Volume 1 Nomor 2 Tahun 2023 Halaman : 39-43 Barriers to Filling Officers in the Medical Record File Storage System at Awal Bros Hospital Pekanbaru Hambatan Petugas Filling Dalam Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Awal Bros Pekanbaru Doni Jepisah.
Roslia Asrin.
Putri Permata Sari.
Muhammad Ridho Hanafi STIKES Hang Tuah Pekanbaru rosliaasrinlia@gmail.
Disubmit: 18 Juni 2023.
Revisi : 30 Juni 2023.
Terbit: 19 Juli 2023
ABSTRAK
Hambatan yang biasa terjadi kepada petugas filling yaitu disebabkan oleh sarana dan prasarana yang tersedia didalam suatu Rumah Sakit .
Untuk mengetahui hambatan yang terjadi pada saat penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Awal Bros Pekanbaru yaitu ada beberapa faktor seperti faktor Man.
Material.
Machines, and Methode.
Dari hasil yan diperoleh diketahui bahwa ada beberapa sarana yang terkadang menghambat petugas bagian filling dalam proses penyimpanan dan pengeluaran berkas rekam Seperti, rak penyimpanan rollAoo pack yang sebagian sudah rusak tetapi masih dipergunakan.
Karna mengingat tingginya angka kunjungan dalam setiap harinya, dan masih banyak dokumen yang belum di scan untuk dijadikan EMR (Electronic Medical Recor.
Maka dari itu, jika semua berkas-berkas yang ada sudah menjadi EMR, barulah bisa mengosongkan rollAoo pack dan memperbaiki yang telah rusak.
Kata Kunci : Hambatan Petugas Filling.
Sistem Penyimpanan.
Rumah Sakit.
ABSTRACT
Barriers that usually occur to filling officers are caused by the facilities and infrastructure available in a To find out the obstacles that occur when storing medical record files at Awal Bros Hospital.
Pekanbaru, there are several factors such as Man.
Material.
Machines, and Method factors.
From the results obtained, it is known that there are several facilities that sometimes hinder the filling officer in the process of storing and issuing medical record files.
For example, a roll'o pack storage rack that is partially damaged but is still in use.
Because considering the high number of visits every day, and there are still many documents that have not been scanned to be used as EMR (Electronic Medical Record.
Therefore, if all the existing files have become EMR, then you can empty the roll'o pack and repair the damaged ones.
Keywords : Barriers to Filling Officers.
Storage Systems.
Hospitals.
Pendahuluan Kesehatan merupakan hak asasi manusia dan salah satu unsur kesejahteraan yang harus diwujudkan sesuai dengan cita-cita bangsa Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat (PERMENKES No.
340/MENKES/PER/i/2.
Rekam medis merupakan salah satu bagian penting dalam membantu pelaksanaan pemberian pelayanan kepada pasien di rumah sakit.
Rekam medis terdiri dari catatan data-data pasien yang dilakukan dalam pelayanan kesehatan.
Catatan-catatan tersebut sangat penting dalam pelayanan bagi pasien karena dengan data yang lengkap dapat memberikan informasi dalam menentukan keputusan baik pengobatan, penanganan, tindakan medis, dan lainnya Hambatan Petugas Filling Dalam Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Awal Bros Pekanbaru (Permenkes No.
269/MENKES/PER/i/2.
Filling .
adalah salah satu bagian dari unit rekam medis yang bertugas menyimpan dokumen rekam medis, menyediakan dokumen rekam medis, meretensi dokumen rekam medis, dan membantu dalam pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis (Menteri Kesehatan RI, 2.
Dari hasil wawancara bersama salah satu petugas filling Rumah Sakit Awal Bros Pekanbaru, hambatan yang sering terjadi didalam proses penyimpanan berkas rekam medis adalah Auhambatan kita itu yang pertama dari rak penyimpanan, rak penyimpanan kita yang ada diruangan rekam medis itu banyak yang susah dibuka karna kan kita pakai rak Roll O Pack ya Nah rolAoo pack ini terkadang susah dibuka karna ada sebagian pemutarnya itu tidak berfungsi lagi otomatis butuh tenaga laki-laki untuk bisa membukanya.
