Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
November 2025.
Pp.
Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan SPPD Tenaga Pendidik dengan Metode Design Thinking Yanuar Apriliansyah.
Rifqi Fahrudin.
Kusnadi.
Sistem Informasi.
Universitas Catur Insan Cendekia .
Cirebon.
Indonesia Sistem Informasi.
Universitas Catur Insan Cendekia .
Cirebon.
Indonesia Sistem Informasi.
Universitas Catur Insan Cendekia .
Cirebon.
Indonesia Article Info Kata Kunci: Sistem Informasi.
SPPD.
Design Thinking.
Pengelolaan Surat.
SUS/UEQ Keywords: Information System.
SPPD.
Design Thinking.
Document Management.
SUS/UEQ Article History:
Received: 08 September 2025 Revised: 10 September 2025 Accepted: 11 September 2025 Available online: 01 November 2025 DOI:
48144/suryainformatika.
* Corresponding author.
Yanuar Apriliansyah E-mail address:
yanuaryanuar328@gmail.
ABSTRAK
Pengelolaan surat dan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) di institusi pendidikan masih banyak dilakukan secara manual.
Ini mengakibatkan inefisiensi, kesulitan pencarian arsip, dan risiko kehilangan dokumen.
Tujuan penelitian ini adalah untuk membuat solusi yang berpusat pada kebutuhan pengguna dengan menggunakan pendekatan Design Thinking untuk membangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan SPPD untuk tenaga pendidik.
Metode Design Thinking termasuk empathize, define, ideate, prototype, dan test.
Pengumpulan data dilakukan melalui pembacaan literatur, observasi, dan wawancara dengan karyawan administrasi dan guru.
Hasil perancangan dituangkan dalam bentuk prototype sistem berbasis web dan model pemodelan (UML).
Model ini mencakup fitur pembuatan program kegiatan, unggah bukti transportasi.
SPPD dan biodata.
Untuk mengevaluasi efektivitas dan kemudahan penggunaan prototype, pengujian kegunaan dilakukan dengan instrumen standar .
isalnya SUS/UEQ) dan pengamatan tugas.
ABSTRACT
Document management and Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) in educational institutions are still largely performed This results in inefficiencies, difficulties in archive retrieval, and a risk of document loss.
The objective of this study is to develop a user-centered solution using the Design Thinking approach to build an Information System for the management of documents and SPPD for teaching staff.
methodology Design Thinking comprises the stages of empathize, define, ideate, prototype, and test.
Data were collected through literature review, observation, and interviews with administrative personnel and teachers.
PENDAHULUAN
Pengembangan teknologi informasi dengan sangat cepat pada era saat ini menghadirkan berbagai inovasi untuk memberikan kemudahan kepada seluruh pengguna .
pengelolaan Surat dan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) merupakan bagian penting dalam administrasi pendidikan di lembaga pendidikan.
Namun, di tempat penelitian masih banyak menerapkan cara manual dalam pengelolaan surat dan SPPD tenaga Pada era globalisasi seperti saat ini, kecepatan pengolahan dan penyampaian informasi memiliki peran yang sangat penting bagi setiap instansi, terutama instansi yang memiliki tingkat rutinitas yang tinggi dan memiliki banyak data yang harus diolah.
Kegiatan pengarsipan merupakan kegiatan yang sangat penting dalam ketatalaksanaan suatu instansi, surat-surat yang setiap hari dikelola merupakan sumber informasi yang sangat penting, jika surat-surat tersebut telah selesai diproses selanjutnya surat tersebut harus disimpan dengan baik, sebab surat tersebut telah menjadi arsip .
Oleh karena itu, diperlukan pengembangan sistem informasi yang dapat mempermudah, mempercepat, dan meningkatkan akurasi dalam pengelolaan surat menyurat dan SPPD tenaga pendidik dengan menggunakan metode Design Thinking sebagai suatu pendekatan perancangan yang berorientasi pada kebutuhan penggunan.
