Jurnal Sains dan Kesehatan .
Vol.
No.
3 Mei .
e-ISSN 2961Oe8150 Perancangan Sistem Informasi Retensi dan Penyusutan Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Selvi Mayang Sari 1*.
Ahmad Amirudin 2.
Sherly Lestari 3
1,2,3
Politeknik Baubau.
Baubau.
Indonesia
ARTICLE INFORMATION
A B S T R A C T
Received: 17 Mei 2024 Revised: 25 Mei 2024 Accepted: 30 Mei 2024 DOI: 10.
57151/jsika.
Proses kegiatan retensi dan penyusutan berkas rekam medis di RSUD Kabupaten Buton Selatan masih bersifat manual, dengan sistem manual yang dijalankan saat ini tentu saja akan menghambat kegiatan operasional Rumah Sakit dan dapat menghambat efektivitas kinerja petugas.
Proses pemilahan adalah untuk mengurangi penumpukan dalam penyimpanan .
rekam medis pasien dan untuk mengurangi penumpukan berkas rekam medis yang dipisahkan berdasarkan nilai kegunaannya.
Hal ini disebabkan keterbatasan ruang penyimpanan yang berarti berkas rekam medis pasien inaktif harus dimusnahkan.
Pengelolahan berkas rekam medis harus disimpan dengan sebaik-baiknya karena itu sangat penting untuk data perawatan pasien, akreditasi untuk meningkatkan standar kualitas di pelayanan kesehatan, bahan penelitian pendidikan, biaya dan bahkan hukum.
Oleh sebab itu perlu di adakannya sistem Informasi retensi dan penyusutan agar dapat membantu dan mempermudah petugas sesuai dengan kondisi dan kebutuhan Rumah sakit.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi retensi dan penyusutan berkas rekam medis menggunakan miscrosoft access.
Metode yang digunakan adalah menggunakan jenis pendekatan deskriptif dan metode teknik pengunpulan data menggunakan pedoman wawancara, observasi, studi dokumentasi dengan menganalisis kebutusan user, pembuatan flowchart.
DFD level 0-1 , dan Entity Relationship Diagram.
Hasil penelitian ini menghasilkan desain user interface berupa tampilan login, register, tampilan dashboard, tampilan rekam medis, tampilan kunjungan, tampilan retensi dan pelaporan secara terintegrasi sehingga pelayanan medis dapat di Rumah Sakit dapat saling berkesinambungan.
Perancangan sistem ini dibuat sesuai dengan teknik pengumpulan data.
KEYWORDS
Microsoft Access.
Rekam Medis.
Retensi.
Sistem Informasi Microsoft Access.
Medical Records.
Retention.
Information System
CORRESPONDING AUTHOR
Nama : Selvi Mayang Sari Address: Jl.
Drs.
H La Ode Manarfa RT.
01 RW 03
Kel.
Baadia.
Kec.
Murhum.
Kota Baubau E-mail : selvimayang@gmail.
The process of retention and shrinkage of medical record files at the South Buton Regency Hospital is still manual, with the current manual system that will certainly hamper the operational activities of the Hospital and can hamper the effectiveness of officer The sorting is reduce the buildop in storing .
patient medical records and to reduce the buildup of medical record files which are separated based on their useful value.
This is due to limited storage space which means that inactive patient medical record files must be destroyed.
Management of medical record files must be kept as well as possible because it is very important for patient care date, accreditation toimprove quality standards in health services, educational research materials, costs and even legal.
Therefore, it is necessary to have a retention and shrinkage information system in order to help and facilitate officers in accordance with the conditions and needs of the hospital.
This study aims to design an information system for retention and shrinkage of medical record files using Microsoft Access.
The method used is to use a descriptive approach and the method of data collection techniques using interview guidelines, observation, documentation studies by analyzing user requirements, making flowchart.
DFD level 0-1, and Entity Relationship Diagrams.
Respondents in the design of this system involved the head of medical records and medical records officers.
The results of this study resulted in a user interface design in the form of a login display, register, dashboard display, medical record display, visit display, retention display and reporting in an integrated manner so that medical services can be interconnected in the hospital.
This system design is made in accordance with data collection Open acces: https://ejournal.
id/index.
php/jsika Jurnal Sains dan Kesehatan .
Vol.
No.
3 Mei .
e-ISSN 2961Oe8150
PENDAHULUAN
Sistem informasi kesehatan merupakan suatu pengelolaan informasi di seluruh tingkat pemerintah secara sistematis dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat (Suriati et , 2.
