Computer Science (CO-SCIENCE) Vol. 5 No. 2 Juli 2025 Akreditasi Sinta 4 Nomor SK : 230/E/KPT/2022 Perancangan Sistem Informasi Surat Administrasi Penduduk Elektronik Menggunakan Metode Scrum Luthfi Indana*1. Asri Samsiar Ilmananda2 Universitas Merdeka Malang Jalan Terusan Dieng. 62-64 Klojen. Pisang Candi. Kec. Sukun. Kota Malang. Jawa Timur 65146. Indonesia e-mail: 1luthfi. indana@unmer. id, 2asri. ilmananda@unmer. (*) Corresponding Author Artikel Info : Diterima : 07-07-2025 | Direvisi : 25-07-2025 | Disetujui : 29-07-2025 Abstrak - Pengelolaan surat menjadi aktifitas rutin yang dilakukan di kantor Desa Kerta Jaya Banyuasin. Selama ini pengurusan surat administrasi penduduk di desa ini menggunakan metode manual sehingga menyebabkan antrian yang panjang. Penelitian ini bertujuan membangun sistem informasi pengelolaan surat adminstrasi penduduk elektronik seperti, surat keterangan domisili, surat keterangan kematian dan surat keterangan belum Jenis penelitian ini adalah penelitian pengembangan atau research and development . menggunakan metode scrum. Metode Scrum mempunyai cara kerja membagi tugas jadi bagian-bagian kecil . Setiap sprint, peneliti fokus menyelesaikan beberapa fitur yang langsung bisa dipakai. Metode Scrum digunakan karena memiliki kerangka kerja terstruktur dengan sprint yang menghasilkan produk increment yang fungsional. Metode ini cocok karena memberikan adaptasi yang cepat sehingga pembuatan aplikasi tidak memakan waktu terlalu lama. Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi pengelolaan surat administrasi elektronik di Desa Kerta Jaya. Kecamatan Banyuasin. Dari hasil uji coba aplikasi dari aspek usability terhadap 30 responden mendapatkan persentase 79,16% dan berarti aplikasi ini layak digunakan oleh masyarakat. Kata Kunci : surat administrasi penduduk elektronik, research and development, scrum. Abstracts - Letter management is a routine activity carried out at the Kerta Jaya Village office in Banyuasin. Currently, the administration of administrative documents in this village has been done manually, resulting in long queues. This study aims to develop an information system for managing electronic administrative documents for residents, such as domicile certificates, death certificates, and single-marriage certificates. This research is a research and development (R&D) study using the Scrum method. The Scrum method divides tasks into small parts . In each sprint, researchers focus on completing several features that can be used immediately. The Scrum method was used because it has a structured framework with sprints that produce functional incremental products. This method is suitable because it allows for rapid adaptation so that application development does not take too The result of this study is an information system for managing electronic administrative letters in Kerta Jaya Village. Banyuasin District. From the results of the application's usability aspect, the percentage obtained on 30 respondents was 79. 16%, meaning this application is suitable for use by the community. Keywords : Digital civil administration documents, research and development, scrum PENDAHULUAN Di Indonesia, banyak daerah masih menggunakan sistem manual untuk pengurusan surat administrasi seperti surat domisili dan pengantar KTP. Hal ini menyebabkan resiko hilangnya data dan menghambat pelayanan yang optimal karena terbatasnya tenaga dan waktu (Hakimah & Homaidi, 2. Hal serupa juga terjadi di desa Kerta Jaya Kecamatan Banyuasin. Pengurusan surat masih manual sehingga terjadi terjadi masalah antrian yang panjang dan ketidakefisienan pelayanan. