Jurnal Ilmu Sosial dan Pendidikan (JISIP) Vol.
6 No.
4 November 2022 e-ISSN : 2656-6753, p-ISSN: 2598-9944 DOI: 10.
36312/jisip.
3663/http://ejournal.
org/index.
php/JISIP/index Implementasi Sistem Manajemen Arsip Direktorat Keuangan Berbasis Web (Studi Kasus : Universitas Teknologi Sumbaw.
Fahrul Amri1.
Suparman2.
Indra Darmawan3 Program Studi Manajemen Inovasi.
Universitas Teknologi Sumbawa Program Studi Teknik Elektro.
Universitas Teknologi Sumbawa Article Info Article history:
Received 22 Juli 2022 Publish 7 November 2022 Keywords:
Web Archives Information System Waterfall Info Artikel Article history:
Received 22 Juli 2022 Publish 7 November 2022 Abstract For an Institution/Agency, archiving is not new.
The entry and exit of documents and other documents in an agency / institution certainly requires filing.
The storage carried out at the Directorate of Finance.
Sumbawa University of Technology has not been effective enough for the current filing, because the filings carried out are still some done manually so that it is easy to lose archives before filing.
The purpose of this study is to design a Webbased records management information system to help the filing process at the Directorate of Finance.
Sumbawa University of Technology run more effectively and efficiently.
The research method used in this study is a qualitative method with data collection methods used in the form of observation, interviews, documentation and literature studies.
While the method used for software development or system design uses the waterfall method, where this waterfall method is a type of application development model and is included in the classic life cycle.
lassical life cycl.
, in which this cycle emphasizes on sequential and systematic phases.
The results of this study are based on a Web-based archive management information system, and data storage is more effective, the archive process is more efficient and makes it easier to search for the desired documents.
ABSTRAK
Bagi suatu Lembaga/Instansi, pengarsipan bukanlah hal baru.
Keluar masuknya dokumen dan dokumen lainnya di suatu instansi/lembaga tentunya memerlukan pengarsipan.
Penyimpanan yang dilakukan di Direktorat Keuangan Universitas Teknologi Sumbawa belum cukup efektif atas pengarsipan yang ada saat ini, karena pengarsipan yang dilakukan masih beberapa dilakukan secara manual sehingga mudah kehilangan arsip sebelum Tujuan dari penelitian ini adalah merancang sistem informasi manajemen arsip berbasis Web guna membantu proses pengarsipan di Direktorat Keuangan Universitas Teknologi Sumbawa lebih berjalan efektif dan efisien.
Adapun metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif dengan metode pengumpulan data yang digunakan berupa observasi, wawancara, dokumentasi dan studi Pustaka.
Sedangkan metode yang digunakan untuk pengembangan perangkat lunak atau perancangan sistem mengunakan metode waterfall, dimana metode waterfall ini merupakan jenis model pengembangan aplikasi dan termasuk ke dalam classic life .
iklus hidup klasi.
, yang mana siklus ini menekankan pada fase yang berurutan dan sistematis.
Hasil penelitian ini didasarkan pada sistem informasi manajemen arsip berbasis Web ini penyimpanan data lebih efektif, proses arsip lebih efisien serta mempermudah dalam melakukan pencarian dokumen yang di inginkan.
This is an open access article under the Lisensi Creative Commons AtribusiBerbagiSerupa 4.
0 Internasional Corresponding Author:
Fahrul Amri Universitas Teknologi Sumbawa Email: fahrulamry046@gmail.
PENDAHULUAN
Universitas Teknologi Sumbawa (UTS) merupakan perguruan tinggi swasta di Kabupaten Sumbawa.
Provinsi Nusa Tenggara Barat.
UTS telah berdiri sejak tanggal 13 Maret 2013 yang beralokasikan di Jalan Raya Olat Maras.
Dusun Batu Alang.
Desa Leseng.
Kecamatan Moyo Hulu.
Kabupaten Sumbawa.
Nusa Tenggara Barat.
Bagi suatu Lembaga/Instansi, pengarsipan bukan hal yang asing lagi.
Keluar masuk surat dan dokumen lainnya dalam suatu Lembaga/Instansi tentu perlu adanya pengarsipan.
