TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 ANALISIS SISTEM DESKTOP BERBASIS CLIENT/SERVER DENGAN APLIKASI BERBASIS WEB STUDI KASUS PENGOLAHAN DATA KAPAS PADA PT. ABC Zen Munawar Program Studi Manajemen Informatika Politeknik LP3I Bandung E-mail: munawarzen@gmail. Abstrak : Sistem pengolahan data kapas di PT. ABC menggunakan aplikasi desktop berbasis client/server . rsitektur 2 tie. data penerimaan dan data pengeluaran sudah berjalan baik, namun informasi yang dibutuhkan oleh pengguna sistem lebih luas, tidak hanya pada tingkat jaringan lokal. sehingga dapat terjadi kelambatan informasi mengenai pengelolaan stok bahan baku yang dibutuhkan oleh kantor pusat, karena sistem hanya dapat menyediakan informasi pada tingkat jaringan lokal. Oleh karena itu diperlukan pengembangan arsitektur sistem dengan menggunakan arsitektur 3 tier. Aplikasi web merupakan aplikasi berbasis client/server dengan arsitektur 3 tier, yang dapat menangani kebutuhan informasi yang lebih luas sehingga kebutuhan akan informasi pengelolaan persediaan bahan baku kapas oleh kantor pusat secara real time mudah didapatkan dan antisipasi kenaikan dan penurunan permintaan barang dari konsumen dapat diatasi dengan baik. Kelebihan dari penggunaan aplikasi web ini adalah pemeliharaan lebih efektif dan efisien, yaitu tidak memerlukan deployment atau pengembangan program pada setiap client, cukup menggunakan browser web sebagai user interface. Aplikasi web yang dikembangkan menggunakan PHP scripting language. MySQL database server dan Apache web server. Kata Kunci : desktop, client/server, pengolahan data kapas. PHP. MySQL Pendahuluan Model konektivitas pada jaringan yang membedakan fungsi komputer sebagai terminal akses serta pusat pengolahan dan layanan disebut Client-server. Client merupakan terminal yang digunakan oleh pengguna untuk meminta layanan tertentu yang Terminal client dapat berupa PC, ponsel, komunikator, robot, televisi dan peralatan lain yang membutuhkan informasi. Server merupakan komputer khusus yang bertugas melayani aplikasi-aplikasi jaringan / pihak yang menyediakan layanan. Arsitektur ini menempatkan sebuah komputer sebagai server yang bertugas sebagai pusat pengolahan dan layanan bagi terminal-terminal lain . yang terhubung dalam sistem jaringan itu. Komputer yang difungsikan sebagai server hanya berperan untuk melayani permintaan layanan dari client. Hubungan yang terjadi antara server dan client adalah one-to many, yang berarti bahwa satu server melayani banyak client. Client selalu memulai transaksi dengan meminta layanan sedangkan server menanti permintaan layanan secara pasif. Model ini dapat menjawab problematika rendahnya kualitas antarmuka pada terminal-terminal akses dalam arsitektur Master-slave karena pada model arsitektur Client-server, komputer client bisa merupakan intelligent terminal, yaitu memiliki CPU yang dapat membantu proses dalam penyajian grafis yang tinggi. TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 Salah satu komponen utama keberhasilan dari pemasaran hasil produksi adalah terjaminnya persediaan produksi . Keberhasilan produksi sangat dipengaruhi oleh manajemen pengelolaan stok bahan baku, dalam hal ini adalah kapas sebagai bahan baku utama dari proses produksi. Informasi ketersediaan stok harus dapat diketahui setiap saat dengan mudah. PT. ABC adalah perusahaan yang bergerak dibidang produksi benang dan kain dengan lokasi di Bandung sebagai pabrikasi, sedangkan untuk pemasaran hasil produksi ditangani oleh kantor pusat yang berlokasi di Jakarta. Pemasaran produksi dilakukan berdasarkan permintaan dan disesuaikan dengan keinginan konsumen. Pengolahan data bahan baku kapas di perusahaan tersebut menggunakan aplikasi desktop berbasis client/server dengan arsitektur sistem model 2 tier sehingga pengelolaan dan pengawasan serta pembuatan laporan stok telah berjalan cukup baik. Namun terdapat kelemahan karena informasi yang tersedia hanya dapat diakses pada tingkat jaringan Hal ini menyebabkan keterlambatan pengaksesan informasi tersebut oleh bagian pemasaran dan permintaan konsumen dan pabrikasi yang berada pada kota yang berbeda. Selain Aplikasi desktop ini memiliki beberapa kelemahan yaitu manajemen pengelolaan dan perawatan mesin-mesin client yang membutuhkan pengembangan serta proses konfigurasi yang memerlukan waktu dan tenaga, misalnya front-end untuk suatu database harus dipasang satu persatu pada setiap komputer client dan apabila suatu saat pada komputer client diperlukan perubahan atau pengembangan, prosesnya harus diulang pada setiap komputer client. Setelah dialakukan analisis sistem maka diusulkan untuk membangun sebuah aplikasi web berbasis client/server dengan arsitektur sistem 3 tier yang dapat mengolah informasi sehingga menjadi media informasi yang dinamis serta dapat diakses oleh penggunanya di berbagai tempat yang berbeda Tinjauan Pustaka Arsitektur jaringan client/server merupakan pengembangan dari arsitektur file server. Arsitektur ini adalah model konektivitas pada jaringan yang mengenal adanya server dan client, dimana masing-masing memiliki fungsi yang berbeda satu sama lain. Server dapat berbagi pakai data, aplikasi dan peripheral seperti harddisk, printer, modem dan lain-lain. Oleh karena itu, tidak jarang juga tercipta sebutan print server, communication server dan lain sebagainnya. Prinsip kerjanya sangat sederhana, dimana server akan menunggu permintaan dari client, memproses dan memberikan hasilnya kepada client. Sedangkan client akan mengirimkan permintaan ke server, menunggu proses dan melihat visualisasi hasil prosesnya. Sistem client server ini menggunakan protocol TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protoco. Unix dan Windows NT merupakan contoh yang baik dari sistem operasi jaringan client server. 