)
E-ISSN: 2809-2546
VOL 4.
NO.
1 TAHUN 2024
Gambar 3.
Tampilan Data Keluarga Gambar 3 menampilkan halaman data keluarga dari karyawan.
Data keluarga ini disajikan dalam bentuk tabel dengan urutan prioritas berdasarkan tanggungan karyawan.
Pengguna juga dapat menambah data, edit data, mencari data, serta menghapus data keluarga karyawan untuk mengelola sistem.
Gambar 4.
Tampilan menambah data Pembaharuan HRIS dengan Aplikasi Figma di PT.
Bank Riau Kepri Syariah | 13
JURNAL PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
FORDICATE (INFORMATICS ENGINEERING DEDICATION)
E-ISSN: 2809-2546
Gambar 5.
Tampilan mengubah data Gambar 6.
Tampilan mencari data Gambar 7.
Tampilan menghapus data 14 | Pembaharuan HRIS dengan Aplikasi Figma di PT.
Bank Riau Kepri Syariah VOL 4.
NO.
1 TAHUN 2024
JURNAL PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
FORDICATE (INFORMATICS ENGINEERING DEDICATION)
E-ISSN: 2809-2546
VOL 4.
NO.
1 TAHUN 2024
Gambar 8.
Tampilan Mutasi dan Promosi Pada Gambar 8.
Menampilkan halaman mutasi dan promosi dari karyawan.
Halaman ini menyajikan data mutasi dan promosi karyawan dalam bentuk tabel yang memudahkan pengguna untuk melihat dan menganalisis informasi tersebut.
Gambar 9.
Tampilan Laporan MPP Gambar 9 menampilkan halaman laporan MPP.
Halaman ini menyediakan informasi mengenai pegawai yang mendekati usia pensiun, dengan detail data pegawai yang akan pensiun pada umur 56 tahun.
Laporan ini dapat membantu dalam perencanaan dan pengelolaan sumber daya manusia yang lebih efektif.
Pembaharuan HRIS dengan Aplikasi Figma di PT.
Bank Riau Kepri Syariah | 15
JURNAL PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
FORDICATE (INFORMATICS ENGINEERING DEDICATION)
E-ISSN: 2809-2546
VOL 4.
NO.
1 TAHUN 2024
Gambar 10.
Tampilan Laporan MPP Core Gambar 10 menampilkan halaman laporan MPP Core.
Halaman ini menampilkan data karyawan dengan kategori grade 9 yang berumur 35 tahun dan akan pensiun di umur 36 tahun.
Laporan ini juga dapat membantu dalam mempersiapkan dan mengatur pergantian karyawan secara lebih dini dan terstruktur.
Gambar 11.
Tampilan Inquiry Pelatihan Gambar 11 menampilkan halaman inquiry pelatihan.
Halaman ini memungkinkan pengguna untuk melihat informasi terkait pelatihan karyawan berdasarkan tahun dan kantor cabang tempat pelaksanaan Informasi yang disajikan membantu dalam evaluasi dan pengelolaan pelatihan untuk meningkatkan kompetensi karyawan.
Gambar 12.
Tampilan rekapitulasi per bulan 16 | Pembaharuan HRIS dengan Aplikasi Figma di PT.
Bank Riau Kepri Syariah
JURNAL PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
FORDICATE (INFORMATICS ENGINEERING DEDICATION)
E-ISSN: 2809-2546
VOL 4.
NO.
1 TAHUN 2024
Gambar 13.
Tampilan rekapitulasi per tahun Pengujian desain sistem menggunakan metode black box testing dan usability testing untuk menguji apakah desain yang dirancang sesuai yang diharapkan.
Skenario pengujian yang dilakukan adalah melakukan test terhadap komponen yang telah dirancang.
Black Box Testing Hasil dari proses pengujian black box testing pada sistem dapat dilihat pada Tabel 1.
Pembaharuan HRIS dengan Aplikasi Figma di PT.
Bank Riau Kepri Syariah | 17
JURNAL PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
FORDICATE (INFORMATICS ENGINEERING DEDICATION)
E-ISSN: 2809-2546
VOL 4.
NO.
1 TAHUN 2024
Tabel 1.
Hasil pengujian dengan black box testing No.
Test ID Skenario Hasil yang Diharapkan Hasil Pengujian T01 Navigasi fitur Pengguna dapat mengakses semua fitur utama dari halaman home Berhasil T02 Tampilan Jumlah Pengguna dapat melihat dan mengakses jumlah pengurus, pegawai tetap, calon pegawai dan pegawai tidak tetap.
Berhasil T03 Tampilan Grafik Pegawai Pengguna dapat melihat dan mengakses grafik pegawai berdasarkan jenis kelamin, jenjang 18ension18an, umur, jabatan, jenis kantor dan rata-rata gaji.
Berhasil T04 Pengurutan data keluarga pegawai Pengguna dapat mengurutkan data keluarga pegawai berdasarkan urutan prioritas tanggungan menggunakan ensio sort.
Berhasil T05 Jumlah durasi pada ensio dan promosi Jumlah durasi pada ensio dan promosi pegawai ditampilkan dari data-data yang ada.
Berhasil T06 Tabel Laporan MPP Pengguna mendapatkan hasil laporan mengenai data pegawai berumur 55 tahun yang akan ension di umur 56 Berhasil T07 Tabel Laporan MPP Core Berhasil T08 Detail Pelatihan Pengguna mendapatkan hasil laporan mengenai data pegawai berumur 35 tahun yang akan ension di umur 36 Menampilkan detail pelatihan pegawai sesuai dengan tahun dan kantor cabang pelatihan yang dilaksanakan.
