Jurnal Kearsipan Volume 20 Nomor 2 Tahun 2025
E-ISSN: 2657-1706 / P-ISSN:1978-130X
jurnalkearsipan@anri.
| 146
Inovasi In-Out School Mail: Sistem Pengelolaan Arsip Sekolah (Surat Masuk dan Kelua.
Berbasis Android In-Out School Mail Innovation: School Archive Management System (Incoming and Outgoing Mai.
Based on Android Silvi Sitaviana Universitas Diponegoro Jalan Prof.
Sudarto No.
Tembalang.
Kec.
Tembalang.
Kota Semarang.
Jawa Tengah 50275 silvisitaviana@alumni.
Abstract Various agencies require archivists to manage archives in their agencies, both incoming and outgoing archives, one of which is in schools, namely administrative staff who manage school archives.
Entering the era of the industrial revolution 4.
0 where society is required to follow the development of the era and technological advances, the author applies an android-based application, namely In-Out School Mail as an innovation in the school archive management system .
ncoming and outgoing letter.
in schools which are divided into personal categories and official letters.
This research method is a qualitative method with data collection techniques, namely literature studies, interviews, and documentation.
Data analysis in this study is qualitative analysis.
The results of this study are first product specifications consisting of 6 display designs with a total storage space of 1 GB for incoming and outgoing letters.
Second, the implementation of administrative staff in this research partner explains how to test the implementation of the In-Out School Mail application.
We briefly explain the description to the administration before testing the application.
The In-Out School Mail application is in partnership with SMA Negeri 2 Ponorogo.
Through application testing starting from logging in, archiving incoming letters, deleting incoming letter archives, archiving outgoing letters, deleting outgoing letter archives, and logging out.
Third, this innovation is quite effective because it is safe, practical, and efficient.
Keywords: School Archives.
Incoming and Outgoing Letter.
In-Out School Mail.
Android Abstrak Berbagai instansi membutuhkan tenaga arsiparis untuk mengelola arsip di instansi mereka baik arsip masuk maupun arsip keluar salah satunya di sekolah yaitu tenaga administrasi tata usaha yang mengelola arsip Memasuki era revolusi industri 4.
0 yang mana masyarakat dituntut untuk mengikuti perkembangan jaman dan kemajuan teknologi maka penulis mengaplikasikan aplikasi berbasis android yaitu In-Out School Mail sebagai inovasi dalam sistem pengelolaan arsip sekolah .
urat masuk dan kelua.
di sekolah yang terbagi menjadi kategori pribadi dan surat dinas.
Metode penelitian ini yaitu metode kualitatif dengan teknik pengumpulan data yaitu studi literature, wawancara, dan dokumentasi.
Analisis data pada penelitian ini yaitu analisis kualitatif.
Hasil dari penelitian ini yaitu pertama spesifikasi produk yang terdiri dari 6 rancangan tampilan dengan total ruang penyimpanan 1 GB untuk surat masuk dan keluar.
Kedua, implementasi tenaga tata usaha pada mitra penelitian ini menjelaskan bagaimana uji coba dari penerapan aplikasi In-Out School Mail.
Gambaran singkat kami jelaskan kepada tata usaha sebelum melakukan uji coba aplikasi tersebut.
Aplikasi In-Out School Mail bermitra dengan SMA Negeri 2 Ponorogo.
Melalui https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Sitaviana Ae Inovasi In-Out School Mail: Sistem Pengelolaan Arsip Sekolah (Surat Masuk dan Kelua.
Berbasis Android pengujian aplikasi mulai dari login, mengarsipkan surat masuk, menghapus arsip surat masuk, mengarsipkan surat keluar, menghapus arsip surat keluar, dan logout.
Ketiga, inovasi ini cukup efektif karena aman, praktis, dan efisien.
Kata Kunci: Arsip Sekolah.
Surat Masuk dan Keluar.
In-Out School Mail.
Android.
PENDAHULUAN
memajukan negeri melalui pemanfaatan Latar Belakang akses yang ada seiring dengan perkembangan Indonesia sebagai salah satu negara di Asia Tenggara yang kaya akan Sumber Daya informasi dan komunikasi.
Alam (SDA) dan Sumber Daya Manusia Salah satu kecanggihan teknologi (SDM).
Tingginya jumlah populasi di informasi dan komunikasi di Indonesia Indonesia tersebut, diperkirakan Indonesia terbukti dengan masuknya revolusi digital.
akan memasuki bonus demografi pada tahun Revolusi digital sendiri sering dikaitkan (Savitri, 2.
mengemukakan bahwa bonus demografi adalah jumlah kelahiran dengan usia produktif cukup tinggi jika Revolusi digital berkaitan dengan dibandingkan dengan jumlah yang tidak Internet of Things (IoT).
