1582
JOONG-KI : Jurnal Pengabdian Masyarakat Vol.
No.
Agustus 2025 Sosialisasi Sistem Absensi dan Penilaian Pegawai Kontrak di Kecamatan Kaliwungu Kabupaten Kudus Chaerul Wisnu Hakim1.
Noor Latifah2 Article History:
Received: 03 Agustus 2025 Revised: 27 Agustus 2025 Accepted: 30 Agustus 2025 Keywords: Sistem Absensi Berbasis Web.
Pegawai Kontrak.
Penilaian Kinerja.
Teknologi Informasi.
Digitalisasi Layanan Publik Universitas Muria Kudus.
Indonesia E-mail: ilininstitute@gmail.
Abstract: Teknologi informasi telah menjadi elemen penting dalam mendukung berbagai aktivitas organisasi, termasuk dalam hal pengelolaan data kehadiran pegawai.
Sistem manual yang masih digunakan di banyak instansi, termasuk di Kecamatan Kaliwungu, menimbulkan berbagai kendala seperti kurangnya efisiensi, rendahnya akurasi data, dan minimnya transparansi dalam pencatatan absensi.
Hal ini terutama dirasakan dalam pengelolaan absensi pegawai tidak tetap, di mana proses pencatatan masih dilakukan secara manual menggunakan kertas.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan sistem absensi berbasis web yang mampu mencatat kehadiran secara real-time dan memberikan informasi yang akurat serta mudah diakses.
Sistem ini tidak hanya mempermudah pegawai dalam melakukan presensi, tetapi juga membantu pimpinan dalam memantau dan mengevaluasi kinerja pegawai secara objektif.
Penelitian ini menggunakan metode pengembangan perangkat lunak Waterfall, yang mencakup tahap komunikasi, perencanaan, perancangan, konstruksi, dan penerapan sistem.
Fitur utama yang dikembangkan dalam sistem ini meliputi pencatatan kehadiran, pengajuan izin kerja, rekapitulasi absensi, serta penilaian kinerja pegawai.
Dengan adanya sistem absensi berbasis web ini, diharapkan proses administrasi kehadiran pegawai kontrak di Kecamatan Kaliwungu dapat menjadi lebih efektif, efisien, dan transparan.
Selain itu, sistem ini dapat menjadi dasar yang kuat bagi pengambilan keputusan manajerial yang lebih tepat dan berbasis data.
Penerapan teknologi informasi dalam sistem absensi juga sejalan dengan upaya digitalisasi layanan publik di era modern.
PENDAHULUAN
Teknologi informasi merupakan salah satu bentuk perkembangan masa kini yang digunakan untuk mengumpulkan, mengolah, menyalurkan, hingga menerima data secara efektif.
Kehadiran teknologi informasi memungkinkan terciptanya sistem yang lebih berkualitas dan bermanfaat dalam berbagai bidang kehidupan.
Namun demikian, kemajuan teknologi masih belum sepenuhnya dimanfaatkan, karena sebagian pekerjaan masih dilakukan secara manual sehingga kurang efisien.
Peningkatan citra, etos kerja, dan kinerja dalam organisasi merupakan bagian penting dalam upaya menuju profesionalisme.
Salah satu langkah yang perlu dilakukan untuk mendukung hal tersebut a.
ISSN : 2828-5700 .
JOONG-KI : Jurnal Pengabdian Masyarakat Vol.
No.
Agustus 2025 adalah pendisiplinan pegawai.
Disiplin kerja dapat diterapkan melalui berbagai mekanisme, salah satunya dengan pencatatan kehadiran pegawai.
Presensi menjadi instrumen penting dalam mencatat data kehadiran yang dibutuhkan oleh lembaga atau instansi sebagai dasar dalam pengelolaan sumber daya manusia (Utomo et al.
, 2.
Pekerjaan yang dilakukan secara manual membutuhkan waktu lebih lama dan berpotensi menimbulkan kesalahan.