Perkembangan sistem informasi yang cepat telah ke beragam sector, termasuk di bidang Alasan untuk menggunakan sistem informasi adalah kemampuannya, untuk memberikan layanan kesehatan masyarakat secara efektif, meningkatkan efisiensi dan produktivitas operasional kesehatan masyarakat dengan memanfaatkan sumber informasi kesehatan, penggunaan sistem informasi semakin banyak digunakan pada fasilitas pelayanan kesehatan seperti rumah sakit, dimana dokter, perawat, dan tenaga kesehatan lainnya yang berkontribusinya merupakan salah satu faktor kunci peningkatan mutu kesehatan masyarakat.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan No.
30 Tahun 2019 tentang rumah sakit adalah sebagai institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.
Rekam medis adalah dokumen yang berisikan data identitas pasien, pemeriksaan penunjang, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (Permenkes No.
Pengelolahan berkas rekam medis harus disimpan dengan sebaik-baiknya karena itu sangat penting untuk data perawatan pasien, akreditasi untuk meningkatkan standar kualitas di pelayanan kesehatan, bahan penelitian pendidikan, biaya dan bahkan hukum.
Apabila rekam medis telah melewati masa penyimpanan 5 tahun maka rekam medis tersebut termasuk dalam rekam medis inaktif sehingga harus dipisahkan dari rekam medis aktif.
Tujuan proses pemilahan adalah untuk mengurangi penumpukan dalam penyimpanan .
rekam medis pasien dan untuk mengurangi penumpukan berkas rekam medis yang dipisahkan berdasarkan nilai kegunaannya.
Hal ini disebabkan keterbatasan ruang penyimpanan yang berarti berkas rekam medis pasien inaktif harus dimusnahkan.
Sistem informasi retensi berkas rekam medis untuk memudahkan petugas dalam mencari dan memisahkan berkas rekam medis yang sudah inaktif serta memudahkan dalam pembuatan laporan (Sustiana, 2.
Sistem informasi retensi berkas rekam medis berbasis web yang dapat mempermudah petugas maupun dokter dalam melihat formulir pasien yang dilakkan retensi, dapat menyimpan hasil scan formulir rekam medis sebelum dimusnahkan serta dapat menampilkan formulir hasil scan yang telah di upload ke dalam sistem informasi (Rohman, 2.
Penelitian ini di lakukan di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buton Selatan yang berdiri sejak tahun 2018.
Berdasarkan studi pendahuluan didapatkan total 90.
000 berkas rekam medis dan sudah melakukan retensi secara manual tetapi belum pernah melakukan pemusnahan.
Oleh karena itu peneliti tertarik melakukan penelitian berjudul Perancangan Sistem Informasi Retensi dan Penyusutan Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buton Selatan Tahun 2023 menggunakan Microsoft Access.
METODE
Jenis penelitian ini menggunakan penelitian deskriptif dengan menggunakan analisa kualitatif.
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara, observasi dan studi dokumentasi.
Subjek perancangan dalam penelitian ini terdiri dari dua yaitu kepala instalasi rekam medis dan 1 petugas rekam medis.
Objek perancangan pada penelitian ini berupa berkas rekam medis in aktif dan sistem informasi retensi dan penyusutan.
Lokasi Penelitian ini dilaksanakan di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buton Selatan.
Kota Baubau.
Sulawesi Tenggara.
Waktu Penelitian ini dimulai pada bulan Mei -September 2023.
HASIL & PEMBAHASAN
Analisis Kebutuhan Petugas Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan kepada subyek penelitian yaitu petugas rekam medis diketahui kegiatan pelaksanaan retensi dan penyusutan berkas rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buton Selatan dilakukan secara manual dengan cara memilah satu persatu berkas rekam medis dengan melihat tanggal kunjungan pasien.
Open acces: https://ejournal.
id/index.
php/jsika Jurnal Sains dan Kesehatan .
Vol.
No.
3 Mei .
e-ISSN 2961Oe8150 Tabel 1.
