Jurnal Informatika, Volume 6, No.1, Juni 2017 ISSN Online 2528-0090 RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN ADMINISTRASI DESA NGAPAEA KECAMATAN BONEGUNU KABUPATEN BUTON UTARA ADMINISTRATION MANAGEMENT APPLICATION DESIGN IN THE NGAPAEA VILLAGE OFFICE Henny Hamsinar 1, Muhammad Mukmin2, Azlin3, Ritno Alamsah4 Program Studi Teknik Informatika Universitas Dayanu Ikhsanuddin Baubau Jl. Dayanu Ikhsanuddin No.124 Baubau Sulawesi Tenggara e-mail: *1hennyhamsinar@unidayan.ac.id, 2moeksa33@gmail.com, 3 azlin.unidayan01@gmail.com , 4ritno_alamsah@gmail.com Abstrak Desa Ngapaea merupakan salah satu desa yang berada di wilayah Kecamatan Bonegunu yang mempunyai peranan sangat penting terhadap pelaksanaan berbagai program pemerintah di Kabupaten Buton Utara. Desa Ngapaea cukup antusias dalam penggunaan teknologinamun belum memiliki wadah atau media yang sistematis untuk mengelola administrasi pada Desa Ngapaea desa yang terstruktur dan sistematis. Tujuan penelitian ini untuk merancang dan membuat aplikasi pengelolaan administrasi pada Desa Ngapaea Kecamatan Bonegunu Kabupaten Buton Utara. Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi dan wawancara dengan pihak yang terkait dengan penelitian ini. Aplikasi dibuat menggunakan bahasa pemrograman php dan Mysql. Penelitian ini menghasilkan sistem informasi pengelolaan administrasi pada Desa Ngapaea desa dapat di kelola dengan mudah, cepat serta menghasilkan laporan yang akurat dan sistematis. Kata kunci—Administrasi, Desa, Ngapaea. Abstract Ngapaea Village is one of the villages in the Bonegunu District area which has a very important role in the implementation of various government programs in North Buton Regency. Ngapaea Village is quite enthusiastic in the use of technology but does not yet have a systematic medium or media to manage the administration of Ngapaea Village in a structured and systematic village. The purpose of this study was to design and create administrative management applications in Ngapaea Village, Bonegunu District, North Buton Regency. Data collection methods used are observation and interviews with parties related to this research. The application is made using php and Mysql programming languages. This research resulted in an administrative management information system in Ngapaea Village which can be managed easily, quickly and produces accurate and systematic reports. Keywords—Administration, Village, Ngapaea. Prodi TeknikInformatikaUniversitasDayanuIkhsanuddinBaubau1 http://ejournal.unidayan.ac.id/index.php/JIU Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author) Jurnal Informatika, Volume 6, No.1, Juni 2017 ISSN Online 2528-0090 1. PENDAHULUAN Desa merupakan kesatuan masyarakat hukum yang memiliki batas wilayah yang berwenang untuk mengatur dan mengurus urusan pemerintahan, kepentingan masyarakat setempat berdasarkan prakarsa masyarakat, hak asal usul, dan/atau hak tradisional yang diakui dan dihormati dalam sistem pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia [1]. Di era otonomi daerah, desa merupakan bagian yang sangat penting dalam menentukan keberhasilan pembangunan dan bersetuhan langsung dengan masyarakat terutama dalam pelayanan publik.Desa Ngapaea merupakan salah satu desa yang berada di wilayah Kecamatan Bonegunu Kabupaten Buton Utara yang mempunyai peranan sangat penting, karena keberhasilan terhadap pelaksanaan berbagai program pemerintah di Kabupaten Buton Utara pada semua tingkatan sangat tergantung kepada penyusunan