DIGITAL KNOWLEDGE REPOSITORY SEBAGAI MEDIA
PUSAT PENGELOLAAN ILMU DAN PENGETAHUAN
PERGURUAN TINGGI BERBASIS TEKNOLOGI
INFORMASI
I Made Riyan Adi Nugroho.
Putu Gde Sukarata.
I Made Ari Dwi Suta Atmaja.
Program Studi Manajemen Informatika .
Jurusan Teknik Elektro.
Politeknik Negeri Bali.
maderiyan@pnb.
ABSTRACT The focus of this research is to develop a Digital Knowledge Repository service based on information technology that can be used as a media center for the management of Science and Knowledge produced from a university.
The knowledge referred to in this research is all outputs resulting from the practice of Tri Dharma Perguruan Tinggi, namely scientific journals, final project reports, textbooks, research models or products, electronic books, multimedia files and other similar Knowledge will be displayed in the form of a digital catalog that can be accessed online.
The method used in this research is a qualitative approach with case studies.
Data collection is done through in-depth interviews, observation, and documentation studies.
The data obtained will be used as a basis for developing Digital Knowledge Repository services.
This research resulted in a Digital Knowledge Repository platform.
Besides being able to manage knowledge in the form of electronic documents, this application can also manage knowledge in the form of video, audio and images.
The application of the self-service concept in this application makes it easier and faster for users to manage their accounts and Keywords: Knowledge Repository.
Information Technology.
Digitalization.
ABSTRAK
Fokus penelitian ini adalah mengembangkan sebuah layanan Digital Knowledge Repository berbasis teknologi informasi yang dapat digunakan sebagi media pusat pengelolaan Ilmu dan Pengetahuan yang dihasilkan dari sebuah perguruan tinggi.
Yang dimaksud dengan knowledge pada penelitian ini adalah semua luaran yang dihasilkan dari pengamalan tri dharma perguruan tinggi antara lain jurnal ilmiah, laporan hasil tugas akhir, buku ajar, model atau produk hasil penelitian, buku elektronik, file multimedia serta luaran sejenis lainnya.
Knowledge yang ada akan ditampilkan dalam bentuk katalog digital yang dapat diakses secara online.
Selain itu katalog yang ditampilkan dapat dikelompokan sesuai dengan atribut data yang dimiliki, seperti penulis atau kontributor knowledge, tahun luaran, kategori, jurusan, penerbit, serta data atribut sejenis lainnya.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan kualitatif dengan studi kasus.
Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara mendalam, observasi, dan studi dokumentasi.
Data yang didapat akan digunakan sebagai landasan dalam mengembangkan layanan Digital Knowledge Repository.
Penelitian ini menghasilkan sebuah platform Digital Knowledge Repository.
Selain dapat mengelola knowledge dalam bentuk elektronik dokumen, aplikasi ini juga dapat mengelola knowlege dalam bentuk video, audio maupun Penerapan konsep self-service pada aplikasi ini, membuat pengguna lebih mudah dan cepat dalam mengelola akun serta knowledge yang dimiliiki.
Kata Kunci : Repositori Pengetahuan.
Teknologi Informasi.
Digitalisasi.
465 Jurnal Teknologi Informasi dan Komputer.
Volume 7.
Nomor 4.
Oktober 2021
PENDAHULUAN
Fungsi perguruan tinggi meliputi pendidikan, penelitian dan pengabdian pengembangan keilmuan secara berkelanjutan .
Pengetahuan yang didokumentasikan dalam berbagai media perlu dikelola dengan baik dan mendukung temu kembali informasi .
Tanpa manajemen yang baik, berbagai bidang keilmuan yang telah dikembangkan akan sia-sia, karena tidak terdokumentasi sehingga terputus keberlanjutan untuk dilakukan pengembangan .
Mengingat pentingnya pengelolaan pengetahuan di perguruan tinggi, maka perlu dikaji bagaimana Di era teknologi informasi saat ini, tidak dapat dipungkiri bahwa hampir semua aspek kehidupan manusia telah didukung oleh pemanfaatan teknologi informasi .
