JURNAL AKUTANSI. AUDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI (JAS. Vol. No. Maret 2017 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS PELAYANAN TERHADAP PELANGGAN DENGAN PERBAIKAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN (Studi Kasus PT Indomarco Bandun. Oleh: Siti Anggraeni. Ina Rayana. Sarah Rahmalia Rahayu dan Annisa JuliaKirani Mahasiswa Universitas Langlang Buana Email :oopsarah93@gmail. Abstrak Pentingnya sistem penjualan bagi perusahaan untuk menghindari terjadinya kesalahan, penyimpangan atau pengeluaran perusahaan yang fiktif sehingga dapat menimbulkan kerugian pada perusahaan. Sistem Penjualan PT. Indomarco Priskatama diharapkan dapat menjawab salah satu strategi bisnis yang dapat meningkatkan kualitas layanan pelanggan. Maksud dari sistem penjualan ini adalah untuk mempermudah penguna untuk melihat informasi yang ada dalam website penjualan tersebut. Sistem penjualan yang produktif akan mempermudah para pelanggan melakukan pemesanan barang dan dapat mencari informasi produk mengenai perusahaan tanpa datang ke toko. PT. Indomarco Priskatama melakukan transaksi jual beli nya secara manual, dengan cara pelanggan datang ke toko. Hal yang paling umum yang digunakan produsen toko selama ini. Sementara dengan kondisi sekarang, penjualan barang secara manual telah berganti dengan komputerisasi berbasis website yang tergambar dalam system informasi penjualan yang Dalam meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan. PT. Indomarco Priskatama harus melakukan perbaikan sistem di perusahaan. Berdasarkan hal tersebut maka dilakukannya penganalisaan mengenai AuAnalisis dan Perancangan Sistem penjualan untuk meningkatkan kualitas layanan dengan perbaikan sistem penjualan dengan berbasis komputerisasi sistem terstruktur sebagai variabel antara PT. Indomarco PriskatamaAy Kata Kunci: analisis dan perancangan sistem, kualitas layanan dan perbaikan sistem penjualan PENDAHULUAN Seiring dengan pertumbuhan ekonomi Indonesia yang maju dan berkembang pesat khususnya di kota-kota besar, telah terjadi perubahan diberbagai sektor, termasuk dibidang industri retail dan produksi serta pada kegiatan eceran di Indonesia yang telah berkembang menjadi usaha yang berskala besar. Perkembangan bisnis eceran yang pesat ini tidak lepas dan faktor meningkatnya jumlah penduduk Indonesia dan juga meningkatnya pendapatan perkapita penduduk yang menyebabkan taraf hidup masyarakat semakin meningkat, hal ini membawa dampak kepada pola perilaku belanja masyarakat, dimana semakin meningkatnya taraf hidup maka tuntutan akan pemenuhan kebutuhan akan semakin meningkat juga. Perdagangan eceran bersifat dinamis hal ini ditunjukan dengan perkembangan yang terus menerus, bentuk usaha eceran yang cukup pesat adalah banyaknya jaringan minimarket diberbagai pelosok tanah air seperti merek dagang Indomaret yang dipegang oleh PT. Indomarco Prismatama. Indomaret adalah jaringan peritel waralaba di Indonesia yang menyediakan kebutuhan pokok dan kebutuhan sehari - hari dengan luas penjualan kurang dari 200 M2, saat ini Indomaret mudah ditemukan didaerah perumahan, gedung perkantoran dan fasilitas umum karena penempatan lokasi gerai didasarkan pada motto Aumudah dan hematAy. JURNAL AKUTANSI. AUDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI (JAS. Vol. No. Maret 2017 Namun disadari usaha minimarket tak ubahnya seperti usaha lainnya yang didalamya meningkatkan penjualan untuk memperoleh keuntungan, dengan maksud untuk memanfaatkan semua kekuatan serta peluang yang ada, untuk menutupi kelemahan dan menetralisasi hambatan yang dihadapi. Timbulnya keadaan seperti itu menandakan bahwa pengusaha semakin Pada dasarnya keberhasilan usaha dibidang retail ini berada pada pengadaan dan penjualan barang dagangan, baik secara kuantitas maupun kualitas, serta harga yang rendah guna meningkatkan jumlah kunjungan konsumen sesuai dengan mottonya. Penjualan merupakan tulang punggung perusahaan dagang dalam mengembangkan usaha dalam rangka memperoleh lebih banyak keuntungan. Sebagai ujung tombak dalam memasarkan produk kepada konsumen, perusahaan akan terus dapat berkembang untuk meningkatkan penjualan apabila aktivitas penjualan dikelola dengan baik salah satunya adalah dengan pencatatan penjualan yang cepat