1 Arsitektur Sistem (Model 2 Tie. Tier pertama dalam aplikasi desktop berbasis client/server adalah client tier atau presentation tier, yang berjalan di client. Tier ini memiliki kode yang merepresentasikan data dan berinteraksi dengan user. Aplikasi client melakukan permintaan data dari database dan menampilkannya pada layar. Komputer client mampu untuk memanipulasi data sedangkan server tidak dilibatkan dalam pemrosesan data. Tier kedua adalah database server, atau DBMS. Tier ini memanipulasi objek yang sangat kompleks dan TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 DBMS tidak dapat memproses data sebelum melalui client. [Evangelos Petroutsos : 2000 : . User Interface/ Application logic Data Layer iBook Server Gambar 1. Arsitektur 2 tier 2 Arsitektur Sistem (Model 3 Tie. Model 3 tier pada aplikasi web, dibagi menjadi beberapa komponen aplikasi dalam 3 kategori atau layer. Yang pertama adalah presentation layer, program ini berjalan pada client dan berinteraksi dengan user, yaitu menyediakan informasi bagi user. Kedua adalah application layer atau dikenal denagn business layer, layer ini berisi logic application serta mempermudah client mengakses ke database. Komponen dari application atau business layer sering juga disebut business service. Layer terakhir adalah data layer, layer ini adalah database server, yang melayani permintaan dari client. Permintaan biasanya berupa query. Database server harus memperbarui database dan pada waktu yang sama melindungi integritasnya. [Evangelos Petroutsos : 2000 : . Client Application Middle Tier DBMS Data Presentation Layer Application Layer (Business Logi. Data Layer Gambar 2. Arsitektur 3 tier Bermacam macam tier dari server dapat berjalan pada mesin yang sama ataupun mesin yang berbeda. Tier dibedakan menurut fungsi yang mereka sediakan, bukan pada mesin yang berjalan. Berikut adalah gambar web sebagai sebuah jaringan three-tier menurut Evangelos Petroutsos dalam bukunya AuDatabase Programming With Visual Basic 6Ay [Evangelos Petroutsos : 2000 : . TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 Active X component PHP pages INTERNET DATABASE Server CLIENT HTML page IBM PS/2 DATABASE SERVER Gambar 3. Web sebagai lingkungan three-tier 3 Transmission Control Protocol /Internet Protocol (TCP/IP) TCP/IP (Transmission Control Protocol /Internet Protoco. adalah nama keluarga protocol jaringan. Protocol adalah sekelompok aturan yang harus diikuti oleh perusahaan-perusahaan dan produk software agar produk mereka bisa kompatibel satu dengan yang lainnya. Suatu protokol menentukan bagaimana suatu software berkomunikasi dengan software lain juga menentukan bagaimana setiap bagian dari keseluruhan paket mengatur perjalanan informasinya. Internet pada awalnya telah menggunakan TCP/IP pada tingkat protokolnya yang memungkinkan sistem apapun yang terhubung ke dalamnya bisa berkomunikasi dengan sistem lain tanpa memperdulikan bagaimana sistem masing masing bekerja. TCP/IP sebenarnya merupakan dua protokol yang berbeda. TCP/IP dirancang untuk menjadi komponen perangkat lunak dari sebuah Semua bagian didalam keluarga TCP/IP memiliki tugas tersendiri, misalnya mengirim e-mail, mentransfer file, menyediakan log-in jarak jauh . emote logi. dan menangani informasi routing jaringan. Protokol TCP bertanggung jawab memecah informasi ke dalam beberapa paket, sedangkan IP bertanggung jawab mengangkut . paket-paket tersebut sesuai Kemudian TCP bertugas menyatukan kembali paket-paket itu ke urutan yang Kesalahan dalam aplikasi: Aplikasi pada server bisa memiliki kesalahan dan tidak berfungsi tepat. Layanan dalam TCP/IP yang berbeda dikelompokan menurut fungsi-fungsinya. Protokol-protokol transport mengendalikan pergerakan data antara dua mesin, dan TCP . ransmission Control Protoco. , protokol ini bersifat connection based, artinya kedua mesin pengirim dan penerima tersambung dan berkomunikasi satu sama lain sepanjang waktu. UDP (User Datagram Protoco. , protokol ini bersifat connectionless . anpa koneks. artinya data dikirim tanpa kedua mesin penerima dan pengirim saling TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 Sementara itu ada juga protokol-protokol routing untuk menangani pengalamatan . data dan menentukan jalur terbaik untuk mencapai tujuan. Protokol-protokol tersebut juga bertanggung jawab memecah informasi berukuran besar dan menyusunnya kembali kepada tujuan. 