Terdapat beberapa instansi yang masih kesulitan dalam mengelola surat dan SPPD tenaga pendidik.
Kesulitan dalam menemukan dokumen yang diperlukan, serta Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan SPPD Tenaga Pendidik dengan Metode Design Thinking Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
November 2025.
Pp.
risiko kehilangan dokumen penting menjadi tantangan untuk memperoleh data dengan melakukan tanya yang harus dihadapi.
Selain itu.
Salah satunya adalah jawab secara langsung dengan pihak yang instansi Direktorat Pendidikan Menengah dan bersangkutan mengenai proses yang berlangsung.
Pendidikan Khusus (Dikmendiksu.
permasalahan di Responden dalam penelitian ini ditentukan dengan atas, diperlukan sistem informasi yang dapat menggunakan teknik purposive sampling, yaitu pemilihan sampel berdasarkan pertimbangan tertentu pengelolaan surat dan SPPD.
Proses perancangan yang relevan dengan tujuan penelitian.
Adapun kriteria sebuah antarmuka, terdapat berbagai macam metode.
responden yang ditetapkan adalah sebagai berikut:
Salah satu pendekatannya adalah metode Design Thinking.
Metode Design Thinking adalah pendekatan 1.
Keterlibatan dengan aplikasi yang diuji yang digunakan untuk menghidentifikasi kebutuhan dan masalah pengguna, serta menghasilkan ide-ide solusi Responden merupakan pengguna yang pernah melalui sebuah antarmuka dan interaksi .
Teknik menggunakan atau berinteraksi dengan aplikasi yang Design Thinking dipilih sebagai pendekatan dalam menjadi objek penelitian, sehingga mampu merancang sistem ini, sebab metode ini berfokus pada memberikan penilaian yang sesuai dengan pengalaman pemahaman yang mendalam mengenai kebutuhan penggunaan.
Dengan melibatkan pengguna di setiap tahap 2.
Latar belakang profesi yang beragam namun relevan perancangan yang dilakukan, diharapkan sistem yang dihasilkan dapat memenuhi harapan dan kebutuhan yang Responden berasal dari kalangan guru, dosen, mahasiswa, staf teknis, pengembang, serta pegawai sesungguhnya di lapangan.
administrasi yang berkaitan dengan kegiatan pendidikan dan teknologi informasi.
Keberagaman METODE PENELITIAN profesi ini bertujuan untuk memperoleh sudut pandang Bahan yang digunakan dalam penelitian ini adalah yang menyeluruh terkait aspek kegunaan .
bersumber pada data sekunder.
Data dari tempat maupun pengalaman pengguna .
ser experienc.
penelitian dengan oberservasi dan wawancara kepada Staff Adinistrasi dan Tenaga Pendidik.
data sekunder di 3.
Rentang usia produktif peroleh dari bermacam-macam jurnal ilmiah, artikel Responden berada pada rentang usia 21Ae57 tahun.
ilmiah, buku, skripsi, serta dokumen pendukun lainya Pemilihan rentang usia ini mempertimbangkan bahwa yang terkait dalam penelitian perancangan sistem kelompok usia produktif memiliki frekuensi informasi pengelolaan surat menyurat dan SPPD tenaga penggunaan teknologi informasi yang cukup tinggi pendidik dengan metode Design Thinking.
sehingga dapat memberikan umpan balik yang relevan terhadap kinerja antarmuka aplikasi.
1 Teknik Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan oleh penulis dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
Studi Literatur Tahapan studi pustaka merupakan langkah mencari informasi terkait dengan proses-proses yang diciptakan dalam sistem.
Ini termasuk mengumpulkan berbagai jenis jurnal dan artikel yang berhubungan dengan sistem pendukung keputusan untuk penentuan distribusi barang, sebagai dasar penelitian ini menggunakan metode Design Thinking.
Terdapat beberapa sumber literatur yang digunakan dalam penelitian ini, di antaranya buku, jurnal, dan referensi berbasis multimedia dari internet.
