Jurnal Pengabdian Untuk Mu NegeRI Vol.
9 No.
November 2025 p-ISSN : 2550-0198 e-ISSN : 2745-3782 Optimalisasi Sistem Pengadaan Barang Berbasis Digital Sebagai Inovasi Peningkatan Efisiensi Operasional Di CV.
Bhumimi Sejahtera Abadi Ni Putu Yesa Mardina Wati*1.
Nuning Indah Pratiwi2 Universitas Pendidikan Nasional email: nuningindahpratiwi@undiknas.
Abstract This activity discussed the optimization of the digital-based procurement system at CV.
Bhumimi Sejahtera Abadi as a strategic step to improve the company's operational efficiency.
The previously used manual procurement system caused various obstacles, such as process delays, inaccurate recording, and a lack of transparency and accountability.
Through the implementation of eprocurement and a digital-based inventory management system, the procurement process is faster, more integrated, and minimizes errors.
The activity was carried out through observation, interviews, and analysis of ongoing operational processes.
The results showed that digital procurement can accelerate workflows, improve stock control, and support more informed decision-making.
In addition, employee training is crucial for effective and sustainable system implementation.
Keywords: Digital Procurement.
E-procurement.
Operational Efficiency.
Digital Transformation.
CV.
Bhumimi Sejahtera Abadi Abstrak Kegiatan ini membahas optimalisasi sistem pengadaan berbasis digital di CV.
Bhumimi Sejahtera Abadi sebagai langkah strategis dalam meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.
Sistem pengadaan manual yang sebelumnya digunakan menimbulkan berbagai kendala, seperti keterlambatan proses, pencatatan yang tidak akurat, serta kurangnya transparansi dan akuntabilitas.
Melalui penerapan eprocurement dan sistem manajemen inventaris berbasis digital, proses pengadaan menjadi lebih cepat, terintegrasi, dan minim kesalahan.
Kegiatan dilakukan melalui observasi, wawancara, dan analisis terhadap proses operasional yang sedang berjalan.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengadaan digital dapat mempercepat alur kerja, meningkatkan pengendalian stok, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih terinformasi.
Selain itu, pelatihan karyawan sangat penting untuk implementasi sistem yang efektif dan berkelanjutan.
Kata Kunci: Pengadaan Digital.
E-procurement.
Efisiensi Operasional.
Transformasi Digital.
CV.
Bhumimi Sejahtera Abadi
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi telah mendorong transformasi signifikan dalam berbagai aspek kegiatan bisnis, termasuk sistem pengadaan barang .
Pengadaan merupakan proses penting dalam pemenuhan kebutuhan dan pasokan barang atau jasa yang mendukung operasional perusahaan .
Meskipun demikian, banyak perusahaan masih menerapkan sistem pengadaan secara manual, yang rentan keterlambatan proses, dan rendahnya Hal ini berdampak pada efisiensi operasional dan dapat menurunkan daya saing perusahaan di tengah dinamika pasar yang semakin kompetitif .
Sebagai solusi, sistem pengadaan berbasis digital atau eprocurement hadir untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas dalam proses pengadaan .
Di berbagai negara maju, penerapan e-procurement telah menjadi praktik umum yang terbukti mempercepat proses administrasi serta https://doi.
org/10.
37859/jpumri.
Jurnal Pengabdian Untuk Mu NegeRI Vol.
9 No.
November 2025 meminimalkan kesalahan dan pemborosan .
Transformasi digital dalam pengadaan tidak hanya mencakup perubahan teknis, tetapi juga mencerminkan pergeseran budaya kerja menuju tata kelola yang lebih adaptif dan berorientasi pada kinerja .
CV.
Bhumimi Sejahtera Abadi, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang barang, saat konvensional yang dihadapkan pada berbagai kendala, seperti lambatnya proses, pengelolaan data yang belum optimal, serta kontrol internal yang belum maksimal.
Kondisi ini menunjukkan perlunya inovasi dan optimalisasi sistem pengadaan berbasis digital agar perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan bersaing secara lebih efektif .
Pengabdian ini dilakukan dengan tujuan untuk menganalisis sistem pengadaan barang yang diterapkan di CV.
Bhumimi Sejahtera Abadi, mengidentifikasi kendala yang dihadapi dalam pengadaan manual, serta mengimplementasikan sistem digital sebagai bentuk inovasi proses bisnis.
Selain itu, dilakukan pula evaluasi terhadap manfaat dan dampak penerapan sistem tersebut dalam mendukung peningkatan kinerja operasional perusahaan.
Ruang lingkup kegiatan mencakup observasi dan analisis sistem pengadaan yang sedang berjalan, implementasi sistem pengadaan digital yang meliputi proses permintaan hingga pelaporan, serta penilaian efektivitas dan efisiensi sistem setelah diterapkan.
