Cendikia Medika: Jurnal STIKes Al-MaAoarif Baturaja Volume 10 Number 2: September 2025 Originial Article Evaluation of Drug Planning and Procurement at the Health Office of Kepulauan Meranti Regency Evaluasi Perencanaan dan Pengadaan Obat di Dinas Kesehatan Kabupaten Kepulauan Meranti Melna Heriati1.
Seftika Sari2.
Husnawati3
1,2,3
Program Studi Magister Ilmu Farmasi.
Sekolah Tinggi Ilmu Farmasi Riau *Corresponding Author:
Melna Heriati Abstract Program Studi Magister Ilmu Farmasi.
Sekolah Tinggi Ilmu Farmasi Riau Email: melnaheriati@gmail.
Keyword:
Planning.
Drug Procurement.
Efficiency Indicator Kata Kunci:
Perencanaan.
Pengadaan Obat.
Indikator Efisiensi A The Author.
2025 Inability to properly plan drug needs at the health department level affects drug availability in public health services.
This study aims to evaluate the drug planning and procurement process at the Health Office of Kepulauan Meranti Regency.
This is a descriptive qualitative research using a case study approach.
Data were collected through in-depth interviews, observations, and document reviews from the Pharmaceutical Installation Unit.
The findings show that planning was not datadriven, and the Integrated Drug Planning Team (TPOT) has not been formally Distribution was conducted without synchronization with actual needs in primary health centers.
The study concludes that strengthening information systems, improving human resources capacity, and forming an active TPOT are essential to ensure efficient drug procurement.
Abstrak Article Info:
Received : July 31, 2025 Revised : September 02, 2025 Accepted : September 13, 2025 Cendikia Medika : Jurnal STIKes AlMaAoarif Baturaja e-ISSN : 2620-5424 p-ISSN : 2503-1392 This is an Open Access article distributed under the terms of the Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.
0 International License.
Jika perencanaan kebutuhan obat di tingkat Dinas Kesehatan tidak dilakukan dengan optimal, hal tersebut dapat berdampak pada ketersediaan obat di fasilitas pelayanan kesehatan.
Oleh karena itu, penelitian ini dilakukan untuk menilai bagaimana proses perencanaan dan pengadaan obat di Dinas Kesehatan Kabupaten Kepulauan Meranti Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif dengan pendekatan studi kasus.
Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara mendalam, observasi, serta telaah dokumen di UPT Instalasi Farmasi Dinas Kesehatan.
Hasil penelitian memperlihatkan bahwa proses perencanaan masih belum berbasis pada data yang akurat, dan Tim Perencanaan Obat Terpadu (TPOT) juga belum terbentuk secara resmi.
Distribusi obat juga masih dilakukan tanpa memperhatikan kebutuhan aktual Puskesmas.
Simpulan dari penelitian ini adalah perlunya penguatan sistem informasi, peningkatan kompetensi SDM, serta pembentukan dan aktivasi TPOT untuk menjamin efisiensi pengadaan obat.
PENDAHULUAN
Pengelolaan obat mencakup berbagai tahapan dan aktivitas yang saling berhubungan satu sama lain.
Hal yang paling utama dalam proses ini adalah memastikan setiap tahap dan kegiatan berjalan selaras dan saling mendukung.
Siklus manajemen obat meliputi empat tahap penting, yaitu: tahap seleksi, pengadaan, distribusi, dan penggunaan.
Keempat tahap dasar dalam manajemen obat didukung oleh sistem penunjang pengelolaan yang terdiri dari organisasi .
, .
inancing substanabilit.
, pengelolaan informasi .
nformation pengembangan sumber daya manusia .
uman resources managemen.
Perencanaan obat dan perbekalan menentukan dalam pengelolaan obat.
Tujuan Perencanaan Obat antara lain adalah mendapatkan perkiraan jenis dan jumlah kebutuhan obat untuk menjamin ketersediaan pada waktu tertentu.
Tujuan dari perencanaan obat adalah mendorong https://jurnal.
id/index.
php/ cendekia_medika / Cendikia Medika: Jurnal STIKes Al-MaAoarif Baturaja Volume 10 Number 2: September 2025 memastikan kesesuaian serta efisiensi anggaran, menyediakan data yang penyimpanan, dan biaya distribusi, serta menjadi landasan bagi pemerintah dalam menentukan kebutuhan obat nasional mempersiapkan suplai secara optimal.
