JUMANTIK
JURNAL MANAJEMEN INFORMATIKA
VOL.
1 NO.
SISTEM INFORMASI PENDATAAN INVENTARIS BARANG PADA
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN PROVINSI KALIMANTAN
BARAT BERBASIS WEB
Syahrul1*.
Theresia Widji Astuti2.
Erifa Syahnaz3.
Muhammad Usman4 1,2,3,4,5,6Manajemen Informatika.
Jurusan Manajemen Informatika.
Politeknik Negeri Sambas.
Sambas, 79462.
Indonesia.
E-mail: syahrulpp4@gmail.
Abstract.
Currently, inventory data collection carried out at the West Kalimantan Province Education and Culture Office is still done manually using the Microsoft Excel application.
Manual data collection in this way can make things difficult for staff when collecting data on goods, where the method used is still said to be ineffective, for example storage based on twelve sheets per type of item in one file and when searching for the total number of goods there is a little difficulty because there is no accumulation.
, then when searching for detailed items you have to look at them sheet by sheet so it can take quite a long time.
The aim of creating this application is to make it easier for employees to collect data on goods.
Apart from that, employees can easily process data and also provide reports whenever needed.
In making this application the author used the waterfall method.
The essence of the waterfall method is that work on a system is carried out sequentially or The results of this application have been able to make it easier for employees to manage inventory item data who have so far still experienced some difficulty in finding the total number and details of items.
Keywords: Information Systems.
Inventory Management.
Waterfall.
Department Education and Culture of West Kalimantan Province.
Abstrak.
Pada saat ini, pendataan inventaris barang yang dilakukan pada Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Kalimantan Barat masih dilakukan secara manual dengan menggunakan aplikasi Microsoft excel.
Pendataan manual dengan cara ini dapat mempersulit staf ketika melakukan pendataan barang, yang dimana cara yang dilakukan masih dibilang belum efektif, contohnya penyimpanan berdasarkan sheet per jenis barang sebanyak dua belas sheet dalam satu file dan pada saat pencarian jumlah total barang sedikit kesulitan karena tidak terdapat akumulasinya, kemudian pada saat pencarian detail barang itupun harus melihat sheet per sheetnya sehingga dapat memakan waktu yang cukup lama.
Tujuan dibuatnya aplikasi ini agar dapat mempermudah pegawai dalam melakukan pendataan Selain itu pegawai dapat dengan mudah mengolah data dan juga dalam pemberian laporan kapanpun Dalam pembuatan aplikasi ini penulis menggunakan metode waterfall.
Inti dari metode waterfall adalah pengerjaan dari suatu sistem dilakukan secara berurutan atau secara linear.
Hasil dari aplikasi ini telah dapat memudahkan pegawai dalam mengelola data barang inventaris yang selama ini masih mengalami sedikit kesulitan dalam pencarian jumlah total dan detail barang.
Kata Kunci : Sistem Informasi.
Pengelolaan Inventaris Barang.
Waterfall.
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Kalimantan Barat.
PENDAHULUAN
Latar Belakang Penggunaan Sistem Informasi saat ini sudah menjadi keharusan di berbagai instansi.
Sistem komputerisasi merupakan cara untuk meningkatkan informasi akurat, relevan dan tepat waktu dan dapat digunakan sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Peran serta teknologi menjadikan pengolahan informasi menjadi semakin mudah karena pengolahan sangat di perlukan agar informasi yang di hasilkan dapat bermanfaat bagi penggunanya.
Perkembangan teknologi informatika dan ilmu pengetahuan sangat pesat serta sangat mempengaruhi dalam bidang informasi dan manajemen, khususnya dalam bidang pengolahan data dengan memakai teknologi Teknologi komputer merupakan suatu yang sangat diinginkan oleh setiap instansi, karena akan mengeluarkan suatu informasi yang sempurna.
Kebutuhan komputer sebagai alat pemecahan masalah dengan cepat dan tak bisa dipungkiri.
Pada saat ini.
Pendataan Inventaris Barang yang dilakukan pada Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Kalimantan Barat masih dilakukan .
Page JUMANTIK
JURNAL MANAJEMEN INFORMATIKA
VOL.
1 NO.
secara manual dengan menggunakan aplikasi Microsoft excel.
