Volume 7.
Nomor 2, 2026, hlm 411-420 Jurnal Terapan Teknik Industri ISSN .
2722 3469 | ISSN [Onlin.
2722 4740 https://jurnal.
id/index.
php/jenius Pengembangan sistem standardisasi dokumentasi pembersihan mesin krofta berbasis PDCA untuk pengendalian operasional di industri Development of a PDCA-based standardization cleaning documentation system for operational control in the paper industry Miko Utomo Saputra*.
Jauhari Arifin *Universitas Singaperbangsa Karawang.
Jl.
Ronggowaluyo.
Puseurjaya.
Telukjambe Timur.
Kabupaten Karawang.
Jawa Barat 41361.
Indonesia *Email: mikoutomo12345@gmail.
INFORMASI ARTIKEL
Histori Artikel Artikel dikirim 03/02/2026 Artikel diperbaiki 17/02/2026 Artikel diterima 31/03/2026 ABSTRAK Dokumentasi aktivitas pemeliharaan mesin merupakan komponen penting dalam sistem pengendalian operasional industri proses karena berperan dalam memastikan keterlacakan pekerjaan, konsistensi pelaksanaan, serta evaluasi kinerja berbasis data.
Namun, dalam praktik industri, aktivitas pemeliharaan rutin masih sering dijalankan tanpa standar dokumentasi yang terstruktur sehingga berpotensi menimbulkan variasi pelaksanaan, rendahnya akuntabilitas, dan lemahnya pengawasan antar shift kerja.
Kondisi tersebut juga ditemukan pada aktivitas pembersihan mesin Krofta sebagai bagian dari sistem pengolahan air proses di industri kertas.
Penelitian ini bertujuan mengembangkan sistem dokumentasi pembersihan mesin untuk meningkatkan traceability, mendukung standardisasi kerja, serta memperkuat pengendalian mutu operasional.
Penelitian menggunakan metode kualitatif deskriptif dengan pendekatan studi kasus, di mana PlanAeDoAeCheckAeAct (PDCA) digunakan sebagai kerangka metodologis untuk mengidentifikasi kesenjangan sistem, merancang intervensi dokumentasi, serta mengevaluasi implementasi Data dikumpulkan melalui observasi lapangan, wawancara semiterstruktur dengan operator, dan telaah dokumen operasional, kemudian dianalisis melalui reduksi data, penyajian data, dan verifikasi temuan.
Hasil penelitian menghasilkan dua luaran utama berupa standar kebersihan mesin dan checklist harian terstruktur yang menunjukkan peningkatan keterlacakan aktivitas, kejelasan tanggung jawab operator, serta penguatan mekanisme pengendalian operasional lintas shift.
Temuan ini mengindikasikan bahwa penerapan PDCA sebagai kerangka metodologis berimplikasi pada pengembangan sistem dokumentasi operasional yang terstandar dan memberikan kontribusi pada penerapan prinsip standard work dan continuous improvement dalam bidang Teknik Industri.
Kata kunci: PDCA.
dokumentasi pemeliharaan.
mesin Krofta.
ABSTRACT
Machine maintenance documentation is a critical component of operational control systems in process industries, as it ensures work traceability, execution consistency, and data-driven performance evaluation.
However, in many industrial practices, routine maintenance activities are still performed without structured documentation standards, resulting in inconsistent implementation, low accountability, and weak cross-shift supervision.
JENIUS: Jurnal Terapan Teknik Industri is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.
0 International License.
412 Miko Utomo Saputra.
Jauhari Arifin Pengembangan sistem standardization dokumentasi pembersihan mesin krofta berbasis PDCA untuk pengendalian operasional di industri kertas Similar conditions were identified in the cleaning activities of the Krofta machine, which functions as part of the process water treatment system in the paper industry.
This study aims to develop a machine cleaning documentation system to improve traceability, support work standardization, and strengthen operational quality control.
The research employed a qualitative descriptive case study approach, in which the PlanAe DoAeCheckAeAct (PDCA) cycle was positioned as a methodological framework to identify system gaps, design documentation interventions, and evaluate initial implementation.