Sehingga perecanaan obat yang tepat sasaran sangat berperan penting dalam mencegah kekosongan dan kelebihan stok dan dapat menjadi pendukung efisiensi anggaran dalam pengelolaan farmasi .
anggaran, terhambatnya layanan, serta menurunnya kepercayaan masyarakat terhadap fasilitas kesehatan .
Belum dilaksanakan nya evaluasi di Dinas Kesehatan Kabupaten Kepulauan Meranti mengenai perencanaan dan pengadaan kebutuhan obat yang baik menyebabkan mempengaruhi ketersediaan obat .
Kelemahan kebutuhan obat di tingkat Dinas Kesehatan dapat berdampak langsung pada ketersediaan obat.
Sehubungan dengan hal tersebut, diperlukan koordinasi dan keterpaduan dalam merencanakan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan.
Oleh karena itu, pembentukan Tim Perencanaan Obat Terpadu meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan anggaran melalui koordinasi, integrasi, serta sinkronisasi antarinstansi yang terlibat dalam perencanaan obat di setiap kabupaten/kota.
Perencanaan dan pengadaan adalah salah satu aspek yang penting dan menentukan dalam pendistribusian dan penggunaan obat.
Perencanaan dan pengadaan yang tidak tepat akan berdampak pada pemborosan HASIL DAN PEMBAHASAN METODE Dalam penelitian ini, data primer dikumpulkan melalui wawancara dengan responden yang kemudian diverifikasi menggunakan triangulasi.
Sementara itu, data sekunder diperoleh dari penelusuran dokumen pada tahun 2024.
Teknik sampling yang digunakan adalah total sampling, sehingga seluruh penanggung responden wawancara.
Triangulasi dalam melibatkan empat informan, yaitu Kepala Bidang, seorang staf farmasi, perwakilan dari puskesmas, serta bendahara Dinas Kesehatan Kabupaten Kepulauan Meranti.
Tabel 1.
Hasil Pengambilan Data Tahap Indikator Cara Menghitung Standar Hasil Perencanaan Kecocokan Formularium Nasional (Forna.
Hitung jumlah item obat .
dan jumlah item obat yang tersedia .
Persentase :
z = 170 y 100% = 94,12% 94,12% 10-20% 4,49% Penyimpangan Perencanaan Hitung persentase jumlah item obat dalam perencanaan .
dan jumlah obat dalam kenyataan pakai .
Persentase :
z = 178 y 100%=4,49% https://jurnal.
id/index.
php/ cendekia_medika / Cendikia Medika: Jurnal STIKes Al-MaAoarif Baturaja Volume 10 Number 2: September 2025 Ketetapan Perencanaan Hitung persentase jumlah item obat yang diadakan .
dengan yang direncanakan .
Persentase :
100-120%
60,59%
30-50%
49,37%
48,94%
95,51%
z = 170y 100% = 60,59% Pengadaan Persentase dengan keseluruhan Proporsi anggaran yang dialokasikan Hitung dana yang tersedia .
dan kebutuhan dana yang sesungguhnya .
Persentase :
z=3.
216y100%=49,37% Hitung total dana pengadaan obat .
dan total anggaraan Dinas Kesehatan .
Persentase :
z = 3.
216y100% = 48,94% Tingkat kesesuaian antara jumlah obat dengan jumlah yang benar-benar Keterangan :
Hitung jumlah item obat yang ada dalam perencanaan .
dan jumlah item obat yang ada dalam kenyataan pakai .
Persentase :
y100%=95,51% (*) Indikator Kemenkes RI .
(**) Indikator Satibi et,al.
, .
Perencanaan Obat Kesesuaian item obat dengan Fornas Rencana Kebutuhan obat pada tahap Perencanaan obat yang mengacu pada Formularium Nasional (Forna.
sebagai standar nasional di Dinas Kesehatan Kabupaten Kepulauan Meranti 170 item obat yang tercantum dalam Fornas dari total 170 item obat yang direncanakan dengan persentase sebesar 100%.
Menurut Satibi.
Suharmiati.
, &
Wahyuni.
dalam Rabianti dkk .
persentase kesesuaian item obat dengan Fornas berada dalam rentang 100%, yang berarti bahwa item obat yang sudah sesuai dengan Fornas.