4 Hypertext Transfer Protocol Server dan web browser berkomunikasi satu sama lain dengan protokol yang memang dibuat khusus untuk ini, yaitu HTTP. HTTP bertugas menangani permintaan-permintaan dari browser untuk mengambil dokumen dokumen web. HTTP bekerja diatas TCP/IP yang menjamin data sampai ditujuan dengan urutan yang Bila sesuatu kesalahan terjadi pada saat proses pengiriman, pihak pengirim akan mendapat pemberitahuan bahwa telah terjadi kesalahan. Karenanya server dan client tidak perlu menyediakan mekanisme untuk memeriksa kesalahan transmisi data, yang berarti mempermudah pekerjaan pemrograman. Namun demikian HTTP tidak memiliki apa yang disebut session. Setiap halaman web yang dikirim akan melibatkan satu proses penyambungan antara client dan server, baru kemudian datanya ditransfer. Setelah data selesai ditransfer, koneksi antara server dan client akan diputus. Sifatnya ini membuat HTTP sering disebut dengan istilah protokol hit and run. Suatu halaman web seringkali berisi file gambar, atau beberapa file-file lain. HTTP memaksa server untuk menjalin hubungan baru setiap kali hendak mengirimkan satu buah Ini tidak menguntungkan dan tidak efisien mengingat proses hubung-putus ini menyebabkan beban bagi jaringan. Standar HTTP yaitu HTTP 1. 1 di rancang untuk mengatasi masalah diatas, web diarahkan untuk mengarah ke penggunaan persistent conection . ambungan yang terjaga berkesinambunga. secara lebih efisien. Dalam HTTP 1. 1 server tidak akan memutuskan hubungan dengan client pada akhir pentransferan dokumen. Hubungan tetap dibuka untuk melayani bila saja ada permintaan lagi dalam waktu yang singkat. Hubungan yang baru akan diputuskan apabila setelah melewati suatu batas waktu tertentu, client tidak mengirimkan permintaan lagi. 5 Hypertext Markup Language (HTML) HTML dikenal sebagai bahasa standar untuk membuat dokumen web. Perintah-perintah HTML diletakkan dalam file berekstensi *. html dan ditandai dengan menggunakan tanda berupa karakter AuAy. Tidak seperti bahasa pemograman terstruktur prosedural seperti Pascal atau C. HTML tidak mengenal jumping, ataupun looping. Kode-kode HTML dibaca oleh browser dari atas ke bawah tanpa adanya lompatan-lompatan. Struktur sebuah dokumen HTML pada dasarnya dibagi menjadi dua bagian besar, yaitu Header dan Body. Masing-masing ditandai dengan pasangan container head dan . Bagian head berisikan judul dokumen dan informasi-informasi dasar lainnya, sedangkan bagian body adalah data dokumennya. HTML diatur oleh konsorsium W3C semua perubahan atas standar bahasa HTML harus disahkan terlebih dahulu oleh konsorsium ini. W3C kini merupakan badan resmi yang membuat standar web. W3C meletakan gabungan spesifikasi dalam standar web, berikut adalah hasil dari W3C : TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 6 PHP PHP merupakan bahasa berbentuk skrip yang ditempatkan pada sisi server dan diproses di server, hasilnya akan dikirimkan ke klien, tempat pemakai menggunakan browser. Kode program PHP menyatu dengan tag-tag HTML dalam satu file. Kode PHP diawali dengan tag AuAy. File yang berisi tag HTML dan kode PHP ini diberi ekstensi (*. atau ekstensi lainnya yang ditetapkan pada Apache/Web server. Berdasarkan ekstensi ini, pada saat file diakses, server akan tahu bahwa file ini mengandung kode PHP. Server akan menterjemahkan kode ini dan menghasilkan output dalam bentuk tag HTML yang akan dikirim ke browser yang mengakses file tersebut. Skrip PHP berkedudukan sebagai tag dalam bahasa HTML. Sebagaimana diketahui HTML (Hyper Text Markup Languag. adalah bahasa standar untuk membuat halamanhalaman Web. Model kerja PHP diawali dengan permintaan suatu halaman web oleh browser. Berdasarkan URL (Uniform Resource Locato. atau dikenal dengan sebutan alamat Internet, browser mendapatkan alamat dari web server, mengidentifikasi halaman yang dikehendaki, dan menyampaikan segala informasi yang dibutuhkan oleh web server. Selanjutnya web server akan mencarikan berkas yang diminta dan isinya segera dikirim ke mesin PHP dan mesin inilah yang memproses dan memberikan hasilnya . erupa kode HTML) ke web server. Selanjutnya web server menyampaikan ke klien. 7 XAMPP XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri . , yang terdiri atas program Apache HTTP Server. MySQL database dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X . mpat sistem operasi apapu. APACHE. MySQL. PHP dan Perl [Anhar, 2. 8 Web Aplikasi Web merupakan terobosan baru sebagai teknologi sistem informasi yang menghubungkan data dari berbagai sumber dan layanan yang beragam macamnya di Aplikasi web memiliki bermacam-macam form yang ditampilkan pada halamanhalaman HTML. Pada aplikasi windows misalnya, terdapat berbagai pilihan untuk form tersebut berkomunikasi antara satu dengan yang lainnya seperti menggunakan public variabel, dapat membaca langsung nilai dari setiap control di setiap form, juga dapat menyeting properties-properties lainnya. Situasinya berbeda dalam sebuah aplikasi web, setiap halaman adalah sebuah entity yang terpisah dan tidak dapat berinteraksi secara langsung dengan halaman yang lain pada site yang sama. Aplikasi web adalah sebuah site yang bekerja seperti aplikasi windows biasa. Kita memasukkan informasi pada form, informasi tersebut di transmisikan pada server dan hasil dari prosesnya di kembalikan pada client sebagai dokumen HTML yang lain. Perbedaan yang utama antara aplikasi windows dengan aplikasi web yaitu form dapat di TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 buka pada desktop dan user dapat berpindah dari satu form ke form yang lain dengan mengklik mouse, namun berbeda pada aplikasi web yang hanya dapat menampilkan sebuah form dalam satu waktu. Apabila ingin membuka halaman yang lain harus memilih link-link hypertext yang ada pada halaman tersebut atau mengklik tombol back untuk menampilkan halaman yang telah di buka. Link-linknya sendiri bisa mengacu pada dokumen web, server FTP (File Transfer Protoco. , e-mail ataupun layanan-layanan lain. 9 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram menurut Hanif Al Fatta mengemukakan bahwa ERD adalah gambar atau diagram yang menunjukkan informasi dibuat, disimpan dan digunakan dalam sistem bisnis [V. Yasin, 2. 