A
Justice Pro: Jurnal Ilmu Hukum ISSN 2684-6896 (Onlin.
2338-9516 (Prin.
Volume 6 Number 2.
December 2022 https://ejurnal.
id/index.
TANGGUNG JAWAB NOTARIS YANG TIDAK MENYERAHKAN
PROTOKOL NOTARIS KEPADA NOTARIS LAIN
Nina Novi Indrayanti1 1Universitas Narotama Surabaya Email: nnindrayanti@gmail.
Abstract Notaries, as public officials, have the authority to issue authentic deeds that serve to ensure legal certainty, order, and protection for the public.
Notarial deeds and protocols are state archives that must be stored, maintained, and submitted at certain times to the notary receiving the protocol, appointed by the Regional Supervisory Council (MPD).
In practice, notaries or notaries' heirs still do not understand or do not follow the protocol submission procedure, resulting in access difficulties for the public who require a grosse, copy, or extract of a deed.
This situation has the potential to cause material losses and disrupt legal certainty.
This study formulates two problems: .
what is the responsibility of a notary for a notarial protocol that has not been submitted to another notary.
what are the legal consequences for a notary who does not submit a notarial protocol to the notary receiving the protocol.
The results indicate that the notary's responsibility for deeds and protocols remains, as stipulated in Article 65 of the UUJN, even if the protocol has been submitted or transferred.
The obligation to submit the protocol is regulated procedurally and temporally in the UUJN, including the preparation of minutes.
Failure to submit protocols can be classified as a violation of official obligations and potentially constitutes an unlawful act, thus triggering administrative and/or ethical sanctions through the oversight mechanisms of the MPD/MPW/MPP and the INI Honorary Council.
Keywords: Notary Protocol.
Protocol Submission.
Responsibility Abstrak Notaris sebagai pejabat umum memiliki kewenangan membuat akta autentik yang berfungsi menjamin kepastian, ketertiban, dan perlindungan hukum bagi masyarakat.
Akta dan protokol notaris merupakan arsip negara yang wajib disimpan, dipelihara, dan pada saat tertentu harus diserahkan kepada notaris penerima protokol yang ditunjuk oleh Majelis Pengawas Daerah (MPD).
Dalam praktik, masih ditemukan notaris atau ahli waris notaris yang tidak memahami atau tidak melaksanakan prosedur penyerahan protokol, sehingga masyarakat yang memerlukan grosse, salinan, atau kutipan akta mengalami hambatan akses.
Kondisi ini berpotensi menimbulkan kerugian material dan mengganggu kepastian Penelitian ini merumuskan dua masalah: .
bagaimana tanggung jawab notaris terhadap protokol notaris yang belum diserahkan kepada notaris lain.
bagaimana akibat hukum notaris yang tidak menyerahkan protokol notaris kepada notaris penerima protokol.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa tanggung jawab notaris atas akta dan protokol pada prinsipnya tetap melekat, sebagaimana ditegaskan dalam Pasal 65 UUJN, meskipun protokol telah diserahkan atau dipindahkan.
Kewajiban penyerahan protokol diatur secara prosedural dan temporal dalam UUJN, termasuk pembuatan berita acara.
Ketidakpatuhan menyerahkan protokol dapat dikualifikasikan sebagai pelanggaran kewajiban jabatan dan berpotensi sebagai perbuatan melawan hukum, sehingga dapat memicu sanksi administratif dan/atau etik melalui mekanisme pengawasan MPD/MPW/MPP serta Dewan Kehormatan INI.
Kata Kunci: Protokol Notaris.
Penyerahan Protokol.
Tanggung Jawab JUSTICE PRO: JURNAL ILMU HUKUM
PENDAHULUAN
Latar Belakang Indonesia adalah salah satu negara yang memiliki sistem hukum.
Dalam menjalani kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara hal yang sangat diperlukan adalah ditegakkannya hukum, baik hukum yang tertulis maupun hukum tidak tertulis.