Penyimpangan Perencanaan Evaluasi terhadap penyimpangan obat dilakukan untuk menilai ketepatan perencanaan, dengan cara menghitung persentase jumlah item obat yang tidak sesuai dengan penggunaan sebenarnya.
Dalam perencanaan kebutuhan obat di Dinas Kesehatan tahun 2024, tercatat sebanyak 170 item obat dalam RKO.
Namun, pada praktiknya digunakan 178 item obat, sehingga terdapat 8 item obat yang tidak masuk dalam RKO yang telah Sehingga, persentase penyimpangan yang terjadi sebesar 4,49% dengan persentase tersebut, dilakukan tidak lebih dari 20%.
Ditemukan adanya perbedaan jumlah item obat yang direncanakan dengan kenyataan pakai, di mana kenyataan pakai cenderung lebih tinggi daripada Ini penyimpangan secara persentase berada dalam batas toleransi, namun secara kualitas masih terdapat ketidaktepatan dalam merespons kebutuhan riil di https://jurnal.
id/index.
php/ cendekia_medika / Cendikia Medika: Jurnal STIKes Al-MaAoarif Baturaja Volume 10 Number 2: September 2025 Ketetapan Perencanaan Ketetapan perhitungan jumlah kebutuhan obat yang berhasil diadakan oleh Dinas Kesehatan adalah 103 item, dari 170 item yang direncanakan, sehingga menghasilkan nilai 60,59%, yang jauh di bawah standar efisiensi optimal yaitu 100Ae120%.
Persentase ini mengindikasikan kualitas realisasi pengadaan yang rendah, karena jumlah item obat yang benar-benar dibandingkan jumlah item yang telah Nilai di bawah 100% ini mencerminkan bahwa sebagian besar kebutuhan tidak dapat direalisasikan dalam proses pengadaan, yang bisa disebabkan oleh berbagai kendala.
Ketidaksesuaian adanya kelemahan dalam konsistensi antara perencanaan dan realisasi, serta bertentangan dengan prinsip efisiensi dan efektivitas sebagaimana diatur dalam Permenkes Nomor 6 Tahun 2024.
Untuk itu, perlu dilakukan penguatan koordinasi antarunit kerja yang terlibat dalam proses perencanaan dan pengadaan .
Selain kebutuhan obat perlu dirancang secara skema pengadaan bertahap agar mampu beradaptasi dengan kondisi anggaran dan dinamika pasar.
Pembentukan Tim Pengelola Obat Terpadu (TPOT) yang melibatkan unsur perencanaan, farmasi, dan keuangan secara aktif juga dapat meningkatkan akurasi serta keterpaduan data dalam pengambilan keputusan.
Kurangnya integrasi ini selama ini menyebabkan proses pengadaan kurang responsif terhadap kebutuhan riil di Pengadaan Obat Persentase dana yang dibutuhkan dengan dana yang tersedia Dana yang tersedia untuk pengadaan Rp1.
sedangkan total kebutuhan yang Rp3.
Nilai ini menunjukkan bahwa ketersediaan alokasi dana 49,37%.
Hasil ini menunjukkan bahwa alokasi anggaran tersedia lebih dari cukup, namun masih dalam batas rasional, sehingga memberikan ruang pengadaan lainnya seperti BMHP, vaksin dan alat kesehatan lainnya.
Sesuai dengan prinsip perencanaan kebutuhan yang tercantum dalam Permenkes No.
Tahun 2024 .
, alokasi anggaran harus mempertimbangkan skala prioritas pelayanan kesehatan, ketersediaan dana, serta potensi dukungan program vertikal dari pemerintah pusat maupun donor Ketersediaan sepenuhnya memenuhi total kebutuhan pengadaan obat juga dapat mendorong optimalisasi dalam penentuan jenis dan benar-benar dibutuhkan, sehingga menghindari pemborosan dan memastikan efektivitas penggunaan anggaran.
Kondisi ini mengharuskan adanya koordinasi yang baik antara unit farmasi, perencanaan.