perencanaan yang berpangkal pada data dan informasi yang disusun desa secara sistematis, lengkap, akurat dan terpadu.Peran Desa Ngapaea sebagai tempat, tumpuan dari masyarakat Ngapaea dalam mendapatkan pelayanan prima dan sebagai ujung tombak dalam penyelenggaraan pemerintahan, pelaksanaan pembangunan dan pembinaan masyarakat serta sebagai sumber data dan informasi dalam penetapan berbagai kebijakan pemerintah.Namun pelayanan dibidang pengelolaan administrasi desa belum berjalan secara maksimal. Beberapa penelitian terdahulu yang berhubungan dengan penelitian yang akan dilakukan yaitu dengan judul Pembangunan Sistem Informasi Desa Berbasis WEB (Studi Kasus : Desa Girisekar). Tujuan penelitian yaitu untuk membuat sistem informasi yang dapat digunakan untuk pengelolaan data penduduk dan potensi desa. Penelitian ini menghasilkan sebuah sistem informasi desa yang dapat membantu dalam pengelolaan data penduduk, pemetaan dan menyebaran informasi desa dan potensi desa yang berada di kawasan Desa Girisekar [2]. Penelitian berikutnya berjudul Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Berbasis Desktop (Studi Kasus : Kantor Kelurahan Parit Lalang). Tujuan penelitian yaitu untuk membuat sistem informasi administrasi dikelurahan Parit Lalang yang dapat membantu dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.Hasil penelitian yaitu dengan diterapkannya sistem informasi yang baru memberikan penghematan waktu dalam mengolah data penduduk. Proses pengolahan data dapat dilakukan dalam waktu yang lebih cepat [3]. Penelitian selanjutnya yaitu Pengembangan Sistem Informasi Desa Terpadu Berbasis Web Aplikasi Pada Desa Sidakangen, Kab.Purbalingga.Penelitian ini bertujuan Untuk mengimplementasikan sistem informasi desa agar efisiensi dan kemudahan kinerja desa dalam memenuhi kebutuhan informasi disaat-saat tertentu.Hasil penelitian yaitu Sistem Informasi Desa ini dapat digunakan untuk mempermudah perangkat desa yang bekerja di kelurahan Sidakang en sehingga pengerjaan data desa lebih mudah dan cepat [4]. Penelitian lain berjudul Model Aplikasi Sistem Pelayanan Terpadu Pada Kantor Kelurahan. Tujuan penelitian yaitu untuk membuat aplikasi sistem pelayanan terpadu yang dapat mempercepat proses pelayanan tehadap masyarakat. Kesimpulan penelitian yaitu sistem pelayanan terpadu pada Kelurahan yang dibangun ini dapat membantu pihak pegawai yang ada di Kantor Kelurahan dan masyarakatnya dalam memproses pembuatan surat keterangan yang diperlukan [5]. Judul berikutnya mengangkat judul Pembangunan Pedesaan Berbasis Teknologi Informasi Dan Komunikasi.Tujuan penelitian yaitu untuk membuat sebuah sistem agar Prodi TeknikInformatikaUniversitasDayanuIkhsanuddinBaubau2 http://ejournal.unidayan.ac.id/index.php/JIU Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author) Jurnal Informatika, Volume 6, No.1, Juni 2017 ISSN Online 2528-0090 mengetahui pengembangan media komunikasi pedesaan berbasis Teknologi Informasi Dan Komunikasi. Penelitian ini menghasilkan sebuah sistem informasi berbasis web yang dapat digunakan oleh pihak desa dalam mengembangkan sistem berbasis teknologi informasi [6]. Penelitian selanjutnya membahas tentang Pengembangan Website Dan Sistem Informasi Desa Di Kabupaten Tulungagung.Tujuan penelitian yaitu untuk membuat sebuah sistem yang dapat digunakan oleh desa-desa di Tulungagung. Penelitian ini menghasilkan sebuah sistem yang dapat mempublikasikansegala potensi yang dimiliki desa, tertatanya pengelolaan administrasi yang