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) telah mendorong percepatan digitalisasi layanan publik, khususnya dalam administrasi kependudukan (Adnan et al. Wulandari & Sulistiani, 2. Pengembangan administrasi kependudukan digital yang dikenal dengan istilah e-Government menjadi solusi permasalahan ini. Sistem ini di tingkat desa merupakan langkah strategis untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik melalui digitalisasi administrasi dan layanan masyarakat (Nurfadillah et al. , 2. Dengan digitalisasi sistem ini, pemerintah lebih terbuka, efektif, efisien, dan transparansi dalam melaksanakan tugas terkait pemerintahan sehingga bisa mencapai good governance(Wiratno & Rosalia. This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4. 0 International License. Copyright . 2025 The Autour. Computer Science (CO-SCIENCE) Vol. 5 No. 2 Juli 2025 | E-ISSN: 2774-9711 | P-ISSN: 2808-9065 E-government memanfaatkan TIK untuk membangun sistem administrasi pemerintahan yang efisien dan pelayanan publik yang optimal. Untuk mencapai hal ini, dibutuhkan komitmen kuat dari pemerintah dalam memperbaiki tata kelola birokrasi (Imania & Haryani, 2. Implementasi e-Government di tingkat desa dan kelurahan membuktikan keberhasilan dalam mempercepat proses pelayanan, meningkatkan akurasi data, dan memangkas biaya operasional (Trisudarmo, 2022. Widyaningrum et al. , 2. Sebagai contoh aplikasi E-Warga di Lippo Cikarang untuk membantu pengurus RT dan warga dalam hal kegiatan administrasi kependudukan menggunakan metode scrum (Elmustanizar, 2. Selain itu, ada juga Sistem Informasi Data Kependudukan di Desa Karoya untuk memantau perkembangan data jumlah penduduk juga berhasil meningkatkan efisiensi pelayanan administrasi. Meskipun berbagai penelitian telah mengkaji manfaat e-government di tingkat kabupaten/kota, masih ada beberapa permasalahan yaitu penelitian masih berfokus pada wilayah dengan infrastruktur memadai namun minim diterapkan di daerah terpencil. Selain itu, penelitian lebih banyak dilakukan dengan sistem terpusat di pemerintah daerah namun belum ada pengembangan berbasis website dengan database kependudukan desa. Penelitian ini bertujuan mengisi gap tersebut dengan merancang sistem informasi antrian berbasis web yang terintegrasi dengan database kependudukan, sehingga dapat meminimalkan antrian, meningkatkan akurasi data, dan mempercepat layanan Pemilihan metode Scrum sebagai pendekatan Agile sangat relevan dalam konteks pengembangan aplikasi administrasi kependudukan. Scrum dapat membagi proses pengembangan ke dalam sprint, meningkatkan fleksibilitas tim, serta memudahkan adaptasi terhadap kebutuhan pengguna (Yassir et al. , 2. Scrum merupakan model yang fleksibel yang bisa diterapkan baik pada proyek besar maupun kecil (Raina, 2. Metode Scrum ini juga bisa mengakomodasi perubahan yang cepat dan meningkatkan kolaborasi tim pengembang dan pemangku kepentingan (Atallah & Mardi, 2. Dalam domain layanan publik. Scrum juga telah berhasil diterapkan pada sistem pengaduan masyarakat dan pelayanan DPRD Jawa Barat, di mana tingkat penerimaan (UAT) rata-rata mencapai >90% per sprint (Raina, 2. Selain itu, penggunaan Scrum dalam pengembangan sistem arsip surat di kantor kecamatan juga mendemonstrasikan sistem yang lebih efisien dan reliabel (Nono et al. , 2. Pengamanan data kependudukan yang makin digital menjadi penting, terutama untuk melindungi data sensitif penduduk (Trisudarmo, 2. Integrasi autentikasi, enkripsi, dan pengelolaan hak akses perlu dirancang secara matang agar sistem aman, sesuai rekomendasi keamanan aplikasi e-government Aspek sumber daya manusia juga krusial. Studi Muliawaty & Hendryawan . menekankan pentingnya pelatihan bagi perangkat desa dalam penggunaan