Jurnal Ilmiah Sistem Informasi dan Teknik Informatika (JISTI) Volume 7 Nomor 1.
April 2024 DOI : 10.
57093/jisti.
p-ISSN: 2620 Ae 5327 e-ISSN: 2715 Ae 5501 Aplikasi Arsip Dokumen Cetak Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall Pada Bappeda Kota Binjai Widya Syaharani1.
Joehari Azhar2.
Sriani3 Program Studi Ilmu Komputer.
Universitas Islam Negeri Sumatera Utara123 Jl.
Lap.
Golf No.
Kp.
Tengah.
Kec.
Pancur Batu.
Kabupaten Deli Serdang.
Sumatera Utara 20353123 Widiasyaharani53@gmail.
com1, joeazhar12@gmail.
com2, sriani@uinsu.
Kata Kunci:
Aplikasi Arsip.
Website.
Metode Waterfall.
Basis Data.
PHP.
Keywords Archive Application.
Website.
Waterfall Method.
Database.
PHP.
ABSTRAK
Pengarsipan dokumen sangat penting dilakukan terutama pada instansi Pengelolaan pengarsipan dokumen pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Binjai masih dilakukan secara manual yaitu dengan menulis pada buku agenda dan arsip dokumen cetak disimpan didalam map dan lemari arsip.
Proses pengelolaan pengarsipan dokumen yang masih manual menimbulkan beberapa permasalahan, seperti kesulitan pencarian informasi dalam dokumen yang menyebabkan waktu menjadi tidak efisien, serta menyimpan dokumen fisik memerlukan ruang yang signifikan dan dokumen fisik bisa rusak dan bahkan hilang Penelitian ini bertujuan untuk menemukan solusi dengan cara membuat Aplikasi Arsip Dokumen Cetak Berbasis Web untuk meningkatkan pengelolaan dan aksesibilitas dokumen digital pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Binjai dengan menggunakan metode pengembangan sistem yaitu metode waterfall yang merupakan metode SDLC pertama yang digunakan dalam proses pengembangan perangkat lunak.
Dari hasil pengujian Aplikasi dengan menggunakan Black Box Testing, maka hasil Ilmplementasi aplikasi dan semua tombolnya sudah berjalan dengan baik dan dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Aplikasi dapat digunakan dan dimanfaatkan oleh Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Binjai untuk mengarsipkan dokumen agar dapat meningkatkan kecepatan, efisiensi, keamanan dokumen serta mempermudah pengelolaan dokumen.
ABSTRACT
Document archiving is very important, especially in government agencies.
The management of archiving documents at the Binjai City Regional Development Planning Agency is still done manually, namely by writing on agenda books and archives of printed documents stored in folders and file cabinets.
The process of managing document archiving that is still manual causes several problems, such as difficulty finding information in documents which causes time to be inefficient, and storing physical documents requires significant space and physical documents can be damaged and even lost This research aims to find solutions by creating a Web-Based Print Document Archive Application to improve the management and accessibility of digital documents at the Planning Agency Development of Binjai City Area using the system development method, namely the waterfall method which is the first SDLC method used in the software development process.
From the results of Application testing using Black Box Testing, the application and all its buttons are running well and can be used according to user needs.
The application can be used and utilized by the Binjai City Regional Development Planning Agency to archive documents in order to increase the speed, efficiency, security of documents and facilitate document ---Jurnal JISTI @2024--- Research (Widya Syaharan.
: Aplikasi Arsip Dokumen Cetak Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall Pada Bappeda Kota Binjai Ay Jurnal Ilmiah Sistem Informasi dan Teknik Informatika (JISTI) Volume 7 Nomor 1.
April 2023 DOI : 10.
57093/jisti.
p-ISSN: 2620 Ae 5327
e-ISSN: 2715 Ae 5501
PENDAHULUAN
Seiring berkembangannya teknologi yang semakin maju, yaitu industri 4.
0 saat ini sedang memajukan teknologi dunia, salah satu kemajuan teknologi tersebut adalah Website.