telah berbasis digital serta meningkatnyakemampuan dan keterampilan apartur desa [7]. Judul penelitian selanjutnya yaitu Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Berbasis Web Desa Sawahan.Tujuan penelitian ini yakni membuat sistem informasi berbasis web yang mampu memberikan pelayanan dan informasi kepada masyarakat dengan lebih efektif dan efisien. Sehingga pengolahan informasi Desa Sawahan dan pengolahan data kependudukan dapat mudah diakses oleh masyarakat. Penelitian ini menghasilkan sebuah sistem informasi administrasi kependudukan desa Sawahan berbasis website, dalam memberikan pelayanan dan informasi kepada masyarakat antara lain mengurus pembuatan KTP, surat kelahiran, surat kematian maupun surat mutasi akan lebih menghemat waktu, laporan kependudukan akan lebih mudah dan efisien karena data-data yang diperlukan dalam proses peyimpananan dengan database dan terdapat fasilitas cetak surat pengantar bagi warga Sawahan [8]. Penelitian lainnya dengan judul Perancangan Sistem Informasi Manajemen Administrasi Desa Berbasis Web (Studi Kasus pada Desa Tegalsari Kecamatan Maja Kabupaten Majalengka).Tujuan penelitian ini yakni membuat sistem informasi manajemen desa agar mampu membantu pihak desa dalam mengelola data-data administrasinya. Penelitian ini menghasilkan sebuah sistem informasi manajemen desa di Desa Tegalsari sehingga dapat meningkatkan proses administrasi desa menjadi lebih mudah, cepat dan akurat serta meningkatkan integritas dan keamanan data yang terkait dengan data desa [9]. Penelitian berikut membahas judul Perancangan Sistem Informasi Administrasi Surat Desa Menggunakan Basis Data Mysql.Tujuan penelitian ini yakni membuat sistem informasi administrasi surat desa, sehingga diharapkan dalam proses pengolahan dan pengelolaan data dapat dimanajemen dengan lebih cepat, tepat, dan akurat dalam memenuhi kebutuhan data yang diperlukan serta mampu menunjang layanan terbaik pada Desa. Hasil penelitian menunjukkan bahwa perancangan sistem informasi pengolahan data administrasi surat desa dengan menggunakan basis data MySQL mampu menghasilkan pengolahan data yang lebih terstruktur dan sistematis [10]. Pengembangan penelitian selanjutnya adalah judul rancang bangun aplikasi pengelolaan administrasi desa Ngapaea Kecamatan Bonegunu Kabupaten Buton Utara. Desa Ngapaea perlu melakukan pembaharuan sistem, salah satu alternatif yang tepat yaitu membuat sebuah aplikasi yang dapat digunakan perangkat desa Ngapaea untuk meningkatkan dan menunjang informasi pengelolaan administrasi desa tersebut. Tujuan penelitian ini untuk membuat aplikasi pengelolaan administrasi desa pada Desa Ngapaea agar memudahkan perangkat desa melalui operator desa dalam mengelola data-data administrasi Desa Ngapaea secara terstruktur dan sistematis. Prodi TeknikInformatikaUniversitasDayanuIkhsanuddinBaubau3 http://ejournal.unidayan.ac.id/index.php/JIU Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author) Jurnal Informatika, Volume 6, No.1, Juni 2017 ISSN Online 2528-0090 2. METODE PENELITIAN a. b. c. Pengamatan (observasi) untuk mengetahui seperti proses pembuatan surat-surat pengantar dan surat administrasi lainnya yang dilakukan di Desa Ngapaea. Wawancara (Interview) merupakanproses yang dilakukan dengan caramegajukan pertanyaan langsung, dengan kepala desaselaku pimpinan di desa Ngapaea tentang bagaiman proses pembuatan surat-surat administrasi. Kepustakaan (library)merupakan salah satu rangkaian untuk memadukan dan mengisintesiskan seluruh materi yang ada dan berkaitan dengan topik penelitian. Kepustakaan adalah mencari data-data dari buku, catatan-catatan, laporan-laporan serta jurnal-jurnal penelitian yang dapat mendukung kelengkapan data yang ada kaitannya dengan penelitian ini. 2.1 Gambaran Umum Sistem 2. 