Data were collected through field observations, semistructured interviews with operators, and review of operational documents, and were analyzed using data reduction, data display, and verification The study produced two primary outputs: standardized machine cleanliness criteria and a structured daily checklist.
Initial implementation indicated improved activity traceability, clearer operator accountability, and stronger cross-shift operational control mechanisms.
These findings suggest that applying PDCA as a methodological framework contributes to the development of standardized operational documentation systems and reinforces industrial engineering principles related to standard work and continuous improvement.
Keywords: PDCA.
maintenance documentation.
Krofta machine.
Pendahuluan Keberlangsungan operasi dalam industri proses sangat bergantung pada keandalan peralatan dan konsistensi aktivitas pemeliharaan yang dilakukan secara sistematis .
Dalam konteks manajemen operasi modern, dokumentasi pemeliharaan tidak hanya berfungsi sebagai administrasi kerja, tetapi sebagai mekanisme pengendalian mutu yang memungkinkan keterlacakan aktivitas, evaluasi kinerja, serta pengambilan keputusan berbasis data .
Ketiadaan dokumentasi yang terstandar berpotensi menimbulkan risiko sistemik berupa hilangnya informasi operasional, ketidakkonsistenan pelaksanaan kerja, serta lemahnya mekanisme pengawasan proses .
Oleh karena itu, dokumentasi aktivitas pemeliharaan menjadi elemen penting dalam mendukung keberlanjutan sistem produksi yang terkontrol dan dapat diaudit .
Pada industri kertas, sistem pengolahan air proses memiliki peran strategis dalam menjaga stabilitas produksi dan kepatuhan terhadap aspek lingkungan .
Salah satu peralatan utama dalam sistem tersebut adalah mesin Krofta yang berfungsi memisahkan padatan dari air proses.
Kinerja mesin sangat dipengaruhi oleh kondisi kebersihan komponen internalnya .
Oleh sebab itu, aktivitas pembersihan mesin tidak hanya merupakan pekerjaan teknis, tetapi juga memerlukan pengendalian yang sistematis melalui mekanisme dokumentasi agar konsistensi kualitas pembersihan dapat dipantau dan dievaluasi secara berkelanjutan .
Kondisi operasional di unit Process Follow Up PM2 PT XYZ menunjukkan bahwa aktivitas pembersihan mesin Krofta dilakukan tanpa standar kebersihan tertulis maupun sistem dokumentasi formal.
Hasil observasi menunjukkan bahwa bukti pelaksanaan kerja hanya berupa dokumentasi visual melalui media komunikasi internal.
Kondisi ini berimplikasi pada tiga permasalahan utama, yaitu rendahnya keterlacakan aktivitas pemeliharaan, lemahnya kontrol antar shift, serta tidak tersedianya data historis yang dapat digunakan untuk analisis gangguan Dengan demikian, persoalan utama tidak terletak pada teknik pembersihan, melainkan pada ketiadaan sistem dokumentasi sebagai bagian dari mekanisme pengendalian operasional.
Penelitian terdahulu telah banyak membahas penerapan PlanAeDoAeCheckAeAct (PDCA) dalam peningkatan kualitas produk dan efisiensi proses produksi .
Namun, kajian yang secara spesifik menempatkan PDCA sebagai kerangka pengembangan sistem dokumentasi aktivitas pemeliharaan, khususnya pada sistem pendukung produksi seperti pengolahan air proses, masih relatif terbatas.
Kondisi ini menunjukkan adanya kesenjangan antara praktik ISSN .
2722 3469 | ISSN [Onlin.
2722 4740 DOI 10.
37373/jenius.
manajemen mutu yang menekankan standard work documentation dengan implementasi di lapangan yang masih berbasis kebiasaan kerja .
Berdasarkan latar belakang tersebut, penelitian ini bertujuan mengembangkan sistem dokumentasi pembersihan mesin Krofta menggunakan pendekatan PDCA untuk meningkatkan traceability, mendukung standardisasi kerja, dan memperkuat pengendalian operasional .
