Jurnal Penelitian Kesehatan Pelamonia Indonesia Volume 03.
Nomor 02.
Juli-Desember 2020
pISSN 2620-9683, eISSN 2654-9921
PROFIL PERENCANAAN LOGISTIK NON MEDIK RUMAH SAKIT HAJI MAKASSAR
OVERVIEW OF NON MEDICAL LOGISTIC PLANNING OF THE HAJI HOSPITAL.
MAKASSAR
1,2,3,5
Darmawati Junus .
Zukifli Ambo Department of Hospital Administration.
Stikes Pelamonia Kesdam VII Wirabuana.
Indonesia E-mail: darmawatijunus@gmail.
com, zulkifliambo123@gmail.
ABSTRAK
Perencanaan logistik merupakan perencanaan yang dilakukan untuk memperhitungkan jumlah kebutuhan barang untuk mencegah terjadinya stock out .
ekurangan sto.
dan over stock .
elebihan baran.
Tujuan dari perencanaan logistik yaitu mendapatkan barang yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan jumlah yang tepat, kondisi yang tepat, dan biaya yang terjangkau.
Tujuan dari penelitian ini yaitu untuk menggambarkan proses perencanaan logistik non medik RSUD Haji Makassar.
Desain penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif dengan pendekatan sistem yang terdiri unsur input .
rosedur, dana dan persediaa.
, unsur proses .
erencanaan, permintaan lead time, safety stock dan reorder poin.
dan output .
erencana logistik non medik yang sesua.
Hasil dari penelitian ini menunjukkan terdapat prosedur tetap yang menjadi acuan dalam melakukan perencanaan logistik non medik.
Dana dan persediaan selalu diupayakan cukup, perencanaan kebutuhan barang disesuaikan dengan jumlah permintaan dari setiap satuan kerja.
Dalam perencanaan logistik non medik tidak menggunakan metode perhitung mengenai lead time, safety stock dan reorder.
Disarankan dalam melakukan perencanaan logistik non medik sebaiknya menggunakan metode perhitungan mengenai kapan harus dilakukan pemesanan kembali dan berapa jumlah stok cadangan yang harus disediakan karena perhitungan yang tepat dapat berpotensi untuk mencegah terjadinya kekosongan barang dan pemborosan biaya akibat kelebihan stok.
Kata Kunci: perencanaan, logistik, non medik, rumah sakit
ABSTRACT
Logistics planning is a plan that is carried out to take into account the amount of goods needed to prevent stock outs .
ack of stoc.
and over stock .
xcess good.
The purpose of logistics planning is to get the right goods, at the right time, in the right quantity, in the right conditions, and at an affordable cost.
The purpose of this study is to describe the non-medical logistics planning process at Haji Hospital.
Makassar.
The research design used in this research is descriptive qualitative with a systems approach consisting of input elements .
rocedures, funds and supplie.
, process elements .
lanning, lead time requests, safety stock and reorder point.
and outputs .
ppropriate non-medical logistics planner.
The results of this study indicate that there are fixed procedures that become a reference in planning non-medical logistics.
Adequate funds and supplies are always sought, planning for goods needs is adjusted to the number of requests from each work unit.
In non-medical logistics planning does not use the calculation method regarding lead time, safety stock and reorder.
Recommended in doing planning non-medical logistics, it is better to use a calculation method regarding when to reorder and how much reserve stock must be provided because proper calculations can have the potential to prevent vacancies and waste of costs due to excess stock.
Keywords: planning, logistics, non-medical, hospital PENDAHULUAN Perencanaan logistik merupakan suatu proses merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh masing-masing unit .
kemudian diajukan sesuai dengan prosedur yang berlaku di setiap organisasi (Mustika Sari, 2.
dalam Ardiyanti & Darmawan, 2.
