PROSEDUR PEMBERKASAN NASKAH DINAS MENGGUNAKAN
APLIKASI SISTEM INFORMASI DOKUMEN ELEKTRONIK
JAWA BARAT (SIDEBAR) DI BADAN PENDAPATAN
DAERAH PROVINSI JAWA BARAT
Tini Martini1.
Dini Susanti2 Administrasi Bisnis.
Institut Digital Ekonomi LPKIA niemartini@lpkia.
id, 2 210113029@fellow.
Abstrak Permasalahan yang sering muncul pada Bagian Tata Usaha Sekretariat adalah mengalami penumpukan file-file naskah dinas yang harus di berkaskan menggunakan aplikasi SIDEBAR, karena Bagian Tata Usaha mengalami kebingungan dengan adanya alur birokrasi yang terlalu berbelit-belit saat menggunakan aplikasi SIDEBAR.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui Prosedur Pemberkasan Naskah Dinas Menggunakan Aplikasi SIDEBAR.
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif analisis.
Subjek penelitian ini adalah prosedur pemberkasan, naskah dinas dan aplikasi SIDEBAR.
Metode pengumpulan data meliputi observasi, wawancara, studi Pustaka dan studi documenter.
Hasil penelitian menunjukan bahwa menggunakan aplikasi SIDEBAR ini meliputi penerimaan, pencatatan, mengagendakan, pengarahan dan penerusan, penggandaan dan penyimpaanan berkas.
Berdasarkan hasil penelitian solusi yang disarankan adalah memberikan pelatihan teknis dan pendampingan untuk pegawai sehingga memahami mengerti dan mudah saat pemberkasan naskah dinas menggunakan aplikasi SIDEBAR.
Kata kunci : Prosedur.
Pemberkasan.
Naskah Dinas.
Aplikasi SIDEBAR.
Pendahuluan Bapenda Provinsi Jawa Barat merupakan unsur pendukung urusan pemerintahan di bidang pendapatan dan keuangan, yang menjadi kewenangan Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat, dan dipimpin oleh pimpinan lembaga yang berada di bawah kewenangan Gubernur Provinsi Jawa Barat.
Oleh Direktur Daerah Provinsi Jawa Barat.
Tujuan dibentuknya Bapenda Jawa Barat adalah untuk membantu Gubernur Jawa Barat dalam melaksanakan fungsi penunjang urusan pemerintahan di bidang keuangan dan pendapatan daerah yang menjadi kewenangan Pemerintah Provinsi Jawa Barat.
Fungsi pokok Bapenda Jawa Barat adalah melaksanakan fungsi Ae fungsi penunjang urusan pemerintahan di bidang keuangan yang berkaitan dengan aspek pendapatan daerah, seperti perencanaan dan pengembangan pendapatan, pengelolaan, pengendalian dan evaluasi pendapatan, serta pengelolaan sistem informasi pendapatan.
Kewenangan negara akan melaksanakan tugas dekonsentrasi sampai Sekretariat Gubernur Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis https://jurnal.
id/index.
php/jkb/index pemerintah pusat dan mejalankan fungsi pembantuan sesuai dengan kerangka Dalam kegiatannya pihak Bapenda Provinsi Jawa Barat untuk suatu tujuan perusahaan dibantu oleh beberapa unit kerja, salah satunya Bagian Tata Usaha Sekretariat.
Bagian ini mempunyai fungsi melakukan pengelolaan arsip dan penyajian arsip seperti penerimaan naskah masuk, penomoran naskah keluar, disposisi, pendistribusian, tanda tangan elektronik dan SIDEBAR (Sistem Informasi Dokumen Elektronik Jawa Bara.
Permasalahan yang sering muncul pada Bagian Tata Usaha Sekretariat adalah mengalami pemumpukan file-file naskah menggunakan aplikasi SIDEBAR, karena Bagian Tata Usaha mengalami kebingungan dengan adanya alur birokrasi yang terlalu berbelit-belit saat menggunakan aplikasi SIDEBAR, sehingga pemberkasan naskah dinas menjadi salah satu upaya penilaian reformasi birokrasi terhadap karyawan dan aplikasi SIDEBAR juga memiliki perangkat IT yang masih kurang dan belum ada menggunakan aplikasi SIDEBAR tersebut.