Hukum yang diberlakukan selanjutnya akan berpengaruh terhadap hubungan-hubungan antar subyek hukum.
Dimana kesemuanya mempunyai hak dan kewajiban untuk menjalankan aturan hukum yang telah dirumuskan.
Tidak dipungkiri setiap manusia yang menjadi subyek hukum memiliki kepentingan masing-masing yang seketika dapat saling berbenturan dan terkadang menimbulkan perselisihan.
Dengan adanya hukum, perselisihan sedapat mungkin diminimalkan agar semua tujuan masing-masing masyarakat dapat tetap terlaksana.
Notaris sebagai pejabat umum merupakan sebuah profesi hukum yang memiliki posisi yang sangat strategis dalam pembangunan bangsa Indonesia.
Notaris merupakan suatu pekerjaan yang memiliki keahlian khusus yang menuntut pengetahuan luas serta tanggung jawab yg berat untuk melayani kepentingan umum masyarakat (Hatta Isnaini Wahyu Utomo 2.
Salah satu bantuan hukum guna menyelesaikan sengketa hukum dapat dipenuhi oleh Notaris disebabkan karena Notaris membuat alat bukti tertulis yang mempunyai kekuatan pembuktian yang Para ahli hukum berpendapat bahwa akta Notaris dapat diterima dalam pengadilan sebagai sebagai alat bukti yang mutlak mengenai isinya, tetapi meskipun demikian dapat diadakan penyangkalan dengan bukti sebaliknya .
oleh saksi-saksi, yang dapat membuktikan bahwa apa yang diterangkan oleh Notaris dalam aktanya tidak benar (Tedjosaputro 1.
Akta otentik dalam bentuk akta notaris berdasarkan sifatnya dikenal dalam bentuk akta partij dan akta verbal.
Akta partij atau akta pihak-pihak yaitu akta yang selain memuat apa yang disaksikan dan dialami oleh notaris juga memuat apa yang dijanjikan atau ditentukan oleh pihak-pihak yang menghadap Notaris.
Akta Verbal atau akta pejabat yaitu akta yang hanya memuat apa yang dialami dan disaksikan oleh notaris sebagai pejabat umum (Adjie 2008.
Bahwa Notaris berkewajiban secara langsung terhadap protokol Notaris.
Namun pada kenyataannya yang terjadi di masyarakat saat ini adalah tidak seluruhnya Notaris tersebut bisa memahami prosedur penyerahan protokol Notaris dan mau melaksanakan kewajibannya menyerahkan protokol Notaris kepada Notaris yang telah ditunjuk oleh Majelis Pengawas Daerah.
Hal ini menyebabkan kesimpangsiuran masyarakat yang membutuhkan protokol yang seharusnya bisa disimpan dan diserahkan kepada Notaris yang ditunjuk oleh Majelis Pengawas Daerah.
Secara tidak langsung dapat berakibat fatal bahkan dapat menimbulkan kerugian material yang sangat besar terhadap masyarakat yang akan atau masih membutuhkan akta yang terdapat didalam protokol Notaris yang telah meninggal tersebut untuk keperluan kepastian hukumnya.
JUSTICE PRO: JURNAL ILMU HUKUM
Rumusan Masalah .
Bagaimanakah tanggungjawab Notaris terhadap protokol notaris yang belum diserahkan kepada notaris yang lain.
Bagaimanakah akibat hukumnya Notaris yang tidak menyerahkan protokol Notaris kepada Notaris penerima protokol.
METODE
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian yuridis normatif yang menekankan pada norma-norma hukum dengan menganalisa peraturan perundang-undangan terkait (Isnaini and Wanda 2.
Pendekatan masalah yang digunakan adalah Statute Approach, pendekatan dengan menelaah semua peraturan perundang-undangan yang bersangkut paut dengan permasalahan .
su huku.
yang sedang dihadapi (Isnaini and Utomo 2.
dan Conseptual Approach, yaitu pendekatan yang beranjak dari pandangan-pandangan dan doktrin-doktrin yang berkembang di dalam ilmu hukum (Marzuki 2.