Pendataan manual dengan cara ini dapat mempersulit staf ketika melakukan pendataan barang, yang dimana cara yang dilakukan masih dibilang belum efektif, contohnya penyimpanan berdasarkan sheet per jenis barang sebanyak dua belas sheet dalam satu file dan pada saat pencarian jumlah total barang sedikit kesulitan karena tidak terdapat akumulasinya, kemudian pada saat pencarian detail barang itupun harus melihat sheet per sheetnya sehingga dapat memakan waktu yang cukup lama ketika membuat laporan saat dibutuhkan.
Dengan adanya masalah tersebut maka penulis berinisiatif untuk memilih judul AuSistem Informasi Pendataan Inventaris Barang pada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Kalimantan Barat Berbasis WebAy.
Sistem yang coba dibuat oleh penulis menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan menggunakan MySQL sebagai databasenya.
Dengan harapan aplikasi tersebut akan memberikan kemudahan dalam memproses data untuk memperoleh informasi yang diinginkan, khususnya dalam hal Pengelolaan Inventaris Barang pada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Kalimantan Barat sehingga dalam pencarian jumlah dan total barang dapat dengan mudah saat dibutuhkan.
METODE PENELITIAN
Gambar 1 Metode Waterfall Menurut Saputra dan Agustin .
, perancangan sebuah aplikasi atau sistem memerlukan metode-metode dalam pembangunan atau pengembangan Selain itu model ini merupakan model yang paling banyak dipakai oleh para pengembang software.
Inti dari metode waterfall adalah pengerjaan dari suatu sistem dilakukan secara berurutan atau secara linear.
Jadi jika langkah satu belum dikerjakan maka tidak akan bisa melanjutkan kelangkah 2, 3 dan Adapun langkah-langkah metode waterfall dapat dilihat pada gambar 1 berikut Dari metode waterfall didapat data sebagai berikut ini :
Analysis Pada langkah ini penulis melakukan analisa terhadap kebutuhan sistem, diawali dengan menganalisa kebutuhan pengguna dari staf bagian inventaris .
Page JUMANTIK
JURNAL MANAJEMEN INFORMATIKA
VOL.
1 NO.
barang, setelah itu menganalisa kebutuhan perangkat lunak yang akan digunakan untuk tahap pembuatan sistem informasi Pendataan Inventaris Barang pada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Kalimantan Barat dan perangkat keras.
Berdasarkan data yang didapat penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam pendataan barang inventaris yang dimana pada saat pencarian jumlah total barang sedikit kesulitan karena tidak terdapat akumulasinya, kemudian pada saat pencarian detail barang itupun harus melihat sheet per sheetnya sehingga dapat memakan waktu yang cukup lama ketika membuat laporan saat dibutuhkan.
Design Pada langkah ini penulis menggunakan perangkat pemodelan berorientasi objek diantaranya UML (Unifield Modelling Languag.
seperti Use Case Diagram.
Activity Diagram.
Class Diagram dan Squence Diagaram.
Selanjutnya tahapan merancang model data dan perancangan user interface untuk melihat gambaran umum desain dari sistem informasi Pendataan Inventaris Barang serta segala fungsional yang diperlukan oleh pengguna sistem nantinya.
Coding Pada langkah ini penulis melakukan penulisan kode program, dimana penulis akan menerjemahkan desain sistem dari sistem informasi Pendataan Inventaris Barang ke dalam bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai sistem manajemen basis data.
Testing Pada tahap ini, penulis menguji perangkat lunak yang di realisasikan sebagai serangkaian program atau unit program menggunakan black box Kemudian pengujian unit melibatkan verifikasi bahwa setiap unit program telah memenuhi spesifikasinya.
Hal ini untuk mengurangi kesalahan.
dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang Maintenance Tahapan akhir dari metode waterfall adalah maintenance.
Pada langkah ini dilakukan perawatan terhadap sistem agar dapat terus digunakan.
Karena penulis telah membatasi proses hanya sampai proses pembuatan, maka dalam menerapkan metode waterfall ini, penulis hanya memerlukan empat tahapan yaitu system analisys, design, code dan testing.
Page JUMANTIK
JURNAL MANAJEMEN INFORMATIKA
VOL.
1 NO.
TINJAUAN PUSTAKA
Teori-Teori Yang Berhubungan Dengan Topik Yang Dibahas Sistem Informasi Menurut Wahyudi dan Ridho .
Sistem Informasi merupakan sejumlah komponen yang dimana komponen itu saling berhubungan satu sama lainnya guna untuk mencapai sebuah tujuan yang diharapkan.
Sistem informasi juga dapat didefinisikan sebagai sebuah hubungan dari data dan metode yang menggunakan software serta hardware dalam menyampaikan sebuah informasi yang bermanfaat (Anjelita dan Rosiska, 2.