2.1 Use Case Adapun use case sistem dapat dilihat pada gambar berikut. Gambar 1 Use Case Diagram Use case diagram merupakan diagram untuk menunjukkan peran dari berbagai pengguna dan bagaimana peran-peran menggunakan sistem. Adapun Use case pada Gambar 1 menggambarkan peran dari masing-masing aktor yaitu sebagai berikut: a. Admin melakukan login untuk agar dapat mengakses halaman utama. Saat halaman utama tampil kemudian admin melakukan pengolahan data berupa input data Kepala Keluarga (KK) yang menghasilkan data KK , input data penduduk menghasilkan data penduduk serta menginput surat administrasi keperluan masyarakat yang menghasilkan Prodi TeknikInformatikaUniversitasDayanuIkhsanuddinBaubau4 http://ejournal.unidayan.ac.id/index.php/JIU Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author) Jurnal Informatika, Volume 6, No.1, Juni 2017 ISSN Online 2528-0090 surat administrasi dan laporan data administrasi. b. c. Masyarakat menerima hasil penginputan surat administrasi yang dilakukan oleh admin. Sedangkan Pimpinan melihat laporan data administrasi hasil ke pengurusan masyarakat. 2. 2.2 SequenceDiagram Adapun Sequence Diagram sistem dapat dilihat pada gambar berikut. Gambar 2 Sequence Diagram Sequence diagram pada Gambar 2 merupakan diagram yang menunjukkan urutan event kejadian yang dilakukan oleh admin. Adapaun penjabaran dari Sequence diagram pada Gambar diatas yaitu sebagai berikut: a. Admin melakukan login dengan cara menginput username dan password untuk masuk kedalam sistem. Apabila username dan password valid maka halaman utama dapat di akses dan jika gagal maka akan kembali ke form login. b. Admin melakukan penginputan data kepala keluarga setelah data tersimpan maka sistem akan menampilkan data kepala keluarga. c. Admin melakukan penginputan data penduduk setelah data tersimpan maka sistem akan menampilkan data penduduk. d. Admin melakukan penginputan data surat administrasi setelah data tersimpan maka sistem akan menampilkan data surat administrasi dan laporan data administrasi. e. Apabila aktor memilih menu logout dan sistem keluar dari aplikasi. Prodi TeknikInformatikaUniversitasDayanuIkhsanuddinBaubau5 http://ejournal.unidayan.ac.id/index.php/JIU Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author) Jurnal Informatika, Volume 6, No.1, Juni 2017 ISSN Online 2528-0090 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 HalamanData Penduduk Gambar 3 Halaman Data Penduduk Form data penduduk berfungsi untuk menginput dan menampung data penduduk yang akan ada di Desa Ngapaea. Jika ada warga yang melakukan kepengurusan administrasi maka data tersebut akan terintegrasi dalam sistem yang telah dibuat. Penginputan surat administrasi keperluan masyarakat dilakukan secara sistematis dari hasil penginputan data penduduk tersebut. 