Jumlah responden Total responden yang terlibat adalah 10 orang yaitu staff administrasi dan pegawai dikmendiksus.
Jumlah ini sudah sesuai dengan acuan penelitian usability, di mana minimal 10 responden dianggap cukup untuk memperoleh data kuantitatif yang valid dalam pengukuran System Usability Scale (SUS) maupun User experience Questionnaire (UEQ).
Dengan kriteria tersebut, diharapkan data yang diperoleh mampu merepresentasikan penilaian pengguna secara komprehensif dan dapat digunakan sebagai dasar dalam tahap implementasi metode Design Thinking.
Observasi dan Wawancara Penulis mengumpulkan informasi yang dibutuhkan dengan cara mengamati dan melakukan wawancara.
Mengamati adalah melakukan observasi serta mencatat secara berkala pada objek atau kejadian tertentu tentang pengelolaan surat dan SPPD di kemendikdasmen dan Selanjutnya, data yang diperoleh digunakan sebagai landasan untuk menganalisis dan merencanakan sistem yang akan dibuat.
Sementara itu, wawancara adalah cara atau teknik yang digunakan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan SPPD Tenaga Pendidik dengan Metode Design Thinking Jurnal Surya Informatika 2 Kerangka Berfikir Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
November 2025.
Pp.
Model perancangan sistem yang dibuat adalah UML (Unified Modeling Languag.
yang terdiri dari Use Case Diagram.
Activity Diagram.
Squence Diagram dan Class Diagram.
Sistem yang dibuat merupakan sistem berbasis website yang dirancang dengan bahasa pemrograman PHP dengan framework Laravel dengan database MySQL.
Gambar 2.
Alur A ctivity Diagram Biodata 3 Analisa Perancangan Sistem Gambar 1.
Kerangka Berfikir Dalam penelitian ini, terdapat beberapa permasalahan terkait belum adanya Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan SPPD di Dikmendiksus karena masih dilakukan dengan manual.
Oleh karena itu, peneliti melakukan perancangan desain untuk keperluan perangkat lunak yang dapat mengatasi beberapa permasalahan yang telah disebutkan sebelumnya.
Tabel 1.
Analisa Perancangan Sistem Analisa Perancangan Sistem Analisa Sistem yang Analisa Sistem Usulan :
Perancangan Pengelolaan Surat dan SPPD dibuat dengan Metode DESIGN
THINKING
Pengelolaan Surat-Surat Seperti Biodata.
Surat Tugas dan SPPD pada Direktorat Pendidikan Menengah dan Penddikan Khusus masih dilakukan dengan cara surat-surat program kegiatan masing-masing Sistem yang akan diusulkan yaitu membuat sebuah Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan SPPD Tenaga Pendidik yang dimana fungsi nya adalah melakukan pengumpulan berkas sesuai program kegiatan yang diadakan dan pengelolaan yang mudah agar tidak terjadinya kehilangan berkas untuk Dalam Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan SPPD di Dikmendiksus ini menggunakan metode DESGIN THINKING untuk Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan SPPD Tenaga Pendidik dengan Metode Design Thinking Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
November 2025.
Pp.
menggambarkan cara menciptakan desain inovatif
HASIL DAN PEMBAHASAN
yang didasarkan pada masalah tertentu dan kebutuhan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) pengguna, serta menciptakan solusi yang bisa Perjalanan dinas di dalam negeri, seperti yang dijelaskan diterapkan secara luas.
dalam Peraturan Kementerian Keuangan Republik Indonesia No.
113/PMK.
05/2012 mengenai Perjalanan 3.
Penerapan Design Thinking Dinas Dalam Negeri untuk Pejabat Negara.
Pegawai 1.
Emphatize Negeri.
Pegawai Negeri Sipil, dan Pegawai Tidak Tetap.
Pada fase ini, data telah dikumpulkan menggunakan merujuk pada perjalanan ke lokasi lain di dalam wilayah berbagai cara, antara lain dengan melaksanakan Republik Indonesia untuk kepentingan negara.