Sehingga (Hariyono et.
al, 2.
Internet of bahwa dalam memasuki bonus demografi Things merupakan jaringan perangkat yang terkoneksi dengan jaringan internet yang populasi dengan usia yang produktif atau usia berfungsi untuk mengumpulkan, mengirim, angkatan kerja.
Sedangkan (Mukri, 2.
dan menerima data.
Kecanggihan teknologi berpendapat bahwa bonus demografi ialah informasi dan komunikasi salah satunya proporsi penduduk produktif usia 15-40 tahun menggunakan internet sudah bukan rahasia dalam evolusi kependudukannya.
Sehingga publik, bahkan pengguna internet dari dapat disimpulkan bahwa usia produktif atau berbagai usia baik kalangan remaja-lanjut usia angkatan kerja pada bonus demografi ini Indonesia direntang usia 15-40 tahun.
Adanya bonus Di kalangan anak muda baik SMP, demografi 2030 yang akan dihadapi oleh SMA, atau mahasiswa keberadaan internet pada masa kini sebagai salah satu fasilitas Indonesia kesempatan baik bagi Indonesia dengan https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
| 147
Sitaviana Ae Inovasi In-Out School Mail: Sistem Pengelolaan Arsip Sekolah (Surat Masuk dan Kelua.
Berbasis Android pembelajaran di sekolah.
Baik untuk mencari dipakai dalam sistem andoid tetapi belum sumber untuk mengerjakan pekerjaan rumah tersedia di PlayStore.
Diharapkan aplikasi ini dapat membantu meningkatkan efektivitas Tidak pengelolaan arsip surat masuk dan keluar keberadaan internet juga membantu tenaga berbasis andoid di sekolah.
Pengaplikasian administrasi di sekolah untuk menyelesaikan In-Out School Mail in dilakukan di SMA administrasi yang harus selesai tepat pada Negeri 2 Ponorogo karena lokasi tersebut waktunya terlebih jika berkas tersebut terjangkau dari rumah peneliti.
menumpuk dan berantakan maka diperlukan Melihat latar belakang di atas peneliti sistem pengolahan yang baik dan benar agar tertarik untuik melakukan penelitian dengan mudah dalam temu baliknya.
judul AuInovasi In-Out School Mail: Sistem Salah satu arsip sekolah yang sering terabaikan dan menumpuk dalam tata usaha Pengelolaan Arsip Sekolah (Surat Masuk dan Surat Kelua.
Berbasis Android.
sekolah adalah arsip surat masuk dan surat Tugas bagian tata usaha yang cukup banyak terkadang membuat surat masuk dan Rumusan Masalah Rumusan masalah dalam penelitian surat keluar tersebut bisa hilang.
Padahal ini antara lain:
surat tersebut cukup penting dan dibutuhkan Bagaimana spesifikasi dan perancangan oleh penerima surat.
Sering kali juga dari produk In-Out School Mail sebagai dijumpai tenaga tata usaha di sekolah sudah pengelolaan surat? cukup lanjut usia sehingga diperlukan Bagaimana implementasi produk In-Out pengolahan sistem surat masuk dan surat School Mail sebagai pengelolaan surat keluar secara efektif untuk meminimalisir masuk dan keluar di SMA Negeri 2 hal-hal buruk yang bisa terjadi di masa depan.
Ponorogo? Berkaca dari permasalahan di atas maka peneliti menciptakan Bagaimana efektivitas In-Out School inovasi surat Mail sebagai pengelolaan surat masuk masuk dan keluar yang dapat diaplikasikan dan keluar di SMA Negeri 2 Ponorogo? oleh tenaga tata usaha di sekolah agar pengelolaan surat masuk dan keluar bisa lebih Tinjauan Literatur baik ke depannya.
Aplikasi ini sudah bisa https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Sitaviana Ae Inovasi In-Out School Mail: Sistem Pengelolaan Arsip Sekolah (Surat Masuk dan Kelua.
Berbasis Android Adapun tujuan dari penelitian ini Bagaimana spesifikasi dan perancangan antara lain:
dari produk In-Out School Mail sebagai Untuk mengetahui bagaimana spesifikasi pengelolaan surat? dan perancangan dari produk In-Out Bagaimana implementasi produk In-Out School Mail sebagai pengelolaan surat.