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder, yaitu berupa bahan hukum primer, bahan hukum sekunder (Hatta 2.
Bahan hukum primer terdiri atas semua produk hukum, baik nasional maupun internasional (Isnaini and Utomo 2.
Bahan hukum sekunder terdiri atas karya ilmiah berupa jurnal, baik jurnal nasional maupun jurnal internasional yang berhubungan dengan tema yang Semua data dalam penelitian ini diperoleh melalui studi pustaka.
Analisis dalam penelitian ini dilakukan melalui penafsiran terhadap peraturan perundang-undangan dan melalui sistematika hukum (Hatta Isnaini Wahyu Utomo 2.
PEMBAHASAN
Tanggungjawab Notaris Terhadap Protokol Diserahkan Kepada Notaris Yang Lain Notaris Yang Belum Notaris merupakan pejabat umum yang menjalankan fungsi negara dalam bidang pembuktian hukum perdata melalui pembuatan akta autentik.
Dalam menjalankan profesinya, notaris tidak hanya berperan sebagai pembuat akta, tetapi juga memerankan berbagai fungsi lain yang melekat pada jabatannya.
Setidaknya terdapat empat fungsi utama notaris, yaitu sebagai pejabat pembuat akta autentik baik akta partij maupun akta relaas, sebagai pihak yang memiliki kewenangan tertentu dalam bidang hukum waris, sebagai penyuluh hukum bagi masyarakat yang memerlukan jasa hukum, serta sebagai pengelola kantor notaris yang harus menjaga keberlangsungan operasional kantornya.
Keempat fungsi ini menunjukkan bahwa jabatan notaris tidak hanya bersifat administratif, tetapi juga mengandung tanggung jawab hukum, etika, dan sosial yang besar (Sjaifurrachman.
Adjie 2.
Sebagai pejabat umum, notaris wajib mengucapkan sumpah atau janji jabatan sebelum menjalankan kewenangannya sebagaimana diatur dalam Pasal 4 ayat .
Undang-Undang Jabatan Notaris (UUJN).
Sumpah jabatan tersebut menegaskan bahwa notaris menjalankan tugasnya untuk kepentingan negara dan masyarakat.
JUSTICE PRO: JURNAL ILMU HUKUM sehingga setiap tindakan notaris harus berpedoman pada ketentuan hukum yang Kepatuhan notaris terhadap norma hukum menjadi dasar terciptanya kepastian hukum bagi para pihak yang membuat akta di hadapannya.
Dengan bertindak sesuai hukum, akta notaris memiliki kekuatan pembuktian yang dapat dijadikan pegangan apabila di kemudian hari timbul sengketa (Adjie 2008.
Kewenangan, kewajiban, dan larangan merupakan inti dari praktik kenotariatan.
Tanpa ketiga elemen tersebut, jabatan notaris kehilangan makna dan fungsinya.
Pasal 15 UUJN menegaskan kewenangan notaris untuk membuat akta autentik mengenai perbuatan hukum, perjanjian, dan ketetapan yang dikehendaki oleh peraturan perundang-undangan.
Akta autentik sendiri merupakan alat bukti tertulis yang memiliki kekuatan pembuktian sempurna.
Berdasarkan Pasal 1868 Kitab UndangUndang Hukum Perdata (KUH Perdat.
, suatu akta dikategorikan sebagai akta autentik apabila dibuat dalam bentuk yang ditentukan undang-undang, dibuat oleh atau di hadapan pejabat umum, dan pejabat tersebut berwenang di tempat akta dibuat.
Apabila salah satu unsur tersebut tidak terpenuhi, maka akta tersebut kehilangan sifat keautentikannya dan hanya berkedudukan sebagai akta di bawah tangan (H.
Utomo 2.
Akta notaris pada hakikatnya merupakan perjanjian para pihak yang dituangkan dalam bentuk autentik.
