EKONAM: Jurnal Ekonomi e-ISSN: 2685-8118 Vol.
03 No.
Hlm: 58-67 Available online at http://ejournal.
uicm-unbar.
id/index.
php/ekonam AUDIT TATA KELOLA TEKNOLOGI
INFORMASI DENGAN MENGGUNAKAN
ASSESSMENT TOOLS COBIT 5
(Studi Kasus Perpustakaan dan Kearsipa.
Anggit Suryopratomo Universitas Insan Cendekia Mandiri.
Jl.
Banten No.
Bandung.
Indonesia Korespondensi: ABSTRACT: The Library and Archives Service as a regional technical anggit@gmail.
institution which is a supporting element of the task of carrying out the formulation and implementation of specific policies, namely the affairs of the library and archives.
The Library and Archives Service has utilized the application of information technology (IT).
Based on these problems, the research aimed to measure the level of IT governance capability in The Library and Archives by using the COBIT 5 framework.
It is done by the method of PAM (Process Asseement Mode.
Measurement begins with identified the problems and mapped them to relevant processes of COBIT 5.
Then the assessment of the 12 selected processes of COBIT 5 conducted to determine the current level of capability and also the capability level to be achieved in The Library and Archives mostly at level 2 .
From the measurement result then it determined the improvement recommendations to achieve expected capability level, where in the target capability level are at level 3 .
and 4 .
Improvement is needed in order to be able to increase the capability simultaneously.
The main recommendations proposed include making the Standard Operating Procedure (SOP) for each IT activities, and improving the quantity and quality of IT human resources.
This recommendations intended to improve performance and as a reference for IT governance improvement in the future.
Keywords: COBIT 5.
Information Technology Governance.
Capability Level.
PAM (Process Assesment Mode.
ABSTRAK: Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai lembaga teknis daerah yang merupakan unsur penunjang tugas melaksanakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan khusus, yaitu urusan perpustakaan dan kearsipan.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan telah memanfaatkan penerapan teknologi informasi (TI).
Berdasarkan permasalahan tersebut, penelitian ini bertujuan untuk mengukur tingkat kapabilitas tata kelola TI di Perpustakaan dan Arsip dengan menggunakan framework COBIT 5.
Dilakukan dengan metode PAM (Process Asseement Mode.
Pengukuran dimulai dengan mengidentifikasi masalah dan memetakannya ke proses COBIT 5 yang relevan.
Kemudian penilaian terhadap 12 proses terpilih COBIT 5 dilakukan untuk mengetahui tingkat kapabilitas saat ini dan juga tingkat kapabilitas yang akan dicapai di Perpustakaan dan Arsip sebagian besar di tingkat 2 .
Dari hasil pengukuran tersebut kemudian ditentukan rekomendasi perbaikan untuk mencapai tingkat kapabilitas yang diharapkan, dimana pada tingkat kapabilitas target berada pada level 3 .
dan 4 .
Perbaikan diperlukan agar mampu meningkatkan kapabilitas secara bersamaan.
Rekomendasi utama yang diajukan antara lain pembuatan Standard Operating Procedure (SOP) untuk setiap kegiatan TI, serta peningkatan kuantitas dan kualitas SDM TI.
Rekomendasi ini dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja dan sebagai acuan perbaikan tata kelola TI di masa mendatang.
Kata Kunci: COBIT 5.
Tata Kelola Teknologi Informasi.
Tingkat Kapabilitas.
PAM (Process Assesment Mode.
Suryopratomo Ekonam 3.
EKONAM: Jurnal Ekonomi e-ISSN: 2685-8118 Vol.
03 No.
Hlm: 58-67 Available online at http://ejournal.
uicm-unbar.
id/index.
php/ekonam PENDAHULUAN Penerapan dari tata kelola Teknologi Informasi akan memberikan manfaat dan nilai tambah bagi perusahaan.