Proses wawancara dilakukan secara Sementara itu, perjalanan dinas bagi karyawan swasta bertahap melalui zoom meeting dengan dua calon memiliki pengertian yang serupa, tetapi tujuannya pengguna yang merupakan staf administrasi dan adalah untuk kepentingan perusahaan atau lembaganya.
pegawai Dikmendiksus.
Tujuan dari wawancara ini Di sisi lain, surat perintah perjalanan dinas adalah adalah untuk memperoleh perspektif awal terkait dokumen yang diterbitkan oleh Pejabat Pembuat masalah yang dihadapi dalam pengelolaan Surat dan Komitmen untuk melaksanakan Perjalanan Dinas bagi SPPD tenaga pengajar serta mengetahui kebutuhan Pejabat Negara.
Pegawai Negeri.
Pegawai Tidak Tetap, yang dapat mempermudah proses pengelolaan Surat dan pihak lainnya.
Pengelompokan Perjalanan Dinas dan SPPD di Dikmendiksus.
Dari hasil wawancara Menurut ketentuan dalam Peraturan KEMENKEU tersebut, penulis mendapatkan informasi yang Republik Indonesia No.
113/PMK.
05/2012 tentang berharga, termasuk masalah atau kendala yang dialami Perjalanan Dinas Dalam Negeri untuk Pejabat Negara, oleh staf administrasi selama ini dalam mengelola Pegawai Negeri.
Pegawai Negeri Sipil, dan Pegawai Surat dan SPPD tenaga pengajar.
Dengan pendekatan Tidak Tetap, perjalanan dinas dibagi menjadi dua jenis.
Design Thinking.
Jenis pertama adalah perjalanan dinas jabatan, yang telah disusun sebuah rencana riset pengguna yang merupakan perjalanan yang melebihi batas kota dan/atau mencakup daftar pertanyaan untuk wawancara dengan perjalanan dalam kota dari tempat tinggal ke lokasi calon pengguna sistem pengelolaan surat berbasis web.
tugas, melaksanakan kegiatan, dan kembali ke tempat tinggal semula di dalam negeri.
Sedangkan jenis kedua Tabel 2.
Hasil temuan pada kegiatan wawancara adalah perjalanan dinas pindah, yang merujuk pada Hasil Temuan perjalanan dari tempat tinggal sebelumnya menuju ke N lokasi baru berdasarkan keputusan surat pindah.
1 Proses upload file oleh user hanya dilakukan Pengelolaan Surat melalui page yang dibagikan oleh admin melalui link hasil generate Mengelola surat merupakan salah satu kegiatan 2 Dibutuhkan sebuah fitur untuk pencarian data administrasi yang dilaksanakan oleh suatu lembaga.
berdasarkan periode kegiatan.
Hal ini berguna Surat berfungsi sebagai sarana komunikasi tertulis yang dikarenakan dapat membantu dalam melakukan digunakan untuk menyampaikan informasi .
eperti pencarian data dengan menggunakan kata kunci pemberitahuan, penjelasan, permintaan, laporan, dan yang beragam.
dari satu individu ke individu lainnya, atau dari 3 admin membuat judul program kegiatan setelah satu organisasi atau lembaga ke yang lain.
Terdapat dua membuat judul program kegiatan maka tautan jenis surat, yaitu surat masuk dan surat keluar.
Surat biodata keluar untuk diberikan kepada peserta yang disusun oleh suatu organisasi, lembaga, badan, atau instansi untuk keperluan resmi disebut sebagai surat 4 BIODATA menampilkan row data dengan fitur dinas .
filter program dimana fungsinya untuk prin out biodata peserta Metode Design Thinking 5 tampilan admin berupa row data dengan fitur filter Dalam studi ini, pendekatan yang digunakan adalah program setiap row data ada tombol print out Design Thinking sebagai kerangka kerja.
