OTOMATISASI PROSES PEMBUATAN SURAT JALAN DI
AUTO WAREHOUSE SECTION PT.
IKPP SERANG DENGAN
MENGINTEGRASIKAN DATA ORDER PADA SAP R/3 DAN
DATA HASIL PEMUATAN KONTAINER PADA APLIKSI
CONTAINER PLANNING
Rehulina Tarigan Fakultas Ilmu Komputer .
Universitas Banten Jaya Jl.
Ciwaru II No.
73 Serang Ae Banten Email : rtarigan@unbaja.
ABSTRAK
Data integration is needed on different application systems and database platforms to maintain synchronization and data consistency in both systems.
PT Indah Kiat Pulp & Paper (PT.
IKPP)
Serang has implemented SAP R / 3 as a software to support its business processes and operational activities more efficiently and effectively.
But not all operational activities can be carried out on SAP, for example container simulation process to get the minimum number of containers in the delivery of goods.
This happened in the Auto Warehouse section when the officer did picking and The input data during the picking and packing process in SAP is the scan result of the label loading of goods into containers that is carried out in Container Planning applications as a non SAP system to be able to print travel documents.
The problem that often occurs is the process of picking and packing through many steps and requiring a long time, human error occurs when inputting data so the data is out of sync.
As a result, there was a delay in printing the travel documents so that the containers could not leave immediately and there were customer complaints due to incorrect specifications and the number of items.
In this connection there are some interesting questions: How to synchronize order data on SAP with actual shipping data as a result of loading into containers in Container Planning.
How to simplify the process of picking and packing for making travel documents.
In this paper, the author tries to analyze the subject matter, analyzes the program interface with the Batch Data Communication method for integration.
The results are intended to be implemented in the Auto Warehouse section so that it can shorten the time to make the travel documents and reduce customer complaints due to incorrect shipments.
Keywords : Integration.
Interface to SAP R / 3.
Picking and Packing Process.
Batch Data Communication PENDAHULUAN PT.
Indah Kiat Pulp & Paper Tbk Serang (PT.
IKPP Serang mil.
merupakan perusahaan yang memproduksi kertas terletak di jalan Raya Serang Km.
76 Desa Kragilan.
Banten.
Salah satu misi perusahaan adalah memberikan pelayanan yang memuaskan kepada para pelanggan.
Masalah yang sering terjadi dengan para pelanggan adalah customer Ada beberapa hal yang dapat menimbulkan customer complaint seperti: barang yang diterima pelanggan dalam keadaan rusak, kontainer yang dipakai tidak standar, kualitas barang yang dikirim rendah.
Komplain pelanggan dapat juga terjadi karena masalah data yaitu data order tidak sesuai dengan data barang yang diterima oleh pelanggan.
Hal ini berkaitan dengan pemrosesan data elektronik yang dilakukan pada aplikasi perangkat lunak .
Pada saat dilakukan pembongkaran barang di tempat tujuan, ternyata jumlah barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan kustomer bahkan mungkin terjadi salah spesifikasi barang.
Selain citra perusahaan yang tidak baik di mata pelanggan, biaya yang dikeluarkan juga besar terutama untuk penjualan ekspor.
Biaya yang dimaksud adalah biaya kontainer dan kapal untuk mengirim kembali barang sesuai dengan jumlah dan spesifikasi yang ada pada dokumen sales order pelanggan.
Sales Order (SO) adalah sebuah dokumen pemesanan penjualan yang bersifat tentatif, pengiriman dan pembayaran dilaksanakan jika persedian cukup dan harga serta diskon sudah disetujui oleh manajemen (Kathy Ivens, 2004: p.
Ketidaksesuaian data yang tercantum pada SO dan surat jalan .
elivery note atau DN) disebabkan karena pembuatan dokumen dan pemrosesan data hasil pemuatan barang ke kontainer dilakukan pada aplikasi perangkat lunak yang berbeda.
Pembuatan dokumen SO dan DN dilakukan pada modul Sales and Distribution (SD) SAP (Systems.
Applications and Product.
R/3.
Sedangkan pemrosesan data untuk pemuatan barang ke dalam kontainer dilakukan pada legacy system .
erpisah dari sistem SAP) yang disebut dengan Container Stuffing Simulation.
Selanjutnya aplikasi ini disebut dengan Container Planning.
Alasan mengapa integrasi data diperlukan adalah supaya terjadi sinkronisasi data, mencegah duplikasi input data dan mencegah data yang sama tersebar pada database yang berbeda .
Hasil pemrosesan aplikasi Container Planning merupakan pemuatan optimal yang memberikan informasi tentang jumlah kontainer minimal yang diperlukan , jumlah dan spesfikasi barang yang akan dimuat ke dalam kontainer serta susunan barang di dalam setiap kontainer.
Aplikasi Container Planning juga menghasilkan informasi di lokasi mana ada stock barang yang akan dimuat.