Untuk School Mail sebagai pengelolaan surat masuk dan keluar di SMA Negeri 2 implementasi produk In-Out School Mail sebagai pengelolaan surat masuk dan Ponorogo? Bagaimana efektivitas In-Out School keluar di SMA Negeri 2 Ponorogo.
Mail sebagai pengelolaan surat masuk Untuk mengetahui efektivitas In-Out dan keluar di SMA Negeri 2 Ponorogo? School Mail sebagai pengelolaan surat masuk dan keluar di SMA Negeri 2 Tinjauan Literatur Ponorogo.
Arsip Sekolah Istilah arsip bagi sebagian orang Manfaat awam dirasakan masih asing.
Selintas dalam Manfaat dari penelitian ini antara lain:
Secara Teoritis benak arsip seperti tumpukan berkas dalam suatu ruangan yang sudah bertahun-tahun Secara teoritis penelitian ini Seperti yang sudah disinggung di memberikan tambahan ilmu pengetahuan atas bahwa setiap hari sebenarnya kita telah menciptakan arsip dan kegiatan yang kita pengelolaan surat masuk dan keluar berbasis digital.
hanya dikelola oleh Dinas Perpustakaan dan Secara Praktis Secara lakukan tidak terlepas dari arsip.
Arsip tidak Kearsipan memiliki seorang arsiparis dan tenaga memberikan tambahan ilmu mengenai pengelolaan arsip sekolah yaitu surat mengelola arsip itu sendiri mulai dari masuk dan keluar dengan implementasi berupa inovasi berbasis android.
mengelompokkan arsip, pembelian bahan dan https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
| 149
Sitaviana Ae Inovasi In-Out School Mail: Sistem Pengelolaan Arsip Sekolah (Surat Masuk dan Kelua.
Berbasis Android pengamanan arsip, menyusun jadwal retensi, kedua .
rsip vital sebagai persyaratan dasar serta penyusutan arsip.
bagi kelangsungan operasional pencipta Salah satu instansi yang mengelola arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak arsip dalam kegiatannya yaitu sekolah.
Arsip dapat digantikan apabila rusak atau hilan.
, sekolah merupakan rekaman kegiatan atau yang ketiga arsip aktif .
rsip yang frekuensi peristiwa dalam berbagai bentuk dan media penggunaannya tinggi atau terus-meneru.
, yang keempat arsip inaktif .
rsip yang informasi dan komunikasi yang dibuat dan frekuensi penggunaannya telah menuru.
, diterima oleh lembaga pendidikan seperti Di sini peran pustakawan dan tata usaha dalam menjaga arsip sekolah cukup memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis penting dikarenakan di sekolah pustakawan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik (Bagyoastuti & Wijayanti, 2.
secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau informasi perpustakaan dan kearsipan antara lembaga kearsipa.
, dan yang terakhir adalah lain: mengorganisasikan koleksi pustaka, arsip terjaga .
erkaitan dengan keberadaan mengimplementasikan teknologi informasi dan keberlangsungan hidup bangsa dan dan komunikasi dalam sistem perpustakaan dan kearsipan, serta memberikan layanan keamanan, dan keselamatannya.
rsip Jenis arsip di sekolah sendiri di perpustakaan dan kearsipan.
Jadi urusan- antaranya: pertama arsip vital seperti: Surat urusan administrasi seperti surat-menyurut Keterangan Pendirian Sekolah.
Surat Ijin dikelola oleh tata usaha sekolah.
Operasional Sekolah.
Sertifikat Akreditasi Jenis-jenis arsip terdiri dari tujuh jenis Sekolah, dan Buku Induk Siswa.
Kedua, arsip secara umum antara lain yang pertama arsip aktif seperti: ijazah, transkip nilai, rapor, dan surat-menyurat.
Ketiga, arsip inaktif seperti:
langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan dokumen keuangan dan kepegawaian.
Surat- disimpan dalam jangka waktu tertentu serta menyurat sekolah salah satu arsip aktif dalam terdiri dari arsip aktif dan arsip inakti.
, yang sekolah yang merupakan bagian manajerial .
rsip https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Sitaviana Ae Inovasi In-Out School Mail: Sistem Pengelolaan Arsip Sekolah (Surat Masuk dan Kelua.
Berbasis Android sekolah dan bagian dari arsip pendidikan.
Beberapa fungsi surat menurut (Sattar, 2.
arsip pendidikan antara lain (Rosalin, 2.
antara lain yang pertama Garis-Garis Pengajaran sebagai bukti akuntabilitas yaitu surat yang (GBPP).