Selain memberikan manfaat praktis bagi lingkungan industri proses, penelitian ini juga memberikan kontribusi metodologis sebagai studi kasus penerapan PDCA dalam pengembangan sistem dokumentasi operasional pada bidang Teknik Industri .
Metode Desain penelitian Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif dengan pendekatan studi kasus berbasis perbaikan sistem.
Desain ini dipilih karena penelitian berfokus pada analisis kondisi eksisting dokumentasi aktivitas pemeliharaan, pengembangan intervensi sistem, serta evaluasi implementasi awal dalam konteks operasional industri nyata.
Siklus PlanAeDoAeCheckAeAct (PDCA) digunakan sebagai kerangka metodologis untuk mengarahkan proses analisis masalah, perancangan solusi, dan evaluasi perbaikan secara sistematis.
Alur penelitian dirangkum dalam flowchart pada Gambar 1 yang menunjukkan tahapan penelitian dari identifikasi masalah hingga penyusunan rekomendasi.
Mulai Selesai Identifikasi Observasi dan Analisis Perancangan standar dan Check list (Pla.
Simpulan dan Revisi dan Implementasi Awal .
Evaluasi dan Validasi (Chec.
Uji coba dokumen (DO) Gambar 1.
Flowchart penelitian Lokasi dan objek penelitian Penelitian dilaksanakan di unit Process Follow Up PM2 PT XYZ, sebuah perusahaan yang bergerak di industri kertas dengan sistem produksi terintegrasi.
Objek penelitian adalah aktivitas pembersihan mesin Krofta pada sistem pengolahan air proses.
Pemilihan objek didasarkan pada relevansinya terhadap stabilitas operasional, karena aktivitas tersebut belum didukung oleh sistem dokumentasi yang terstandar meskipun memiliki pengaruh terhadap kinerja proses produksi.
Jenis data dan teknik pengumpulan data Data penelitian terdiri atas data primer dan data sekunder.
Data primer diperoleh melalui observasi langsung terhadap aktivitas pembersihan mesin serta wawancara semi-terstruktur dengan 3 operator dan 1 pembimbing lapangan untuk mengidentifikasi kebutuhan sistem dokumentasi.
Data sekunder diperoleh dari dokumen operasional internal perusahaan dan literatur yang berkaitan dengan manajemen mutu, standard work documentation, serta penerapan PDCA dalam perbaikan sistem kerja.
Kerangka analisis pDCA PDCA dalam penelitian ini diposisikan sebagai kerangka analisis metodologis, bukan sekadar urutan aktivitas operasional.
Tahap Plan digunakan untuk menganalisis permasalahan dokumentasi dan mengidentifikasi kesenjangan antara praktik aktual dan prinsip pengendalian mutu.
Analisis ini menghasilkan kebutuhan sistem berupa standar kebersihan mesin dan rancangan checklist dokumentasi.
Tahap Do meliputi pengembangan prototipe dokumen dan pelaksanaan uji coba terbatas sebagai bentuk eksperimen awal untuk menilai kesesuaian rancangan dengan kondisi operasional.
Tahap Check dilakukan melalui evaluasi kualitatif dan validasi pengguna untuk menilai efektivitas, kemudahan penggunaan, serta kesesuaian istilah teknis dalam dokumen yang dikembangkan.
Tahap Act berupa revisi dokumen berdasarkan hasil evaluasi, implementasi awal di area kerja, serta penyusunan rekomendasi pengembangan sistem lebih lanjut.
414 Miko Utomo Saputra.
Jauhari Arifin Pengembangan sistem standardization dokumentasi pembersihan mesin krofta berbasis PDCA untuk pengendalian operasional di industri kertas Teknik analisis data Analisis data dilakukan secara deskriptif kualitatif melalui proses reduksi data, kategorisasi temuan, penyajian data, dan verifikasi hasil analisis.