Logistik menurut Donald J Bowersox .
dalam (Singgih dkk, 2.
menyatakan bahwa logistik adalah proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadangan dan barang jadi dari para supplier, di antara fasilitas perusahaan dan kepada Secara umum Manajemen Logistik merupakan kegiatan mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material atau barang barang (Krismiyati, 2.
Menurut Sabarguna .
dalam Kencana .
manajemen logistik adalah manajemen dan pengendalian barang-barang, layanan dan juga perlengkapan mulai dari akuisisi sampai disposisi.
Manajemen logistik dalam lingkungan rumah sakit dapat didefinisikan sebagai sebuah proses pengolahan secara strategis terhadap Yusuf, dkk: Profil PerencanaanA JPKPI Vol 03 No 02 Jul-Des 2020, pISSN 2620-9683, eISSN 2654-9921 pemantauan persediaan bahan yang diperlukan bagi produksi jasa rumah sakit (Suherman & Nurwahyuni.
Sebagai penunjang yang melengkapi dan menyempurnakan dalam memberikan pelayanan medik di rumah sakit terkhusus dalam aspek pelayanan administrasi dan operasional yang berkaitan dengan kepentingan pasien maupun kepentingan pegawai rumah sakit dalam melaksanakan aktivitasnya.
Namun kenyataannya masih banyak rumah sakit yang tidak memperhatikan secara serius tentang pengelolaan logistik non medik secara optimal.
Dapat dilihat bahwa masih sering terjadi kekosongan stok barang .
tock ou.
, dan kelebihan stok .
ver stoc.
pada gudang barang yang dapat menjadi penghalang dalam kelancaran dalam pemberian pelayanan kesehatan dan administrasi serta dapat menjadi faktor yang merugikan rumah sakit.
Meskipun tim perencana melakukan perencanaan dengan baik namun masih terjadi kekosongan barang pada gudang logistik non medik di RSUD Haji Makassar.
Hal ini harus diperhatikan oleh tim perencanaan dalam melakukan perencanaan kebutuhan logistik non medik baik dari segi aspek kapan harus dilakukan pemesanan dan memperhatikan lama waktu barang sampai ke gudang penyimpanan logistik non medik.
Kelebihan stok akibat dari perencanaan yang tidak baik dapat menjadi pemicu tidak efisiensinya dana anggaran yang dikeluarkan dalam perencanaan logistik non medik RSUD Haji Makassar.
Perencanaan yang dilakukan tanpa data yang akurat sebagai pendukung dalam proses perencanaan logistik non medik dapat menjadi kelebihan stok barang.
Dalam hal ini dapat memberikan dampak tidak efisien sehingga mengeluarkan dana yang begitu besar.
Hal seperti ini dapat dikarenakan oleh sistem yang tidak baik sehingga pelaksanaan perencanaan yang tidak Peramalan kebutuhan yang tidak akurat hanya berdasar pemakaian sebelumnya dan hanya berdasar pada pemikiran petugas perencana.
SDM
yang kurang mampu dalam menganalisis kebutuhan berdasarkan metode perhitungan dan penggunaan sistem aplikasi komputer yang kurang berfungsi secara baik menjadi salah satu penyebab penghambat dalam proses perencanaan logistik non medik.
Perhitungan perhitungan safety stock, lead time dan reorder point dengan tepat dapat menyebabkan terjadinya kekosongan dan kelebihan barang di gudang penyimpanan, keterlambatan kedatangan barang dan kapan harus dilakukan pemesanan barang kembali untuk meminimalisir terjadinya stock out dan over stock.
Hal ini juga dapat memicu tidak efisiennya pengelolaan dana rumah sakit yang bisa menyebabkan pemborosan biaya anggaran.
Penelitian mengenai Profil Perencanaan Logistik Non Medik Di RSUD Haji Makassar menggunakan desain penelitian deskriptif kualitatif.