Mihai .
berpendapat bahwa tata kelola teknologi informasi yang efektif akan membantu perusahaan mencapai tujuan bisnis, mengoptimalkan investasi perusahaan dalam bisnis dan membantu memanaj teknologi informasi yang berhubungan dengan risiko.
Wibowo .
menyatakan ketika perusahaan tidak memiliki tata kelola teknologi informasi yang baik, terdapat kemungkinan timbul risiko investasi teknologi, kegagalan dalam memberikan pelayanan kepada publik/konsumen dan gagal dalam kepatuhan peraturan.
Berdasarkan pendapat sebelumnya, kebutuhan akan tata kelola teknologi informasi semakin penting sehingga diperlukan sebuah teknik atau metode pengukuran untuk menunjukkan bahwa tata kelola TI suatu perusahaan telah berjalan dengan baik.
Ada beberapa teknik dalam mengukur tata kelola teknologi informasi seperti ITIL.
COBIT.
COSO, dan ISO/IEC 17799 (Kaban,2.
Kaban .
menyimpulkan bahwa COBIT dinilai memiliki dimensi horizontal dan vertikal yang lebih baik atau lebih luas dibandingkan standar-standar lainnya.
Kerangka COBIT juga dapat menghasilkan maturity level perusahaan.
Teknik melakukan audit tata kelola TI dengan COBIT 1 telah banyak dilakukan (Tugas, 2009.
Widyanti, 2010.
Pradipta, 2011.
Junita, 2.
Pada tahun 2012.
Information Technology Governance Institute (ITGI) telah mengembangkan kerangka COBIT 1 menjadi versi COBIT 5.
De Haes et al.
menyatakan bahwa versi terakhir COBIT ini telah mengadaptasi perubahan lingkungan eksternal yang baru, lengkap dan dapat sejalan dengan kerangka kinerja atau standar lainnya.
Pasquini dan Galie .
menyatakan salah satu perubahan dari COBIT 5 adalah pendekatan pada penilaian tingkat kapabilitas .
apability leve.
yang didasarkan pada ISO/IEC 15504 yang membuat penilaian lebih fokus pada tujuan proses.
Dengan demikian.
COBIT 5 sebagai salah satu alat untuk mengukur tata kelola teknologi informasi perusahaan dapat memberikan penilaian atas sumber daya teknologi informasi di perusahaan.
Hal ini tidak menutup kemungkinan bahwa tata kelola informasi juga dapat dilakukan pada organisasi nirlaba atau lembaga pemerintahan.
Tata kelola teknologi informasi di lembaga pemerintahan juga perlu dilakukan, karena saat ini investasi teknologi informasi juga dilakukan oleh lembaga pemerintahan untuk meningkatkan pelayanan masyarakat dan membantu mencapai tujuan lembaga pemerintahan itu Salah satu lembaga pemerintah yang melakukan investasi teknologi informasi guna meningkatkan pelayanan dan mencapai visi dan misinya adalah Perpustakaan dan Kearsipan.
Pranowo .
menyatakan bahwa salah satu terobosan Perpustakaan dalam pemanfaatan TI adalah meluncurkan layanan bagi program belajar jarak jauh .
ong distance learningI).
Hal ini membuktikan bahwa dispusipda memanfaatkan teknologi informasi guna meningkatkan pelayanan kepada masyarakat umum.
Pemanfaatan teknologi informasi di Perpustakaan dan Kearsipan akan mengubah cara pandang masyarakat akan sebuah perpustakaan.
Perkembangan teknologi informasi memaksa Perpustakaan dan Kearsipan untuk meningkatkan operasinya dengan melakukan transformasi menjadi perpustakaan I .