Teknik ini digunakan untuk mengidentifikasi pola permasalahan dokumentasi, mengevaluasi efektivitas intervensi sistem, serta membandingkan kondisi sebelum dan sesudah implementasi awal.
Indikator evaluasi penelitian Indikator evaluasi penelitian ditetapkan untuk menilai efektivitas sistem dokumentasi yang Indikator tersebut meliputi: .
Ketersediaan standar kebersihan mesin tertulis, .
Penggunaan checklist dokumentasi oleh operator, .
Peningkatan keterlacakan aktivitas pembersihan antar shift.
Indikator ini digunakan sebagai dasar evaluasi terhadap keberhasilan implementasi sistem dalam mendukung pengendalian operasional.
Hasil dan Pembahasan Kondisi eksisting sistem Hasil observasi menunjukkan bahwa permasalahan utama pada aktivitas pembersihan mesin Krofta tidak terletak pada prosedur teknis pembersihan, tetapi pada ketiadaan sistem dokumentasi yang mampu menjamin keterlacakan aktivitas kerja.
Sistem kerja berjalan berdasarkan kebiasaan operator tanpa standar tertulis, sehingga proses verifikasi hanya mengandalkan komunikasi informal antar shift.
Kondisi ini mengindikasikan lemahnya mekanisme pengendalian operasional serta tidak tersedianya data historis yang dapat digunakan untuk evaluasi proses.
Gambar 2.
Dokumentasi observasi dan wawancara sistem kerja unit process follow up Gambar 2 menunjukkan aktivitas observasi dan wawancara yang mengonfirmasi bahwa mekanisme kerja lebih bersifat tacit knowledge atau sesuai intuisi dibandingkan standard work.
Hal ini berimplikasi pada variasi pelaksanaan antar operator yang berpotensi menurunkan konsistensi hasil kerja.
Gambar 4.
Penginputan data operasional Gambar 3.
Dokumentasi pengarsipan berkas produksi ke sistem Gambar 3 dan Gambar 4 memperlihatkan bahwa sistem administrasi produksi sebenarnya telah terdokumentasi dengan baik, namun belum mencakup aktivitas pemeliharaan mesin.
Temuan ini menunjukkan adanya kesenjangan antara sistem administrasi produksi dan sistem dokumentasi pemeliharaan, yang berpotensi menimbulkan blind spot dalam pengendalian mutu operasional.
Analisis aktivitas pembersihan dan implikasinya terhadap pengendalian mutu Aktivitas pembersihan mesin dilakukan secara rutin dengan fokus pada penghilangan residu Namun, hasil observasi menunjukkan bahwa indikator kebersihan belum terdefinisi secara ISSN .
2722 3469 | ISSN [Onlin.
2722 4740 DOI 10.
37373/jenius.
eksplisit sehingga verifikasi kualitas masih berbasis inspeksi visual subjektif.
Kondisi ini mengurangi konsistensi hasil antar waktu maupun antar shift.
Gambar 5.
Proses pembersihan dinding mesin Gambar 6.
Proses pembersihan lantai mesin Gambar 5.
Gambar 6, dan Gambar 7 menunjukkan proses pembersihan pada berbagai area mesin yang dilakukan tanpa parameter mutu terukur.
Hal ini mengindikasikan bahwa keberhasilan aktivitas sangat bergantung pada pengalaman individu operator.
Gambar 7.
Proses pembersihan scoop mesin Gambar 9.
Kondisi mesin krofta sebelum Gambar 8.
Pengecekan visual kebersihan Gambar 10.
Kondisi mesin krofta setelah Gambar 8.
Gambar 9, dan Gambar 10 memperlihatkan perbedaan visual sebelum dan sesudah Meskipun perubahan visual terlihat signifikan, ketiadaan standar kebersihan menyebabkan hasil tersebut sulit digunakan sebagai acuan evaluasi jangka panjang.
Temuan ini menegaskan pentingnya dokumentasi sebagai bagian dari prinsip standard work documentation.