Tidak sedikit kalangan masyarakat yang memanfaatkan kemajuan teknologi tersebut, seperti aplikasi berbasis website seringkali menjadi pilihan program-program yang ada dilembaga-lembaga Pembangunan, aplikasi ini sangat efektif dalam pemecahan masalah seperti penyimpanan dokumen.
Arsip dokumen merupakan hal yang sangat penting pada sebuah organisasi, yaitu memungkinkan organisasi untuk melacak sejarah, aktivitas, dan informasi yang relevan dalam suatu konteks.
Dengan memiliki akses yang mudah ke informasi yang relevan, organisasi dapat beroperasi lebih efisien dan menghidari duplikasi pekerjaan.
Pengelolaan arsip dokumen yang baik sangat penting untuk menjaga keberlanjutan dan aksesibilitas informasi seiring berjalannya waktu (Nur Azizah Zain et al.
, 2.
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Binjai adalah organisasi teknis daerah di bidang perencanaan dan penelitian pembangunan daerah, dipimpin oleh kepala badan, bertanggung jawab kepada walikota melalui sekretaris daerah.
Tugas pokok badan ini adalah mendukung walikota dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang penelitian dan perencanaan pembangunan daerah.
Oleh karena itu, pengolahan data yang baik sangat penting untuk perencanaan dan pengelolaan pembangunan daerah yang efektif.
Proses pengarsipan dokumen di Bappeda Kota Binjai masih dilakukan secara manual, dengan dokumen tertulis pada buku agenda sementara arsip dokumen cetak hanya disimpan dalam map dan lemari arsip.
Pengolahan data yang baik sangat penting untuk perencanaan dan pengelolaan pembangunan daerah yang efektif.
Pengarsipan dokumen yang dilakukan secara manual dapat menimbulkan beberapa permasalahan, oleh karena itu, proses pengarsipan dokumen elektronik menjadi penting untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan data.
Berdasarkan latar belakang permasalahan tentang pengarsipan dokumen pada Bappeda Kota Binjai diatas, maka penulis merancang sebuah aplikasi pengarsipan dokumen berbasis web dengan memanfaatkan Bahasa PHP dan database MySQL untuk Sistem membantu Bappeda Kota Binjai dalam mengelola dokumen secara lebih efisien dan aman.
Dengan adanya sistem pengarsipan elektronik, dokumen dapat dengan mudah diakses, dicari, dan disimpan, serta meminimalkan risiko kehilangan atau kerusakan dokumen.
Selain itu, penggunaan teknologi dalam pengarsipan dokumen juga dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam proses perencanaan dan pengelolaan pembangunan daerahpada Badan Perencanaan Pembangunan Kota Binjai.
Adapun aplikasi ini menggunakan model pengembangan Waterfall yang merupakan pendekatan SDLC paling awal yang digunakan dalam proses pengembangan perangkat lunak.
Tujuan penelitian ini adalah untuk meningkatkan pengelolaan dan aksesibilitas dokumen digital dengan memanfaatkan kemampuan platform berbasis web.
KAJIAN PUSTAKA
Pengertian Aplikasi Aplikasi adalah rancangan sistem yang digunakan untuk mengolah data dengan menggunakan aturan atau tata letak dari suatu bahasa pemrograman tertentu.
Aplikasi merupakan program komputer yang dibuat untuk menjalankan serta melakukan tugas sesuai kebutuhan pengguna (Sukatmi, 2.
Website Website merupakan suatu metode menampilkan informasi di Internet, baik dalam bentuk teks, gambar, audio atau video interaktif, dan mempunyai keunggulan dalam menghubungkan .
suatu dokumen ke dokumen lain .
yang dapat diakses melalui browser (AAn et al.
, 2.
Dimana Kumpulan halaman web saling berhubungan dan file terkaitnya, kumpulan halaman web tersebut dinamakan homepage.
Research (Widya Syaharan.