Pada rencana strategis Perpustakaan dan Kearsipan mengungkapkan salah satu sasaran strategisnya, bahwa Perpustakaan dan Kearsipan sebagai unsur pendukung Pemerintah Daerah yang melaksanakan kebijakan daerah bersifat spesifik yaitu bidang perpustakaan dan kearsipan dituntut untuk mampu menjamin ketersediaan dan keamanan serta kemudahan dalam penggunaan bahan perpustakaan dan arsip melalui sistem pelayanan berbasis teknolgi informasi dan komunikasi (TIK), sampai dengan terwujudnya penyelenggaraan perpustakaan dan kearsipan secara efektif dan efisien, dan hasilnya harus dinikmati oleh semua pemustaka dan semua pengguna arsip secara memuaskan.
Untuk mencapai sasaran strategis ini membutuhkan investasi teknologi informasi, namun besarnya investasi perlu dilakukan pengelolaan yang baik.
Maka dari itu, pengukuran tata kelola teknologi informasi menjadi hal yang bermanfaat untuk mengetahui sejauh mana pengelolaan teknologi informasi di Perpustakaan dan Kearsipan.
Berdasarkan uraian di paragraf sebelumnya, penelitian ini dilakukan untuk mengevaluasi tata kelola teknologi informasi (TI) di Perpustakaan dan Kearsipan dengan cara mengukur kinerja tata kelola TI dengan alat bantu pengukuran dari COBIT 5.
Penggunaan COBIT 5 mengikuti perkembangan yang dikeluarkan oleh ITGI .
Teknik pengukuran dari COBIT 5 akan menghasilkan tingkat kapabilitas Suryopratomo Ekonam 3.
Vol.
03 No.
Hlm: 58-67 EKONAM: Jurnal Ekonomi Available online at http://ejournal.
uicm-unbar.
id/index.
php/ekonam e-ISSN: 2685-8118 .
apability leve/maturity leve.
tata kelola TI di Perpustakaan dan Kearsipan.
Hasil tersebut nantinya akan memberikan gambaran pengelolaan TI di Perpustakaan dan Kearsipan lalu akan dianalisis dan diharapkan dapat memberikan saran-saran perbaikan.
Maka dari itu, penelitian ini berfokus pada pengukuran tingkat kapabilitas tata kelola teknologi informasi dengan menggunakan assessment tools COBIT 5 di Perpustakaan dan Kearsipan.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian merupakan suatu metode yang digunakan untuk menentukan langkahlangkah yang harus dilakukan dalam sebuah penelitian.
Berikut langkah-langkah penelitian yang disusun sebagaimana ditunjukkan sebagai berikut:
Diagram 1.
Langkah Penelitian Masukan Proses Keluaran Mulai RENSTRA.
RENJA.
Transkrip Wawancara Dokumentasi tentang Tata Kelola TI.
Panduan/framework.
Penelitian Sebelumnya Instrumen Dokumen organisasi.
Pengamatan di Hasil wawancara.
Hasil telaah dokumen organisasi.
Hasil pengamatan di Data dan Informasi Implementasi SI/TI Proses COBIT 5 yang Relevan Suryopratomo Merumuskan Masalah Penelitian Pertanyaan Penelitian Studi Literatur Theoritical Framework Pengumpulan Data Hasil wawancara.
Hasil telaah dokumen organisasi.
Hasil pengamatan di Lapangan Pengolahan Data Data dan Informasi Implementasi SI/TI Pemilihan Proses COBIT 5 yang Relevan Proses COBIT 5 yang Relevan Pengukuran Tingkat Kapabilitas Proses Saat Ini Tingkat Kapabilitas Proses Saat ini Ekonam 3.
Vol.
03 No.
Hlm: 58-67 EKONAM: Jurnal Ekonomi Available online at http://ejournal.
uicm-unbar.
id/index.
php/ekonam e-ISSN: 2685-8118 Proses COBIT 5 yang Relevan Penentuan Target Tingkat Kapabilitas Proses COBIT 5 Target Tingkat Kapabilitas Proses Tingkat Kapabilitas Saat Ini.