sistem baru, serta pendekatan partisipatif untuk menekan resistensi terhadap perubahan . Ketersediaan infrastruktur TIK, terutama di daerah terpencil, masih menjadi tantangan (Meidiansyah et al. , 2. Studi kasus di desa Banaran menunjukkan perlunya peningkatan literasi digital dan jaminan konektivitas agar Sistem Informasi Pelayanan Publik dapat diakses secara merata. Selain itu, keberadaan sistem pelaporan dan pelacakan realtime juga dapat mendukung pengambilan keputusan yang berbasis data (Al Hasri & Sudarmilah, (Yulianoor & Aribowo, 2. METODE PENELITIAN Jenis penelitian ini adalah Research and Development (R&D) atau pengembangan dengan menggunakan metode scrum. Untuk alur penelitian pengembangan/R&D ini dimulai dari identifikasi masalah disertai studi literatur, analisis kebutuhan juga masuk pada metode scrum pada proses product backlog, dilanjutkan dengan perancangan sistem sampai dengan tahap evaluasinya. Sumber : Data Penelitian . Gambar 1. Alur penelitian pengembangan Dalam mengembangkan sistem informasi ini menggunakan framework laravel, databasenya MySQL dengan bahasa pemrograman yang dipakai adalah PHP. Untuk evaluasi sistem menggunakan Unit Testing sedangkan untuk evaluasi pengalaman pengguna menggunakan analisis usability dengan metode USE (Usefulness. Satisfaction dan Ease of Us. http://jurnal. id/index. php/co-science Computer Science (CO-SCIENCE) Vol. 5 No. 2 Juli 2025 | E-ISSN: 2774-9711 | P-ISSN: 2808-9065 Sumber : (Mustika, 2. Gambar 1. Metode Scrum Berdasarkan gambar di atas, product owner adalah pihak Desa Kerta Jaya terdiri dari kepada desa dan Pada Product BacklogApeneliti menghimpun data dari wawancara untuk menentukan fitur apa saja yang dimasukkan dalam sistem informasi surat elektronik yang akan dibangun. Pada Sprint Planning Meeting, tim peneliti membagi tugas dan merencanakan pekerjaan untuk sprint dalam waktu 1-4 minggu. Selanjutnya melakukan implementasi . oding, desain, testin. dilanjutkan dengan Sprint Review dengan mempresentasikan ke stakeholder hasil pengembangan sistemnya. Pada Sprint Restrospective dievaluasi kendala apa saja saat ujicoba untuk perbaikan setelah itu dihasilkan sistem informasi yang siap digunakan. Setelah beberapa Sprint selesai, sistem diuji coba oleh masyarakat dengan metode metode USE (Usefulness. Satisfaction dan Ease of Us. Hasil umpan balik digunakan untuk menyempurnakan sistem sebelum akhirnya diluncurkan secara resmi. Dengan pendekatan Scrum, pengembangan sistem menjadi lebih fleksibel, iteratif, dan berfokus pada kebutuhan pengguna. Berikut ini adalah rancangan sistem administrasi surat untuk Kantor Desa Kerta Jaya di Kabupaten Musi Banyuasin pada tahap Sprint. Use Case Diagram Sumber: Hasil Penelitian . Gambar 2. Use Case Diagram Gambar di atas menunjukkan Diagram Use Case yang dirancang dengan melibatkan dua aktor, yaitu Admin dan Masyarakat. Admin desa memiliki hak akses penuh untuk mengelola beberapa menu, seperti melihat statistik data surat, mengelola data profil desa, mengelola permohonan surat, mendownload laporan surat permohonan dan mengelola akun admin. Sementara itu, masyarakat hanya memiliki hak akses terbatas, yaitu untuk mengajukan permohonan surat dan melihat menu utama dan informasi terkait desa. Class Diagram Berikut ini adalah class diagram yang digunakan pada sistem informasi surat administrasi penduduk Ada 3 entitas yang digunakan pada sistem informasi ini. http://jurnal. id/index. php/co-science Computer Science (CO-SCIENCE) Vol. 5 No. 2 Juli 2025 | E-ISSN: 2774-9711 | P-ISSN: 2808-9065 Sumber: Hasil Penelitian . Gambar 3. Class Diagram Diagram ini terdiri dari enam class utama (DataProfilDesa. Admin. Masyarakat, dan tiga jenis