Pendataan Pendataan menurut Herlambang .
, merupakan suatu proses pencatatan keterangan yang benar dan nyata tentang sesuatu, baik manusia, benda, lingkungan, maupun kejadian tertentu.
Pencatatan ini dimaksudkan sebagai suatu dokumentasi atau arsip yang dapat digunakan untuk suatu keperluan di masa depan.
Adapun keperluan utama yang lazim menjadi penggagas suatu pendataan adalah pembuatan laporan.
Pembuatan laporan dimaksudkan sebagai dasar atau bahan pertimbangan bagi pemimpin organisasi/perusahaan untuk mengambil suatu keputusan.
Barang Barang adalah istilah yang digunakan untuk merujuk kepada benda fisik atau materi yang dapat memiliki nilai ekonomi dan digunakan untuk memenuhi kebutuhan manusia.
Barang dapat berupa objek nyata yang dapat dilihat, disentuh, dan dirasakan, atau barang bisa juga berbentuk abstrak, seperti jasa atau hak kepemilikan.
Pengertian Barang menurut Fandy Tjiptono .
adalah Auproduk yang berwujud fisik sehingga dapat bisa dilihat, disentuh, dirasa, dipegang, disimpan, dan perlakuan fisik lainnyaAy.
Aset Menurut Hidayat, definisi aset adalah barang atau benda yang bergerak dan juga tidak bergerak, baik yang berwujud .
maupun yang tidak berwujud .
, dimana keseluruhan hal tersebut mencakup aset atau harta aset dari suatu organisasi, instansi, badan usaha, atau pun perorangan (Hidayat, 2.
Web Menurut Rohi Abdullah .
Web dapat diartikan sebagai kumpulan halaman yang berisi informasi data digital baik berupa teks, gambar, animasi, suara dan video atau gabungan dari semuanya yang disediakan melalui jalur koneksi internet sehingga dapat diakses dan dilihat oleh semua orang di seluruh .
Page JUMANTIK
JURNAL MANAJEMEN INFORMATIKA
VOL.
1 NO.
Halaman web dibuat menggunakan bahasa standar yaitu HTML.
Skrip HTML ini akan diterjemahkan oleh web browser sehingga dapat ditampilkan dalam bentuk informasi yang dapat dibaca oleh semua orang.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil Implementasi Halaman Login Pada halaman form login terdapat logo dinas, username, password dan tombol login, untuk masuk dalam aplikasi pengguna harus terlebih dahulu memasukkan username dan password.
Adapun tampilan halaman login dapat dilihat pada gambar 2 berikut:
Gambar 2 Halaman Login Halaman Dashboard Pada halaman dashboard terdapat jumlah data barang, barang masuk dan barang keluar.
Adapun tampilan halaman login dapat dilihat pada gambar 3 berikut:
Gambar 3 Halaman Dashboard
Page JUMANTIK
JURNAL MANAJEMEN INFORMATIKA
VOL.
1 NO.
Halaman Kategori Barang Pada halaman ini pengguna dapat menambah, melihat, mengedit dan menghapus data kategori barang.
Adapun tampilan halaman kategori barang dapat dilihat pada gambar 4 berikut:
Gambar 4 Halaman Kategori Barang Halaman Jenis Perolehan Pada halaman ini pengguna dapat menambah, melihat, mengedit dan menghapus data jenis perolehan.
Adapun tampilan halaman jenis perolehan dapat dilihat pada gambar 5 berikut:
Gambar 5 Halaman Jenis Perolehan Halaman Lokasi Barang Pada halaman ini pengguna dapat menambah, melihat, mengedit dan menghapus data lokasi barang.
Adapun tampilan halaman lokasi barang dapat dilihat pada gambar 6 berikut:
Page JUMANTIK
JURNAL MANAJEMEN INFORMATIKA
VOL.
1 NO.
Gambar 6 Halaman Lokasi Barang Halaman Kondisi Barang Pada halaman ini pengguna dapat menambah, melihat, mengedit dan menghapus data kondisi barang.
Adapun tampilan halaman kondisi barang dapat dilihat pada gambar 7 berikut:
Gambar 7 Halaman Kondisi Barang Halaman Jenis Barang Pada halaman ini pengguna dapat menambah, melihat, mengedit dan menghapus jenis barang.
Adapun tampilan halaman jenis barang dapat dilihat pada gambar 8 berikut:
Page JUMANTIK
JURNAL MANAJEMEN INFORMATIKA
VOL.