Oleh karena itu, penerapan sistem yang modern dan terkomputerisasi sangat diperlukan.
Sistem berbasis komputer dapat membantu menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat, akurat, dan efisien dibandingkan dengan sistem manual yang masih banyak digunakan hingga saat ini (Rachmawati & Prasetyawati.
Website adalah kumpulan halaman web yang saling terhubung dan dapat diakses secara terus-menerus melalui jaringan internet oleh pengguna dari berbagai belahan dunia (Ronaldo & Pasha, 2.
Website menjadi salah satu media utama dalam pengembangan sistem informasi modern, termasuk dalam implementasi sistem absensi pegawai berbasis online.
Pemanfaatan aplikasi absensi berbasis web juga memberikan manfaat tambahan berupa pelaporan kehadiran secara real-time dan kemampuan untuk memantau rekam jejak historis kehadiran pegawai, yang sangat berguna dalam proses evaluasi kinerja (Alfianus & Purwanti, 2.
Menurut Direktorat Jenderal Pajak .
, pegawai tidak tetap adalah pegawai yang bekerja berdasarkan jumlah hari kerja atau kehadiran.
Oleh karena itu, sistem absensi dan penilaian sangat penting untuk memantau kinerja serta menentukan hak dan tanggung jawab mereka secara adil (Husada et al.
, 2.
Di kantor pemerintahan tingkat kecamatan, seperti di Kecamatan Kaliwungu Kabupaten Kudus, pencatatan absensi masih dilakukan secara manual menggunakan lembar kehadiran, dan penilaian kinerja belum sepenuhnya didasarkan pada indikator terukur.
Kondisi ini berdampak pada rendahnya transparansi, kurangnya efisiensi, dan sulitnya pengawasan terhadap kedisiplinan pegawai.
Menurut Putra et al.
penggunaan sistem absensi manual memiliki kelemahan serius dalam akurasi dan kecepatan pelaporan, yang pada akhirnya mempengaruhi kedisiplinan dan akuntabilitas kerja pegawai.
Seiring perkembangan teknologi informasi, digitalisasi sistem absensi melalui teknologi atau berbasis aplikasi mobile menjadi solusi yang mulai diterapkan di berbagai instansi (Dumatubun & Betaubun, 2.
Penelitian oleh Sitorus & Amin .
di Pemerintah Kota Sibolga menunjukkan bahwa sistem absensi berbasis web tidak hanya meningkatkan efisiensi pencatatan kehadiran, tetapi juga memberikan kemudahan akses bagi pimpinan untuk melakukan pemantauan secara real-time.
Begitu pula dengan hasil penelitian oleh Dumatubun & Betaubun .
menyebutkan bahwa sistem absensi digital di lingkungan Pemda Kabupaten Merauke mampu meningkatkan akurasi kehadiran, mengurangi manipulasi data, dan mempercepat proses administrasi kepegawaian.
Selain itu, penelitian Kamila & Haerah .
di Kabupaten Jember membuktikan bahwa sistem absensi berbasis mobile dapat meningkatkan kedisiplinan pegawai meskipun perlu didukung oleh perangkat yang memadai.
Di tempat lain.
Mukhtar & Hendri .
menunjukkan bahwa penggunaan sistem absensi berbasis Radio Frequency Identification (RFID) di instansi GHS Jambi terbukti mampu mencatat kehadiran secara otomatis dan real-time, serta mengurangi potensi kesalahan pencatatan.
METODE
Metode penelitian ini disusun untuk memberikan gambaran mengenai tahapan pelaksanaan yang dilakukan peneliti dalam mengembangkan sistem absensi dan penilaian kinerja pegawai kontrak di Kantor Kecamatan Kaliwungu Kudus.
Tahapan metode mencakup proses persiapan, pelaksanaan, hingga evaluasi dan refleksi agar kegiatan berjalan secara sistematis dan terarah.
ISSN : 2828-5700 .