Target Tingkat Kapabilitas Analisis Kesenjangan Tingkat Kapabilitas Proses Hasil Analisis Kesenjangan Tingkat Kapabilitas Hasil Analisis Kesenjangan Tingkat Kapabilitas Penentuan Rekomendasi Perbaikan dan Aktivitas Rekomendasi Perbaikan Proses COBIT 5 Selesai HASIL DAN PEMBAHASAN Tabel 1 Hasil Identifikasi Enterprise Coals COBIT Perspektif Enterprise Goals yang Teridentifikasi Financial Stakeholder value of business investments Customer-oriented service culture Business service continuity and availability Customer Agile responses to changing business Optimisation of service delivery costs Optimisation Internal Managed business change programmes Operational and staff productivity Skilled and motivated people Learning and Growth Product and business inovation culture Dari tabel pemetaan di atas, enterprise goals yang teridentifikasi dapat kita rangkum menjadi sebagai berikut:
Stakeholder value of business investments Sasaran Perpustakaan dan Kearsipan mewujudkan pengelolaan arsip yang berbasis TIK, harus ditunjang komitmen stakholder untuk pengelolaan arsip berbasis TIK.
Suryopratomo Ekonam 3.
EKONAM: Jurnal Ekonomi e-ISSN: 2685-8118 Vol.
03 No.
Hlm: 58-67 Available online at http://ejournal.
uicm-unbar.
id/index.
php/ekonam Customer-oriented service culture Perpustakaan dan Kearsipan menekankan pada budaya layanan kepada pelanggan, dalam hal ini pelanggan yang dimaksud adalah publik atau masyarakat.
Perpustakaan dan Kearsipan merupakan suatu instansi pemerintah yang memiliki tugas pokok dan fungsi memberikan pelayanan yang prima bagi Business service continuity and availability Untuk meningkatkan pelayanan bagi masyarakat, keberlangsungan dan ketersediaan layanan bisnis menjadi hal yang penting dalam penyelenggaraan proses bisnis di Perpustakaan dan Kearsipan.
Ketersediaan sarana dan layanan yang berbasis teknologi informasi akan mendukung terwujudnya tata kelola yang baik dan kualitas layanan yang optimal.
Agile responses to changing business environment Peningkatan kualitas dan kapasitas perpustakaan dan kearsipan terus dilakukan karena perpustakaan sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat.
Jumlah SDM perpustakaan masih kurang sehingga permasalahan pelayanan di Perpustakaan dan Kearsipan menjadi penghambat lembaga karena pembinaan lembaga/SDM perpustakaan belum insentif, menjadi pendorong untuk dilakukan penguatan regulasi SDM perpustakaan.
Optimisation of service delivery costs Tujuan optimalisasi biaya penyampaian layanan adalah untuk memberikan layanan kepada masyarakat dengan biaya yang optimal.
Perpustakaan dan Kearsipan mengembangkan infrastruktur perpustakaan dan kearsipan melalui peningkatan sarana dan prasarana, serta mutu dan kompetensi sumberdaya manusia perpustakaan dan kearsipan melalui pengelolaan yang transparan dan akuntabel.
Optimisation of business process functionality Terwujudnya Perpustakaan dan Kearsipan sebagai deposit yang mencerminkan seluruh terbitan berupa karya tulis, karya cetak dan/atau karya rekam digital termasuk naskah kuno/manuskrip.
Bidang Deposit dan Pengolahan Bahan Perpustakaan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan penyusunan dan pengkajian bahan kebijakan teknis dan fasilitas bidang deposit dan pengolahan bahan perpustakaan.
Managed business change programmes Mengembangkan bidang layanan otomasi informasi berbasis pustaka dan arsip digital melalui pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi.
Perpustakaan dan Kearsipan melakukan peningkatan pengelolaan perencanaan program yang berlandaskan pada prinsip penyerapan anggaran yang berbasis kinerja dilakukan untuk meningkatkan jumlah program yang on time dan on budget sehingga dapat memuaskan semua stakeholder, serta untuk meningkatkan kesadaran akan perubahan bisnis.
terwujudnya peningkatan tata kelola administrasi dan akuntabilitas kinerja yang profesional dan Operational and staff productivity Meningkatnya kualitas dan kapasitas perpustakaan dan kearsipan sebagai sarana pembelajaran sepanjang hanyat yang ditandai oleh meningkatnya standar mutu perpustakaan dan kearsipan serta kompetensi SDM di semua jenis perpustakaan dan kearsipan.
