BALANCE : Economic.
Business.
Management, and Accounting Journal Vol.
XVi No.
2 |Bulan Juli Tahun 2021
P-ISSN 1693-9352 | E-ISSN 2614-820x
PENGEMBANGAN SISTEM MONITORING PENGELOLAAN
ANGGARAN INVESTASI
Putri Nur Rositawati Universitas Airlangga
ABSTRACT
This study describes the management of investment budgets in PT.
Pembangkitan Jawa Bali.
The investment budget that has been running has not reached the target.
During its development, it was found that there was a difference between revenue in the contract with planning budget and The root cause problem-solving method was chosen to determine the root of the problem and solution.
The results of the analysis show that one of the factors causing gaps is partial Therefore, an integrated monitoring system was created to controlling the execution of the investment budget.
This system is expected to facilitate management in deciding on the investment budget.
Keywords Correspondence to : Budget.
Gap Analysis.
Investment.
Monitoring System.
Revenue : pu3.
rositawati@gmail.
ABSTRAK
Penelitian ini memaparkan terkait pengelolaan anggaran investasi di PT.
Pembangkitan Jawa Bali.
Anggaran investasi yang dikelola selama ini belum mencapai target yang ditetapkan.
Dalam perkembangannya, ditemukan bahwa terdapat perbedaan antara nilai pendapatan di kontrak dengan rencana kerja anggaran unit dan realisasinya.
Metode root cause problem solving dipilih untuk mengetahui akar masalah dan solusi terkait ini.
Hasil analisis menunjukkan bahwa salah satu faktor penyebab munculnya gap adalah monitoring yang masih bersifat parsial.
Oleh karena itu, dibuatlah sebuah sistem monitoring yang terintegrasi untuk mengawal eksekusi anggaran investasi.
Sistem ini diharapkan dapat memudahkan pengambilan keputusan manajemen atas progress anggaran investasi.
Kata Kunci : Anggaran.
Investasi.
Gap analisis.
Pendapatan.
Sistem monitoring Riwayat Artikel:
Received : 03 Juni 2021 Revised : 28 Juni 2021 Accepted : 17 Juni 2021 akan mendukung kinerja perusahaan dalam mencapai tujuan utama perusahaan.
Menurut Muhaimin, dkk .
, penyusunan anggaran didasarkan pada rencana kegiatan atau program yang telah disusun dan PENDAHULUAN Salah satu kunci kesuksesan perusahaan adalah penyusunan dan pengelolaan anggaran perusahaan yang efektif dan efisien.
Hal ini BALANCE : Economic.
Business.
Management, and Accounting Journal Vol.
XVi No.
2 |Bulan Juli Tahun 2021 P-ISSN 1693-9352 | E-ISSN 2614-820x kemudian diperhitungkan berapa biaya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan tersebut, bukan dari jumlah dana yang tersedia dan bagaimana dana tersebut dihabiskan.
Sedangkan perusahaan yang telah ditetapkan dan disetujui oleh manajemen perusahaan.
Anggaran dapat diartikan juga sebagai istilah perencanaan untuk pengendalian laba secara menyeluruh dan dapat didefinisikan secara luas sebagai suatu anggaran sistematis dan formal untuk pengendalian tanggung jawab manajemen (Welsch, 2.
Sedangkan laporan keuangan adalah hasil dari proses akuntansi dan merupakan informasi historis.
Akuntansi adalah proses pengidentifikasian, mengukur dan melaporkan informasi ekonomi untuk membuat pertimbangan dan mengambil keputusan yang tepat bagi pemakai informasi tersebut (Sadeli, 2.
Sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang pembangkit listrik.
PT Pembangkitan Jawa Bali mempunyai bisnis jasa operasi dan pemeliharaan pembangkit Unit bisnis jasa operasi dan pemeliharaan ini terletak di wilayah Sumatra.
(Pembangkitan Jawa Bali, 2.
Kontrak pengelolaan unit bisnis jasa operasi dan pemeliharaan berjalan mulai tahun 2018.
Namun selama periode kontrak berjalan, anggaran investasi pada unit bisnis jasa operasi dan pemeliharaan tidak pernah mencapai target yang ditetapkan.
Hal ini ditunjukkan dengan adanya perbedaan .
antara nilai pendapatan di kontrak jasa operasi dan pemeliharaan dengan rencana kerja anggaran unit dan nilai realisasi tagihan atas program investasi unit bisnis jasa operasi dan pemeliharaan di Sumatra.