Tidak terlepas juga dalam melakukan manajemen Politeknik Negeri Bali (PNB) merupakan salah satu perguruan tinggi vokasi yang memanfaatkan teknologi informasi dalam Melalui Unit Pelayanan Terpadu (UPT) Perpustakaan pada tahun 2017.
Politeknik Negeri Bali Knowledge Repository (KR) yang dapat diakses melalui domain perpustakaan.
Layanan KR ini dikembangkan untuk menyimpan, mengelola, serta menyebarkan terbitan internal yang dimiliki oleh PNB.
Serta diharapkan dapat menjadi pusat pengetahuan baik bagi civitas akademik PNB maupun masayarakat luas .
Namun, hingga saat ini, aplikasi tersebut belum berjalan sebagimana mestinya, hal ini terlihat dari minimnya civitas maupun masyarakat yang menggunakan layanan ini sebagai referensi pengetahuannya.
Berdasar hasil observasi awal yang dilakan penulis, terdapat beberapa indikasi yang menyebabkan layanan Knowledge Repository ini belum berjalan sebagaimana mestinya, yaitu: konten repository masih terbatas hanya laporan tugas akhir dan buku elektronik dengan informasi yang terbatas.
akses sistem yang terbatas.
serta tampilan dan navigasi yang kurang ramah pengguna.
Dari menyebabkan layanan Knowledge Repository belum berjalan sebagaimana mestinya, maka pengembangan layanan Knowledge Repository.
Pengembangan layanan dilakukan dengan Digital Knowledge Repository dengan menambahkan beberapa fitur yang belum tersedia, seperti:
penambahan konten dalam format video dan penambahan fitur preview dan download penambahan fitur unggah konten seperti jurnal, buku ajar, materi kuliah.
meningkatkan tampilan agar lebih mudah Dengan adanya penambahan fitur ini diharapkan layanan Digital Knowledge Repository dapat menjadi pengetahuan baik bagi civitas akademi maupun mayarakat luas.
TINJAUN PUSTAKA
Knowledge Repository Knowledge merupakan campuran dari pengalaman, nilai, informasi kontekstual, pandangan pakar dan intuisi mendasar yang memberikan suatu lingkungan dan kerangka pengalaman baru dengan informasi .
Untuk dapat mengelola knowledge dengan baik, management .
Tujuan akhir dari pengelolaan pengetahuan adalah bagaimana membuat media penyimpanan dari pengetahuan atau disebut juga knowledge repositories .
Knowledge repository merupakan aplikasi menyebarkan informasi yang dihasilkan oleh suatu institusi .
Fungsi utama dari knowledge repositories adalah menangkap knowledge, menyajikannya dalam bentuk tertentu sehingga dapat ditemukan dan diaplikasikan kembali dalam organisasi secara efektif.
Knowledge dapat dipresentasikan dalam berbagai bentuk format seperti teks, audio, video, gambar digital ataupun format multimedia.
Mempresentasikan knowledge kedalam format yang tepat akan membantu pengguna untuk lebih memahami pemanfaatan knowledge .
Nugroho.
Sukarata.
Atmaja.
Digital Knowledge Repository Sebagai Media PusatA466 Sistem Informasi Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
Selain itu sistem informasi juga dapat didefinisikan sebagai kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna .
Jadi dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa Informasi komponen .
anusia, komputer, teknologi informasi dan prosedur kerj.
, ada sesuatu yang diproses .
ata menjadi informas.
, dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan.
Siklus Hidup Sistem Informasi Siklus hidup sistem informasi dimulai dari perencanaan, pengembangan .
urvei, analisa, pemeliharaa.
dan dievaluasi secara terus menerus untuk mendapatkan apakah sistem informasi tersebut masih layak diaplikasikan, jika tidak, sistem informasi tersebut akan diganti dengan yang baru dan dimulai dari perencanaan kembali .