Pelaksanaan pelayanan di Perpustakaan dan Kearsipan membutuhkan profesionalisme dari SDM dan operasional yang produktif agar layanan yang diberikan merupakan layanan yang prima sehingga dapat meningkatkan kepercayaan masyarakat.
Suryopratomo Ekonam 3.
EKONAM: Jurnal Ekonomi e-ISSN: 2685-8118 Vol.
03 No.
Hlm: 58-67 Available online at http://ejournal.
uicm-unbar.
id/index.
php/ekonam Skilled and motivated people Dalam rangka memberikan pelayanan yang prima bagi masyarakat, maka kebutuhan akan sumber daya manusia yang memiliki keahlian, kompetensi, dan motivasi tinggi menjadi isu yang penting.
Tersedianya SDM yang meskipun masih terbatas secara kualitas dan kuantitas di bidang perpustakaan dan kearsipan tetapi peran dan atau kewenangan yang diberikan cukup besar, untuk menggerakkan penyelenggaraan perpustakaan dan kearsipan.
Product and business innovation culture Menggerakkan masyarakat gemar membaca dalam mewujudkan masyarakat yang kreatif dan inovatif berbasis pengetahuan.
Perpustakaan dan Kearsipan memiliki program peningkatan sarana dan prasarana perpustakaan dan kearsipan yang modern.
Tabel.
Hasil Pengukuran Kapabilitas Proses Level Kapabilitas Proses 0 1 2 3 4 EDM01 - Ensure Governance Framework Oo Setting and Maintenance EDM03 - Ensure Risk Optimisation Oo EDM04 - Ensure Resource Optimisation Oo APO01 - Manage the IT Management Oo Framework APO05 - Manage Portfolio Oo APO08 - Manage Relationships Oo APO11 - Manage Quality Oo APO13 - Manage Security Oo BAI02 - Manage Requirements Definition Oo BAI04 - Manage Availability and Capacity Oo BAI05 - Manage Organisational Change Oo Enablement BAI08 - Manage Knowledge Oo DSS02 - Manage Service Requests and Oo Incidents DSS04 - Manage Continuity Oo Kategori Kapabilitas Manage Incomplete Manage Manage Manage Manage Performed Manage Performed Established Incomplete Performed Performed Incomplete Pada domain EDM.
Perpustakaan dan Kearsipan telah melaksanakan secara tata kelola yaitu, transparansi, akuntabilitas serta pemberian manfaat dari teknologi informasi yang dikembangkan baik untuk internal maupun untuk masyarakat umum.
Namun tingkatan ini belum bisa naik ke tingkat dua karena proses manajemen risiko secara keseluruhan belum memenuhi persyaratan dari COBIT 5.
Persyaratan mengenai risk apetite atau persyaratan manajemen risiko secara keseluruhan menyebabkan EDM03 harus dinilai bahwa proses belum dilaksanakan sesuai persyaratan.
Pada domain APO.
Perpustakaan dan Kearsipan telah melakukan pengelolaan atau managed.
Hal ini terlihat bagaiamana perencanaan pada setiap proses dilaksanakan terlebih dahulu dan ada dokumentasi yang cukup baik.
Namun beberapa proses masih belum terdokumentasi dengan baik atau sifatnya masih ad hoc dan beberapa proses seperti APO01.
APO05, dan APO08 belum memiliki standar yang jelas dan pengawasannya masih belum optimal.
Pada domain BAI.
Perpustakaan dan Kearsipan berada pada tingkat Performed.
Established, dan Incomplete.