dan tepat dalam upaya laporan penjualan. Sistem penjualan yang digunakan pada perusahaan pengecer yaitu penjualan tunai yang diasumsikan bahwa pembeli akan mengambil barang setelah harga barang dibayar dikasir, karena dari hasil penjualan itulah perusahaan memperoleh pendapatan untuk menutupi biaya - biaya operasional lainnya yang telah dikeluarkan, dan berkaitan dengan tujuan minimarket khusunya Indomaret untuk memaksimalkan laba, maka pengawasan terhadap penjualan merupakan hal yang penting untuk dilakukan, untuk itu Indomaret sangat memerlukan suatu sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi yang berguna bagi pihak luar maupun dalam perusahaan. Dengan demikan sangat diperlukan suatu sistem yang efesien dan efektif dalam mengelola perusahaan. dengan adanya sistem informasi ini, perusahaan dapat mencatat, membuat dokumen yang berhubungan dengan penjualan untuk keperluan perusahaan maupun bagi pihak diluar perusahaan yang memerlukannya. Informasi memang menjadi unsur penentu dalam pengambilan keputusan, oleh sebab itu penyusunan informasi penjualan hendaknya selalu dilaksanakan untuk mencapai tujuan tertentu. KAJIAN PUSTAKA Pengertian Sistem Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Ludwig Von Bartalanfy adalah sebagai berikut: AuSistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan. Ay Menurut L. Ackof adalah sebagai berikut: AuSistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya. Ay Karakteristik Sistem Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsurunsur dari sistem yang membentuknya. Berikut ini karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya. JURNAL AKUTANSI. AUDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI (JAS. Vol. No. Maret 2017 A . Komponen Sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah sistem yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen system dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem, komponen sistem menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses system secara keseluruhan. Batas Sistem Merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan system lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan satu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan. Lingkungan Luar Sistem Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Masukan system Masukan sistem adalah kebutuhan data dari sistem yang berupa kejadian nyata. Keluaran Sistem Output adalah hasil akhir dari input yang diproses dan diklarifikasikan menjadi keluaran yang Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain. Konsep Pemodelan Sistem Pemodelan sistem merupakan penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan Dalam merancang sebuah sistem pada umumnya terdapat alasan mengapa perlu dilakukan pemodelan sistem seperti dapat melakukan perhatian pada hal-hal penting dalam sistem tanpa mesti terlibat terlalu jauh. Dengan adanya pemodelan sistem perancang dapat mendiskusikan perubahan dan koreksi terhadap kebutuhan pemakai agar resiko dan biaya bisa diminimalkan. Menguji pengertianpenganalisa sistem terhadap kebutuhan pemakai dan membantu perancang system dalam membangun sebuah sistem. Diagram Alir Diagram Konteks Data Flow Diagram Pengertian Analisis Sistem Menurut Jogiyanto, analisis sistem dapat didefenisikan sebagai Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian Aebagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengavaluasi permasalahan - permasalahan, kesempatankesempatan, hambatan - hambatan yang terjadi dan kebutuhan - kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem . dan sebelum tahap desain sistem . ystem desig. Pengertian Perancangan system Perancangan sistem adalah merancang atau mendesain suatu sistem yang baik, yang isinya adalah langkah-langkah operasi dalam proses pengolahan data dan prosedur untuk mendukung operasi sistem. Menurut Jogiyanto. HM, . , dalam bukunya Analisis Dan Desain Sistem. Perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut: Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional Persipan untuk rancang bangun implementasi JURNAL AKUTANSI. AUDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI (JAS. Vol. No. Maret 2017 Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk Yang dapat berupa penggambaran perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Pengertian Penjualan Penjualan adalah tindak lanjut dari pemesaran dan merupakan kegiatan yang sangat penting bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan. Pengertian Penjualan yang dikemukakan oleh Winardi . 