Karena itu, pelayanan kesehatan perlu melakukan pemetaan kebutuhan obat secara rutin https://jurnal.
id/index.
php/ cendekia_medika / Cendikia Medika: Jurnal STIKes Al-MaAoarif Baturaja Volume 10 Number 2: September 2025 pemakaian, tren penyakit, serta hasil evaluasi tahun sebelumnya, sehingga pengadaan obat dapat lebih tepat sasaran dan efisien Persentase alokasi dana pengadaan Alokasi dana untuk pengadaan obat mencapai 48,94% dari total anggaran belanja Dinas Kesehatan dan sesuai dengan kebutuhan nyata di lapangan.
Dalam Permenkes No.
6 Tahun 2024 disebutkan bahwa perencanaan dan kebutuhan riil dan data penggunaan Kurangnya koordinasi antara Instalasi Farmasi dan Puskesmas, serta tidak adanya sistem real-time.
Akibatnya, alur pengadaan tidak berjalan secara efektif dan efisien.
Meskipun tidak terjadi penumpukan obat namun hal tersebut berisiko menyebabkan obat kedaluwarsa sebelum digunakan.
Diperlukan sistem monitoring dan komunikasi dua arah yang lebih baik antara Dinas Kesehatan dan seluruh unit Puskesmas.
Pemanfaatan teknologi informasi, seperti aplikasi logistik atau dashboard stok obat, akan sangat membantu dalam mempercepat proses pelaporan dan Dengan disesuaikan dengan kondisi riil dan kebutuhan aktual di lapangan.
Selain itu.
Dinas Kesehatan menganalisis data pemakaian serta menyempurnakan metode perencanaan kebutuhan dengan pendekatan konsumsi dan morbiditas yang lebih terintegrasi, kebijakan nasional.
Persentase Kesesuaian pengadaan dengan kenyataan pakai masingmasing obat Pada tahun 2024, terdapat 170 item obat pengadaan, dengan tingkat kesesuaian antara pengadaan dan penggunaan nyata mencapai 95,51% untuk setiap item Nilai ini masih berada dalam rentang yang sesuai standar, yakni tidak lebih dari 100%, yang menandakan bahwa pengadaan obat dilakukan dengan cukup selektif dan mendekati kebutuhan riil di lapangan, masih terdapat 8 item obat .
ekitar 4,49%) yang digunakan tetapi tidak tercakup dalam daftar kemungkinan seperti adanya kebutuhan mendesak yang tidak teridentifikasi dalam perencanaan awal atau Perubahan pola penyakit atau tren pemakaian di Temuan ini konsisten dengan penelitian Maspekeh dkk.
Cahyani.
Ulfa.
, & Angelina.
dan Handayani.
, .
Evaluasi Perencanaan dan Pengaadaan Obat Berdasarkan Mode Morbiditas danyang melaporkan rata-rata kesesuaian antara pengadaan dan penggunaan obat sebesar 94,98%.
Penelitian tersebut juga perencanaan obat terus ditingkatkan melalui penerapan metode VEN dan analisis ABC, sehingga semua item obat yang dibutuhkan dapat terakomodasi dalam proses pengadaan.
Dengan tingkat kesesuaian sebesar 95,51%, pengelolaan pengadaan obat di fasilitas kesehatan ini dinilai efisien dan disarankan melakukan evaluasi rutin untuk menghindari kekurangan atau pengadaan tahun berikutnya.
https://jurnal.
id/index.
php/ cendekia_medika / Cendikia Medika: Jurnal STIKes Al-MaAoarif Baturaja Volume 10 Number 2: September 2025 Faktor-faktor yang mempengaruhi perencanaan dan pengadaan obat Dari hasil wawancara dan analisis data kualitatif, kemungkinan ditemukan pengadaan obat, seperti proses birokrasi yang panjang dalam pengadaan, menyebabkan keterlambatan distribusi obat ke fasilitas kesehatan, tantangan geografis di Kabupaten Kepulauan Meranti, yang membuat distribusi obat ke puskesmas lebih sulit dibandingkan daerah perkotaan.
Keterbatasan tenaga SDM yang terampil dalam perencanaan dan pengadaan obat mengakibatkan berlangsung secara optimal .
Proses perencanaan yang panjang keterlambatan distribusi obat ke faslitas kesehatan, serta tantangan geografis di Kabupaten Kepulauan Meranti yang membuat distribusi obat ke Puskesmas DAFTAR PUSTAKA