Satuan Pelajaran (SP).
Program sangat penting informasinya karena dapat Pengajaran.
Rekapitulasi Pelaksan Proses digunakan sebagai alat pertanggungjawaban Belajar Mengajar, dan Daftar Absensi Siswa untuk dikemudian hari.
yang kedua sebagai dan Guru.
Arsip sekolah tersebut tentunya sarana pengingat yaitu surat dipergunakan harus dijaga dan dikelola dengan baik karena akan berpengaruh pada administrasi dan didengar, dilihat, dan diingat oleh manusia.
tatanan suatu sekolah.
yang ketiga sebagai sarana kebijakan yaitu Besar Program surat dapat dipergunakan untuk tolak ukur Surat Masuk dan Keluar pemimpin dalam menentukan kebijakan.
Naskah dinas suatu organisasi dan yang keempat sebagai wakil atau duta instansi cukup erat dan identik dengan surat.
organisasi yaitu dalam penyusunan surat Dalam instansi lembaga pendidikan seperti hendaknya berhati-hati karena mencerminkan sekolah untuk urusan surat menyurat dikelola corak organisasi, yang kelima sebagai oleh bagian administrasi atau tata usaha.
pedoman untuk bertindak, yang keenam (Irjus, 2.
tata usaha sebagai salah satu sebagai bukti proses pengadilan dan yang unsur dari administrasi merupakan pelayanan terakhir sebagai bukti sejarah.
terhadap penyelenggaraan usaha kerjasama Secara garis besar ada dua surat masuk dan keluar antara lain surat pribadi yaitu surat yang dikirim dari perseorangan Wujud daripada keterangan- dan surat dinas yang berasal dari suatu keterangan yang merupakan sarana pokok instansi maupun organisasi tertentu.
Surat dari kegiatan tata usaha dapat berupa surat- biasanya dikirim dengan dimasukkan ke menyurat, formulir, kartu-kartu, daftar-daftar, dalam amplop dengan jenis kertas A4 dan gambar, foto-foto, dan benda lainnya yang ukurannya 297x210 mm berat 80 gram.
dapat memberi keterangan.
Untuk Surat tidak hanya sebagai media komunikasi tertulis dalam menyampaikan dipermanenkan maka kertas yang digunakan adalah bebas asam dan bebas lignin.
https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
| 151
Sitaviana Ae Inovasi In-Out School Mail: Sistem Pengelolaan Arsip Sekolah (Surat Masuk dan Kelua.
Berbasis Android Dalam bersangkutan atau pada lembar khusus.
Tahap keempat yaitu pengarahan surat terdapat istilah buku agenda yang berfungsi dengan menuliskan instruksi pada lembar untuk mencatat surat masuk.
Tahapan surat disposisi dan siapa selanjutnya yang harus masuk antara lain yang pertama surat yang memproses surat tersebut.
baru masuk biasanya diterima oleh satpam Tahap kelima yaitu penyampaian dan front officer untuk kemudian diberikan surat kepada yang bersangkutan.
Kemudian kepada tata usaha.
Selain mengumpulkan penerima surat harus menandatangani buku surat yang baru diterima juga meneliti Buku ekspedisi terbagi menjadi ketepatan alamat tujuan surat masuk dan dua antara lain intern untuk mencatat menandatangani bukti pengiriman surat yang penyampaian surat yang disampaikan di sudah diterima.
Kedua, setelah surat diterima lingkungan organisasi itu sendiri dan ekstern maka masuk pada tahap penyortiran surat yang disampaikan di luar organisasi.
Tahap dengan menggolongkan surat pribadi maupun keenam yaitu penyimpanan surat asli atau surat dinas.
Apabila surat tersebut pribadi salinan oleh tata usaha menggunakan sistem seperti ditujukan kepada siswa berprestasi penyimpanan tertentu seperti abjad, subyek, atau guru teladan dapat segera diberikan wilayah, tanggal, dan nomor.
kepada yang bersangkutan, akan tetapi jika Apabila surat dikeluarkan oleh dinas ditujukan kepada sekolah harus cepat diurus maka biasanya terdapat kop dan nomor surat oleh tata usaha.
pada bagian atas.
Sebelum surat dikeluarkan Tahap ketiga yaitu pencatatan surat harus mendapat persetujuan dari pimpinan yang dilakukan di buku agenda.
Jika surat untuk selanjutnya ditulis pada buku agenda sudah dicatat pada buku agenda maka akan surat keluar sebelum surat didistribusikan.