Pengembangan sistem dokumentasi berdasarkan kerangka PDCA Pada tahap Plan, permasalahan dianalisis sebagai kegagalan sistem dokumentasi kerja yang berdampak pada rendahnya traceability dan lemahnya kontrol lintas shift.
Analisis ini menghasilkan kebutuhan sistem berupa standar kebersihan dan checklist dokumentasi.
Tahap Do menghasilkan prototipe standar kebersihan mesin dan checklist harian.
Standar kebersihan berfungsi sebagai visual control untuk menyamakan persepsi kualitas antar operator, sedangkan checklist berperan sebagai alat pencatatan aktivitas yang terstruktur.
Implementasi ini selaras dengan konsep visual management dan standard work yang banyak digunakan dalam praktik perbaikan berkelanjutan.
Gambar 11 menunjukkan rancangan instrumen dokumentasi yang dikembangkan.
Instrumen ini memfasilitasi proses verifikasi kerja secara objektif dan mengurangi ketergantungan pada komunikasi informal.
Pada tahap Check, evaluasi kualitatif menunjukkan bahwa penyederhanaan istilah teknis meningkatkan kemudahan 416 Miko Utomo Saputra.
Jauhari Arifin Pengembangan sistem standardization dokumentasi pembersihan mesin krofta berbasis PDCA untuk pengendalian operasional di industri kertas penggunaan dokumen.
Respons pengguna mengindikasikan tingkat penerimaan yang baik karena format dokumentasi sesuai dengan kondisi operasional lapangan.
Gambar 11.
Perancangan standar kebersihan dan form checklist Gambar 12.
Standar kebersihan mesin krofta Gambar 13.
Form checklist kebersihan mesin krofta ISSN .
2722 3469 | ISSN [Onlin.
2722 4740 DOI 10.
37373/jenius.
Gambar 12 dan Gambar 13 menunjukkan instrumen checklist yang berfungsi sebagai mekanisme standardisasi kerja.
Kehadiran checklist meningkatkan traceability aktivitas pembersihan serta memperjelas akuntabilitas operator antar shift.
Tahap Act ditandai dengan implementasi awal dokumen di area kerja.
Hasil implementasi menunjukkan bahwa ketersediaan checklist di lokasi kerja meningkatkan kepatuhan pencatatan dan memperjelas tanggung jawab operator.
Gambar 14.
Koordinasi dengan operator shift terkait penerapan sistem Gambar 15.
Penerapan standar kebersihan dan form checklist di area mesin Gambar 14 dan Gambar 15 menunjukkan proses implementasi awal yang mengindikasikan bahwa sistem dokumentasi sederhana dapat diterapkan tanpa perubahan teknis pada mesin.
Dampak sistem dokumentasi terhadap pengendalian operasional Perbandingan kondisi sebelum dan sesudah intervensi ditunjukkan pada Tabel 1.
Tabel tersebut menunjukkan tiga perubahan utama: peningkatan traceability aktivitas, penguatan kontrol lintas shift, dan tersedianya data historis untuk evaluasi operasional.
Tabel 1.
Perbandingan kondisi sistem dokumentasi pembersihan mesin sebelum dan sesudah Aspek Bukti Kerja Standar Kebersihan Traceability Kontrol Lintas Shift Data Historis Sebelum Perbaikan Dokumentasi Foto Informal (Grup Kerj.
Tidak Tersedia Rendah Lemah Tidak Tersedia Sesudah Perbaikan Checklist Terdokumentasi Tersedia Standar Tertulis Tinggi Lebih Terstruktur Tersimpan Tabel 1 menunjukkan bahwa perubahan bukti kerja dari dokumentasi informal menjadi checklist terstruktur berimplikasi pada peningkatan akuntabilitas operator, yang berimplikasi pada peningkatan traceability, penguatan kontrol lintas shift dan ketersediaan data historis.