Aplikasi Berbasis Web Aplikasi web atau aplikasi berbasis web merupakan sebuah jenis aplikasi yang menggunakan teknologi browser untuk menjalankan sebuah aplikasi tersebut dengan diakses melalui jaringan portable.
Aplikasi web juga merupakan sebuah program yang tersimpan di dalam sebuah server kemudian dikirim melalui internet dan diakses dengan melalui tampilan muka browser.
Selain itu, aplikasi web juga merupakan perangkat lunak atau software yang dikodekan dengan bahasa pemrograman seperti html, java script, css, ruby, phyton, php, dan bahasa pemrograman Pengertian Basis Data Basis data .
merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan dalam perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
Basis data merupakan salah satu komponen utama dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam penyediaan informasi bagi para METODOLOGI PENELITIAN Sistematika Penelitian Beberapa langkah yang dilakukan dalam proses pemecahan masalah pada penelitian ini.
Langkah-langkah ini ini dilakukan untuk mendapatkan solusi optimal.
Gambar 1.
Sistematika Penelitian Identifikasi Penelitian Pada tahap identifikasi penelitian ini menentukan perumusan masalah, tujuan penelitian dan kerangka pemecahan masalah.
Survei Sistem Pada kegiatan survei ini ada dua kegiatan yang dilakukan, yaitu identifikasi kondisi eksistensi dan kebutuhan pengguna serta definisi ruang lingkup pekerjaan.
Identifikasi kondisi eksisting dilakukan dengan wawancara, observasi serta studi dokumentasi yang ada.
Sedangkan kebutuhan pengguna dilakukan dengan menggunakan survei online secara Luaran dari tahap ini berupa kondisi eksisting serta kebutuhan sistem.
Dari hasil survei sistem, terdapat beberapa kondisi yang ditemukan, antara lain:
Konten repository masih terbatas hanya laporan tugas akhir dan buku elektronik dengan informasi yang terbatas, hal ini karena platform aplikasi yang digunakan tidak mendukung format lain seperti video maupun audio.
Akses yang terbatas, sehingga tidak semua civitas akademi maupun masyarakat dapat 467 Jurnal Teknologi Informasi dan Komputer.
Volume 7.
Nomor 4.
Oktober 2021 mengakses konten maupun mengunggah knowledge yang dimilikinya.
Berdasar dari kondisi yang ditemukan berpotensi terjadi.
Permasalahan tersebut diantaranya adalah:
Konten yang terbatas serta tampilan aplikasi yang tidak ramah pengguna membuat aplikasi yang ada saat ini memiliki pengunjung yang sedikit, hal ini membuat fungsi dari aplikasi knowledge repository yang ada saat ini.
Akses yang terbatas membuat tidak semua knowledge yang dihasilkan dari kegiatan tri darma di kampus dapat terdokumentasi dan terdistribusikan dengan baik.
Analisis Sistem Setelah kebutuhan pengguna sudah teridentifikasi kemudian dilakukan anlisis sistem.
Tahap analisis sistem merupakan suatu tahap untuk menganalisis kerangka solusi serta kebutuhan dari solusi yang ditawarkan.
Secara umum proses bisnis .
usulan yang dirancang diharapkan dapat menyelesaikan masalah yang terjadi pada proses bisnis saat ini.
Berdasar dari hasil analisis dan diskusi dengan pihak UPT Perpustakaan Politeknik Negeri Bali solusi yang diusulkan adalah dengan membangun sebuah platform Digital Knowledge Repository dengan fitur atau fungsi utama, seprti:
Fitur user authentication secara mandiri .
Fitur unggah konten dalam berbagai format file secara mandiri .
Fitur sharing konten ke social media .
Fitur favorit .
Fitur preview dan unduh konten Pada Aplikasi Digital Knowledge Repository terdapat dua jenis user, yaitu guest dan author.
Adapun hak akses yang dimiliki oleh masing-masing user dalam penggunaan aplikasi ini dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2.