Membuat diserahkan pada pimpinan beserta lembar sembarangan, untuk itu biasanya tata usaha disposisi untuk tidak lanjut dari surat masuk mengecek surat sebelum ditandatangani (Penulis, 2.
pengertian disposisi pimpinan dan membuat salinan dari surat adalah pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas.
Surat keluar juga terdiri dari dua yang langsung dituliskan pada surat yang Pertama yaitu surat pribadi yang https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Sitaviana Ae Inovasi In-Out School Mail: Sistem Pengelolaan Arsip Sekolah (Surat Masuk dan Kelua.
Berbasis Android ditujukan kepada pribadi atau perseorangan Metode dan yang kedua yaitu surat dinas yang Dalam ditujukan kepada instansi lainnya.
Surat menggunakan metode kualitatif.
(Ardyan, keluar dari sekolah biasanya diantar oleh Elia, 2.
metode kualitatif merupakan pegawai sekolahan atau dapat dikirim via pos, kerangka di mana terdapat upaya dalam jne, jte tergantung jarak instansi yang dituju.
Apabila penganalisisan yang cukup komprehensif di menggunakan alternatif via pos agar lebih efesien dan praktis tanpa harus mengeluarkan Tentunya suatu peristiwa.
Penelitian kualitatif biasanya terdapat pada sosial budaya dengan data non statistik menyantumkan nomor telepon dari pihak karena data yang diperoleh dianalisis dan yang dituju.
diinterpretasikan ke dalam bentuk pola-pola Adanya inovasi In-Out School Mail kalimat deskripsi.
menjadikan sistem surat-menyurat baik surat masuk maupun surat keluar menjadi efektif dan efisien karena sudah tersedia secara Teknik Pengumpulan Data Teknik penelitian ini antara lain:
Studi Literature:
mengumpulkan studi literature terkait METODE penelitian tersebut.
Tanggal dan Lokasi Penelitian Tanggal Lokasi Wawancara:
Penelitian Penelitian ini dilaksanakan pada Bulan Maret 2021 di SMA Negeri 2 Ponorogo pada saat wawancara kepada kepala tata usaha di SMA Negeri 2 Ponorogo.
Dokumentasi: peneliti pandemi COVID-19 berlangsung.
Sebelum dokumentasi pada setiap kegiatan dalam penelitian.
melakukan survei di lapangan, melakukan perizinan, mengumpulkan literature terkait, dan melakukan penelitian di lokasi setelah mendapat persetujuan.
Teknik Analisis Data Analisis data pada penelitian ini yaitu analisis data kualitatif dengan menganalisis https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
| 153
Sitaviana Ae Inovasi In-Out School Mail: Sistem Pengelolaan Arsip Sekolah (Surat Masuk dan Kelua.
Berbasis Android hasil-hasil yang diperoleh selama penelitian Pada menu arsip masuk dan arsip keluar dan dijabarkan atau diinterpretasikan ke terbagi menjadi 2 sub bagian yaitu arsip dalam deskripsi kalimat.
pribadi atau arsip dinas.
Arsip pribadi untuk mengarsipkan arsip yang ditujukan pada dan dari perseorangan sedangkan arsip dinas HASIL DAN PEMBAHASAN Spesifikasi Produk dan Perancangan In-Out School Mail adalah aplikasi berbasis android untuk sistem pengelolaan arsip sekolah yaitu surat masuk dan keluar.
Aplikasi ini dengan design android untuk memudahkan karyawan-karyawati sekolah dalam mengarsipkan surat masuk dan keluar Pengaplikasiannya cukup sederhana dengan login melalui salah satu Gmail di handphone.
Total ruang penyimpanan untuk dokumen arsip sekolah pada aplikasi In-Out School Mail sebesar 1 GB.
Database yang tersimpan pada aplikasi tersebut berdasarkan Google sehingga aman dan terhindar dari hacker.
Menu pada aplikasi ini terdiri dari 2 menu utama yaitu menu arsip masuk yaitu surat masuk dan menu arsip keluar yaitu surat Aplikasi ini dirancang memakan waktu 1 bulan.
Pengoperasian dari In-Out School Mail pertama harus login melalui untuk mengarsipkan arsip yang ditujukan pada dan dari suatu instansi atau lembaga.
Terdapat juga menu add Augambar ( )Ay pada bagian kanan bawah untuk menambah dokumen dan untuk download.
Selain itu, untuk menghapus dokumen hanya tinggal klik dokumen lalu akan muncul pilihan untuk download dan menghapus dokumen tersebut.