Pemberkasan adalah pengelompokan arsip dari suatu unit kerja ke dalam suatu aktivitasnya sehingga file memiliki hubungan sa terkait, sejenis, yang sama atau masalahnya serupa (Hendriyani, 2.
Nasakah dinas adalalah saran untuk komunikasi resmi dengan secara tertulis yang diterbitkan oleh pejabat yang berwenang pada pemerintan kabupaten atau kota sehubung dengan pelaksanaan tugas negara (Jiah, 2.
Dengan aplikasi yang tersedia di komputer maka diharapkan pemberkasan naskah dinas dapat dikerjakan dengan ketentuan yang berlaku.
Sesuai dengan uraian yang terdapat pada latar belakang masalah tersebut maka penulis tertarik AuProsedur
Pemberkasan Naskah Dinas Menggunakan P-ISSN 2303-1069
E-ISSN 2808-7410
Aplikasi SIDEBAR di Badan Pendapatan Daerah Provinsi Jawa BaratAy.
Berdasarkan latar belakang di atas, maka ada beberapa rumusan masalah adalah sebagai berikut:
Bagaimana Prosedur Pemberkasan Naskah Dinas Menggunakan Aplikasi SIDEBAR di Badan Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat Bagaimana sosialisasi SIDEBAR dilakukan kepada bagian yang Adapun tujuan penelitian penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
Untuk menggunakan Aplikasi SIDEBAR di Badan Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat.
Untuk sosialisasi SIDEBAR dilakukan kepada bagian yang terkait.
Adapun manfaat penelitian penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
Secara Teori, dari hasil penelitian ini, penulis memiliki harapan agar peneliti yang dilaksanakan dapat pengetahuan bagi penulis.
Secara Praktis, peneliti sangat berharap pada hasil penelitian ini memiliki manfaat bagi:
Bagi Penulis, secara umumnya untuk dapat pemberkasan naskah dinas.
Bagi Instansi, untuk dijadikan sebagai bahan masukan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada di instansi dan dalam memperbaiki prosedur untuk lebih baik lagi, terutama dalam pemberkasan naskah dinas.
Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis https://jurnal.
id/index.
php/jkb/index Kajian Pustaka 1 Prosedur Prosedur merupakan serangkaian langkah Ae langkah di mana, kapan, dan oleh siapa yang akan melaksankan pekerjaan tersebut (Syeh Ilham & Winarni, 2.
Prosedur merupakan cara standar penyampaian layanan, termasuk pengaduan, bagi pemberi pelayanan dan penerima pelayanan (Akbar & Sundoyo, 2.
2 Pemberkasan Pemberkasan merupakan salah satu tugas satuan kerja untuk mengatur dan memelihara arsip di lingkungan instansi (Nur laila & Anon Mirmani, 2.
Pemberkasan pengorganisasian naskah secara sistematis dan logis sesuai berdasarkan kegiatan ke dalam kumpulan-kumpulan ke dalam satu berkas, atau satuan kerja, berisi informasi, jenis, atau terbitan yang sama, sehingga memudahkan penyimpanannya (Thoyyibah & Haryono, 2.
3 Naskah Dinas Naskah dinas adalah pernyataan yang dibuat sebagai sarana alat komunikasi resmi yang dibuat dan dibut dikeluarkan oleh pejabat kepolisian yang berwenang dalam tugasnya (YUNIAR & Amin, 2.
Naskah komunikasi yang dibuat oleh instansi pemerintah, perguruan tinggi negeri, dan pegawai BUMN/BUMD yang berwenang melaksanakan pekerjaan pemerintahan dan Pembangunan (Febriyani & Hadiprakoso, 4 Aplikasi Aplikasi adalah perangkat lunak menggunakan fungsionalitas komputer untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan pengguna (Latifah, 2.
Aplikasi adalah program perangkat lunak yang dirancang secara sadar untukmelakukan berbagai aktivitas dan tugas, seperti aktivitas, bisnis, periklanan, layanan masyarakat, permainan dan berbagai aktivitas lain yang dilakukan oleh manusia (Setiyani & Tjandra, 2.