Informasi ini ada pada report checker card (CC) dan Form Pengambilan Barang (FPB).
Checker card adalah catatan tentang barang yang dimuat ke dalam kontainer.
FPB merupakan dokumen yang dipakai oleh petugas forklift untuk mengambil barang pada lokasi tertentu di gudang.
Setelah pemuatan ke dalam kontainer, dilakukan scan label untuk setiap barang yang sudah dimuat.
Hasil scan label merupakan output aplikasi Container Planning yang dipakai sebagai input bagi modul SD pada SAP R/3 untuk menghasilkan DN.
Hasil scan label di-input ke SAP R/3 untuk melakukan proses picking dan packing yang dilakukan secara manual dan butuh banyak step untuk dapat mengakses screen yang ada pada sistem SAP.
Surat jalan bisa dicetak setelah melakukan proses picking dan packing.
Auto Warehouse Section yang selanjutnya disebut seksi A/Wh merupakan salah satu bagian .
pada divisi Logistik di PT.
IKPP Serang mill yang menangani pemuatan barang ke dalam kontainer.
A/Wh juga bertanggung jawab sebagai penyedia surat jalan .
elivery not.
dalam proses pengiriman barang ke kustomer.
Pengiriman barang dapat dilakukan dalam 24 jam yang dilakukan petugas A/Wh dalam tiga shift.
Jika pengiriman barang hanya membutuhkan satu atau dua kontainer dengan spesifikasi barang yang sama, maka proses pemasukan data ke dalam sistem SAP tidak lama dan tidak rumit.
Tetapi permasalahan muncul jika kontainer yang diperlukan dan jumlah item banyak serta mempunyai spesifikasi yang beragam.
Dalam kondisi demikian, sering terjadi operator komputer salah dalam memasukkan data .
uman erro.
dan step yang dilakukan banyak serta berulang sehingga waktu yang diperlukan juga lama.
Gambar berikut adalah flow process pengiriman barang pada A/Wh Section.
Gambar 1.
Flow Process Pengiriman Barang Pada A/Wh Section Oleh karena itu diperlukan suatu sistem interface yang bisa megintegrasikan data hasil pemuatan pada aplikasi Container Planning dengan data order di SAP serta dapat menyederhanakan step untuk pembuatan surat jalan.
Dengan adanya sistem interface selanjutnya disebut dengan program Integration Interface, diharapkan human error tidak terjadi lagi dan proses picking dan packing dapat dilakukan secara otomatis.
Dengan demikian dapat diidentifikasikan beberapa hal yang menjadi permasalahan di A/Wh section berkaitan dengan pengiriman barang, yaitu:
Terjadi komplain pelanggan karena tidak ada sinkronisasi antara data order tercantum dalam dokumen SO (Sales Orde.
data aktual pengiriman yang tercantum dalam dokumen surat jalan atau DN (Delivery Not.
Proses pembuatan surat jalan (Delivery Not.
pada sistem SAP dilakukan dengan cara manual yaitu melalui banyak step dan berulang.
Sehingga lebih membutuhkan ketelitian user pada saat melakukan proses picking dan Duplikasi input data.
Hal ini terjadi karena pengolahan data yang sama dilakukan pada dua aplikasi yang berbeda yaitu aplikasi Container Planning ( legacy system ) dan SAP R/3.
Proses input data hasil pemuatan kontainer ke dalam sistem SAP sering mengalami kesalahan .
uman erro.
Data pemuatan barang ke dalam kontainer sebagai output dari aplikasi Contaier Planning merupakan input untuk proses picking dan packing pada modul SD di SAP R/3.
Kesalahan pengiriman barang kepada pelanggan akan menimbulkan kerugian besar bagi perusahaan karena harus dilakukan pengiriman ulang.
Hal ini membutuhkan biaya kontainer dan pengiriman yang cukup besar.
Pengiriman barang tidak tepat waktu .
n time deliver.
karena terjadi keterlambatan dalam pencetakan surat jalan atau DN.
Menurunnya citra perusahaan dalam pandangan para pelanggan dan berpotensi mengganggu keberlangsungan hidup perusahaan.
Dari penjabaran sebelumnya, maka dapat dibuat beberapa perumusan masalah sebagai berikut:
Bagaimana cara melakukan sinkronisasi data order yang ada pada dokumen Sales Order dan data aktual pengiriman pada dokumen surat jalan (Delivery Not.
? Bagaimana cara mengurangi langkah .
proses picking dan packing untuk pembuatan surat jalan sehingga dapat mempersingkat waktu ? Diharapkan mengotomasikan proses picking dan packing, maka dapat mempercepat proses pencetakan surat jalan pada SAP dan manfaat yang lebih luas lagi adalah meningkatkan citra perusahaan bagi para pelanggan karena pengiriman dapat dilakukan tepat waktu .
n time deliver.