Oleh karena itu, syarat sahnya perjanjian sebagaimana diatur dalam Pasal 1320 KUH Perdata tetap harus dipenuhi, baik syarat subjektif maupun syarat objektif.
Syarat subjektif berkaitan dengan kesepakatan dan kecakapan para pihak, sedangkan syarat objektif berkaitan dengan objek perjanjian dan sebab yang Apabila syarat subjektif tidak terpenuhi, akta dapat dibatalkan atas permintaan pihak yang berkepentingan.
Sebaliknya, apabila syarat objektif tidak terpenuhi, akta tersebut batal demi hukum.
Dengan demikian, notaris memiliki tanggung jawab besar untuk memastikan terpenuhinya seluruh syarat tersebut agar akta yang dibuat memberikan kepastian dan perlindungan hukum bagi para pihak (Tobing 1.
Selain bertanggung jawab atas pembuatan akta, notaris juga bertanggung jawab atas protokol notaris.
Protokol notaris merupakan kumpulan dokumen yang bersifat arsip negara dan wajib disimpan serta dipelihara oleh notaris.
Berdasarkan UUJN, protokol notaris mencakup minuta akta, buku repertorium, buku daftar akta di bawah tangan, klapper, buku daftar protes, buku daftar wasiat, serta buku daftar lain yang diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.
Minuta akta sebagai naskah asli akta yang ditandatangani para pihak, saksi, dan notaris, memiliki kedudukan yang sangat penting dan harus dijaga kerahasiaannya.
Setiap bulan, notaris juga wajib melaporkan daftar akta dan daftar lain kepada Majelis Pengawas Daerah sebagai bentuk pengawasan terhadap pelaksanaan jabatan notaris.
Permasalahan muncul ketika terjadi pengalihan protokol notaris, baik karena notaris pensiun, meninggal dunia, maupun sebab lain yang mengharuskan protokol diserahkan kepada notaris penerima protokol.
Dalam praktik, tidak jarang notaris penerima protokol menghadapi kesulitan dalam penyimpanan bundel minuta akta karena keterbatasan ruang.
Seorang notaris yang telah menjalankan jabatannya selama bertahun-tahun dapat menghasilkan ratusan bahkan ribuan minuta akta, yang masing-masing dijilid dalam buku-buku protokol.
Kondisi ini berpotensi menimbulkan JUSTICE PRO: JURNAL ILMU HUKUM risiko kerusakan atau hilangnya minuta akta akibat faktor lingkungan, bencana alam, kebakaran, atau kelalaian dalam penyimpanan.
Untuk mengantisipasi risiko tersebut, muncul gagasan penyimpanan dokumen minuta akta dalam bentuk dokumen elektronik sebagai cadangan atau pengamanan.
Namun, hingga saat ini.
UUJN belum mengatur secara jelas mengenai mekanisme penyelamatan minuta akta yang rusak atau hilang akibat bencana alam.
Kekosongan pengaturan ini menjadi salah satu kelemahan UUJN karena belum memberikan solusi hukum yang memadai terhadap kemungkinan musnahnya protokol notaris akibat keadaan kahar (Purnama sari 2.
Tanggung jawab notaris terhadap protokol notaris lahir dari kewenangan dan kewajiban yang diberikan kepadanya sejak pengucapan sumpah jabatan.
Tanggung jawab tersebut bersifat melekat dan tidak hilang meskipun protokol telah diserahkan kepada notaris lain.
Dalam perspektif hukum, tanggung jawab merupakan kewajiban untuk menanggung akibat hukum apabila terjadi pelanggaran atau kelalaian dalam menjalankan jabatan.
UUJN menegaskan bahwa notaris tetap bertanggung jawab atas akta yang dibuatnya, meskipun protokol telah diserahkan atau dipindahkan kepada pihak penyimpan protokol.
