ANALISIS PERAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS
PROSEDUR PEMBAYARAN UTANG KEPADA SUPPLIER PADA
FURAMAXCLUSIVE RESORT & VILLA UBUD
Kadek Diah Andhita Pradnyawati1.
Putu Aristya Adi Wasita2.
Program Studi Akuntansi.
Fakultas Bisnis.
Pendidikan Dan Humaniora.
Universitas Dhyana Pura.
Jl.
Raya Padang Luwih Tegljaya Dalung Kuta Utara.
Bali.
Indonesia Corresponding Author: ariswasita@undhitabali.
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk meganalisis bagaimana peran sistem informasi akuntansi digunakan, khususnya prosedur pembayaran utang kepada supplier pada FuramaXclusive Resort & Villa Ubud, penelitian ini menggunakan teknik pengumpulan data melalui observasi dan wawancara.
Departemen Finance menerapkan prosedur pembayaran dan aturan yang harus dipatuhi bersama oleh pihk hotel dan pihak supplier yakni dari proses penerimaan invoice dari supplier, pengajuan pembayaran utang, hingga proses pelunasan utang baik seacara tunai ataupun secara kredit.
Hal ini dilakukan agar pelunasan utang dapat dilakukan dengan efisien.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa prosedur pelunasan utang supplier di FuramaXclusive Resort & Villa.
Ubud menggunakan sistem informasi akuntansi dengan baik, namun masih terdapat beberapa hambatan seperti supplier terlambat untuk melakukan penukaran tanda terima,supplier lupa untuk menyerahkan kuitansi dan dokumen pendukung pembayaran utang, adanya perbedaan harga yang ada pada sistem dengan invoice yang diterima, dan beberapa nota atau invoice dari supplier yang Hal ini menyebabkan pihak hotel tertundangan pembayaran uatang kepada supplier.
Kata kunci: Sistem Informasi Akuntansi.
Prosedur.
Pembayaran Utang
PENDAHULUAN
Sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi yang menyajikan laporan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan terkait pengambilan Manajemen hotel memelurkan sistem informasi akuntansi untuk proses pengambilan keputusan dan penyusunan anggaran kerja.
Departemen hotel menyusun anggaran kerja sebelum operasional dimulai, serta merencanakan secara individu yang secara teknis diawali dari penjualan.
Efektivits suatu sistem informasi dapat diukur dari kemampuannya untuk menghasilkan informasi yang dapat diukur dari kemampuannya untuk menghasilkan informasi yang dapat diterima dan memenuhi ekspektasi informasi secara tepat waktu .
, akurat .
, dan terpercaya .
(Fahmi.
Pengendalian sistem informasi akuntansi juga dapat digunakan untuk pengoperasional perusahaan sehari-hari, seperti transaksi pembelian tunai dan kredit yang seringkali menghasilkan utang.
(Wanda & Yuliati, 2.
Utang adalah segala kewajiban keuangan yang harus dipunuhi oleh suatu perusahaan atau debitur kepada pihak lain yang belum dipenuhi.
Utang inilah yang akan menjadi sumber dana atau modal yang diterima perusahaan dari kreditur (Putriani, 2.
Utang timbul ketika barang atau jasa diterima sebelum pembayaran dilakukan.
Dalam transaksi bisnis, suatu bisnis sering kali membeli sesuatu secara kredit dari supplie untuk dijual kembali kepada para pelanggan.
Utang ini biasanya akan segera dilunasi oleh perusahaan dalam jangka waktu yang sangat singkat, sesuai dengan syarat-syarat kredit .
redit ter.
yang ditetapkan dalam faktur tagihan .
(Dini, 2.
Pembayaran utang mengakibatkan arus kas keluar dari sumber daya perusahaan, termasuk keuntungan ekonomi.
Siklus pengeluaran .
xpenditure cycl.
adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemerosesan informasi terkait yang secara terus menerus dikaitkan dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa.
Departemen finance adalah salah satu departemen yang bertanggung jawab atas pengelolaan biaya atau pembiayaan serta pendapatan yang diperoleh dari operasional hotel.
