ISSN : 2088 Ae 1762 Vol.
8 No.
September 2018
JURNAL SISFOTEK GLOBAL
Perancangan Sistem Informasi Biaya Perjalanan Dinas CSE (Customer Service Enginee.
Pada PT Teknika Sarana Gardian Dedi1.
Ika Nuraeni Kusumawardani2.
Lastiar Apriliani Sihombing3 Dosen STMIK Bina Sarana Global, 3Mahasiswa STMIK Bina Sarana Global Email : dedi@stmikglobal.
id,2ikanuraini88@gmail.
com,3sihombinglastiarapriliani@gmail.
Perkembangan teknologi infomasi tidak lepas dari pesatnya perkembangan teknologi komputer, karena komputer merupakan media yang dapat memberikan kemudahan bagi manusia dalam menyelesaikan suatu Perubahan dan dinamika masyarakat yang semakin cepat seiring dengan perkembangan jaman dan teknologi sehingga memerlukan kualitas informasi yang akurat, cepat dan tepat.
Teknologi informasi adalah salah satu contoh produk teknologi yang berkembang pesat yang dapat membantu manusia dalam mengolah data serta menyajikan sebuah informasi yang berkualitas.
Untuk menyediakan informasi tersebut, diperlukan suatu alat bantu atau media untuk mengolah beraneka ragam data agar dapat disajikan menjadi sebuah informasi yang bermanfaat dengan kemasan yang menarik dan berpedoman pada kriteria informasi yang berkualitas.
Setiap instansi perusahaan, pemerintah maupun pendidikan pasti membutuhkan suatu sistem informasi didalam menjalankan aktivitas kerjanya sehingga lebih teratur dan terarah dengan waktu yang lebih efisien.
PT.
Teknika Sarana Gardian (TSG) adalah perusahaan yang menyediakan serangkaian layanan, dimulai dari perawatan perangkat keras untuk mesin ATM, terutama untuk merek terkemuka.
Sejalan dengan tuntutan layanan IT yang terus menerus.
TSG telah semakin berubah dan menjadi penyedia solusi IT total dengan menawarkan berbagai layanan IT.
Layanan tersebut mulai dari pengadaan, pemasangan, serta layanan dan pemeliharaan untuk beberapa produk IT, baik hardware maupun software.
Saat ini, sebagai penyedia solusi IT total, menghadapi perubahan yang sangat cepat atau kondisi yang sangat dituntut di era informasi.
TSG kini menawarkan berbagai layanan IT seperti solusi produk IT beserta sistem jaringan untuk membantu perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya, untuk itu PT.
Teknika Sarana Gardian merupakan salah satu perusahaan IT yang telah memakai sistem informasi berupa pemakaian perangkat komputer dalam menjalankan aktivitas kerjanya, tetapi dalam penggunaannya belum secara menyeluruh, seperti halnya dalam pembuatan biaya perjalanan dinas CSE yang masih manual .
itulis tanga.
sehingga terkadang permintaan biaya perjalanan tersebut masih ada yang belum tertulis pada form AuVoucher PaymentAy yang dapat menyebabkan terganggunya CSE dalam melakukan perjalanan onsite ke customer karena tidak AbstrakAi Membangun suatu sistem informasi memerlukan pemahaman yang jelas mengenai sistem yang akan digunakan baik itu dalam prosedur sistem, masukan, keluaran maupun hal-hal yang mempengaruhi kinerja sistem untuk jangka pendek maupun jangka Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis melakukan penelitian mengenai sistem Informasi Biaya Perjalanan Dinas CSE yang berjalan pada saat ini.
PT.
Teknika Sarana Gardian adalah salah satu perusahaan berkembang, yang bergerak di bidang jasa service & maintenance, yaitu pengadaan, pemasangan dan pemeliharaan beberapa produk IT, baik hardware maupun software.
Dimana sistem informasi biaya perjalanan dinas CSE sangat dibutuhkan disana, pada sistem informasi biaya perjalanan dinas yang sedang berjalan, masih bersifat manual dan masih sangat sederhana terutama dalam pencatatan permintaan biaya perjalanan dinas CSE dan penginputan kedalam Dan juga masih banyak data yang tidak valid karena sistem pencatatan biaya masih berupa tulisan tangan pada form yang disediakan, sehingga seringkali terjadi kesalahan pada jumlah nominal yang ditulis.