3.2 Halaman Data Keluarga Gambar 4 Data Keluarga Halaman data keluarga berfungsi untuk mensinkronkan data tiap-tiap warga dengan keluarga masing-masing sehingga dapat diketahui kepala keluarga dari setiap warga. Penginputan data keluarga dilakukan setelah melengkapi data pribadi warga masyarakat. Kemudian data tersebut di sinkronkan dengan data keluarga. Prodi TeknikInformatikaUniversitasDayanuIkhsanuddinBaubau6 http://ejournal.unidayan.ac.id/index.php/JIU Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author) Jurnal Informatika, Volume 6, No.1, Juni 2017 3.3 ISSN Online 2528-0090 Halaman Data Surat Gambar 5 Halaman Data Surat Halaman data surat merupakan hasil kepengurusan administrasi yang dilakukan oleh masyarakat Desa Ngapaea. Surat yang dilakukan dengan cara menginput keterangan surat yang dibutuhkan oleh masyarakat. 4. KESIMPULAN a. b. Penelitian ini menghasilkan aplikasi yang mempermudah proses pembuatan surat rekomendasi dan surat keterangan dan mempermudah masyarakat untuk mengetahui persyaratan-persyaratan yang dibutuhkan dalam pembuatan surat pada Kantor Desa Ngapaea. Aplikasi yang dibuat dapat melakukan pengolahan data surat secara sistematis, sehingga mempercepat dan mempermudah kinerja Kantor Desa Ngapaea untuk memberikan pelayanan administrasi secara maksimal. 5. SARAN Berdasarkan hasil penelitian, maka saran untuk penelitian selanjutnya yaitu aplikasi yang sudah dibuat dapat dikembangkan dengan menampilkan seluruh pengolahan data administrasi yang ada pada Kantor Desa Ngapaea seperti surat kompensasi dan hibah tanah, berkas persyaratan nikah dan surat lainnya yang tidak ada pada penelitian ini, sehingga seluruh Prodi TeknikInformatikaUniversitasDayanuIkhsanuddinBaubau7 http://ejournal.unidayan.ac.id/index.php/JIU Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author) Jurnal Informatika, Volume 6, No.1, Juni 2017 ISSN Online 2528-0090 pengolahan data administrasi dapat dikelolah dalam satu aplikasi yang lebih mempermudah dan mempercepat administrasi persuratan untuk masyarakat. DAFTAR PUSTAKA [1] Desa, U. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2014 Tentang Desa. J. Chem. Inf. Model.(2013) doi:10.1017/CBO9781107415324.004. [2] Kurniawan, I.I., “Pembangunan Sistem Informasi Desa Berbasis WEB (Studi Kasus : Desa Girisekar),” Universitas Atma Jaya, Yogyakarta, 2014. [3] Triana, Y., “ Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Berbasis Desktop (Studi Kasus : Kantor Kelurahan Parit Lalang),”STMIK Atma Luhur, Pangkalpinang, 2015. [4] Ramadhani, Y., Alim, M. S., M.A, E., Fadli, A. & Supriyanti, R. Pengembangan Sistem Informasi Desa Terpadu berbasis Web Aplikasi pada Desa Sidakangen, Kab. Purbalingga .J. Telemat. (2015). [5] Muhammad, B. & Bahar, A. Model Aplikasi Sistem Pelayanan Terpadu Pada Kantor Kelurahan. Tek. Inform. (2016). [6] Badri, M. Pembangunan Pedesaan Berbasis Teknologi Informasi Dan Komunikasi (Studi pada Gerakan Desa Membangun). J. Risal.(2016) doi:10.24014/jdr.v27i2.2514. [7] Rozi, F., Listiawan, T. & Hasyim, Y. Pengembangan Website Dan Sistem Informasi Desa Di Kabupaten Tulungagung. JIPI (Jurnal Ilm. Penelit.dan Pembelajaran Inform.(2017) doi:10.29100/jipi.v2i2.366. [8] Imaniawan, F. F. D. & Wati, F. F. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Berbasis Web Desa Sawahan. IJSE - Indones. J. Softw. Eng. (2017). [9] Rohaeti, E., Perancangan Sistem Informasi Manajemen Administrasi Desa Berbasis Web (Studi Kasus pada Desa Tegalsari Kecamatan Maja Kabupaten Majalengka), Seminar Nasional Rekayasa Teknologi Informasi, ISBN : 978-602-53437-0-4 (2018). [10] Andria, A. Perancangan Sistem Informasi Administrasi Surat Desa menggunakan Basis Data MySQL. Res. Comput. Inf. Syst. Technol. Manag.(2018) doi:10.25273/ research.v1i1.2450. Prodi TeknikInformatikaUniversitasDayanuIkhsanuddinBaubau8 http://ejournal.unidayan.ac.id/index.php/JIU Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)