Lincoln dan Guba .
dalam Mulyadi .
kualitatif peneliti sepatutnya memanfaatkan diri sebagai instrumen, karena instrumen non manusia sulit digunakan secara mudah untuk menangkap berbagai realitas dan interaksi yang Peneliti menggunakan metode penelitian kualitatif karena diharapkan dapat menjabarkan informasi yang mendalam dari informan mengenai profil perencanaan logistik non medik RSUD Haji Makassar melalui wawancara mendalam .
n-depth intervie.
dan observasi data sekunder.
Penelitian dilaksanakan pada tahun 2020 di RSUD Haji Makassar beralamat di Jl.
Dg.
Ngeppe No.
Balang Baru.
Kec.
Tamalate.
Kota Makassar.
Sulawesi Selatan.
Dalam penelitian kualitatif tidak menggunakan istilah populasi, tetapi oleh Spradley dinamakan AuSocial SituationAy atau situasi sosial yang terdiri atas tiga elemen yaitu tempat .
, pelaku .
dan aktivitas .
yang berinteraksi secara sinergis (Veronika et al.
, 2.
Sumber data yang dikumpulkan dalam penelitian adalah pencatatan sumber data melalui wawancara atau pengamatan merupakan hasil gabungan dari kegiatan melihat, mendengar, dan bertanya pada sumber data.
Teknik utama dalam pengumpulan data penelitian adalah wawancara mendalam, observasi partisipan dan studi Dari informasi dan data tersebut kemudian dianalisis secara deskriftif dengan melihat perbandingan aturan, standar dan syaratsyarat ketentuan berlaku di RSUD Haji serta proses perencanaan logistik non medik yang dilaksanakan dimana acuan peneliti menggunakan data sekunder atau literatur yang didapatkan.
HASIL
Unsur Input Setiap prosedur yang dibuat disesuaikan dengan keadaan kebijakan-kebijakan yang dibuat di rumah sakit itu sendiri.
Prosedur tersebut perlu dikaji, dipahami, diolah dan dijabarkan yang dijadikan pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk kelancaran pelayanan yang akan diberikan.
Dalam pelaksanaan kegiatan perencanaan logistik non medik telah diatur dalam SOP unit aset dan perlengkapan RSUD Haji Makassar.
Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan prosedur tersebut sudah sesuai dan ada langkah-langkah yang sudah ditetapkan di bagian perlengkapan pengadaan barang logistik non Hal ini sesuai dengan apa yang diungkapkan oleh informan 1, informan 2 dan informan 3 dalam menjawab pertanyaan apakah ada prosedur dan kesesuaian perencanaan logistik non medik seperti berikut:
" Aada itu SOP nya di bagian perlengkapan dan sesuaiA" .
Tahu.
METODE Yusuf, dkk: Profil PerencanaanA JPKPI Vol 03 No 02 Jul-Des 2020, pISSN 2620-9683, eISSN 2654-9921 "Akamikan hanya merencanakan, kalo untuk prosedur itu dibagian perlengkapan dan pasti sudah sesuai dangan SOPA" .
Tahu.
"Asudah sesuai, harapannya terpenuhinya permintaan "Aada SOP yang kita terapkan dan sudah sesuai itu juga ada SK nyaA" .
Tahu.
"Asudah sesuai, sistemnya sudah berjalan dengan SOP yang kita terapkan, untuk outputnya semua program perencanaan berjalan sesuai dengan apa yang direncanakan, meminimalisir hambatan-hambatan yang bisa menganggu jalanya program dan kegiatan sehingga pelayanan semakin meningkatA" .
Tahu.
kebutuhan seluruh satuan kerja demi kelancaran pelayananA" .
Tahu.
Unsur Proses Perencanaan logistik non medik yang dikatakan baik adalah perencanaan disesuaikan dengan kebutuhan user dalam hali ini setiap satuan kerja yang dilaksanakan sesuai dengan jumlahnya, jenis, tidak kurang dan tidak lebih serta tepat waktu dan pelaksanaannya berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan.