JOONG-KI : Jurnal Pengabdian Masyarakat Vol.
No.
Agustus 2025 Dengan adanya metode ini, diharapkan proses penelitian dapat didokumentasikan secara jelas sehingga hasil yang diperoleh dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah.
Tahap Persiapan:
Pada tahap awal, melakukan identifikasi kebutuhan melalui observasi langsung dan wawancara dengan pihak Kecamatan Kaliwungu Kudus.
Hasil temuan menunjukkan bahwa sistem absensi masih menggunakan tanda tangan, sedangkan penilaian kinerja pegawai belum terdokumentasi secara terintegrasi.
Dari analisis kebutuhan tersebut kemudian disusun agenda kegiatan yang mencakup perancangan sistem absensi digital berbasis web, penyusunan modul penilaian kinerja pegawai kontrak, penyediaan sarana uji coba sistem, serta skenario pelatihan penggunaan sistem.
Tahap Pelaksanaan Tahap pelaksanaan kegiatan dilakukan secara langsung di lingkungan kerja Kantor Kecamatan Kaliwungu Kudus.
Sebanyak 10 orang pegawai kontrak dilibatkan sebagai peserta uji coba yang mewakili berbagai bidang pelayanan publik.
Kegiatan diawali dengan sosialisasi dan pembukaan oleh Kepala Kantor Kecamatan Kaliwungu Kudus yang memberikan dukungan serta motivasi agar pegawai dapat mengikuti kegiatan sampai selesai.
Selanjutnya dilakukan survei awal .
untuk mengukur pemahaman pegawai mengenai absensi manual dan sistem penilaian sebelum menggunakan aplikasi digital.
Kegiatan dilanjutkan dengan presentasi interaktif mengenai konsep sistem absensi digital dan penilaian kinerja berbasis aplikasi.
Setelah itu, peserta mengikuti simulasi penggunaan sistem meliputi input data absensi, pengisian penilaian, serta pembuatan laporan.
Untuk memperdalam pemahaman, dilakukan diskusi kelompok agar pegawai dapat menyampaikan kendala maupun ide pengembangan sistem.
Tahapan pelaksanaan diakhiri dengan sesi tanya jawab serta umpan balik dari tim pengabdi kepada peserta agar terjadi refleksi dan klarifikasi terhadap penggunaan sistem yang baru.
Tahap evaluasi dan Refleksi Tahap evaluasi dan refleksi dilaksanakan untuk mengetahui dampak kegiatan terhadap Evaluasi dilakukan dengan membandingkan hasil pretest dan posttest setelah pelatihan.
Selain itu, keberhasilan pegawai dalam mengoperasikan sistem secara mandiri, kecepatan pengisian absensi, serta keakuratan laporan penilaian kinerja juga dijadikan tolok ukur Refleksi dilakukan bersama pegawai dan pihak kecamatan untuk menilai efektivitas sistem, kendala teknis yang dihadapi, serta potensi pengembangan sistem di masa mendatang.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sosialiasi Sistem Gambar berikut merupakan dokumentasi kegiatan sosialisasi yang dilaksanakan di Kantor Kecamatan Kaliwungu.
Kabupaten Kudus.
Kegiatan ini bertujuan untuk memperkenalkan rancangan sistem absensi digital berbasis web sekaligus memberikan pemahaman mengenai mekanisme penilaian kinerja pegawai yang lebih terintegrasi.
Melalui forum sosialisasi ini, saya dapat menyampaikan konsep, mendapatkan masukan langsung dari pihak kecamatan, serta mengukur tingkat penerimaan pengguna terhadap sistem yang dikembangkan.
Dokumentasi tersebut sekaligus menjadi bukti pelaksanaan kegiatan lapangan sebagai bagian dari tahap implementasi dan evaluasi sistem.
ISSN : 2828-5700 .
JOONG-KI : Jurnal Pengabdian Masyarakat Vol.
No.
Agustus 2025 Gambar 1.
