Positif : Jurnal Sistem dan Teknologi Informasi
E-ISSN 2460-9552
P-ISSN 2620-3227
Article history:
Received: Jun 23, 2025
Published: Dec 6, 2025
SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN ASET PEGAWAI BERBASIS WEBSITE
STUDI KASUS PT XYZ
Alya Hasna Kamila.
Damar Kusumawardhani.
Sekar Griselda Nadine Siahaan.
Tresia Shinta Uli.
Wike Mawar Maulita.
Erly Krisnanik.
Mardiah.
1,2,3,4,5,6,7 Program Studi Sistem Informasi.
Fakultas Ilmu Komputer.
Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jakarta email: 2410512089@mahasiswa.
id, 2410512069@mahasiswa.
2410512086@mahasiswa.
id, 2410512098@mahasiswa.
2410512095@mahasiswa.
id, erlykrisnanik@upnvj.
id, mardiah@upnvj.
Abstract Managing asset lending is a crucial aspect of employee productivity.
However, many organizations, including PT XYZ, still rely on semi-manual methods like Google Forms.
This approach is prone to errors, data loss, and tracking difficulties, leading to operational inefficiencies and hampered decisionmaking.
Specific issues at PT XYZ include poor documentation, difficulty tracking assets, and a lack of real-time access to asset availability information.
This research aims to thoroughly analyze the existing problems in PT XYZ's asset lending and return process, formulate effective solutions, and design a webbased asset lending information system that aligns with the company's operational needs.
The research stages include observation, interviews, system requirements analysis, and the design of the proposed This information system is expected to overcome the limitations of manual methods by supporting systematic record-keeping, facilitating tracking, and providing real-time access to asset Keywords: Information System.
PIECES.
Asset.
Website.
Abstrak Pengelolaan peminjaman aset merupakan aspek krusial untuk produktivitas pegawai, namun banyak organisasi, termasuk PT XYZ, masih mengandalkan metode semi manual seperti Google Formulir.
Pendekatan ini rentan terhadap kesalahan, kehilangan data, dan kesulitan pelacakan, menyebabkan inefisiensi operasional dan hambatan pengambilan keputusan.
Masalah spesifik di PT XYZ mencakup dokumentasi yang buruk, sulitnya pelacakan aset, dan kurangnya akses real-time ke informasi ketersediaan aset.
Tujuan dari penilitian ini adalah mengkaji secara rinci masalah yang terjadi dalam proses peminjaman dan pengembalian aset di PT XYZ, merumuskan solusi efektif, dan merancang sistem informasi peminjaman aset berbasis website yang selaras dengan kebutuhan operasional Tahapan penelitian meliputi observasi, wawancara, analisis kebutuhan sistem, dan perancangan sistem usulan.
Sistem informasi ini diharapkan dapat mengatasi keterbatasan metode manual dengan mendukung pencatatan sistematis, memudahkan pelacakan, dan menyediakan akses informasi aset secara real-time.
Kata Kunci: Sistem Informasi.
PIECES.
Aset.
Website.
PENDAHULUAN
Peminjaman aset perusahaan merupakan aspek penting dalam mendukung operasional dan produktivitas pegawai.
Berbagai aset seperti perangkat IT, kendaraan, atau perlengkapan perusahaan sering kali digunakan oleh pegawai sesuai kebutuhan masing-masing.
Namun, pada praktiknya masih banyak organisasi yang melakukan pengelolaan data aset secara manual, seperti melalui pencatatan di buku atau menggunakan aplikasi spreadsheet Pendekatan manual ini memiliki sejumlah keterbatasan, di antaranya rentan terhadap kesalahan input data, potensi mendukung penggunaan secara bersamaan oleh banyak pengguna.
Selain itu, proses pelaporan dan pemantauan aset menjadi kurang efisien dan seringkali mengalami keterlambatan, sehingga dapat menghambat kelancaran operasional maupun proses pengambilan keputusan di lingkungan organisasi .
Pada PT XYZ, proses peminjaman aset masih dilakukan secara semi-manual, yaitu melalui Google Formulir.
Proses ini menimbulkan berbagai permasalahan, seperti data yang tidak terdokumentasi dengan baik, sulitnya pelacakan aset yang sedang dipinjam atau dikembalikan, serta pegawai kesulitan mengakses informasi ketersediaan aset secara langsung.
Kondisi tersebut mengakibatkan penurunan efisiensi dan meningkatkan risiko terjadinya kesalahan dalam pengelolaan aset perusahaan.
Oleh karena itu, implementasi sistem informasi diperlukan untuk mendukung pencatatan proses peminjaman dan pengembalian aset secara sistematis, memudahkan pelacakan aset, serta menyediakan akses informasi ketersediaan aset secara real-time.