Sebelum dilakukan perencanaan terlebih dahulu dilakukan rapat setiap kepala ruangan yang mengacu kepada setiap permintaan seluruh satuan kerja yang dilihat dari formulir pengajuan pengadaan barang.
Berikut pernyataan informan 1, informan 2 dan informan 3 dalam menjawab pertanyaan sistem perencanaan yang diterapkan dalam logistik non medik:
"Asudah sesuai karenakita selalu berdasarkan dengan kebutuhan, kita berharap semua barang yang diminta semua unit dapat terpenuhi kitakan juga untuk kelancaran pelayanan di rumah sakitA" .
Tahu.
PEMBAHASAN Unsur Input Prosedur adalah rangkaian tata yang saling berkaitan sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap yang harus dikerjakan dalam rangka penyelesaian suatu pekerjaan (Wahyuningsi, 2.
Fungsi prosedur adalah untuk menerangkan bagaimana cara membuat sesuatu berdasarkan langkah atau Lambert Stock .
dalam Hartono .
mengatakan, aktivitas-aktivitas logistik di bawah ini terlibat di dalam alur produk dari titik asal sampai ke titik konsumsi.
Selama ini prosedur perencanaan logistik non medik RSUD Haji Makassar sudah sesuai dengan ketetepan yang sejak lama berlaku di unit aset dan Prosedur tersebut dimulai dari formulir usulan barang yang diminta oleh setiap satuan kerja sampai dengan pendistribusian ke masing-masing unit satuan kerja dengan jumlah dan jenis barang yang sesuai dengan permintaan.
Prosedur yang telah ditetapkan juga telah disosialisasikan kepada setiap unit, terutama di bagian perencanaan dan perlengkapan yang bertugas dalam pembuatan perencanaan logistik non medik agar lebih mengerti dan lebih paham bagaimana seharusnya proses pelaksanaan kegiatan perencanaan yang baik dan benar.
Penelitian ini juga sejalan dengan penelitian Arrinary .
mengenai prosedur pengadaan barang dimulai dari usulan satuan kerja sampai di didistribusikan ke setiap unit.
" Aya itu ada prosedurnya, kita tampung permintaan dulu permintaan dari bawah toh lalu dirapatkan mi tentang perencanaanyaA" .
Tahu.
"AKita tetap mengacu kepada usulan dari setiap satuan kerja, jadi sebelum tahun berjalan kita telah mengedarkan format usulan apa yang menjadi permintaan dari masingmasing satuan kerjaA" .
Tahu.
" AKalo perencanaan itukan kita ambil semua dari bawah dari setiap satuan kerja berdasarkan apa yang mereka mintaA" .
Tahu.
Unsur Output (Perencanaan Logistik Non Medik yang Diinginka.
Proses perencanaan kegiatan logistik non medik dilakukan untuk memenuhi kebutuhan di setiap satuan kerja.
Sub Bagian Rumah Tangga, unit perencanaan serta aset dan perlengkapan dituntut untuk dapat memenuhi semua kebutuhan setiap satuan kerja sesuai dengan jenis, jumlah, ukuran dan fungsinya dengan menggunakan dana anggaran yang diberikan untuk ketersediaan logistik non medik secara optimal, efektif dan efisien.
Perencanaan yang dilakukan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan logistik non medik sesuai dengan kebutuhan.
Logistik yang diberikan harus sesuai dengan jenis, jumlah, tepat waktu dan tepat harga.
Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan dengan informan mengenai perencanaan yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan satuan kerja.
Berikut pernyataan dari informan 1, informan 2 dan informan 3 dalam menjawab pertanyaan mengenai perencanaan yang dibuat sudah sesuai jika dilihat dari jumlah dan jenis barang serta output yang diharapkan di logistik non Unsur Proses Perencanaan adalah kegiatan yang berkaitan dengan usaha merumuskan program yang didalamnya memuat segala sesuatu yang kebijaksanaan arah yang akan ditempuh, prosedur dan metode yang akan diikuti dalam usaha pencapaian tujuan (Riskawati, 2.