: Aplikasi Arsip Dokumen Cetak Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall Pada Bappeda Kota Binjai Jurnal Ilmiah Sistem Informasi dan Teknik Informatika (JISTI) Volume 7 Nomor 1.
April 2024 DOI : 10.
57093/jisti.
p-ISSN: 2620 Ae 5327 e-ISSN: 2715 Ae 5501 Database Database merupakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan.
Database itu sendiri digunakan untuk menyimpan informasi atau data yang akan digunakan nantinya.
Basis data adalah kumpulan tabel yang berisi kumpulan data fisik sumber informasi yang disimpan dalam media penyimpanan digital dan dapat diverifikasi menggunakan program komputer yang berguna utilitas untuk memudahkan operasi untuk memperoleh Informasi (Jantce TJ Sitinjak et al.
, 2.
PHP
PHP adalah singkatan dari PHP Hypertext Preprocessor, digunakan sebagai bahasa skrip scripting open source dalam pengembangan web yang dimasukkan ke dalam dokumen HTML.
Bahasa pemrograman PHP merupakan bahasa scripting yang tidak dapat dikompilasi untuk pengguna.
Dari segi pengembangan lebih mudah karena banyak milis dan developer yang siap membantu (Sahi, 2.
MySQL MySQL (My Structured Query Languag.
merupakan jenis server database yang sangat terkenal dan banyak digunakan untuk membuat aplikasi web yang menggunakan database sebagai sumber dan pengelolaan datanya.
Mysql adalah open source dan menggunakan SQL (Structured Query Languag.
(Sukatmi, 2.
METODE PENELITIAN
Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data sangat diperlukan untuk memperoleh informasi guna mencapai tujuan Dalam penelitian ini metode pengumpulan data yang digunakan adalah:
Wawancara, merupakan metode yang pengumpulan datanya dilakukan langsung dengan bertanya kepada narasumber (Suratman et al.
, 2.
Data-data yang diperoleh peneliti didapatkan dengan bertanya langsung kepada Bidang Penelitian dan Pengembangan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Binjai.
Observasi, adalah proses pengumpulan data dan Informasi yang dilakukan peneliti dengan pengamatan secara langsung kegiatan yang sedang berjalan (Suhartini et al.
, 2.
Data dan Informasi yang diperoleh bersumber dari pengamatan terhadap kegiatan penyimpanan dokumen cetak pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Binjai.
Studi Literatur, adalah metode yang dilakukan dengan cara mempelajari sumber kepustakaan untuk mencari data dan informasi.
Pada tahap ini peneliti mengumpulkan hasil penelitian, buku-buku, artikel, jurnal sesuai dengan topik penelitian (Yulisman et al.
, 2.
Metode Pengembangan Sistem Metode yang digunakan untuk mengembangkan sistem pada penelitian ini adalah Metode Waterfall.
Metode Waterfall bertujuan untuk mengoptimalkan sistem pengarsipan dokumen yang ada dengan memfokuskan pada setiap fase proses pengembangan perangkat lunak yaitu sebagai berikut:
Kebutuhan Pengguna, pada tahap ini diperlukan komunikasi dengan tujuan memahami apa yang diharapkan pengguna dari perangkat lunak dan keterbatasannya.
Perencanaan, dimana peneliti melakukan perencanaan proyek, meliputi perencanaan jadwal, alokasi sumber daya, dan perencanaan anggaran.
Rencana pengembangan aplikasi juga harus Research (Widya Syaharan.
: Aplikasi Arsip Dokumen Cetak Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall Pada Bappeda Kota Binjai Ay Jurnal Ilmiah Sistem Informasi dan Teknik Informatika (JISTI) Volume 7 Nomor 1.
April 2023 DOI : 10.
57093/jisti.
p-ISSN: 2620 Ae 5327 e-ISSN: 2715 Ae 5501 Pemodelan (Desai.
, peneliti membuat aplikasi web yang terperinci, termasuk desain antarmuka pengguna, arsitektur sistem, dan desain database.
Desain ini harus memenuhi kebutuhan yang diidentifikasi dalam tahap analisis.