Sura. yang dirancang untuk memisahkan tanggung jawab: . DataProfilDesa mengelola identitas desa, . Admin mengatur verifikasi surat, . Masyarakat menyimpan data penduduk, dan . PermohonanSurat . eserta turunanny. menangani pengajuan surat. Relasi dibentuk untuk mencerminkan kebutuhan nyata: satu admin memverifikasi banyak permohonan . -to-man. , satu warga mengajukan berbagai surat . -to-man. , dan penduduk terkait dengan satu desa . any-to-. Pemisahan class menggunakan inheritance pada jenis surat bertujuan memudahkan penambahan fitur baru tanpa mengganggu sistem inti. HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil dari penelitian pengembangan ini adalah sebuah Sistem Informasi Administrasi Surat di Desa Kerta Jaya Kecamatan Sungai Keruh Kabupaten Musi Banyuasin. Berikut ini disajikan 2 jenis pengguna, yaitu masyarakat . dan pengelola . Halaman User . Halaman beranda Halaman beranda merupakan halaman utama yang akan tampil saat website dibuka. Berikut ini adalah tampilan halaman beranda website sistem. Sumber: Hasil Penelitian . Gambar 4. Halaman beranda http://jurnal. id/index. php/co-science Computer Science (CO-SCIENCE) Vol. 5 No. 2 Juli 2025 | E-ISSN: 2774-9711 | P-ISSN: 2808-9065 Pada halaman beranda ini masyarakat . akan menemukan menu untuk pengajuan surat administrasi Ada 3 jenis surat yang bisa diajukan melalui sistem informasi ini, yaitu surat keterangan belum menikah, surat KTP sementara/domisili, dan surat keterangan kematian. Menu Profil Desa Pada menu Profil Desa ini memiliki submenu yaitu Sambutan, sejarah, struktur desa, visi dan misi yang merupakan halaman informasi yang bersifat statis. Berikut ini adalah tampilan dari menu Profil Desa. Sumber: Hasil Penelitian . Gambar 5. Menu Profil Desa Profil desa berisi sambutan kepala desa, menceritakan sejarah berdirinya Desa Kerta Jaya, struktur organisasi pemerintahan desa, dan visi misi desa tersebut. Halaman ini berisi informasi penting terkait desa Kerta Jaya. Halaman ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan transparansi pemerintahan serta menjadi media promosi potensi desa kepada masyarakat dan mitra pembangunan. Informasi pada website ini diperbarui secara berkala agar tetap relevan dan akurat. Menu Pengajuan Surat Pada menu pengajuan terdapat 3 submenu, yaitu formulir surat belum menikah, formulir surat kematian, dan formulir surat KTP sementara/domisili. Surat keterangan belum menikah Surat keterangan ini biasanya digunakan untuk berbagai keperluan administratif, baik di dalam maupun luar negeri. Beberapa keperluan dalam negeri diantaranya melamar pekerjaan, pendaftaran CPNS/BUMN, pengajuan pinjaman/kredit, pendaftaran beasiswa/masuk perguruan tinggi, dan pengurusan hak waris atau asuransi. Sumber: Hasil Penelitian . Gambar 6. Menu Pengajuan Surat Belum Menikah Untuk mengajukan surat keterangan belum menikah ini diperlukan biodata user, seperti nama, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat email, alamat tinggal, dan mengharuskan untuk upload Kartu Keluarga dan berkas pendukung jika ada. Surat keterangan kematian Surat keterangan kematian ini diajukan untuk mendapatakan dokumen resmi yang mencatat kematian Pada laman pengajuan surat ini diperlukan biodata user, seperti nama, tanggal lahir, jenis http://jurnal. id/index. php/co-science Computer Science (CO-SCIENCE) Vol. 5 No. 2 Juli 2025 | E-ISSN: 2774-9711 | P-ISSN: 2808-9065 kelamin, alamat email, alamat tinggal, dan mengharuskan untuk upload Kartu Keluarga dan berkas pendukung jika ada untuk membuat surat keterangan kematian. Sumber: Hasil Penelitian . Gambar 7. Menu Pengajuan Surat Kematian . Surat keterangan domisili Dalam mengajukan surat keterangan domisili