10 Konsep Persediaan Barang Konsep persediaan barang : menurut Sofjan Assauri adalah sebagai berikut : AuSuatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan/proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksiAy[Sofjan Assauri: 1978 : . Pengertian Persediaan menurut Eddy Herjanto mengemukakan bahwa inventory adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari suatu peralatan atau mesin [E. Herjanto. 2007: . 11 Sistem Persedian Sistem penentuan persediaan menurut Sofjan Assauri . 8 : 182 ) yaitu : Sistem persediaan berkala . , yaitu setiap akhir periode dilakukan perhitungan secara fisik dalam menentukan jumlah persediaan akhir. Sistem perpetual atau juga disebut Book Inventories yaitu dalam hal ini di bina catatan administrasi persediaan. Setiap mutasi daripada persediaan sebagai akibat daripada pembelian ataupun penjualan dicatat atau terlihat dalam kartu administrasi persediaannya. Bila metode ini yang di pakai, maka perhitungan secara fisik hanya dilakukan paling tidak setahun sekali. Yang biasanya dilakukan untuk keperluan counter checking antara jumlah persediaan menurut fisik dengan kartu administrasi persediaannya. 12 Metode Penailaian Persediaan Metode yang digunakan untuk menilai persediaan berdasarkan aliran biaya menurut Sofjan Assauri . 8:182-. sebagai berikut : FIFO (First In First Out ), cara ini didasarkan atas asumsi bahwa harga barang yang sudah terjual dinilai menurut harga pembeliaan barang yang terdahulu Dengan demikian persediaan akhir dinilai menurut harga pembelian barang yang terakhir masuk. Weight Average Methode (WAM), cara ini didasarkan atas harga rata-rata dimana harga tersebut dipengaruhi oleh jumlah barang yang di peroleh pada TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 masing-masing harganya. Dengan demikian persediaan dinilai berdasarkan harga rata-rata. LIFO (Last In First Ou. , cara ini didasarkan atas asumsi, bahwa harga barang yang telah terjual menurut harga pembelian barang yang terakhir masuk. Sehingga persediaan yang masih ada/stock, dinilai berdasarkan harga pembeliaan barang yang terdahulu. Analisis Pada PT. ABC terdapat Divisi Pemintalan mempunyai 30. 000 spindle mesin Rieter. Toyoda. Howa serta 3250 rotor schlaforst Autocord. Dengan hasil produksi 5500 metrik ton benang ring dan 20. 000 metrik ton benang open end per tahun (Ring = 2500 bale/bulan. OE = 8000 Bale/bula. Produksi akhirnya adalah benang ring Combed. Carded dan Blended serta benang OE 5 S sampai dengan 45 S. Divisi Weaving (Pertenuna. kapasitas produksi 30 juta yard kain denim dan chambray per tahun dengan memakai 138 buah mesin weaving double width AySulzerAy dan 59 buah AyPicanolAy serta AyIshikawaAy. Divisi ini menghasilkan kain chambray 4 onz sampai dengan 16 onz (Carded/ Combe. dan Denim Open End Tradisional. Hasil produksi PT. ABC berupa kain denim, benang carded dan benang blanded. Produksi benang terdiri dari dua maacam, yaitu benang halus dengan nomor Ne1 30s Ae 45s dan benang kasar dengan nomor Ne1 5s Ae 20s. Pemasaran hasil produksi dari pemintalan PT. ABC yang berupa benang, sebagian dipergunakan oleh bagian pertenunan sebesar 85 % untuk menghasilkan kain, dan 15 % benang langsung dipasarkan, sedangkan untuk jenis kain denim sebanyak 70 % di ekspor ke berbagai negara antara lain : Bangladesh. Jerman. Hungaria. Perancis. Thailand. Philipina. Hongkong. Srilangka. Vietnam. Timur tengah. Amerika. Australia, dan sisanya sebanyak 30% dipasarkan kedalam negeri. Untuk pemasaran hasil produksi ini dilakukan berdasarkan pemesanan yang diterima melalui bagian perencanaan produksi maupun kantor pusat di Jakarta. Lingkup Kerja Departemen Gudang Sebelum bahan baku kapas tersebut dipindahkan dari container ke gudang terlebih dahulu dilakukan pengecekan oleh seorang petugas yang bertanggung jawab untuk melakukan pengecekan terhadap dokumen-dokumen yang menyertai pengiriman barang tersebut. Jika lengkap maka akan dilakukan pembongkaran atau sebaliknya hal tersebut dikomunikasikan ke bagian import. Jika pada packing terdapat kelainan atau kerusakan maka akan dilakukan pemotretan sebagai dokumentasi bahwa barang tersebut rusak pada saat pengiriman. Apabila kondisi gudang penuh dengan bahan baku maka hal tersebut akan dikomunikasikan dengan kepala gudang untuk menunda penyimpanan bahan baku kapas tersebut atau dilakukan penyewaan terhadap gudang luar. Aturan pengeluaran stock bahan baku kapas tersebut menggunakan prinsip FIFO yaitu stock yang lama terlebih