Implementasi, tahap ini dilakukan setelah desain dibuat, peneliti mulai mengimplementasikan aplikasi berbasis web sesuai dengan spesifikasi desain, yang termasuk didalamnya yaitu menulis kode, membuat database, dan mengembangkan fitur aplikasi.
Pengujian, aplikasi diuji secara menyeluruh untuk memastikan bahwa semua fungsi berfungsi dengan benar dan memenuhi persyaratan, sesuai kebutuhan dari pengguna.
Ini termasuk pengujian unit, integrasi dan pengujian terhadap sistem.
Pemeliharaan, setelah asudah dilakukan pengujian terhadap Aplikas, aplikasi memerlukan pemeliharaan secara rutin.
Ini termasuk bug atau masalah yang mungkin muncul setelah implementasi dan pengujian (Ridwanto & Capah, 2.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Flowchart Design Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Binjai menggunakan cara manual dalam mengarsipan dokumen, dengan menulis pada buku agenda dan arsip dokumen cetak hanya disimpan didalam map dan lemari arsip sehinnga terdapat kendala dalam pencarian informasi dalam dokumen yang menyebabkan waktu menjadi tidak efisien, serta menyimpan dokumen fisik memerlukan ruang yang signifikan dan dokumen fisik bisa rusak dan bahkan hilang jika tidak diarsip dengan baik.
Berikut aplikasi berjalan sesuai kebutuhan pengguna pada Badan Perencanaan Pembangunan Kota Binjai.
Gambar 1.
Flowchart Design Research (Widya Syaharan.
: Aplikasi Arsip Dokumen Cetak Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall Pada Bappeda Kota Binjai Jurnal Ilmiah Sistem Informasi dan Teknik Informatika (JISTI) Volume 7 Nomor 1.
April 2024 DOI : 10.
57093/jisti.
p-ISSN: 2620 Ae 5327 e-ISSN: 2715 Ae 5501 Use Case Diagram Use case diagram merupakan gambaran awal antar muka sebuah sistem.
Bagaimana sistem tersebut berjalan akan digambarkan melalui use case diagram.
Use case diagram adalah salah satu UML.
UML (Unified Modeling Languag.
adalah sebuah Bahasa pemodelan visual yang dirancang untuk untuk memvisualisasi, menspesifikasikan, membangun, dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembang perangkat lunak (Yulisman et al.
, 2.
Gambar 2.
Use Case Diagram Sistem Pada use case diagram diatas administrator (Super Admi.
mempunyai hak akses yang penuh dalam hal input dokumen, edit dokumen, cetak dokumen, disposisi, delete dokumen, cetak agenda, cek galeri dokumen, edit manajemen user, tambah dan delete user, restore database, dan backup database dimana semuanya include dengan login.
Sedangkan user biasa tidak memiliki hak akses yang penuh, user biasa hanya bisa input dokumen, cetak dokumen, cetak agenda, dan cek galeri dokumen, ini juga include dengan login.
Implementasi Antarmuka Sistem Pada tahapan ini menampilkan aplikasi yang telah selesai dibangun dengan mengimplementasikan setiap Langkah-langkah dari metode waterfall yang digunakan untuk merancang dan membangun Aplikasi (Yulisman et al.
, 2.
Hasil implementasi antarmuka Aplikasi Arsip Dokumen Cetak Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall pada Bappeda Kota Binjai adalah sebagai berikut:
Research (Widya Syaharan.
: Aplikasi Arsip Dokumen Cetak Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall Pada Bappeda Kota Binjai Ay Jurnal Ilmiah Sistem Informasi dan Teknik Informatika (JISTI) Volume 7 Nomor 1.
April 2023 DOI : 10.
57093/jisti.
p-ISSN: 2620 Ae 5327 e-ISSN: 2715 Ae 5501 Implementasi Halaman Utama Login Gambar 3.
Tampilan Login Aplikasi Pada gambar 3.
Terdapat tampilan login aplikasi untuk mengakses halaman dashboard.