Hal ini terlihat bahwa pengimplementasian yang telah direncanakan dapat dilaksanakan sesuai rencana, didokumentasikan dan memiliki standar dan pengawasan yang baik.
Kelemahan ada pada BAI02 dan BAI08 yang pendokumentasian atas proses serta pelaksanaan rencana masih belum Sedangkan.
BAI 05 berkaitan dengan perubahan struktur organisasi yang belum pernah Suryopratomo Ekonam 3.
EKONAM: Jurnal Ekonomi e-ISSN: 2685-8118 Vol.
03 No.
Hlm: 58-67 Available online at http://ejournal.
uicm-unbar.
id/index.
php/ekonam dilakukan oleh bidang layanan otomasi sehingga belum jelas siapa yang bertanggung jawab untuk perubahan dan perencanaan untuk berubah belum siap.
Pada domain DSS.
Perpustakaan dan Kearsipan berada pada tingkat performed dan Incomplete.
Pada proses-proses di dalam domain ini telah berjalan sesuai dengan persyaratan, namun pada domain ini masih ada kelemahan dikarenakan masih belum optimalnya pendokumentasian dan masih belum berfungsinya fungsi Disaster Recovery System.
Hal ini terlihat pada proses DSS02 dan DSS04.
EDM 03 Ae Ensure Risk Optimisation Pengelolaan risiko yang dilakukan oleh bidang layanan otomasi sudah dilakukan namun masih terbatas based on project atau sifatnya ad hoc.
Beberapa pengelolaan risiko yang telah dilakukan seperti back up system.
RFID, one to one replacements, penggunaan genset, hak otorisasi dan lainnya.
Bidang layanan otomasi telah membuat analisis risiko namun masih ada risiko yang tidak teridentifikasi, ada risiko yang tidak dikendalikan dan pengawasan terhadap risiko.
Namun, pengidentifikasian risiko masih belum secara penuh dalam setiap pekerjaan.
Pendokumentasian atas risiko yang tidak teridentifikasi juga lemah sehingga pengendaliannya masih lemah.
Perpustakaan dan Kearsipan belum melaksanakan manajemen risiko secara terintegrasi dengan bidang layanan otomasi sehingga penentuan risk apettite tidak ada.
Penentuan risk apetite ini akan berdampak pada pengelolaan risiko tersebut.
Artinya, risiko yang telah diidentifikasi oleh bidang layanan otomasi tidak dapat ditentutukan apakah sudah sesuai pada titik risiko dapat diterima atau tidak.
BAI05 Ae Manage Organizational Change Environment Bidang layanan otomasi memang telah berkembang namun secara struktur organisasi tata kelola seharusnya sudah mengalami perubahan.
Perubahan organisasi bisa dikatakan belum berubah secara signifikan.
Adanya tugas kerja dengan lingkup serta tanggungjawab yang besar sudah semestinya ada perubahan dalam organisasi bidang layanan otomasi DSS04 Ae Manage Continuity Pada proses ini bidang layanan otomasi telah melakukan pengawasan terhadap sistem informasi melalui web dan adanya sistem piket untuk mengawasi ketersediaan layanan.
Namun, untuk DRC .
isaster recovery syste.
dinilai belum memadai.
DRC telah dibuat dengan jarak 4,5 KM dari kantor pusat dengan sistem mirroring.
Namun, bila sistem ini di pusat down, untuk menjalankan sistem yang ada di DRC tidak bisa langsung bekerja.
Di sistem DRC masih tidak bisa digunakan saat ini.
APO11 Ae Manage Quality Pada pengelolaan kualitas pelayanan dan solusi TI di Perpustakaan dan Kearsipan masih belum Untuk pelayanan biayanya ada beberapa pekerjaan di lakukan oleh pihak ketiga.
Kelemahan dalam kualitas pelayanan dan solusi adalah ketepatan waktu dalam menangani masalah dan terkadang terdapat beberapa masalah yang berulang dua kali serta dokumentasi atas masalah tersebut.