Perencanaan logistik non medik RSUD Haji dilakukan sebanyak dua kali setiap tahun.
Sebelum perlengkapan telah merekap semua permintaan kebutuhan setiap unit kerja untuk diajukan kebagian Yusuf, dkk: Profil PerencanaanA JPKPI Vol 03 No 02 Jul-Des 2020, pISSN 2620-9683, eISSN 2654-9921 Dalam melakukan perencanaan logistik non medik bagian perencanaan dan perlengkapan terkadang mengalami masalah dan kendala yang dihadapi yang bisa menjadi pemicu keterhambatan dalam ketersediaan logistik non medik di rumah sakit.
Perencanaan kebutuhan logistik non medik RSUD Haji tergantung dari pendapatan rumah sakit.
Anggaran yang tersedia tidak selalu mencukupi karena tergantung dari pendapatan rumah sakit dan data permintaan dari setiap user yang spesifikasi kebutuhannya yang tidak jelas serta perubahan data permintaan yang disebabkan oleh tren penyakit dan lonjakan pasien.
Salah satu faktor masalah ini terjadi dikarenakan tidak adanya metode atau cara penghitungan yang khusus yang diterapkan dalam melakukan perencanaan logistik non medik sehingga dalam pemenuhan permintaan kebutuhan terkadang belum efisien.
Penelitian ini sejalan dengan penelitian yang dilakukan Rahmatullah .
mengenai perencanaan logistik yang dilakukan dimulai dari menyusun rencana kebutuhan per unit sebelum awal tahun berjalan.
Unsur Output Output yang diharapkan dari perencanaan logistik non medik RSUD Haji adalah perencanaan yang sesuai dengan kebutuhan.
Perencanaan yang sesuai dengan jumlah, ukuran tepat waktu dan jenis yang diminta oleh satuan kerja dengan menggunakan dana anggaran sebaik-baiknya serta persediaan yang ada di gudang penyimpanan selalu tersedia dalam jumlah yang cukup untuk kebutuhan satuan kerja untuk periode tertentu.
Selama periode terdapat elemen-elemen biaya tertentu yang harus dipertimbangkan.
Sehingga tujuan dari perencanaan persediaan ini adalah meminimalisasi elemen-elemen biaya tersebut secara keseluruhan (Perkasa, 2.
Dari segi dana yang tersedia untuk perencanaan logistik non medik RSUD Haji dinilai masih sering mengalami kekurangan karena untuk perencanaan logistik non medik tergantung dari dana pendapatan rumah sakit.
Oleh karena itu dalam melakukan perencanaan logistik non medik Unit Sub Bagian Rumah Tangga.
Unit Perencanaan serta Unit Aset dan Perlengkapan RSUD Haji harus menggunakan dana anggaran secara optimal agar permintaan kebutuhan dari setiap satuan kerja dapat terpenuhi sesuai dengan permintaan yang diusulkan setiap satuan kerja.
dari formulir pengajuan kebutuhan, berkas amprahan, stock opname, kartu persediaan dan bukti fisik rak penyimpanan di gudang logistik non medik.
Unsur Proses Perencanaan Permintaan.
Perencanaan logistik non medik RSUD Haji Makassar secara umum melibatkan seluruh satuan kerja.
Perencanaan anggaran yang kadang tidak selalu cukup karena kebutuhan logistik rumah sakit yang bersifat fleksibel.
Permintaan untuk mengetahui jumlah permintaan setiap satuan kerja RSUD Haji Makassar dapat dilihat dari rekapan laporan jumlah kebutuhan masing-masing satuan kerja selama satu tahun.
Lead time.
Safety Stock dan Reorder Point.
Barang seperti ATK dan alat pembersih paling lama tiga hari berbeda dengan barang yang sifatnya inventaris biasanya memakan waktu yang cukup RSUD Haji Makassar tidak menyediakan safety stock.