Pengguna harus mengisi username dan password sesuai dengan yang sudah terdaftar pada database aplikasi arsip dokumen cetak pada Bappeda Kota Binjai untuk melakukan login.
Implementasi Halaman Dashboard Gambar 4.
Tampilan Dashboard Administrator Gambar 5.
Tampilan Dashboard User Biasa Pada Gambar 4 dan 5, merupakan tampilan dashboard aplikasi, terlihat semua halaman menu aplikasi dapat di akses oleh administrator .
uper admi.
serta administrator .
uper admi.
juga memiliki akses untuk menambahkan dan menonaktifkan user, sedangkan user biasa hanya bisa mengakses beberapa halaman menu aplikasi.
Research (Widya Syaharan.
: Aplikasi Arsip Dokumen Cetak Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall Pada Bappeda Kota Binjai Jurnal Ilmiah Sistem Informasi dan Teknik Informatika (JISTI) Volume 7 Nomor 1.
April 2024 DOI : 10.
57093/jisti.
p-ISSN: 2620 Ae 5327 e-ISSN: 2715 Ae 5501 Implementasi Halaman User Gambar 6.
Tampilan Menu Tambah User Gambar 7.
Tampilan Manajemen User Pada gambar 7.
terdapat tampilan manajemen user yang telah ditambahkan pada aplikasi pengarsipan dokumen cetak pada Bappeda Kota Binjai.
Pada aplikasi ini terdapat dua user yang bisa mengakses aplikasi ini dengan fungsi yang berbeda sesuai tipe user.
Implementasi Halaman Riwayat Dokumen Gambar 8.
Tampilan Tambah Data Dokumen Masuk Research (Widya Syaharan.
: Aplikasi Arsip Dokumen Cetak Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall Pada Bappeda Kota Binjai Ay Jurnal Ilmiah Sistem Informasi dan Teknik Informatika (JISTI) Volume 7 Nomor 1.
April 2023 DOI : 10.
57093/jisti.
p-ISSN: 2620 Ae 5327 e-ISSN: 2715 Ae 5501 Gambar 9.
Tampilan Edit Data Dokumen Masuk Gambar 10.
Tampilan Riwayat Dokumen Masuk Pada gambar 10, halaman riwayat dokumen masuk menampilkan data dokumen masuk, menambahkan dokumen, edit dokumen, disposisi, mencetak dan menghapus dokumen masuk.
Gambar 11.
Tampilan Tambah Disposisi Dokumen Research (Widya Syaharan.
: Aplikasi Arsip Dokumen Cetak Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall Pada Bappeda Kota Binjai Jurnal Ilmiah Sistem Informasi dan Teknik Informatika (JISTI) Volume 7 Nomor 1.
April 2024 DOI : 10.
57093/jisti.
p-ISSN: 2620 Ae 5327 e-ISSN: 2715 Ae 5501 Gambar 12.
Tampilan Riwayat Disposisi Dokumen Gambar 13.
Tampilan Cetak Dokumen Implementasi Halaman Buku Agenda Gambar 14.
Tampilan Agenda Dokumen Masuk Pada gambar 14, menampilkan agenda dokumen masuk serta dapat mencetak agenda dokumen masuk sesuai periode yang ingin dicetak oleh pengguna.
Implementasi Halaman Galeri File Research (Widya Syaharan.
: Aplikasi Arsip Dokumen Cetak Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall Pada Bappeda Kota Binjai Ay Jurnal Ilmiah Sistem Informasi dan Teknik Informatika (JISTI) Volume 7 Nomor 1.
April 2023 DOI : 10.
57093/jisti.
p-ISSN: 2620 Ae 5327 e-ISSN: 2715 Ae 5501 Gambar 15.
Tampilan Galeri File Dokumen Masuk Implementasi Halaman Menu Pengaturan Gambar 16.
Tampilan Manajemen Instansi Pada gambar 16, halaman manajemen instansi menampilkan informasi terkait instansi Badan Perencanaan Pembangunan (BAPPEDA) Kota Binjai.