Use-case Diagram DKR Analisis Arsitektur Teknologi Arsitektur teknologi yang digunakan pada pengujian dan implementasi Aplikasi Digital Knowledge Repository ini adalah arsitektur Three-Tier.
Dalam model ini, pemrosesan disebarkan di dalam tiga lapisan .
tau lebih jika diterapkan arsitektur multi-tie.
Lapisan ketiga dalam arsitektur ini, masingmasing memiliki fungsionalitas khusus, yaitu:
lapisan presentasi .
lapisan web services .
pplication serve.
dan lapisan data .
atabase Arsitektur teknologi dari aplikasi ini dapat dilihat pada Gambar 3.
Return Result HTTP Response HTTP Request Client SQL Query Database Server Aplication Server Gambar 3.
Arsitektur Teknologi Terdapat beberapa perangkat keras .
dan perangkat lunak .
yang digunakan untuk pengujian dan implementasi yang dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1.
Spesifikasi Software dan Hardware Lapisan Client Hardware CPU dengan prosesor Intel Core 2 Duo.
RAM 1 Gb.
HHD 80
Monitor Keyboard Software Sistem Operasi Windows 7 Web Browser Nugroho.
Sukarata.
Atmaja.
Digital Knowledge Repository Sebagai Media PusatA468 Lapisan Application Server Database Server Hardware Mouse Wireless atau LAN Adapter CPU dengan prosesor Intel Core I3.
RAM 3
Gb.
HHD 250 Gb Monitor Keyboard Mouse Wireless atau LAN Adapter CPU dengan prosesor Intel Core I3.
RAM 3
Gb.
HHD 500 Gb
Monitor
Keyboard
Mouse Wireless atau LAN
Adapter
Software Melihat detail knowledge Sistem
Operasi
Linux
PHP
Apache Sistem Operasi Linux MySQL Apache Gambar 5.
Activity Detail Knowledge Share knowledge ke social media Desain Sistem Desain sistem dibagi menjadi tiga jenis desain, yaitu desain perancangan proses sistem, desain perancangan database sistem dan desain perancangan antar muka sistem.
Perancangan Proses Sistem Desain menggambarkan detail proses dari setiap fitur atau fungsi yang ada pada aplikasi Digital Knowledge Repository.
Detail dari setiap proses digambarkan dengan menggunakan diagram aktivitas (Activity Diagra.
Aktivity diagram ini dibuat berdasarkan hasil use-case diagram yang sebelumnya telah didefinisikan.
Berikut beberapa diagram activity utama dari aplikasi Digital Knowledge Repository.
Melihat list knowledge Gambar 6.
Activity Share Knowledge Favorit knowledge Gambar 7.
Activity Favorite Knowledge Gambar 4.
Activity List Knowledge Unduh knowledge 469 Jurnal Teknologi Informasi dan Komputer.
Volume 7.
Nomor 4.
Oktober 2021 Gambar 8.
Activity Unduh Knowledge Unggah knowledge Gambar 10.
Diagram Entitas DKR Gambar 9.
Activity Unggah Knowledge Perancangan Basis Data Perancangan Basis Data pada aplikasi ini menggunakan Entity Relationship Diagram (Diagram Hubungan Entita.
ERD dari Aplikasi Digital Knowledge Repository digambarkan dalam Gambar 10.
ERD tersebut kemudian dianalisis sesuai dengan kebutuhan sistem, kemudian diimplementasikan menjadi tabel relasi sebagi desain dari database aplikasi.
Desin dari database dapat dilihat pada Gambar Gambar 11.
Tabel Relasi Perancangan Antar Muka Pada tahap ini dibuat desain perancangan interface atau antarmuka Aplikasi Digital Knowledge Repository.
Perancangan antar muka ini dilakukan dengan membuat mockup untuk setiap fitur yang ada pada aplikasi ini.
Nugroho.
Sukarata.
Atmaja.
Digital Knowledge Repository Sebagai Media PusatA470 Antar muka list knowledge Gambar 14.
Tampilan List Knowledge Pada tampilan awal berisi list dari knowledge yang diunggah author.