P-ISSN 2303-1069
E-ISSN 2808-7410
5 Pengertian Sosialisasi Menurut David Gaslin .
ari jurnal Lahamit, 2.
pengertian sosialisasi adalah proses belajar yang dialami seseorang untuk memperoleh pengetahuan tentang nilai dan norma-norma agar dapat berpartisipasi sebagai anggota kelompok Menurut Robert M.
Lawang (Khairunnisa & Rokan, 2.
pengertian sosialisasi merupakan proses mempelajari dan memahami norma, nilai, peran, dan semua persyaratan lainnya yang diperlukan guna kemungkinan partisipasi yang efektif dalam kehidupan sosial.
Metode Penelitian 1 Metode Penelitian Bagian ini menjelaskan tentang metode dan prosedur operasional penelitian, meliputi pendekatan, kehadiran peneliti, lokasi peneliti, sumber data, prosedur pengumpulan data, dan analis data (Sidik Priadana.
Prof.
Dr.
MS.
& Denok Sunasi.
Pd.
, 2.
Metode penelitian yang digunakan adalah analisis deskriptif, dan data yang dikumpulkan berupa uraian kegiatan subjek penelitian mengenai tata cara penyampaian dokumen dinas ke Badan Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat dengan menggunakan aplikasi SIDEBAR.
2 Objek Penelitian Objek penelitian adalah suatu tujuan ilmiah yang digunakan untuk memperoleh data untuk tujuan tertentu tentang dan menggunakannya tentang suatu objektif dan valid (Fathony & Wulandari, 2.
Penelitian ini dilakukan pada Badan Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat yang berlokasi di Jl.
Soekarno Hatta No.
Sekejati.
Kec.
Buahbatu.
Kota Bandung.
Jawa Barat 40286.
Penulis memilih Badan Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat sebagai objek penelitian karena di sana terdapat permasalah yang layak untuk diteliti yaitu mengalami penumpukan file-file naskah dinas yang harus SIDEBAR.
Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis https://jurnal.
id/index.
php/jkb/index P-ISSN 2303-1069
E-ISSN 2808-7410
yang bisa dijadikan dasar teori tentang Prosedur Pemberkasan Naskah Dinas, salah satu judul Manajemen Perkantoran.
3 Teknik Pengumpulan Data Menurut Eko Sudarmanto .
alam buku Syarif Hidayatullah.
Stella Alvianna, 2.
menyatakan bahwa memaknai teknik pengumpulan data adalah teknik atau cara yang digunakan oleh peneliti untuk mengumpulkan data, informasi dan fakta pendukung yang ada di lapangan untuk tujuan penelitian.
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam pembuatan tugas akhir ini dengan menggunakan Teknik pengumpulan data diantaranya sebagai berikut:
Obervasi Lapangan Observasi langsung pada umumnya pengumpulan informasi yang secara sistematis mengamati dan mencatat fenomena-fenomena yang menjadi (Avrillia Wulandari Putri Supriyadi et al.
Obervasi pengamatan langsung terhadap Prosedur Pemberkasan Naskah Dinas di Badan Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat.
Wawancara Menurut (Avrillia Wulandari Putri Supriyadi et al.
, 2.
disebutkan bahwa wawancara adalah suatu metode pengumpulan data dimana kepada responden dan jawabannya dicatat atau dituliskan.
Yaitu Teknik pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab dengan Ibu Voppy Trismawanty,SE sebagai Arsiparis Ahli Pertama.
Studi Pustaka Menurut (Setiawan et al.
, 2.
menyatakan bahwa studi pustaka adalah sebagai suatu proses sejumlah konsep yang berasal dari sembet Ae sumbet ilmiah, seperti skripsi, atau artikel yang diterbitkan pada jurnal penelitian.
Ini adalah teknik mengumpulkan dengan membaca dan mempelajari Studi Dokumenter Menurut (Susilo Rahardjo.
Drs.
Pd, & Gudnanto, 2.
studi dokumenter adalah suatu metode mengumpulkan data, mempelajari dan menganalisis laporan tertulis dan rekaman audio suatu peristiwa, memuat informasi dan gagasan tentang kebutuhan.
Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mempelajari dokumendokumen dari Perusahaan tempat praktik kerja yang berhubungan dengan Prosedur Pemberkasan Naskah Dinas.
