INFOKES.
VOL 11 NO 2.
SEPTEMBER 2021
p-ISSN : 2086 - 2628 e-ISSN : 2745 - 5629 Kebutuhan Tenaga Kerja Bagian Filing Berdasarkan Metode ABK Kes di RSUD Moewardi Nopita Cahyaningrum*, 2Yeni Tri Utami.
Eni Nur Rahmawati, 4Bayu Suryo Nagoro
1,2,3,4
Fakultas Ilmu Kesehatan.
Universitas Duta Bangsa *nopita_cahya@udb.
Abstrak ABK Kes adalah metode perhitungan kebutuhan SDMK berdasarkan pada beban kerja yang dilaksanakan setiap jenis SDMK sesuai tugas pokok dan fungsinya.
RSUD Dr.
Moewardi adalah rumah sakit tipe A dengan jumlah pegawai rekam medis di bagian filing sebanyak 7 orang serta mempunyai tren peningkatan kunjungan pasien tiap tahunnya.
Akibatnya beban pekerjaan pegawai mengalami Penelitian ini bertujuan mengetahui kebutuhan tenaga kerja bagian filing berdasarkan metode ABK Kes.
Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif.
Pengumpulan data menggunakan metode observasi dan wawancara.
Populasi dari penelitian ini adalah semua tenaga kerja bagian filing.
Teknik pengambilan sampel menggunakan total sampling.
Hasil penelitian ini adalah fasyankes berjenis rumah sakit umum dengan jenis SDMK perekam medis, waktu kerja tersedia sebesar 75240 menit/tahun, standart beban kerja sebesar 2.
256, nilai FTP sebesar1.
04% dan nilai STP sebesar 1.
01 dan kebutuhan SDMK bagian filing tahun 2020 dihitung menggunakan metode ABK Kes adalah 9 SDMK.
Kesimpulan penelitian ini adalah, kebutuhan SDMK dibagian filing didapatkan sebesar 9 SDMK sedangkan sekarang berjumlah 7 SDMK sehingga memerlukan penambahan.
Penulis menyarankan sebaiknya dilakukan penambahan 2 SDMK sehingga beban pegawai tidak berlebih dan tugas yang ada dapat terselesaikan dengan baik.
Kata Kunci : ABK Kesehatan.
Filing.
Kebutuhan Tenaga Kerja Abstract Healthcare Workload Analysis is a method of calculating human resource needs based on the workload carried out by each type of healthcare workers according to their main duties and functions.
Dr.
Moewardi Hospital is a type A hospital that has 7 medical record employees in the filing department and has an increasing trend of patient visits every year.
As a result, the workload of employees has This study aims to determine the need for workers in the filing section based on the Healthcare Workload Analysis method.
This is descriptive research.
Data collection methods employed in this study are observation and interview.
The population of this study is all workers in the filing section.
Total sampling technique is used to take the samples.
The result of this study shows that the public hospital as a healthcare facility with medical record employees in the filing department has available working time is 75,240 minutes/year, standard workload is 2,128,256.
FTP value is 1.
04% and STP value is 1.
01 and workers needed in the filing department in 2020, calculated using the Healthcare Workload Analysis, is 9 The conclusion of this study is that the need for workers in the filing section is 9 workers, while now there are 7 workers there.
So that it requires additional workers.
The author suggests that it is necessary to hire 2 more workers in the filing section so that the employeesAo workload is not excessive and all jobs in this section can be done properly.
Keywords: Healthcare Workload Analysis.
Filing.
Employee Needs PENDAHULUAN Unit Rekam Medis merupakan bagian penting dari pelayanan yang dilakukan oleh penyelenggara pelayanan kesehatan kepada pasien, mulai dari kunjung pertama pasien hingga kunjungan-kunjungan berikutnya.
Di RSUD dr.
Moewardi Surakarta Unit Rekam Medis berada di bawah kepemimipinan Kepala Instalasi Rekam Medis, yang bertanggungjawab atas pelaksanaan rekam medis dan pelayanan rekam medis.
Petugas rekam medis harus melindungi rekam medis dari kerusakan, kehilangan dan kerahasiaan atau penggunaan yang tidak benar.
Petugas rekam medis bertanggungjawab akan hal tersebut karena hak privasi pasien dan kerahasiaan informasi disimpan di dokumen rekam medis.
Salah satu bagian unit rekam medis adalah bagian penyimpanan .
Filing adalah suatu tempat untuk menyimpan berkas rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap dan merupakan salah satu bagian unit rekam medis yang Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan INFOKES.
VOL 11 NO 2.