Sosialisasi Sistem Flowchart Sistem Gambar 2.
Flowchart Sistem Absensi dan Penilaian Pegawai Kontrak Berdasarkan alur flowchart yang disusun oleh peneliti, proses dimulai dengan input username dan password.
Jika data yang dimasukkan valid, pengguna akan diarahkan ke halaman utama.
Pada halaman ini tersedia beberapa menu, yaitu tambah data, cari data, ubah data, hapus data, dan cetak a.
ISSN : 2828-5700 .
JOONG-KI : Jurnal Pengabdian Masyarakat Vol.
No.
Agustus 2025 Diagram Konteks Gambar 3.
Diagram Kontek Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke dalam sistem atau output dari sistem yang memberikan gambaran tentang keselurah sistem.
Dari diagram konteks sistem dibawah ini terlihat jelas input dan output di sistem.
Berdasarkan alur flowchart yang disusun oleh peneliti, proses dimulai dengan input username dan password.
Jika data yang dimasukkan valid, pengguna akan diarahkan ke halaman utama.
Pada halaman ini tersedia beberapa menu, yaitu tambah data, cari data, ubah data, hapus data, dan cetak Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar 4.
Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar tersebut menunjukkan sebuah Entity Relationship Diagram (ERD) dari database db_presensi yang digunakan untuk mengelola data presensi dan penilaian kinerja karyawan.
Tabel utama adalah users yang menyimpan informasi pengguna seperti NIP, nama, email, password, serta atribut tambahan lainnya.
Tabel ini memiliki relasi dengan tabel absen yang berfungsi mencatat kehadiran karyawan, meliputi tanggal, jam masuk, jam pulang, keterangan, serta bukti absensi.
Selain itu, terdapat tabel nilai yang menyimpan hasil penilaian kinerja karyawan berdasarkan a.
ISSN : 2828-5700 .
JOONG-KI : Jurnal Pengabdian Masyarakat Vol.
No.
Agustus 2025 beberapa aspek, seperti orientasi, akuntabilitas, kompetensi, harmonis, loyalitas, adaptif, dan Hasil penilaian tersebut kemudian direkap dalam tabel rekap yang berisi ringkasan dari data penilaian.
Hubungan antar tabel bersifat one-to-many, di mana satu user dapat memiliki banyak absensi, banyak penilaian, dan banyak rekap penilaian.
Dengan demikian, struktur database ini memungkinkan pengelolaan data karyawan secara terintegrasi mulai dari kehadiran hingga evaluasi kinerja mereka.
Penelitian ini menghasilkan sebuah sistem informasi berbasis web yang berfungsi untuk mendukung proses absensi dan penilaian pegawai kontrak di Kecamatan Kaliwungu.
Kabupaten Kudus.
Sistem ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.
Fiturfitur utama yang tersedia dalam sistem ini antara lain:
Halaman Admin Dashboard Admin Penerapan halaman dashboard dalam sistem ini memberikan informasi mengenai data absensi pegawai kontrak.
Gambar 5.
Dashboard Admin 1 Gambar 6.
Dashboard Admin 2 Halaman Penilaian Fitur penilaian digunakan untuk menilai kinerja pegawai kontrak berdasarkan beberapa indikator yang telah ditentukan setiap bulannya.
ISSN : 2828-5700 .
JOONG-KI : Jurnal Pengabdian Masyarakat Vol.
No.
Agustus 2025 Gambar 7.
Halaman Penilaian 1 Pegawai kontrak dinilai dari beberapa aspek, seperti yang ditampilkan pada gambar berikut:
Gambar 8.
Halaman Penilaian 2 Halaman Izin Masuk Fitur ini memungkinkan pegawai untuk mengajukan izin tidak masuk kerja melalui sistem.
Jenis izin yang didukung meliputi Izin sakit.
Izin pribadi.
Izin mendadak.
Pegawai dapat mengunggah dokumen pendukung .
isalnya surat dokte.