1 NO.
Gambar 8 Halaman Jenis Barang Halaman Data Barang Pada halaman ini pengguna dapat melihat jumlah barang perjenis barang dan perlokasi barang.
Adapun tampilan halaman data barang dapat dilihat pada gambar 9 berikut:
Gambar 9 Halaman Data Barang Halaman Data Barang Masuk Pada halaman ini pengguna dapat menambah, melihat, mengedit dan menghapus data barang masuk.
Adapun tampilan halaman data barang masuk dapat dilihat pada gambar 10 berikut:
Page JUMANTIK
JURNAL MANAJEMEN INFORMATIKA
VOL.
1 NO.
Gambar 10 Halaman Data Barang Masuk Halaman Data Barang Keluar Pada halaman ini pengguna dapat menambah, melihat, mengedit dan menghapus data barang keluar.
Adapun tampilan halaman data barang keluar dapat dilihat pada gambar 11 berikut:
Gambar 11 Halaman Data Barang Keluar Halaman Rekap Data Barang Pada halaman ini pengguna dapat melihat dan merekap keseluruhan data Adapun tampilan halaman rekap data barang dapat dilihat pada gambar 12 berikut:
Page JUMANTIK
JURNAL MANAJEMEN INFORMATIKA
VOL.
1 NO.
Gambar 12 Halaman Rekap Data Barang Halaman Rekap Data Barang Masuk Pada halaman ini pengguna dapat melihat dan merekap keseluruhan data barang masuk.
Adapun tampilan halaman rekap data barang masuk dapat dilihat pada gambar 13 berikut:
Gambar 13 Halaman Rekap Data Barang Masuk Halaman Rekap Data Barang Keluar Pada halaman ini pengguna dapat melihat dan merekap keseluruhan data barang keluar.
Adapun tampilan halaman rekap data barang keluar dapat dilihat pada gambar 14 berikut:
10 | P a g e
JUMANTIK
JURNAL MANAJEMEN INFORMATIKA
VOL.
1 NO.
Gambar 14 Halaman Rekap Data Barang Keluar Halaman Users Pada halaman ini admin dapat menambah, melihat, mengedit dan menghapus data users.
Adapun tampilan halaman users dapat dilihat pada gambar 15 berikut:
Gambar 15 Halaman Users Pengujian Sistem/Aplikasi Pengujian dilakukan menggunakan metode pengujian black box dengan tujuan untuk melihat validasi dari masing-masing unit proses yang membentuk keseluruhan sistem.
Adapun hasil pengujian dari black box adalah sebagai Tabel Pengujian Halaman Login Tabel IV.
1 Tabel Pengujian Black Box pada Halaman Login
Skenario Pengujian Hasil Yang Diharapkan Mengkosongkan Semua data isian login, lalu mengklik tombol login
Sistem menampilkan Aulogin
invalid username or Ay
Hasil
Pengujian Sesuai 11 | P a g e
JUMANTIK
JURNAL MANAJEMEN INFORMATIKA
Hanya mengisi username dan mengkosongkan password, lalu mengklik tombol login Hanya mengisi password dan mengkosongkan username, lalu mengklik tombol login Mengisi username benar dan mengisi password salah, lalu mengklik login Mengisi password benar dan mengisi username salah, lalu mengklik login Mengisi username dan password salah, lalu mengklik login Mengisi username dan password benar, lalu mengklik login Sistem menampilkan Aulogin invalid username or Ay Sistem menampilkan Aulogin invalid username or Ay Sistem menampilkan Aulogin invalid username or Ay Sistem menampilkan Aulogin invalid username or Ay Sistem menampilkan Aulogin invalid username or Ay Sistem akan langsung mengarahkan kehalaman dashboard pengguna VOL.
1 NO.
Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Tabel Pengujian Halaman Admin Tabel IV.
1 Tabel Pengujian Black Box pada halaman Admin
Skenario Pengujian Hasil Yang Diharapkan Mengklik menu
Mengklik menu kategori Mengklik menu jenis Mengklik menu lokasi
Mengklik menu kondisi
Mengklik menu jenis Mengklik menu data
Mengklik menu barang Mengklik menu barang Mengklik menu rekap
data barang Mengklik menu rekap
barang masuk Sistem menampilkan halaman Sistem menampilkan halaman data
kategori barang Sistem menampilkan halaman data
jenis perolehan Sistem menampilkan halaman data
lokasi barang Sistem menampilkan halaman data
kondisi barang Sistem menampilkan halaman data
jenis barang Sistem menampilkan halaman data
Sistem menampilkan halaman data
barang masuk Sistem menampilkan halaman data
barang keluar Sistem menampilkan halaman rekap
data barang Sistem menampilkan halaman rekap
data barang masuk Hasil
Pengujian Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai 12 | P a g e
JUMANTIK
JURNAL MANAJEMEN INFORMATIKA
Mengklik menu rekap barang keluar Mengklik menu data Sistem menampilkan halaman rekap data barang keluar Sistem menampilkan halaman data VOL.