Apabila notaris tidak menyerahkan protokol notaris kepada notaris penerima protokol sebagaimana diwajibkan oleh undang-undang, perbuatan tersebut dapat dikualifikasikan sebagai perbuatan melawan hukum.
Perbuatan melawan hukum dalam arti luas tidak hanya mencakup pelanggaran terhadap undang-undang, tetapi juga perbuatan yang bertentangan dengan kepatutan, kesusilaan, atau hak orang lain, serta menimbulkan kerugian.
Dengan menahan atau tidak menyerahkan protokol, notaris berpotensi merugikan para pihak yang membutuhkan salinan akta maupun negara sebagai pemilik arsip.
Berdasarkan teori fautes personnelles, tanggung jawab terhadap akta dan protokol notaris melekat pada pribadi notaris sebagai pemegang jabatan.
Artinya, tanggung jawab tersebut bersifat personal dan tetap melekat meskipun notaris telah berhenti, berpindah tempat, atau protokolnya telah diserahkan kepada notaris lain.
Notaris penerima dan penyimpan protokol pada dasarnya hanya bertanggung jawab atas penyimpanan dan penerbitan salinan akta sesuai minuta.
Apabila terjadi perbedaan antara minuta dan salinan yang dikeluarkan oleh notaris penerima protokol, maka tanggung jawab atas perbedaan tersebut berada pada notaris penerima dan penyimpan protocol (H.
Utomo 2.
Dari keseluruhan uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa notaris memiliki tanggung jawab yang berkelanjutan terhadap akta dan protokol yang dibuatnya.
Kewajiban untuk menyerahkan protokol kepada notaris penerima merupakan bagian dari tanggung jawab hukum notaris sebagai pejabat umum.
Penolakan atau kelalaian dalam menyerahkan protokol tidak hanya melanggar ketentuan UUJN, tetapi juga dapat dikualifikasikan sebagai perbuatan melawan hukum.
Oleh karena itu, penguatan pengaturan mengenai pengelolaan, penyimpanan, dan pengalihan protokol notaris, termasuk antisipasi terhadap kerusakan atau kehilangan akibat bencana, merupakan kebutuhan mendesak untuk menjamin kepastian hukum, perlindungan kepentingan para pihak, dan tertib administrasi kenotariatan.
JUSTICE PRO: JURNAL ILMU HUKUM
Akibat Hukum Notaris Yang Tidak Menyerahkan Protokol Notaris Kepada Notaris Penerima Protokol Notaris merupakan profesi hukum dengan karakteristik tersendiri dibanding profesi hukum lain seperti advokat, jaksa, arbiter, dan hakim.
Kekhasan notaris terletak pada kedudukannya sebagai pejabat umum yang menjalankan fungsi negara dalam bidang pembuktian hukum perdata, khususnya melalui pembuatan akta autentik.
Berdasarkan Pasal 1 Undang-Undang Jabatan Notaris (UUJN), notaris adalah pejabat umum satu-satunya yang berwenang membuat akta autentik mengenai semua perbuatan, perjanjian, dan penetapan yang diwajibkan oleh peraturan umum atau dikehendaki oleh pihak berkepentingan untuk dinyatakan dalam bentuk autentik, sekaligus menjamin kepastian tanggal, menyimpan akta, serta memberikan grosse, salinan, dan kutipan akta, sepanjang kewenangan itu tidak dikecualikan kepada pejabat lain.
Kedudukan ini menempatkan notaris sebagai institusi penting dalam mewujudkan kepastian, ketertiban, dan perlindungan hukum di masyarakat (Prasetyo Notaris bukan hanya profesi privat tetapi juga pejabat publik, perilaku dan tindakannya tidak cukup hanya dibatasi oleh norma hukum umum dan norma kesusilaan, melainkan juga harus tunduk pada ketentuan etika profesi yang diatur dalam kode etik.
Aspek etika menjadi signifikan karena notaris menjalankan layanan publik yang berdampak pada kepentingan para pihak dan masyarakat luas.