Design Thinking merupakan suatu metode desain yang mengidentifikasi kebutuhan manusia dari sudut pandang perancangan untuk menyelesaikan masalah.
Metode ini memperhatikan dampak emosional, estetika, dan interaksi yang menekankan pada nilai sosial.
Design Thinking tidak hanya mempertimbangkan apa yang dirasakan, tetapi juga melihat pengalaman pengguna secara keseluruhan.
Terdapat lima langkah dalam Design Thinking, yang dimulai dengan tahap memahami dan diakhiri dengan tahap pengujian.
Design Thinking Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan SPPD Tenaga Pendidik dengan Metode Design Thinking Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
November 2025.
Pp.
Selanjutnya, melakukan penyusunan user persona.
telah diperoleh pada tahap sebelumnya.
Terdapat 4 Penyusunan user persona didasarkan pada data yang Pain Point yang ditemukan yang dapat dilihat pada diperoleh selama wawancara dengan calon pengguna.
Tabel 4.
User persona merupakan gambaran dari pengguna yang Tabel 4.
Hasil Pain Point memiliki peran penting untuk menghasilkan sebuah tujuan, kebutuhan terhadap sistem informasi Pain Point pengelolaan surat dan SPPD.
Berikut merupakan hasil penyusunan User Persona yang dapat dilihat.
1 Kesulitan dalam melakukan pencarian dokumen dikarenakan proses yang masih manual 2 Pengarsipan masih dilakukan dalam proses manual yang ditakutkan dokumen hilang 3 Proses pencatatan, penyimpanan, hingga pencarian ulang surat manual sangat memakan 4 Arsip fisik memerlukan tempat besar, sementara kapasitas ruang kantor terbatas.
Gambar 3.
User Persona Pada Gambar 1.
terdapat user persona yakni Pegawai Dikmendiksus.
Informasi pada user persona diambil melalui informasi pegawai yang sering melakukan pekerjaan kelola dokumen surat.
melakukan pekerjaan kelola dokumen surat.
User persona memiliki goals yaitu kemudahan melakukan segala proses pelengkapan data, data diri lebih lengkap, dan dokumen akan aman jika dokumen fisik hilang masih ada yang di dalam sistem, sudut pandang pegawai memiliki Pain Point tersendiri.
Define Pada tahap Define, peneliti menajamkan fokus dengan merumuskan pernyataan masalah berdasarkan temuan di fase Empathize.
Berdasarkan Wawancara, identifikasi dan observasi pada Direktorat Pendidikan Menengah dan Khusus, terdapat dua permasalahan utama yang menghambat efisiensi pengelolaan surat dan SPPD tenaga pendidik:
- Kesulitan Pencarian Dokumen Proses pencarian berkas masih dilakukan secara manual, sehingga pegawai sering kesulitan menemukan dokumen yang salah input, belum lengkap, atau telah terarsip.
Akibatnya, waktu pencarian membengkak dan tingkat kesalahan verifikasi dokumen meningkat .
- Ketiadaan Sistem Terintegrasi Belum ada sistem informasi terpusat untuk mengelola seluruh alur surat dan SPPD, sehingga setiap tahapan pemantauan kelengkapan dokumen, hingga pencetakanAimasih bergantung pada catatan fisik dan komunikasi manual Hal ini menimbulkan risiko kehilangan Pain Point Pain Point adalah masalah yang dialami oleh target Pain Point disusun berdasarkan data yang How Might We Penyusunan How Might We adalah metode yang bertujuan untuk mengubah masalah menjadi pertanyaan, sehingga dapat merubah cara berpikir peneliti untuk menemukan solusi.
Hasil penyusunan How Might We dapat dilihat pada Tabel 5.
Tabel 5.