BAI02 Ae Manage Requirements Definitions Perpustakaan dan Kearsipan telah nelakukan analisis risiko baik risiko atas perpustakaan dan Ti.
Namun, bidang layanan otomasi di dalam prosesnya masih mengalami risiko yang tidak teridentifikasi dan butuh waktu dalam mencari solusinya BAI08 Ae Manage Knowledge Perpustakaan dan Kearsipan telah memiliki suatu portal khusus pegawai untuk melakukan sharing apapun tidak terkecuali TI.
Sharing ini mirip dengan sosial media namun hanya sebatas lingkungan pegawai saja.
Portal ini telah dikelola sebagai bagian dari pengelolaan pengetahuan.
DSS02 Ae Manage Service Requests and Incidents Perpustakaan dan Kearsipan dalam menanggulangi permintaan pelayanan dan insiden atas teknologi informasi memiliki beberapa cara.
Bila berkaitan dengan masyarakat umum bisa melihat FAQ, sosial media, call center, dan email langsung.
Bila menyangkut internal, bisa lewat helpdesk, portal, atau email.
Namun, memang beberapa hal kurang optimal dalam hal kecepatan respond dan kecepatan penyelesaian masalah.
Namun, ada beberapa pelayanan yang dikelola oleh pihak ketiga.
Pengelolaan ini terdapat SLA yang telah mengatur sesuai yang telah disepakati tapi tetap ada ambang batas toleransi.
EDM01 Ae Ensure Governance Framework Setting and Maintanance Suryopratomo Ekonam 3.
EKONAM: Jurnal Ekonomi e-ISSN: 2685-8118 Vol.
03 No.
Hlm: 58-67 Available online at http://ejournal.
uicm-unbar.
id/index.
php/ekonam Kelemahan dari tata kelola di Perpustakaan dan Kearsipan adalah belum dilakukan pengukuran dan pengawasan atas Tata Kelola Publik yang baik .
ood public governanc.
Perpustakaan dan Kearsipan telah melakukan tata kelola dengan melakukan transparansi rencana dan hasil yang telah EDM04 Ae Ensure Resource Optimisation Optimalisasi sumber daya tidak hanya berkaitan dengan sumber daya asset .
ardware dan Namun juga manusia, dan prosesnya .
dengan biaya yang efektif.
Sumber daya asset yang ada di Perpustakaan dan Kearsipan saat ini dinilai telah cukup untuk menopang beban kinerja IT yang ada.
Namun, pengawasan dan maintance atas sumber daya yang ada terkadang masih kurang, karena ada unit kerja lain yang melakukan tugas tersebut.
Hal ini dapat menyebabkan optimalisasi sumber daya yang ada juga berkurang.
Untuk aplikasi masih belum terintegrasi secara baik semuanya.
Saat ini masih dilakukan pembangunan untuk deputi 1 saja belum ke deputi lainnya.
SDM yang ada sudah cukup namun belum optimal.
Kecilnya struktur organisasi yang ada menyebabkan masih adanya beberapa pegawai melakukan rangkap jabatan.
APO01 Ae Manage the IT Management Framework Pada proses ini target adalah established.
Hal ini dikarenakan belum adanya sebuah panduan Tata Kelola Publik yang berstandar yang digunakan Perpustakaan dan Kearsipan sehingga belum terintegrasi baik dengan tata kelola teknologi informasi.
APO05 Ae Manage Portofolio Proses ini Perpustakaan dan Kearsipan telah melakukan portofolio atas investasi TI.
Namun belum dilakukan pengukuran atas keberhasilan portofolio tersebut.
Apakah investasi TI yang dilakukan sudah selaras dengan strategi dari Perpustakaan dan Kearsipan itu sendiri.
APO08 Ae Manage Relationship Pada proses ini Perpustakaan dan Kearsipan telah sadar atas pentingnya teknologi informasi dalam perkembangan perpustakaan pada umumnya.
