DOI: https://doi.
org/10.
31983/jrmik.
Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Volume 7 No 2 (Oktober 2.
Pengembangan Sistem Tracer Elektronik untuk Meningkatkan Pengelolaan Rekam Medis dan Efisiensi Pelayanan Kesehatan Development of an Electronic Tracer System to Improve Medical Record Management and Healthcare Service Efficiency Fery Fadly1* Fajar Yunita Sari2 Dewi Lena Suryani Kurniasih3 Ani Nur Febriani4 1,2,3,4Jurusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya Dengan alamat Jl.
Cilolohan No.
35 Kota Tasikmalaya *E-mail : ferfadl27@gmail.
Abstract Tracer is a tool used to indicate when medical record files are borrowed or removed from the filing room.
Field data indicates that the use of manual tracers has slowed down service, as staff often feel rushed when recording information on these tracers.
As a result, manual tracers have been discontinued, leading to difficulties in tracking the whereabouts of files, delays in retrieving medical records, and a negative impact on patient care and the quality of hospital This study aims to design an electronic tracer system.
The research is qualitative with a phenomenological design and employs the Rapid Application Development (RAD) method for system design.
Data collection methods include interviews and observations.
The study begins with identifying issues related to the use of manual tracers, analyzing system requirements, and designing the system, which includes creating context diagrams.
Data Flow Diagrams (DFD).
Requirement Tables (TRD), and activity diagrams for the electronic medical record tracer.
Keywords: Design.
RAD.
Medical Records.
Electronic Tracer.
Filing Abstrak Tracer adalah alat bantu yang digunakan untuk menunjukkan bahwa berkas rekam medis sedang dipinjam atau diambil dari ruang filing.
Informasi yang diperoleh di lapangan menunjukkan bahwa penggunaan tracer manual memperlambat pelayanan, karena petugas merasa terburu-buru saat mencatat informasi pada tracer.
Akibatnya, penggunaan tracer manual telah dihentikan, namun hal ini mengakibatkan kesulitan dalam melacak keberadaan berkas, memperlambat pencarian dokumen rekam medis, dan berdampak negatif pada penanganan pasien serta mutu layanan rumah sakit.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem tracer elektronik.
Jenis penelitian ini adalah kualitatif dengan desain fenomenologi dan menggunakan metode perancangan sistem Rapid Application Development (RAD).
Metode pengumpulan data meliputi wawancara dan observasi.
Penelitian ini dimulai dengan identifikasi masalah penggunaan tracer manual, analisis kebutuhan sistem, perancangan yang mencakup pembuatan diagram konteks.
Diagram Alir Data (DFD).
Tabel Rancangan (TRD), serta activity diagram untuk tracer elektronik rekam medis.
Kata kunci: Perancangan.
RAD.
Rekam Medis.
Tracer Elektronik.
Filing.
Copyright A2024 Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan p-ISSN 2615-1863 e-ISSN 2622-7614 DOI: https://doi.
org/10.
31983/jrmik.
Pendahuluan Keberadaan rekam medis merupakan salah satu sarana pendukung yang penting di rumah sakit.
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis adalah dokumen yang berisikan data pemeriksaan, identitas pasien, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Catatan ini dapat membantu mempengaruhi kepastian dalam terapi, tindakan medis, dan lain sebagainya.
Pengelolaan catatan tersebut dilakukan oleh unit rekam medis yang disimpan di bagian Filing memiliki kewenangan menyediakan rekam medis untuk berbagai kebutuhan, melindungi kerahasiaan catatan medis dari orang yang tidak berwenang serta melindungi dari bahaya kerusakan fisik, kimia, atau biologi (Oktavia.
Djusmalinar, & Damayanti, 2.
Sistem penyimpanan yang terorganisir adalah salah satu pelayanan Kesehatan.
Penyediaan rekam medis yang lekas serta akurat, sehingga perlu diminimalkan setiap permasalahan yang dapat menghambat penyediaan rekam medis dalam waktu yang singkat, salah satunya dengan pemakaian tracer.
Tracer .
ialah penanda rekam medis yang diambil keluar dari rak filing untuk berbagai keperluan.
Penggunaan tracer bisa memaksimalkan akurasi dalam proses tracking dengan memperlihatkan dimana Hasil menyebutkan bahwa dampak dari tidak digunakannya tracer dalam pengendalian rekam medis yaitu missfile, kesalahan dalam meletakkan rekam medis, menyulitkan petugas dalam proses penyediaan dan pelacakan rekam medis serta berakibat pada waktu tunggu pasien di poliklinik dan berakibat negatif terhadap mutu operasional di rumah sakit (Wati & Nuraini, 2.