METODE Sebelum membahas lebih lanjut tentang metode penelitian, di bawah ini terdapat beberapa tools dan metode integrasi dengan SAP di antaranya :
Batch Input (BI) & Direct Input (DI) programs.
Remote Function Call (RFC).
Electronic Data Interchange (EDI).
Application Link Enabling (ALE).
Business Application Programming Interface (BAPI).
SAP Automation Tools.
Internet Transaction Server (ITS).
Batch Data Communication (BDC) Untuk melakukan integrasi data order dari sistem Container Planning ke sistem SAP untuk mempercepat pembuatan surat jalan, maka penulis menggunakan metode integrasi Batch Data Communication (BDC), sehingga metode integrasi lainnya tidak dibahas.
Secara umum, proses integrasi ke sistem SAP dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 2.
Batch input untuk integrasi dengan SAP II.
1 Konsep Batch Data Communication (BDC) Batch Data Communication (BDC) merupakan teknik integrasi secara batch yang disediakan oleh SAP.
BDC dapat digunakan untuk mentransfer data dalam jumlah yang besar ke dalam sistem SAP.
BDC bekerja berdasarkan prinsip simulasi yang dilakukan user saat input data melalui transactional screen atau layar melalui suatu transaksi di SAP.
Biasanya data yang diinput berasal dari sebuah flat file seperti file yang berekstensi txt atau file Ms.
Excel.
Program ABAP membaca data dari flat file dan melakukan insert ke internal table (BDCDATA).
Kemudian dilakukan sejumlah transaksi menggunakan internal table untuk input data ke SAP/R3 yang dieksekusi secara background.
Gambar berikut menjelaskan tentang alur proses .
dari BDC.
Gambar 3.
Flow BDC Karena teknik BDC mengacu kepada standar transaksi SAP di mana user melakukan input data secara interaktif, maka validasi semua data saat ditransfer harus sesuai dengan alur proses input secara manual.
Menurut Venky Narayanan, ada 2 cara menjalankan program BDC yaitu: menggunakan perintah CALL TRANSACTION dan Menggunakan Batch Input Session.
Sedangkan berdasarkan tulisan yang diterbitkan oleh L&T Information Technology Limited, maka cara menjalankan program BDC ada 3 cara yaitu:
Menggunakan perintah CALL TRANSAC TION.
Menggunakan Batch Input Session.
Menggunakan perintah CALL DIALOG.
Pada cara Call Transaction, dijalankan pada saat menjalankan program ABAP dan transaksi dapat dilakukan secara real time.
Sedangkan pada Batch Input Session program ABAP membuat suatu session dengan semua transaksi data.
Session ini dapat dilihat, dijadwal dan diproses dengan menggunakan transaksi SM35 pada kesempatan yang lain.
Beberapa keuntungan yang diperoleh dengan metode BDC adalah [Intelligroup Asia Private Limite.
Dapat memproses data dalam jumlah yang besar secara batch Tidak ada interaksi manual yang dilakukan pada saat transfer data Data dapat diatur sedemikian rupa dan ditransfer secara background Integrasi data tetap terjaga pada saat data ditransfer ke table melalui transaksi Data eksternal tidak bisa secara langsung ditransfer ke database SAP, akan tetapi harus dicek dan divalidasi terlebih dahulu sebelum ditransfer ke sistem SAP.
Pengecekan dan validasi dilakukan pada saat user melakukan input dengan online program melalui sebuah transaksi.
Gambar 4.
Cek dan validasi eksternal data sebelum update database SAP Adapun online program yang dimaksud adalah sejumlah screen yang dipakai untuk memasukkan data ke sistem SAP dan transaksi yang dimaksud disebut juga sebagai transaction code , selanjutnya penulis menyebut sebagai tcode.
Misalnya tcode untuk create SO adalah VA01.
Untuk menjamin supaya data dapat melalui sejumlah pengecekan selama proses batch input, kita harus membuat simulasi user dialog, dengan melakukan input data melalui sebuah transaksi .
Hasil simulasi direkam dengan menggunakan transaction code SHDB.
Dengan tcode ini, akan terekam interaksi antara user dengan sistem SAP melalui screen dalam melakukan suatu proses transasksi.
Perekaman interaksi user dan screen pada SAP R/3 dengan tcode SHDB merupakan cara yang lebih mudah dari pada harus melakukan riset screen.
Tcode SHDB akan melakukan perekaman interaksi user dan screen pada SAP R/3.
Hasil perekaman akan di-insert ke dalam table BDCDATA.
Ada beberapa informasi yang harus diketahui untuk membuat simulasi user dialog, diantaranya adalah sebagai berikut:
nama program online .
ama scree.
nomor screen.
nama field.
nilai field.
Pada saat dibuat program batch input dengan menggunakan ABAP, maka BDCDATA sebagai ABAP/4 dictionary struktur digunakan untuk menampung semua informasi.
Struktur dari table BDCDATA adalah sebagai berikut:
Gambar 5.
Struktur tabel BDCDATA
REFERENSI