Untuk menjaga menggunakan perhitungan yang baku.
Reorder Point Pemesanan kembali logistik non medik RSUD Haji Makassar dilakukan dengan melihat jumlah stok terakhir dan kartu persediaan barang di gudang perhitung yang baku.
Unsur Output Output yang diharapkan perencanaan logistik non medik RSUD Haji Makassar terpenuhinya setiap kebutuhan dari masing-masing satuan Perencanaan yang sesuai dengan jumlah, jenis, ketepatan waktu dan sesuai dengan ukuran yang diminta oleh satuan kerja dengan penggunaan dana anggaran seoptimal kelebihan stok yang menyebabkan kerugian rumah sakit akibat pemborosan dana.
Saran Prosedur yang telah diterapkan selama ini dipertahankan dan disosialisasikan kepada setiap satuan kerja agar lebih memahami alur perencanaan logistik non medik.
Disarankan untuk dana anggaran perencanaan logistik non medik dikelola seoptimal mungkin dan menggunakan metode perhitungan baku agar sesuai dengan persediaan kebutuhan setiap satuan kerja.
Disarankan dalam proses perencanaan logistik non medik lebih memperhatikan skala prioritas dalam pemenuhan permintaan kebutuhan barang setiap satuan kerja agar bisa menyesuikan dengan anggaran rumah sakit yang terbatas.
Disarankan menggunakan metode perhitungan yang baku untuk menetapkan jumlah barang yang harus disediakan untuk mencegah KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Unsur Input Proses perencanaan logistik non medik RSUD Haji Makassar sudah memiliki protap .
rosedur Prosedur dibuat sebagai pedoman agar tercapainya perencanaan kebutuhan yang efektif, efisien dan sebaik mungkin.
Sumber dana untuk perencanaan logistik non medik RSUD Haji Makassar berasal dari pendapatan rumah sakit.
APBD dan APBN.
Untuk mengetahui besarnya jumlah persediaan yang dibutuhkan setiap satuan kerja, dapat dilihat Yusuf, dkk: Profil PerencanaanA JPKPI Vol 03 No 02 Jul-Des 2020, pISSN 2620-9683, eISSN 2654-9921 terjadinya ketelambatan kedatangan barang dan terjadinya kelebihan stok dan kekurangan Begitu pula dengan kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali, disarankan untuk memakai metode perhitungan yang baku agar lebih tepat dalam menentukan kapan harus dilakukan pemesanan kembali.
Disarankan untuk membuat daftar barang yang dianggap sifatnya penting dan paling rutin menentukan skala prioritas barang yang harus disediakan demi tercapainya perencanaan yang diinginkan.
Administrasi, 2.
, 1Ae6.
https://media.
com/media/publications/11 7983-ID-analisis-pelaksanaan-manajemenlogistik.
Suherman.
, & Nurwahyuni.
Analisa Pengelolaan Kebutuhan Logistik Farmasi pada Instalasi Farmasi RS MBSD Periode Juli 2017- Juni 2018.
Jurnal Administrasi Rumah Sakit Indonesia, 5.
, 49Ae58.
https://doi.
org/10.
7454/ARSI.
V5I2.
Veronika.
Maidin.
, & Mardiana.
Penerapan Metode Konsumsi Dengan Peramalan.
Eoq.
Mmsl Dan Analisis Abc-Ven Dalam Manajemen Perbekalan Farmasi Di Rumah Sakit Pelamonia Makassar.
Jurnal Media Farmasi, 14.
, https://doi.
org/10.
32382/mf.
Wahyuningsi.
Pelaksanaan Pelayanan Prima Di Kantor Kecamatan Kretek Kabupaten Bantul.
Skripsi Universitas Negri Yogyakarta, 3.
, http://eprints.
id/32258/1/SKRIPSI_LES TARI WAHYUNINGSIH_13802242008.
DAFTAR PUSTAKA