dahulu dikeluarkan sedangkan yang baru datang, sementara disimpan terlebih dahulu untuk stock bahan baku berikutnya. Bagian gudang mencatat data pembelian bahan baku kapas yang tertuang dalam kartu stock dan mengatur arus masuk dan keluarnya bahan baku yang keluar dari pemasok atau diminta oleh bagian produksi untuk pembuatan kain Denim, tetapi sebelum dibawa TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 kebagian produksi terlebih dahulu dilakukan pembersihan bahan baku kapas tersebut pada bagian classer untuk penyaringan, selanjutnya baru masuk ke bagian produk. Pengelolaan Penyedian Bahan Baku Yang Ditetapkan Oleh PT ABC Bagian produksi membuat perencanaan persediaan bahan baku berdasarkan persediaan bahan baku di gudang dalam bentuk laporan pembelian mengenai namanama barang dan bahan baku dengan jumlah dan kualitas tertentu. Bagian gudang melakukan fungsi sebagai berikut : A Fungsi pengeluaran, akan mengeluarkan kembali persediaan stock bahan baku dan barang yang dipasarkan dari pemasok bahan baku. A Fungsi penyimpanan, akan mempersiapkan tempat penyimpanan. A Fungsi penjualan akan melakukan transaksi penjualan jika ada permintaan dari Penyediaan stok bahan baku berdasarkan klasifikasi bahan baku yang diinginkan Untuk menghindari terjadinya kehilangan dan kecurangan-kecurangan, pihak manajer menggunakan pengendalian internal persediaan bahan baku dengan cara sebagai berikut pengawasan terhadap personil yang keluar masuk gudang. setiap satu bulan sekali bagian akuntansi melakukan pengecekan pembelian, penjualan, pembayaran dan persediaan stock bahan baku digudang. Pemisahan antar fungsi pembayaran pembelian untuk bagian akuntansi dan penyimpanan, penjualan, pembayaran dari transaksi penjualan oleh bagian gudang. Di bawah ini merupakan uraian tugas dari masing-masing bagian yang berkaitan dengan lingkup kerja pergudangan PT. ABC : Divisi Non Produksi A Mengusahakan pada pimpinan mengenai budget tahunan dan bulanan tentang kebutuhan logistik berdasarkan usulan dari semua bagian dan mengelola seluruh A Memeriksa semua laporan persediaan dan mutasi barang serta kondisi seluruh gudang serta barang-barang yang tersimpan didalamnya. Bersama dengan team setiap tahun mengadakan stock of name seluruh bahan baku digudang dalam rangka perencanaan pembelian bahan baku untuk tahun mendatang. A Mengawasi dan melakukan penjualan barang yang sudah lama tersimpan di Kepala Departemen Logistik A Me review dan mengkoordinasikan pemesanan barang dan suku cadang yang di buat oleh bagian pembelian serta menyetujui rekapitulasi hutang dan piutang yang dibuat oleh kasir. A Mengkoordinasi dan menetapkan rekapitulasi perhitungan upah untuk pembayaran upah karyawan atau THR dan mengajukan ke kantor pusat. A Memeriksa dan menyetujui anggaran bulanan terhadap kenyataan setiap departemen dan menyetujui pengeluaran uang dari kasir. Kepala Departemen Gudang A Menyimpan semua catatan dan memeriksa laporan secara periodik untuk mengontrol jalannya fungsi gudang. TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 Memeriksa dan mengesahkan pengiriman barang, pembayaran untuk memenuhi order penjualan. Mengatur penggunaan transport untuk pengiriman dan penyimpanan barang. Memeriksa laporan harian, pembelian dan pengiriman barang dan penerimaan barang. Memeriksa laporan harian pembelian dan penerimaan barang dan merencanakan anggaran tahunan untuk kebutuhan pergudangan serta tiap bulan melakukan evaluasi anggaran sesuai dengan kenyataan. Gambaran Umum Sistem Persediaan Bahan Baku Kapas Dalam pengelolaan persediaan bahan baku kapas ini yang bertanggung jawab untuk menangani penerimaan dan pengeluaran bahan baku kapas adalah bagian gudang. Berikut ini adalah prosedur-prosedur peneriman dan pengeluaran kapas pada bagian gudang sebagai berikut : Prosedur penerimaan kapas . Sebelum kapas diterima oleh bagian gudang kapas terlebih dahulu diperiksa kelengkapan dokumen import kapas oleh kepala departemen gudang. Kemudian diperiksa dan ditentukan tempat penyimpanan oleh bagian gudang . Memeriksa kondisi fisik container/truck sesuai dengan dokumen dan kondisi muatan / kapas secara visual bersama surveyor. Kemudian muatan di bongkar / dikeluarkan dan dicocokan jumlahnya dengan dokumen import. Kemudian surat penerimaan (SP) diserahkan ke perusahaan . Kemudian bagian gudang mengisi Laporan Peneriman dan Pengeluaran Gudang (LPPG) dan Surat Pemberitahuan Pemasukan Barang Import (SPPBI). Mendistribusikan Laporan Penerimaan dan Pengeluaran gudang (LPPG). Laporan Penerimaan Barang Import (LPBI) dan Surat Pemberitahuan Pemasukan Barang Import (SPPBI) kepersonel yang relevan kemudian dibuat fle /arsip. Prosedur pengeluaran kapas . Mengidentifikasi perlunya barang oleh bagian produksi . Memeriksa persediaan kapas di gudang . Bagian produksi menyerahkan Material Requisition (MR) dan Receipt Form (RF) ke bagian gudang. Bagian gudang menerima Material Requisition (MR) dan Receipt Form (RF) kemudian mereview. Bagian gudang merealisasikan kebutuhan bahan baku kapas pada bagian . Memperbaharui persedian bahan baku kapas kemudian membuat laporan stock. 