Gap ini menyebabkan berkurangnya profit atas investasi di akhir periode kontrak jasa operasi dan pemeliharaan pembangkit listrik.
TABEL 1.
Mengelola Kontrak/ Perjanjian dengan Pelanggan Bisnis Jasa O&M Sumber: Dokumen Kontrak Bisnis Jasa Operasi dan Pemeliharaan PT Pembangkitan Jawa Bali BALANCE : Economic.
Business.
Management, and Accounting Journal Vol.
XVi No.
2 |Bulan Juli Tahun 2021 P-ISSN 1693-9352 | E-ISSN 2614-820x Penjelasan masing-masing aktivitas dalam flowchart di atas adalah sebagai Membuat Perjanjian Induk Pelanggan Jasa O&M .
perusahaan untuk dapat selaras atau memuaskan harapan pelanggan.
Dokumen Teknis Pembangkitdigunakan sebagai dasar formulasi dan penyusunan service level.
Membuat Perjanjian Jasa O&M dengan Pelanggan .
Manajer Pengembangan Produk pada Divisi Pengembangan Bisnis.
Produk dan Pemasaran menyusun Perjanjian Induk sebagai Memorandum of Understanding (MoU) untuk pelaksanaan jasa O&M oleh perusahaan selaku penyedia jasa O&M kepada pelanggan selaku penerima jasa.
Isi dari perjanjian didasari oleh Notulen Rapat hasil diskusi dengan pelanggan.
Manajer Pengembangan Produkpada Divisi Pengembangan Bisnis.
Produk dan Pemasaran menyusun Perjanjian Jasa O&M sebagai hasil kesepakatan para pihak yang mengatur tentang teknis pekerjaan.
Perjanjian ini merupakan referensi perusahaan dalam melaksanakan pekerjaan O&M-nya.
Isi dari perjanjian didasari oleh Proposal Jasa O&M yang merupakan hasil dari pelaksanaan assessment pembangkit.
Dokumen lain yang digunakan dalam pembuatan perjanjian adalah Dokumen Hasil Review Perjanjian dari pihak legal dan Dokumen Pengadaan.
Memverifikasi Kebutuhan dan Harapan Pelanggan Jasa O&M .
Manajer Pengendalian Kontrak Jasa O&M dan AMC-1 Divisi Operasi Sistem dan Pengendalian Kontrak-1 berdiskusi dengan pelanggan terkait proyek jasa O&M melalui rapat, surat atau media lainnya.
Dalam mengidentifikasi kebutuhan dan harapan pelanggan, diskusi dapat dilakukan berulang kali dimulai dari pembahasan awal hingga Hal ini bertujuan agar kebutuhan dan harapan dapat tersampaikan secara spesifik dan benar.
Dokumen yang digunakan perusahaan sebagai awal aktivitas ini adalah Surat Permohonan Jasa O&M dan Surat Penugasan dari pelanggan.
Dokumen yang dihasilkan adalah Notulen Rapat dengan pelanggan dan Daftar Target dan Lingkup Assessment yang akan digunakan Tim Assessor dalam mengkaji pembangkit.
Melakukan Revisi Prosedur Tetap Perjanjian Jasa O&M dengan Pelanggan .
Kepala Divisi Operasi Sistem dan Pengendalian Kontrak-1 bersama dengan pelanggan berdiskusi terkait prosedur tetap pelaksanaan kontrak bisnis.
Prosedur ini mengatur komunikasi, transaksi, serta operasi dan pemeliharaan pembangkit.
Hal ini tertuang dalam dokumen Pedoman Operasi Baku Pengelolaan Tenaga Listrik.
Aturan Transaksi Tenaga Listrik dan Deklarasi Kondisi Pembangkit-Indeks Kinerja Pembangkit.
Prosedur tetap dapat berbeda antar kontrak bisnis, tergantung kesepakatanya dengan Jika diperlukan, perusahaan dapat memberikan Usulan dan/atau Revisi prosedur tetap ke Menetapkan Service Level Jasa O&M .
Kepala Divisi Pengembangan Bisnis.
Produk dan Pemasaran bersama dengan Kepala Divisi Operasi Sistem dan Pengendalian Kontrak-1 juga pelanggan menetapkan dan menyepakati tingkat layanan/service level yang akan diberikan perusahaan ke pelanggan.
Service level ini merupakan target yang seharusnya dipenuhi Mengevaluasi Perjanjian Jasa O&M .
Manajer Pengendalian Kontrak Jasa O&M dan AMC-1 bersama-sama dengan BALANCE : Economic.