Departemen finance menjadi salah satu bagian yang terpenting dihotel karena departemen ini mengatur dan memantau keuangan Dalam departemen finance terdapat beberapa bagian yang dimana salah satunya adalah account payable yang bertanggung jawab atas pencatatan utang perusahaan dan melakukan pembayaran semua transaksi barang maupun jasa yang dilakukan oleh perusahaan.
Account payable merupakan salah satu bagian yang bertanggung jawab atas proses pembayaran utang kepada supplier (Yasar & Sya, 2.
Supplier atau pemasok adalah perusahaan atau individu yang menyediakan sumber daya yang dibutuhkan perusahaan dan pesaingnya untuk memproduksi barang atau jasa tertentu.
Supplier dapat memberikan dampak yang sangat penting terhadap pemasaran suatu perusahaan, sehingga perusahan mencari supplier yang dapat menjaga kualitas bahan dan barang yang efisien.
Supplier memegang peranan yang sangat penting dalam rantai supplier produk yang didistribusikan ke pelanggan yaitu supplier harus memastikan bahwa bahan dan barang tersedia bagi yang membutuhkan dan supplier harus memastikan bahwa semua produk diterima oleh pembeli dengan keadaan baik.
Dalam proses pembayaran utang kepada supplier memerlukan dokumen pendukung yang dikelola account payable seperti nota, invoice,Adan lain sebagainya sebagai bukti transaksi pembayaran yang sah (Septiani et al.
, 2.
Beberapa kendala pembayaran invoice lainnya yang dihadapi oleh bagian account payable FuramaXclusive Resort & Villa Ubud yaitu keterlambatan penyerahan bukti tagihan .
oleh supplier, kesalahan pencatatan nominal invoice, dan tidak diserahkannya dokumen-dokumen antar depertemen tepat waktu, dan penyimpanan dokumen yang tidak pada tempatnya.
Berdasarkan latar belakang dan permasalahan tersebut maka penulis memilih judul penelitian AuAnalisis Peran Sistem Informasi Akuntansi atas Prosedur Pembayaran Utang Kepada Supplier pada FuramaXclusive Resort & Villa UbudAy.
METODE PENELTIAN
Penelitian ini berlokasi di FuramaXclusive Resort & Villa Ubud yang berlokasi di Jl.
Raya Mambal.
Banjar Bindu.
Desa Mekar Bhuwana.
Abiansemal, dilaksanakan dari bulan September 2024 - bulan Maret 2025.
Penelitian ini menggunakan penelitian deskriptif kuantitatif.
Penelitian deskriptif kuantitatif adalah penelitian yang bertujuan untuk meneliti fenomena yang terjadi saat ini atau masa lampau.
Penelitian ini dilakukan melalui wawancara dan observasi.
Penelitian melakukan wawancara kepada department head finance dan staff department finance, serta melakukan obeservasi secara langsung dan menganalisis dokumen penelitian ini yang bersumber dari perusahaan.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Prosedur pembayaran utang di FuramaXclusive Resort & Villa Ubud yang harus dilakukan yaitu mencatat invoice ke dalam jurnal.
Prosedur pengolaan invoice terbagi menjadi dua, yaitu pengolaan invoice untuk barang dan pengolaan invoice untuk jasa.
Pengolahan invoice barang berawal dari kedatangan barang yang diterima oleh bagian Receiving untuk dilakukan pengecekan apakah sudah sesuai dengan barang yang di order (Purchase Orde.
atau belum.
Proses invoice untuk penggunaan jasa dimulai dengan penerimaan invoice, yang kemudia diberikan kepada departemen yang bertanggungjawab atas pengunaan invoice tersebut.
Setelah invoice diterima oleh departemen yang bersangkutan, membuat invoice pembayaran (Payment Vouche.
yang sesuai.
Adapun jenis pembayaran yang dilakukan pada FuramaXclusice Resort & Villa Ubud yaitu secara tunai dan kredit.
Jenis pembayaran yang digunakan yaitu pembayaran tunai dan kredit.
Dalam pembayaran utang secara tunai menggunakan uang awal yang telah disiapkan oleh General Cashier, yaitu (House Ban.
digunakan untuk pembayaran petty cash perdepartemen, dan vendor tertentu yang menggunakan pembayaran tunai.