1 Even List Berikut ini adalah event list yang menggambarkan daftar narasi stimuli . aftar kejadia. yang terjadi dalam lingkungan dan mempunyai hubungan dengan respon yang diberikan TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 Pemeriksaan terhadap dokumen-dokumen pemesanan . nvoice,BL,SPPBI) dari Melakukan bongkar muat jika dokumen-dokumen telah sesuai dengan kondisi muatan, sebaliknya dikomunikasikan ke bagian import. Melakukan pengecekan gudang untuk menyimpan bahan baku kapas. Bila kondisi gudang penuh dilakukan penangguhan penyimpanan atau penyewaan gudang luar. Membuat bukti penerimaan yaitu SPPBI dan LPPG. Input data penerimaan bahan baku kapas. Pembuatan laporan penerimaan bahan baku kapas Identifikasi permintaan kapas dari bag. Pengecekan stock kapas. Realisasi permintaan kapas bila tersedia stock digudang, sebaliknya dikomunikasikan dengan bagian produksi. Membuat bukti permintaan bahan baku kapas. 2 Data Flow Diagram (DFD) DFD (Data Flow Diagra. menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data. Terdapat dua bentuk DFD yaitu DFD fisik . hysical data flow diagra. dan DFD logika . ogical data flow diagra. DFD fisik lebih menekankan pada bagaimana proses dari sistem diterapkan, sedang DFD logika lebih menekankan proses-proses apa saja yang terdapat dalam sistem. Berikut DFD sistem berjalan : Gambar 4. DFD Level 0 Sistem Desktop TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 Invoice. BL,SPPBI Pemasok Bukti komplain Buat bukti data pesanan Cek kondisi Data BL tidak Data Invoice,BL,SPPBI Data BL sesuai Bongkar Data produksi Data penerimaan D2 Penerimaan kapas Data penerimaan Identifikasi Data MR Data stock Perbarui data stock Data stock Data stock Pembuatan Laporan penerimaan dan Laporan penerimaan, pengeluaran, stock Produksi Data penerimaan Data penerimaan Pemasok Buat bukti Bag. Produksi Periksa Stock kapas Pengeluaran Bukti penolakan Stock tidak tersedia Stock tersedia Data pengeluaran D6 Laporan penerimaan pengeluaran, stock Buat bukti Realisasi Kadept. Gudang Gambar 5. DFD Level 1 Sistem Desktop Hasil Analisis Sistem yang digunakan adalah aplikasi desktop berbasis client/server dengan arsitektur 2 tier yang memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan. Kelebihan dari aplikasi desktop berbasis client server . rsitektur 2 tie. yaitu sebagai berikut : Penggunan resource lebih efisien. Penyimpanan data terpusat. lalu lintas data dalam jaringan menjadi lebih rendah. Beberapa kelemahan dari sistem aplikasi desktop berbasis client/server . rsitektur 2 tie. adalah sebagai berikut : Pengaksesan oleh pengguna hanya terbatas pada tingkat jaringan lokal. Manajemen dan perawatan mesin-mesin client yang membutuhkan pengembangan serta proses konfigurasi yang memakan waktu dan biaya. Dari kelemahan-kelemahan tersebut maka diperlukan sebuah sistem yang dapat menangani masalah-masalah diatas. Dalam pengembangan sistem ini penulis mengusulkan pengembangan sistem dengan menerapkan aplikasi web berbasis client/server dengan arsitektur sistem 3 tier. Dari sisi pengelolaan jaringan, sistem ini dapat mengatasi beberapa kelemahan dari aplikasi desktop berbasis client/server dengan arsitektur 2 tier yaitu sebagai berikut : Pendistribusian berlangsung secara sendirinya, karena setiap salinan dokumen . ebagai satu komponen aplikas. di download ke mesin client, ketika mesin client TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 membutuhkan dan meminta update. Sehingga tidak perlu deployment perangkat lunak client untuk setiap komputer yang ada. Perubahan-perubahan aplikasi dapat dikerjakan secara terpusat dan bisa langsung diterapkan tanpa perlu menyesuaikan semua client. Fleksibilitas aplikasi web lebih terjamin karena tidak perlu lagi mengembangkan program-program client yang berbeda untuk setiap macam platform. Dari sisi pengaksesan data, aplikasi web dapat diakses oleh lebih dari satu user yang berada pada tempat yang berbeda sehingga informasi yang dibutuhkan dapat diakses secara global. Dengan tingkat pengaksesan yang semakin luas, maka diperlukan juga keamanan sistem untuk menjaga penyalahgunaan . hak akses dari setiap bagian atau departemen dari perusahaan tersebut. Sistem yang dikembangkan ini dapat membatasi hak akses dari setiap departemen dengan memberikan hak-hak akses setiap user sesuai dengan kebijakan dari perusahaan untuk masuk ke sistem dengan menggunakan password login. Sistem informasi pengelolaan persediaan bahan baku kapas ini memerlukan manajemen pengolahan data yang baik untuk memenuhi kebutuhan informasi oleh pengguna sistem. Teknologi web saat ini telah memiliki kemampuan untuk mengakses sistem database. Web server dapat dihubungkan dengan RDBMS (Relational Database Management Syste. seperti Oracle. SQL Server atau MySQL. Untuk keperluan pengembangan aplikasi web ini diperlukan sebuah bahasa server side sripting yaitu dalam pengembangan aplikasi ini menggunakan PHP (Preprocessor Hypertext page. MySQL sebagai sistem manajemen database dan Apache sebagai web server. Perancangan Berikut ini adalah arsitektur sistem aplikasi pengelolaan persediaan bahan baku kapas PT. ABC. Internet PT GRAND TEXTILE INDUSTRY BANDUNG (PABRIK) Bag Gudang Bag penjualan Internet Web Server Direktur PT GRAND TEXTILE INDUSTRY JAKARTA (KANTOR PUSAT) Direktur Bag pemasaran Gambar 6. Arsitektur Web Aplikasi