Diharapkan, hasil dari kegiatan ini dapat memberikan kontribusi nyata dalam pengembangan sistem pengadaan yang lebih modern dan berkelanjutan.
METODE PENGABDIAN
Metode yang digunakan dalam kegiatan ini dengan memberikan edukasi pemahaman kepada karyawan dan pihak manajemen pentingnya digitalisasi pengadaan barang.
Edukasi ini dimulai dari melakukan briefing kepada team dan memberikan pemahaman mengenai proses membuat PO sentral.
Pelaksanaan kegiatan diawali dengan observasi terhadap sistem pengadaan barang yang selama ini masih dilakukan secara https://doi.
org/10.
37859/jpumri.
p-ISSN : 2550-0198 e-ISSN : 2745-3782 Proses manual tersebut dinilai tidak efisien, rentan terhadap kesalahan pencatatan, dan memperlambat proses pengadaan barang.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan pihak internal perusahaan, ditemukan berbagai kendala dalam alur pengadaan yang meliputi pencatatan kebutuhan, pemesanan bahan baku, penerimaan barang, hingga pelaporan stok dan transaksi.
Setelah melakukan analisis kebutuhan, dilakukan perancangan sistem pengadaan digital sederhana dengan membuat PO sentral yang disesuaikan dengan kebutuhan dan sumber daya perusahaan.
Sistem ini dirancang untuk mencatat alur pengadaan secara sistematis dan otomatis, mulai dari permintaan barang, pemilihan pemasok, penyusunan laporan stok dan pembelian.
Gambar 1 Proses Membuat PO Sentral Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2025 Tahap selanjutnya adalah melakukan pelatihan kepada staf yang terlibat dalam proses pengadaan, khususnya bagian administrasi perlengkapan dan gudang, agar mampu mengoperasikan sistem pengadaan digital yang telah dibuat dengan optimal.
Pelatihan ini sangat penting untuk memastikan seluruh staf memahami dan dapat menggunakan aplikasi pengadaan secara efektif, mulai dari penginputan data, pencarian barang, pemesanan, hingga pelaporan pengadaan.
Dalam pelaksanaan pelatihan, staf diberikan gambaran umum mengenai tujuan dan manfaat sistem pengadaan digital, termasuk pengenalan terhadap regulasi dan kebijakan Jurnal Pengabdian Untuk Mu NegeRI Vol.
9 No.
November 2025 p-ISSN : 2550-0198 e-ISSN : 2745-3782 yang mendukung Gambar 2 Melakukan Briefing Team Sumber : Dokumentasi Pribadi, 2025 Seluruh dikumpulkan melalui teknik observasi langsung, wawancara dengan pemilik dan staf perusahaan, serta dokumentasi dokumen pengadaan yang digunakan sebelumnya.
Selain itu, dilakukan pula evaluasi melalui pengamatan terhadap efektivitas sistem baru yang diterapkan, dengan menilai perubahan dalam kecepatan proses, akurasi pencatatan, serta tingkat kemudahan pengguna dalam menjalankan sistem.
Hasil dari kegiatan ini dianalisis secara deskriptif dengan membandingkan kondisi sebelum dan sesudah penerapan sistem digital, guna mengukur sejauh mana digitalisasi pengadaan dapat meningkatkan efisiensi dan mendukung peningkatan kinerja operasional perusahaan.
Dengan pendekatan ini, diharapkan kegiatan pengabdian dapat memberikan dampak langsung terhadap peningkatan tata kelola pengadaan barang di CV.
Bhumimi Sejahtera Abadi serta mendorong adopsi teknologi digital yang lebih luas di sektor UMKM.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Kegiatan pengabdian yang dilakukan di CV.
Bhumimi Sejahtera Abadi menghasilkan sejumlah temuan yang relevan dalam upaya mengoptimalkan sistem pengadaan barang berbasis digital.
Secara umum, pengabdian ini berhasil mengidentifikasi permasalahan utama dalam sistem pengadaan manual yang selama ini diterapkan, dan memberikan solusi konkret melalui digitalisasi proses pengadaan serta penguatan kapasitas sumber daya Hasil pertama yang diperoleh adalah implementasi sistem pengadaan digital spreadsheet berbasis cloud.
Sistem ini dirancang untuk mencatat alur permintaan barang, pengajuan pembelian, penginputan transaksi pembelian, hingga pelaporan stok secara otomatis.
Dengan adanya sistem ini, proses pengadaan menjadi lebih terstruktur, terdokumentasi, dan dapat diakses secara real-time oleh pihak yang berwenang .
Penerapan sistem ini berdampak positif terhadap efisiensi operasional perusahaan.
Sebelumnya, pencatatan bahan baku masih.
dilakukan secara manual, sehingga proses administrasi memerlukan waktu yang cukup lama dan rentan terhadap kesalahan input.
Setelah sistem digital diterapkan, proses pencatatan menjadi lebih cepat dan akurat.