Selain itu karna banyaknya kunjungan pasien dalam setiap harinya, dokumen rekam medis kita yang ada di dalam rak otomatis semakin banyak dan menumpuk.
Sampai kita menyediakan ruangan lain yang ada di dekat parkiran atau basement.
Nah karna banyaknya dokumen-dokumen yang ada di dalam rak, itu juga salah satu hambatan bagi kami petugas filling untuk cepat menemukan berkas rekam medis pasien, karna ada yang tertumpuk, ada juga yang tertindih berkas lain begituAy.
Maka dari itu penyebab dari kurangnya tingkat kinerja petugas filling berasal dari hambatan-hambatan yang sering terjadi pada proses penyimpanan maupun pengambilan berkas rekam medis pasien, karna tidak mudah untuk menemukan berkas secara cepat.
Metode Metode pelaksanaan merupakan tahapan atau langkah-langkah dalam melaksanakan solusi yang ditawarkan untuk mengatasi permasalahan mitra.
Adapun metode pelaksanaan kegiatan ini terdiri dari tahapan perencanaan, pelatihan atau penyuluhan, dan evaluasi.
Uraian justifikasi pengusul bersama mitra dalam menentukan persoalan prioritas yang disepakati untuk di selesaikan selama pelaksanaan program PKM, yaitu:
Perencanaan kegiatan pelatihan Tim bersama mitra merumuskan permasalahan, solusi, dan membuat draf kegiatan serta jadwal pelatihan.
Adapun kegiatan pelatihan yang akan dilaksanakan yaitu pelatihan kegiatan pelatihan tersebut tim bersama- sama menyiapkan bahan materi yang akan di berikan.
Pelatihan dan bimbingan.
Pelatihan dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah di tentukan oleh tim dan mitra.
Evaluasi Tim pengusul melakukan proses pengukuran terhadap pemahaman petugas kesehatan yang ada di rumah sakit awal bros pekanbaru dengan cara wawancara dan Hasil Pelaksanaan Pengabdian kepada masyarakat dengan tema AuHambatan Petugas Filling Dalam Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Awal Bros Pekanbaru Tahun 2022Ay ini telah dilaksanakan sejak bulan Februari 2022.
Adapun kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan adalah sebagai berikut:
Tim pengusul melakukan Survei awal dan wawancara terkait permasalahan yang akan di selesaikan dalam kegiatan penyuluhan kepada mitra pengabdian kepada masyarakat di rumah sakit awal bros sudirman pekanbaru 2022.
Hambatan Petugas Filling Dalam Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Awal Bros Pekanbaru Gambar 1.
Survey Awal PKM Tim pengusul melakukan perumusan masalah untuk menentukan prioritas penyelesaian masalah, menyusun kerangka penyelesaian masalah berdasarkan masalah yang dipilih, dan merumuskan tahapan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan oleh tim pengusul pada tanggal 07 Februari 2022.
Tim pengusul melakukan penyuluhan tentang hambatan petugas filling dalam sistem penyimpanan berkas rekam medis oleh Doni Jepisah.
Md.
PK.
SKM.
Kes pada tanggal 21 Februari 2022 di rumah sakit awal bros sudirman.
Pada kegiatan penyuluhan oleh Doni Jepisah.
Md.
PK.
SKM.
Kes tanggal 21 Februari 2022 di rumah sakit awal bros sudirman dihadiri oleh pimpinan dan seluruh staf rekam medis.
Gambar 2.
Penyuluhan Tentang Hambatan Petugas Filling Dalam Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Tim pengusul melakuan evaluasi kegiatan dengan wawancara Tim pengabdian juga observasi kepada petugas kesehatan untuk mengukur hambatan petugas filling dalam sistem penyimpanan berkas rekam medis.