Business.
Management, and Accounting Journal Vol.
XVi No.
2 |Bulan Juli Tahun 2021 P-ISSN 1693-9352 | E-ISSN 2614-820x Keterangan :
R = Responsible Ae Pihak yang melaksanakan aktivitas A = Accountable Ae Pihak yang bertanggungjawab memberikan keputusan final C = Consulted Ae Pihak yang harus dimintakan umpan balik dan sarannya sebelum diambil keputusan I = Informed Ae Pihak yang harus diberi informasi setelah aktivitas selesai dilakukan Manajer Pengendalian Anggaran Jasa O&M dan AMC-1 pada Divisi Operasi Sistem dan Pengendalian Kontrak-1 mengevaluasi kinerja pekerjaan dengan melakukan kajian dari sudut pandang komersial atau profitabilitas bisnis.
Evaluasi perjanjian menggunakan dokumen RKAP.
Laporan Laba Rugi dan Rekomendasi Amandemen Kontrak .
ika memang diberikan pihak operas.
Hasil evaluasi meliputi Laporan Evaluasi Laba Rugi.
Notulen Rapat Internal dan Permintaan Amandemen Kontrak ke pelanggan .
ika diperluka.
Berdasarkan uraian diatas, metode root cause problem solving dipilih untuk digunakan dalam penelitian ini untuk mengetahui akar masalah dan solusi atas gap pendapatan investasi.
Menurut Mega AD Retnani, analisis penyebab merupakan suatu proses dalam mencari akar penyebab masalah kesenjangan atau gap kinerja dalam suatu Langkah ini akan memberikan gambaran tentang akar penyebab dari suatu masalah secara detail dan mengidentifikasi unit organisasi mana yang memerlukan penanganan, serta memberikan solusi atau intervensi untuk memperbaiki serta mencari tahu cara organisasi agar dapat menerapkan perubahan demi meningkatkan kualitas kinerja yang dalam hal ini merupakan kinerja pembangkit listrik unit bisnis jasa operasi dan pemeliharaan di Sumatra.
(Pratiwi, 2.
TABEL 2.
RACI Chart Mengelola Kontrak/ Perjanjian dengan Pelanggan Bisnis Jual Beli Jasa O&M (Operasi dan Pemeliharaa.
Aktivitas Dir Ops-1
Divisi OSK-1
Kadiv
BPM
Membuat Perjanjian Induk
Pelanggan Jasa
O&M
METODE PENELITIAN
Memverifikasi Kebutuhan Harapan Pelanggan Jasa O&M Menetapkan Service Level Jasa
O&M
Membuat Perjanjian Jasa O&M dengan Pelanggan Melakukan Revisi
Prosedur
Tetap Perjanjian Jasa
O&M
Pelanggan Mengevaluasi Perjanjian Jasa
O&M
Sumber : Kontrak
Pemeliharaan Bisnis Kadiv
OSK - 1
Penelitian ini menggunakan metode penelitian root cause problem solving untuk mengetahui akar masalah dan solusi atas gap pendapatan bisnis jasa operasi dan Metode ini dapat digunakan untuk mencari penyebab-penyebab dari suatu Metode digunakan adalah gap analysis yang bertujuan untuk mengetahui tingkat kinerja suatu perusahaan, lembaga atau institusi.
Dengan kata lain gap analysis merupakan suatu metode yang digunakan untuk mengetahui kinerja dari suatu sistem yang sedang berjalan dibandingkan dengan sistem standar.
Tingkat kinerja ini dapat diketahui dengan membandingkan antara hasil yang dicapai selama pelaksanaan dengan hasil yang diharapkan dalam perencanaan.
HASIL PENELITIAN
Jasa Operasi Hasil analisa dengan menggunakan pendekatan gap analysis terhadap pendapatan investasi unit bisnis jasa operasi dan BALANCE : Economic.
Business.
Management, and Accounting Journal Vol.
XVi No.
2 |Bulan Juli Tahun 2021 P-ISSN 1693-9352 | E-ISSN 2614-820x Wilayah ditunjukkan pada tabel berikut:
Sumatera B Nilai Realisasi C Gap D Jumlah Program Investasi TABEL 3.
Gap Analysis Pendapatan Investasi Unit Bisnis Jasa Operasi dan Pemeliharaan Sumatera Tahun 2018 (Juta R.
(Juta R.
(%) Sumber : Kontrak Bisnis Jasa Operasi Pemeliharaan PT.