Ketika sudah menggunakan aplikasi, maka menu logout ada pada menu bagian kanan File yang dapat diupload pada aplikasi In-Out School Mail yaitu hanya pdf.
Ketika menu add di klik maka akan muncul dengan handphone tersebut.
Pemilihan file pdf bertujuan agar file mudah dibaca dan tidak berubah karena biasanya Microsoft Word dengan tahun yang berbeda tidak support pada file dan menyebabkan file berantakan.
Berikut ini rancangan aplikasi In-Out School Mail:
akun Gmail di handphone.
Lalu terdapat menu pilihan arsip masuk atau arsip keluar.
https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Sitaviana Ae Inovasi In-Out School Mail: Sistem Pengelolaan Arsip Sekolah (Surat Masuk dan Kelua.
Berbasis Android Gambar 1.
Tampilan Depan In-Out School Mail (Sumber: Dokumentasi Pribad.
Tampilan depan pada In-Out School Mail berisi ilustrasi gambar perempuan yang sedang membawa map berisi arsip dan di bawahnya berisi judul In-Out School Mail.
Bagian bawah sendiri pada tampilan depan yaitu menu login dengan menggunakan Gmail.
Gambar 3 Tampilan Sub Menu (Sumber: Dokumentasi Pribad.
Tampilan sub menu berisi menu arsip masuk dan menu arsip keluar.
Pada kedua menu tersebut dapat dipilih yang mana dokumen yang akan diarsipkan, tergolong arsip masuk atau arsip keluar.
Gambar 2 Tampilan Login (Sumber: Dokumentasi Pribadi Tampilan login berisi daftar Gmail yang tercantum di handphone tersebut.
Pengguna dapat memilih akun Gmail yang akan digunakan untuk login dengan mengklik salah satu Gmail yang diinginkan.
Secara otomatis maka akan masuk pada akun In-Out School Mail.
https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
| 155
Sitaviana Ae Inovasi In-Out School Mail: Sistem Pengelolaan Arsip Sekolah (Surat Masuk dan Kelua.
Berbasis Android dengan dua jenis arsip yaitu surat pribadi dan surat dinas.
Sedangkan Augambar ( )Au di Gambar 4 Tampilan Arsip Masuk dan Keluar (Sumber: Dokumentasi Pribad.
Tampilan sub menu berisi menu arsip masuk dan menu arsip keluar.
Pada kedua menu tersebut dapat dipilih yang mana dokumen yang akan diarsipkan, tergolong arsip masuk atau arsip keluar.
Bagian atas sendiri yaitu judul aplikasi dan di bawahnya tepat yaitu jenis menu arsip masuk dan keluar Gambar 5.
Tampilan Upload Dokumen Surat Masuk dan Keluar (Sumber: Dokumentasi Pribad.
Tampilan upload dokumen surat masuk dan keluar terdiri dari judul sebagai https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Sitaviana Ae Inovasi In-Out School Mail: Sistem Pengelolaan Arsip Sekolah (Surat Masuk dan Kelua.
Berbasis Android judul dokumen.
Menu bawahnya yaitu menu sendiri yaitu simbol S pada kanan atas yang untuk mengupload file .
pload file her.
File menjadi tanda awal kata Gmail yang yang akan diupload telah otomatis memilah digunakan untuk login pada aplikasi.
dokumen yang pdf karena telah disetting hanya dapat menerima file pdf.
Selanjutnya Implementasi Produk yaitu jenis surat dapat dipilih yaitu surat Aplikasi In-Out School Mail pribadi dan surat dinas.
Kemudian tombol merupakan suatu inovasi aplikasi untuk submit untuk mengupload dokumen yang mengarsipkan surat masuk dan surat keluar di telah dipilih.
sekolah yang berbasis android.
Aplikasi ini diimplementasikan pada Tata Usaha (TU) atau tenaga administrasi di sekolah dalam mengarsipkan surat masuk dan keluar dengan praktis, efisien, dan aman hanya melalui handphone android.
Aplikasi ini dapat Implementasi secara langsung sendiri, penulis bekerjasama dengan SMA Negeri 2 Ponorogo sebagai Gambar 6 Tampilan Dokumen dan Menu Logout (Sumber: Dokumentasi Pribad.
mitra dalam melakukan implementasi In-Out School Mail secara langsung di sekolah.
Implementasi yang dilakukan yaitu Gambar tampilan dokumen yang secara uji coba aplikasi oleh bagian Tata berhasil ter-upload.