SEPTEMBER 2021 bertanggung jawab dalam penyimpanan dan pengembalian kembali berkas rekam medis (Budi, 2.
Tugas pokok dari filing adalah dokumen rekam medis (DRM) dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan dokumen rekam medis, mengambil kembali .
DRM untuk berbagai keperluan, menyusutkan .
DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan, membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis, menyimpan DRM yang dilestarikan .
dan membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam Jumlah kunjungan pasien ke RSUD dr Moewardi dari tahun 2016 sampai 2019 cenderung mengalami peningkatan dengan jumlah kunjungan total tahun 2016 sebanyak 632 pasien, tahun 2017 sebanyak 377.
pasien, tahun 2018 sebanyak 379.
213 pasien dan tahun 2019 sebanyak 360.
873 pasien.
Beban tugas tenaga filing adalah menyimpan dokumen rekam medis (DRM), mengambil kembali .
DRM untuk berbagai keperluan, menyusutkan .
DRM, membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis, menyimpan DRM yang dilestarikan .
dan membantu dalam pelaksanaan pemusnahan rekam medis.
Petugas filing rekam medis RSUD dr Moewardi pada tahun 2020 berjumlah 7 orang sebagian besar telah berumur lebih dari 50 tahun.
Sehingga dengan jumlah kunjungan yang cenderung meningkat dan tugas pokok yang tetap maka beban yang diemban pegawai filing semakin bertambah dan berakibat terganggunya pelayanan di bagian filing.
Berdasarkan latar belakang diatas maka tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui kebutuhan tenaga kerja bagian filing berdasarkan metode ABK Kes di RSUD dr.
Moewardi tahun TINJAUAN PUSTAKA Metode ABK Kes adalah suatu metode perhitungan kebutuhan SDMK berdasarkan pada beban kerja yang dilaksanakan oleh setiap jenis SDMK pada tiap fasilitas kesehatan (Faske.
sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
Langkah-langkah metode ABK Kes yaitu sebagati berikut :
Menetapkan Faskes dan Jenis SDMK Data yang diperlukan untuk menetapkan faskes dan jenis SDMK antara lain data institusi dan fasilitas pelayanan kesehatan.
Fasilitas layanan kesehatan meliputi: rumah sakit, puskesmas, klinik Pemerintah atau pemerintah daerah sesuai dengan kebutuhan pada jenjang administrasi pemerintahan masing-masing.
Menentukan Waktu Kerja Tersedia p-ISSN : 2086 - 2628 e-ISSN : 2745 - 5629 Waktu Kerja Tersedia (WKT) adalah waktu yang dipergunakan oleh SDMK untuk melaksanakan tugas dan kegiatannya dalam kurun waktu 1 .
Berdasarkan Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil.
Jam Kerja Efektif (JKE) setelah dikurangi waktu luang adalah sebesar 72000 menit / tahun.
Demikian juga menurut Permen PAN-RB No.
26 tahun 2011,Jam Kerja Efektif (JKE) antara 1192 - 1237 jam per tahun yang dibulatkan menjadi 1200 jam per tahun atau 72000 menit per tahun baik yang bekerja 5 hari kerja maupun 6 hari kerja per minggu.
Menentukan Komponen Beban Kerja Komponen beban kerja adalah jenis tugas dan uraian tugas yang secara nyata dilaksanakan oleh jenis SDMK tertentu sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang telah Norma Waktu adalah rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh seorang SDMK yang terdidik, terampil, terlatih dan berdedikasi untuk melaksanakan suatu kegiatan secara normal sesuai dengan standar pelayanan yang berlaku di fasyankes Menurut buku AuManajemen Unit Kerja IIAyperencanaan SDM unit rekam medis, norma waktu dapat mengalami perubahan disebabkan karena perubahan kebijakan, perubahan peralatan, perubahan kualitas SDM dan perubahan organisasi, sistem serta prosedur.
Rata-rata waktu ditetapkan berdasarkan pengamatan dan pengalaman selama bekerja dan kesepakatan bersama sesuai dengan kondisi daerah.
Agar diperoleh data rata-rata waktu yang cukup akurat dan dapat dijadikan acuan, sebaiknya ditetapkan berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok oleh SDMK yang memiliki kompetensi, kegiatan pelaksanaan operasional (SPO) dan memiliki etos kerja yang baik.