Halaman ini juga dilengkapi dengan form pencarian data.
Dengan form pencarian ini pengguna dapat lebih mudah menemukan knowledge yang sesuai dengan pengguna.
Gambar 12.
Antar Muka List Knowledge Antar muka detail knowledge Halaman detail knowledge Gambar 13.
Antar Muka Detail Knowledge Pembuatan Sistem Pada tahap ini dilakukan implementasi hasil rancangan ke dalam baris kode program yang dapat dimengerti oleh komputer.
Proses coding pada tahap ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan menggunakan Framework Slim untuk web services-nya.
Bahasa pemrogaman HTML.
CSS, dan Javascript dengan menggunakan Framework Vue.
js untuk frontend-nya.
Serta MySQL sebagai database-nya.
Paa tahap ini dihasilkan aplikasi Digital Knowledge Repository, berikut beberapa halaman dari aplikasi Digital Knowledge Repository:
Halaman awal aplikasi Gambar 15.
Tampilan Detail Knowledge Pada halaman ini berisi informasi detail dari knowledge yang dipilih.
Knowledge dapat berupa video, audio, gambar, maupun elektronik dokumen.
Pada halaman ini penguna juga dapat membagikan halaman ini ke social media dengan menekan tombol share.
Serta dapat knowledge tersebut agar lebih udah dicari Pada halaman ini juga terdapat list rekomendasi knowledge yang terkait knowledge yang dipilih.
Halaman login 471 Jurnal Teknologi Informasi dan Komputer.
Volume 7.
Nomor 4.
Oktober 2021 Gambar 16.
Tampilan Login Pada halaman ini digunakan pengguna untuk dapat masuk ke aplikasi.
Setelah masuk ke aplikasi pengguna dapat mengelola knowledge yang dimiliki.
Halaman registrasi Gambar 17.
Tampilan Registrasi Halaman ini dapat digunakan pengguna untuk mendaftarkan diri sebagai author secara mandiri.
Setelah mendaftar pengguna dapat masuk ke aplikasi untuk mengelola knowledge-nya.
Halaman lupa password Gambar 18.
Tampilan Lupa Password Halaman ini dapat digunakan jika pengguna lupa passwornya.
Dimana pengguna diminta untuk memasukan email yang didaftarkan, kemudian sistem akan mengirim link reset password ke email Dengan link tersebut pengguna dapat mereset passwordnya.
Implementasi Tahap implementasi dilakukan dengan melakukan uji coba aplikasi pada lingkungan sebenarnya, yaitu di UPT Perpustakaan PNB.
Tahap awal implementasi dilakukan dengan mempersiapkan infrastruktur aplikasi seperti server untuk menjalankan aplikasi dan database serta domain aplikasi.
Setelah insfrastruktur siap, maka dilakukan proses migrasi data dari aplikasi sebelumnya ke aplikasi Digital Knowledge Repository.
Setelah aplikasi dapat dijalankan, dilakukan pengujian fungsional untuk memastikan aplikasi berjalan sesuai dengan fungsinya.
Setelah aplikasi siap, tahap berikutnya adalah pelatihan serta sosialisasi aplikasi kepada penggunaan.
Pada penelitian ini pelatihan dan sosialisasi dilakukan kepada seluruh civitas Politeknik negeri Bali.
SIMPULAN
Dihasilkan sebuah platform Aplikasi Digital Knowledge Repository yang diharapkan dapat membantu Politeknik Negeri Bali dalam mengelola knowledge atau pengetahuan yang dihasilkan dari kegiatan tri dharma perguruan Aplikasi Digital Knowledge Repository ini, selain dapat mengelola knowledge dalam bentuk elektronik dokumen, juga dapat mengelola knowledge dalam bentu video, audio serta gambar.
Penerapan konsep self-service pada aplikasi ini, membuat pengguna lebih mudah dan cepat dalam mengelola akun serta knowledge yang dimiliiki.
DAFTAR PUSTAKA