Salah satu dokumen menggunakan aplikasi SIDEBAR.
Hasil Penelitian dan Pembahasan 1 Hasil Penelitian Pengumpulan data yang dilakukan wawancara, observasi, dan dokumentasi.
Wawancarayang dilakukan pada tanggal 1 Juli 2024.
Penelitian ini bertempat di Badan Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat, dengan beberapa pertanyaan sesuai dengan permasalahan untuk mendapatkan informasi mengenai pemberkasan naskah dinas menggunakan aplikasi SIDEBAR.
Peneliti melakukan wawancara secara tatap muka, setelah itu mencatat hasil yang didapat dari wawancara tersebut.
Selain itu peneliti melakukan observasi dilakukan secara langsung di Badan Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat, peneliti sudah melakukan pemberkasan naskah dinas menggunakan aplikasi SIDEBAR.
Teknik terakhir yang digunakan adalah studi dokumenter yang berkaitan dengan penelitian, seperti hasil wawancara, hasil foto keberlangsungan melakukan pemberkasan naskah dinas menggunakan Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis https://jurnal.
id/index.
php/jkb/index aplikasi SIDEBAR dan membaca langsung dengan menggunakan buku pedoman saat akan melakukan pemberkasan.
2 Pembahasan Pada sub bab ini akan menjelaskan pembahasan teori Prosedur Pemberkasan Naskah Dinas Menggunakan Aplikasi SIDEBAR yang dipaparkan pada BAB II dengan kajian proses prosedur Pemberkasan Naskah Dinas Menggunakan Aplikasi SIDEBAR di Badan Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat.
Prosedur Pemberkasan Naskah Dinas Menggunakan Aplikasi
SIDEBAR
sebagai berikut:
Bagian Unit Kearsipan meneriman naskah dinas, kemudian akan login menggunakan aplikasi SIDEBAR dengan memasukan username atau NIP serta password sesuai dengan Kemudian pencatatan naskah melalui aplikasi SIDEBAR dengan mengisi datadata yang sesuai dengan naskah dinas tersebut, setelah selesai melakukan pencatatan maka data tersebut di simpan dan kirim.
Setelah mengagendakan dengan mengisi data penerusan kepada pimpinan pengarahan dan menyantumkan nama bagian Ae bagian sesuai dengan tujuan yang terdapat pada naskah dinas, lalu kirim dan Pimpinan menerima naskah SIDEBAR maka akan melakukan pengarahan dengan mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti naskah dinas tersebut kepada bagian Ae menggunakan aplikasi SIDEBAR lalu simpan dan kirim.
Bagian - bagian akan menerina penurusan naskah dinas yang sudah mendapatkan pengarahan untuk menindaklanjuti langsung melalui aplikasi SIDEBAR dengan mengisi P-ISSN 2303-1069
E-ISSN 2808-7410
Username atau NIP serta Password sesuai dengan ketetuan.
Sudah selesai di tindaklanjuti digandakan dengan scan atau fotocopy serta download naskah dinas tersebut.
Setelah selesai bagian Ae bagian Bagian Ae bagian belum melakukan pemberkasan naskah dinas secara langsung menggunakan aplikasi SIDEBAR akan tetapi secara konvensional dengan melakukan pemeriksaan naskah dinas yang akan diberkasakan.
Setelah pemeriksaan maka akan dilakukan pengindeksan naskah Lalu akan melakukan pemberian kode klasifikasi sesusai dengan naskah dinas tersebut.
Selanjutnya melakukan penyortiran naskah dinas sesuai dengan Akan melakukan pelabelaan sesuai dengan kode masing masing yang sesuai dengan berkas naskah dinas.
Jika berkas naskah dinas tersebut diperlukan untuk buat tunjuk silang maka pilih jika Ya akan dilakukan proses langsung jika Tidak berkas akan disimpan.
Selesai.
Sosialisasi SIDEBAR dilakukan kepada bagian yang terkait:
Pihak Badan Pendapatan Daerah
Provinsi Jawa Barat mengadakan sosialisasi dengan para bagian umum yang terkait dengan aplikasi
SIDEBAR
penyederhanaan alur birokrasinya agar dapat mempermudah dan bisa menggunakan aplikasi tersebut.