ini, beberapa data penting diinputkan oleh masyarakat yaitu nama, tanggal lahir, jenis kelamin, nomor telepon, alamat email, alamat tempat tinggal, mengupload KK dan berkas pendukung. Pada menu ini juga disediakan catatan. Catatan diisi apabila diperlukan oleh Sumber: Hasil Penelitian . Gambar 8. Menu Pengajuan Surat KTP Sementara/Domisili Menu Hubungi Kami Halaman ini berisi informasi kontak dan email desa yang bisa dihubungi apabila masyarakat membutuhkan informasi lebih lanjut. Berikut ini adalah tampilan halaman hubungi kami. Sumber: Hasil Penelitian . Gambar 9. Menu Hubungi kami Pada menu Hubungi Kami ini disajikan kontak dan email resmi yang digunakan di Desa Kerta Jaya. Apabila pengajuan surat mengalami kendala, maka bisa menghubungi nomor atau email yang ada pada halaman Hubungi Kami tersebut. Menu Login Masyarakat http://jurnal. id/index. php/co-science Computer Science (CO-SCIENCE) Vol. 5 No. 2 Juli 2025 | E-ISSN: 2774-9711 | P-ISSN: 2808-9065 Halaman login ini digunakan masyarakat untuk mengajukan permohonan surat. Sebelum mengajukan permohonan surat, masyarakat diwajibkan untuk login terlebih dahulu dengan akun yang sudah didaftarkan melalui menu register. Berikut ini adalah tampilan menu Login. Sumber: Hasil Penelitian . Gambar 10. Menu Login Masyarakat Pada menu login ini terdapat isian email sebagai username pengguna dan password sebagai kode keamanan spesifik bagi setiap user. Masyarakat akan bisa login apabila sudah mendaftarkan akunnya melalui menu Halaman Admin . Halaman Dashboard Pada halaman ini, setelah login, admin akan diarahkan ke halaman dashboard, sebuah antarmuka backend untuk mengelola data Sistem Administrasi Surat Desa Kerta Jaya. Berikut tampilan dashboard admin. Sumber: Hasil Penelitian . Gambar 11. Halaman dashboard admin Pada halaman ini, admin bisa memeriksa jumlah pengajuan surat yang diterima dari masyarakat. Selain itu, beberapa menu yang ada pada dashboard yaitu profil, daftar pengajuan surat, akun dan keluar. Daftar Pengajuan Surat Halaman daftar pengajuan surat menyediakan tiga jenis dokumen, meliputi surat keterangan belum menikah, surat keterangan domisili/KTP sementara, dan surat keterangan kematian. Gambar berikut menunjukkan antarmuka halaman pengajuan surat tersebut. http://jurnal. id/index. php/co-science Computer Science (CO-SCIENCE) Vol. 5 No. 2 Juli 2025 | E-ISSN: 2774-9711 | P-ISSN: 2808-9065 Sumber: Hasil Penelitian . Gambar 12. Data surat pada halaman admin Pada halaman pengajuan surat ini, admin bisa mengecek siapa saja yang mengajukannya. Ada beberapa fungsi yang bisa digunakan yaitu detail, konfirmasi dan hapus. Untuk statusnya ada 3, yaitu belum dikonfirmasi, diproses dan selesai. Admin akan mengkonfirmasi pengajuan yang sudah lengkap berkasnya, setelah dikonformasi maka berkas akan diproses dan status akan berubah menjadi Diproses. Saat proses selesai,maka surat akan diupload oleh admin dan status akan berubah menjadi Selesai. Tampilan Halaman Akun Halaman akun ini digunakan untuk mengelola data user. Dengan halaman ini admin bisa memodifikasi atau menghapus akun yang telah terdaftar. Admin bisa mengubah status user menjadi pengguna atau admin/operator bahkan menghapus akun yang dikehendaki. Berikut tampilan antarmuka halaman akun Sumber: Hasil Penelitian . Gambar 13. Data akun pada halaman admin Setiap user baru akan otomatis masuk pada menu ini dan bisa langsung dilihat oleh admin. Admin juga memiliki akses untuk menghapus apabila user sudah tidak lagi memerlukan akun untuk mengajukan surat Daftar Laporan Halaman daftar laporan menampilkan rekapitulasi surat pada periode tertentu. Admin dapat mengunduh data surat dalam format Excel dengan menentukan