Menghitung Standar Beban Kerja (SBK) SBK untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaiakan setiap kegiatan (Ratarata Waktu atau Norma Wakt.
dan Waktu Kerja Tersedia (WKT) yang sudah Rumus standar beban kerja adalah SBK= Menghitung Standar Tugas Penunjang (STP) dan Faktor Tugas Penunjang (FTP) Tugas Penunjang adalah tugas untuk menyelesaikan kegiatan-kegiatan baik yang terkait langsung atau tidak langsung dengan Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan INFOKES.
VOL 11 NO 2.
SEPTEMBER 2021 tugas pokok dan fungsinya yang dilakukan oleh seluruh jenis SDMK.
Faktor Tugas Penunjang (FTP) adalah proporsi waktu yang digunakan untuk menyelesaikan setiap kegiatan per satuan waktu .
er hari atau per minggu atau per bulan atau per semeste.
Standar Tugas Penunjang adalah suatu nilai yang merupakan pengali terhadap kebutuhan SDMK tugas pokok.
Rumus FTP :
FTP =
Rumus STP :
p-ISSN : 2086 - 2628 e-ISSN : 2745 - 5629 tugas dan pekerjaan yang ada di bagian filing dan Metode wawancara dilakukan kepada SDM yang berada di filing dengan tanya jawab.
Populasi penelitian atau obyek yang akan diteliti.
Populasi dari penelitian ini adalah semua tenaga kerja di bagian filing tahun 2020 sejumlah 7 orang.
Sampel adalah objek yang diteliti dan dianggap mewakili seluruh populasi.
Dalam penelitian ini sampelnya adalah seluruh petugas rekam medis di bagian filing.
Teknik sampling yang dilakukan adalah total sampling.
Total sampling adalah teknik pengambilan sampel dimana jumlah sampel sama dengan populasi.
STP =
Menentukan Sumber Daya Manusia Kesehatan (SDMK) Kebutuhan SDMK di setiap unit kerja berbeda-beda sesuai situasi dan kondisi Dalam PERMENKES RI Nomor 33 Tahun 2015 tentang pedoman penyusunan perencanaan kebutuhan sumber daya manusia kesehatan menyebutkan bahwa kebutuhan SDMK adalah jumlah SDMK menurut melaksanakan sejumlah beban kerja yang Perencanaan kebutuhan SDMK adalah proses sistematis dalam upaya menetapkan jumlah, jenis dan kualifikasi SDMK yang dibutuhkan sesuai dengan kondisi suatu wilayah dalam rangka mencapai tujuan pembangunan kesehatan.
Kebutuhan Sumber Daya Kesehatan dapat dicari menggunakan SDMK = METODE Penelitian ini merupakan penelitian Penelitian deskriptif karakteristik penelitian yang mengungkapkan secara spesifik berbagai fenomena sosial dan alam yang terjadi di kehidupan masyarakat (Sukmadinata, 2.
Sedangkan dibidang kesehatan penelitian deskriptif ini digunakan untuk menggambarkan atau mendeskripsikan masalah kesehatan yang terjadi dimasyarakat atau komunitas tertentu.
Termasuk dibidang rekam medis dan informasi kesehatan, sabagai contoh : pengelolaan rekam medis dibagian Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan menguraikan dan menggambarkan kebutuhan SDM di unit filing.
Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu metode observasi dan wawancara.
Metode observasi dilakukan untuk mengetahui langsung HASIL DAN PEMBAHASAN Menetapkan fasyankes dan jenis SDMK di RSUD dr Moewardi Surakarta Bagian filing RSUD dr Moewardi terdapat 7 (Tuju.
orang pegawai dengan rincian sebagai berikut :
Tabel 1.
Daftar Pegawai Bagian Filing Nama Status
Umur
Pendidikan Responden 1
PNS
SLTA
Responden 2
PNS
SLTA
Responden 3
PNS
RMIK
Responden 4
PNS
SLTA
Responden 5
PNS
D3 Boga
Responden 6
BLUD
Ekonomi Responden 7
BLUD
SLTA
Menetapkan waktu kerja tersedia di bagian filing rekam medis RSUD dr.
Moewardi Surakarta Waktu Kerja Tersedia (WKT) adalah waktu yang dipergunakan oleh SDMK untuk melaksanakan tugas dan kegiatannya dalam kurun waktu 1 .
Dalam penelitian ini WKT berarti waku yang dipergunakan SDMK melaksanakan tugas dan kegiatannya pada Berdasarkan penelitian di lapangan didapatkan data sebagai berikut :
Hari kerja = 5 hari / minggu Libur nasional dan cuti bersama = 25 hari Cuti tahunan = 12 hari Ijin sakit = 0 hari Maka untuk perhitungan WKT sebagai Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan INFOKES.
VOL 11 NO 2.
SEPTEMBER 2021 Tabel.