Pengarsipan yang dilakukan pada Direktorat Keuangan Universitas Teknologi Sumbawa belum cukup efektif atas pengarsipan yang ada saat ini, karena pengarsipan yang dilakukan masih sebagian dengan cara manual, maka arsip mudah hilang sebelum disimpa Hal yang melatar belakangi hal tersebut adalah jumlah dokumen yang 2274 | Implementasi Sistem Manajemen Arsip Direktorat Keuangan Berbasis Web ( Studi Kasus :
Universitas Teknologi Sumbawa ) (Fahrul Amr.
Jurnal Ilmu Sosial dan Pendidikan (JISIP) e-ISSN : 2656-6753, p-ISSN: 2598-9944 selalu bertambah seiring bertambahnya pekerjaan sehingga memerlukan ruang penyimpanan Oleh karena hal tersebut, pemanfaatan teknologi informasi seperti media computer, menjadi alasan mengapa proses pengarsipan harus ditata secara elektronik.
Kehadiran sarana elektronik seperti komputer dan aplikasi berbasis web lainnya, membuat proses pengelolaan administrasi arsip menjadi lebih teratur dan tidak menghabiskan banyak waktu.
KAJIAN PUSTAKA
Sistem Sistem adalah penataan yang tertib dari kegiatan yang saling terkait dan pengaturan prosedur yang saling berhubungan, sinergi dari semua elemen dan elemen yang ada di dalamnya, yang mendukung pelaksanaan dan memfasilitasi kegiatan utama yang dicapai dari suatu organisasi atau kesatuan kerja .
Sistem adalah serangkaian dua atau lebih komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai tujuan [Romney & Steinbart, 2.
Sistem ini didefinisikan sebagai elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu .
Berdasarkan pemahaman di atas, suatu sistem adalah seperangkat prosedur yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Informasi Informasi merupakan kumpulan dari beberapa fakta yang terorganisir dan telah diolah untuk memiliki nilai tambah selain nilai individu.
Nilai informasi ini mencakup bagaimana membantu pengambil keputusan mencapai tujuan organisasi mereka.
Dapat membantu orang-orang dalam organisasi melakukan tugas secara efisien dan efektif .
Secara etimologis, informasi berasal dari informacion Prancis yang berarti konsep, ide, atau garis Informasi sendiri merupakan kata benda yang berarti kegiatan dalam pengetahuan yang dikomunikasikan.
Informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang dikelola menjadi sesuatu yang berguna bagi penerimanya.
Biasanya informasi tersebut akan diproses terlebih dahulu agar penerima dapat dengan mudah memahami informasi yang diberikan.
Sederhananya, informasi telah diolah menjadi bentuk yang bernilai atau bermakna bagi .
Berdasarkan pemahaman di atas, informasi adalah sekumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih bermanfaat, sehingga memberikan nilai, makna dan manfaat.
Arsip Pengarsipan merupakan hal yang paling mendasar dan penting untuk diperhatikan dalam setiap macam kegiatan pengelolaan dan manajerial suatu organisasi, ini karena arsip menyimpan semua data informasi yang tersimpan tentang segala sesuatu yang kita lakukan dalam pekerjaan sehari-hari.
Dalam pengelolaan dan penatausahaan arsip, memegang peranan yang sangat penting seperti perencanaan, pelacakan dan pelaporan dokumen, dokumen keputusan utama dalam suatu organisasi dan, jika tidak ada arsip, organisasi tidak dapat beroperasi dengan rapi, tertib dan lancar.
Pengelolaan arsip yang tidak terorganisir dengan baik akan menyulitkan kita untuk memulihkan atau menggunakan kembali data, terutama saat mencari data, terutama saat sangat dibutuhkan .
Tujuan penyimpanan adalah sebagai memori dan pusat informasi jika file membutuhkan informasi, menyediakan data kepada karyawan yang membutuhkan data tentang kinerja dan pekerjaan masa lalu, memberikan informasi penting, sesuai dengan ketentuan undang-undang .
Adapun kelebihan pengelolaan arsip elektonik antaraylain Rifauddin, .
Penemuan dokumen lebih cepat tanpa meninggalkan meja Anda.
Arsip elektronik hanya dapat dilihat atau dicetak di layar dan tidak dapat diubah.
Oleh karena itu, kemungkinan kehilangan file sangat kecil.
Dibandingkan Menggunakan Media Penyimpanan Elektronik Digital.
Ini menghemat ruang penyimpanan dan meminimalkan kerusakan pada dokumen.
Berbagi dokumen dengan mudah menggunakan teknologi internet.
Orang lain tidak dapat mengaksesnya tanpa izin, karena kerahasiaan tetap terjaga, 2275 | Implementasi Sistem Manajemen Arsip Direktorat Keuangan Berbasis Web ( Studi Kasus :
Universitas Teknologi Sumbawa ) (Fahrul Amr.