Gambar 17.
Tampilan Backup Database Research (Widya Syaharan.
: Aplikasi Arsip Dokumen Cetak Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall Pada Bappeda Kota Binjai Jurnal Ilmiah Sistem Informasi dan Teknik Informatika (JISTI) Volume 7 Nomor 1.
April 2024 DOI : 10.
57093/jisti.
p-ISSN: 2620 Ae 5327 e-ISSN: 2715 Ae 5501 Gambar 18.
Tampilan Restore Database Hasil Pengujian Aplikasi Setelah aplikasi selesai dirancang dan dibuat, maka tahap selanjutnya yang harus dilakukan adalah pengujian aplikasi, aplikasi diuji secara menyeluruh untuk memastikan bahwa semua fungsi berfungsi dengan benar dan memenuhi persyaratan, sesuai kebutuhan dari pengguna.
Ini termasuk pengujian unit, integrasi dan pengujian sistem.
Pengujian aplikasi dilakukan dengan cara menggunakan Black Box Testing (Mantik et al.
, 2.
Tabel 1.
Black Box Testing Halaman Pengujian Fungsi Hasil Pengujian Pengujian Aplikasi sesuai dengan yang Halaman Utama Login Mekakukan Login Aplikasi Apabila dan password benar maka akan password, klik tombol login masuk ke dashboard utama, jika salah maka aka ada pemberitahuan login gagal.
Dashboard Halaman Informasi dashboard Akses halaman berhasil, dan yang dapat diakses:
tombol berjalan sesuai dengan Jumlah dokumen masuk Jumlah pengguna Riwayat dokumen Buku agenda Galeri file Pengaturan Pengelolaan dokumen user:
Tombol pada halaman riwayat dokumen berjalan dengan Menambah data dokumen fungsinya, dan pengelolaan Mengedit dokumen dokumen dapat dilakukan Disposisi dokumen Mencetak dokumen Riwayat Dokumen Research (Widya Syaharan.
: Aplikasi Arsip Dokumen Cetak Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall Pada Bappeda Kota Binjai Ay Tidak Oo Oo Oo Jurnal Ilmiah Sistem Informasi dan Teknik Informatika (JISTI) Volume 7 Nomor 1.
April 2023 DOI : 10.
57093/jisti.
Menghapus dokumen Buku Agenda Galeri File Pengaturan p-ISSN: 2620 Ae 5327 e-ISSN: 2715 Ae 5501 Informasi dokumen masuk:
Dapat menampilkan informasi dokumen masuk sesuai dengan Menampilkan tanggal/bulan/hari dokumen masuk.
yang ingin ditampilkan dan Mencetak agenda dokumen dapat mencetaknya.
Menampilkan isi dokumen Dapat melihat isi dari file dokumen
Informasi yang dapat diakses Manajemen Instansi
User
Backup database Restore database Menu
pengaturan berjalan sesuai dengan yang diharapkan dimana pada manajemen
instansi dapat menampilkan dan mengunbah informasi
instansi, pada menu user dapat menambahkan, mengedit dan menghapus user, serta menu
backup dan restore database dapat dijalankan sesuai dengan Oo
SIMPULAN
Berdasarkan hasil dari pembahasan dan pengujian yang telah dilakukan diatas, dapat disimpulkan bahwa aplikasi arsip dokumen cetak berbasis web dibuat dengan menggunakan metode waterfall telah berjalan dengan baik dan semua tombol pada aplikasi sudah berfungsi sesuai dengan kebutuhan Aplikasi yang dibuat mampu meningkatkan kecepatan, efisiensi, keamanan, pengelolaan serta aksesibilitas dokumen secara digital pada Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Binjai.
Aplikasi arsip dokumen cetak berbasis web yang dibangun berfungsi untuk memproses, menyimpan, mencetak, dan mengupload dokumen menjadi informasi dan diarsipkan yang akan digunakan dalam suatu waktu.
DAFTAR PUSTAKA