Karena alasan diatas, maka dibutuhkan suatu sistem yang dapat membantu dalam pembuatan biaya perjalanan dinas CSE tersebut.
Metodologi yang digunakan yaitu SDLC (System Development Life Cycl.
, metode pengumpulan data menggunakan observasi, wawancara, dan studi pustaka.
Untuk aplikasi dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL untuk desain database, untuk desain illustrator menggunakan adobe dreamweaver dan untuk model sistem UML menggunakan Astah.
Dengan adanya sistem biaya perjalanan dinas berbasis web ini diharapkan bisa membantu Divisi Operasional dan Finance untuk mempermudah dan mempercepat pengolahan data agar lebih efektif dan efisien.
Kata Kunci : Biaya.
Perjalanan Dinas.
Sistem Informasi.
PENDAHULUAN
Sistem informasi dan teknologi komputer berkembang sangat pesat sejalan dengan besarnya kebutuhan terhadap ISSN : 2088 Ae 1762 Vol.
8 No.
September 2018
JURNAL SISFOTEK GLOBAL
adanya biaya perjalanan dari perusahaan.
Proses-proses manual yang menyebabkan kendala saat ini dapat diatasi dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi, dimana pembuatan biaya perjalanan dinas CSE dilakukan secara terstruktur melalui komputer.
Pengertian Bahasa Pemrograman AuBahasa Pemrograman adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menerjemahkan atau menuliskan algoritma dalam bentuk teks perintah-perintah yang dapat dimengerti oleh komputer untuk menyelesaikan suatu masalah.
Ay.
Pengertian Sistem Ausistem adalah kumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Sistem ini menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan yang nyata, seperti tempat, benda, serta orang-orang yang ada dan Ay.
Pengertian PHP AuPHP atau Personal Home Page adalah pemrograman .
adalah proses penerjemahan baris sumber menjadi kode mesin yang dimengerti komputer secara langsung pada saat baris kode dijalankan.
Ay.
Pengertian UML Pengertian Data Kamus Besar Bahasa Indonesia menjelaskan.
AuData diartikan sebagai kenyataan yang ada, yang berfungsi sebagai bahan sumber untuk menyusun suatu pendapat, keterangan yang benar, dan keterangan atau bahan yang dipakai untuk penalaran dan penyelidikan.
Ay.
AuUML (Unified Modeling Languag.
adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisis dan desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek.
Ay.
Pengertian Perjalanan Dinas PT.
Kereta Api Indonesia menjelaskan.
AuPerjalanan Dinas adalah perjalanan keluar dari tempat kedudukan untuk kepentingan dinas atas perintah pejabat yang berwenang dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan dengan beban yang sehemat-hematnya bagi PT.
Kereta Api Indonesia (Perser.
dengan tidak mengurangi efisien dan Ay.
Pengertian Informasi AuInformasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang Ay.
Pengertian Analisa Sistem AuAnalisa sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Ay.
Pengertian CSE (Customer Service Enginee.
Wikipedia menjelaskan,AuCSE (Customer Service Enginee.
adalah pekerja yang ruang lingkup pekerjaan utamanya adalah memberikan layanan kepada pelanggan yang telah menandatangani kontrak dengan perusahaan.
Awalnya, istilah ini digunakan oleh IBM, tetapi sekarang Customer Service Engineer juga digunakan oleh perusahaan Ay.
Pengertian Database AuDatabase adalah suatu kumpulan data terhubung .
nterrelated dat.
yang disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data .
ontrolled redundanc.
dengan cara tertentu sehingga mudah digunakan atau ditampilkan dapat digunakan oleh satu atau lebih program aplikasi secara optimal.
data disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakannya.
data disimpan sedemikian rupa sehingga penambahan, pengambilan, dan modifikasi dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol.
Ay.
II.
METODE PENELITIAN
Objek Penelitian CV.
Karya Bumen merupakan objek pada penelitian ini.
Fokus peneltian ini yaitu pada sistem administrasi yang terdapat pada perusahaan tersebut.