Untuk memastikan notaris menjalankan jabatan sesuai fungsi publiknya, pengawasan oleh pemerintah merupakan kebutuhan mutlak.
Pengawasan dimaksudkan agar notaris memenuhi persyaratan pelaksanaan jabatan dan tidak menyalahgunakan kewenangan, sebab notaris diangkat oleh pemerintah bukan demi kepentingan dirinya, tetapi untuk melayani masyarakat.
Secara konseptual, pengawasan terhadap notaris terdiri dari dua bentuk:
preventif dan kuratif.
Pengawasan preventif merupakan upaya pencegahan dan pembinaan melalui pemberian pemahaman, pembentukan kesadaran, serta dorongan ketaatan terhadap peraturan.
Adapun pengawasan kuratif merupakan pengawasan yang disertai tindakan korektif, termasuk pemberian sanksi atau hukuman untuk memaksa kepatuhan dan menimbulkan efek jera.
Kedua bentuk pengawasan ini bertujuan memastikan notaris selalu menjunjung kode etik profesi dan peraturan perundang-undangan, sehingga notaris tidak bertindak sewenang-wenang.
Pengawasan pada dasarnya adalah mekanisme untuk mengetahui apakah jabatan telah dijalankan sesuai standar, termasuk apakah notaris membuat akta sesuai prosedur UUJN, bertindak jujur, mandiri, tidak berpihak, serta cermat dan hati-hati sebagaimana tuntutan sumpah jabatan (Prabowo 2.
UUJN mengamanatkan bahwa pengawasan terhadap notaris dilakukan oleh Menteri Hukum dan HAM, namun dalam pelaksanaannya Menteri membentuk Majelis Pengawas Notaris yang terdiri dari unsur pemerintah, organisasi notaris, serta ahli/akademisi.
Idealnya, komposisi ini memastikan pengawas memiliki pemahaman atas tugas dan fungsi notaris.
Namun naskah ini menyoroti persoalan faktual: pada praktiknya Majelis Pengawas tidak selalu diisi oleh pihak yang benar-benar memahami JUSTICE PRO: JURNAL ILMU HUKUM bagaimana jabatan notaris harus dijalankan, sehingga efektivitas pengawasan dipertanyakan (Prabowo 2.
Majelis Pengawas Notaris merupakan badan yang memiliki kewenangan dan kewajiban untuk melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap notaris.
Sementara itu, dalam lingkup organisasi profesi (Ikatan Notaris Indonesia/INI) terdapat Dewan Kehormatan Notaris yang berfungsi sebagai lembaga mandiri dan tidak berpihak dalam menegakkan kode etik.
Dewan Kehormatan bertugas melakukan pembinaan dan bimbingan etika, memeriksa dan memutus dugaan pelanggaran kode etik yang bersifat internal atau tidak berkaitan langsung dengan kepentingan masyarakat, serta memberikan saran dan pendapat kepada Majelis Pengawas atas dugaan pelanggaran kode etik dan jabatan notaris.
Dengan demikian, terdapat dua jalur kontrol: jalur negara (Majelis Pengawa.
dan jalur organisasi profesi (Dewan Kehormata.
Wewenang pengawasan oleh Menteri dalam praktik dijalankan melalui pendelegasian kepada Majelis Pengawas.
Pengawasan mencakup tindakan preventif maupun kuratif, termasuk pembinaan, sebagaimana juga ditegaskan dalam peraturan menteri yang mendefinisikan pengawasan sebagai kegiatan preventif dan kuratif serta pembinaan oleh Majelis Pengawas.
Kewenangan dan kewajiban Majelis Pengawas diatur lebih lanjut dalam Pasal 70 dan Pasal 71 UUJN.
Struktur pengawasan berjenjang terdiri dari Majelis Pengawas Daerah (MPD) berkedudukan di kabupaten/kota.
Majelis Pengawas Wilayah (MPW) di ibukota provinsi, dan Majelis Pengawas Pusat (MPP) di ibukota negara.