Pembangkitan Jawa Bali Berdasarkan tabel gap analysis di atas, diperlukan monitoring dan pengendalian anggaran terhadap eksekusi atas pekerjaan investasi untuk mengawal pendapatan investasi unit bisnis jasa operasi dan pemeliharaan di Sumatra untuk mengurangi potensi berkurangnya profit atas pendapatan investasi terhadap eksekusi pekerjaan investasi tahun berikutnya.
Proses monitoring dan pengendalian anggaran atas eksekusi program investasi jasa operasi dan pemeliharaan saat ini dilakukan melalui tiga pelaksanaan dan penagihan program investasi.
(Badan Perencanaan Pembangunan Nasional, 2.
Berdasarkan identifikasi program investasi maka dibuatlah bagan alur baru secara mendetail terhadap keseluruhan proses monitoring dan pengendalian eksekusi program investasi dengan menggunakan bagan proses berikut :
Keterangan :
Unit PLTMG Arun Unit PLTU Tenayan Unit PLTU Air Anyir Bangka Unit PLTU Air Anyir Suge Belitung Nilai Kontrak Sumber: Data diolah dari Hasil Wawancara dan Brainstorming Gambar 1.
Bagan Alur Proses Monitoring dan Pengendalian Anggaran Program Investasi Unit Bisnis Jasa Operasi dan Pemeliharaan Wilayah Sumatra BALANCE : Economic.
Business.
Management, and Accounting Journal Vol.
XVi No.
2 |Bulan Juli Tahun 2021 P-ISSN 1693-9352 | E-ISSN 2614-820x Berdasarkan bagan proses diatas.
PT.
Pembangkitan Jawa Bali pada saat ini hanya berfokus pada tahap penagihan.
Sedangkan pada tahapan perencanaan dan pelaksanaan program investasi belum dimonitoring secara optimal atas program investasi yang telah Berdasarkan permasalahan di atas, dilakukan identifikasi proses monitoring dan pengendalian anggaran atas eksekusi program investasi untuk tahap perencanaan dan pelaksanaan program investasi.
Identifikasi ini dilakukan dengan mengumpulkan data dan informasi lewat prosedur, peraturan dan pedoman perusahaan yang ada.
Berdasarkan hasil identifikasi yang telah dilakukan, permasalahan terkait unit bisnis jasa operasi dan pemeliharaan wilayah Sumatra yang diambil dari gap analysis dipetakan dengan menggunakan Root Cause Problem Solving untuk mengetahui akar masalah dan solusi.
(Mahachandra et al.
, 2.
Berikut ini merupakan Root Cause Problem Solving atas program investasi unit bisnis jasa operasi dan pemeliharaan wilayah Sumatra :
Sumber: Data diolah dari Hasil Wawancara dan Brainstorming Gambar.
Root Cause Problem Solving Pada gambar di atas memetakan permasalahan, yakni hubungan antara potensi berkurangnya pendapatan unit bisnis jasa operasi dan pemeliharaan terhadap gap yang tampak, yaitu perbedaan antara nilai kontrak jasa operasi dan pemeliharaan dibandingkan dengan rencana kerja anggaran unit tahun 2018 serta realisasi anggaran investasi yang terjadi di Unit.
Semua perbedaan tersebut kemudian dipetakan terhadap akar-akar penyebab yang bermuara pada salah satu akar penyebab yaitu proses monitoring dan pengendalian anggaran investasi masih bersifat parsial dimana fungsi pengendalian anggaran investasi hanya berfokus pada proses penagihan.
Sehingga solusi yang diusulkan untuk meminimalkan potensi berkurangnya pendapatan investasi jasa operasi dan pemeliharaan adalah pembuatan template monitoring pengendalian anggaran investasi jasa operasi dan pemeliharaan untuk mengawal pelaksanaan eksekusi pekerjaan BALANCE : Economic.
Business.
Management, and Accounting Journal Vol.
XVi No.
2 |Bulan Juli Tahun 2021 P-ISSN 1693-9352 | E-ISSN 2614-820x TY-YYAe 0X Ae 000-P0X investasi pada unit bisnis jasa operasi dan pemeliharaan wilayah Sumatra.
(Sony Y.
Keterangan :
- TY : Menyatakan Unit Jasa Operasi dan Pemeliharaan Template monitoring pengendalian anggaran investasi jasa operasi dan pemeliharaan unit bisnis wilayah Sumatra digunakan untuk memperbaiki sistem monitoring pengendalian anggaran investasi yang pada saat ini yang belum bersifat menyeluruh di PT.