Dengan begitu, efisiensi kerja dapat meningkat dan potensi kesalahan dalam pengelolaan aset dapat Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis permasalahan yang terjadi pada proses peminjaman dan pengembalian aset di PT XYZ, merumuskan solusi terhadap kendala pada sistem yang sedang berjalan, serta merancang sistem usulan yang selaras dengan kebutuhan operasional Untuk mencapai tujuan tersebut, penelitian ini dilaksanakan melalui beberapa tahapan, yaitu observasi dan wawancara untuk memperoleh gambaran proses yang sedang berjalan, analisis kebutuhan sistem berdasarkan hasil observasi, serta perancangan sistem usulan sebagai solusi yang dapat diimplementasikan di Sistem Informasi merupakan kumpulan komponen yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan mendistribusikan data menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna dalam mendukung proses bisnis dan pengambilan keputusan di organisasi .
Dalam konteks manajemen aset, sistem informasi berperan penting dalam meningkatkan efisiensi pengelolaan dan transparansi data.
Penelitian terdahulu dalam .
menunjukkan bahwa implementasi sistem informasi peminjaman aset yang terkomputerisasi dapat menjadi solusi yang efektif untuk efisiensi operasional perusahaan.
METODE PENELITIAN
Teknik Pengumpulan Data Dalam penelitian ini, metode pengumpulan data yang dipakai terdiri dari beberapa cara yaitu:
Observasi Penulis melakukan pengamatan langsung dengan mendatangi perusahaan dan melihat bagaimana proses peminjaman aset pada perusahan.
Wawancara Penulis melakukan wawancara dengan pihak perusahaan yaitu HRGA dan IT untuk mencari informasi mengenai Metode Pengembangan Sistem Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem ini adalah Waterfall.
Metode Waterfall adalah pendekatan pengembangan perangkat lunak yang bersifat linier dan berurutan.
Setiap tahapan dalam model ini harus diselesaikan sebelum tahap berikutnya dimulai.
Gambar 1.
Alur Metode Waterfall Teknik Analisis Data Penelitian ini menggunakan teknik analisa kualitatif berdasarkan data observasi dan wawancara dengan pihak terkait serta menggunakan metode analisa PIECES untuk mengevaluasi kinerja sistem informasi yang sedang dipakai.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Positif : Jurnal Sistem dan Teknologi Informasi Analisis Kebutuhan Berdasarkan PIECES Tabel 1.
Analisis PIECES Performance Proses yang terjadi di (Kinerj.
memerlukan waktu perlu mengisi Google Form dan menunggu jawaban dari HRGA ketersediaan aset di Information Penggunaan Google (Informas.
Form rentan dengan kesalahan pengisian oleh karyawan dan HRGA.
Karyawan juga tidak bisa melihat keberadaan aset yang ada di perusahaan.
Economy (Ekonom.
Proses waktu bagi HRGA yang pada akhirnya produktivitas kerja.
Kurangnya pelacakan keberadaan aset dapat meningkatkan risiko Control (Kontro.
Sulit untuk melacak siapa yang meminjam aset tertentu pada waktu tertentu pada Smartphone/tablet.
Google Form yang memiliki keamanan yang kuat sehingga rentan terhadap akses yang tidak sah dan Efficiency (Efiesiens.
Proses peminjaman aset saat ini masih semi-manual E-ISSN 2460-9552
P-ISSN 2620-3227
sehingga tidak efisien.
Service (Pelayana.
Karyawan secara aktif mencari tim HR dan mengisi formulir peminjaman.
Karyawan juga perlu menunggu jawaban dari HRGA mengenai ketersediaan aset.
Berdasarkan menggunakan analisis PIECES, ditemukan bahwa sistem peminjaman aset yang berjalan saat ini memiliki beberapa keterbatasan signifikan, terutama pada aspek kinerja, informasi, ekonomi, kontrol, efisiensi, dan pelayanan.
Untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan aset perusahaan, diusulkan pengembangan sistem Sistem usulan ini dirancang untuk memberikan solusi komprehensif atas kekurangan yang ada.
Perancangan Sistem Baru Perancangan sistem baru akan memvisualisasikan bagaimana sistem bekerja dari berbagai sudut pandang, mulai dari interaksi pengguna hingga struktur data internal.
Perancangan sistem akan dijelaskan menggunakan pendekatan Unified Modeling Language (UML).
Pada Gambar 2.
menampilkan Use Case Diagram dari sistem usulan yang mengilustrasikan fungsionalitas sistem dari perspektif setiap aktor yang berinteraksi dengannya.
Diagram ini secara visual merepresentasikan batasan sistem dan interaksi antara aktor dengan use case, sehingga memudahkan pemahaman tentang apa yang dapat dilakukan sistem bagi penggunanya.
Gambar 2.
Use Case Usulan Untuk menggambarkan alur proses peminjaman aset secara lebih rinci.
Activity Diagram peminjaman aset disajikan pada Gambar 3.
Diagram ini memvisualisasikan langkah-langkah yang terlibat, mulai dari inisiasi oleh karyawan hingga persetujuan oleh HRGA dan pencatatan oleh sistem, serta menunjukkan keputusan dan transisi antar aktivitas.
Gambar 4.
Activity Diagram Persetujuan Peminjaman Gambar 3.