Jurnal Ilmu Sosial dan Pendidikan (JISIP) e-ISSN : 2656-6753, p-ISSN: 2598-9944 dengan proteksi atau kata sandi atas kebijaksanaan administrator, sangat mudah untuk memulihkan data, dengan menyimpannya di media penyimpanan yang kompatibel.
Kelemahan pengelolaan arsip elektronik adalah .
Membutuhkan sumber daya manusia yang berbakat dan berkompeten di bidang pengarsipan dan teknologi informasi.
Dimungkinan file corrupt bisa muncul kapan saja, seperti file terhapus permanen karena kesalahan personel yang acak dan server terkena virus Dibandingkan dengan Jika perlindungannya tidak kuat, dimungkinkan untuk memanipulasi file.
Perkembangan teknologi informasi sangat pesat.
Sehingga sarana/media penyimpanan file tidak nyaman/dapat ditoleransi.
Web World Wide Web (We.
Halaman yang terhubung satu sama lain dengan hyperlink .
Web merupakan bagian dari layanan yang dapat berjalan diatas teknologi internet.
Halaman web dapat diakses dengan adanya teknologi web server sebagai penyedia halaman web, html sebagai bahasa baku, dan http sebagai jalur pengiriman dokumen web .
Waterfall Metode waterfall adalah jenis model pengembangan aplikasi dan merupakan bagian dari siklus hidup klasik, di mana siklus menekankan fase berkelanjutan dan sistematis.
Untuk model pengembangan, dapat dianggap sebagai air terjun, di mana setiap langkah dilakukan secara berurutan.
mulai dari.
atas hingga ke bawah.
Tahapan model waterfall adalah sebagai berikut: .
Gambar 1 Fase Waterfall Blac Box Testing Pengujian sistem adalah pengujian program perangkat lunak yang terintegrasi dan Software atau yang biasa disebut dengan perangkat lunak hanyalah salah satu elemen dari sebuah sistem komputer yang lebih besar.
Biasanya perangkat lunak terhubung dengan perangkat lunak dan perangkat keras lainnya.
Dalam Pengujian Black Box Testing, pengujian dilakukan berdasarkan detail dari aplikasi seperti bagaimana tampilan fungsi aplikasi, apakah alur fungsionalitas sesuai dengan proses bisnis yang diharapkan oleh pelanggan, diinginkan atau tidak.
Blackbox testing ini lebih merupakan pengujian untuk menunjukkan segi dari fungsionalitas tampilan.
METODE PENELITIAN
Alur Metode Penelitian Dalam hal ini, penulis menggunakan penelitian kualitatif.
Penelitian ini dimaksudkan untuk memahami karakteristik objek yang diteliti atau menggambarkan profil objek tersebut.
Adapun tahapan penelitian yang penulis lakukan dapat dilihat pada alu lpenelitian di bawah 2276 | Implementasi Sistem Manajemen Arsip Direktorat Keuangan Berbasis Web ( Studi Kasus :
Universitas Teknologi Sumbawa ) (Fahrul Amr.
Jurnal Ilmu Sosial dan Pendidikan (JISIP) e-ISSN : 2656-6753, p-ISSN: 2598-9944 Gambar 2 Digram Alur Penelitian.
Dalam aliran penelitian diatas menunjukkan proses yang dilakukan dalam metode penelitian, dimana terdapat proses utama yaitu identifikasi masalah, pemrograman, metode waterfall dan uji sistem.
Proses mengumpulkan data dilakukan dengan penelitian kualitatif berupa observasi, wawancara,dokumentasi, dan studi pustaka.
Teknik Pengumpulan Data Observasi.
Penulis melakukan survei lokasi terhadap kegiatan yang berhubungan dengan penulisan tesis ini, guna untuk mengumpulkan data tenang Arsip Direktorat Keuangan pada Universitas Teknologi Sumbawa.
Wawancara.
Di fase ini penulis akan melakukan wawancara dengan menyebarkan kuesioner di direktorat keuangan guna mendapatkan informasi terkait sistem yang ingin di rancang.
Dokumentasi.
Selanjutnya dibagian dokumentasi Peneliti memperoleh data dalam format gambar dari model arsip yang diterapkan di Direktorat Keuanagan pada Universitas Teknologi Sumbawa.
Studi Pustaka.