Hasilnya menemukan bahwa dengan jumlah 8 orang petugas filling di rumah sakit awal bros pekanbaru itu termasuk sudah cukup dan memenuhi standar, walaupun lama atau pengalaman bekerja setiap petugas filling ini berbeda-beda, serta keikutsertaan pelatihan rekam medis masing-masing petugas juga berbeda.
selain itu, ketersediaan material SOP (Standar Operasional Prosedu.
dalam penyimpanan file rekam medis sudah ada dan sudah sesuai dengan peraturan PerMenKes RI Nomor 82 tahun 2013 pasal 3, dan SK Direktur Nomor :
047/RSAB-SK/DIR/Vi/2019 Tentang Pedoman Pelayanan Rekam Medis Rumah Sakit Awal Bros Pekanbaru.
Selanjutnya, untuk ketersediaan alat .
sarana nya sudah lengkap di Rumah Sakit Awal Bros Pekanbaru.
Hanya saja butuh perbaikan lebih agar memudahkan petugas rekam medis khususnya pada bagian filling dalam proses penyimpanan berkas rekam medis pasien, agar petugas bisa meningkatkan kinerjanya lebih baik lagi.
dan juga, ketersediaan method dalam sistem penyimpanan rekam medis sudah menerapkan kebijakan di Rumah Sakit Awal Bros Hambatan Petugas Filling Dalam Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Awal Bros Pekanbaru Pekanbaru.
Namun sedikit hambatan yaitu pada rak dan berkas rekam medis yang menumpuk terkadang sulit untuk menemukan berkas rekam medis yang dibutuhkan secara cepat.
Penutup Berdasarkan hasil pembahasan laporan kami, dapat kami simpulkan mulai dari hambatan penyimpanan berkas rekam medis, sumber daya manusia di unit rekam medis, dan tugas dari rekam medis khususnya dibagian filling di Rumah Sakit Awal Bros Pekanbaru tahun 2022 adalah sebagai berikut :
Man (Petugas Rekam Medi.
Sumber Daya Manusia pada Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Awal Bros Pekanbaru, bagian Pelaporan berjumlah 1 orang, bagian korespondensi dan assembling berjumlah 2 orang, bagian coding berjumlah 3 orang, bagian filling dan distribusi berjumlah 8 orang, bagian tim pemusnah berjumlah 2 orang.
Dari keseluruhan Sumber Daya pada bagian Rekam Medis rata-rata berpendidikan Di Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Dan untuk pelatihan yang diikuti rata-rata yaitu pelatihan eksternal.
Dan untuk jumlah petugas rekam medis khususnya pada bagain filling yaitu sebanyak 8 orang petugas bisa dikatakan sudah cukup dan telah memenuhi standar yang ada walaupun pengalaman kerja serta keikutsertaan dalam pelatihan-pelatihan rekam medis itu berbeda beda.
Material (SOP) Terkait Penyimpanan Berkas Rekam Medis Menurut hasil observasi dan wawancara.
SOP (Standar Operasional Prosedu.
yang ada terkait judul laporan adalah mengenai penyimpanan file rekam medis dan menjaga rekam medis dari kerusakan.
Machines (Ala.
Penyimpanan Berkas Rekam Medis Dari hasil observasi dan wawancara alat yang digunakan didalam sistem penomoran ialah berupa ialah berupa rak terbuka, rak tertutup, komputer, scanner, printer fotocopy, troli dan tangga.
Jadi pada saat petugas melakukan penyimpanan berkas rekam medis, mereka harus berhati-hati didalam pemasukan berkas, agar tidak sobek ataupun rusak denan cara menahan berkas sebelahnya sebelum memasukan agar memudahkan dalam penempatan berkas rekam medis tersebut, dan jika perlu gunakan sarung tangan atau handscoon agar tangan tidak luka akibat tergores map rekam medis.
Methods (Car.
Dalam Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis Dari hasil observasi dan wawancara, cara penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Awal Bros yaitu menggunakan sentralisasi.
Dimana sistem penyimpanan sentralisasi ini yaitu dengan cara menyatukan berkas rekam medis rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat kedalam satu folder tempat penyimpanan.
Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman petugas kesehatan akan pentingnya menyadari hambatan-hambatan apa saja yang terjadi kepada petugas rekam medis khususnya pada bagian filling saat proses penyimpanan berkas rekam medis pasien.
Daftar Pustaka