PT. ABC Bag SDM TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 1 Data Flow Diagram (DFD) Untuk menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data, berikut Data Flow Diagram level 0 Gambar 7. DFD Level 0 Web Aplikasi Selanjutnya disampai dalam bentuk gambar Data Flow Diagram Logika Level 1 Web Aplikasi sebagai berikut : Invoice. BL,SPPBI Pemasok Bukti komplain Buat bukti data pesanan Cek kondisi Data BL tidak Data Invoice,BL,SPPBI Data BL sesuai Bongkar Data produksi Data penerimaan D2 Penerimaan kapas Data penerimaan Identifikasi Data penerimaan Perbarui data stock Data stock Data MR Data stock Pembuatan Laporan penerimaan dan Laporan penerimaan, pengeluaran, stock Laporan penerimaan, pengeluaran, stock Produksi Data stock Data penerimaan Pemasok Buat bukti Bag. Produksi Periksa Stock kapas Pengeluaran Stock tersedia Data pengeluaran D6 Laporan penerimaan pengeluaran, stock Kadept. Gudang Dept Pemasaran Gambar 8. DFD Logika Level 1 Web Aplikasi 2 Entity Relationship Diagram (ERD) Bukti penolakan Stock tidak tersedia Realisasi Buat bukti TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 Adapun Entity Relationship Diagram nya adalah sebagai berikut : Penerimaan Pemasok Pengeluaran Stock kapas Kapas Produksi Gambar 9. ERD Web Aplikasi 3 Kodifikasi Pemasok dan Produksi Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukan data kedalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter-karakter khusus. Tipe dari kode yang dapat digunakan di dalam sistem informasi diantaranya kode mnemonik . nemonic cod. , kode urut . equential cod. , kode blok . lock cod. , kode group . roup cod. dan kode desimal . ecimal cod. Kode Pemasok digunakan tipe kode mnemonik untuk pengkodean tabel pemasok pada field kode_pemasok. Kode mnemonik dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan mewakili dengan kode ini. Berikut contoh penggunaan dari kode_pemasok : AUS Ie Australia IND Ie India PKT Ie Pakistan Kebaikan dari kode ini adalah mudah diingat dan kelemahannya adalah kode dapat menjadi terlalu panjang. Untuk kode produksi digunakan kode group. Kode group merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode mempunyai arti. Contoh penggunaan kode produksi adalah sebagai berikut : SP-01 Ie produksi spinning . dengan no urut unit produksi 01. WV-01 Ie produksi Weaving dengan no urut unit produksi 01. Dua digit pertama menunjukan nama dari bagian produksi, dan dua digit terakhir merupakan no urut dari unit produksi. Kelebihan dari kode ini adalah nilai kode mempunyai arti, mudah diperluas, dapat ditambah atau dibuang sebagian serta dapat menunjukan jenjang dari data. 4 Relasi antar File TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 Keterhubungan antar file dilakukan untuk mengorganisasikan file dalam rangka menghindari data item yang berulang-ulang . , karena file yang berisikan group data item yang berulang-ulang akan menyebabkan penyimpangan data yang sama berulang ulang di belakang file, sehingga menyebabkan pemborosan ruang penyimpanan, inkonsistensi data juga biaya pengaksesan menjadi tinggi. Dalam keterhubungan antar file ini di tentukan suatu field yang akan dijadikan suatu field kunci . ey fiel. Penerimaan kapas Pemasok Kd_pemasok Nama Alamat Negara No_tlp Produksi Kd_produksi Nama Keterangan No_faktur Tanggal Kd_pemasok Kd_kapas Quantity Jumlah Keterangan Stock kapas Kd_kapas Tgl masuk Jumlah Keterangan Pengeluaran kapas No_MR Tanggal Kd_produksi Kd_kapas Quantity Jumlah Keterangan Kapas Kd_kapas Jenis Satuan Harga Gambar 10. Relasi antar File 5 Kamus Data Kamus data memiliki fungsi yang sama dalam pemodelan sistem yaitu membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara detail, dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara presisi sehingga pemakai dan penganalisa sistem punya dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses. Tabel 1. Kamus data Tabel Pemasok Stock Atribut Tipe data Panjang Keterangan Kd_pemasok VarChar Not null . Nama VarChar Not Null Alamat VarChar Not Null Negara asal VarChar Null No. Tlp VarChar Null Kd_kapas VarChar Not null . Tgl_masuk Date Default Format : mm:dd:yy TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Penerimaan kapas Produksi Pengeluaran_kapas Kapas Vol. No. 2 Desember 2018 Jumlah Jumlah stock Keterangan VarChar Null No. Faktur VarChar Not null . rimary ke. Tanggal Date Kd_pemasok VarChar Notnull . Kd_kapas VarChar Not Null Quantity Not null Jumlah Double Keterangan Varchar Kd_produksi VarChar Not null . rimary ke. Nama VarChar Not null Keterangan VarChar No_mr VarChar Not null . Tanggal Date Kd_produksi Varchar Not null . Kd_kapas VarChar Not null Quantity Int Not null Jumlah Double Keterangan Varchar Kd_kapas Not null . rimary ke. Jenis VarChar Not null Satuan VarChar Not null Harga Double Format: mmddyy Not null Format : mmddyy Not null Not null 6 Spesifikasi Proses Untuk mendeskripsikan proses yang terjadi dalam level paling dasar dalam DFD, penulis menggunakan Process Specification yang berfungsi mendeskripsikan apa yang dilakukan ketika masukan ditransformasi menjadi keluaran. Model inilah yang menjelaskan pola kerja dari setiap proses. Berikut adalah Process Specification dari sistem. Proses Pencatatan