Hal tersebut selaras dengan penelitian yang mengungkapkan bahwa dalam rentang waktu dua bulan, jumlah kasus kehilangan Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Volume 7 No 2 (Oktober 2.
sebanyak 879 dari 3.
rekam medis dan persentasenya sebesar 22,3%.
Hal ini terjadi dikarenakan penggunaan tracer yang masih bersifat manual dan tidak adanya buku ekspedisi dalam membantu petugas filing melacak mengakibatkan kejadian atau peristiwa kehilangan rekam medis yang tidak terlacak keberadaannya (Safwandi.
Fadlisyah.
Aulia, & Zulfakhmi, 2.
Dari beberapa permasalahan tersbut yang membuat peneliti ingin mengembangan sebua sistem yang mampu memberikan informasi yang brhubungan dengan ketersediaan dokumen rekam medis sehingga diharpakan fasilitas pelayanan yang maksimal.
Metode Metode pengumpulan data yang digunakan oleh peneliti dalam penelitian ini meliputi wawancara, observasi, dan dokumentasi.
Wawancara berkomunikasi langsung dengan informan untuk menggali data yang diolah menjadi informasi terkait pandangan, pengalaman, atau pendapat mereka mengenai topik Selain dilaksanakan dengan pengamatan langsung di lokasi penelitian untuk memperoleh data empiris yang mendukung keakuratan hasil Metode dokumentasi juga tambahan melalui dokumen atau foto, yang dapat berupa arsip atau laporan, guna memberikan bukti pendukung bagi data yang telah dikumpulkan.
Metode digunakan dalam penelitian ini adalah Rapid Application Development (RAD), membangun sistem modular dengan memanfaatkan teknologi inkremental atau RAD pengembangan yang cepat, singkat, dan Model ini memiliki batasan utama berupa waktu pengembangan yang singkat.
Tahapan dalam model RAD meliputi Copyright A2024 Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan p-ISSN 2615-1863 e-ISSN 2622-7614 DOI: https://doi.
org/10.
31983/jrmik.
equirements plannin.
, desain pengguna .
ser desig.
, konstruksi .
, dan implementasi .
utover/implementatio.
(Connolly & Begg, 2.
Hasil dan Pembahasan Analisis data wawancara mengidentifikasi tugas-tugas yang dapat diintegrasikan ke dalam sistem atau aplikasi, mengungkapkan kebutuhan sistem berdasarkan evaluasi terhadap kebutuhan fungsional dan nonfungsional dalam perancangan tracer rekam medis elektronik.
Analisis Kebutuhan Sistem Analisis Kebutuhan menggambarkan fungsi dan proses yang harus dilakukan oleh sistem untuk memenuhi kebutuhan pengguna.
Analisis kebutuhan fungsional adalah tahap yang krusial, karena menetapkan persyaratan yang diperlukan untuk pengembangan (Yel.
Mulyana.
Adhipramana.
Pratama, & Prasetiyo, 2.
Berdasarkan hasil penelitian, kebutuhan fungsional untuk perancangan tracer elektronik ini Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Volume 7 No 2 (Oktober 2.
terkait langsung dengan sistem yang akan dibangun digunakan untuk memahami konteks yang lebih luas di luar ruang lingkup sistem tersebut.
Analisis ini bersifat opsional, karena penerapannya dapat (Basatha.
Kristianto.
Rahmawati.
Adiwena, & Raymond, 2.
Diagram Konteks Pembuatan diagram konteks ini bertujuan untuk menentukan batasan dan ruang lingkup sistem yang akan dikembangkan.
Diagram ini menggambarkan kemampuan yang dimiliki oleh perangkat lunak, mengoperasikannya, serta input dan output yang dihasilkan oleh sistem.
Berikut adalah diagram konteks yang diusulkan untuk perancangan tracer elektronik rekam medis.
Kemampuan pengguna untuk menginput identitas individu dan ruang yang meminjam rekam medis.
Kemampuan pengguna untuk melacak lokasi berkas medis yang telah dikeluarkan dari ruang filing.
Kemampuan pengguna untuk melihat daftar berkas medis yang telah dikeluarkan dari ruang filing.
Kemampuan memperoleh informasi singkat mengenai pengembalian berkas medis.