Hal ini terjadi pada misi dan secara eksplisit diharuskan dalam Undang-Undang tentang Perpustakaan.
APO13 Ae Manage Security Perpustakaan dan Kearsipan telah memiliki sistem disaster untuk asset .
uku, arsip, dokume.
dan produk lainnya serta untuk teknologi informasi itu sendiri.
Perpustakaan belum menentukan secara optimal mengenai dampak yang dapat diterima bila suatu risiko terjadi.
BAI04 Ae Manage Availability and Capacity Perpustakaan dan Kearsipan telah mengelola ketersediaan dan kapasitas yang ada.
Namun adanya kekurangan dalam hal kecepatan pelayanan dan prediksi atas kapasitas di masa yang akan SIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai pengukuran kapabilitas proses pada perpustakaan dan kearsipan dapat dilihat dimana hasil Pengukuran kapabilitas tata kelola TI di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan menggunakan kerangka kerja COBIT 5 menunjukkan tingkat kapabilitas proses TI sebagai berikut:
C Tiga proses TI berada pada level 0 (Incomplete Proces.
, yaitu EDM03.
BAI05 dan DSS04 C Empat proses TI berada pada level 1 (Performed Proces.
, yaitu APO11.
BAI02.
BAI08, dan DSS02 C Enam proses TI berada pada level 2 (Manage Proces.
, yaitu EDM01.
EDM04.
APO01.
APO05.
APO08, dan APO13 C Satu proses TI berada pada level 3 (Establishe.
yaitu BAI04 Berarti.
Perpustakaan dan Kearsipan saat ini secara keseluruhan berada pada level managed process atau tingkat 2 untuk Capabiliy Level Untuk target tingkat kapabilitas yang ingin dicapai berada pada level 1 (Performed Proces.
, level 3 (Established Proces.
dan level 4 (Predictable Proces.
Suryopratomo Ekonam 3.
EKONAM: Jurnal Ekonomi e-ISSN: 2685-8118 Vol.
03 No.
Hlm: 58-67 Available online at http://ejournal.
uicm-unbar.
id/index.
php/ekonam Untuk meningkatkan kapabilitas tata kelola TI di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, maka diberikan rekomendasi perbaikan sebagai langkah untuk memperbaiki proses-proses TI di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan agar dapat mencapai tingkat kapabilitas yang ditargetkan.
Rekomendasi perbaikan disusun berdasarkan kerangka kerja COBIT 5 dan dilakukan secara bertahap mulai dari peningkatan dari level target terendah hingga mencapai level target yang diinginkan.
Rekomendasi perbaikan yang utama diusulkan dan penting untuk diperhatikan diantaranya:
C Pada domain Evaluate.
Direct and Assess (EDM) terdapat tiga proses, perbaikan untuk peningkatan dengan membuat kembali suatu standar tata kelola yang terintegrasi dan melakukan penilaian manajemen risiko yang terintegrasi antar unit.
C Pada domain Align.
Plan, and Organize (APO) perbaikan bisa berfokus pada pembuatan standar kerja dengan mempertimbangkan standar nasional atau internasional sebagai dasar C Pada domain Build.
Acquire, and Implement (BAI) perbaikan bisa dengan melakukan pendokumentasian, perbaikan pengawasan dan pengajuan perubahan struktur organisasi untuk BAI05 (Manage Organizational Change Environmen.
C Pada domain Deliver Service and Support (DSS) perbaikan bisa berfokus pada pembuatan DRC (Disaster Recovery Syste.
dan pengawasannya.
C Pada domain Monitor.
Evaluate and Assess (MEA) berfokus pada peningkatan koordinasi pengawasan antar lini dan antar Perpustakan dan Kearsipan Mitra.
C Perbaikan untuk peningkatan tingkat kapabilitas dapat menggunakan jasa pihak luar dan professional yang ahli dalam bidang seperti analis, manajemen risiko dan tata kelola informasi.
DAFTAR PUSTAKA