Berhasil Berdasarkan hasil skenario pengujian yang telah dilakukan, maka hasil pengujian black box dengan Persamaan:
yaAyaAycN = ycNycuycycayco ycIyceycycyycuycuyccyceycu y yaycycoycoycaEa yaycaycycnyco ycOycycn yaAyceycEaycaycycnyco y 100% ycNycuycycayco ycIyceycycyycuycuyccyceycu y yaycycoycoycaEa ycNycuycycayco ycEyceycuyciycycycnycaycu 4 y 8 yaAyaAycN = y 100% 4 y 8 yaAyaAycN = y 100% yaAyaAycN = 100% Berdasarkan hasil pengujian dan perhitungan black box testing yang telah dilakukan, diperoleh nilai rata-rata pengujian adalah maka berdasarkan skala likert dapat disimpulkan bahwa pembaharuan ini masuk ke dalam kategori Sangat Layak.
Usability Testing Untuk mengukur tingkat kepuasan pengguna, digunakan kuesioner yang diberikan kepada pengguna sistem informasi.
Melalui 8 pertanyaan disajikan dalam Tabel 2.
Pengguna diminta untuk memberikan jawaban dalam skala 1-5, menggunakan skala likert.
18 | Pembaharuan HRIS dengan Aplikasi Figma di PT.
Bank Riau Kepri Syariah
JURNAL PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
FORDICATE (INFORMATICS ENGINEERING DEDICATION)
E-ISSN: 2809-2546
VOL 4.
NO.
1 TAHUN 2024
Tabel 2.
Kuesioner Sistem HRIS No.
Pertanyaan Tata letak mudah dipahami Informasi yang ditampilkan relevan Formulir/tabel mudah dipahami Desain dapat diimplementasikan pada sistem Desain sesuai dengan latar belakang perusahaan Pemilihan warna bagus dan tidak membosankan Jenis font mudah dibaca Desain memenuhi kebutuhan permintaan pengguna Tabel 3 merupakan rekapitulasi jawaban dari empat responden terhadap delapan pertanyaan.
Tabel 3.
Rekapitulasi Jawaban dan Responden No.
STS
Total Perhitungan mencari nilai Y1-Y8, menggunakan persamaan:
ycIycycoycycycaycu yaycuyccyceycu = ycNycuycycayco ycIycoycuyc y 100% ycU .
( 0 y .
y 100% = 90% 4 y 5 .
( 0 y .
ycU2 = y 100% = 90% 4 y 5 .
( 0 y .
ycU3 = y 100% = 85% 4 y 5 .
( 0 y .
ycU4 = y 100% = 90% 4 y 5 .
( 0 y .
ycU5 = y 100% = 95% 4 y 5 .
( 0 y .
ycU6 = y 100% = 85% 4 y 5 .
( 0 y .
ycU7 = y 100% = 95% 4 y 5 .
( 0 y .
ycU8 = y 100% = 80% 4 y 5 ycU1 = Pembaharuan HRIS dengan Aplikasi Figma di PT.
Bank Riau Kepri Syariah | 19
JURNAL PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
FORDICATE (INFORMATICS ENGINEERING DEDICATION)
E-ISSN: 2809-2546
VOL 4.
NO.
1 TAHUN 2024
Berdasarkan hasil perhitungan, nilai Y1 sampai Y8 meraih persentase 80% hingga 95% yang berarti memasuki kategori Sangat Layak pada skala likert.
Perhitungan untuk mencari nilai rata-rata skor menggunakan persamaan:
ycNycuycycayco ycIycoycuyc
yaycycoycoycaEa ycEyceycycycaycuycycaycaycu ycOycaycoycnycc
18 18 17 18 19 17 19 16
ycIycaycyca Oe ycIycaycyca ycIycoycuyc = ycIycaycyca Oe ycIycaycyca ycIycoycuyc = 17,75 ycIycaycyca Oe ycIycaycyca ycIycoycuyc = Perhitungan untuk mencari nilai persentase skor menggunakan persamaan:
ycIycoycuyc ycIycaycyca Oe ycIycaycyca
y 100% ycIycoycuyc yayccyceycayco yccycaycycn ycNycuycycayco
17,75
ycEyceycycyceycuycycaycyce ycIycoycuyc = = 88,75% ycEyceycycyceycuycycaycyce ycIycoycuyc = Berdasarkan hasil perhitungan persentase skor, nilai usability testing mencapai 88,75% yang berarti memasuki kategori Sangat Layak berdasarkan skala likert.
SIMPULAN
Berdasarkan hasil kerja praktek di PT.
Bank Riau Kepri, penulis dapat menyimpulkan beberapa hal Sistem HRIS hanya digunakan oleh admin untuk memberikan akses mudah dan cepat ke informasi User Interface pada sistem HRIS dirancang untuk pembaharuan sistem agar memudahkan pengguna mengakses berbagai fitur dan fungsi sistem.
Sistem HRIS juga menyediakan berbagai jenis laporan terperinci yang disajikan dalam format yang mudah dibaca dan dianalisis oleh pengguna.
Berdasarkan hasil pengujian black box testing dengan hasil BBT 100%, maka dapat disimpulkan bahwa sistem memasuki kategori Sangat Layak.
Berdasarkan hasil pengujian Usability Testing dengan nilai 88,75% dari kepuasan pengguna, dapat bahwa sistem memasuki kategori Sangat Layak.
DAFTAR PUSTAKA