Adapun sistem pembuatan biaya perjalanan dinas CSE yang masih manual .
itulis tanga.
sehingga terkadang permintaan biaya perjalanan tersebut masih ada yang belum tertulis pada form AuVoucher PaymentAy yang dapat menyebabkan terganggunya CSE dalam melakukan perjalanan onsite ke customer karena tidak adanya biaya perjalanan dari perusahaan.
Proses-proses manual yang menyebabkan kendala saat ini dapat diatasi dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi, dimana pembuatan biaya perjalanan dinas CSE dilakukan secara terstruktur melalui komputer.
Pengertian MySQL AuMySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL .
atabase management syste.
atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia.
Ay.
ISSN : 2088 Ae 1762 Vol.
8 No.
September 2018
JURNAL SISFOTEK GLOBAL
Teknika Sarana Gardian masih menggunakan sistem yang manual yaitu dengan cara pencatatan tertulis pada Voucher Payment Form.
Oleh sebab itu penulis mengusulkan untuk membuat sistem informasi biaya perjalanan dinas CSE secara terkomputerisasi bertujuan untuk memperbaiki sistem yang lama dengan memberi gambaran atau pandangan yang jelas menurut proses design sistem dari awal hingga akhir Diagram Rancangan Sistem Untuk merancang dan menganalisa sistem yang diusulkan, pada penelitian ini digunakan program Astah Community untuk menggambarkan Use Case Diagram.
Activity Diagram.
Sequence Diagram, dan Class Diagram.
Gambar 1.
Activity Diagram Sistem Yang Sedang Berjalan Masalah yang Dihadapi Dari sistem yang berjalan diatas, maka peneliti menyimpulkan permasalahan yang dihadapi yaitu sebagai Proses pencatatan biaya perjalanan dinas CSE yang masih manual dengan form sederhana sehingga bisa menyebabkan waktu yang lama dalam proses pencairan Sehingga keterlambatan onsite pada customer.
Adanya kesalahan dalam jumlah biaya perjalanan CSE akibat kesalahpahaman antar departemen terkait.
Proses pembuatan laporan yang memerlukan waktu yang lama sehingga kinerja CSE tidak maksimal.
Alternatif Pemecahan Masalah Berdasarkan masalah tersebut diatas penulis memberikan alternatif pemecahan masalah yaitu sebagai berikut :
Diperlukan sistem yang mencakup seluruh kegiatan sistem pembuatan biaya perjalanan CSE sehingga tidak ada lagi kegiatan manual.
Sistem yang diperlukan mampu memberikan informasi yang akurat tentang laporan dan report pekerjaan yang Adanya sistem yang dapat digunakan di mana saja, kapan saja dan tidak memakan waktu lama.
Gambar 2.
Use Case Diagram yang Diusulkan Pada gambar 2.
Use Case Diagram yang diusulkan, ada beberapa aktor yang terlibat dalam sistem.
Diantaranya :
Tabel 1.
Deskripsi Aktor dalam Use Case No.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Usulan Prosedur Yang Baru Berdasarkan penjelasan pada bab sebelumnya, penulis mengusulkan untuk membangun sebuah sistem informasi biaya perjalanan dinas CSE yang saat ini berjalan pada PT.
Aktor Deskripsi ISSN : 2088 Ae 1762 Vol.
8 No.
September 2018
JURNAL SISFOTEK GLOBAL
Admin Aktor yang memiliki hak akses dalam mengelola data karyawan, data user, dan permohonan dana.
Admin akan mengelola data user .
dit, save, delet.
Sistem akan menyimpan ke database.
Kemudian sistem akan menampilkan data user.
Teknisi Aktor yang memiliki hak akses dalam pengajuan permohonan Pada setiap sequence diagram terdapat aksi aktor yang pertama sekali adalah terhadap interface.
Sequence diagram digunakan untuk menggambarkan interaksi antar objek dalam waktu yang berurutan.
Manager Aktor yang memiliki hak akses permohonan dan pencairan dana.
Finance Aktor yang mempunyai hak akses dalam memproses pencairan dana, menyiapkan nomor voucher dan membuat laporan.
Pimpinan Aktor yang mempunyai hak akses melihat semua informasi laporan Operational dan Finance.