1: . AuPenjualan adalah proses dimana sang penjual memuaskan segala kebutuhan dan keinginan pembeli agar dicapai manfaat baik bagi sang penjual maupun sang pembeli yang berkelanjutan dan yang menguntungkan kedua belah METODE PENELITIAN Dalam penelitian ini menggunakan deskriptif dan verifikatif. HASIL PEMBAHANSAN Analisa dan Perancangan Analisis sistem yang berjalan pada PT Indomarco Priskatama pada saat ini adalah penjualan barang dibagian penjualan melakukan purchs order kepada suplier dan konsumen. Kemudian suplier akan memasukkan barang yang di order tersebut dan admin akan menginputkan ke dalam sistem yang ada. Adapun item yang di inputkan antara lain kode barang, nama barang, jenis barang, jumlah. Kemudian salinan stock barang yang masuk juga diberikan kepada bagian gudang untuk penyesuaian stock, barang-barang tersebut dijualkan kepada dealer, dengan ketentuan untuk dealer yang msuk dalam daftar dealer penjualan dapat dilakukan dengan cara kredit jatuh tempo dan beberapa dealer dilakukan dengan cara konsiyasi dan untuk dealer yang belum masuk dalam daftar dealer, dealer tersebut hanya diperbolehkan melakukan pembelian secara cash deangan ketentuan jika cash harga jual di tambah 30% dari harga barang. Dalam pencetakan faktur setelah faktur dicetak kemudian dicatat untuk pemberian nama dealer dan tanggal jatuh tempo kemudian disimpan dibuku faktur dan bagian gudang akan mengeluarkan barang yang di order. Untuk konsiyasi, sales akan memberikan barang yang diorder dan dealer akan memberikan tanda terima terhadap barang yang diterima. Perancangan Proses Diagram Konteks Diagram konteks berisi gambaran umum . ecara garis besa. sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi Ausiapa saja yang memberi data . an data apa saj. ke sistem, serta kepada siapa saja informasi . an informasi apa saj. yang harus dihasilkan sistem. Ay Jadi, yang dibutuhkan adalah sebagai berikut. Siapa saja pihak yang akan memberikan data ke sistem, . Data apa saja yang diberikannya ke system, . kepada siapa sistem harus memberi informasi atau laporan, dan . Apa saja isi/ jenis laporan yang harus dihasilkan sistem. Beberapa kemungkinan . yang diberikan pembeli kepada kasir adalah sebagai Barang yang ditanyakan. Barang yang akan dibeli, dan Uang pembayaran. JURNAL AKUTANSI. AUDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI (JAS. Vol. No. Maret 2017 Sebaliknya, kemungkian informasi yang diberikan kasir kepada pembeli adalah sebagai Keadaan barang yang ditanyakan. Jumlah uang yang harus dibayar. Sedangkan informasi yang diberikan kasir kepada Pemilik adalah Laporan Jumlah Uang Masuk beserta Jumlah Barang yang Terjualnya. DFD Konteksnya: Diagram Detil Diagram detil adalah diagram yang memungkinkan proses yang ada di diagram nol lebih diperinci lagi. Misalkan untuk proses 1 di atas. Analisis Prosedur Untuk menghasilkan system yang baik, tahap pertama yang dilakukan adalah dengan mempelajari dan mengevaluasi system prosedur yang sedang berjalan dalam bentuk diagram system procedure . low ma. yang akan menggambarkan alur dokumen yang mengalir dari satu entitas ke entitas lainnya. Proses pembelian barang secara umum terjadi adalah melakukan pembelian secara langsung dengan cara mendatangi toko tersebut dan membeli barang yang diinginkan oleh konsumen tersebut. Berikut ini adalah gambar prosedur penjualan pada suatu toko yang digambarkan kedalam bentuk flowmap berjalan berikut ini Alur Kerja Aplikasi Admin Beberapa hal yang dapat dijelaskan mengenai alur kerja aplikasi admin adalah sebagai Pertama kali user mengakses halaman admin, maka akan disuguhkan halaman form login yang terdiri dari dua kolom, yaitu username dan password. Data login ini selanjutnya dicocokkan dengan data pengguna yang ada dalam database. Jika sesuai akan dicek lagi hak aksesnya, sebagai siapakah user ini login. Terdapat dua jenis user pada aplikasi admin ini, yaitu ADMIN dan OPERATOR dengan lingkup hak aksesnya masing Ae masing yang membedakan. Setelah proses login baik sebagai