Dibagian ini, peneliti menggali ide dan teknik dari beberapa sumber, termasuk buku, jurnal dan internet yang berhubungan dengan sistem informasi dengan Sistem Informasi Manajemen Arsip DirektoratKeuangan Berbasis Web.
Metode Pengembangan Perangkat Lunak Metode pengembangan yang diterapkan untuk menghasilkan sistem ini adalah metode Tahapan-tahapan waterfall model adalah sebagai berikut:
Gambar 3 Motode Waterfall 2277 | Implementasi Sistem Manajemen Arsip Direktorat Keuangan Berbasis Web ( Studi Kasus :
Universitas Teknologi Sumbawa ) (Fahrul Amr.
Jurnal Ilmu Sosial dan Pendidikan (JISIP) e-ISSN : 2656-6753, p-ISSN: 2598-9944 Communication.
Pada fase ini, peneliti menganalisis kebutuhan perangkat keras, perangkat lunak, keperluan pemakai, serta data lainnya untuk membangun sistem informasi Manajemen Arsip Direktorat Keuangan Berbasis Web (Studi Kasus: Universitas Teknologi Sumbaw.
Planning.
Setelah mengumpulkan data dan mengetahui batasan dari sistem yang akan dikembangkan, peneliti kemudian menghitung waktu dan risiko yang diperkirakan akan timbul selama pengerjaan system informasi Manajemen Arsip Direktorat Keuangan Berbasis Web (Studi Kasus: Universitas Teknologi Sumbaw.
Perhitungan waktu perencanaan dari bulan April sampai dengan Juni 2022 dan risiko yang dapat timbul selama produksi pengerjaan sistem informasi ini menghitung waktu perencanaan pada saat pembuatan system, bisa jadi tidak seperti dengan yang Modeling.
Selain itu, langkah selanjutnya adalah perancangan sistem yang akan dibuat.
Desain meliputi desain aliran, desain database, dan desain tampilan sistem informasi Manajemen Arsip Direktorat Keuangan BerbasismWeb (Studi Kasus: Universitas Teknologi Sumbaw.
Pada tahap ini kode program ditulis dan diuji.
Kode pemrograman ditulis menggunakan Bahasa program PHP.
CSS, framework.
HTML, dan CodeIgniter.
Kemudian dilanjutkan dengan pengujian program untuk melihat bagaimana kinerja hasil dari sistem dan kemudian mengetahui apakah sistem yang dibancang berjalan dengan semestinya seperti yang diinginkan.
Di tahap ini, penulis menjalankan pengujian menggunakan metode black-box testing yang menggunakan Google Chrome untuk melakukan pengujian.
Deployment Langkah ini sebagai langkah terakhir dalam menyiapkan sistem informasi Manajemen Arsip Direktorat Keuangan Berbasis Web (Studi Kasus: Universitas Teknologi Sumbaw.
Pengarsipan dilaksanakan dan harus dipelihara secara rutin sebulan sekali.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Perancangan Aplikasi Use Case Diagram Use case diagram menjelaskan hubungan antara aktor dan aktivitas dalam sistem Gambar 4mUseiCaseeDiagram Activity diagram Diagram aktivitas yang menggambarkan alur kerja atau aktivitas dari sistem informasi 2278 | Implementasi Sistem Manajemen Arsip Direktorat Keuangan Berbasis Web ( Studi Kasus :
Universitas Teknologi Sumbawa ) (Fahrul Amr.
Jurnal Ilmu Sosial dan Pendidikan (JISIP) e-ISSN : 2656-6753, p-ISSN: 2598-9944 Gambar 5 ActivityoDiagram Login Gambar 6 Activity Diagram Dashboard Gambar 7 Activity Diagram Arsip 2279 | Implementasi Sistem Manajemen Arsip Direktorat Keuangan Berbasis Web ( Studi Kasus :
Universitas Teknologi Sumbawa ) (Fahrul Amr.
Jurnal Ilmu Sosial dan Pendidikan (JISIP) e-ISSN : 2656-6753, p-ISSN: 2598-9944 Gambar 8 Activity Diagram Laporan Sequence Diagram Berikut ini merupakan Sequence diagram menggambarkan interaksi objek dalam sebuah use case dengan menggambarkan masa pakai objek dan pesan yang dikirim dan diterima antar objek dalam suatu sistem informasi.
Gambar 9 Sequence Diagram Login Gambar 10 Sequence Diagram Dashboard 2280 | Implementasi Sistem Manajemen Arsip Direktorat Keuangan Berbasis Web ( Studi Kasus :
Universitas Teknologi Sumbawa ) (Fahrul Amr.