Penerimaan Kapas Jenis proses : Entri. Fungsi : untuk mencatat data penerimaan kapas. Tempat penyimpanan : data store penerimaan kapas. Perintah: Simpan : menyimpan data penerimaan kapas. Batal : membatalkan data yang telah dimasukan. Edit : memperbaiki, menambah dan menghapus data. View data : menampilkan data yang telah dimasukan. Cari : pencarian data dengan menliskan No. Faktur Validasi : sesuai dengan kamus data pada tabel kamus data diatas. TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 Form Penerimaan Kapas No. Faktur Tanggal Kd_pemasok Nama Kd_kapas Jenis Satuan Harga Jumlah/qty Total harga SIMPAN BATAL EDIT VIEW DATA CARI Gambar 11. Form Penerimaan Kapas . Proses Pencatatan Pengeluaran Kapas Jenis proses : Entri. Fungsi : untuk mencatat data pengeluaran kapas. Tempat penyimpanan : data store pengeluaran kapas. Perintah: Simpan : menyimpan data pengeluaran kapas. Batal : membatalkan data yang telah dimasukan. Edit : memperbaiki, menambah dan menghapus data. View data : menampilkan data yang telah dimasukan. Cari : pencarian data dengan menuliskan No. Faktur Validasi : sesuai dengan kamus data pada tabel kamus data diatas. Form Pengeluaran Kapas No. Tanggal Kd_produksi Nama Kd_kapas Jenis Satuan Harga Jumlah/qty Total harga SIMPAN BATAL EDIT VIEW DATA CARI Gambar 12. Form Pengeluaran Kapas TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 . Proses input data pemasok Jenis proses : entri Tempat penyimpanan : data store pemasok Perintah : Simpan : menyimpan data pemasok. Batal : membatalkan data yang telah dimasukan. Edit : mengkoreksi, menambah dan menghapus data Cari : pencarian data dengan menuliskan kode pemasok View data : menampilkan data pemasok. Validasi : sesuai dengan kamus data pada tabel kamus data diatas. Form Data Pemasok Kd_Pemasok Nama Alamat Negara asal No. Keterangan SIMPAN BATAL EDIT VIEW DATA CARI Gambar 13. Form Data Pemasok . Proses input data produksi Jenis proses : Entri Tempat penyimpanan : data store produksi Perintah : Simpan : menyimpan data produksi. Batal : membatalkan data yang telah dimasukan. Edit : mengkoreksi, menambah dan menghapus data. Cari : pencarian data dengan menuliskan kode produksi. View data : menampilkan data produksi. Validasi : sesuai dengan kamus data pada tabel kamus data diatas. TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 Form Data Produksi Kd_produksi Nama Keterangan SIMPAN BATAL EDIT VIEW DATA CARI Gambar 14. Form Data Produksi . Proses input data kapas Jenis proses :entri Tempat penyimpanan :data store kapas Perintah : Simpan : menyimpan data kapas. Batal : membatalkan data yang telah dimasukan. Edit : mengkoreksi, menambah dan menghapus data. Cari : pencarian data kapas dengan memasukan data View data : menampilkan data kapas. Validasi : sesuai dengan kamus data pada tabel kamus data diatas. Form Data Kapas Kd_kapas Jenis Satuan Harga Keterangan SIMPAN BATAL EDIT VIEW DATA CARI Gambar 15. Form Data Kapas . Proses Pembuatan Laporan TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 Laporan pengelolaan persediaan bahan baku kapas Laporan Laporan penerimaan Laporan pengeluaran Laporan Table chart Preview Tahun 2018 Bulan Juni Gambar 16. Menu Laporan Jenis proses Fungsi Perintah Preview Sumber data : report : pembuatan laporan penerimaan kapas. : menampilkan laporan kelayar. : Penerimaan kapas, pemasok, kapas Sumber data : Penerimaan kapas, pemasok, kapas. LAPORAN PENERIMAAN KAPAS Per 01-01-2018 s/d 31-07-2018 Faktur Tanggal Kode Pemasok Kode Kapas Quantity Jumlah Keterangan Kepala Gudang Kadept. Gudang Kepala Bagian Gambar 17. Tampilan Laporan Penerimaan Kapas Jenis proses : report Fungsi : pembuatan laporan pengeluaran kapas. Perintah: TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 Preview : menampilkan laporan kelayar. : Pengeluaran kapas. Produksi. Kapas. Sumber data LAPORAN PENGELUARAN KAPAS Per 01-07-2018 s/d 31-08-2018 No MR Tanggal Kode Produksi Kode Kapas Quantity Jumlah Keterangan Kepala Gudang Kadept. Gudang Kepala Bagian Gambar 18. Tampilan Laporan Pengeluaran Kapas Jenis Proses : report Fungsi : pembuatan laporan stok kapas. Perintah Preview : menampilkan laporan kelayar. Sumber data : kapas, stock LAPORAN STOK KAPAS 5 AGUSTUS 2018 Kode Kapas Jenis Harga Jumlah Tanggal Masuk Kepala Gudang Kadept. Gudang Kepala Bagian Gambar 19. Tampilan Laporan Stok Kapas TEMATIK - Jurnal Teknologi Informasi Dan Komunikasi Vol. No. 2 Desember 2018 Kesimpulan Kebutuhan informasi mengenai data stock bahan baku kapas, data penerimaan kapas dan data pengeluaran kapas oleh pengguna sistem yang lebih dari satu user dengan lokasi yang berbeda dapat diatasi dengan penggunaan aplikasi web berbasis client/server dengan arsitektur sistem model 3 tier, sehingga aksesibilitas informasi yang disediakan sistem ini menjadi lebih baik. Pengembangan serta pendistribusian program disetiap client lebih mudah dilakukan karena tidak diperlukannya pengembangan dan pendistrubisian program di setiap client sehingga menghemat waktu dan biaya serta fleksibilitas sistem dengan menggunakan aplikasi web berbasis client/server dengan arsitektur sistem model 3 tier dapat terjaga karena dapat digunakan oleh setiap spesifikasi sistem yang berbeda. Daftar Pustaka