Jika dokumen yang Usaha (TU) setelah dilakukan analisis dipilih diklik maka akan muncul pilihan untuk kebutuhan pada arsip di sekolah.
Sebelum men-download atau menghapus dokumen melakukan uji coba, peneliti memberikan Terdapat juga tanda silang untuk gambaran dan penjelasan mengenai aplikasi membatalkan opsi pilihan.
Menu logout Uji coba yang pertama yaitu login https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
| 157
Sitaviana Ae Inovasi In-Out School Mail: Sistem Pengelolaan Arsip Sekolah (Surat Masuk dan Kelua.
Berbasis Android melalui salah satu Gmail di handphone.
Kemudian uji kedua dengan masuk pada Pengujian Pemberkasan dan Temu Balik Arsip Digital `Secara manual pemberkasan arsip surat-menyurat di SMA Negeri 2 Ponorogo dokumen surat masuk yang ingin diarsipkan dilakukan seperti biasanya dan bentuk dan dihapus dengan memilah terlebih dahulu digitalnya sebagai arsip di salin dalam bentuk yang mana kategori surat pribadi dan surat digital serta disimpan dalam komputer local Di sini peneliti memiliki inovasi In-Out Uji coba ketiga dengan masuk pada Pengujian School Mail untuk melengkapi pemberkasan arsip surat-menyurat dalam bentuk digital dalam satu aplikasi android.
Pertama, terlebih dokumen surat keluar yang ingin diarsipkan dahulu melakukan pemberkaan arsip secara dan dihapus dengan memilah terlebih dahulu Kedua, melakukan digitalisasi arsip yang mana kategori surat pribadi dan surat atau dilakukan scan berkas dan diberkaskan Uji coba keempat yaitu dengan logout secara digital di In-Out School Mail.
dari aplikasi In-Out School Mail.
Setelah dilakukan pengujian secara 4 tahap selama 2 kali pengujian, berdasarkan hasil wawancara kepada tenaga tata usaha didapatkan hasil bahwa aplikasi In-Out School Mail mudah mengarsipkan surat masuk dan keluar.
Sebelumnya mitra kami mengarsipkan surat
masuk dan keluar secara manual dan bentuk digitalnya hanya melalui dokumen yang tersimpan local D di komputer sekolah, dengan adanya aplikasi ini menjadi inovasi
Tata
Usaha
(TU)
mengarsipkan surat masuk dan surat keluar.
Gambar 7 Aplikasi In Out School Mail (Sumber: Dokumentasi Pribad.
https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Sitaviana Ae Inovasi In-Out School Mail: Sistem Pengelolaan Arsip Sekolah (Surat Masuk dan Kelua.
Berbasis Android Arsip masuk yang sudah digitalisasi diunggah ke dalam folder arsip masuk.
Secara otomatis berkas akan tersaring dengan Tampilan arsip yang sudah terunggah seperti di bawah.
Paling bawah adalah adalah arsip yang lama dan yang atas adalah arsip yang Arsip digital diberi sebagai contoh:
AM_02_4 Maret 2021.
AM adalah Arsip Masuk, 02 adalah nomor agenda, dan 4 Maret 2021 adalah tanggal surat masuk.
Gambar 9 Temu Balik Arsip Masuk dengan Nomor Agenda dan Tanggal Surat (Sumber: Dokumentasi Pribad.
Sedangkan arsip keluar yang sudah digitalisasi diunggah ke dalam folder arsip Tampilan arsip yang sudah terunggah Gambar 8 Tampilan Arsip Masuk (Sumber: Dokumentasi Pribad.
Temu balik arsip masuk secara digital dilakukan dengan mencari nomor agenda dan tanggal surat atau bisa hanya dengan seperti di bawah.
Paling bawah adalah adalah arsip yang lama dan yang atas adalah arsip yang baru.
Arsip digital diberi sebagai contoh: AK adalah Arsip Keluar, 02 adalah nomor agenda, dam 9 Maret 2021 adalah tanggal surat keluar.
memasukkan tanggal surat yang ingin dicari.
https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
| 159
Sitaviana Ae Inovasi In-Out School Mail: Sistem Pengelolaan Arsip Sekolah (Surat Masuk dan Kelua.
Berbasis Android Gambar 10 Tampilan Arsip Keluar Gambar 11 Temu Balik Arsip Keluar dengan Nomor Agenda dan Tanggal Surat (Sumber: Dokumentasi Pribad.
(Sumber: Dokumentasi Pribad.