admin maupun sebagai operator, user dapat mengoperasikan aplikasi admin. Operasi yang dimaksud meliputi menampilkandata . , menambah data . , memperbaharui data . , menghapus data . , mencetak laporan . Demi keamanan data, apabila admin tidak sedang digunakan, user direkomendasikan untuk keluar dari aplikasi . lewat menu keluar yang sudah disediakan. Struktur Panel Administrasi JURNAL AKUTANSI. AUDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI (JAS. Vol. No. Maret 2017 Form Login Bila program dijalankan, form pertama yang muncul adalah form login. Form ini adalah jalan masuk menuju form-form lainnya. Form ini berfungsi untuk membatasi pengguna program, pengguna atau user yang akan menggunakan program harus ada di basis data dan mempunyai password. Bila Nama login . yang dimasukan terdaftar dalam basis data dan password yang dimasukan sesuai dengan password nama login yang ada dibasis data, maka user langsung masuk ke form menu yang telah ditentukan Fungsi input dalam form login: User Name: Untukmemasukkannama pengguna Password: Untukm emasukkan password pengguna Fungsi tombol dalam form login: untuk mengecek nama pengguna dan password, jika benar maka akan masuk kesistemjika salah maka ada penjelasan dari sistem. Dalam halaman menu utama . akan disuguhkan menu umum berupa note atau catatan yang mungkin akan sering diakses, namun untuk menu selangkapnya boleh mengakses toolbar menu yang diatas note seperti yang penulis jelaskan berikut. Home Terdiri dari file Keluar . dan menu konfigurasi, menu konfigurasi sendiri terbagi lagi menjadi sub menu berikut: Profil Toko Berfungsi sebagai data yang akan ditampilkan pada halaman kasir dan juga pada struk Data Umum Data umum adalah sebagai tempat menampung data Ae data kategori, satuan dan merk barang yang dikemas berupa tab menu. Data Barang Data barang merupakan list barang yang akan dipakai dalam proses pembelian, dimana dalam proses pembelian akan disuguhkan pilihan nama barang dan nama supplier, jadi data barang ini bukanlah stokbarang yang ada saat ini. Data Supplier Data supplier merupakan list para penyedia barang bagi Indomaret Wijaya Kusuma Data Pegawai Data Pegawai merupakan tempat menyimpan data para pegawai berikut alamat, alamat tempat tinggal, dll. Data Pengguna Data pengguna jelas berbeda dengan data pegawai, dalam menu data pengguna merupakan beberapa pegawai atau pemilik yang memiliki hak akses terhadap sistem, baik hak administrator maupun kasirJadi tidak semua pegawai memiliki hak akses terhadap kedua aplikasi. Data Pelanggan Data pelanggan adalah data para pembeli barang yang sudah terdaftar sebagai pelanggan dengan adanya Indomaret Card, namun penulis hanya akan membahas terhadap sistem informasinya saja. Data Kassa Data kassa adalah penyimpanan nomor kassa berikut ip address komputer yang akan digunakan dalam mengakses aplikasi kasir. JURNAL AKUTANSI. AUDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI (JAS. Vol. No. Maret 2017 Transaksi Transaksi terbagi dalam sub menu seperti yang penulis jelaskan berikut: Pembelian Sebagai akses dalam proses pengadaan barang dari supplier Retur Pembelian Proses pengembalian barang kepada supplier bila barang yangditerima rusak atau alasan Stok Barang Inilah yang menjadi data barang yang dimilik saat ini, dengan adanya menu ini, maka user akan mengetahui barang apa saja yang dimiliki saat ini berikut jumlah pembelian, jumlah retur dan jumlah penjualan. Stok Barang Rusak Data untuk menginputkan barang Aebarang yang rusak sebelum akhirnya barang tersebut diretur kepada supplier bila memungkin. Pendapatan Lain Dalam menu ini, penulis hanya membuat menu transaksi pulsa sebagai data pendapatan Edit Menu edit yang dimaksud adalah hanya untuk memperbaharui . ila diperluka. data modal awal dari proses penjualan, ketika user yang mempunyai hak sebagai kasir mengakses aplikasi kasir. Edit Modal Awal Laporan Laporan terdiri dari sub menu yang penulis jelaskan berikut: Laporan Pelanggan Laporan pelanggan diperlukan bila ingin mengetahui barang Ae barang apa saja, tanggal pembelian, dll yang dilakukan per pelanggan yang terdaftar dalam Data Pelanggan. Tools Tediri dari beberapa sub menu seperti yang penulis jelaskan berikut: Cetak Kode Barang Form ini diperlukan untuk proses cetak kode per