Badan Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat mengadakan pelatihan khusus dan pendampingan teknis tata naskah dinas saat menggunakan Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis https://jurnal.
id/index.
php/jkb/index SIDEBAR mengundang beberapa pihak para bagian umum untuk memungkinkan memahami oleh pegawai saat melakukan teknis tata naskah saat menggunakan aplikasi SIDEBAR.
Pemberkasan menggunakan aplikasi SIDEBAR akan tetapi bagian - bagian kurang menggunakan aplikasi SIDEBAR Simpulan dan Saran 1 Simpulan Sesuai dengan hasil analisis yang di peroleh, maka di dapatkan simpulan sebagai Prosedur Pemberkasan Naskah Dinas Menggunakan aplikasi SIDEBAR yang dilakukan sudah berjalan dengan baik, antara bidang Unit Kearsipan menerima.
Pimpinan pengarahan dan memindaklanjuti serta bagian lain salah satunya bagian Tata Usaha menindaklajuti sesuai dengan pengarahan yang diberikan oleh pimpinan.
Permasalahan dalam pemberkasan naskah dinas menggunakan aplikasi SIDEBAR, permasalahan yang didapatkan pada bagian bidang Ae bidang salah satunya bidang Tata Usaha Sekretariat yang mengalami kesulitan dan belum memahami dengan alur birokrasi saat akan melakukan pemberkasan naskah dinas dan tidak mengetahui bagaimana teknik tata naskah saat menggunakaan aplikasi SIDEBAR.
Mengatasi pemberkasan naskah dinas menggunakaan aplikasi SIDEBAR, dengan Pihak Badan Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Barat mengadakan sosialisasi terkait dengan mekanisme aplikasi SIDEBAR untuk birokrasinya dan mengadakan pelatihan khusus serta pendampingan teknis tata naskah dinas saat menggunakan aplikasi SIDEBAR.
P-ISSN 2303-1069
E-ISSN 2808-7410
2 Saran Saran yang dapat diberikan berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan ialah Dispusipda harus memperhatikan fasilitas pengunjung yang telah dapat dipertahankan dan ditingkatkan kembali kedepannya.
Lalu instansi harus tersebut mampu segera memperbaiki fasilitas tersebut agar kepuasan pengunjung dapat terjaga dan diharapkan dapat bertambah, lalu untuk fasilitas dengan kondisi yang baik tetap pertahankan dan ditingkatkan selain itu untuk fasilitas yang ditambahkan peneliti berharap mampu di pertimbangkan karena Keputusan yang diambil kedepannya kembali lagi kepada pemangku kebijakan yang memang memiliki tanggung jawab terkait hal tersebut.
Bagi diharapkan dapat mengembangkan variabel lain diluar penelitian ini dengan objek yang sama, ataupun variabel yang diteliti sama akan tetapi dengan objek yang berbeda.
Untuk instansi Prosedur Pemberkasan Naskah Dinas Menggunakan Aplikasi SIDEBAR walaupun keseluruhan berjalan dengan baik, namun dalam meningkatkan Upaya dalam melakukan pemberkasan naskah dinas yang belum berjalan secara maksimal, maka perlu dilakukan sebagai Mengoptimalkan SIDEBAR dengan meningkatan koordinasi antara pimpinan dan arsiparis di Unit Kearsipan serta bagian-bagian yang mengembangkan aplikasi SIDEBAR Memberikan pembekalan ilmu, pelatihan teknis dan pendampingan internal oleh pihak instansi untuk penyelarasan pemberkasan secara elektronik di komputer dengan mempelajari alur Ae alur pemberkasan menggunakan aplikasi SIDEBAR dengan lebih lama lagi sehingga bagian-bagian yang akan melakukan pemberkasan naskah dinas agar pemberkasan naskah dinas tersebut.
Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis Jurnal Digitalisasi Administrasi Bisnis https://jurnal.
id/index.
php/jkb/index Bagi para peneliti berikutnya dalam bidang sejenisnya yang ingin melanjutkan atau mengembangkan penelitian yang sudah Prosedur Pemberkasan Naskah Dinas Menggunakan Aplikasi SIDEBAR harus mempelajari buku pedoman.
DAFTAR PUSTAKA