MPW berwenang memeriksa dan mengambil keputusan tertentu yang bersifat final, dengan proses pemeriksaan tertutup dan memberikan ruang pembelaan bagi notaris.
MPW juga berkewajiban menyampaikan keputusan kepada notaris terlapor dan mengurus administrasi banding ke MPP.
MPP menangani pemeriksaan banding terhadap penjatuhan sanksi atau penolakan cuti, memanggil notaris terlapor, menjatuhkan sanksi pemberhentian sementara, serta mengusulkan pemberhentian tidak hormat kepada Menteri (H.
Utomo and SafiAoi 2.
Sementara itu.
Dewan Kehormatan Notaris dalam INI memiliki struktur pengawasan kode etik berjenjang.
Kode Etik Notaris mengatur bahwa pengawasan pelaksanaan kode etik dilakukan di tingkat kabupaten/kota oleh Pengurus Daerah dan Dewan Kehormatan Daerah, tingkat provinsi oleh Pengurus Wilayah dan Dewan Kehormatan Wilayah, dan tingkat nasional oleh Pengurus Pusat INI serta Dewan Kehormatan Pusat.
Sistem ini menunjukkan bahwa penegakan disiplin notaris tidak hanya bergantung pada negara, tetapi juga pada mekanisme internal profesi.
UUJN telah menetapkan prosedur dan tenggat penyerahan protokol.
Penyerahan protokol sebagaimana dimaksud dalam Pasal 62 UUJN wajib dilakukan paling lama 30 hari dan harus dibuatkan berita acara yang ditandatangani pihak yang menyerahkan dan penerima protokol.
Untuk beberapa kondisi, seperti notaris meninggal dunia, penyerahan protokol dilakukan oleh ahli waris kepada notaris lain yang ditunjuk MPD.
Untuk kondisi pemberhentian sementara lebih dari tiga bulan, penyerahan dilakukan oleh notaris kepada notaris lain yang ditunjuk MPD.
Sedangkan dalam kondisi lain .
isalnya berakhir masa jabatan, pindah wilayah tertentu, atau pemberhentian tertent.
, penyerahan dilakukan kepada notaris lain yang ditunjuk Menteri atas usul MPD.
Selain itu, protokol notaris yang pada saat penyerahan telah berumur 25 tahun JUSTICE PRO: JURNAL ILMU HUKUM atau lebih harus diserahkan oleh notaris penerima protokol kepada MPD, menunjukkan adanya rezim pengelolaan arsip jangka panjang yang melibatkan lembaga pengawas.
Berdasarkan ketentuan tersebut, setelah masa jabatan berakhir, protokol notaris pada dasarnya beralih kepada notaris penerima protokol yang ditunjuk oleh otoritas (Menteri/MPD).
Dengan demikian, kedudukan hukum protokol sebagai arsip negara tidak berhenti pada notaris pembuat akta, melainkan harus dijaga kesinambungannya melalui mekanisme penyerahan.
Di sini muncul konsep AuNotaris Penyimpan ProtokolAy, yakni notaris yang diberi kewenangan sah oleh MPD atau Menteri untuk menyimpan protokol dari notaris yang tidak lagi menjabat, termasuk sebagaimana terkait Pasal 8 dan Pasal 12 UUJN.
Peran notaris penyimpan protokol sangat penting karena ia menjadi pihak yang memastikan akses terhadap akta .
rosse, salinan, kutipa.
tetap tersedia bagi para pihak atau ahli waris berdasarkan minuta akta.
Karena itu, notaris penyimpan protokol wajib menyimpan protokol di tempat aman dan terlindung dari pencurian, kebakaran, kelembaban, dan gangguan binatang yang dapat merusak arsip, agar protokol tidak hilang, rusak, atau musnah.
Akta notaris dan protokol notaris tidak hanya melindungi kepentingan pihak yang berkepentingan, tetapi juga masyarakat secara keseluruhan.