Jurnal Ilmu Sosial dan Pendidikan (JISIP) e-ISSN : 2656-6753, p-ISSN: 2598-9944 Gambar 11 Sequence Diagram Arsip Gambar 12 Sequence0Diagram0Laporan0 Diagram class Diagram ini menunjukkan hubungan statis antara jenis objek dan berbagai jenis objek yang ditemukan dalam sistem informasi adalah sebagai berikut:
Gambar 13 Class Diagram 2281 | Implementasi Sistem Manajemen Arsip Direktorat Keuangan Berbasis Web ( Studi Kasus :
Universitas Teknologi Sumbawa ) (Fahrul Amr.
Jurnal Ilmu Sosial dan Pendidikan (JISIP) e-ISSN : 2656-6753, p-ISSN: 2598-9944 Implementasi.
Sistem dan Pengujian Sistem Implementasi Sistem Tahap ini adalah implementasi sistem dalam pembuatan Sistem Informasi Manajemen Arsip Direktorat Keuangan Berbasis Web (Studi Kasus: Universitas Teknologi Sumbaw.
Gambar 14 Tampilan Login Gambar 15 Tampilan Dashboard Gambar 16 Tampilan Arsip Surat Masuk Gambar 17 Tampilan Arsip Surat Keluar Gambar 18 Tampilan Arsip Nota Pembayaran 2282 | Implementasi Sistem Manajemen Arsip Direktorat Keuangan Berbasis Web ( Studi Kasus :
Universitas Teknologi Sumbawa ) (Fahrul Amr.
Jurnal Ilmu Sosial dan Pendidikan (JISIP) e-ISSN : 2656-6753, p-ISSN: 2598-9944 Gambar 19 Tampilan Arsip Surat Keputusan Gambar 20 Tampilan Arsip Berkas Lainnya Gambar 22 Tampilan Laporan Pengujian Sistem Aksi Aktor Memulai http://localhost/arsi Memilih Reaksi Sistem Memanggil Auth.
halaman login.
Hasil Pengujian Ket Sesuai Memanggil Dashboard.
untuk menampilkan halaman dashboard.
Sesuai Memanggil Surat_masuk.
untuk menampilkan halaman arsip surat Memilih menu Memanggil arsip, lalu memilih Surat_keluar.
jenis arsip surat untuk menampilkan halaman arsip surat Sesuai Memilih arsip, lalu memilih jenis arsip surat Sesuai 2283 | Implementasi Sistem Manajemen Arsip Direktorat Keuangan Berbasis Web ( Studi Kasus :
Universitas Teknologi Sumbawa ) (Fahrul Amr.
Jurnal Ilmu Sosial dan Pendidikan (JISIP) Memilih arsip, lalu memilih jenis arsip nota Memilih arsip, lalu memilih jenis arsip surat MemilihAmenu lalu memilih jenis arsip berkas Memilih menu.
Memanggil Nota_pembayaran.
halaman arsip nota Memanggil Surat_keputusan.
halaman arsip surat Memanggil Berkas_lainnya.
untuk menampilkan halaman arsip berkas Memanggil fileA Laporan.
php untukk halaman,laporan e-ISSN : 2656-6753, p-ISSN: 2598-9944 Sesuai KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah:
Proses Precancangan sistem informasi manajemen arsip direktorat keuangan berbasis web dimulai dengan merancang rancangan sistem, rancangan database, dan rancangan antarmuka.
Dalam proses implementasi di dapatkan beberapa hasil, ini terlihat dangan hasil pengujian yang di dapatkan berupa :
A Dari fungsionalitas login, dashboard, arsip surat masuk, arsip surat keluar, arsip surat keputusan, arsip nota pembayaran dan arsip berkas lainnya telah sesuai A Dari fungsionalitas form arsip surat masuk, sutat keluar,nota pembayaran, surat keputusan dan berkas lainnya telah sesuai.
SARAN
Berdasarkan kesimpulan diatas, usulan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Direktorat Keuangan Berbasis Web (Studi Kasus: Universitas Teknologi Sumbaw.
Aplikasi ini dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.
Ruang lingkup aplikasi ini dapat diperluas sehingga tidak hanya pengarsipan surat kedinasan, tetapi juga untuk dokumen dokumen lainnya.
Mengubah desain tampilan pada sistem informasi agar lebih menarik.
DAFTAR PUSTAKA