Selain itu, keberadaan standar kebersihan tertulis memperkuat konsistensi pelaksanaan kerja dan mendukung prinsip continuous Pembahasan Temuan penelitian menunjukkan bahwa perbaikan sistem dokumentasi dapat berfungsi sebagai intervensi non-teknis yang signifikan dalam meningkatkan pengendalian operasional.
Keberadaan standar kebersihan dan checklist terstruktur berkontribusi terhadap peningkatan keterlacakan aktivitas, konsistensi kerja antar shift, serta akuntabilitas operator.
Hasil ini mengindikasikan bahwa penguatan sistem dokumentasi mampu mengurangi variasi proses tanpa memerlukan perubahan teknis pada peralatan produksi.
Secara konseptual, hasil penelitian ini selaras dengan penelitian terdahulu yang menyatakan bahwa penerapan PDCA efektif dalam mendukung perbaikan berkelanjutan melalui mekanisme evaluasi Namun demikian, berbeda dengan sebagian besar penelitian sebelumnya yang berfokus pada peningkatan kualitas produk atau efisiensi proses produksi, penelitian ini menempatkan PDCA sebagai 418 Miko Utomo Saputra.
Jauhari Arifin Pengembangan sistem standardization dokumentasi pembersihan mesin krofta berbasis PDCA untuk pengendalian operasional di industri kertas kerangka pengembangan sistem dokumentasi aktivitas pemeliharaan.
Temuan tersebut memperluas penerapan PDCA pada aspek pengelolaan informasi kerja di lingkungan operasional.
Penggunaan checklist sebagai instrumen dokumentasi juga sejalan dengan konsep standard work documentation dan visual management, di mana informasi kerja disajikan secara sederhana dan mudah diakses sehingga memperkuat kontrol proses pada level operasional.
Selain itu, tingkat penerimaan pengguna terhadap sistem menunjukkan bahwa dokumentasi sederhana dapat diintegrasikan secara efektif dalam aktivitas kerja harian dan menjadi dasar bagi penerapan prinsip continuous improvement melalui ketersediaan data historis.
Dengan demikian, penelitian ini memberikan kontribusi metodologis dalam menunjukkan bahwa peningkatan kinerja operasional dapat dicapai melalui penguatan sistem dokumentasi sebagai bagian dari pendekatan Teknik Industri.
Simpulan Penelitian ini menunjukkan bahwa permasalahan utama dalam aktivitas pembersihan mesin Krofta terletak pada ketiadaan sistem dokumentasi kerja yang terstandar, yang berimplikasi pada rendahnya keterlacakan aktivitas, lemahnya kontrol lintas shift, dan terbatasnya data historis untuk evaluasi Temuan ini menegaskan bahwa aspek dokumentasi merupakan elemen kunci dalam pengendalian proses pemeliharaan.
Pengembangan sistem dokumentasi berbasis PlanAeDoAeCheckAeAct (PDCA) menghasilkan dua luaran utama berupa standar kebersihan mesin dan checklist harian Implementasi awal menunjukkan peningkatan traceability, konsistensi pelaksanaan kerja, serta penguatan mekanisme pengawasan operasional, sehingga tujuan penelitian dalam meningkatkan standardisasi dan pengendalian operasional dapat tercapai.
Secara ilmiah, penelitian ini memberikan kontribusi metodologis dengan menempatkan PDCA sebagai kerangka sistematis dalam pengembangan dokumentasi operasional, bukan hanya sebagai alat perbaikan proses.
Hasil penelitian memperkuat perspektif Teknik Industri bahwa peningkatan kinerja operasional dapat dicapai melalui penguatan sistem informasi kerja dan standard work documentation tanpa intervensi teknis pada peralatan produksi.
Penelitian ini memiliki keterbatasan pada tahap implementasi yang masih bersifat awal dan belum dilengkapi evaluasi kuantitatif terhadap dampak operasional.
Oleh karena itu, penelitian selanjutnya dapat diarahkan pada integrasi sistem dokumentasi berbasis digital serta pengukuran kinerja yang lebih terukur untuk mendukung pengembangan sistem pemeliharaan yang lebih komprehensif.
Referensi