Kedudukan protokol sebagai arsip negara juga dipertegas oleh kewajiban notaris memiliki cap/stempel dengan lambang negara (Pasal 16 ayat .
huruf k UUJN) serta ketentuan dalam UU No.
24 Tahun 2009 tentang Bendera.
Bahasa, dan Lambang Negara yang memperbolehkan lambang negara digunakan sebagai cap jabatan notaris.
Hal ini menunjukkan bahwa notaris adalah bagian dari perangkat pelayanan publik yang menggunakan simbol negara dalam menjalankan jabatan.
Karena protokol notaris merupakan arsip negara.
UUJN menetapkan prosedur khusus terkait pemanggilan notaris dalam perkara yang berkaitan dengan akta atau protokol yang disimpannya.
Perlakuan prosedural khusus ini tidak bertentangan dengan prinsip persamaan di hadapan hukum, karena substansinya hanya menyangkut tata cara, sementara kedudukan notaris tetap setara sebagai warga negara.
MPD sebagai pengawas melakukan penilaian terlebih dahulu sebelum pemanggilan, mengingat objeknya adalah arsip negara yang harus dilindungi.
Dengan demikian, akibat hukum notaris yang tidak menyerahkan protokol kepada notaris penerima protokol adalah terganggunya mekanisme penyimpanan arsip negara, terhambatnya akses para pihak terhadap grosse/salinan/kutipan akta, serta terancamnya kepastian dan perlindungan hukum yang seharusnya dijamin oleh sistem Karena penyerahan protokol diatur tegas dengan tenggat, berita acara, dan penunjukan penerima oleh otoritas, kelalaian atau penolakan menyerahkan protokol pada hakikatnya merupakan pelanggaran kewajiban jabatan dan berpotensi menimbulkan konsekuensi pengawasan dan penegakan disiplin oleh Majelis Pengawas maupun Dewan Kehormatan.
Pada akhirnya, penyerahan protokol merupakan instrumen penting menjaga kesinambungan fungsi publik notaris dan perlindungan kepentingan hukum masyarakat setelah notaris berhenti atau tidak dapat menjalankan JUSTICE PRO: JURNAL ILMU HUKUM
KESIMPULAN
Pertanggungjawaban notaris terhadap protokol notaris yang belum diserahkan kepada notaris lain masih tetap menjadi tanggung jawab Notaris tersebut sesuai dengan ketentuan Pasal 65 UUJN, bahwa Notaris bertanggungjawab atas setiap akta yang dibuatnya meskipun Protokol Notaris telah diserahkan dan dipindahkan kepada pihak penyimpan Protokol Notaris ataupun tidak diserahkan kepada pihak penyimpan Sehingga yang sesuai dengan batasan waktu pertanggungjawaban, jika Notaris sudah tidak menjabat lagi meskipun yang Notaris tersebut masih hidup tidak dapat dimintai lagi pertanggungjawaban dalam bentuk apapun.
Sesuai dengan ketentuan UUJN, maka setelah masa jabatan notaris berakhir, protokol notaris diserahkan kepada Notaris lain yang ditunjuk oleh Menteri atas usul Majelis Pengawas Daerah.
Dan merupakan kewenangan MPD untuk meminta protokol notaris kepada notaris yang sudah habis masa jabatannya.
Tidak diserahkannya protokol notaris kepada notaris yang lain adalah termasuk perbuatan melanggar hukum yang bertentangan dengan hak orang lain dan bertentangan dengan kewajiban hukumnya sendiri, karena didalam sumpah jabatan sudah disebutkan kesanggupan memberikan atau menyerahkan protokol notaris sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan di UUJN.
Dalam hal Notaris yang ditunjuk sebagai pemegang protokol tidak bersedia melakukan serah terima protokol dengan alasan yang tidak dapat diterima oleh Menteri.
Notaris yang bersangkutan dapat dijatuhkan sanksi oleh MPW.
MPP, atau Menteri sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
Referensi