Activity Diagram .
iagram aktivita.
adalah diagram aktivitas adalah tipe khusus dari diagram status yang memperlihatkan aliran dari suatu suatu aktivitas ke aktivitas lainnya dalam suatu sistem.
Diagram ini terutama penting dalam pemodelan fungsi-fungsi suatu sistem dan memberi tekanan pada aliran kendali antar objek.
Gambar 4.
Sequence Diagram User Berdasarkan Gambar 4.
Sequence Diagram User yang diusulkan terdapat :
1 Actor yang melakukan kegiatan, yaitu Admin.
6 Life Line antarmuka yang saling berinteraksi.
6 Message spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktivitas yang Kegiatan yang bisa dilakukan oleh aktor.
Rancangan Tampilan Tampilan Sistem Gambar 3.
Activity Diagram yang Diusulkan Gambar 5.
Tampilan Form Login Berdasarkan Gambar 3.
Activity Diagram diatas, aktivitas yang terjadi adalah :
Admin memilih form user.
Kemudian sistem akan menampilkan form user.
Pada gambar 5.
tampilan form login difungsikan untuk masuk kedalam sistem yang dirancang dengan memasukkan username dan password, selanjutnya klik tombol login.
ISSN : 2088 Ae 1762 Vol.
8 No.
September 2018
JURNAL SISFOTEK GLOBAL
Gambar 6.
Tampilan Form Permohonan Dana Gambar 9.
Tampilan Form List Permohonan Dana yang di Approval Pada gambar 6.
terdapat form permohonan dana difungsikan untuk memasukkan nilai nominal permintaan dana yang dibutuhkan.
Pada gambar 9.
didalam tampilan form list permohonan dana yang di approval, sistem akan menampilkan daftar jumlah permintaan dana yang sudah disetujui oleh pimpinan.
Gambar 10.
Tampilan Form Data Pencairan Dana yang Akan Ditransfer Gambar 7.
Tampilan Form List Permohonan Dana Pada gambar 10.
didalam form tampilan data pencairan dana yang akan ditransfer, sistem akan menampilkan datadata CE yang akan ditransfer.
Pada gambar 7.
form list permohonan dana difungsikan untuk menampilkan daftar permintaan dana CE yang akan melakukan onsite ke customer.
Gambar 8.
Tampilan Form Permohonan Dana yang di Approval.
Gambar 11.
Tampilan Form Voucher yang Akan Ditransfer Pada gambar 8.
tampilan form permohonan dana yang di approval difungsikan untuk memasukkan jumlah dana yang disetujui oleh pimpinan untuk di-transfer ke CE.
Pada gambar 11.
didalam tampilan form voucher yang akan ditransfer, sistem akan menampilkan nomor voucher tersebut beserta tanggal.
NIK, total ACC, dsb.
ISSN : 2088 Ae 1762 Vol.
8 No.
September 2018
JURNAL SISFOTEK GLOBAL
Dengan adanya sistem informasi biaya perjalanan dinas CSE yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem, agar dapat segera dicari pemecahan masalahnya dan dapat diperbaiki.
Sumber Daya Manusia yang menangani sistem informasi biaya perjalanan dinas CSE harus memiliki kualitas yang memadai karena kesalahan-kesalahan yang terjadi biasanya disebabkan karena kurangnya kemampuan user dalam pengoperasian sistem.
Sistem ini dianjurkan hanya dapat dipergunakan oleh pegawai yang memiliki otoritas dalam pembuatan dan pengelolaan data.
Pengembangan sistem lebih lanjut dapat dikembangkan dengan terintegrasi langsung dengan sistem penggajian Evaluasi sistem secara bekala diperlukan untuk menghindari terjadinya error system dan harus sering dilakukan back up data untuk mem-back up data pada saat terjadinya kerusakan sistem akibat error system maupun Gambar 12.
Tampilan Form Laporan Pada gambar 12.
didalam tampilan form laporan.
Sistem akan menampilkan data-data laporan sesuai dengan kebutuhan masing-masing pihak.
IV.
KESIMPULAN
Setelah dilakukan penelitian, maka penulis dapat menyimpulkan beberapa hal dari data-data diatas, sebagai DAFTAR PUSTAKA