Hasil Observasi di Unit Rekam Medis Aspek yang diobservasi Adanya Prosedur tetap mengenai Retensi dan penyusutan Berkas Rekam Medis Berkas rekam medis inaktif disimpan di ruang yang berbeda dengan penyimpanan berkas rekam medis aktif Tidak E Ya,ada E Ya, terpisah E Adanya rak penyimpanan berkas rekam medis inaktif Terjadinya kepadatan berkas rekam medis di rak penyimpanan Berkas rekam medis dipilah berdasarkan tanggal terakhir kujungan Adanya jaringan Wi-Fi Sumber: Data Primer, 2023 Hasil Observasi Keterangan E Tidak ada rak Ada Analisis Kebutuhan Sistem Dari hasil observasi dan wawancara dengan petugas rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buton Selatan dalam pelaksanaan retensi rekam medis masih dilakukan secara manual yaitu dimulai dari pemilahan dan pemindahan rekam medis inaktif yang dihitung sejak 5 tahun kebelakang, dengan cara melihat tanggal kunjungan terakhir kali pasien berobat, kemudian berkas tersebut dipilah sebelum melakukan pemusnahan.
Dengan adanya sistem informasi retensi yang dirancang ini bertujuan untuk memudahkan kegiatan retensi, agar proses pencarian berkas menjadi lebih cepat.
Apabila rekam medis terdapat formulir yang masih bernilai guna, yang bermanfaat sebagai alat bukti pelayanan yang diberikan oleh instalasi kesehatan terhadap pasien, sebagai alat bukti pengadilan maka formulir tersebut tidak dimusnahkan dan disimpan.
Tabel 2.
Hasil checklist studi dokumentasi Aspek yang diobservasi Hasil Observasi Tidak Keterangan Alur Retensi Berkas Rekam Medis Oo Ada SOP Retensi Berkas Rekam Medis Ruang Rekam Medis Inaktif Sumber: Data Primer, 2023 Oo Oo Ada Ada Perancangan Tahapan perancangan sistem ini dimulai dari flowchart.
Data Flow Diagram level 0-1.
Entity Relationship Diagram.
Flowchart Gambar 1.
Flowchart Jurnal Sains dan Kesehatan .
Vol.
No.
3 Mei .
e-ISSN 2961Oe8150 Pada gambar 1 alur yang akan dilakukan pertama kali yaitu petugas retensi login terlebih dahulu kemudian masuk kedalam menu rekam medis didalam menu tersebut petugas bisa menambahkan data rekam medis kemudian petugas akan melihat data kunjungan pasien terakhir kali apabila rekam medis digunakan terakhir berobat 5 tahun kebelakang maka status rekam medis tersebut inaktif kemudian petugas akan memilah formulir yang masih bernilai guna sebelum di retensi, apabila berkas rekam medis dalam status aktif maka akan disimpan kembali di rak penyimpanan, setelah proses tersebut petugas retensi membuat laporan data rekam medis yang akan diretensi untuk disampaikan kepada kepala ruangan rekam medis dan direktur rumah sakit.
Data Flow Diagram 0 Gambar 2.
Data Flow Diagram Level 0 Data Flow Diagram 0 yang dibuat pada gambar 2 menjelaskan bahwa petugas retensi dapat mengelolah data rekam medis, data kunjungan dan data retensi yang kemudian sistem informasi ini menghasilkan laporan data retensi yang nantinya akan di beritahukan kepada kepala rekam medis dan direktur rumah sakit.
Data Flow Diagram Level 1 Gambar 3.
DFD Level 1 DFD Level 1 ini bagian dari penggambaran aliran-aliran data yang ada pada sistem menjadi bagian lebih kecil.
DFD level 1 memiliki 5 proses seperti yang terlihat pada gambar 3, yaitu proses 1.
untuk mengelola login, proses 2.
0 untuk mengelola data kunjungam, proses 3.
0 untuk mengelola data rekam medis, proses 5.
0 untuk mengelola laporan.
Jurnal Sains dan Kesehatan .
Vol.
No.
3 Mei .
e-ISSN 2961Oe8150 Entity Relantionship Diagram Gambar 4.
ERD
ERD adalah suatu susunan data yang bertujuan untuk menejelaskan antardata dalam basis data, yang dideskripsikan oleh atribut-atribut yang menggambarkan seluruh komponen dari sistem yang dibuat.
Seperti terlihat pada gambar 4.
Desain User Interface Tampilan Login dan Register Gambar 5.
Login Gambar 6.
Register Dalam tampilan login petugas retensi ini terdapat dua kolom untuk mengisi username dan password serta 2 button untuk memulai mengoperasikan sistem informasi retensi rekam medis Tampilan Register terdapat 3 kolom untuk mengisi nama lengkap petugas, username, dan password serta terdapat 2 button untuk mengoprasikan sistem informasi retensi rekam medis Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 5 dan 6.