, dan permohonan izin akan diteruskan ke atasan.
Status pengajuan dapat dipantau langsung melalui dashboard.
Gambar 9.
Halaman Izin Masuk a.
ISSN : 2828-5700 .
JOONG-KI : Jurnal Pengabdian Masyarakat Vol.
No.
Agustus 2025 Halaman Izin Keluar Kantor Fitur ini berfungsi bagi pegawai yang ingin meninggalkan kantor sebelum jam kerja berakhir.
Admin mengisi formulir izin keluar dengan keterangan waktu dan alasan.
Gambar 10.
Halaman Izin Keluar Kantor Halaman Rekap Absen Fitur ini merekap seluruh data kehadiran pegawai secara otomatis, termasuk data hadir, izin, dan tidak hadir.
Rekap dapat di filter berdasarkan tanggal.
Gambar 11.
Halaman Rekap Absen bulan, atau nama pegawai.
Data rekap ini juga bisa diunduh dalam bentuk PDF sebagai arsip Hal ini membantu bagian kepegawaian dalam membuat laporan bulanan atau tahunan.
Halaman Cetak Rekap Absen Fitur ini memungkinkan admin untuk mencetak laporan rekap absen dalam format PDF.
Format cetak sudah disesuaikan agar dapat digunakan sebagai arsip atau laporan kepada instansi terkait.
ISSN : 2828-5700 .
JOONG-KI : Jurnal Pengabdian Masyarakat Vol.
No.
Agustus 2025 Gambar 12.
Halaman Cetak Rekap Absen Halaman Rekap Penilaian Menampilkan hasil penilaian pegawai dalam periode tertentu.
Rekap ini berguna sebagai bahan evaluasi untuk perpanjangan kontrak atau kenaikan insentif.
Gambar 13.
Halaman Rekap Penilaian Halaman Cetak Rekap Penilaian Fungsi ini memungkinkan pencetakan hasil rekap penilaian dalam bentuk dokumen resmi.
Laporan tersebut dapat digunakan sebagai dasar dalam proses perpanjangan kontrak atau pemberian insentif.
Gambar 14.
Halaman Cetak Rekap Penilaian a.
ISSN : 2828-5700 .
JOONG-KI : Jurnal Pengabdian Masyarakat Vol.
No.
Agustus 2025 Halaman User Halaman Presensi adalah Fitur presensi menggunakan sistem login berdasarkan akun masing-masing pegawai kontrak.
Presensi dilakukan secara digital, mencatat waktu masuk dan keluar kerja.
Setiap data presensi langsung tersimpan dalam database dan dapat dilihat secara real time oleh admin kecamatan.
Gambar 15.
Halaman Presensi User Pembahasan terhadap hasil pengabdian dan pengujian yang diperoleh disajikan dalam bentuk uraian teoritik, baik secara kualitatif maupun kuantitatif.
Pada bagian ini uraikanlah bagaimana kegiatan dilakukan untuk mencapai tujuan.
Jelaskan indikator tercapainya tujuan dan tolak ukur yang digunakan untuk menyatakan keberhasilan dari kegiatan pengabdian yang telah dilakukan.
Ungkapkan keunggulan dan kelemahan luaran atau fokus utama kegiatan apabila dilihat kesesuaiannya dengan kondisi masyarakat di lokasi kegiatan.
Jelaskan juga tingkat kesulitan pelaksanaan kegiatan maupun produksi barang dan peluang pengembangannya kedepan.
Artikel dapat diperkuat dengan dokumentasi yang relevan terkait jasa atau barang sebagai luaran, atau fokus utama kegiatan.
Dokumentasi dapat berupa gambar proses penerapan atau pelaksanaan, gambar prototype produk, tabel, grafik, dan sebagainya.
KESIMPULAN
Penelitian ini menyimpulkan bahwa penerapan teknologi informasi, khususnya sistem absensi berbasis web menggunakan PHP dan MySQL, mampu mengatasi kelemahan absensi manual yang masih digunakan di Kecamatan Kaliwungu.