Analisis Kebutuhan Non Fungsional merupakan Analisis situasi yang tidak Gambar 1.
Diagram Konteks Diagram konteks di atas menjelaskan alur sistem perancangan tracer elektronik yang melibatkan tiga entitas utama, yaitu admin, petugas filing rekam medis, dan kepala instalasi rekam medis.
Admin melakukan input data ruangan, data dokter, dan data petugas.
Selain itu, admin juga menerima informasi terkait daftar ruangan, daftar dokter, dan daftar petugas.
Petugas filing rekam medis bertanggung jawab untuk melakukan input data pasien, peminjaman, dan pengembalian yang dilengkapi dengan keperluan terkait.
Copyright A2024 Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan p-ISSN 2615-1863 e-ISSN 2622-7614 DOI: https://doi.
org/10.
31983/jrmik.
Petugas ini akan mendapatkan akses informasi mengenai daftar pasien, daftar peminjaman, daftar pengembalian, laporan peminjaman, serta laporan pengembalian.
Tugas dan tanggung jawab petugas filing mencakup pencatatan serta penyediaan rekam medis untuk berbagai keperluan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Kepala instalasi rekam medis dapat informasi mengenai laporan peminjaman dan pengembalian.
ERD
Relasi merupakan koneksi atau interaksi antara beberapa tabel dalam suatu database, di mana setiap tabel diatur berdasarkan kunci utama .
rimary ke.
dan kunci asing atau kunci kandidat .
oreign ke.
Pembuatan diagram tabel relasi ini disesuaikan dengan struktur basis data yang telah dirancang sebelumnya.
Gambar 1.
Diagram ERD Pada Entity Relationship Diagram (ERD) tersebut, terdapat 9 entitas yang meliputi pasien, ruangan, petugas, dokter, pinjam rajal, pinjam ranap, pinjam lain, dan Setiap entitas ini memiliki atribut yang telah disesuaikan dengan kebutuhan dan dirancang sebelumnya dalam tabel Entitas-entitas tersebut akan saling dihubungkan untuk membentuk relasi yang logis, mengingat komponen utama dalam TRD adalah entitas dan relasi.
Use Case Diagram Use case diagram merupakan gambaran dari sisi pengguna dalam menggunakan Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Volume 7 No 2 (Oktober 2.
sistem secara langsung (Laipaka, 2.
dalam use case ini menggambarkan beberapa user yang akan terlibat dan keterlibatan dengan penggunaan di dalam sistem yang dapat dilakukan oleh setiap Pada use case diagram yang telah dibuat, tracer elektronik akan melibatkan lima aktor utama dengan peran masing-masing sebagai Petugas Pendaftaran: Meskipun tidak berinteraksi langsung dengan sistem tracer elektronik, petugas ini berperan dalam proses penginputan data pasien melalui login pada SIMRS terlebih dahulu (Golo et , 2.
Petugas Poliklinik: Bertanggung jawab atas proses peminjaman dan pengembalian rekam medis dalam kegiatan klinis seharihari.
Petugas PPAT Rekam Medis: Memiliki peran yang mirip dengan petugas poliklinik, tetapi lebih berfokus pada peminjaman dan pengembalian rekam medis kepada pihak Petugas Filing Rekam Medis: Berperan secara langsung dan intensif dengan sistem setiap hari, mulai dari input peminjaman hingga pencetakan laporan peminjaman dan Tugasnya sangat kompleks karena mengelola interaksi utama dengan Kepala Instalasi Rekam Medis: Memiliki peran penting dalam mengawasi seluruh rekam medis yang masuk dan keluar dari ruang filing, memastikan keseluruhan proses berjalan sesuai prosedur.
Gambar 1.
Use Case Diagram Copyright A2024 Jurnal Rekam Medis dan Informasi Kesehatan p-ISSN 2615-1863 e-ISSN 2622-7614 DOI: https://doi.
org/10.
31983/jrmik.
Simpulan dan Saran Kesimpulan dari hasil penelitian ini tracer manual merupakan sebuah cara agar kejadian missfile dapat dihindari.
Tetapi lapangan yang menyulitkan menggunakan tracer dan pengembangan sistem tracer elektronik ini menyediakan dokumen rekam medis yang lebih baik lagi sehingga dapat memberikan pelauyanan yang efektif dan efiisien.
Ucapan Terima Kasih Terima kasih disampaikan kepada Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya mendanai keberlangsungan penelitian ini.
Serta kepada semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan penilitian ini.
Daftar Pustaka