Pembayaran tunai dilakukan untuk trasaksi kepada supplier yang sangat Biasanya, pembayaran tunai kepada supplier dilakukan karena barang yang dibeli perlu segera ada.
Menggunakan pembayaran kredit, yang dimana pembayaran dalam kredit dilakukan melalui secara bank transfer untuk transaksi suatu perusahaan, vendor luar perusahaan, dan supplier.
Tabel 1 Aging Report Pembayaran Utang
pada FuramaXclusive Resort & Villa Ubud
SUPPLIER
DAYS
NAME
AGING REPORT
1-30 DAYS
31-60 DAYS
Adhta Florist Rp9.
Cemeti Ok Rp34.
Laundry Chio General Rp51.
Supplier CV.
Prima Rp8.
835,00
Indonesia Bintang Utama Rp5.
200,00
Rp3.
250 Rp3.
Jaya Dama Semesta Rp13.
Dineta Jaya Rp29.
Dian Prima Rp2.
Graha Pillow Rp6.
Halo Gas Rp8.
Haryono Rp5.
Hitten Wine Rp10.
Permata Bali Rp4.
Rp3.
000 Rp3.
Buggy PT.
Atlantic Rp10.
Biru Jaya PT.
Bali Moon Rp20.
PT.
Liqtro Rp11.
Putra Abadi Rp31.
Sri Sedana Rp22.
Sukanda Jaya Rp12.
UD.
Arya Rp17.
UD.
Eka Prima Rp37.
UD.
Jaya Rp40.
UD.
SAS
Rp21.
TOTAL A/P
Rp6.
250,00
Rp419.
Rp6.
Sumber: Account Payable FuramaXclusive Resort & Villa Ubud Dari tabel Aging Report di atas menunjukkan bahwa dari semua supplier yang telah dilunasi pembayaran hutangnya, masih ada beberapa supplier yang belum terlunasi hutangnya seperti Permata Bali Bouggy dan Bintang Utama Jaya yang belum terlunaskan, karena telah melampaui tengat waktu pembayaran atau termin pembayaran yang telah disepakati bersama.
Adapun kesepatakan yang telah setujui yaitu supplier yang memiliki jatuh tempo pembayaran dalam empat belas hari .
atau tiga puluh hari .
harus melakukan penukaran tanda terima dalam waktu 10 hari sebelum jatuh tempo.
Dengan melakukan pembayaran sesuai dengan kesepatakan masing-masing.
Hal ini dapat menunjukkan bahwa pembayaran hutang di FuramaXclusive Resort & Villa Ubud sudah sesuai, namun masih ada beberapa masalah yang dapat mempersulit pembayaran utang.
Permasalahan tersebut berasal dari pihak supplier seperti terlambat menyerahkan tanda terima, dan dokumen-dokumen lainnya.
Selain itu, masalah yang dihadapi oleh termasuk perbedaan harga yang tidak sesuai pada sistem dengan invoice yang diterima, beberapa nota atau invoice supplier yang hilang, menginformasikan ke pihak supplier bahwa pembayaran akan mendekati jatuh tempo pembayaran.
Terhadap permasalahan tersebut, pihak perusahaan melakukan reschedule penukaran tanda terima bagi supplier yang mengalami hambatan, perbaikan terhadap harga pada sistem, melakukan pembaruan harga secara berkala, membuat dokumen pendukung yang yang perlu dipersiapkan kepada supplier pada saat akan melakukan penukaran tanda terima, dengan begitu semua hambatan dalam proses pembayaran utang dapat terselesaikan dengan KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa penerapan sistem informasi akuntansi di FuramaXclusive Resort & Villa Ubud dalam proses pembayaran utang kepada supplier telah berjalan baik.
Proses yang meliputi penerimaan invoice, pengajuan pembayaran, dan pelunasan utang telah diatur dengan jelas dan efisien.
Namun, keterlambatakn supplier dalam penukaran tanda terima, kelalaian dalam menyerahkan kuitansi dan dokumen pendukung lainnya, serta perbedaan harga antara sistem dan invoice yang diterima.
Hambatan-hambatan ini dapat menyebabkan keterlambatan dalam pembayaran utang kepada supplier, yang dapat mempengaruhi hubungan bisnis antara hotel dan supplier.
DAFTAR PUSTAKA