Hasil How Might We How Might We 1 Bagaimana kita dapat membantu pengguna untuk melakukan pencarian dokumen lebih cepat dan efisien melalui sistem digital? 2 Bagaimana kita dapat merancang sistem yang menjamin keamanan dan ketersediaan dokumen agar tidak mudah hilang? 3 Bagaimana kita dapat mengurangi ketergantungan pada arsip fisik dengan menyediakan arsip digital yang aman dan mudah 4 Bagaimana kita dapat menghemat ruang penyimpanan dengan menyediakan arsip digital yang mudah diakses? Ideate Tahap Ideate merupakan tahap yang digunakan untuk menghasilkan berbagai solusi dari masalah yang telah ditemukan dan dirumuskan sebelumnya.
Pada tahap ini, muncul sejumlah gagasan yang berfokus pada kemudahan penggunaan sistem SIPADU.
Solusi yang diusulkan antara lain mempermudah alur penggunaan sehingga pengguna cukup melakukan unggah berkas pada saat pertama kali menggunakan aplikasi tanpa perlu login berulang kali.
Selain itu, pengguna cukup bermodalkan salinan tautan yang dibagikan oleh admin untuk kemudian mengisi biodata dan mengunggah file sesuai kriteria yang ditentukan.
Dari sisi admin, sistem juga memungkinkan pembuatan data program dan penyediaan tautan khusus yang dapat diberikan kepada pengguna sesuai dengan program kegiatan yang sedang diadakan.
Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan SPPD Tenaga Pendidik dengan Metode Design Thinking Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
November 2025.
Pp.
Solution Idea Melalui proses penyusunan How Might We, solusi ide diperoleh untuk setiap permasalahan yang ada.
Solusi ide dihasilkan melalui sesi brainstorming dengan mengumpulkan sebanyak mungkin ide melalui pertanyaan tentang permasalahan pada tahap How Might We.
Berikut Gambar 4.
merupakan hasil dari tahapan solution ideate.
Gambar 5.
Hasil Prioritization Idea Untuk solusi desain atau model yang akan dibuat pada tahapan prototyping, ide-ide yang masuk ke dalam kuadran low effort dan high value akan diprioritaskan.
Lima ide yang didapatkan akan digunakan untuk merancang prototype.
Protoype Tampilan Halaman Login Pada Gambar 6.
menunjukkan halaman login yang dapat diakses.
Halaman ini memiliki kolom yang berisi nama pengguna dan kata sandi yang harus dimasukkan oleh administrator saat ingin mengakses sistem.
Gambar 4.
Hasil Solution Idea Pada tiap point How Might We didapatkan solusi-solusi ide yang beragam, seperti pada poin pertama didapatkan dua ide untuk menyelesaikan permasalahan, pada poin kedua didapatkan dua solusi ide untuk menyelesaikan bagaimana agar dokumen tidak mudah hilang, pada poin ketiga pada bagaimana solusi untuk mengurangi pada ketergantungan pada arsip fisik didapatkan dua solusi ide, dan pada poin terakhir didapatkan tiga solusi idea Prioritization Idea Tahapan ini dilakukan dengan Menyusun urutan ide mana saja yang akan digunakan sebagai solusi desain atau mockup dilakukan pada tahap ini.
Ide-ide yang dihasilkan pada tahap sebelumnya akan digunakan untuk memilih ide yang masuk ke dalam kuadran low effort, high effort, low value, dan high value.
Ide-ide dari kuadran low effort dan high value akan diprioritaskan sebagai solusi ide karena mereka tidak membutuhkan banyak usaha untuk membuatnya.
Hasil dari gagasan prioritas dapat diamati pada Gambar 5.
Gambar 6.
Tampilan Halaman Login Tampilan Halaman Dashboard Pada gambar 7.
dibawah ini menampilkan halaman dashboard, yang menampilkan ada Diagram dan card info Gambar 7.
Tampilan Halaman Dashboard Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan SPPD Tenaga Pendidik dengan Metode Design Thinking Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
November 2025.
Pp.
Tampilan Halaman Program Pada gambar 8.
di bawah ini menunjukkan halaman program.
Di halaman ini terdapat data row dan ada fitur tambah Di sini juga admin bisa melakukan proses tambah program, edit, dan delete data lalu bisa men-generate link untuk di berikan kepada user.