Sistem ini terbukti lebih efisien, akurat, dan transparan dalam mencatat kehadiran serta menilai kinerja pegawai kontrak.
Dengan fitur seperti presensi digital, izin kerja, rekap absensi, dan penilaian kinerja, pimpinan dapat melakukan pengawasan dan pengambilan keputusan secara lebih objektif.
PENGAKUAN/ACKNOWLEDGEMENTS
Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan dukungan, bimbingan, dan bantuan dalam penyusunan penelitian ini.
Ucapan terima kasih disampaikan kepada pihak Kecamatan Kaliwungu yang telah memberikan izin dan data sehingga penelitian mengenai sistem absensi pegawai kontrak dapat dilaksanakan dengan baik.
Terima kasih juga kepada dosen pembimbing yang telah memberikan arahan, serta rekan-rekan yang selalu memberikan motivasi dan masukan berharga.
Tanpa dukungan berbagai pihak, penelitian dan penulisan jurnal ini tidak akan terselesaikan dengan baik.
ISSN : 2828-5700 .
JOONG-KI : Jurnal Pengabdian Masyarakat Vol.
No.
Agustus 2025
DAFTAR REFERENSI
Alfianus.
, & Purwanti.
Perancangan Pengelolaan Data Presensi Sidik Jari Berbasis Web dalam Dunia Pendidikan (Studi Kasus: Institut Shanti Bhuan.
Journal of Information Technology, 2.
, 10Ae16.
Dumatubun.
, & Betaubun.
Sistem Absensi Berbasis Digital Dalam Meningkatkan Disiplin Pegawai Pada Dinas Pendapatan Daerah Bagian Sekretariat Kabupaten Merauke.
Papsel Economic Journal, 2.
, 25Ae30.
Husada.
Aliyadi.
, & Nurwanto.
RANCANG BANGUN APLIKASI
REKAPITULASI GAJI PEGAWAI PADA RUMAH MAKAN JOGLO MANIS
PONOROGO.
KOMPUTEK, 4.
, 74Ae83.
Kamila.
, & Haerah.
Penerapan Mobile Absensi Dalam Meningkatkan Disiplin Kerja PNS Untuk Mendorong Tansformasi Digital.
Jurnal Penelitian Ilmu Sosial Dan Eksakta, 3.
, 117Ae123.
Mukhtar.
, & Hendri.
Pengembangan Sistem Informasi Absensi Karyawan Berbasis Web dengan Teknologi RFID di GHS Jambi.
Jurnal Manajemen Teknologi Dan Sistem Informasi (JMS), 4.
, 691Ae698.
Putra.
Abrar.
Taufikkurrahman.
, & Maskurr.
Implementasi Absensi Fingerprint Terhadap Kedisiplinan Pegawai Negeri Sipil Di Sma Negeri 6 Kerinci.
Jurnal Bahana Manajemen Pendidikan, 12.
, 199Ae206.
Rachmawati.
, & Prasetyawati.
Sistem Informasi Absensi Pegawai di Balai Desa Tembok Kidul Berbasis Web.
Smart Comp: Jurnalnya Orang Pintar Komputer, 13.
, 567Ae573.
Ronaldo.
, & Pasha.
Sistem Informasi Pengelolaan Data Santri Pondok Pesantren anAhl Berbasis Website.
Telefortech, 2.
, 17Ae20.
Sitorus.
, & Amin.
Perancangan Sistem Absensi Online Pegawai Berbasis Web (Studi Kasus Pemko Sibolg.
JURNAL MAHAJANA INFORMASI, 9.
, 114Ae124.
Utomo.
Wahyudi.
, & Mujiono.
Pengembangan Sistem Informasi Presensi Berbasis Global Positioning Systems dan Location-Based Service.
Jurnal Informatika Terpadu, 11.
, 20Ae28.
ISSN : 2828-5700 .