1 NO.
Sesuai Sesuai Tabel Pengujian Halaman Kabid Tabel IV.
2 Tabel Pengujian Black Box pada Halaman Kabid Skenario Pengujian Mengklik menu Mengklik menu rekap data barang Mengklik menu rekap barang masuk Mengklik menu rekap barang keluar Hasil Yang Diharapkan Sistem menampilkan halaman Sistem menampilkan halaman rekap data barang Sistem menampilkan halaman rekap data barang masuk Sistem menampilkan halaman rekap data barang keluar Hasil Pengujian Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Tabel Pengujian Halaman Pegawai Tabel IV.
3 Tabel Pengujian Black Box pada Halaman Pegawai Skenario Pengujian Hasil Yang Diharapkan Mengklik menu Mengklik menu jenis Mengklik menu data Mengklik menu barang Mengklik menu barang Sistem menampilkan halaman Sistem menampilkan halaman data jenis barang Sistem menampilkan halaman data Sistem menampilkan halaman data barang masuk Sistem menampilkan halaman data barang keluar Hasil Pengujian Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Tabel Pengujian Halaman Tambah Data Tabel IV.
4 Tabel Pengujian Black Box pada Halaman Tambah Data
Skenario Pengujian Mengklik tombol tambah kategori barang Mengklik tombol tambah jenis perolehan Mengklik tombol tambah lokasi barang Hasil Yang Diharapkan Sistem menampilkan halaman tambah kategori barang Sistem menampilkan halaman tambah jenis perolehan Sistem menampilkan halaman tambah lokasi barang Hasil
Pengujian Sesuai Sesuai Sesuai 13 | P a g e
JUMANTIK
JURNAL MANAJEMEN INFORMATIKA
Mengklik tombol kondisi Mengklik tombol tambah jenis barang Mengklik tombol tambah barang masuk Mengklik tombol tambah barang keluar Mengklik tombol tambah data users Sistem menampilkan halaman tambah kondisi barang Sistem menampilkan halaman tambah jenis barang Sistem menampilkan halaman tambah barang masuk Sistem menampilkan halaman tambah barang keluar Sistem menampilkan halaman tambah data users VOL.
1 NO.
Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai Sesuai KESIMPULAN Berdasarkan pembahasan di atas, dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut :
Aplikasi ini berhasil dibuat dan diimplementasikan, sehingga dapat digunakan dengan efektif untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan inventaris barang serta meningkatkan efisiensi operasional melalui fitur pencatatan, pembaruan, dan pelaporan data yang akurat dan mudah diakses.
Dengan adanya aplikasi yang telah dibuat, proses pencatatan, pencarian barang, dan pelaporan data menjadi lebih efisien, mengurangi kesalahan dan meningkatkan akurasi.
SARAN
Berdasarkan perancangan yang telah dibuat, maka penulis merekomendasikan atau menyarankan beberapa hal mengenai sistem pendataan inventaris barang pada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Kalimantan Barat sebagai berikut:
Diharapkan untuk kedepannya program ini dapat dikembangkan dengan lebih komplek dan dapat menggunakan sistem database server-client serta adanya peningkatan keamanan database agar data disajikan benar-benar Diharapkan Sistem informasi yang sudah dibangun bisa dikembangkan ke aplikasi android atau menggunakan teknik labelling QR Code supaya dapat mempermudah pegawai dalam mencari kembali informasi mengenai pendataan inventaris barang.
PERNYATAAN KONTRIBUSI PENULIS
Dengan ini penulis menyatakan bahwa kontribusi setiap penulis terhadap pembuatan karya tulis ini adalah (Syahru.
sebagai kontributor utama/korespondensi/anggota (Theresia Widji Astut.
, (Erifa Syahna.
sebagai korespondensi/anggota (Muhammad Usma.
Penulis telah melampirkan surat pernyataan deklarasi penulis.
14 | P a g e
JUMANTIK
JURNAL MANAJEMEN INFORMATIKA
VOL.
1 NO.
DAFTAR PUSTAKA