Gambar 10.
Halaman Biodata Tampilan Halaman SPPD Pada gambar 11.
dibawah ini menampilkan halaman Biodata.
Pada halaman ini admin bisa melakukan Delete.
Dan View file yang di upload oleh user.
Gambar 8.
Tampilan Halaman Program Tampilan Halaman Form Biodata Peserta Pada gambar dibawah ini menampilkan halaman Form biodata peserta yang digunakan oleh user untuk mengisi form biodata tersebut yang dimana form tersebut hasil generate program oleh admin, setelah di input form oleh user dan selanjutnya ada pilih kriteria uplod file lalu submit biodata yang sudah diinputkan sebelumnya lalu disimpan kedalam database.
Gambar 11.
Tampilan Halaman SPPD Tampilan Halaman Bukti Transportasi Pada gambar 12.
dibawah ini menampilkan halaman Biodata.
Pada halaman ini admin bisa melakukan Delete.
Dan View file yang di upload oleh user.
Gambar 12.
Tampilan Halaman Bukti Transportasi Test Gambar 9.
Tampilan Halaman Form Biodata Tampilan Halaman Biodata Pada gambar 10.
dibawah ini menampilkan halaman Biodata.
Pada halaman ini admin bisa melakukan Delete.
Dan View file yang di upload oleh user.
Tahapan ini merupakan tahapan terakhir yang dilakukan, tahapan ini akan menjadi bahan evaluasi untuk menentukan apakah prototype sudah siap untuk dikembangkan lebih lanjut atau masih perlu dilakukan perbaikan-perbaikan tertentu dengan melakukan pengujian pada prototype yang telah dirancang dengan menggunakan metode SUS atau System Usabilty Testing.
Proses pengujian dilakukan dengan membagikan hasil prototype dan kuesioner digunakan untuk mengukur nilai System Usability Scale.
Tujuan dari pengujian ini adalah untuk mengetahui seberapa mudah atau Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan SPPD Tenaga Pendidik dengan Metode Design Thinking Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
November 2025.
Pp.
usability terhadap solusi desain yang telah dibuat.
Tahap Testing dilakukan untuk mengevaluasi usability dari sistem informasi pengelolaan surat dan SPPD menggunakan metode System Usability Scale (SUS).
Uji coba dilakukan kepada 10 responden dengan 8 pertanyaan SUS (Q1AeQ.
Perhitungan dilakukan secara manual berdasarkan rumus perhitungan SUS.
Tabel 6.
Responden System Usability Scale(SUS) Responden
R10
Tabel 7.
Lanjutan Tabel Responden SUS
Skor Ganjil
Skor Genap
Total
SUS
Rumus Perhitungan SUS Item ganjil (Q1.
Q3.
Q5.
: Skor = (Jawaban - .
Item genap (Q2.
Q4.
Q6.
: Skor = .
- Jawaba.
Total skor responden = jumlah skor semua item .
SUS score = Total y 2,5 .
ange 0Ae.
Nilai rata-rata SUS = Jumlah skor SUS semua responden / jumlah responden.
Interpretasi Hasil Berdasarkan hasil perhitungan manual, diperoleh nilai rata-rata SUS sebesar 53,25.
Menurut standar interpretasi System Usability Scale (SUS) yang pertama kali diperkenalkan oleh Brooke .
, skor SUS berada pada rentang 0 hingga 100 dengan nilai ambang 68 yang digunakan sebagai batas rata-rata kelayakan usability.
Hasil penelitian empiris oleh Bangor et .
menunjukkan bahwa skor Ou 68 mengindikasikan tingkat kegunaan yang dapat diterima .
, sedangkan skor di bawah angka tersebut menandakan bahwa sistem masih perlu dilakukan perbaikan.
Dengan demikian, nilai SUS sistem informasi pengelolaan surat dan SPPD yang hanya mencapai 53,25, berada di bawah Hal ini berarti sistem masih dapat dikategorikan sebagai belum sepenuhnya usable.