Activity Diagram Peminjaman Aset Berdasarkan Gambar 3.
alur proses peminjaman aset dimulai ketika seorang pegawai mengakses Sistem akan menampilkan menu utama, di mana pegawai kemudian memilih menu peminjaman aset.
Setelah itu, sistem akan menampilkan formulir peminjaman aset yang harus diisi oleh pegawai.
Setelah formulir diisi lengkap, pegawai akan mengklik 'Kirim'.
Sistem merespons dengan memberikan notifikasi bahwa formulir berhasil dikirim dan secara bersamaan menyimpan form peminjaman aset ke database.
Selanjutnya, pegawai akan menunggu notifikasi persetujuan dari HRGA.
Setelah notifikasi diterima, terdapat keputusan apakah peminjaman aset disetujui.
Jika tidak disetujui, pegawai dapat melakukan peminjaman ulang.
Namun, jika disetujui, pegawai mengambil aset sesuai jadwal peminjaman, dan sistem akan menyimpan data peminjaman aset ke database sebagai penutup Proses persetujuan peminjaman aset oleh HRGA digambarkan dengan rinci melalui Activity Diagram pada Gambar 4.
Diagram ini menunjukkan alur kerja mulai dari diterimanya permintaan peminjaman aset melalui sistem hingga apakah peminjaman tersebut disetujui oleh HRGA sendiri.
Berdasarkan Gambar 4.
alur persetujuan permintaan peminjaman aset pada menu data peminjaman, kemudian HRGA akan menganalisis aset yang dipinjam beserta alasan mengapa peminjaman dilakukan.
Jika HRGA merasa peminjaman aset tersebut perlu dilakukan, maka ia akan menyetujui peminjaman, tetapi bila dirasa peminjaman tersebut tidak diperlukan, maka peminjaman tidak akan disetujui.
Selanjutnya notifikasi mengenai peminjaman aset baik disetujui maupun tidak disetujui akan disimpan kedalam database.
Adapula proses perekaman status mobil yang dilakukan oleh supir pada Activity Diagram Gambar 5.
Diagram ini menunjukan alur kerja mulai supir memilih menu status Gambar 5.
Activity Diagram Merekam Status
Mobil
Positif : Jurnal Sistem dan Teknologi Informasi
E-ISSN 2460-9552
P-ISSN 2620-3227
Gambar 9.
Sequence Diagram Merekam Status Mobil Gambar 6.
Activity Diagram Mencatat Masuk dan Keluar Mobil Untuk mendetailkan interaksi antar objek dalam menjalankan fungsionalitas sistem, khususnya pada proses peminjaman aset.
Sequence Diagram disajikan pada Gambar 7.
Diagram ini dipertukarkan antara aktor (Pegawa.
, antarmuka pengguna (Dashboard dan Form Peminjaman Ase.
, serta basis data, menggambarkan bagaimana aktivitas peminjaman dilakukan secara Gambar 10.
Sequence Diagram Mencatat Masuk dan Keluar Mobil Desain Antarmuka Pengguna (User Interface/UI) Tahap selanjutnya yaitu desain antarmuka (User Interface/UI) Website Peminjaman Aset Pegawai.
Gambar 11.
dengan Gambar 24.
menampilkan rancangan visual setiap halaman sistem agar mudah digunakan dan dipahami pengguna.
Gambar 7.
Sequence Diagram Peminjaman Aset Gambar 11.
Antarmuka Login Gambar 8.
Sequence Diagram Persetujuan Peminjaman Gambar 12.
Antarmuka Pegawai Gambar 13.
Antarmuka Aset Tersedia Gambar 18.
Antarmuka Persetujuan Gambar 14.
Antarmuka Formulir Peminjaman Gambar 19.
Antarmuka Persetujuan Berhasil Gambar 15.
Antarmuka Peminjaman Dikirim Gambar 20.
Antarmuka Setelah Disetujui Gambar 16.
Antarmuka HRGA Gambar 21.
Antarmuka Pengembalian Gambar 17.
Antarmuka Persetujuan Peminjaman Gambar 22.
Antarmuka Merekam Status Mobil
Positif : Jurnal Sistem dan Teknologi Informasi
E-ISSN 2460-9552
P-ISSN 2620-3227
dilakukan agar penggunaan sistem dapat optimal dan sesuai dengan prosedur operasional perusahaan.
REFERENSI
Gambar 23.
Antarmuka Mencatat Keluar Mobil Gambar 24.
Antarmuka Mencatat Masuk Mobil
PENUTUP
Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis dan perancangan, sistem peminjaman aset di PT XYZ masih dilakukan secara semi-manual, sehingga menimbulkan berbagai kendala seperti kurangnya dokumentasi yang terstruktur, keterbatasan akses informasi ketersediaan aset, serta kesulitan untuk melacak aset.
Kendala tersebut berdampak pada menurunnya efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan aset perusahaan.
Oleh karena itu, telah dirancang sistem informasi peminjaman aset yang terkomputerisasi dan terstruktur, untuk meningkatkan efisiensi operasional, transparansi, serta akuntabilitas dalam proses peminjaman dan pengembalian aset.
Diharapkan sistem yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan operasional perusahaan.
Saran