Temu balik arsip keluar secara digital dilakukan dengan mencari nomor agenda dan tanggal surat atau bisa hanya dengan memasukkan tanggal surat yang ingin dicari.
Secara otomatis berkas akan tersaring dengan Pemberkasan arsip surat masuk dan surat keluar secara manual tetap dilakukan seperti biasa dan hasil pemberkasan manual didigitalisasi menjadi digital serta disimpan In-Out School Mail memudahkan dalam pencarian informasi secara digital tanpa harus membongkar file https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
Sitaviana Ae Inovasi In-Out School Mail: Sistem Pengelolaan Arsip Sekolah (Surat Masuk dan Kelua.
Berbasis Android Efektivitas Produk Selain itu, tampilan dalam aplikasi In- Aplikasi In-Out School Mail ini Out School Mail mudah dipahami sehingga terbukti efektif dalam mengarsipkan surat memudahkan tenaga tata usaha yang telah lanjut usia untuk memahami pengoperasian aplikasi tersebut.
Fitur-fitur pada aplikasi In- menggunakan smartphone.
Aplikasi In-Out Out School Mail jelas, singkat, dan tidak School Mail merupakan aplikasi sebagai susah dalam pengoperasinnya seperti menu inovasi terbaru untuk mengarsipkan surat login, upload file, download file, dan logout.
masuk dan keluar berbasis android yang Aplikasi In-Out School Mail yang terintegrasi bertujuan untuk menyimpan arsip sekolah dengan Gmail memudahkan tata usaha ketika dalam bentuk digital.
In-Out School Mail ini membuka aplikasi dari handphone yang dibuat untuk bagian Tata Usaha (TU) dalam berbeda karena hanya dengan mengingat memudahkan mengarsipkan surat secara akun Gmail maka tata usaha dapat login efesien, praktif, dan aman.
Selain itu juga dengan handphone yang berbeda.
Selain itu, mengurangi penggunaan kertas yang tidak data yang telah diarsip tidak akan hilang.
ramah lingkungan di sekolah.
Aplikasi In-Out School Mail menjadi salah Pengaplikasiannya Melalui aplikasi ini pihak sekolah satu inovasi terbaru di dunia kearsipan berupa khusunya tata usaha tidak usah cemas akan aplikasi berbasis android untuk mengelola data yang mungkin bisa disabotase oleh pihak arsip masuk dan arsip keluar di sekolah yang database pada aplikasi ini terhubung dengan google melalui Gmail yang telah didaftarkan Terlebih pada kondisi pandemi COVID19 ini yang menganjurkan kita untuk beribadah di rumah, bekerja di rumah, dan beraktivitas di rumah.
Maka, aplikasi ini menjadi salah satu inovasi terbaru untuk memudahkan tata usaha dalam mengarsipkan surat hanya melalui handphone android Gambar 12 Wawancara Peneliti Bersama Bapak Mansur selaku Kepala Tenaga Administrasi di SMA Negeri 2 Ponorogo Sumber: Dokumentasi Pribadi https://doi.
org/ 10.
46836/jk.
Copyright A 2025 Author.
Published by Direktorat Sistem Kearsipan.
Arsip Nasional Republik Indonesia.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.
0 International License.
| 161
Sitaviana Ae Inovasi In-Out School Mail: Sistem Pengelolaan Arsip Sekolah (Surat Masuk dan Kelua.
Berbasis Android
SIMPULAN
SIMPULAN
Arsip merupakan bagian vital dari Ucapan terima kasih saya ucapkan kehidupan dan bahkan tanpa kita sadari setiap sebesar-besarnya kepada:
hari kita telah menciptakan arsip.
Melihat era Tuhan Yang Maha Esa telah memberikan saya umur dan kesehatan untuk terus mengaplikasikan suatu inovasi teknologi dan mengarsipkan arsip sekolah yaitu surat masuk dan keluar berbasis android.
Aplikasi In-Out Keluarga besar saya tercinta yang selalu memberikan dukungan.
School Mail bertujuan sebagai arsip digital.
Keluarga besar STr.
Informasi dan menjaga dari hilangnya data yang termakan Humas.
Sekolah Vokasi.
Universitas virus di komputer, rusaknya arsip yang asli.
Diponegoro tempat saya menimba ilmu.
dan memudahkan pekerjaan para karyawan Teman dekat yang selalu memberikan atau karyawati khususnya tata usaha dalam waktu untuk bertukar pendapat baik di bidang ilmiah maupun non ilmiah.
pengoperasiannya dapat melalui handphone kapan saja dan di mana saja.
Implementasi
DAFTAR PUSTAKA