Temuan ini mengindikasikan perlunya perbaikan pada beberapa aspek penting, seperti mekanisme pencarian arsip, kejelasan antarmuka, serta kelengkapan fitur agar sistem dapat lebih optimal dalam mendukung kebutuhan pengguna.
Gambar 13.
Grafik Batang Hasil Skor SUS
KESIMPULAN
Kesimpulan Setelah melakukan penelitian dengan menggunakan pendekatan Design Thinking dalam perancangan sistem informasi untuk mengelola arsip surat dan SPPD, peneliti dapat menarik beberapa kesimpulan Metode Design Thinking terbukti sangat efektif dalam membantu peneliti untuk benar-benar memahami apa yang dibutuhkan oleh pengguna.
Melalui tahapan Empathize dan Define, peneliti bisa menggali lebih dalam permasalahan yang dihadapi pengguna dalam kegiatan sehari-hari Dari hasil identifikasi masalah yang dilakukan, terungkap bahwa sistem pengelolaan surat secara manual memang menimbulkan banyak kendala Masalah-masalah utama yang ditemukan antara lain sulitnya mencari dokumen ketika dibutuhkan, risiko dokumen hilang atau rusak, seringnya terjadi keterlambatan dalam pengumpulan berkas, dan diperlukannya tempat penyimpanan fisik yang cukup luas.
Solusi yang berhasil dikembangkan melalui tahapan Ideate dan Prototype berupa sistem informasi digital dengan berbagai fitur unggulan seperti fungsi pencarian dokumen yang cepat, penyimpanan arsip dalam format digital, sistem notifikasi otomatis untuk mengingatkan deadline, serta menu khusus untuk mengatur arsip.
Fiturfitur ini sudah sesuai dengan kebutuhan yang diidentifikasi dari pengguna.
Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat dan SPPD Tenaga Pendidik dengan Metode Design Thinking Jurnal Surya Informatika Journal homepage: https://jurnal.
id/index.
php/surya_informatika P-ISSN: 2477-3042.
E-ISSN: 3026-3034
Vol.
No.
November 2025.
Pp.
Berdasarkan pengujian menggunakan metode diakses dari mana saja dan kapan saja, sehingga System Usability Scale (SUS) kepada 10 orang meningkatkan fleksibilitas penggunaan.
responden, diperoleh nilai rata-rata sebesar 53,25.
Nilai ini masih berada di bawah standar yang REFERENSI ditetapkan yaitu 68.
Artinya, meskipun sistem ini .
Puspa Aprilia.
AuKLIK: Kajian Ilmiah Informatika dan Komputer Implementasi Metode Design Thinking Pada sudah cukup membantu pengguna dalam Perancangan User Interface Aplikasi Rumah Baca Cerdas menyelesaikan pekerjaan mereka, namun masih Library Mobile,Ay Media Onlin.
, vol.
4, no.
6, pp.
2850Ae2859, diperlukan perbaikan terutama pada aspek 2024, doi: 10.
30865/klik.
kemudahan penggunaan, sistem navigasi, dan .
Reza and H.
Adi Chandra.
AuSISTEM INFORMASI ARSIP beberapa fitur pendukung lainnya.
SURAT
BAGIAN
PEMERINTAHAN
KOTA
Hasil penelitian ini membuktikan bahwa BANJARMASIN.
Ay penggunaan sistem informasi digital memang lebih efisien dibandingkan dengan cara manual yang .
Puspa Aprilia.
AuKLIK: Kajian Ilmiah Informatika dan Komputer Implementasi Metode Design Thinking Pada selama ini digunakan, khususnya dalam Perancangan User Interface Aplikasi Rumah Baca Cerdas mendukung kelancaran administrasi surat dan Library Mobile,Ay Media Onlin.
, vol.
4, no.
6, pp.
2850Ae2859.
SPPD bagi tenaga pendidik.
2024, doi: 10.
30865/klik.
Saran