2 Perhitungan WKT Kode Komponen Keterangan Rumus Jumlah Hari Kerja .
5 hari kerja / Peraturan Kepegawaian hr/tahun hr/tahun Peraturan Pemerintah hr/tahun Kepres No.
68 th jam/minggu jam/minggu Jam/hari hari/tahun Jam/tahun Jam/tahun menit/tahun Cuti Pegawai Libur Nasional dan cuti Waktu Kerja .
alam Jam Kerja Efektif
(JKE)
Permen
PAN-RB
26/2011
75% x 37,5 jam Waktu Kerja 5 hari kerja / E5/5 .
alam 1 Waktu Kerja 5 hari kerja / E1 Tersedia (E2 E.
(Har.
WKT Waktu (E1 Kerja 5 hari kerja / (E2 E.
) Tersedia x E6 .
Waktu Kerja Tersedia (WKT).
Dibulatkan .
alam Waktu Kerja Tersedia (WKT).
Dibulatkan .
alam Satuan Menetapkan komponen beban kerja dan norma waktu di bagian filing rekam medis RSUD dr.
Moewardi Surakarta.
Berdasarkan mendapatkan waktu yang digunakan dalam menyelesaikan masing-masing beban kerja didapatkan alur kerja sebagai berikut :
Menerima berkas rawat inap kemudian memasukkannya di dalam rak.
Alur kerjanya : Berkas diterima di filing kemudian dilakukan penginputan dalam sistem penerimaan berkas filing setelah itu DRM dimasukkan dalam rak sesuai dengan letaknya.
Penghitungan waktu mulai dari awal sampai akhir.
Mencarikan dokumen untuk rawat inap Alur kerjanya : Menuliskan permintaan DRM untuk rawat inap di kertas kemudian dimasukkan ke dalam tracer Penghitungan waktu mulai dari awal permintaan DRM dari petugas rawat inap sampai ditemukan dokumennya.
Memasukkan dokumen hasil pemeriksaan rawat jalan Alur kerjanya : Berkas yang telah diterima dari rawat jalan kemudian dimasukkan ke dalam DRM sesuai dengan nomor DRM nya.
Penghitungan waktu dilaksanakan mulai dari berkas diterima sampai dimasukkan ke dalam berkas DRM sesuai dengan nomor DRM Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan p-ISSN : 2086 - 2628 e-ISSN : 2745 - 5629 Mencarikan dokumen untuk penelitian Alur kerjanya : Tracer yang telah berisi permintaan untuk penelitian diterima di filing kemudian petugas mengurutkan tracer tersebut sehingga memudahkan dalam pencarian selanjutnya melakukan pencarian DRM.
Setelah DRM semua didapatkan maka di cek list, diikat dan Penghitungan dilaksanakan mulai saat petugas mengurutkan tracer sampai selesai berkas tersebut diikat.
Melakukan peretensian dokumen Alur kerjanya : Membuka DRM kemudian melihat tanggal terakir berobat dengan melihat di sistem rumah sakit,apabila terakir berobat lebih dari 5 tahun maka di masukkan ke rak inaktif apabila belum 5 tahun maka dimasukkan ke raknya seperti semula.
Penghitungan waktu mulai dari awal sampai akhir.
Melakukan scaning berkas Alur kerjanya : Mengambil DRM dari rak inaktif kemudian memilah dokumen yang melakukan scaning untuk dokumen yang memiliki nilai guna dan penyimpanannya dalam komputer.
Penghitungan waktu mulai dari awal sampai terakhir penyimpanan di komputer.
Melakukan pemusnahan berkas.
Alur kerjanya : Berkas fisik yang telah pengangkutan selanjutnya dilakukan pemusnahan dengan dijadikan bubur Penghitungan waktu dilaksanakan dalam 1 kegiatan mulai dari penurunan Pemusnahan dibantu pihak ketiga dalam usaha menjadikan berkas menjadi bubur Pemusnahan dilakukan sekitar 6 bulan sekali.
Berdasarkan tugas pokok dan fungsi bagian filing maka norma waktu yang dihasilkan dari observasi lapangan maka didapatkan hasil sebagai berikut :
INFOKES.
VOL 11 NO 2.
SEPTEMBER 2021
p-ISSN : 2086 - 2628 e-ISSN : 2745 - 5629 dalam rak Tabel 1.
Komponen beban kerja dan norma waktu Jenis Tugas Tugas Pokok Tugas Penunj Komponen beban kerja .