Pembangkitan Jawa Bali.
Template monitoring pengendalian anggaran investasi yang diusulkan akan menjadi alat bantu dalam melakukan koordinasi dengan unit bisnis jasa operasi dan pemeliharaan, divisi, maupun pembina terkait dalam progress pelaksanaan eksekusi pekerjaan investasi dalam mengawal pendapatan investasi agar mencapai target sesuai kontrak yang telah disepakati.
Template monitoring anggaran investasi ini bersifat secara menyeluruh, sehingga diharapkan dapat menjadi early warning system dalam pendapatan investasi tahun berikutnya.
(Yudha et al.
, 2.
- YY : Tahun terkontrak program - 0X : Sasaran Program 01, 02, 03.
- 000 P0X: Menyatakan Penomoran program investasi ke- 1, 2.
X, dst - 001-dst P0X : Menyatakan Penomoran Sub program atas program investasi ke-X Selanjutnya adalah membuat template monitoring proses pelaksanaan eksekusi program pekerjaan investasi.
Template monitoring dibuat menggunakan spreadsheet Microsoft Excel dengan memanfaatkan secara optimal fungsi dan formulasi yang telah ada dengan tujuan menyajikan informasi yang Informasi yang diinginkan adalah terkait pemantauan progress pelaksaan eksekusi pekerjaan investasi yang sudah terlaksana dan nilainya serta prediksi akan nilai tagihan pendapatan investasi yang akan Prediksi atas nilai final pendapatan investasi kontrak bisnis jasa operasi dan pemeliharaan bersifat penting karena digunakan sebagai bahan evaluasi dan tindak lanjut top management.
Berikut ini merupakan template yang digunakan untuk melakukan monitoring atas eksekusi program investasi kontrak bisnis jasa operasi dan pemeliharaan wilayah Sumatra :
Pembuatan template monitoring dimulai dengan melakukan kodefikasi program investasi.
Kodefikasi adalah pemberian kode nomor unik untuk setiap pekerjaan investasi.
Tujuannya adalah untuk memastikan history pekerjaan investasi dalam setiap tahapan serta untuk menghindari adanya duplikasi program investasi yang sama di tahun berikutnya.
Tahap berikutnya adalah mengkategorikan tahapan monitoring proses pelaksanaan eksekusi program pekerjaan Proses ini dilakukan dengan pengendalian anggaran secara menyeluruh.
Berdasarkan proses bisnis yang telah berjalan, dilakukan penomoran tahapan .
emberian statu.
yang pada alur yang telah berjalan.
Hal ini digunakan untuk memudahkan dalam tracking alur proses bisnis yang sedang Kodefikasi dilakukan dengan aturan format sebagai berikut :
Gambar.
Template Monitoring dan Pengendalian Eksekusi Program Investasi Unit Bisnis Jasa Operasi dan Pemeliharaan Wilayah Sumatra.
BALANCE : Economic.
Business.
Management, and Accounting Journal Vol.
XVi No.
2 |Bulan Juli Tahun 2021 P-ISSN 1693-9352 | E-ISSN 2614-820x pemeliharaan dengan usulan pembuatan template ini diharapkan dapat mengawal menyeluruh dan meminimalkan potensi berkurangnya pendapatan investasi dari yang ditargetkan sesuai kontrak bisnis jasa operasi pemeliharaan untuk tahun-tahun (Adafin, 2.
PEMBAHASAN Berdasarkan hasil penelitian diatas menunjukkan bahwa sistem monitoring dan pengendalian anggaran investasi yang baru memberikan kemudahan bagi user untuk melakukan pekerjaannya.
System yang sebelumnya parsial menjadi menyeluruh dalam bentuk template monitoring sehingga dapat mempermudah dalam mengawal program investasi unit bisnis jasa operasi dan pemeliharaan di PT.
Pembangkitan Jawa Bali.
Hal ini dapat dilihat dari mapping proses bisnis dimana yang sebelumnya hanya berfokus pada penagihan, sekarang juga berfokus pada tahap planning dan pelaksanaan program investasi pembangkit listrik.
Penelitian ini masih mempunyai banyak keterbatasan, oleh karena itu kami berharap terdapat penelitian-penelitian lain yang mendukung untuk memperkaya penelitian terkait bidang pengelolaan anggaran investasi pada bidang jasa operasi dan pemeliharaan pembangkit listrik.
DAFTAR PUSTAKA