Data pengadaan tersimpan secara sistematis, sehingga memudahkan dalam pelacakan histori transaksi serta pengambilan keputusan terkait manajemen stok.
Perubahan ini juga turut mempercepat proses pemesanan bahan baku dan pelaporan, yang semula memerlukan waktu dua hingga tiga hari, kini dapat diselesaikan dalam waktu kurang dari satu hari kerja.
Selain itu, kegiatan ini juga mendorong perbaikan dalam koordinasi dengan pihak supplier.
Sistem digital yang diterapkan memfasilitasi pencatatan pesanan barang yang lebih jelas dan terdokumentasi, sehingga komunikasi antara perusahaan dengan pemasok menjadi lebih transparan dan terorganisir.
Hal ini berkontribusi terhadap ketepatan waktu pengiriman bahan keterlambatan yang dapat mengganggu proses produksi.
Dari aspek sumber daya manusia, dilakukan pelatihan singkat kepada staf bagian administrasi dan gudang mengenai cara penggunaan sistem yang telah Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan kompetensi dasar dalam pengoperasian sistem digital, sekaligus membangun pemahaman staf terhadap https://doi.
org/10.
37859/jpumri.
Jurnal Pengabdian Untuk Mu NegeRI Vol.
9 No.
November 2025 pentingnya pengelolaan pengadaan secara Hasil dari pelatihan menunjukkan bahwa staf mampu beradaptasi dengan sistem baru dan menjalankan fungsinya dengan baik setelah diberikan bimbingan awal .
Hal ini menunjukkan bahwa peningkatan kapasitas SDM menjadi faktor penentu keberhasilan transformasi digital.
Meskipun implementasi juga ditemukan beberapa Beberapa mengalami kesulitan karena belum terbiasa menggunakan perangkat digital, dan terdapat keterbatasan fasilitas seperti komputer dan koneksi internet di beberapa lokasi kerja.
Namun, tantangan tersebut dapat diatasi secara bertahap melalui pendekatan pelatihan langsung dan dukungan teknis yang bersifat praktis .
Secara menunjukkan bahwa digitalisasi sistem pengadaan sangat mungkin diterapkan dengan pendekatan yang sesuai.
Selain memberikan dampak langsung terhadap efisiensi dan akurasi operasional, kegiatan ini juga membuka peluang untuk pengembangan sistem digital lainnya, seperti digitalisasi penjualan dan pencatatan .
Perusahaan membangun komunikasi yang jelas dan kerjasama yang lebih baik dengan supplier melalui kontrak yang jelas dan manajemen hubungan yang lebih professional .
SIMPULAN Berdasarkan hasil observasi dan analisis yang dilakukan selama kegiatan di CV.
Bhumimi Sejahtera Abadi, disimpulkan bahwa sistem pengadaan barang yang masih dilakukan secara manual menimbulkan berbagai kendala dalam operasional perusahaan.
Permasalahan pencatatan yang tidak akurat, serta kurangnya transparansi dan efisiensi memengaruhi kelancaran proses produksi dan pelayanan kepada pelanggan.
Implementasi sistem pengadaan berbasis digital atau e-procurement merupakan solusi strategis yang dapat meningkatkan efisiensi, https://doi.
org/10.
37859/jpumri.
p-ISSN : 2550-0198 e-ISSN : 2745-3782 akurasi, dan transparansi dalam manajemen Sistem ini memungkinkan proses pemesanan dan pencatatan barang dilakukan secara otomatis dan real-time, sehingga mengurangi risiko kesalahan manual dan mempercepat pengambilan keputusan.
Selain persediaan digital juga membantu perusahaan dalam memantau stok secara lebih efektif dan Keberhasilan transformasi digital ini sangat bergantung pada kesiapan sumber daya manusia yang menjalankan sistem.
Oleh karena itu, pelatihan dan peningkatan kompetensi karyawan menjadi aspek penting yang harus dilakukan secara berkelanjutan.
Dengan mengadopsi sistem pengadaan digital perusahaan.
CV.
Bhumimi Sejahtera Abadi diharapkan mampu meningkatkan daya saing serta mempertahankan kualitas layanan dan produk di tengah dinamika pasar busana adat Bali yang terus berkembang.
UCAPAN TERIMAKASIH
Penulis menyampaikan terima kasih kepada CV.
Bhumimi Sejahtera Abadi atas kesempatan dan dukungan yang telah diberikan selama pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat.
Ucapan terima kasih juga disampaikan kepada seluruh staf dan karyawan perusahaan yang telah memberikan bimbingan, informasi, serta bantuan yang sangat berarti dalam proses pengumpulan data dan pelaksanaan kegiatan di lapangan.
Semoga hasil dari pengabdian dan implementasi ini dapat memberikan manfaat nyata bagi pengembangan sistem pengadaan berbasis digital di lingkungan perusahaan maupun sebagai referensi akademik bagi pembaca.
DAFTAR PUSTAKA