barang yang mungkin akan ditempel pada barang tersebut ataupun hanya dalam rak penyimpanan barang tersebut. Cetak Barcode Setelah mencetak kode barang, kini saatnya mencetak barcode sebagai penggati kode barang yang telah dibuat sementara sebelumnya. Backup Database Proses ini sangat lah penting dan mutlak diperlukan guna mengantisipasi kehilangan data pada sistem yang mungkin disebabkan oleh kerusakan komputer. Proses backup database ini dapat dilakukan secara berkala, namun penulis menganjurkan melakukan backup setiap Restore Database Proses ini adalah kebalikan dari proses backup, bila backup menyimpan database dari sistem menuju komputer, maka proses restore adalah mengembalikan database yang tersimpan dalam file komputer menuju database sistem, dan data Ae data yang direstore otomatis akan menimpa data lama yang tersimpan dalam Help Berisi mengenai cara penggunaan sistem atau yang lazim disebut sebagai tutorial. JURNAL AKUTANSI. AUDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI (JAS. Vol. No. Maret 2017 Info Program Sekilas tentang informasi sistem atau aplikasi penjualan tersebut. Alur Aplikasi Kasir Beberapa hal yang dapat penulis jelaskan mengenai alur kerja aplikasi kasir adalah sebagai Pertama kali user mengakses halaman kaisr, maka akan disuguhkan halaman form login yang terdiri dari empat kolom yang harus diisi, yaitu username, password, modal awal dan nomor kassa. Khusus kolom kassa diatur read only. Data login ini selanjutnya dicocokkan dengan data pengguna yang ada dalam database . user dan tkass. Tabel tuser untuk menyimpan data pengguna sedangkan tabel tkassa untuk penyimpanan data nomor kassa dan ip address komputer kassa. Ketika form login muncul, saat itu juga ip address komputer yang digunakan dideteksi. Jika aplikasi kasir diakses melalui komputer yang ip address nya belum didaftarkan, maka kolom kassa tidak akan muncul nomor kassanya, sehingga proses login akan gagal meskipun dengan username, pasword dan modal awal terisi dengan benar. Jika proses login berhasil, maka aplikasi kasir siap digunakan, dan program akan mengarahkan ke halaman utama transaksi. Jika jam kerja . kasir berakhir, dengan menekan tombol F7 maka akan dilakukan rekap transaksi yang dilakukan kasir selama jam kerja tersebut. Demi keamanan data, apabila admin tidak sedang digunakan, user di rekomendasikan untuk keluar dari aplikasi . lewat menu keluar yang sudah disediakan. Proses Input dan Output Input Berikut ini adalah sample Laporan Nota Penerimaan Barang (NPB) pada tanggal 13 Oktober 2011 13/10/2011 No. NPB : 1364491 No. Kontainer : 000209192000 NO. PLU(Kode DESKRIPSI QTY(Quantit. Baran. Carnation SKM 380gr Lageo Sandwich Cheese 100gr Dancow Instant Box 800gr Foxs Cb Pasion 38gr Alpenliebe Caramel 125gr Milo 3 In 1 Fruity Jeruk 39gr Strepsils Hny Lmn 65 Pediasure Cmpl Vn900 Tamarin Candy Asem 150gr Wrgl Cool Pineapple 88gr Lactogen 2 DHA 350gr Milo Actigen 300gr JURNAL AKUTANSI. AUDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI (JAS. Vol. No. Maret 2017 13/10/2011 No. NPB : 1362881 No. Kontainer : 000209192001 NO. PLU(Kode Baran. DESKRIPSI QTY(Quantit. Good Day Hot Mocacino Good Day Hot Capucino Good Day Hot Vanilla Late Berikut ini adalah sample Bukti Pemrosesan Data(BPD) pada tanggal 13 Oktober 2011 T21J Ae AKSES UI 3/005 No. NPB : 2779 Jam : 15. DATA NPB :1364491. TGL 13. TELAH DI PROSES KETERANGAN (UNTUK BPD No: 2779. TGL 13. TOTAL: # 13ITEM. QTY: 31. DPP:34. 623,PPN : 0. TOTAL 3. 534,623 T21J Ae AKSES UI 3/005 No. NPB : 2780 Jam : 15. KESIMPULAN Setelah sistem ini diterapkan, ada beberapa hal yang dapat diambil sebagai nilai lebih dari penerapan perancangan system penjualan barang pada PTIndomarco Priskatama, hal tersebut antara lain sebagai berikut: Dengan menggunakan sistem komputerisasi dalam penjualan barang, maka proses penjualan barang dapat berjalan dengan cepat dan lebih akurat dibanding dengan cara manual, hal ini diakibatkan karena mudahnya mengakses informasi data barang melalui sistem komputerisasi. Semakin banyak konsumen yang dapat dilayani karena waktu yang dibutuhkan untuk melayani satu konsumen semakin sedikit dibanding dengan cara manual. Sistem informasi ini dapat menunjang kinerja karyawan lebih baik, dan pelayanan kepada konsumen akan lebih baik pula. SARAN