tanggal awal dan akhir yang akan dicari datanya. Proses pengunduhan akan otomatis dimulai setelah menekan tombol submit. Berikut tampilan antarmuka halaman laporan tersebut. Sumber: Hasil Penelitian . http://jurnal. id/index. php/co-science Computer Science (CO-SCIENCE) Vol. 5 No. 2 Juli 2025 | E-ISSN: 2774-9711 | P-ISSN: 2808-9065 Gambar 14. Daftar laporan pada halaman admin Pengujian Sistem dan Analisis Aspek Usability Penelitian ini mengevaluasi aspek usability sistem administrasi surat menggunakan instrumen kuesioner USE (Usefulness. Satisfaction dan Ease of Us. Subjek penelitian meliputi 30 responden yang terdiri dari masyarakat umum dan staf kantor Desa Kerta Jaya. Berikut ini adalah indikator untuk mengukur aspek usability sistem informasi ini. Tabel 1. Daftar pertanyaan USE Kuesioner USE Usefulness Apakah sistem ini sangat bermanfaat? Apakah sistem ini membuat hal-hal yang ingin saya selesaikan bisa menjadi lebih mudah? Sistem ini sesuai dengan kebutuhan saya? Menggunakan Sistem ini dapat menghemat waktu saya? Hasil proses dari sistem ini sesuai dengan yang saya Ease of Use Apakah sistem ini mudah digunakan? Apakah sistem ini sederhana untuk digunakan? Sistem ini mudah dipahami oleh saya? Langkah-langkah penggunaan sistem ini sangat sederhana? Menggunakan sistem ini tidak perlu upaya yang terlalu 11 Saya bisa menggunakan sistem ini tanpa instruksi tertulis? 12 Saya selalu berhasil menggunakan sistem ini setiap saat? Ease of Learning 13 Saya mempelajari sistem ini dengan cepat? 14 Penggunaan sistem ini mudah dipelajari? 15 Saya mudah mengingat bagaimana menggunakan sistem ini? Satisfaction 16 Saya puas dengan sistem ini? 17 Saya bersedia merekomendasikan sistem ini kepada teman? Total skor yang diperoleh dari seluruh responden mencapai 2375. Persentase kelayakan sistem kemudian dihitung berdasarkan skor total tersebut dengan menerapkan formula yang telah ditetapkan. Berikut Rumus Usability Penghitungan Presentasi Kelayakan yaycuyccyceycu (%) = x 100 = 79. Berdasarkan nilai tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem adminitrasi surat ini dapat memenuhi standar informasi kelayakan dan dinyatakan layak berdasarkan hasil perhitungan nilai presentasi kelayakan sebesar 79,16%. KESIMPULAN Penelitian ini mengembangkan sistem informasi administrasi surat pada Desa Kerta Jaya Banyuasin dengan menggunakan metode Agile dengan model Scrum. Metode ini memiliki 4 tahapan yaitu product backlog, sprint planning, sprint, sprint review, dan sprint retrospective. Dengan metode ini, peneliti berhasil membangun sistem informasi administrasi surat untuk membantu pelayanan publik. Pengujian sistem menggunakan metode USE (Usefulness. Satisfaction, and Ease of Us. mendapatkan nilai sebesar 79,16% masuk dalam kategori layak Dengan adanya sistem informasi ini, masyarakat mendapatkan kemudahan berupa transparansi proses administrasi, mengurangi kesalahan administrasi, dan meningkatkan efisiensi proses pengurusan surat. Penelitian ini masih terbatas pada pengembangan website saja belum ada integrasi dengan notifikasi realtime, dan masih mencakup 3 jenis surat saja, cakupan masih terbatas pada satu desa. Rekomendasi untuk penelitian selanjutnya adalah mengembangkan sistem informasi administrasi surat dengan menambahkan fitur notifikasi real-time via WhatsApp/email, menambah jenis surat yang bisa diajukan melalui sistem, mengintegrasikannya dengan sistem eGovernment kabupaten, serta pengujian menggunakan metode SUS (System Usability Scal. untuk mengevaluasi aspek usability lebih mendalam. http://jurnal. id/index. php/co-science Computer Science (CO-SCIENCE) Vol. 5 No. 2 Juli 2025 | E-ISSN: 2774-9711 | P-ISSN: 2808-9065 REFERENSI