Jurnal Sains dan Kesehatan .
Vol.
No.
3 Mei .
e-ISSN 2961Oe8150 Tampilan Dashboard Gambar 7.
Dashboard Pada tampilan Dashboard atau menu awal ini terdapat 4 button yang terdiri dari Rekam Medis.
Kunjungan.
Retensi.
Laporan dan Keluar untuk mengoperasikan sistem informasi retensi rekam medis elektronik.
Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 7.
Tampilan Halaman Rekam Medis Gambar 8.
Rekam Medis Pada tampilan halaman Rekam Medis terdapat 4 button yang terdiri dari Tambah.
Ubah.
Hapus, dan Kembali terdapat juga kolom pencarian dan tabel list data pasien.
Jika ingin menambah data pasien cukup klik Tambah dan terdapat kolom No Rekam Medis.
Nama Pasien.
Jenis Kelamin.
Tanggal Lahir.
Nama Dokter, dan Poliklinik serta terdapat 2 button terdiri dari Simpan dan Batal.
Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 8.
Tampilan Halaman Kunjungan Gambar 9.
Kunjungan Jurnal Sains dan Kesehatan .
Vol.
No.
3 Mei .
e-ISSN 2961Oe8150 Berikut merupakan halaman kunjungan yang digunakan untuk menginput data kunjungan Tampilan ini terdapat 4 button yang terdiri dari Tambah.
Ubah.
Hapus, dan Kembali terdapat juga kolom pencarian dan tabel list data pasien.
Jika ingin menambah data kunjungan cukup klik Tambah akan terdapat kolom Id Kunjungan.
No Rekam Medis.
Nama Pasien.
Poliklinik, dan Tanggal Kunjungan serta terdapat 2 button terdiri dari Simpan dan Batal.
Dapat dilihat pada gambar Tampilan Halaman Retensi Gambar 10.
Retensi Berikut merupakan halaman retensi.
Tampilan ini terdapat 4 button yang terdiri dari Tambah.
Ubah.
Hapus, dan Kembali terdapat juga kolom pencarian dan tabel list data pasien.
Jika ingin mengetahui umur berkas dan status berkas cukup klik tambah terdapat kolom Id Retensi.
Nomor Rekam Medis.
Nama Pasien.
Jenis Kelamin.
Tanggal Lahir.
Kunjungan Awal.
Kunjungan Akhir.
Umur Berkas, dan Status Berkas.
Pada kolom Id Pasien.
Nama Pasien.
Jenis Kelamin.
Tanggal Lahir.
Kunjungan Awal.
Kunjungan Akhir.
Umur Berkas, dan Status Berkas akan terisi secara otomati jika mengklik button cari dan mengisi kolom No Rekam Medis untuk No Rekam Medis yang akan dituju.
serta terdapat 2 button terdiri dari Simpan dan Batal.
Tampilan ini dapat dilihat pada gambar 10.
Tampilan Halaman Laporan Gambar 11.
Laporan Berikut merupakan halaman laporan retensi rekam medis yang berisikan daftar laporan berkas rekam medis yang akan diretensi.
Tampilan ini terdapat 4 button yang terdiri dari Tampilkan.
Cetak.
Export, dan Kembali terdapat juga tabel list data pasien serta logo nama rumah sakit, dan alamat rumah sakit.
Dapat dilihat pada gambar 11.
PENUTUP
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Buton Selatan peneliti dapat menarik kesimpulan sebagai berikut: .
Kegiatan retensi yang masih manual yang dilakukan dalam pemilahan rekam medis satu persatu berkas rekam medis yang tidak digunakan dilihat kunjungan terakhir tanggal kunjungan berobat.
Kendala yang ditemukan yaitu belum adanya tim dari rumah sakit yang dibentuk untuk melakukan kegiatan retensi .
Perancangan pembuatan Jurnal Sains dan Kesehatan .
Vol.
No.
3 Mei .
e-ISSN 2961Oe8150 sistem retensi dan penyusutan berkas rekam medis dengan membuat flowchart, data flow diagram level 0-1, enity relationship diagram dan user interface sebagai alat pembuatan model untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data .
Perancangan sistem informasi ini sangat penting dan berguna agar bisa di implementasikan untuk mengembangkan sistem informasi retensi menjadi aplikasi atau terkomputerisasi sepenuhnya.
DAFTAR PUSTAKA