Menerima rawat inap
nnya di dalam rak
Mencarikan untuk rawat
Memasukk
n rawat
Mencarikan status lama Melakukan Melakukan Melakukan n berkas Norma
Waktu Satuan DRM
DRM
DRM
DRM
/DRM
/DRM
/DRM
/minggu Melakukan Menghitung standar beban kerja di bagian filing rekam medis RSUD dr.
Moewardi Surakarta Standar Beban Kerja (SBK) adalah volume/kuantitas pekerjaan selama 1 tahun untuk tiap jenis SDMK.
SBK untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaiakan setiap kegiatan (Rata-rata Waktu atau Norma Wakt.
dan Waktu Kerja Tersedia (WKT) yang sudah ditetapkan.
Berdasarkan data yang didapat dari pengamatan lapangan dapat dihitung SBK sebagai berikut :
Mencarik Memasuk aan rawat Mencarik , status lama dan Melakuka Melakuka n proses Melakuka an berkas Kegiatan Norma Waktu .
Tugas Pokok Menerim a berkas kannya di Satuan WKT enit SBK menit/DR menit/DR menit/DR menit/DR menit/DR menit/DR menit/DR Berdasarkan perhitungan diatas maka total standar beban kerja (SBK) bagian filing RSUD Dr.
Moewardi adalah sebesar 2.
256,89 selama satu tahun.
Menghitung standar kegiatan penunjang dan faktor tugas penunjang di bagian filing rekam medis RSUD dr.
Moewardi Surakarta Tugas Penunjang adalah tugas untuk menyelesaikan kegiatan-kegiatan baik yang terkait langsung atau tidak langsung dengan tugas pokok dan fungsinya yang dilakukan oleh seluruh jenis SDMK.
Faktor Tugas Penunjang (FTP) adalah proporsi waktu yang digunakan untuk menyelesaikan setiap kegiatan per satuan waktu .
er hari atau per minggu atau per bulan atau per semeste.
Berdasarkan pengambilan data di lapangan, maka didapatkan perhitungan STP dan FTP sebagai berikut :
Tabel 4.
Perhitungan standar beban Jenis Tugas Tabel 2.
Perhitungan standar kegiatan penunjang dan faktor tugas penunjang Kegiatan Rat Sat Waktu Kegiatan .
nt/t.
WKT .
nt/t FTP % .
= .
Tuga Penu Melakuka Jenis Tuga Faktor Tugas Penunjang (FTP) dalam % Standart Tugas Penunjang (STP) = (.
-FTP/.
) Jurnal Ilmiah Rekam Medis dan Informatika Kesehatan INFOKES.
VOL 11 NO 2.
SEPTEMBER 2021 p-ISSN : 2086 - 2628 e-ISSN : 2745 - 5629 Menghitung berdasarkan beban kerja di bagian filing rekam medis RSUD dr.
Moewardi Surakarta Berdasarkan hasil penelitian didapatkan data bahwa capaian tugas dibagian filing sebagai berikut:
B Tugas Penunja Standar Tugas Penunjang (STP) Total kebutuhan SDMK tenaga filing = JKT x STP Pembulatan Tugas/ Kegiatan Menerima berkas rawat inap kemudian memasukkannya di dalam rak Mencarikan dokumen untuk rawat inap Memasukkan Mencarikan dokumen Melakukan Melakukan scaning berkas Melakukan pemusnahan berkas Capaian Berdasarkan capaian diatas maka kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja di bagian filing dapat dihitung sebagai Tabel 4.
Perhitungan kebutuhan SDMK bagian filing Kegiatan Capaian SBK Kebutuhan SDMK ( bag Tugas Pokok Menerima berkas rawat nya di dalam Mencarikan untuk rawat Memasukka n dokumen rawat jalan Mencarikan status lama dan asuransi Melakukan Melakukan Melakukan JKT(Jumlah Kebutuhan Tenag.
tugas pokok filing Jenis Tugas Berdasarkan hasil perhitungan kebutuhan SDMK tahun 2020 di bagian filing sebanyak 9 orang.
Tabel 3.
Capaian tugas bagian filing KESIMPULAN Berdasarkan disimpulkan bahwa fasyankes berjenis rumah sakit umum dengan jenis SDMK perekam medis, waktu kerja tersedia sebesar 75240 menit/tahun, standart beban kerja sebesar 2.
256, nilai FTP 04% dan nilai STP sebesar 1.
01 dan kebutuhan SDMK bagian filing tahun 2020 dihitung menggunakan metode ABK Kes adalah 9 SDMK, sedangkan sekarang berjumlah 7 SDMK sehingga memerlukan penambahan 2 SDMK.
DAFTAR PUSTAKA